ES2714396A1 - Método de gestión de archivos remotos - Google Patents

Abstract

Método de gestión de archivos remotos. En este documento se describe un método de gestión de archivos remotos por parte de uno o varios usuarios con distintos privilegios de acceso, modificación y control de carpetas y archivos ubicados en un servidor remoto accesible por parte de dichos usuarios. El método objeto de la invención aquí descrita permite gestionar de forma dinámica y con seguimiento en tiempo real una serie de carpetas y archivos, que se denominan de forma genérica como elementos a lo largo de este documento. El acceso a cada elemento queda registrado, así como qué tipos de usuarios pueden acceder a cada elemento, y en qué momento, bajo qué circunstancias y en qué secuencia temporal.

Description

DESCRIPCION

Metodo de gestion de archivos remotos.

Objeto de la invencion

El objeto de la invencion se encuentra comprendido en el campo tecnico de las tecnologlas de la information.

Mas concretamente el objeto de la invencion va dirigido a la gestion de archivos y carpetas en estructuras de datos jerarquizadas.

Antecedentes de la invencion

Con la era de la digitalization el volumen de informacion a gestionar se ha multiplicado de forma exponencial, generando una situation en la que es complejo encontrar la informacion que se busca.

En muchos casos la documentacion generada adquiere grandes proporciones y los actores involucrados son multiples. Con tanta generation de documentos similares e incluso el mismo documento con cientos de versiones diferentes que se actualizan en el tiempo, se da la problematica adicional de no tener la certeza de estar contemplando la version correcta en tiempo y forma del archivo electronico correspondiente.

Por otro lado, actualmente estamos viviendo otro salto tecnologicamente revolucionario en el que el acceso a la informacion se requiere de forma inmediata, concreta y con garantlas calidad. Teniendo en cuenta que ademas se necesita que la informacion sea accesible desde cualquier sitio en cualquier momento.

Para poder dar esas garantlas existen procedimientos que favorecen la seguridad y dan soporte a la generacion de dichas garantlas, pero con el problema de la generacion de mas documentos que agravan la situacion desde el punto de vista de gestion de archivos electronicos. Y de forma adicional, en caso de existir un flujo de supervision (workFlow), este es desconocido para el usuario final e incluso en muchas ocasiones para los propios supervisores en la cadena de aprobacion.

Todo esto deriva en un alto volumen de informacion a gestionar debido a la cantidad de archivos circulando con posibles actualizaciones en tiempo real lo cual a su vez implica la dificultad anadida de determinar que una determinada persona se encuentra delante de la version correcta de un archivo correspondiente a un documento.

De manera similar, el ingente volumen de informacion dificulta encontrar piezas aisladas en dicho volumen de informacion por lo que ademas se requiere reducir al maximo el tiempo invertido en la busqueda y la recuperation de la informacion procurando ademas una trazabilidad de garantlas que pueda ser auditada si fuera necesario.

En las soluciones existentes a dla de hoy no solo no se da solution a la problematica anteriormente planteadas sino que, ademas, se puede requerir que la cadena de supervision sea opaca al usuario final y a los propios supervisores.

Descripcion de la invencion

La solucion a los problemas anteriores viene dada por una metodologla implementable en una plataforma que responde a una arquitectura cliente- servidor, preferiblemente implementada en servicios basados en la nube, con posibilidad de acceso remoto redundante a los archivos ubicados en un servidor remoto. Tambien se contempla la posibilidad de utilizar una implementation basada en un eventual reparto de recursos y de cada archivo o partes de los archivos en una red descentralizada.

A lo largo del metodo de gestion de archivos en una red de datos, distintos usuarios van accediendo a los archivos; de tal manera que un mismo archivo va pasando por la gestion de varios usuarios hasta que llega a un usuario final. El archivo se encuentra parametrizado de tal manera que comprende unos atributos tales que indican que usuario o usuarios tienen los permisos para acceder a un archivo ubicado en un servidor; la parametrizacion es secuencia! y excluyente de manera que, un determinado usuario no puede acceder a un determinado archivo hasta que un usuario ubicado en una cadena de jerarqulas asociada a los parametros del archivo no ha cambiado su estado permitiendo as! que el citado determinado usuario acceda al mismo. Al ser excluyente, solo el usuario o usuarios registrados en la plataforma y definidos en el parametro de un archivo o listados en la lista de jerarqulas asociadas al citado archivo pueden acceder al archivo hasta que su estado cambie, permitiendo o impidiendo su acceso a los usuarios registrados en la plataforma.

Los accesos al archivo son registrados de tal manera que cada usuario genera un acceso registrado al archivo; dicho acceso puede incluir una firma del usuario que ha accedido al archivo, firma que puede utilizarse para verificar la identidad del citado usuario y asimismo se puede generar un sello de tiempo asociado a cada action inferida en el archivo, por ejemplo, acceso, modification, descarga, etc. permitiendo una trazabilidad verificable de toda la gestion llevada a cabo por cada usuario que tiene acceso a cada archivo.

Descripcion de los dibujos

Para complementar la descripcion que se esta realizando y con objeto de ayudar a una mejor comprension de las caracterlsticas de la invention, de acuerdo con un ejemplo preferente de realization practica de la misma, se acompana como parte integrante de dicha descripcion, un juego de dibujos en donde con caracter ilustrativo y no limitativo, se ha representado lo siguiente:

Figura 1.- Muestra un diagrama de flujo correspondiente a una realizacion preferente del metodo objeto de la invencion.

Realizacion preferente de la invencion

En una posible realizacion del metodo de gestion de archivos remotos accesibles mediante en una red de datos implementada en una arquitectura cliente servidor, objeto de la invencion aqul descrita, cada elemento, lease carpeta o archivo, se registra en una primera base de datos, registro que se lleva a cabo de forma jerarquizada y clasificada de tal manera que se pueden realizar busquedas, clasificaciones y otras tareas; mientras que unos usuarios se registran en una segunda base de datos; pudiendo estar ambas bases de datos ubicadas en un mismo servidor, de tal manera que el al menos un usuario accede a un archivo ubicado en el servidor; si bien en posibles realizaciones alternativas pueden estar respectivamente ubicadas en distintos servidores; de tal manera que el al menos un usuario accede a un archivo ubicado en el servidor.

Los usuarios, que se encuentran registrados en la segunda base de datos, estan registrados en la misma jerarquizados de manera secuencial y excluyente de tal manera que el acceso al archivo o a la carpeta por parte de cada usuario es secuencial, de modo que hasta que un primer usuario ubicado en una primera position en la jerarqula de la segunda base de datos no accede a dicho archivo o dicha carpeta, un segundo usuario ubicado en una segunda posicion posterior a la primera posicion del primer usuario en la jerarqula de la segunda base de datos, el citado segundo usuario no puede acceder a dicho archivo o dicha carpeta.

Para evitar acceder a un elemento que no corresponda a una version adecuada del mismo el metodo aqul descrito incluye una identification de versiones, de forma que si se cambia la version, este cambio se registra como parte de la evolution del elemento; realizando un cambio en el estado del mismo y modificando unos parametros asociados a version de archivo o carpeta; de esta manera un usuario solo tiene acceso a version actualizada de cada archivo, no haciendo visibles el resto de versiones, impidiendo que exista confusion. En una realization preferente del metodo de la invention aqul descrita, se nombra cada elemento de manera que los cuatro ultimos caracteres del nombre del elemento sean numericos, una nueva version implica un incremento en la cifra resultante de la lectura de dichos cuatro ultimos caracteres de, por ejemplo, el nombre del archivo, para posteriormente proceder a identificar la version de cada archivo mediante lectura de los cuatro ultimos caracteres del nombre del archivo; haciendo accesibles a los usuarios solo aquellos elementos cuyas versiones tengan el valor mas alto en la cifra resultante de la lectura de dichos cuatro ultimos caracteres del nombre del elemento, nombre del archivo en este ejemplo.

Al tener todos los elementos registrados en la base de datos se pueden realizar busquedas de forma que encontrar un documento o archivo piezas aisladas en un determinado volumen de informacion.

Cada elemento puede tener asociados una serie de parametros asociados como pueden ser “Conformidad” y "No Conformidad”, registrandose la fecha, hora y usuario que realiza tal action. En una posible realizacion alternativa se puede incluir, asociado a cada elemento, un campo de observaciones que permite poder incluir comentarios asociados a un elemento, registrandose tambien la fecha, hora y usuario que realiza tal accion. La asociacion entre permisos y atributos se lleva a cabo de tal manera que solo un permiso total asociado a un usuario supervisor permite modificar atributos, parametros o estados de todos y cada uno de los archivos y/o carpetas.

Mediante una clasificacion previa de los archivos y/o carpetas en funcion de una localization geografica a la cual se refieren (por ejemplo por punto kilometrico) es sencillo encontrar un elemento que pertenezca a una ubicacion concreta ya que el metodo de la invencion preve generar una llnea temporal que puede ser mostrada a modo de un sinoptico para poder escoger localizaciones de forma sencilla e intuitiva. Pudiendo asl asignar a cada archivo y/o a cada carpeta una clasificacion previa en funcion de la localizacion geografica a la cual se refieren, asl como asignar igualmente una serie de atributos, permisos y parametros de tal manera que se vincula al menos un elemento, ya sea archivo y/o carpeta, con los permisos de los mismos y una secuencia de usuarios asociada tales atributos y permisos. En una realizacion aun mas preferente se puede asignar a cada elemento una marca de tiempo correspondiente a al menos una accion que se selecciona de entre: descarga de elemento desde servidor, acceso a elemento, modification de elemento, subida de elemento a servidor, modification de atributos de elemento y modificacion de permisos de elemento; para posteriormente registrar cada accion llevada a cabo por parte de usuario sobre al menos un elemento, ya sea archivo o carpeta, generando asl un registro de accion o acciones sufridas por cada elemento.

Finalmente, se procede a firmar digitalmente el registro de accion con la firma digital del usuario que ha llevado a cabo cada accion sobre el elemento en cuestion, generando un registro de accion firmado, para posteriormente generar un sello de tiempo asociado a la firma digital del paso anterior, dando lugar a un registro de accion firmado y sellado; para despues pasar a almacenar la firma y el sello de tiempo para enviar a al menos un usuario registrado en la segunda base datos, un fichero que comprende: accion, marca de tiempo y sello de tiempo.

Mediante la generation de una ilnea temporal a partir de las marcas de tiempo al llevarse a cabo al menos uno de: descarga desde servidor, acceso, modification, subida a servidor, modification de atributos y modification de permisos se puede acceder rapidamente a cada hito relacionado con cada elemento, pudiendo acceder a los atributos de cada elemento: version de archivo y estado.

Claims (7)

REIVINDICACIONES

1. Metodo de gestion de archivos remotos accesibles mediante en una red de datos implementada en una arquitectura cliente servidor, metodo que comprende:

a. registrar en una base datos de archivos, al menos una carpeta y un archivo, y

b. registrar en una base datos de usuarios, una serie de usuarios asl como los permisos de los mismos con respecto a archivos y carpetas de la base de datos,

de tal manera que el al menos un usuario accede a un archivo ubicado en un servidor, estando el metodo caracterizado por que comprende asignar a cada archivo y/o a cada carpeta:

• una serie de atributos, permisos y parametros de tal manera que se vincula al menos uno de: archivo y carpeta, con los permisos de los mismos con respecto al archivo y una secuencia de usuarios asociada tales atributos y permisos,

• una marca de tiempo correspondiente a al menos uno de: descarga desde servidor, acceso, modification, subida a servidor, modification de atributos y modification de permisos,

• registrar cada action llevada a cabo por parte de un usuario sobre al menos uno de:

archivo y carpeta generando un registro de accion,

• firmar digitalmente el registro de accion con la firma digital del usuario que ha llevado a cabo cada accion sobre al menos uno de: archivo y carpeta, generando un registro de accion firmado,

• generar un sello de tiempo asociado a la firma digital del paso anterior,

• almacenar la firma y el sello de tiempo, dando lugar a un registro de accion firmado y sellado, y

• enviar a al menos un usuario registrado en la segunda base datos, un fichero que comprende: accion, marca de tiempo y sello de tiempo.

2. Metodo segun reivindicacion 1 caracterizado por que la primera base datos de archivos y la segunda base de datos de usuarios estan respectivamente ubicadas en distintos servidores.

3. Metodo segun reivindicacion 1 caracterizado por que comprende generar una llnea temporal a partir de las marcas de tiempo al llevarse a cabo al menos sobre un archivo y/o carpeta una accion que selecciona de entre el conjunto consistente en: descarga desde servidor, acceso, modificacion, subida a servidor, modificacion de atributos y modificacion de permisos.

4. Metodo segun reivindicacion 1 caracterizado por que los atributos se seleccionan de entre:

version y estado.

5. Metodo segun reivindicacion 1 caracterizado por que los parametros se seleccionan de entre: permisos, conformidad y observaciones.

6. Metodo segun reivindicacion 1 caracterizado por que la asociacion entre permisos y atributos se lleva a cabo de tal manera que solo un permiso total asociado a un usuario supervisor permite modificar atributos, parametros o estados de todos y cada uno de los archivos y/o carpetas.

7. Metodo segun reivindicacion 1 caracterizado por que los usuarios se encuentran registrados en la segunda base de datos, jerarquizados de manera secuencial y excluyente de tal manera que el acceso al archivo o a la carpeta por parte de cada usuario es secuencial, de forma que hasta que un primer usuario ubicado en una primera posicion en la jerarqula de la segunda base de datos no accede a dicho archivo o dicha carpeta, un segundo usuario ubicado en una segunda posicion posterior a la primera posicion del primer usuario en la jerarqula de la segunda base de datos, el citado segundo usuario no puede acceder a dicho archivo o dicha carpeta.