ES2343833T3 - Aparato y procedimientos para el uso de token de acceso en un sistema de gestion de documentos de internet. - Google Patents
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Abstract
Un sistema de gestión de documentos que permite poner a disposición documentos electrónicos y su manipulación por parte de usuarios autorizados para su uso en Internet que comprende: una memoria (30) para almacenar un documento electrónico; una base (25) de datos que incluye una tabla (61) de documentos para almacenar información acerca del documento electrónico; una tabla (62) de usuarios para almacenar información acerca de los usuarios del sistema de gestión de documentos; una tabla (67) de transacciones que almacena información acerca de las transacciones realizadas en el documento electrónico; y una tabla (68) de información de seguridad para almacenar información acerca de token de acceso; un servidor (20) conectado a la memoria y a la base de datos para proporcionar una pluralidad de servicios que incluyen un servicio de compartición de archivos cooperativa que usa datos de la base de datos, estando el servidor programado para: recibir el documento electrónico y una lista de usuarios autorizados a los que se permite acceder al documento electrónico desde un ordenador (10, 11) remoto usando un protocolo de Internet; almacenar el documento electrónico en la memoria; generar un token de acceso para cada usuario autorizado de la lista de usuarios autorizados, en el que un token de acceso para un usuario autorizado es una cadena firmada generada a partir de uno o más números aleatorios independientes de cualquier información de usuario o información de recurso; y registrar información acerca de los token de acceso en la tabla de información de seguridad; y un servidor (35) de notificación conectado al servidor, generando y enviando el servidor de notificación una notificación a cada usuario autorizado informando de que el documento electrónico está disponible en la memoria, conteniendo la notificación un URL que incluye el token de acceso generado para el usuario autorizado correspondiente, en el que el sistema de gestión de documentos está dispuesto para: tras acceder al URL contenido en la notificación enviada al usuario autorizado dado por parte del usuario autorizado dado, comprobar, mediante el servidor, la validez del token de acceso desde el URL; tomar el documento electrónico de la memoria por parte del usuario autorizado dado; y tras modificar el documento electrónico por parte del usuario autorizado dado, devolver el documento electrónico modificado por parte del usuario autorizado dado, asignándose un nuevo identificador de versión al documento electrónico modificado.
Description
Aparato y procedimiento para el uso de token de
acceso en un sistema de gestión de documentos de Internet.
La presente invención se refiere a un aparato y
a procedimientos para el uso de token de acceso en un sistema para
gestionar documentos electrónicos a través de redes abiertas, tales
como Internet, para permitir a los usuarios almacenar, recuperar y
manipular archivos de manera cooperativa.
Se conocen sistemas de gestión de documentos que
permiten a múltiples usuarios almacenar y recuperar documentos
electrónicos en una red de arquitectura cliente/servidor cerrada,
tal como una red de área local o red de área amplia. Estos sistemas
de gestión de documentos previamente conocidos, tales como
DOCSFusion, disponible de PCDOCS, Inc., Toronto, Ontario, Canadá y
EDMS 98, disponible de Documentum, Inc., Pleasanton, California,
requieren la presencia de una aplicación de cliente en cada nodo de
la red que es para acceder a y manipular archivos.
Con la reciente expansión rápida de Internet, la
oportunidad de esfuerzos cooperativos ha aumentado mucho, ya que
compañeros distribuidos por todo el mundo pueden transmitir
rápidamente archivos para su revisión usando servicios de correo
electrónico. Aunque los sistemas de correo electrónico son útiles
para transmitir archivos relativamente pequeños en Internet, sin
embargo, los documentos grandes a menudo son demasiado grandes para
ser gestionados mediante sistemas de transferencia de mensajes
típicos, y pueden sobrecargar una red. Los documentos grandes
también pueden superar la memoria disponible en el sitio de un
receptor, impidiendo así que un receptor almacene un documento
recibido. Los sistemas de correo electrónico usados en sistemas
abiertos, tales como Internet, tampoco tratan generalmente
problemas de seguridad, ni permiten realizar un seguimiento de una
transmisión, tal como es posible con un servicio de suministro de
documentos físico (por ejemplo, mensajero).
La patente estadounidense de Smith n.º 5,790,790
describe un sistema de suministro de documentos electrónicos vía
Internet, en el que un mensaje de correo electrónico contiene una
referencia directa (es decir, un localizador uniforme de recursos o
"URL") a un documento electrónico almacenado en un servidor.
Cuando un receptor recibe el mensaje de correo electrónico, se usa
la referencia directa para acceder al documento. Un inconveniente
del sistema descrito en esta patente, es que el ordenador emisor
debe incluir una aplicación de cliente especializada para
interactuar con el servidor. El sistema descrito en esta patente
también carece de las clases de funciones de contabilidad y de
registro cronológico de transacciones necesarias para proporcionar
un sistema de gestión de documentos útil.
El sistema POSTA®, ofrecido por Tumbleweed
Software Corporación, Redwood City, California, supera alguno de
los inconvenientes del sistema descrito en la patente anterior. Por
ejemplo, el sistema POSTA® elimina la necesidad para el software de
cliente especializado de operaciones de suministro de documentos
básicas, y permite el uso de un navegador web conocido previamente,
tal como Internet Explorer 4.0®, disponible de Microsoft Corp.,
Redmond, Washington, o Netscape Navigator®, Netscape Corporation,
Mountain View, California. Este sistema comercial también elimina
el uso de la referencia directa en el mensaje de correo electrónico,
en lugar de proporcionar un URL para una página web que proporciona
al usuario varias opciones para el suministro de documentos. El
sistema no proporciona ninguna de las capacidades asociadas
normalmente con un sistema de gestión de documentos.
La patente estadounidense de Higley n.º
5,790,793, como la patente de Smith anterior, describe también un
sistema de suministro de documentos electrónicos vía Internet en el
que un mensaje de correo electrónico incluye una referencia de URL
a un documento almacenado en un servidor. Este sistema descrito en
esta patente también requiere el uso de una aplicación de cliente
especializada, y está limitado a un servicio de suministro de
documentos electrónicos.
El documento "Let There be Light" de
Michael Kunze, disponible en línea en
URL:http://web.archive.org/web/
19990203093819/http://www.heise.de/ct/english/98/12/230/ da a
conocer un sistema LAMP, que representa la instalación de la
combinación de Linux, Apache, MySQL y PHP con el fin de publicación
en web. Se dan a conocer diferentes características de MySQL y
módulos Apache, pero no hay ninguna indicación para crear un
sistema de gestión de documentos para permitir que un usuario
modifique un archivo y lo cargue en el sistema para una
recuperación y modificación cooperativas adicionales por parte de
otros.
Aunque se conoce en la técnica el uso de un
navegador web de Internet para descargar un documento electrónico
desde un sitio web, usando, por ejemplo, un protocolo de
transferencia de hipertexto ("HTTP") o protocolo de
transferencia de archivos ("FTP"), actualmente no existen
sistemas de gestión de documentos que permitan que un usuario
modifique un archivo de este tipo, y lo cargue al sistema para una
recuperación y modificación cooperativas adicionales por parte de
otros.
También se conoce en la técnica el uso de token
de acceso como característica de seguridad en sistemas informáticos,
es decir, para proporcionar información y garantías acerca de la
identidad de un usuario y por consiguiente para restringir el
acceso de un usuario a un recurso (datos a los que el usuario está
intentando acceder, por ejemplo, un documento, un mensaje, etc.).
Además, también se conocen en la técnica diferentes tipos de token
de acceso, por ejemplo, los URL privados (URL que contienen una
referencia a la identidad del usuario que está autorizado a acceder
al URL) son un tipo de URL que contiene un token de acceso,
información de usuario e información de recurso (información
identificable sobre los datos a los que está intentando acceder el
usuario). El token de acceso en un URL privado es a menudo una
cadena generada a partir de información sobre el usuario y/o
recurso. Por motivos de seguridad, sería deseable generar token de
acceso que no se deriven de ninguna información sobre el usuario
y/o recurso. Sin embargo, actualmente no existe ningún sistema que
proporcione la construcción de URL que comprendan token de acceso
que no se deriven de información de usuario o de recurso, y los
procedimientos de uso de tales token de acceso en un sistema de
gestión de documentos basado en Internet para controlar el acceso
de un usuario a los diversos servicios de gestión de documentos.
En vista de lo anterior, sería deseable
proporcionar un sistema de gestión de documentos y procedimientos
que permitan poner a disposición documentos electrónicos para su uso
en sistemas abiertos, tales como Internet, y acceder a los mismos
usando un navegador web conocido previamente, sin la necesidad de
una aplicación de cliente especializada.
También sería deseable proporcionar un sistema
de gestión de documentos basado en Internet y procedimientos que
permitan a los usuarios acceder a una pluralidad de servicios
soportados por una base de datos basada en Internet común, que
incluya almacenamiento de documentos, flujo de trabajo y
compartición de archivos cooperativa, suministro de documentos y
distribución de documentos.
Además sería deseable proporcionar un sistema de
gestión de documentos basado en Internet y procedimientos que
permitan a los usuarios filtrar de manera selectiva o automática
documentos electrónicos durante el almacenamiento en y/o la
recuperación desde un sitio de almacenamiento basado en
Internet.
Todavía sería deseable además proporcionar un
sistema de gestión de documentos basado en Internet y procedimientos
que permitan a los usuarios almacenar, recuperar, modificar y
después devolver de manera cooperativa un documento electrónico a
un sitio de almacenamiento basado en Internet.
Aún sería deseable además proporcionar un
sistema de gestión de documentos basado en Internet y procedimientos
que posibiliten las funciones de contabilidad y registro
cronológico de transacciones necesarias para la manipulación
cooperativa de documentos electrónicos por parte de múltiples
usuarios, por ejemplo, de modo que pueda hacerse un seguimiento de
las revisiones de un documento.
También sería deseable proporcionar un sistema
de gestión de documentos basado en Internet y procedimientos que
posibiliten el seguimiento de las transacciones realizadas en un
documento con fines de facturación, y que proporcionen los
protocolos de control de acceso necesarios, por ejemplo, de modo que
puedan definirse los privilegios de usuarios específicos con
respecto a un documento.
Además sería deseable proporcionar un sistema
para la construcción y validación de token de acceso para su uso en
un sistema de gestión de documentos basado en Internet, en el que
los token de acceso no se deriven de información de usuario o de
recurso y puedan usarse para controlar el acceso a los servicios
ofrecidos por el sistema de gestión de documentos.
\vskip1.000000\baselineskip
El objeto de la invención se consigue mediante
un sistema y un procedimiento tal como se definen en las
reivindicaciones adjuntas.
\vskip1.000000\baselineskip
Los objetos y ventajas anteriores de la
invención y otros resultarán evidentes tras la consideración de la
siguiente descripción detallada, tomada junto con los dibujos
adjuntos, en los que los números de referencia idénticos hacen
referencia a partes idénticas en todos los casos, y en los que:
las figuras 1A y 1B son diagramas de bloques que
ilustran la arquitectura de un sistema de servicios de gestión de
documentos (DMS) construido según los principios de la presente
invención;
la figura 2 es un diagrama esquemático de los
componentes de la base 25 de datos de DMS de la presente
invención;
la figura 3 representa una jerarquía ilustrativa
para el almacenamiento de información sobre documentos electrónicos
en la base 25 de datos;
la figura 4 es un diagrama de flujo simplificado
que representa las etapas de usar las capacidades de gestión de
documentos del sistema 25 de DMS de la presente invención;
la figura 5 es un diagrama de flujo detallado
que representa el proceso de almacenar un documento electrónico en
el sistema de DMS de la presente invención;
la figura 6 es un diagrama de flujo detallado
que representa el proceso de recuperar un documento almacenado en
el sistema de DMS de la presente invención;
la figura 7 es un diagrama de flujo que
representa el proceso de registrar cronológicamente una transacción
de almacenamiento;
la figura 8 es un diagrama de la arquitectura
del proveedor de servicios y del servicio;
la figura 9 es un diagrama de flujo que
representa procesos de registro y autenticación;
la figura 10 es un diagrama de flujo que
representa el proceso de inicio de sesión;
la figura 11 es un diagrama de flujo que
representa un proceso de gestión de sesiones;
las figuras 12A y 12B son diagramas de flujo que
representan los procesos de petición y suministro de notificaciones;
y
la figura 13 es un diagrama que representa el
proceso mediante el cual se crean y se usan token de acceso para
controlar el acceso de un usuario a los servicios del sistema de
DMS.
La presente invención se refiere a un aparato y
procedimientos para el uso de token de acceso en un sistema para
gestionar documentos electrónicos a través de Internet.
Específicamente, la presente invención comprende un servidor
accesible a través de Internet programado para generar token de
acceso y proporcionar una pluralidad de servicios de gestión de
documentos, que incluyen almacenamiento y recuperación de
documentos, servicios de flujo de trabajo y de compartición de
archivos cooperativa para documentos electrónicos, un servicio de
suministro de documentos electrónicos y un servicio de distribución
de documentos. Tal como se usa en el presente documento, la
expresión "token de acceso" se refiere a un código de seguridad
usado para restringir el acceso de un usuario al sistema de DMS de
la presente invención, token de acceso que está compuesto por una
cadena firmada, única para una transacción y generada a partir de
uno o más números aleatorios independientes de cualquier
información de usuario o información de recurso o cualquier otra
información identificable. Además, según los principios de la
presente invención, estos servicios se soportan mediante un sistema
de la base de datos común que se usa para validar token de acceso y
permite acceder a interfaces hacia los múltiples servicios usando
navegadores web conocidos previamente, y sin una aplicación de
cliente especializada.
Haciendo referencia a las figuras 1A y 1B se
describe una arquitectura ilustrativa adecuada para implementar el
sistema y los procedimientos de la presente invención. En las
figuras 1A y 1B, esta arquitectura comprende ordenadores 10 y 11
personales acoplados a través de una red abierta, tal como Internet
15, a un sistema 17 de servicios de gestión de documentos
("DMS"). El sistema 17 de DMS comprende un ordenador 20
servidor, que a su vez comprende o está acoplado a una base 25 de
datos de DMS, una memoria 30, un servidor 35 de notificación y un
servidor 40 de infraestructura de clave pública.
Los ordenadores 10 y 11 personales se conectan
usando líneas dedicadas o conexiones de marcación con la red
telefónica pública convencional ("PSTN") a una red abierta, tal
como Internet 15. Aunque Internet 15 se ilustra como una única
entidad, naturalmente se entenderá que Internet 15 comprende miles
de redes informáticas conectadas mediante puentes, encaminadores,
etc., y está evolucionando constantemente. Tal como se define en el
presente documento, el término "Internet" hace referencia no
sólo a Internet en su presente forma, sino que abarca también los
cambios, adiciones y realizaciones futuras de Internet. Cada uno de
los ordenadores 10 y 11 personales está conectado preferiblemente a
Internet 15 a través de un proveedor de servicios de Internet
("ISP"), e incluye un navegador web, tal como Internet
Explorer 4.0® o Netscape Navigator® mencionados anteriormente. Los
ordenadores personales pueden ser ordenadores autónomos, o pueden
estar conectados a Internet a través de una red de área local (no
mostrada). Los ordenadores 10 y 11 personales pueden ser ordenadores
personales IBM (o cualquier otro tipo de ordenador), o adoptar la
forma de otros dispositivos que pueden establecer una conexión con
Internet, incluyendo módulos decodificadores de TV, dispositivos
portátiles, asistentes digitales personales (PDA) o teléfonos
móviles.
El ordenador 20 servidor está acoplado a, y se
comunica de manera asíncrona con, Internet 15, e incluye un
certificado digital de dominio específico para habilitar
comunicaciones seguras. El ordenador 20 servidor está programado
preferiblemente como servidor web, por ejemplo, para ejecutar el
protocolo de transferencia de hipertexto ("HTTP") y con un
software de sistema de servicios de gestión de documentos
("DMS") construido según la presente invención. En una
realización preferida, el software de DMS de la presente invención
se ejecuta en el servidor web a través de una interfaz de pasarela
común (CGI).
Esto posibilita al sistema 17 de DMS interactuar
con usuarios a través de un navegador web, en vez de requerir un
software de cliente especializado. En particular, un usuario
introduce información en un formulario presentado visualmente en un
navegador web. La información se transfiere al ordenador 20 servidor
que usa HTTP, y se pone a disposición para las rutinas programadas
que se ejecutan en el ordenador 20 servidor a través de la CGI.
Como alternativa, el software de DMS de la presente invención puede
implementarse como "servlets" es decir, rutinas, escritas
normalmente en el lenguaje de programación Java, que se ejecutan en
un servidor web. El uso de servlets también permite a los usuarios
interactuar con el sistema 17 de DMS a través de un navegador
web.
Aunque la presente invención se describe en el
contexto de navegadores web que se ejecutan en ordenadores
personales para acceder al sistema de DMS, pueden usarse otros
dispositivos y software. En general, cualquier software que pueda
establecer comunicaciones con el sistema de DMS y presentar
visualmente páginas web puede usarse para acceder al sistema de
DMS. Adicionalmente, tal como se usa en el presente documento, el
término "navegador web" incluye software de navegación
conocido previamente, así como "applets", tal como applets de
Java, que pueden descargarse del sistema de DMS y ejecutarse
temporalmente dentro del contexto del navegador web.
La base 25 de datos, que puede ser una base de
datos relacional, almacena: datos relativos a los documentos
controlados por el ordenador 20 servidor y almacenados en la memoria
30 (denominados a continuación en el presente documento
"metadatos"), tal como anotaciones, instrucciones,
características, etc.; datos de usuario y de cuenta; datos de
transacción; datos de notificación; y datos de autorización, todos
ellos descritos en mayor detalle a continuación en el presente
documento. La base 25 de datos puede implementarse en el ordenador
20 servidor o en un ordenador separado conectado al ordenador 20
servidor.
La memoria 30 está conectada a un ordenador 20
servidor y almacena documentos electrónicos (o "archivos"). La
memoria 30 proporciona un mecanismo de almacenamiento para almacenar
documentos electrónicos, y puede comprender una o más unidades de
disco duro, unidades ópticas, RAID, etc., y puede comprender además
una o más memorias que soportan diferentes tipos de medios de
almacenamiento. La memoria 30 también puede comprender un
almacenamiento remoto, en el que el archivo se almacena en un
servidor de DMS remoto. Si se usan múltiples memorias, el sistema
17 de DMS incluye preferiblemente un algoritmo configurable para
decidir en qué memoria se ubicará un documento, distribuyendo de
ese modo uniformemente el almacenamiento de documentos entre todas
las memorias.
La memoria 30 comprende preferiblemente o bien
una base de datos relacional, en la que los documentos electrónicos
y la información acerca del documento se almacena en la base de
datos relacional, o bien un sistema de archivos. Si la memoria 30
comprende una base de datos relacional, se genera e indexa una clave
única para el documento, como puede ser apropiado para almacenar
archivos más pequeños (por ejemplo, < 1KB). Si la memoria 30
comprende una base de datos relacional, entonces las entradas en la
base de datos relacional pueden incluir un tipo de almacenamiento,
una trayectoria de almacenamiento (es decir, una descripción de
ubicación), un nombre, un tamaño máximo y un valor de estado.
Cuando la memoria 30 comprende más de una memoria, el valor de
estado para cada memoria puede ajustarse a "activo" o
"inactivo" y los documentos no pueden almacenarse en una
memoria "inactiva". Si la memoria 30 comprende un
almacenamiento de sistema de archivos, el sistema de archivos puede
asignar a cada documento un nombre único y el documento se almacena
directamente en el disco duro, unidad óptica, etc., como puede ser
apropiado para archivos grandes.
El servidor 35 de notificación, que puede
comprender software que se ejecuta en el ordenador 20 servidor o en
uno o más ordenadores independientes conectados al ordenador 20
servidor, envía notificaciones, por ejemplo, a través de un mensaje
de voz, correo electrónico, radiomensaje, etc., a los usuarios del
sistema 17 de DMS relacionadas con el estatus de los documentos
almacenados en el sistema de DMS. El servidor 40 de infraestructura
de clave pública ("PKI"), que también puede comprender software
que se ejecuta en el ordenador 20 servidor o en uno o más
ordenadores independientes conectados al ordenador 20 servidor,
proporciona certificados digitales a los usuarios del sistema de
DMS. Los certificados digitales pueden usarse por los usuarios para
firmar digitalmente documentos para que no haya rechazo.
El sistema 17 de DMS de la figura 1A se
representa de manera ilustrativa con un único ordenador 20 servidor,
aunque también puede comprender múltiples ordenadores servidores
para su uso en escenarios de carga elevada. Como se muestra en la
figura 1B, cuando se usa más de un ordenador servidor, puede
emplearse un dispositivo 45 de equilibrio de carga para equilibrar
el tráfico entre ordenadores 20A y 20B servidores. El dispositivo
45 de equilibrio de carga puede comprender software que se ejecuta
en los ordenadores 20A y 20B servidores. Como alternativa, el
dispositivo 45 de equilibrio de carga puede comprender software que
se ejecuta en un ordenador independiente (no mostrado), que a su
vez está conectado a los ordenadores 20A y 20B servidores.
Haciendo referencia a la figura 2, la base 25 de
datos de DMS se describe con más detalle. La base 25 de datos
incluye una pluralidad de tablas 61-64 y
66-68 que contienen información sobre los documentos
almacenados en la memoria 30. Cada una de las tablas
61-64 y 66-68 puede estar
constituida a su vez por múltiples tablas.
Las tablas 61 de información de documento tienen
entradas para una serie de parámetros relacionados con el
documento, que incluyen: información sobre el grupo de documentos
padre de un documento; información sobre las instancias del
documento; información sobre el procedimiento de transporte que va a
usarse para la recuperación de una instancia de documento;
información sobre la prioridad del documento; información de
expiración: la fecha y la hora en que se cambia una instancia de
documento del estatus "activo" al estatus "archivado";
información de flujo de trabajo para una instancia de documento;
información de seguridad; derechos de documento; y derechos de
grupo de documentos.
Las tablas 62 de información de usuario tienen
entradas para información relacionada con usuarios registrados para
acceder a y usar el sistema de DMS, que incluye: el nombre del
usuario; información de inicio de sesión para el usuario, por
ejemplo, ID de usuario y contraseña; información de notificación de
usuario, por ejemplo, dirección de notificación y tipo de
transporte; información de código de facturación; información sobre
la cuenta del usuario, siendo cada cuenta de usuario única para un
usuario y cuenta de servicio; información de sesión de usuario; e
información de grupo de usuarios, es decir, información sobre el
grupo de usuarios del que forma parte el usuario, que incluye el
nombre del grupo, el estado del grupo, información de seguridad del
grupo, y derechos de documento para el grupo.
La información de seguridad y la información de
derechos de documento de las tablas 61 de información de documento
y las tablas 62 de información de usuario se usan para determinar
los derechos de acceso de un usuario a los servicios de, y a los
documentos almacenados en, el sistema de DMS.
Las tablas 63 de información de cuenta tienen
entradas para información relacionada con los usuarios registrados
para acceder y usar el sistema de DMS, que incluye: identificación
de proveedor de servicios; plan de tarificación para cada proveedor
de servicios; e información de facturación tal como el número de la
tarjeta de crédito del usuario y la forma de facturación (por
ejemplo, mensual); un URL personalizado opcional para cada proveedor
de servicios; un logotipo para cada proveedor de servicios, para
personalizar la interfaz de usuario; e información de acuerdo de
licencia de modo que un proveedor de servicios pueda personalizar el
acuerdo de licencia entre el proveedor de servicios y los
usuarios.
Las tablas 64 de información administrativa
tienen entradas que permiten a un usuario registrado revisar y
realizar un seguimiento de la actividad de la cuenta de un usuario,
que incluyen: información sobre los derechos del administrador del
sistema; información sobre errores de registro cronológico;
información sobre transacciones de registro cronológico; e
información de país e idioma (por ejemplo, para un sistema que se
ejecuta en los Estados Unidos, el idioma por defecto es
inglés).
Las tablas 66 de información de notificación
contienen la información necesaria para generar un mensaje de
notificación, e incluyen entradas para: tipo de transporte de
notificación, es decir, correo electrónico, fax, voz o
radiomensaje; información sobre el estatus de la notificación, es
decir pendiente, enviada, error; la identificación de notificación
del destinatario; información de prioridad; y opcionalmente, la
fecha/hora planificada para el suministro.
Las tablas 67 de información de transacción
registran datos relacionados con cada transacción que se produce en
el sistema de DMS, e incluyen: la identificación de diferentes tipos
de transacción; información de estatus para cada transacción; e
información de facturación para cada tipo de transacción.
Las tablas 68 de información de seguridad
incluyen entradas para parámetros relacionados con la seguridad,
tales como: los nombres de entidades de certificación, es decir,
organizaciones de terceros de confianza que emiten certificados
digitales (un adjunto a un mensaje electrónico usado con fines de
seguridad); información sobre diferentes tipos de certificados
digitales; información sobre certificados de usuarios autorizados;
información de legalización; e información necesaria para crear y
validar token de acceso.
Haciendo referencia ahora a la figura 3, se
describe un esquema de almacenamiento jerárquico ilustrativo para
almacenar información sobre documentos electrónicos en la base 25 de
datos. Cada usuario del sistema 17 de DMS tiene acceso
preferiblemente a uno o más grupos 70 de documentos, comprendiendo
cada grupo de documentos una recopilación de objetos 72A y 72B de
documento. Un documento puede pertenecer a uno, a muchos o a ningún
grupo(s)
de documentos. Cada grupo 70 de documentos tiene un nombre, una descripción y un tipo definido por el servicio para definir el tipo de documento (por ejemplo, archivo de procesamiento de texto). Un grupo de documentos puede tener uno o más grupos de documentos padre. Los grupos de documentos tienen preferiblemente tipos de propiedad extensible.
de documentos. Cada grupo 70 de documentos tiene un nombre, una descripción y un tipo definido por el servicio para definir el tipo de documento (por ejemplo, archivo de procesamiento de texto). Un grupo de documentos puede tener uno o más grupos de documentos padre. Los grupos de documentos tienen preferiblemente tipos de propiedad extensible.
Los objetos 72A y 72B de documento representan
una descripción generalizada de alto nivel de un documento, e
incluyen nombre de documento, tipo de documento, descripción, fecha
de expiración, estado de documento, ID de cuenta, ID de código de
facturación e ID de documento. Los objetos de documento también
pueden tener tipos de propiedad extensible.
Las instancias 73A, 73B y 73C de documento
corresponden a instancias específicas de un documento, y cada una
incluye detalles acerca del documento, una referencia al documento
almacenado en la memoria 30, un ID de objeto de documento padre, un
tipo, ID de cuenta, ID de código de facturación, un estado de
documento, ID de instancia de documento, descripción, tamaño,
prioridad y tipo de encriptación. Los estados de documento por
defecto son "pendiente", "activo", "archivado" y
"borrado". Los estados de documento son extensibles por el
servicio. Se mantiene un registro cronológico de documento de
estado para realizar un seguimiento de cuándo una instancia de
documento ha cambiado de estado, como se describe a continuación en
el presente documento.
El sistema 17 de DMS también soporta
preferiblemente múltiples versiones de documentos, por ejemplo, las
versiones 74A y 74B. Se emplea un objeto de versión de documento en
las tablas 61 de información de documento de la base 25 de datos y
se usa para mantener relaciones de versión entre instancias de
documento de un documento dado. Cada instancia 74A y 74B de versión
de documento incluye una referencia a la instancia de documento
padre e hijo, un nombre de versión y un ID de versión único.
Se crean registros de documento en la base 25 de
datos de DMS la primera vez que se almacena un documento nuevo en
el sistema 17 de DMS. Se crean registros de instancia de documento
cuando se almacenan documentos nuevos o versiones nuevas de
documentos existentes en el sistema de DMS. Cada versión o instancia
de un documento se almacena como un documento electrónico
independiente, o archivo, en la memoria 30. Pueden crearse registros
de grupo de documentos cuando se almacenan recopilaciones lógicas
de documentos al mismo tiempo y se desea mantener la relación entre
los documentos. También, según la información de autorización
presentada por un originador de documentos, se crean nuevos
derechos de documento, derechos de grupo de documentos y derechos
de instancia de documento para el documento. Un registro de memoria
de documento referencia una instancia de documento y una memoria e
incluye una clave/nombre único para la ubicación de almacenamiento
del documento.
En una realización preferida, los documentos
almacenados en el sistema de DMS se monitorizan mediante un proceso
de estado de documento que modifica automáticamente el estado de una
instancia de documento basándose en su estado actual, la fecha/hora
de activación y fecha/hora de expiración. Los estados para una
instancia de documento incluyen "pendiente", "activo",
"archivado", "cancelado" y "borrado". Cada cambio de
estado por defecto en una instancia de documento se registra
cronológicamente en la base de datos de DMS, y puede dar como
resultado, por ejemplo, una transacción facturable.
Las instancias de documento con un estado
"pendiente" tienen una fecha/hora de activación que especifica
el momento en el que debería cambiarse el estado de la instancia de
documento a "activo". Un documento "pendiente" no está
disponible para nadie excepto para el originador.
A las instancias de documento marcadas como
"activas" pueden acceder todos los usuarios autorizados. Si una
instancia de documento tiene un tiempo de expiración, entonces se
cambia el estatus de "activo" a "archivado" cuando se
alcanza el tiempo de expiración. En este punto, se retiran los
derechos de instancia de documento para todos los usuarios
autorizados excepto para el originador.
A las instancias de documento marcadas como
"archivadas" puede acceder sólo el originador. El estado de
estos documentos se cambia a "borrado" después de una cantidad
de tiempo predeterminada. En este momento, el documento electrónico
(archivo físico) correspondiente a la instancia de documento se
elimina/borra de la memoria y se borra el registro de memoria de
documento correspondiente. Las instancias de documento marcadas como
borradas sólo están disponibles con fines de seguimiento y
facturación. Estas instancias de documento se eliminan de la base
25 de datos de DMS sólo cuando se factura el registro cronológico de
transacciones correspondiente y se elimina de la base 25 de
datos.
Las instancias de documento se marcan como
"canceladas" cuando un usuario autorizado (normalmente el
originador) hace que un documento expire antes del momento de
expiración. Entonces las instancias de documento canceladas se
tratan como instancias de documento archivadas.
El sistema 17 de DMS también puede proporcionar
una característica de legalización, legalizándose cada instancia de
documento por el sistema de DMS. Se usa una legalización digital
para autenticar un conjunto de datos identificable en un momento
dado. Un esquema de legalización sencillo, por ejemplo, implica
crear una huella digital (o resumen) de un documento, usando un
algoritmo de hash unidireccional, añadiendo una marca de tiempo, y a
continuación firmando los datos resultantes con una clave privada.
El sistema 17 de DMS puede configurarse para soportar múltiples
esquemas de legalización asignando un tipo de legalización a cada
legalización digital. Puede crearse un objeto de legalización
digital que contenga una referencia a un documento, instancia de
documento, grupo de documentos, notificación o transacción.
Haciendo referencia ahora a la figura 4, se
describen los procesos básicos de almacenamiento y recuperación de
un documento electrónico en el sistema 17 de DMS. La serie de etapas
básicas descritas con respecto a la figura 4 implican la
interacción entre un ordenador del originador (por ejemplo,
ordenador 10 personal), el sistema 17 de DMS, y uno o más usuarios
autorizados (por ejemplo, ordenador 11 personal). Cada uno de los
servicios proporcionados por el sistema 17 de DMS incluye una o más
de las etapas representadas en la figura 4, y según la presente
invención, cada una de esas etapas puede implicar realizar funciones
adicionales, tales como funciones de filtrado y contabilidad,
específicas para un servicio particular. Según los principios de la
presente invención, los servicios facturables se ponen a disposición
de un usuario específico en el sistema 17 de DMS, de manera
individual o en combinación, por uno o más proveedores de servicios.
Preferiblemente, cada una de las etapas descritas en la figura 4 se
realiza usando protocolos seguros.
Ahora se describe de manera ilustrativa la
figura 4 de manera global con respecto a un servicio de compartición
de archivos cooperativa del sistema 17 de DMS. En este servicio, un
originador crea un documento electrónico que va a almacenarse
usando una aplicación de cliente de hoja de cálculo, de imágenes o
de procesamiento de textos conocida, y a continuación se carga y
almacena en el sistema 17 de DMS. Entonces uno o más usuarios
autorizados pueden recuperar el documento electrónico, tal como
define el originador durante el proceso de almacenamiento. Después
de que un usuario autorizado haya modificado el documento, se
devuelve a la memoria 30 del sistema de DMS. Según los principios
de la presente invención, cada transacción que afecte al documento
se registra cronológicamente en las tablas de transacción de la base
25 de datos de DMS, por ejemplo, con fines de facturación,
notificación y seguimiento.
Más particularmente, en la etapa 80, un
originador usa una aplicación de cliente previamente conocida, tal
como una aplicación de generación de imágenes, de procesamiento de
textos, hoja de cálculo, etc. para crear un documento electrónico.
De manera ilustrativa, el documento puede estar constituido por un
plan de negocio y anexos para una empresa incipiente. A
continuación, el originador se conecta a Internet usando su
navegador web e introduce el URL para el sistema de DMS. Una vez
conectado al sitio web del sistema de DMS, en la etapa 81, el
originador inicia una sesión de usuario con el sistema 17 de DMS
usando un proceso de inicio de sesión, descrito a continuación en
el presente documento.
A continuación, el originador rellena los
formularios apropiados indicando un deseo de cargar el documento
electrónico previamente creado en el sistema de DMS, y en la etapa
82 define una lista de usuarios autorizados que pueden acceder al
documento. El originador especifica los tipos de acceso que va a
recibir cada usuario autorizado, y los metadatos relativos al
documento (por ejemplo, fecha de expiración, etc.). Por tanto, por
ejemplo, a algunos usuarios autorizados se les puede conceder acceso
sólo para recuperar y revisar un documento, mientras que a otros se
les puede conceder acceso para recuperar y modificar el documento.
Los derechos de acceso específicos concedidos a cada usuario
autorizado se registran en las tablas de documento de la base 25 de
datos de DMS, y la transacción se registra cronológicamente en las
tablas de transacción de la base 25 de datos de DMS.
En la etapa 83, el originador pide que el
documento se cargue y almacene en la memoria 30 del sistema de DMS.
Se generan registros apropiados en las tablas de documento de la
base 25 de datos de DMS, y la transacción se registra
cronológicamente en las tablas de transacción de la base 25 de datos
de DMS. En la etapa 85, se carga el documento, por ejemplo, usando
HTTP o FTP, y se almacena en la memoria 30. Durante el proceso de
carga, en la etapa 84, el documento puede filtrarse opcionalmente de
manera automática o selectiva según rutinas apropiadas para el
servicio que está realizándose. Por ejemplo, el documento puede
comprimirse o encriptarse automáticamente, o a petición del
originador, convertirse en un formato de archivo particular adecuado
para los usuarios autorizados (por ejemplo, convertirse de
WordPerfect® a Microsoft Word). Otras formas de filtrado pueden
incluir formateado, traducción o comprobación de virus. Tanto la
etapa de almacenamiento como de filtrado, si se realiza, se
registran cronológicamente en las tablas apropiadas en la base 25 de
datos de DMS.
En la etapa 86, el servidor 35 de notificación
genera mensajes de notificación para los usuarios autorizados
informando a estos usuarios de que el documento está disponible en
la memoria 30. El servidor de notificación también puede
proporcionar una notificación al originador de que las
notificaciones para los usuarios autorizados se han enviado o
suministrado, como se describe a continuación en el presente
documento con respecto a las figuras 12A y 12B. La emisión de
cualquier notificación para el originador y los usuarios autorizados
se registra cronológicamente en las tablas de notificación y las
tablas de transacción de la base 25 de datos de DMS. En cualquier
momento después de que el documento se haya almacenado en la memoria
30 en la etapa 83, el originador puede terminar su sesión de
usuario.
Una vez que un usuario autorizado recibe la
notificación de que el documento está disponible para recuperarlo
de la memoria 30, por ejemplo, mediante la recepción de un mensaje
de correo electrónico o mensaje de voz, el usuario autorizado se
conecta al sistema de DMS usando el navegador web previamente
conocido para crear una nueva sesión de usuario en la etapa 87. El
usuario autorizado puede pedir entonces la recuperación del
documento de la memoria 30, en la etapa 88, y puede realizarse
cualquier filtrado automático, o filtrado seleccionado por el
usuario autorizado, durante el proceso de descarga del documento en
la etapa 89. A continuación se descarga el documento al usuario
autorizado en la etapa 90. Cada transacción se registra
cronológicamente en las tablas apropiadas de la base 25 de datos de
DMS.
En el contexto de la compartición de archivos
cooperativa, el usuario autorizado puede o bien "obtener" una
copia del documento, dejando así el documento disponible para la
recuperación por parte de otros usuarios autorizados para su
descarga y modificación, o bien "tomar" el documento de la
memoria 30. Si el usuario autorizado elige "tomar" el
documento, sólo ese usuario autorizado tiene derecho a,
posteriormente, "devolver" el documento. El que un usuario
autorizado tenga derechos para "obtener" o "tomar" un
documento depende de los derechos de acceso concedidos por el
originador cuando el documento se almacena en primer lugar en el
sistema de DMS. En una realización preferida, el originador
conserva los derechos para posteriormente cambiar estos derechos de
acceso. Como se indica mediante la flecha 91 de retorno en la figura
4, después de que un usuario autorizado haya tomado y modificado el
documento, puede devolver el documento modificado al sistema de DMS,
y se asigna un nuevo identificador de versión al documento
modificado en las tablas de documento de la base 25 de datos de
DMS.
En el contexto de un servicio de flujo de
trabajo proporcionado por el sistema 17 de DMS, una tabla de flujo
de trabajo puede asociarse con un documento en la base de datos de
DMS que especifique múltiples tareas a realizar en secuencia por
los usuarios autorizados. En este caso, el originador puede asociar
o importar una serie de descripciones de tareas almacenadas en la
base 25 de datos de DMS con un documento y una lista de usuarios
autorizados responsables de realizar esas tareas. Después de que un
usuario autorizado recupere el documento, realice la tarea asignada
al mismo y devuelva el documento a la memoria 30, el servidor 35 de
notificación genera y envía una notificación apropiada al usuario
autorizado responsable de la siguiente tarea en el flujo de
trabajo.
En el contexto del suministro de documentos
electrónicos, el originador puede especificar uno o múltiples
usuarios autorizados a los que se permite el acceso al documento. En
este caso, el servidor 35 de notificación genera mensajes
apropiados para el(los) usuario(s)
autorizado(s) a través del mecanismo de transporte
seleccionado notificando a esos usuarios que el documento está
disponible en la memoria 30. Los usuarios autorizados pueden
iniciar entonces sesiones de usuario para recuperar el documento,
incluyendo cualquier filtrado seleccionado por el usuario o
automático especificado pedido para el documento.
En el contexto de un servicio de distribución de
documentos, el documento se pone a disposición de uno o más
usuarios autorizados en la memoria 30, que pueden o no ser conocidos
para el originador en el momento en que el documento se pone en la
memoria 30. Los usuarios autorizados pueden iniciar sesiones de
usuario para recuperar el documento, incluyendo cualquier filtrado
seleccionado por el usuario o automático especificado pedido para
el documento. Este servicio podría usarse, por ejemplo, para
distribuir electrónicamente un libro con derechos de autor,
permitiendo a los usuarios que pagan por el libro acceder y
descargar el libro.
Haciendo referencia ahora a la figura 5, se
describe un diagrama de flujo detallado para el proceso de cargar y
almacenar un documento en el sistema 17 de DMS, correspondiente a
las etapas 81-86 de la figura 4. En primer lugar el
originador inicia sesión y crea una sesión de usuario como se
describe a continuación en el presente documento con respecto a las
figuras 10 y 11. Ahora el originador puede cargar y almacenar uno o
más documentos electrónicos e información perteneciente a los
usuarios autorizados para esos documentos en el sistema 17 de DMS,
preferiblemente usando un protocolo de Internet seguro, tal como la
capa de conexión segura ("SSL") en la etapa 100.
El originador may "empaquetar" un documento
antes de cargarlo en el sistema de DMS, por ejemplo, usando una
rutina de compresión, rutina de encriptación, o añadiendo una firma
digital usando aplicaciones disponibles en el ordenador de cliente,
por ejemplo, el ordenador 10 personal. Como alternativa, tal
"empaquetado" puede realizarse automáticamente (o de manera
selectiva, a petición del originador) por el sistema 17 de DMS como
parte de un proceso de filtrado durante la carga y el almacenamiento
del documento en la etapa 102.
Cuando se emplea una función de filtrado de
encriptación, el documento puede encriptarse usando un algoritmo
simétrico con una clave de sesión única. Como se entenderá
evidentemente, puede usarse cualquier cifrado simétrico para
encriptar el archivo. La clave de sesión puede generarse usando
información única acerca del archivo (por ejemplo, ID de instancia
de documento, ID de usuario, información de fecha/hora) y
opcionalmente, información específica de la sesión proporcionada
por el usuario. En el caso en el que el originador proporciona
información (por ejemplo, una contraseña o código), un usuario
autorizado que intente recuperar el archivo debe proporcionar la
misma información para permitir al sistema de DMS volver a generar
la clave de sesión. Basándose en el tipo de empaquetado (en caso de
existir) del documento y el tipo de encriptación de almacenamiento,
se ajusta el tipo de encriptación de documento.
En la etapa 101, el originador puede designar a
los usuarios autorizados para el documento, y los derechos de
acceso que van a concederse a esos usuarios autorizados. Los
usuarios autorizados pueden identificarse usando un identificador
público, por ejemplo, ID de usuario, certificado o dirección de
notificación. La lista de usuarios autorizados puede incluir
usuarios que todavía no son usuarios registrados de un servicio
proporcionado por el sistema de DMS, autorizando a esos usuarios no
registrados con derechos seleccionados con respecto al documento.
Por ejemplo, puede que a un usuario autorizado sólo se permita ver
un documento, pero que no se le permita editar el documento.
Adicionalmente, puede que a un usuario autorizado se le conceda
acceso a un documento sólo durante un periodo de tiempo limitado.
Los derechos del usuario autorizado también pueden estar implícitos
en el servicio seleccionado.
También se cargan y almacenan metadatos, que
comprenden información acerca del propio documento, en las tablas
de documento de la base 25 de datos de DMS en la etapa 100. Los
metadatos que puede cargar el originador en el sistema de DMS
incluyen información sobre: prioridad; asunto; mensaje; fecha/hora
de expiración del documento; planificación de notificación;
notificación de confirmación; una etiqueta de protección de
contraseña; control de acceso; y etiqueta de petición de filtrado.
El documento y todos los datos relacionados se cargan y almacenan
en el sistema 17 de DMS a través de protocolos convencionales
seguros tales como SSL/HTTP y SSL/FTP.
En la etapa 101, el sistema determina si el
originador ha especificado algún usuario autorizado. Si no se ha
especificado ninguno (o todos los usuarios autorizados ya se han
confirmado), el documento y los metadatos se almacenan en el
sistema de DMS en la etapa 103, después de realizar cualquier
filtrado pedido o automatizado opcional en la etapa 102. Las
transacciones apropiadas se registran cronológicamente en la base 25
de datos de DMS en la etapa 104 y se devuelve un mensaje de estatus
al originador en la etapa 105.
Si el originador especifica un usuario
autorizado (o hay usuarios autorizados restantes que han de
confirmarse), el sistema determina en la etapa 106 si el usuario
autorizado especificado está registrado. En este caso, se actualiza
el sistema de autorización de DMS, descrito a continuación en el
presente documento, para ese usuario autorizado para reflejar los
derechos de acceso especificados por el originador o implícitos en
el servicio en la etapa 107. Entonces, en la etapa 108, el servidor
35 de notificación puede enviar al usuario autorizado una
notificación a su dirección de notificación. El proceso anterior se
repite para cada usuario autorizado especificado por el
originador.
Si el usuario autorizado no está registrado en
el sistema de DMS, el usuario autorizado se prerregistra con
credenciales temporales en la etapa 109. Si el sistema determina que
las credenciales prerregistradas son credenciales de confianza en
la etapa 110, por ejemplo, si está disponible un certificado digital
emitido por una entidad de certificación (una organización de
terceros de confianza que emite certificados digitales), las
credenciales del usuario autorizado prerregistradas se copian en o
se referencian por el sistema de DMS en la etapa 111 y se requieren
para que el usuario autorizado prerregistrado acceda a los
documentos. Si las credenciales no son credenciales de confianza,
se genera y almacena un número de introducción único en la base 25
de datos de DMS en la etapa 112. El usuario autorizado
prerregistrado debe usar entonces este número de introducción para
acceder a los documentos.
En la etapa 113, al usuario autorizado
prerregistrado se le conceden los derechos apropiados en el sistema
de autorización de DMS. La primera vez que un usuario autorizado
prerregistrado se introduce en un servicio DMS, se crea una cuenta
para ese usuario autorizado. Como alternativa, si el usuario
autorizado prerregistrado ya se ha introducido en un servicio DMS
mediante un usuario registrado, al usuario autorizado prerregistrado
existente simplemente se le da autorización para acceder al
documento nuevo. En la etapa 114, al usuario autorizado
prerregistrado se le envía un mensaje de introducción explicando
cómo acceder a los documentos, y se repite todo el proceso para
cada nuevo usuario autorizado en la etapa 115.
En la etapas 107 y 113, a los usuarios
autorizados se les conceden derechos usando el sistema de
autorización de DMS, que define los derechos que tienen los
usuarios sobre objetos de documento, instancias de documento y
grupos de documento particulares. Por ejemplo, cuando se usa el
sistema 17 de DMS para un servicio de suministro de documentos, se
producen las siguientes etapas:
- \bullet
- Se crea un grupo de documentos para contener de manera lógica los documentos que van a suministrarse;
- \bullet
- Se crean un objeto de documento y una instancia de documento para cada documento;
- \bullet
- Se crean derechos de grupo de documentos, derechos de instancia de documento y derechos de objeto de documento para el originador y el usuario autorizado.
\vskip1.000000\baselineskip
Por ejemplo, con respecto a un documento cargado
en el sistema de DMS, un originador puede tener derechos de
propietario, derechos de recuperación, derechos de visualización y
el derecho a revocar el acceso por un usuario autorizado
previamente especificado, mientras que un usuario autorizado puede
tener derechos de visualización y recuperación.
Haciendo referencia ahora a la figura 6, se
describe el proceso mediante el que un usuario autorizado recupera
un documento del sistema 17 de DMS. Como se describió anteriormente
en el presente documento para el proceso de almacenamiento de
documentos, puede filtrarse un documento durante el proceso de
recuperación, por ejemplo, para descomprimir o desencriptar un
documento comprimido o encriptado. La primera etapa en la
recuperación de documentos, en la etapa 120, es que un usuario
autorizado reciba una notificación que informa al usuario
autorizado de que el documento está disponible en la memoria 30. En
la etapa 121, el usuario autorizado inicia sesión en el sistema de
DMS, por ejemplo, usando el URL del sistema de DMS y un navegador
web previamente conocido para recuperar el documento. Como
alternativa, el usuario autorizado puede acceder al sistema de DMS
usando un URL contenido en la notificación que informa al usuario
autorizado de que el documento está disponible en la memoria 30. La
presente invención también proporciona el uso de token de acceso,
por lo que el URL contenido en la notificación puede incluir un
token de acceso que se usa para controlar el acceso de un usuario a
los servicios del sistema de DMS. El uso de token de acceso se
comenta a continuación en el presente documento con respecto a la
figura 13. Una vez que el usuario autorizado inicia sesión en el
sistema de DMS, la recuperación de documentos sigue uno de cuatro
posibles escenarios.
En el caso A, en la etapa 122, el usuario
autorizado se identifica por el sistema de DMS como un usuario
registrado. En este caso, el usuario autorizado presenta las
credenciales en la etapa 123. Una vez autenticadas las credenciales,
se proporciona acceso al usuario a los documentos y datos en la
etapa 124.
En el caso B, en la etapa 126, el usuario
autorizado se identifica por el sistema de DMS como un usuario
autorizado prerregistrado y el servicio al que está accediendo
requiere un número de introducción. En este caso, se entrega al
usuario el número de introducción o bien a través de un mensaje de
notificación (véase la etapa 112 de la figura 5) o bien mediante el
originador usando un canal independiente de comunicación. Entonces,
el usuario presenta el número de introducción en la etapa 127. Una
vez autenticado el número de introducción, se proporciona acceso al
usuario a los documentos y datos en la etapa 124.
En el caso C, en la etapa 128, el usuario
autorizado es un usuario autorizado prerregistrado y el servicio al
que está accediendo no requiere credenciales. En este caso, el
usuario autorizado puede acceder directamente a los documentos y
datos en la etapa 124.
En el caso D, en la etapa 129, el usuario
autorizado es un usuario autorizado prerregistrado con credenciales
de confianza (correspondiente a la etapa 111 de la figura 5). En
este caso, el usuario autorizado prerregistrado presenta las
credenciales de confianza en 130. Una vez autenticadas las
credenciales, se proporciona acceso al usuario a los documentos y
datos en la etapa 124.
En todos los casos, todas las actividades del
usuario autorizado se registran cronológicamente en el registro
cronológico de transacción en la etapa 125.
El sistema de DMS de la presente invención
soporta preferiblemente un conjunto extensible de tipos de
transacción. Un conjunto núcleo de tipos de transacciones está
definido por el sistema de DMS y cada servicio proporcionado por el
sistema de DMS puede definir tipos de transacciones adicionales. Los
tipos de transacciones tienen las siguientes propiedades:
- \bullet
- Nombre
- \bullet
- Tipo de facturación: "no facturable"; "facturable por recuento"; "facturable por valor"
\vskip1.000000\baselineskip
Cada cuenta de servicio puede tener un plan de
tarificación independiente, y cada plan de tarificación puede tener
una tarifa por periodo asociada (por ejemplo, suscripción mensual),
así como un mecanismo de tarificación por el que cada tipo de
transacción se tarifica para un valor dado de esa transacción
("plan de tarificación de tipo de transacción"). Por ejemplo,
si el tipo de transacción es almacenamiento de documentos, entonces
el plan de tarificación de tipo de transacción puede incluir la
siguiente información:
- \bullet
- Tipo de transacción (por ejemplo, almacenamiento de documentos)
- \bullet
- Plan de tarificación (por ejemplo, mensual)
- \bullet
- Tarifa (por ejemplo, 0,50 \textdollar por unidad)
- \bullet
- Valor mínimo (por ejemplo, 0 KB)
- \bullet
- Valor máximo (por ejemplo, 10 KB)
- \bullet
- Tarifa mínima que puede cobrarse (por ejemplo, 1 \textdollar)
- \bullet
- Tarifa máxima que puede cobrarse (por ejemplo, 5 \textdollar)
- \bullet
- Visibilidad: visible o no visible, que identifica si el usuario puede ver información registrada cronológicamente sobre este tipo de transacción.
\vskip1.000000\baselineskip
Dada la información anterior, puede calcularse y
registrarse cronológicamente el valor de cada transacción en las
tablas de transacción de la base 25 de datos de DMS con una tarifa
asociada.
Cada transacción puede asociarse a uno o más de:
documento; instancia de documento; grupo de documentos; o una
notificación (es decir, un mensaje de notificación particular
generado por el sistema de DMS). Cada transacción también puede
asociarse con al menos uno de: una cuenta de usuario o una cuenta de
servicio, y preferiblemente se marca la fecha/hora de la
transacción. Adicionalmente, cada transacción puede firmarse
digitalmente por el sistema de DMS. Las transacciones también
pueden ser anidables, es decir, cada transacción puede tener una
transacción padre asociada a la misma. Las transacciones pueden
usarse para formar una pista de auditoria para un usuario, cuenta,
documento, instancia de documento, grupo de documentos o
notificación dados. Cada uno de estos objetos tiene preferiblemente
al menos una transacción registrada cronológicamente vinculada al
mismo.
Por ejemplo, para una transacción de documento
nuevo en el contexto de un servicio de suministro de documentos,
pueden almacenarse los siguientes datos en las tablas de información
de transacción de la base 25 de datos de DMS:
- \bullet
- Transacción padre = suministro de documento
- \bullet
- Tipo de transacción = documento nuevo
- \bullet
- ID de notificación = nulo
- \bullet
- ID de instancia de documento = 9812731
- \bullet
- ID de grupo de documentos = nulo
- \bullet
- ID de documento = 2832837
- \bullet
- ID de cuenta = 5632219
- \bullet
- ID de usuario = 3878772
- \bullet
- Cantidad (valor) = 1
- \bullet
- Tarifa (moneda) = 0,50 \textdollar
- \bullet
- Fecha/hora = 12:34:43.99 EST March 01, 1999
- \bullet
- Visible = sí
- \bullet
- Estatus = activo
\vskip1.000000\baselineskip
La transacción enlaza el documento nuevo con un
ID de documento (para el objeto de documento) y un ID de instancia
de documento (para la instancia o versión específica de este
documento y sus detalles relacionados que incluyen un indicador a
su almacenamiento), el ID de cuenta, y el ID de usuario del usuario
que realizó la transacción.
Puede usarse el registro cronológico de
transacciones para generar un extracto de facturación para cada
cuenta usuario. Un extracto de facturación puede generarse para una
cuenta particular y para un periodo de extracto particular. Además,
el sistema de DMS de la presente invención también permite
identificadores definidos por el usuario (códigos de facturación)
para realizar un seguimiento y organizar la actividad de usuario.
Por ejemplo, un abogado que almacene un contrato en el sistema 17
de DMS puede incluir como parte de los metadatos para el documento
una identificación del código de facturación del cliente.
Durante el proceso de generación de un extracto
de facturación, el estatus de cada una de las transacciones
incluidas en el extracto de facturación se cambia de "activo" a
"archivado". Las transacciones marcadas como "archivadas"
pueden eliminarse entonces del registro cronológico de transacciones
(para mejorar el rendimiento de búsqueda del registro cronológico
de transacciones principal) y ponerse en otro registro cronológico
(por ejemplo, un registro cronológico de transacciones archivadas).
Como alternativa, las transacciones marcadas como archivadas pueden
pasarse automáticamente a "borradas" después de una vida útil
configurable predeterminada. Este cambio de estatus de
"archivado" a "borrado" puede producirse tanto en el
registro cronológico de transacciones como en el registro
cronológico de transacciones archivadas. Las transacciones que pasan
a "borradas" se borran automáticamente después de un periodo
de caducidad.
Haciendo referencia ahora a la figura 7, se
describe el proceso de registrar cronológicamente una transacción
de almacenamiento en el sistema de DMS de la presente invención.
Como se explicó anteriormente, el sistema de DMS ofrece muchos
servicios diferentes, cada uno de los cuales puede tener
transacciones que se registran cronológicamente y se facturan. La
figura 7 es un ejemplo representativo del proceso de registrar
cronológicamente una transacción de este tipo.
En la etapa 140, el proceso de registro
cronológico requiere como entrada: el valor de transacción
(cantidad), el tipo de transacción y el plan de tarificación. En la
etapa 141, el sistema de DMS determina un tipo de facturación
asociado con el tipo de transacción. Si la transacción es "no
facturable", lo que se determina en la etapa 142, la tarifa de
transacción se fija a cero en la etapa 143, y la visibilidad de
transacción se fija según el plan de tarificación en la etapa 144.
Si el tipo de facturación del tipo de transacción es "por
recuento", lo que se determina en la etapa 145, entonces el
registro para ese intervalo se recupera de la base 25 de datos de
DMS en la etapa 146. La tarifa de transacción se fija en la etapa
147 y la visibilidad se fija según el plan de tarificación en la
etapa 148.
Si el tipo facturable es "por valor",
determinado en la etapa 149, entonces el plan de tarificación de
tipo de transacción se recupera de la base 25 de datos de DMS en la
etapa 150. En un ejemplo en el que la transacción consiste en
almacenar un documento de 1,5 MB en el sistema de DMS, el tipo de
transacción es "almacenamiento de documentos" y el valor es
1,5 MB. Este tipo de transacción es facturable "por valor" y
hay dos intervalos de valores tarificables: 0-1 MB
y >1 MB. El plan de tarificación de tipo de transacción para el
primer intervalo incluiría la siguiente
información:
información:
- \bullet
- Nombre del plan (por ejemplo "plan Gold")
- \bullet
- Almacenamiento por tamaño
- \bullet
- Tarifa = 0,50 \textdollar
- \bullet
- Valor mínimo = 0 MB
- \bullet
- Valor máximo = 1 MB
- \bullet
- Tarifa mínima que puede cobrarse = 0,15 \textdollar
- \bullet
- Tarifa máxima que puede cobrarse = Nulo
- \bullet
- Visibilidad = visible
\newpage
El plan de tarificación de tipo de transacción
para el segundo intervalo incluiría la siguiente información:
- \bullet
- Nombre del plan (por ejemplo "plan Gold")
- \bullet
- Almacenamiento por tamaño
- \bullet
- Tarifa = 0,25 \textdollar
- \bullet
- Valor mínimo = 1 MB
- \bullet
- Valor máximo = Nulo
- \bullet
- Tarifa mínima que puede cobrarse = Nulo
- \bullet
- Tarifa máxima que puede cobrarse = Nulo
- \bullet
- Visibilidad = visible.
En la etapa 151, el sistema de DMS comienza a
calcular la tarifa de transacción fijando la tarifa de transacción
inicial a cero. Para cada intervalo de valores dentro del valor del
tipo de transacción, determinado en la etapa 152, se repite el
siguiente proceso: En la etapa 153, se determina si el valor >=
valor máximo. En este caso, la tarifa bruta se calcula como (valor
máximo - valor mínimo) X tarifa en la etapa 154. Si no, la tarifa
bruta se calcula como (valor - valor mínimo) X tarifa en la etapa
155. Si la tarifa bruta >= tarifa máxima que puede cobrarse,
determinada en la etapa 160, la tarifa bruta se fija a la tarifa
máxima que puede cobrarse en la etapa 161. Si la tarifa bruta <
tarifa máxima que puede cobrarse y si la tarifa bruta <= tarifa
mínima que puede cobrarse entonces la tarifa bruta se fija a la
tarifa mínima que puede cobrarse en la etapa 163. La tarifa de
transacción se fija a la tarifa de transacción + la tarifa bruta en
la etapa 164. Por tanto, continuando con el ejemplo, para un archivo
de 1,5 MB, la tarifa de transacción final sería de 0,50
\textdollar (1 MB X 0,50 \textdollar) + 0,125 \textdollar (0,5
MB X 0,25 \textdollar) = 0,625 \textdollar.
Tras repetir el proceso para cada intervalo de
valores, se fija la tarifa de transacción en la etapa 165. La
visibilidad de la transacción se fija según el plan de tarificación
en la etapa 166, y toda la información se registra cronológicamente
en el registro cronológico de transacciones, completando el proceso
de registro cronológico.
Haciendo referencia a la figura 8, se describe
una arquitectura de proveedor de servicios y servicio ilustrativa
para el sistema 17 de DMS de la presente invención. En el contexto
de esta memoria descriptiva, un "proveedor de servicios" es
una entidad que revende servicios de gestión de documentos
disponibles en un sistema de DMS construido según los principios de
la presente invención, y no es necesario que sea un ISP.
El sistema 17 de DMS proporciona y soporta una
serie de servicios diferentes, tal como se describió anteriormente
en el presente documento. Cada servicio proporciona una interfaz
única al sistema de DMS y una manera única de interactuar con el
sistema de DMS. Los ejemplos ilustrativos de servicios de sistema de
DMS incluyen el suministro 168a seguro de documentos,
almacenamiento 168b seguro de documentos, compartición 168c
cooperativa segura de archivos, etc. Cada servicio tiene una
interfaz única que limita cómo puede interactuar un usuario con el
sistema de DMS. Por ejemplo, un usuario de un servicio de
almacenamiento no puede hacer que el sistema 17 de DMS envíe una
notificación a otro usuario, mientras que tal funcionalidad puede
incluirse automáticamente en un servicio de suministro.
Las interfaces de servicios también permiten a
los usuarios interactuar con el sistema 17 de DMS usando
aplicaciones de cliente específicas para el servicio que va a
realizarse. Por ejemplo, puede usarse un navegador web para
realizar peticiones al sistema 17 de DMS usando HTTP a través de un
protocolo de capas de conexiones seguras (SSL), y puede devolverse
una respuesta en lenguaje de marcado de hipertexto ("HTML").
Una aplicación de procesador de textos puede realizar una petición
al sistema 17 de DMS usando HTTP a través de SSL y puede devolverse
una respuesta en lenguaje de marcado extensible ("XML"). Cada
servicio DMS puede responder a peticiones de datos usando
diferentes formatos, por ejemplo, HTML, XML, etc. Un servicio DMS
también puede responder a peticiones estructurando los datos de
diferente manera según las preferencias de un proveedor de
servicios.
Los proveedores 167a-167c de
servicios en la figura 8 proporcionan cada uno un servicio DMS
usando el sistema 17 de DMS. Según un aspecto de la presente
invención, el sistema 17 de DMS puede incluir funciones de
personalización, que permiten a diferentes proveedores de servicios
acceder a un único sistema de DMS, pero crean la apariencia de
ordenadores servidores dedicados independientes. Por ejemplo,
accediendo a un servicio de suministro de documentos con una cuenta
de servicio proporcionada por el suministro de documentos de ACME,
el usuario visualizará el logotipo corporativo de ACME en los datos
devueltos. Esto puede llevarse a cabo, por ejemplo, usando un
parámetro de "logotipo", almacenado en las tablas 64 de
información de cuenta (véase la figura 2), que identifica la
información corporativa de un proveedor de servicios particular que
va a presentarse visualmente en una cuenta de usuario administrada
por ese proveedor de servicios. Puede haber uno o muchos proveedores
167a-c de servicios para cada uno o más servicios
en un único sistema de DMS.
Por tanto el sistema 17 de DMS puede hospedar
servicios para muchas organizaciones diferentes. Los usuarios que
tienen una cuenta de servicio registrada pueden usar el sistema 17
de DMS para acceder a cualquier servicio para el que se hayan
registrado. Además, un usuario registrado puede tener más de una
cuenta de servicio DMS, posibilitando a ese usuario usar el mismo
servicio de más de un proveedor 167a-c de servicios
o usar diferentes servicios de diferentes proveedores
167a-c de servicios, o cualquier combinación de los
mismos. Dado que una cuenta de servicio contiene tanto un servicio
como un proveedor 167a-c de servicios, puede
realizarse el seguimiento de una actividad facturable por servicio
y por proveedor de servicios, posibilitando así que aparezcan
múltiples organizaciones para los usuarios finales (es decir,
usuarios registrados) con un servicio DMS virtual "dedicado"
en el mismo sistema 17 de DMS.
A continuación se describen los procesos de
registro y autenticación de usuarios para registrarse como usuario
de un sistema 17 de DMS. Tal como se describió anteriormente en el
presente documento, muchos de los servicios ofrecidos por el
sistema de DMS de la presente invención requieren que un usuario
tenga una cuenta de usuario, y la información sobre cada cuenta de
usuario se almacena en las tablas de información de cuenta de la
base 25 de datos de DMS. En una realización preferida, un usuario
puede obtener una cuenta de usuario o bien mediante: 1) registro y
autenticación o bien 2) a través de la introducción por parte de
otro usuario registrado.
Cada cuenta de usuario es única para un usuario
y cuenta de servicio; la información sobre cada cuenta de servicio
también se almacena en la base 25 de datos de DMS. Una cuenta de
servicio comprende un servicio, un proveedor de servicios, un plan
de tarificación para cada transacción que realiza el usuario con una
cuenta, un plan de límite que limita el uso de una cuenta (por
ejemplo, un límite sobre el tamaño de archivo máximo que puede
cargarse en el sistema de DMS), un plan de características para
personalizar las características disponibles para cada servicio
(por ejemplo, desactivando la característica de suministro
planificado del servicio de suministro de documentos) e información
de facturación (dirección de facturación e información de
pago).
Haciendo referencia a la figura 9 se describen
los procesos de registro y autenticación usados por un usuario para
obtener acceso al sistema 17 de DMS. En la etapa 170, el registrador
accede a la interfaz de registro del sistema de DMS, por ejemplo,
usando un navegador web para acceder al URL de interfaz de registro
del sistema de DMS. A continuación, en la etapa 171, el registrador
selecciona un servicio DMS para el que quiere registrarse. En la
etapa 172, el DMS determina si el registrador ya tiene una cuenta de
servicio DMS existente.
Si el registrador ya tiene una cuenta de DMS, el
registro para un nuevo servicio requiere que el registrador
proporcione sus credenciales de usuario en la etapa 173 y entonces
autentique esos credenciales en la etapa 180. Si el registrador no
tiene una cuenta preexistente, determinada en la etapa 172, se pide
al registrador que proporcione información personal, tal como
nombre, dirección, dirección de notificación (por ejemplo,
dirección de correo electrónico, número de teléfono, dirección IP),
información de pago, etc. en la etapa 174. En la etapa 175, el
ordenador servidor de DMS procesa y verifica la información de
registro. Si la información no se verifica satisfactoriamente en la
etapa 176, se informa al registrador de que se ha proporcionado
información insuficiente, en la etapa 186, y se pide al registrador
que vuelva a enviar la información.
Si la información se verifica
satisfactoriamente, se proporcionan al registrador credenciales de
usuario a través de un enlace seguro en la etapa 177. Las
credenciales de usuario, que pueden estar constituidas, por
ejemplo, por ID de usuario alfanuméricos, contraseñas alfanuméricas,
certificados digitales y/o direcciones de notificación, permiten al
usuario acceder de manera segura a documentos, cargar documentos,
visualizar información autorizada sobre documentos, firmar
digitalmente documentos, etc. Las credenciales de un usuario
identifican de manera única al usuario para el sistema de DMS. En la
etapa 178, se dan instrucciones al registrador para autenticar sus
credenciales.
Una vez que se han emitido credenciales para el
registrador, o se determina que ya tiene credenciales, comienza el
proceso de autenticación, en la etapa 179. Esto puede llevarse a
cabo mediante el acceso del registrador a la interfaz de
autenticación de DMS introduciendo el URL asociado con la interfaz
de autenticación de DMS en su navegador web. Una vez que se ha
autenticado satisfactoriamente el registrador, en la etapa 180, la
nueva cuenta de servicio del registrador está lista para su uso en
la etapa 181. Si el registrador no se ha autenticado
satisfactoriamente en la etapa 180, se registra cronológicamente un
fallo de autenticación en la etapa 182. Si el número de fallos de
autenticación supera un número predeterminado, en la etapa 183, se
bloquea la capacidad del registrador para autenticarse durante un
periodo de tiempo predeterminado en la etapa 184. Si el número de
fallos de autenticación no supera el límite de seguridad
predeterminado, se pide al registrador que se autentique de nuevo
en la etapa 185.
Haciendo referencia ahora a la figura 10,
después de que un usuario se haya registrado y autenticado sus
credenciales con el sistema de DMS, el usuario puede acceder
entonces a los servicios proporcionados por el servicio DMS
iniciando la sesión en el sistema de DMS. Un usuario accede por
primera vez al servicio de inicio de sesión de DMS en la etapa 190,
por ejemplo, usando un navegador web para acceder al URL asociado
con el servicio de inicio de sesión de DMS. El usuario entrega
entonces sus credenciales en la etapa 191, y el DMS realiza una
comprobación para ver si las credenciales son válidas en la etapa
192. Si las credenciales son válidas, se crea una sesión de usuario
en la etapa 193 y se da acceso al usuario al sistema de DMS en la
etapa 194.
Si las credenciales no son válidas, se registra
cronológicamente un evento de seguridad de inicio de sesión
(indicando que ha habido un intento de inicio de sesión fallido) en
la etapa 195. El DMS realiza una comprobación para ver si el número
de eventos de seguridad de inicio de sesión supera un número
predeterminado en la etapa 196. Si no se supera ese numero, se
envía un mensaje de error al usuario y se permite al usuario volver
a intentar el proceso de inicio de sesión en la etapa 197. Si el
número de eventos de seguridad de inicio de sesión supera el número
predeterminado, se bloquea al usuario el acceso al sistema en la
etapa 198 y se envía un mensaje a ese efecto al usuario en la etapa
199. Si el usuario realiza una petición al sistema de DMS tras
haber expirado la sesión actual, se pedirá que inicie la sesión de
nuevo.
Una vez que un usuario ha iniciado la sesión
satisfactoriamente, se registra cronológicamente la sesión del
usuario y se almacena en la base 25 de datos de DMS. Una sesión
comprende un identificador alfanumérico único y una marca de
tiempo, y se asocia con una cuenta de usuario específica. Cada
petición realizada al DMS tras iniciar la sesión como usuario
registrado debe incluir la contraseña de sesión correcta o se
denegará el servicio y se registrará cronológicamente un evento de
seguridad. Eventos de seguridad sucesivos provocan el bloqueo de
una cuenta, impidiendo que el usuario obtenga acceso adicional al
sistema de DMS.
Las sesiones de HTTP carecen de estado, así que
la información sobre estas sesiones debe mantenerse en la base 25
de datos. Las comunicaciones al servidor 20 contienen un número
identificador de sesión que referencia información de sesión en la
base 25 de datos. Las sesiones se gestionan mediante un proceso
automático, ilustrado en la figura 11, que monitoriza de manera
continua la duración de una sesión para determinar si una sesión
actual tiene una duración mayor que un intervalo predeterminado
específico. Si hay una sesión activa, determinada en la etapa 200,
el sistema de DMS determina si la duración de la sesión es mayor que
el intervalo predeterminado, en la etapa 201. Si se ha superado el
intervalo, la sesión del usuario pasa a estar inactiva en la etapa
202 y se introduce una etiqueta a tal efecto en la entrada de la
base de datos correspondiente. El proceso se repite en la etapa 203
para cada sesión activa. Como alternativa, un usuario obligado a
cerrar la sesión/salir también puede pasar a ser un usuario con
sesión inactiva y por consiguiente se etiqueta la entrada de la base
de datos correspondiente.
Haciendo referencia ahora a las figuras 12A y
12B, se describen los servicios de petición y confirmación de
notificación disponibles en una realización preferida del sistema 17
de DMS. El servidor 35 de notificación genera mensajes de
notificación en respuesta a diversos eventos de usuario. Por
ejemplo, cuando un registrador se registra para un servicio DMS, el
registrador recibe una notificación con instrucciones sobre la
autorización, tal como comentó anteriormente en el presente
documento con respecto a la etapa 178 de la figura 9.
Como otro ejemplo, cuando un originador ha
creado un documento electrónico y cargado ese documento en el
sistema de DMS, los usuarios autorizados que tienen acceso al
documento pueden recibir una notificación de que el documento está
disponible para su recuperación (tal como se comentó con referencia
a las etapas 108 y 114 de la figura 5). En este caso, la
notificación puede contener instrucciones sobre cómo puede
recuperarse el documento del sistema de DMS. Los mensajes de
notificación son digitales y pueden adoptar la forma de un mensaje
alfanumérico, sonido digital, imagen digital u otras formas
digitales. Por tanto, el sistema 17 de DMS soporta preferiblemente
varios tipos de transportes de notificación que incluyen correo
electrónico, fax, mensajes de voz y radiomensaje.
Con respecto a la figura 12A, se describe el
proceso de petición de notificación realizado por el sistema 17 de
DMS. En la etapa 210, el servidor 35 de notificación crea un mensaje
de notificación en respuesta a algunos eventos iniciados por el
usuario. En la etapa 211, se crea una petición de notificación que
contiene algo de o toda la información siguiente: (1) el asunto del
mensaje; (2) la dirección de notificación del originador (por
ejemplo, una dirección de correo electrónico); (3) la dirección de
notificación del/de los usuario(s) autorizado(s); (4)
la prioridad de la notificación (por ejemplo, alta, media o baja);
(5) el cuerpo del mensaje, que incluye un identificador de
notificación único creado por el sistema de DMS; (6) opcionalmente,
una indicación de la fecha y la hora en las que debe suministrarse
el mensaje; (7) una etiqueta de estatus (por ejemplo,
"pendiente", "enviado" o "fallido") indicando el
estatus del suministro de notificación, fijado inicialmente a
"pendiente"; (8) el tipo de transporte para la notificación
(por ejemplo, correo electrónico, mensaje de voz, etc.); y (9) un
contador de reintentos que realiza un seguimiento del número de
veces que se ha procesado una petición de notificación (fijado
inicialmente a cero, e incrementado con cada intento de suministro
insatisfactorio hasta que el estatus de petición de notificación
marca "fallido"). La petición de notificación se pone en cola,
en la etapa 212, con un estatus de "pendiente", en las tablas
66 de información de notificación de la base 25 de datos de
DMS.
El proceso de suministro de notificaciones se
describe con respecto a la figura 12B. En la etapa 220, el sistema
itera a través de los registros en las tablas con una etiqueta de
"pendiente". En la etapa 221, el servidor 35 de notificación
intenta suministrar la notificación usando el sistema de transporte
especificado para ese usuario autorizado. El sistema 17 de DMS
realiza entonces una comprobación para ver si hay un rechazo del
transporte, en la etapa 222, por ejemplo, si el servidor 35 de
notificación no está funcionando. Si no se detecta rechazo del
transporte, la etiqueta de petición de notificación se fija a
"enviado" en la etapa 223, y la transacción de notificación se
registra cronológicamente como enviada en la etapa 224.
Si se detecta un rechazo del transporte, en la
etapa 222, se comprueba un contador de reintentos en la etapa 225.
Si el número de reintentos no supera un límite predeterminado, se
incrementa el contador de reintentos en la etapa 226 y el proceso
de notificación comienza de nuevo. Si el número de reintentos supera
el límite predeterminado, la etiqueta de petición de notificación
se fija a "fallido" en la etapa 227, y la transacción de
notificación se registra cronológicamente como "fallida", en la
etapa 228. En la etapa 229, el sistema de DMS comprueba información
sobre el origen de la petición de notificación, en la que el origen
de una petición de notificación puede ser o bien el sistema de DMS
o bien un usuario del sistema.
Por ejemplo, tal como se describió anteriormente
en el presente documento, cuando la notificación comprende
direcciones para la autorización de un nuevo registrador, el sistema
de DMS genera automáticamente la notificación. Sin embargo, si la
notificación es una notificación de que un documento se ha
almacenado en la memoria 30 para su posterior recuperación por
parte de usuarios autorizados, la notificación puede iniciarse a
petición del originador que cargó el documento en la memoria 30. En
la etapa 229, si el sistema determina que el origen es un usuario
del sistema (en vez del sistema de DMS), se genera un nuevo mensaje
de notificación que notifica el intento de suministro de
notificación fallido y se envía al usuario del sistema en la etapa
230.
Es posible enviar una notificación, pero que el
envío sea insatisfactorio, por ejemplo, si la dirección de correo
electrónico del receptor de notificación es incorrecta. Por este
motivo, cada transporte de notificación que suministra mensajes de
notificación también recibe preferiblemente mensajes de que las
notificaciones se han enviado satisfactoriamente pero han fallado
durante el transporte. Se realiza un sondeo de cada transporte de
notificación mediante un proceso automatizado para cualquier mensaje
nuevo. Tras recibir una notificación fallida, este proceso
determina (si es posible) el identificador de la notificación, marca
la petición de notificación original como "fallida" y registra
cronológicamente una transacción de notificación fallida vinculada
a la petición de notificación original. Además, si el origen no es
el sistema de DMS, se genera una notificación y se envía al emisor
indicando un suministro fallido.
Haciendo referencia ahora a la figura 13, se
describe el proceso mediante el que se crean token de acceso y se
usan para controlar el acceso de un usuario a los servicios del
sistema de DMS. La presente invención usa token de acceso como
característica de seguridad añadida para garantizar que sólo los
usuarios validados acceden a los servicios de, y los documentos
almacenados en, el sistema de DMS. Tal como se indicó anteriormente
en el presente documento, un token de acceso de la presente
invención está compuesto por una cadena firmada única para una
transacción y generada a partir de uno o más números aleatorios
independientes de cualquier información de usuario o información de
recurso o cualquier otra información identificable. La siguiente
descripción describe un procedimiento mediante el que pueden
generarse token de acceso de la presente invención.
En la etapa 235, el ordenador 20 servidor genera
dos cadenas aleatorias de datos alfanuméricos, T y K.
En la etapa 237, el ordenador 20 servidor genera
un token de acceso: (1) concatenando una marca de tiempo de
expiración para el token de acceso (o un token de marca de tiempo de
una autoridad de marcación de tiempo) (TST) con T dando como
resultado T+TST; (2) sometiendo a K a un algoritmo de hash bien
conocido tal como MD5 (descrito en RFC (petición de comentarios)
1321) dando como resultado H(K); (3) usando un algoritmo de
encriptación simétrico conocido para encriptar T+TST con
H(K) dando como resultado un código de autenticación de
mensajes (MAC); y (4) concatenando T+TST+MAC, donde T, TST y MAC
son todos de longitudes conocidas. Un ordenador 20 servidor usa
entonces el token de acceso para generar un URL:
protocolo + emisor + identificador
de servicio + token de
acceso,
donde protocolo es un protocolo
basado en TCP/IP para transferir datos (por ejemplo, http); emisor
es el emisor del token de acceso (que puede ser el sistema de DMS o
alguna tercera parte); e identificador de servicio identifica el
servicio al que se da acceso al usuario, por ejemplo, suministro de
documentos.
En la etapa 238, tras generar el URL, se
actualizan tablas 68 de información de seguridad en la base 25 de
datos para incluir un registro para el token de acceso recién
creado, es decir, el registro debe incluir el ID de usuario (del
usuario para el que se generó el token de acceso); T; K; el tiempo
de generación del token de acceso; el tiempo de expiración del
token de acceso; y cualquier información específica referente al
token de acceso, por ejemplo, el motivo por el que se generó el
token de acceso.
En la etapa 239, se envía una notificación que
contiene el URL a la dirección de notificación del usuario. En la
etapa 241, el usuario accede al URL con un navegador web.
En la etapa 243, el ordenador 20 servidor
comprueba la validez del token de acceso desde el URL. Dado que T,
TST y MAC son de longitudes conocidas, el ordenador 20 servidor
puede analizar sintácticamente el token de acceso en T' (la parte
del URL que debería coincidir con T); TST' (la parte del URL que
debería coincidir con TST); y MAC' (la parte del URL que debería
coincidir con MAC). Las tablas 68 de información de seguridad se
examinan usando T' como la clave primaria. Si no hay ningún registro
de la base de datos en las tablas 68 de información de seguridad,
la petición del usuario es inválida y no se da acceso al usuario a
ninguno de los servicios ofrecidos por el sistema de DMS. Si hay un
registro de la base de datos, se examina el tiempo de expiración
del token de acceso (si el token de acceso ha expirado entonces se
deniega al usuario el acceso al sistema de DMS. Si el token de
acceso no ha expirado, entonces se compara TST' con el tiempo de
expiración del token de acceso (almacenado en el registro de la
base de datos)), si éstos no coinciden entonces se ha intentado
forzar el token de acceso y se deniega al usuario el acceso a los
servicios. Si hay una coincidencia, la siguiente etapa es para
validar MAC' con la información del registro de la base de datos, es
decir, someter a K a un algoritmo de hash para obtener H(K)
y entonces usar H(K) para encriptar T+TST para obtener MAC.
Una vez que se ha validado MAC', se valida el token de acceso.
Si no se validó el token de acceso, se registra
cronológicamente un evento de seguridad en las tablas 68 de
información de seguridad (usando T como la clave primaria). Si se
han registrado cronológicamente más de tres eventos de seguridad
para este token de acceso, se borra el registro correspondiente a
este token de acceso, se genera un nuevo token de acceso y se envía
al usuario una notificación con el nuevo URL (con el nuevo token de
acceso) con un mensaje de seguridad referente al viejo token de
acceso anterior.
Tras haberse validado el token de acceso, puede
llevarse a cabo la etapa 245 opcional que requiere que el usuario
proporcione credenciales adicionales, por ejemplo, un certificado.
En esta etapa, se verifica cualquier credencial adicional
examinando las tablas 68 de información de seguridad de la base 25
de datos.
En la etapa 247, el ordenador 20 servidor
determina los derechos de acceso de un usuario con respecto a los
servicios proporcionados por el sistema de DMS y los documentos
almacenados en el sistema de DMS examinando las tablas 68 de
información de seguridad, tablas 61 de información de documento y
tablas 62 de información de usuario de la base 25 de datos. En la
etapa 249, se conceden al usuario derechos de acceso apropiados a
los servicios del sistema de DMS pedidos y a documentos almacenados
en el sistema de DMS.
Un experto en la técnica apreciará que la
presente invención puede ponerse en práctica con otras realizaciones
distintas de las descritas, que se presentan con fines de
ilustración y no de limitación, y la presente invención está
limitada sólo por las reivindicaciones siguientes.
Claims (18)
1. Un sistema de gestión de documentos que
permite poner a disposición documentos electrónicos y su
manipulación por parte de usuarios autorizados para su uso en
Internet que comprende:
- una memoria (30) para almacenar un documento electrónico;
- una base (25) de datos que incluye una tabla (61) de documentos para almacenar información acerca del documento electrónico; una tabla (62) de usuarios para almacenar información acerca de los usuarios del sistema de gestión de documentos; una tabla (67) de transacciones que almacena información acerca de las transacciones realizadas en el documento electrónico; y una tabla (68) de información de seguridad para almacenar información acerca de token de acceso;
- un servidor (20) conectado a la memoria y a la base de datos para proporcionar una pluralidad de servicios que incluyen un servicio de compartición de archivos cooperativa que usa datos de la base de datos, estando el servidor programado para:
- recibir el documento electrónico y una lista de usuarios autorizados a los que se permite acceder al documento electrónico desde un ordenador (10, 11) remoto usando un protocolo de Internet;
- almacenar el documento electrónico en la memoria;
- generar un token de acceso para cada usuario autorizado de la lista de usuarios autorizados, en el que un token de acceso para un usuario autorizado es una cadena firmada generada a partir de uno o más números aleatorios independientes de cualquier información de usuario o información de recurso; y
- registrar información acerca de los token de acceso en la tabla de información de seguridad; y
- un servidor (35) de notificación conectado al servidor, generando y enviando el servidor de notificación una notificación a cada usuario autorizado informando de que el documento electrónico está disponible en la memoria, conteniendo la notificación un URL que incluye el token de acceso generado para el usuario autorizado correspondiente,
- en el que el sistema de gestión de documentos está dispuesto para:
- tras acceder al URL contenido en la notificación enviada al usuario autorizado dado por parte del usuario autorizado dado, comprobar, mediante el servidor, la validez del token de acceso desde el URL;
- tomar el documento electrónico de la memoria por parte del usuario autorizado dado; y
- tras modificar el documento electrónico por parte del usuario autorizado dado, devolver el documento electrónico modificado por parte del usuario autorizado dado, asignándose un nuevo identificador de versión al documento electrónico modificado.
2. El sistema de gestión de documentos según la
reivindicación 1, en el que el token de acceso comprende una marca
de tiempo.
3. El sistema de gestión de documentos según la
reivindicación 1, en el que los token de acceso se usan para
controlar el acceso de un usuario a la pluralidad de servicios.
4. El sistema de gestión de documentos según la
reivindicación 1, en el que los token de acceso se usan para
controlar el acceso de un usuario al documento electrónico.
5. El sistema de gestión de documentos según la
reivindicación 1, en el que la pluralidad de servicios comprenden
al menos un servicio de almacenamiento y recuperación de documentos
y un servicio de suministro de documentos electrónicos.
6. El sistema de gestión de documentos según la
reivindicación 1, en el que el servidor está programado para
filtrar el documento electrónico antes de almacenar el documento en
la memoria.
7. El sistema de gestión de documentos según la
reivindicación 6, en el que el filtro proporciona uno o más de:
compresión, descompresión, encriptación, desencriptación, traducción
y formateado.
8. El sistema de gestión de documentos según la
reivindicación 5, en el que el sistema de gestión de documentos
proporciona una función de personalización en la que se presenta a
un usuario información corporativa correspondiente a uno de una
pluralidad de proveedores de servicios que emplean el sistema de
gestión de documentos.
9. El sistema de gestión de documentos según la
reivindicación 1, en el que la base de datos comprende además una
tabla (63) de información de cuentas que incluye datos de
contabilidad, y el servidor está programado para aplicar los datos
de contabilidad a la información almacenada en la tabla de
transacciones para determinar un precio que refleja el uso del
sistema de gestión de documentos.
10. Un procedimiento que permite poner a
disposición documentos electrónicos y su manipulación por parte de
usuarios autorizados para su uso en Internet por medio de un
sistema de gestión de documentos que tiene una memoria (30), una
base (25) de datos, un servidor (20) conectado a la memoria y a la
base de datos para proporcionar una pluralidad de servicios que
incluyen un servicio de compartición de archivos cooperativa que usa
datos de la base de datos, y un servidor (35) de notificación
conectado al servidor, comprendiendo el procedimiento:
- aceptar (81) una conexión desde un ordenador (10, 11) remoto al servidor usando un protocolo de Internet;
- recibir (85) un documento electrónico cargado y una lista de usuarios autorizados a los que se permite acceder al documento electrónico desde el primer ordenador remoto respecto al servidor usando un protocolo de Internet;
- almacenar (85) el documento electrónico en la memoria;
- generar un registro en una tabla (61) de documentos de la base de datos para almacenar información acerca del documento electrónico;
- generar un registro en una tabla (62) de usuarios de la base de datos para almacenar información acerca de los usuarios autorizados del documento electrónico;
- generar un registro en una tabla (67) de transacciones de la base de datos para almacenar información acerca de las transacciones realizadas en el documento electrónico;
- para cada usuario autorizado de la lista de usuarios autorizados, generar (237), a partir de uno o más números aleatorios, un token de acceso que es una cadena firmada independiente de cualquier información de usuario o información de recurso;
- generar un registro en una tabla (68) de información de seguridad de la base de datos para almacenar información acerca de los token de acceso;
- proporcionar (86, 120, 239) a cada usuario autorizado, mediante el servidor de notificación, una notificación informando de que el documento electrónico está disponible en la memoria, comprendiendo la notificación el token de acceso generado para el usuario autorizado correspondiente;
- tras acceder al URL contenido en la notificación enviada al usuario autorizado dado por parte del usuario autorizado dado, comprobar, mediante el servidor, la validez del token de acceso desde el URL;
- tomar el documento electrónico de la memoria por parte del usuario autorizado dado; y
- tras modificar el documento electrónico por parte del usuario autorizado dado, devolver el documento electrónico modificado por parte del usuario autorizado dado, asignándose un nuevo identificador de versión al documento electrónico modificado.
\vskip1.000000\baselineskip
11. El procedimiento según la reivindicación 10,
en el que el token de acceso comprende una marca de tiempo.
12. El procedimiento según la reivindicación 10,
en el que el token de acceso se usa para limitar el acceso de un
usuario a la pluralidad de servicios de gestión de documentos.
13. El procedimiento según la reivindicación 10,
en el que el token de acceso se usa para limitar el acceso de un
usuario al documento electrónico.
14. El procedimiento según la reivindicación 10,
en el que proporcionar a un segundo ordenador remoto una pluralidad
de servicios de gestión de documentos que usan datos de la base de
datos comprende proporcionar al menos un servicio de almacenamiento
y recuperación de documentos y un servicio de suministro de
documentos electrónicos.
15. El procedimiento según la reivindicación 10,
que comprende además filtrar el documento electrónico antes de
almacenar el documento en la memoria.
16. El procedimiento según la reivindicación 15,
en el que filtrar el documento electrónico comprende uno o más de
aplicar: compresión, descompresión, encriptación, desencriptación,
traducción y formateado al documento electrónico.
17. El procedimiento según la reivindicación 10,
que comprende además proporcionar una función de personalización en
la que se presenta a un usuario información corporativa
correspondiente a uno de una pluralidad de proveedores de servicios
que emplean el sistema de gestión de documentos.
18. El procedimiento según la reivindicación 10,
en el que la base de datos comprende además una tabla (63) de
información de cuentas que incluye datos de contabilidad,
comprendiendo el procedimiento además aplicar los datos de
contabilidad al registro en la tabla de transacciones para
determinar un precio.
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