JP2000231586A

JP2000231586A - 文書管理システムおよび文書管理方法

Info

Publication number: JP2000231586A
Application number: JP11032999A
Authority: JP
Inventors: Takuya Yoshida; 拓也吉田
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 1999-02-10
Filing date: 1999-02-10
Publication date: 2000-08-22

Abstract

(57)【要約】【課題】スケジュール情報に関連した文書を容易に登
録することができ、且つ検索時には所望の文書を容易に
取り出せる文書管理装置などを提供する。【解決手段】文書管理システムにおいて、スケジュー
ル情報取り込み部１１を端末装置１内に備え、複数の端
末装置１で取り込んだ複数のスケジュール情報をネット
ワーク４を介して文書管理装置２へ送って記憶部２４に
取り込み、取り込まれた複数のスケジュール情報をネッ
トワーク４を介して端末装置１内の表示部１２に表示さ
せ、表示された複数のスケジュール情報中から入力部１
３により一つのスケジュール情報を選択させ、選択され
たスケジュール情報の識別符号と登録する文書データを
文書管理装置２へ送り、文書管理装置２内のシステム制
御部２１が前記スケジュール情報に関連付けて前記文書
データを登録する構成にした。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書データを保存
・管理する文書管理システムおよび文書管理方法に係わ
り、特に、文書データとは別に管理されているスケジュ
ール情報に関連付けて文書データを登録することができ
る文書データ登録方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来より、文書管理装置あるいは文書管
理方法では、文書検索に備えて、文書名、登録者、登録
日、キーワードなどから成るインデックス（索引）情報
を文書データに付加して登録している。検索時には、文
書名、登録者、登録日、キーワードなどを検索条件とし
て指定し、インデックス情報を検索する。そして、該当
するインデックス情報が見つかると、それらを表示し、
利用者にそれらの中から所望の文書（インデックス情
報）を指示させ、指示された文書の中味である文書デー
タを記憶装置から読み出し、出力させる。しかし、この
ような文書管理方法では、登録のために時間を要するの
で、登録時にキーワードなどの付加を行わず、検索時に
は、利用者に任意のキーワードを指定させ、文書データ
中にそのキーワードを含む文書を検索し、該当する文書
が見つかると、その文書名などを表示し、利用者にそれ
らの中から所望の文書を指示させ、指示された文書の文
書データを記憶装置から読み出し、出力させる方法など
も提供されるに至っている。しかし、このような方法で
は、検索に時間を要するし、検索された文書中に所望の
文書がないというような問題もある。それに対して、特
開平８−３１４９５４号公報に示された方法では、登録
時および検索時の操作が簡単である。例えば、スケジュ
ール管理に関係した文書ファイルの登録および検索を行
う場合について説明すると、まず登録時には、スケジュ
ーリングされたイベントのなかで、文書ファイル参照、
文書ファイル修正、文書ファイル印刷、文書ファイル送
信、他のアプリケーションへの文書ファイル登録など文
書ファイルに係わる処理が発生すると、その文書ファイ
ルが自動的に登録されると共に、処理の種別および登録
時刻がその文書ファイルと関連付けて登録される。つま
り、例えばイベントが行われているときにそのイベント
に関連した文書ファイルに係わる処理が行われると、そ
の文書ファイルがリンク情報ファイルに登録される。そ
して、検索時には、利用者がスケジュール情報の中から
特定のイベントを選択し、その内容表示を要求する内容
表示要求コマンドを入力すると、スケジュール管理手段
が選択イベントのイベント名、開始時刻、終了時刻、内
容など選択イベントの各フィールド値を表示させると共
に、選択イベントの開始時刻から終了時刻までの時間帯
に含まれる文書ファイルをリンク情報ファイルより検索
する。なお、本発明はスケジュール情報に係わる文書の
文書管理に関するものであるが、スケジュール情報処理
に関した従来技術では、特開平６−１３３０６１号公報
に示された会議準備支援装置のように、会議室予約が行
われると、予約条件に合致する会議室を自動的に決定
し、予約が行われた時に提示された会議参加予定者宛に
会議開催通知を自動的に配信する技術や、特開平９−３
１９７１８号公報に示された情報処理装置のように、情
報処理装置内に複数のスケジュール情報を登録してお
き、当該スケジュール情報に記載された日時が来ると、
予め登録された宛先にその旨を示すメッセージを自動的
に送信して、スケジュール忘れ防止を図る技術などが提
供されている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、特開平
６−１３３０６１号公報および特開平９−３１９７１８
号公報に示された前記の従来技術では、スケジュール情
報に関連付けて文書登録を行うことはできないし、特開
平8-314954号公報に示された従来技術においては、スケ
ジューリングされたイベント開催中に登録された文書に
ついてはスケジュール情報と関連付けることができる
が、イベント開催前後に登録された文書についてはスケ
ジュール情報と関連付けることができないし、検索の
際、登録期間がイベント開催日時に一致していると、当
該イベントに関係ない文書まで抽出されてしまう。本発
明の課題は、このような従来技術の問題を解決し、イベ
ント開催中に登録された文書でなくても当該スケジュー
ル情報に関連した文書を容易に登録することができ、且
つ検索時には所望の文書を容易に取り出すことができる
文書管理装置および文書管理方法を提供することにあ
る。

【０００４】

【課題を解決するための手段】前記の課題を解決するた
めに、請求項１記載の発明では、文書データを保存・管
理する文書管理システムにおいて、文書データとは別に
管理されているスケジュール情報を文書管理装置に取り
込むスケジュール情報取得手段と、前記スケジュール情
報取得手段により取り込まれた複数のスケジュール情報
を文書管理装置内またはネットワークを介して端末装置
内の表示装置に表示させる表示出力手段と、前記表示出
力手段により表示された複数のスケジュール情報中から
選択されたスケジュール情報に関連付けて文書データを
登録する文書登録手段とを備えた。また、請求項２記載
の発明では、請求項１記載の発明において、予め設定し
た所定の管理情報をスケジュール情報に関連付けられた
文書データに関連付ける管理情報付加手段を備えた。ま
た、請求項３記載の発明では、請求項１または請求項２
記載の発明において、選択されたスケジュール情報から
キーワードとする文字列を抽出するキーワード抽出手段
を備え、前記キーワード抽出手段により抽出された文字
列を、前記スケジュール情報に関連付けられた文書デー
タにキーワードとして関連付ける構成にした。また、請
求項４記載の発明では、請求項１、請求項２または請求
項３記載の発明において、選択されたスケジュール情報
から関連付けて登録する文書データの文書名とする文字
列を抽出する文書名抽出手段、または選択されたスケジ
ュール情報から関連付けて登録する文書データの文書名
を自動的に生成する文書名生成手段を備えた。

【０００５】また、請求項５記載の発明では、請求項１
乃至請求項４記載の発明において、ネットワークを介し
たデータ通信を制御する通信制御手段と、ネットワーク
に接続されている出力装置の設置場所情報を含む出力装
置情報を記憶しておく出力装置情報記憶手段と、文書登
録時に、スケジュール情報に関連付けて登録される文書
データに対して出力処理または配布処理を指定する処理
指定手段と、前記処理指定手段による指定に従って、前
記出力装置情報に基づいて決定した出力装置へ文書を送
信するか、または前記スケジュール情報に基づいて文書
を端末装置へ配信する文書送信手段とを備えた。また、
請求項６記載の発明では、請求項５記載の発明におい
て、文書送信手段による送信結果を文書登録要求を送っ
てきた端末装置または文書登録者へ通知する通知手段を
備えた。また、請求項７記載の発明では、請求項１乃至
請求項６記載の発明において、登録した文書データの表
紙の縮小画像を前記文書データに関連付けて記憶させる
縮小画像記憶手段と、複数のスケジュール情報を表示さ
せる際、それぞれのスケジュール情報に関連付けられた
前記縮小画像をそれぞれのスケジュール情報に対応付け
て表示させる表示手段とを備えた。

【０００６】また、請求項８記載の発明では、文書デー
タを保存・管理する文書管理方法において、文書データ
とは別に管理されているスケジュール情報を文書管理装
置に取り込み、取り込まれた複数のスケジュール情報を
文書管理装置内または端末装置内に表示させ、表示させ
た複数のスケジュール情報中から選択されたスケジュー
ル情報に関連付けて文書データを登録する方法にした。
また、請求項９記載の発明では、請求項８記載の発明に
おいて、予め設定した所定の管理情報をスケジュール情
報に関連付けられた文書データに関連付ける方法にし
た。また、請求項１０記載の発明では、請求項８または
請求項９記載の発明において、選択されたスケジュール
情報からキーワードとする文字列を抽出し、抽出された
文字列を前記スケジュール情報に関連付けられた文書デ
ータにキーワードとして関連付ける方法にした。また、
請求項１１記載の発明では、請求項８、請求項９または
請求項10記載の発明において、選択されたスケジュール
情報から、関連付けて登録する文書データの文書名とす
る文字列を抽出するかまたは前記文書データの文書名を
自動的に生成する方法にした。また、請求項１２記載の
発明では、請求項８乃至請求項11記載の発明において、
ネットワークに接続されている出力装置の設置場所情報
を含む出力装置情報を記憶しておき、文書登録時に、ス
ケジュール情報に関連付けて登録される文書データに対
して出力処理または配布処理が指定されたとき、その指
定に従い、前記出力装置情報に基づいて決定した出力装
置へ文書を送信するか、または前記スケジュール情報に
基づいて文書を端末装置へ配信する方法にした。また、
請求項１３記載の発明では、請求項８乃至請求項１２記
載の発明において、登録した文書データの表紙の縮小画
像を前記文書データに関連付けて記憶させておき、複数
のスケジュール情報を表示させる際、それぞれのスケジ
ュール情報に関連付けられた前記縮小画像をそれぞれの
スケジュール情報に対応付けて表示させる方法にした。

【０００７】

【作用】前記のような手段にしたので、請求項１または
請求項８記載の発明では、文書データとは別に管理され
ているスケジュール情報が文書管理装置に取り込まれ、
取り込まれた複数のスケジュール情報が文書管理装置内
または端末装置内に表示され、表示された複数のスケジ
ュール情報中から選択されたスケジュール情報に関連付
けて文書データが登録される。請求項２および請求項９
記載の発明では、請求項１または請求項８記載の発明に
おいて、予め設定した所定の管理情報がスケジュール情
報に関連付けられた文書データに関連付けられる。請求
項３および請求項１０記載の発明では、請求項１、請求
項２、請求項８または請求項９記載の発明において、選
択されたスケジュール情報からキーワードとする文字列
が抽出され、抽出された文字列が前記スケジュール情報
に関連付けられた文書データにキーワードとして関連付
けられる。請求項４および請求項１１記載の発明では、
請求項１乃至請求考３、または請求項８乃至請求項１０
記載の発明において、選択されたスケジュール情報か
ら、関連付けて登録する文書データの文書名とする文字
列が抽出されるか、または前記文書データの文書名が自
動的に生成される。請求項５および請求項１２記載の発
明では、請求項１乃至請求考４、または請求項８乃至請
求項１１記載の発明において、文書登録時、スケジュー
ル情報に関連付けて登録される文書データに対して出力
処理または配布処理が指定されたとき、その指定に従
い、記憶されている出力装置情報に基づいて決定した出
力装置へ文書が送信されるか、または前記スケジュール
情報に基づいて文書が端末装置へ配信される。請求項６
記載の発明では、請求項５記載の発明において、送信結
果が文書登録要求を送ってきた端末装置または文書登録
者へ通知される。請求項７および請求項13記載の発明で
は、請求項１乃至請求項６、または請求項８乃至請求項
12記載の発明において、登録した文書データの表紙の縮
小画像が前記文書データに関連付けて記憶され、複数の
スケジュール情報を表示させる際、それぞれのスケジュ
ール情報に関連付けられた前記縮小画像がそれぞれのス
ケジュール情報に対応付けて表示される。

【０００８】

【発明の実施の形態】以下、図面により本発明の実施の
形態を詳細に説明する。図１は本発明の第１の実施例を
示す文書管理システムの構成ブロック図である。図示し
たように、この実施例の文書管理システムは、ネットワ
ーク４に接続した複数（但し、１台のみ図示）の端末装
置１と文書管理装置（文書管理サーバ）２を有し、端末
装置１内には、文書データとは別に管理されているスケ
ジュール情報を例えば既存のスケジューラ３から取り込
むスケジュール情報取り込み部（スケジュール情報取得
手段）１１、スケジュール情報などが表示される表示部
１２、スケジュール情報を選択したりする入力部１３な
どを備える。一方、文書管理装置２内には、文書管理装
置全体を制御・管理したりするシステム制御部２１、選
択されたスケジュール情報からキーワードとする文字列
を抽出するキーワード抽出部（キーワード抽出手段）２
２、抽出されたキーワードから登録する文書データの文
書名を抽出する文書名抽出手段またはそのキーワードか
ら登録する文書データの文書名を自動的に生成する文書
名生成手段である文書名作成部２３、前記端末装置１か
ら取り込まれたスケジュール情報や文書データなどを記
憶しておく記憶部２４などを備えている。このような構
成で、この文書管理システムでは、図２に示すように、
端末装置１内のスケジュール情報取り込み部１１が例え
ば既存のスケジューラ３からスケジュール情報を取り込
み、文書管理装置２内のシステム制御部２１がネットワ
ーク４を介してそのスケジュール情報を取り込み、記憶
部２４内に格納する。また、文書管理装置２内のシステ
ム制御部２１は、ネットワーク４を介して取り込み、記
憶部２４に格納した複数のスケジュール情報を端末装置
１内の表示部１２に出力・表示させる表示出力手段とし
ても機能し、さらに、端末装置１と文書管理装置２内の
システム制御部２１とは表示された複数のスケジュール
情報中から選択されたスケジュール情報に関連付けて文
書データを登録する文書登録手段を構成する。

【０００９】図３に、本発明の第１の実施例の動作フロ
ーを示す。以下、図３などに従って、この実施例の動作
を説明する。まず、例えば既存のスケジューラ３を端末
装置１に接続し、端末装置１内の入力部１３を操作する
ことにより、端末装置１内のスケジュール情報取り込み
部１１がスケジューラ３内に記憶されている一つまたは
複数のスケジュール情報を取り込む。さらに、スケジュ
ール情報取り込み部１１は、ネットワーク４を介して、
取り込んだスケジュール情報を文書管理装置（文書管理
サーバ）２へ送信する。こうして、文書管理装置２内の
システム制御部２１が送られてきたスケジュール情報を
取得し、それを記憶部２４に格納する。なお、この際、
システム制御部21は記憶部24内に既に記憶されているス
ケジュール情報とこのとき取得したスケジュール情報と
を比較し、同じスケジュール情報があれば、新規な分だ
けを格納する。また、文書管理装置２には、スケジュー
ル情報に関連付けて登録される文書に付ける管理情報
（登録定義、属性）として、例えば、文書のカテゴリ、
保存期間、セキュリティレベルなどを登録しておく。な
お、文書のカテゴリ毎に管理情報を異ならせた複数組の
管理情報を登録することも可能である。上記のような準
備がなされた後、当該スケジュール情報に関連した文書
をそのスケジュール情報に関連付けて登録しようとする
とき、利用者は端末装置１（スケジュール情報を取り込
む際に用いた端末装置でなくてもよい）の入力部１３に
よりスケジュール情報表示指示を入力する。これによ
り、文書管理装置２が端末装置１からスケジュール情報
表示要求を受信すると、システム制御部２１は記憶部２
４から最新のスケジュール情報を所定の数だけ読み出
し、それを表示要求を送ってきた端末装置１へ送信す
る。さらに、端末装置１から要求があればそれ以前のス
ケジュール情報も送信する。そして、スケジュール情報
を受信した端末装置１では、受信したスケジュール情報
を表示部１２に図４に示すように表示する（Ｓ１）。な
お、図４に示した識別符号（ＩＤ）とは、各スケジュー
ル情報を識別するための例えば番号であり、文書管理装
置２のシステム制御部２１がスケジュール情報を記憶部
２４に格納した際に付与したものである。続いて、利用
者は入力部１３を構成している例えばマウスなどを用い
て文書を関連付けようとするスケジュール情報を選択し
（Ｓ２）、さらに、例えば端末装置１を用いて作成した
関連付ける文書データを図示していない記憶部から読み
出させる。これにより、端末装置１は選択されたスケジ
ュール情報の識別符号および前記文書データを含む登録
要求メッセージを作成し、それを文書管理装置２へ送信
する（Ｓ３）。

【００１０】文書管理装置２では、登録要求メッセージ
を受信すると、システム制御部２１が、受信した文書デ
ータとスケジュール情報の識別符号とを関連付ける図５
に示すような関連付け情報を作成する（Ｓ４）。なお、
図５に示した文書識別符号（ＩＤ）は、受信した前記文
書データにシステム制御部２１がこのとき付与したもの
であり、図示の例は登録する文書データが複数受信され
た場合で示している。また、管理情報付加手段としても
働くシステム制御部２１が、前記のように予め登録して
おいた管理情報（登録定義，属性）を受信した文書に付
加する（関連付ける）（Ｓ５）。さらに、キーワード抽
出部２２が受信したスケジュール情報の識別符号に基づ
いて記憶部２４からその識別符号のスケジュール情報を
読み出し、そのスケジュール情報からキーワードを抽出
する（Ｓ６）。図４に示したようなスケジュール情報の
各項目から「第４回定例会議」「定例会議」「１９９８
／８／１５」「週間報告」というような文字列をキーワ
ードとして抽出するのである。抽出したキーワードは受
信した前記文書データにインデックス情報として付加さ
れるが、さらに、文書名作成部２３が抽出されたキーワ
ードに基づいて文書名を作成（生成）する（Ｓ７）。例
えば、スケジュール情報の件名から抽出した「第４回定
例会議」という文字列をそのまま文書名としたり、その
文字列に予め記憶（登録）させておいた文字列を付加し
て文書名を生成したりするのである。なお、生成する場
合は、文書名作成部２３が例えば会議などイベントの前
に登録されたのか否かを監視し、イベント前に登録され
た１番目の文書データであれば、「第４回定例会議用資
料１」というような文書名を生成する。続いて、システ
ム制御部２１は受信した文書データを付加情報と共に登
録し、図５に示すような関連付け情報および文書データ
を記憶部２４に記憶する（Ｓ８）。こうして、第１の実
施例によれば、スケジューリングされたイベントの開催
中に登録された文書でなくても当該スケジュール情報に
関連した文書を容易に登録することができ、且つ検索時
には文書名や前記管理情報などをキーワードとして所望
の文書を容易に取り出すことができる。なお、前記の管
理情報の付加、またはキーワードの付加、または文書名
の自動生成を行わない構成でもスケジュール情報を選択
してそれに関連付けられた文書を取り出すことができる
が、それらを付加することにより、所望の文書をより容
易に取り出すことができる。

【００１１】本発明の第２の実施例では、図６に示すよ
うに、記憶部２４内に、図１に示した第１の実施例で記
憶させた情報に加え、ネットワークに接続されている出
力装置の設置場所情報を含む出力装置情報、および文書
登録後にその文書に対して施す処理を定義（指定）した
処理定義情報を記憶しておく。すなわち、記憶部２４は
出力装置情報記憶手段としても機能する。図７に出力装
置情報の一例を示す。図示したように、出力装置情報と
して、その設置場所、機種名、可能なオプション機能な
どが記憶されている。このような情報を記憶させておい
て、この実施例では、文書登録後、文書の出力や配布な
どを自動的に行う。以下、図８に示した動作フローなど
に従って、この実施例の動作を説明する。この実施例で
は、例えば端末装置１からの前記したような登録時に、
利用者は処理指定手段でもある入力部１３により処理定
義（処理指定）を行う。登録しようとしている文書を会
議開催場所の最寄りの出力装置に送信（出力）せよと
か、登録しようとしている文書を会議参加者に配布せよ
とか、送信（出力，配布）日時とか、印刷出力の際の出
力要求機能とかを指定するのである。そうすると、処理
定義内容を示す処理定義情報が前記登録要求メッセージ
に付加されて送信され、それを取得した文書管理装置２
内のシステム制御部２１はその処理定義情報に当該スケ
ジュール情報の識別符号、登録した文書データの文書識
別符号および登録要求元端末装置アドレス（または文書
登録者）を関連付け、いったん記憶部２４に格納する。
その後、前記処理定義情報を記憶部２４から読み出し
（Ｓ１１）、その処理定義情報に記載された送信日時ま
たはその所定時間前の日時に達すると、システム制御部
２１はその処理定義情報に関連付けられている文書識別
符号の文書データおよびスケジュール情報を記憶部２４
から読み出し、印刷出力の場合はそのスケジュール情報
に記載されている会議開催場所、参加予定人数を取得
し、出力要求機能を処理定義情報から取得し、出力装置
情報を記憶部２４から読み出して（Ｓ１２）、出力する
出力装置を決定する（Ｓ１３）。そして、文書送信手段
でもあるシステム制御部２１が、出力部数とオプション
機能（出力要求機能）とを指定して、図示していない通
信制御手段を介して決定した出力装置へ文書データを送
信する（Ｓ１４）。

【００１２】また、処理定義情報で文書配布も指定され
ていると、例えばスケジュール情報中に記載されている
参加者名を取得し、予め利用者名に関連付けて登録され
ているメールアドレスを記憶部２４を取得し、そのメー
ルアドレスの端末装置１へ前記文書データを配信（送
信）する（Ｓ１５）。さらに、通知手段でもあるシステ
ム制御部２１が、前記処理定義情報に関連付けられてい
る登録要求元端末装置アドレスを取得し、その端末装置
１（またはその端末装置にログインされている文書登録
者）に宛てて送信結果（送信内容，処理内容）を文書登
録者へ通知する（Ｓ１６）。こうして、この実施例によ
れば、単に簡単に文書登録ができるだけでなく、例えば
スケジューリングされた会議に備えて簡単に自動的に事
前の文書配布または会議開催場所近くの出力装置への文
書出力ができる。本発明の第３の実施例では、登録した
文書データの表紙の縮小画像をその文書データに関連付
けて記憶させる縮小画像記憶手段と、複数のスケジュー
ル情報を表示させる際、それぞれのスケジュール情報に
関連付けられたこの縮小画像をそれぞれのスケジュール
情報に対応付けて表示させる表示手段とを備えた。な
お、前記縮小画像記憶手段は文書管理装置２内のシステ
ム制御部２１および記憶部２４から構成され、表示手段
はシステム制御部２１および端末装置１内の表示部１２
などから構成される。このような構成で、この実施例で
は、検索時、図９に示すように、複数のスケジュール情
報を例えば時系列順に端末装置１の表示部１２に表示す
る。そして、利用者がマウスなどを用いて表示されてい
る複数のスケジュール情報中の一つを選択すると、ネッ
トワーク４を介して文書管理装置２内のシステム制御部
２１が選択されたスケジュール情報の識別符号を取得
し、その識別符号に関連付けられた文書名などを取得
し、それを前記端末装置１へ送信し、その端末装置１で
は送られてきた文書名などを図９に示したように表示さ
せる。こうして、利用者はスケジュール情報に関連付け
られた文書一覧の中から所望の文書を選択し、端末装置
１の表示部１２に表示させることができる。

【００１３】または、上記において、複数のスケジュー
ル情報を表示させる際、利用者が端末装置１から日付を
指定してスケジュール情報表示を要求すると、文書管理
装置２内のシステム制御部２１が当該日付の各スケジュ
ール情報とそれに関連付けられた縮小画像を読み出し、
各スケジュール情報と共にその縮小画像をその端末装置
１へ送信し、例えば１日単位で図１０に示すように表示
させる。そして、例えば、利用者が図１０に示された右
上の「次の日」を指示すると、その指示を示す情報が文
書管理装置２に渡され、それにより、文書管理装置２内
のシステム制御部21は「次の日」の各スケジュール情報
とそれに関連付けられた縮小画像を読み出し、各スケジ
ュール情報と共にその縮小画像をその端末装置１へ送信
し、表示部１２に表示させる。また、図１０に示された
左上の「前の日」を指示すると、その指示を示す情報が
文書管理装置２に渡され、それにより、文書管理装置２
内のシステム制御部21は「前の日」の各スケジュール情
報とそれに関連付けられた縮小画像を読み出し、各スケ
ジュール情報と共にその縮小画像をその端末装置１へ送
信し、表示部１２に表示させる。以上、ネットワークを
介して、文書管理装置にアクセスする場合で本発明を説
明したが、端末装置１内に備えたスケジュール情報取り
込み部１１、表示部１２および入力部１３を文書管理装
置内に備えた、ネットワークを介さない構成でもよい。

【００１４】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
請求項１または請求項８記載の発明では、文書データと
は別に管理されているスケジュール情報が文書管理装置
に取り込まれ、取り込まれた複数のスケジュール情報が
文書管理装置内または端末装置内に表示され、表示され
た複数のスケジュール情報中から選択されたスケジュー
ル情報に関連付けて文書データが登録されるので、スケ
ジューリングされたイベント開催中に登録された文書で
なくても当該スケジュール情報に関連した文書を登録す
ることができ、且つ登録時にキーワードなど付加情報を
入力する必要がない分だけ登録が容易であり、さらに、
検索時にはスケジュール情報を選択することにより所望
の文書を容易に取り出すことができる。また、請求項２
および請求項９記載の発明では、請求項１または請求項
８記載の発明において、予め設定した所定の管理情報が
スケジュール情報に関連付けられた文書データに自動的
に関連付けられるので、同様に登録が容易であり、且つ
検索条件として管理情報を指定して所望の文書を容易に
取り出すことができる。また、請求項３および請求項１
０記載の発明では、請求項１、請求項２、請求項８また
は請求項９記載の発明において、選択されたスケジュー
ル情報からキーワードとする文字列が抽出され、抽出さ
れた文字列が前記スケジュール情報に関連付けられた文
書データにキーワードとして自動的に関連付けられるの
で、同様に登録が容易であり、且つ検索条件としてキー
ワードを指定して所望の文書を容易に取り出すことがで
きる。また、請求項４および請求項１１記載の発明で
は、請求項１乃至請求考３、または請求項８乃至請求項
１０記載の発明において、選択されたスケジュール情報
から、関連付けて登録する文書データの文書名とする文
字列が抽出されるか、または前記文書データの文書名が
自動的に生成されるので、登録時に文書名を入力する作
業が省ける分だけさらに登録が容易であり、且つ検索さ
れた文書一覧の中の文書名を見て、所望の文書を容易に
取り出すことができる。また、請求項５および請求項12
記載の発明では、請求項１乃至請求考４、または請求項
８乃至請求項１１記載の発明において、文書登録時、ス
ケジュール情報に関連付けて登録される文書データに対
して出力処理または配布処理が指定されたとき、その指
定に従い、記憶されている出力装置情報に基づいて決定
した出力装置へ文書が送信されるか、または前記スケジ
ュール情報に基づいて文書が端末装置へ配信されるの
で、例えば会議時に文書を持ち運んだり、文書を人手に
より事前配布したりする手間が省ける。また、請求項６
記載の発明では、請求項５記載の発明において、送信結
果が文書登録要求を送ってきた端末装置または文書登録
者へ通知されるので、利用者（文書登録者）は意図通り
出力または配布が行われたかどうかを知ることができ
る。また、請求項７および請求項１３記載の発明では、
請求項１乃至請求項６、または請求項８乃至請求項１２
記載の発明において、登録した文書データの表紙の縮小
画像が前記文書データに関連付けて記憶され、複数のス
ケジュール情報を表示させる際、それぞれのスケジュー
ル情報に関連付けられた前記縮小画像がそれぞれのスケ
ジュール情報に対応付けて表示されるので、所望の文書
が容易にわかる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１の実施例を示す文書管理システム
の構成ブロック図である。

【図２】本発明の第１の実施例を示す文書管理システム
要部の説明図である。

【図３】本発明の第１の実施例を示す文書管理システム
または文書管理方法の動作フロー図である。

【図４】本発明の第１の実施例を示す文書管理システム
要部のデータ構成図である。

【図５】本発明の第１の実施例を示す文書管理システム
要部の他のデータ構成図である。

【図６】本発明の第２の実施例を示す文書管理システム
要部の構成図である。

【図７】本発明の第２の実施例を示す文書管理システム
要部のデータ構成図である。

【図８】本発明の第２の実施例を示す文書管理システム
または文書管理方法の動作フロー図である。

【図９】本発明の第３の実施例を示す文書管理システム
または文書管理方法の画面図である。

【図１０】本発明の第３の実施例を示す文書管理システ
ムまたは文書管理方法の他の画面図である。

【符号の説明】

１端末装置、２文書管理装置、３スケジューラ、
４ネットワーク、11スケジュール情報取り込み部、12
表示部、13 入力部、21 システム制御部、22 キー
ワード抽出部、23 文書名作成部、24 記憶部

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】文書データを保存・管理する文書管理シ
ステムにおいて、文書データとは別に管理されているス
ケジュール情報を文書管理装置に取り込むスケジュール
情報取得手段と、前記スケジュール情報取得手段により
取り込まれた複数のスケジュール情報を文書管理装置内
またはネットワークを介して端末装置内の表示装置に表
示させる表示出力手段と、前記表示出力手段により表示
された複数のスケジュール情報中から選択されたスケジ
ュール情報に関連付けて文書データを登録する文書登録
手段とを備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】請求項１記載の文書管理システムにおい
て、予め設定した所定の管理情報をスケジュール情報に
関連付けられた文書データに関連付ける管理情報付加手
段を備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項３】請求項１または請求項２記載の文書管理
システムにおいて、選択されたスケジュール情報からキ
ーワードとする文字列を抽出するキーワード抽出手段を
備え、前記キーワード抽出手段により抽出された文字列
を、前記スケジュール情報に関連付けられた文書データ
にキーワードとして関連付ける構成にしたことを特徴と
する文書管理システム。
【請求項４】請求項１、請求項２または請求項３記載
の文書管理システムにおいて、選択されたスケジュール
情報から関連付けて登録する文書データの文書名とする
文字列を抽出する文書名抽出手段、または選択されたス
ケジュール情報から関連付けて登録する文書データの文
書名を自動的に生成する文書名生成手段を備えたことを
特徴とする文書管理システム。
【請求項５】請求項１乃至請求項４記載の文書管理シ
ステムにおいて、ネットワークを介したデータ通信を制
御する通信制御手段と、ネットワークに接続されている
出力装置の設置場所情報を含む出力装置情報を記憶して
おく出力装置情報記憶手段と、文書登録時に、スケジュ
ール情報に関連付けて登録される文書データに対して出
力処理または配布処理を指定する処理指定手段と、前記
処理指定手段による指定に従って、前記出力装置情報に
基づいて決定した出力装置へ文書を送信するか、または
前記スケジュール情報に基づいて文書を端末装置へ配信
する文書送信手段とを備えたことを特徴とする文書管理
システム。
【請求項６】請求項５記載の文書管理システムにおい
て、文書送信手段による送信結果を文書登録要求を送っ
てきた端末装置または文書登録者へ通知する通知手段を
備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項７】請求項１乃至請求項６記載の文書管理シ
ステムにおいて、登録した文書データの表紙の縮小画像
を前記文書データに関連付けて記憶させる縮小画像記憶
手段と、複数のスケジュール情報を表示させる際、それ
ぞれのスケジュール情報に関連付けられた前記縮小画像
をそれぞれのスケジュール情報に対応付けて表示させる
表示手段とを備えたことを特徴とする文書管理システ
ム。
【請求項８】文書データを保存・管理する文書管理方
法において、文書データとは別に管理されているスケジ
ュール情報を文書管理装置に取り込み、取り込まれた複
数のスケジュール情報を文書管理装置内または端末装置
内に表示させ、表示させた複数のスケジュール情報中か
ら選択されたスケジュール情報に関連付けて文書データ
を登録することを特徴とする文書管理方法。
【請求項９】請求項８記載の文書管理方法において、
予め設定した所定の管理情報をスケジュール情報に関連
付けられた文書データに関連付けることを特徴とする文
書管理方法。
【請求項１０】請求項８または請求項９記載の文書管
理方法において、選択されたスケジュール情報からキー
ワードとする文字列を抽出し、抽出された文字列を前記
スケジュール情報に関連付けられた文書データにキーワ
ードとして関連付けることを特徴とする文書管理方法。
【請求項１１】請求項８、請求項９または請求項１０
記載の文書管理方法において、選択されたスケジュール
情報から、関連付けて登録する文書データの文書名とす
る文字列を抽出するかまたは前記文書データの文書名を
自動的に生成することを特徴とする文書管理方法。
【請求項１２】請求項８乃至請求項１１記載の文書管
理方法において、ネットワークに接続されている出力装
置の設置場所情報を含む出力装置情報を記憶しておき、
文書登録時に、スケジュール情報に関連付けて登録され
る文書データに対して出力処理または配布処理が指定さ
れたとき、その指定に従い、前記出力装置情報に基づい
て決定した出力装置へ文書を送信するか、または前記ス
ケジュール情報に基づいて文書を端末装置へ配信するこ
とを特徴とする文書管理方法。
【請求項１３】請求項８乃至請求項１２記載の文書管
理方法において、登録した文書データの表紙の縮小画像
を前記文書データに関連付けて記憶させておき、複数の
スケジュール情報を表示させる際、それぞれのスケジュ
ール情報に関連付けられた前記縮小画像をそれぞれのス
ケジュール情報に対応付けて表示させることを特徴とす
る文書管理方法。