JP2000242714A

JP2000242714A - データ集配信システム及び方法

Info

Publication number: JP2000242714A
Application number: JP11041170A
Authority: JP
Inventors: Koji Kitamura; 浩二北村; Hiroshi Ikegami; 拓池上
Original assignee: PFU Ltd
Current assignee: PFU Ltd
Priority date: 1999-02-19
Filing date: 1999-02-19
Publication date: 2000-09-08

Abstract

(57)【要約】【課題】本発明は、データ集配信システムにおいて、各
店舗から本部に送る申請書の作成処理の簡素化と、本部
及び店舗のオペレーションを簡素化することを目的とし
ている。【解決手段】本発明は、ホストコンピュータ１と、通信
回線３を介して該ホストコンピュータ１と接続されてい
る複数の端末装置とを備え、該ホストコンピュータ１か
ら端末装置にデータを配信すると共に、端末装置からデ
ータを収集する。ホストコンピュータ１において、文書
ひな形を作成し、端末装置に配信する。端末装置のそれ
ぞれにおいて、配信された文書ひな形を集めて保存し、
その一覧を表示して特定の文書を選択する。この選択に
応じて特定の文書の入力画面を表示する。入力をするこ
とにより特定の文書を作成する。入力の完了の指示に応
じて作成された文書を保存すると共に送信トレイに格納
した後、ホストコンピュータ１に集信される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、データ集配信システム
及び方法に関し、特に、本部で作成或いは更新された文
書ひな形を利用して各店舗において文書を容易に作成
し、かつこれを本部において自動集信することのできる
データ集配信システム及び方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】本部−多店舗形態で多店舗管理業務を行
う際に、本部に本部サーバのようなホストコンピュータ
を備える一方、通信回線を介して接続された各店舗に端
末装置、例えば各店舗サーバを備えて、本部サーバより
各店舗の店舗サーバに対してデータを集配信することが
従来より行われている。

【０００３】このようなデータ集配信システムにおい
て、通常、本部の本部サーバは、配信用データを、特定
の配信先か、或いは複数配信先への同報配信であるかが
データ毎に判定されて仕分けをして格納されている。こ
の格納されたデータは、例えば配信スケジュール制御手
段を備えて、タイムスケジュールに従い公衆通信回線を
介して、各配信先に自動配信される。公衆通信回線を介
して本部サーバから、各店舗の店舗サーバに配信された
情報は、配信先のユーザが閲覧／確認することができ
る。

【０００４】また、各店舗サーバで発生したデータは、
店舗サーバの収集データ送信トレイを介して、さらに通
信回線を介して本部サーバよりタイムスケジュールに従
い本部サーバの収集用データトレイに収集される。

【０００５】このようなデータ集配信システムにおい
て、本部−店舗間の申請書処理を電子化する場合には、
専用アプリケーションを開発することが考えられる。申
請側はこれに入力することで本部に申請データを送付す
るようにできる。しかし、システム開発のための工数と
コストが甚大である。

【０００６】また、申請書のひな形ファイルを店舗に送
り、店舗側は当該ファイルを参照して申請書を作成する
ことが考えられる。これについて、図５を参照してさら
に説明する。まず、本部に申請書ひな形を要求する。そ
して本部より送られた申請書ひな形を参照して申請書を
作成する。申請書の作成が完了すると、これを、参照し
たひな形とは別ファイルとして保存した後、当該入力済
みファイルを送信するオペレーションを実行する。

【０００７】しかし、このひな形を参照して申請書を作
成し、保存し、送信するオペレーションは煩雑で、誤操
作を招きやすい。また、本部側におけるひな形ファイル
の管理／保守も煩雑である。

【０００８】

【発明が解決しようとする課題】本発明は、かかる問題
点を解決するために、本部−多店舗で構成されるデータ
集配信システムにおいて、各店舗から本部に送る申請書
の作成処理の簡素化と、これに関する本部及び店舗のオ
ペレーションを簡素化することを目的としている。

【０００９】

【課題を解決するための手段】本発明のデータ集配信シ
ステム及び方法は、ホストコンピュータ１と、通信回線
３を介して該ホストコンピュータ１と接続されている複
数の端末装置2-1 、2-2 とを備え、該ホストコンピュー
タ１から複数の端末装置の内の１つ又は複数を指定して
データを配信すると共に、複数の端末装置からデータを
収集する。ホストコンピュータ１において、文書ひな形
を作成し或いは更新し、かつ該文書ひな形を複数の端末
装置のそれぞれに配信する。複数の端末装置のそれぞれ
において、ホストコンピュータ１から配信された文書ひ
な形を集めてデータベース化し、該データベース化され
ている文書ひな形の一覧を表示して特定の文書を選択す
る。この特定の文書の選択に応じて特定の文書の入力事
項について入力を求める入力画面を表示する。入力画面
において求められる入力をすることにより特定の文書を
作成する。入力の完了の指示に応じて作成された文書を
保存すると共に送信トレイに格納する。送信トレイに格
納された作成文書はホストコンピュータ１に集信され
る。本発明は、このようにして、各店舗から本部に送る
文書の作成処理を簡素化すると共に、これに関する本部
及び店舗のオペレーションを簡素化することができる。

【００１０】

【発明の実施の形態】図１は、本発明の前提とするデー
タ集配信システムの概略構成図であり、以下、このデー
タ集配信システムを本部−多店舗形態の多店舗管理業務
に適用した例について説明する。本部にホストコンピュ
ータを備える一方、多数の店舗（店舗Ａ〜Ｅとして例
示）にそれぞれ端末装置を備えることができる。或い
は、本部にホストコンピュータとして本部サーバを備
え、かつ、各店舗には店舗サーバを備えることができ
る。このホストコンピュータ（本部サーバ）と各端末装
置（各店舗サーバ）は通信回線を介して接続されてい
て、本部より各店舗に情報を配信している。また、この
ようなデータ集配信システムは、各端末側で発生した情
報を本部に送信する機能を備えている。

【００１１】次に、このようなデータ集配信システムに
おいて、各店舗において作成し、かつ本部において集信
される申請書の処理について説明する。図２は、本発明
の申請書処理システムについて説明するための概略構成
図である。

【００１２】図２において、種々の申請書ひな形は、本
部において作成、更新される。これは、例えば、商品購
入依頼書、予算要求書等の定型化可能のあらゆる文書の
ひな形を作成することができる。ひな形申請書は、作成
時、或いは更新時に直ちに、或いはタイムテーブルに従
い、全ての店舗に自動配信される。自動配信された申請
書ひな形は、各店舗において、保存され、データベース
化される。

【００１３】各店舗において、申請書を作成するとき、
多数の申請書の一覧表示から、目的とする申請書ひな形
を選択する。すると、その申請書の全ての入力事項のそ
れぞれについて入力することを求める入力画面が表示さ
れる。これは、普段使用しているＯＡアプリケーション
（ワープロ、表データ処理ソフト等）を起動することに
より行うことができる。全ての入力を完了したことを確
認すると、この申請書作成は終了するが、その前に保存
される。作成された（入力済み）申請書は、本部より自
動集信される。各店舗から本部に集められた（入力済
み）申請書は、本部担当者が通常に処理する。

【００１４】図３は、本発明のデータ集配信システムの
店舗側における動作をさらに説明するためのフロー図で
ある。フローをスタートした後、ステップST1 で、申請
書一覧の表示が行われる。ステップST2 で、特定の申請
書が選択されると、ステップST3 に進み、他のボタンが
選択されると、ステップST４に進んで、この処理を終了
する。

【００１５】ステップST3 においては、例示したような
「選択ダイアログ１」が表示される。そして、ステップ
ST5 において、「キャンセル」が選択されると最初に戻
り、「編集する」が選択されると、次のステップST6 に
進む。ここで、当該申請書の参照作成モードで、普段使
用しているＯＡアプリケーション等の「対応するアプリ
ケーション」を起動する。操作者は、入力／編集を行
い、入力の完了に応じて「保存終了」を行う。ステップ
ST7 で、「選択ダイアログ２」として例示したような選
択ダイアログが表示される。ステップST8 で、「送信す
る」、「送信しない」又は「文書削除」のいずれかの選
択が行われる。「送信する」を選択すると、ステップST
9 で、当該編集済み申請書を「送信待ち」の状態にす
る。即ち、「送信待ち状態」データとして送信トレイに
追加される。「送信しない」を選択したとき、ステップ
ST11で、当該編集済み申請書を「編集中」の状態にす
る。これによって、申請書一覧を表示した際、「編集
中」として表示される。「文書削除」を選択したとき、
ステップST10で、当該編集済み申請書を削除する。

【００１６】図４は、本発明のデータ集配信システムを
より詳細に例示する構成ブロック図である。このデータ
集配信システムは、ホストコンピュータを本部に備え、
かつ、通信回線を介して該ホストコンピュータと接続さ
れている各端末装置を各店舗に備えている。そして、本
部のホストコンピュータから複数の端末装置の内の１つ
又は複数を指定してデータを配信すると共に、複数の端
末装置からデータを収集している。

【００１７】本部のホストコンピュータは、配信すべき
情報を格納する配信用情報格納域８、及びこの格納域８
に情報を格納するための情報エントリ手段６を備えてい
る。例えば、この情報としては、「関東地区天気予
報」、「売上げ目標」、或いは「直営店ニュース」であ
る。これら情報は、自動処理インターフェース又は手動
（対話）処理インターフェースを介して、手動又は自動
で、情報エントリ手段６により配信情報単位で配信用情
報格納域８に情報登録される。この時、配信先へ仕分け
するため情報の種類、性質等を示す識別子をこの情報登
録毎に付加して登録する。例えば、情報(A) が「関東地
区天気予報」であるとすると、地域情報の「関東地区向
け情報」を示す識別子を、情報(B) が「売上げ目標」で
あるとすると、売上げ成績の「１０月度下位１０店舗」
を示す識別子を、また、情報(C) が「直営店ニュース」
であるとすると、店舗形態の「直営」を示す識別子を、
手動又は自動で付加して格納する。

【００１８】また、文書ひな形を作成し、或いは更新す
る手段７が備えられている。作成され、或いは更新され
た文書ひな形は、通常全店舗向けであることを示す識別
子が付加されて、他の情報と同様に配信用情報格納域８
に格納される。

【００１９】登録された情報は、文書ひな形も含めて、
配信用情報格納域８から取得され、配信先特定手段９
が、各情報に付加された識別子を判定し、特定の配信先
か、或いは複数配信先への同報配信であるかを判定しな
がら仕分けを行う。その判定の際、必要があれば、配信
関連情報を参照する。仮に、情報(A) に地域情報の「関
東地区向け情報」を示す識別子が付加されているとする
と、店舗固有情報ＤＢを参照することにより関東地区の
全ての店舗を特定することができる。また、仮に配信す
べき情報(B) に、売上げ成績の「１０月度下位１０店
舗」を示す識別子が付加されているとすると、これは、
売上げ情報ＤＢを参照することにより、１０月度下位１
０店舗を特定することができる。同様に、情報(C) の
「直営店ニュース」に店舗形態の「直営」を示す識別子
が付加されているとすると、店舗固有情報ＤＢを参照す
ることにより、直営の全ての店舗が特定される。このよ
うにして、情報に付加された識別子は、配信関連情報を
参照することにより、特定の１又は複数の店舗に変換す
ることができる。

【００２０】配信すべき店舗が指定された各情報は、文
書ひな形も含めて、配信すべき１又は複数の店舗の各情
報送信トレイに格納される。各店舗の情報送信トレイに
格納された情報は配信スケジュール制御手段１２が、タ
イムテーブルに従い、例えば、所定回数／日、定時に配
信すべき各店舗の端末装置（2-1 、2-2 の２つのみ図
示）の受信トレイ２０に自動配信する。

【００２１】通信回線３を介してホストコンピュータに
接続されている各店舗の端末装置の受信トレイ２０に格
納された情報は、配信先のユーザが閲覧／確認すること
ができる。また、各端末側で発生した情報、例えば売り
上げデータ、店舗個別情報等を収集して、本部に送信す
る機能を備えている。本部では、全ての店舗から収集し
たこれら情報を集めて利用することができる。なお、こ
れら情報の端末装置における処理は通常のものであり、
図４においてはその図示を省略している。図４の端末装
置2-1 において例示したのは、配信された情報の中から
文書ひな形を取り出し、処理し、文書を作成して送信ト
レイに格納する処理である。以下、これについて説明す
る。

【００２２】複数の端末装置のそれぞれにおいて、本部
から文書ひな形が配信されたときには、この文書ひな形
を集めてデータベース化する手段２１を有している。各
店舗において、申請書等の定型化された文書を作成しよ
うとするとき、一覧表示・選択手段２２は、データベー
ス化されている文書ひな形の一覧を表示して、作成しよ
うとする特定の文書のひな形を、入力手段２７の入力に
より選択する。入力画面表示手段２３は、特定の文書ひ
な形の選択に応じて、この特定の文書の入力事項につい
て、入力を求めるのに最適の形態にした入力画面を表示
する。通常、普段使用しているＯＡアプリケーションを
利用することができる。入力手段２７が、入力画面にお
いて求められる入力をすると、文書作成手段２４は、入
力事項を文書ひな形と同一フォーマットの特定の文書に
変換して作成する。また、入力の作成が完了したときに
入力の完了を指示すると、保存手段は、この作成文書を
保存する。該作成文書は、各店舗から本部に集信される
データの１つとして、送信トレイ２６に格納される。送
信トレイ２６に格納された作成文書は、他の種々の情報
と同様に本部に集信されて、情報受信トレイを介して入
力済み文書格納域に格納される。本部ユーザは、これを
処理し、また利用することができる。

【００２３】

【発明の効果】本発明は、新規にアプリケーションを開
発することなく、既存のアプリケーションと同等の機能
を実現可能であるため、文書処理システムの構築コスト
の低減を図ることができる。

【００２４】また、本発明は、ひな形ファイルを本部側
で更新し、これを店舗側で参照作成するものであるか
ら、最新の、店舗毎に固有のひな形データを、例えばデ
フォルト値として記入した状態で配信し、店舗側でこれ
を参照させることが可能になる。本部側では、店舗指導
力の強化につながる一方、店舗側では、入力時に最新の
情報を参照しながら入力することが可能になるため、入
力作業の工数削減となる。

【００２５】さらに、本発明は、普段使用しているＯＡ
アプリケーション（ワープロ、表データ処理等）の操作
だけで申請書の入力／発行処理を行うことが可能になる
ので、ユーザ教育コストを削減することが可能になる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の前提とするデータ集配信システムの概
略構成図である。

【図２】本発明の申請書処理について説明するための概
略構成図である。

【図３】本発明のデータ集配信システムの店舗側におけ
る動作を説明するためのフロー図である。

【図４】本発明のデータ集配信システムをより詳細に例
示する構成ブロック図である。

【図５】従来技術の、申請書作成を説明するための図で
ある。

【符号の説明】１ホストコンピュータ２−１，２−２端末装置３通信回線６情報エントリ手段７ひな形作成／更新手段８配信用情報格納域９配信先特定手段１２配信スケジュール制御手段２０受信トレイ２１データベース化手段２２一覧表示・選択手段２３入力画面表示手段２４文書作成手段２５保存手段２６送信トレイ２７入力手段

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】ホストコンピュータと、通信回線を介して
該ホストコンピュータと接続されている複数の端末装置
とを備え、該ホストコンピュータから複数の端末装置の
内の１つ又は複数を指定してデータを配信すると共に、
複数の端末装置からデータを収集するデータ集配信シス
テムにおいて、前記ホストコンピュータに、文書ひな形を作成し或いは
更新する手段と、該文書ひな形を前記複数の端末装置の
それぞれに配信する手段とを備え、前記複数の端末装置のそれぞれに、前記ホストコンピュ
ータから配信された文書ひな形を集めて保存する手段
と、該保存されている文書ひな形の一覧を表示して特定
の文書を選択する手段と、特定の文書の選択に応じて特
定の文書の入力事項について入力を求める入力画面を表
示する手段と、入力画面において求められる入力をする
ことにより特定の文書を作成すると共に入力の完了を指
示する入力手段と、入力の完了の指示に応じて作成され
た文書を保存すると共に当該文書を送信待ち状態にする
手段とを備え、該送信トレイに格納された作成文書をホストコンピュー
タに集信することを特徴とするデータ集配信システム。
【請求項２】ホストコンピュータと、通信回線を介して
該ホストコンピュータと接続されている複数の端末装置
とを備え、該ホストコンピュータから複数の端末装置の
内の１つ又は複数を指定してデータを配信すると共に、
複数の端末装置からデータを収集するデータ集配信方法
において、前記ホストコンピュータにおいて、文書ひな形を作成或
いは更新し、かつ該文書ひな形を前記複数の端末装置の
それぞれに配信し、前記複数の端末装置のそれぞれにおいて、前記ホストコ
ンピュータから配信された文書ひな形を集めて保存し、
該保存されている文書ひな形の一覧を表示して特定の文
書を選択し、その選択に応じて特定の文書の入力事項に
ついて入力を求める入力画面を表示し、入力画面におい
て求められる入力をすることにより特定の文書を作成
し、そして入力の完了の指示に応じて作成された文書を
保存すると共に当該文書を送信待ち状態にし、該送信待ち状態にある作成文書をホストコンピュータに
集信する、ことを特徴とするデータ集配信方法。