JP4875958B2

JP4875958B2 - 文書管理システム

Info

Publication number: JP4875958B2
Application number: JP2006278079A
Authority: JP
Inventors: 研策山本; 太大瀬戸
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2005-10-28
Filing date: 2006-10-11
Publication date: 2012-02-15
Anticipated expiration: 2026-10-11
Also published as: US7664829B2; US20070101437A1; JP2007149067A

Description

本発明は、複数の独立した文書管理装置を有する文書管理システムに関する。

ネットワーク上に配置されたサーバ等から構成される文書管理装置においては、書誌情報等の文書管理情報を保持しているが、その文書管理情報には、文書の識別ＩＤ（IDentification）の他に、作成者、読者、編集者等のユーザＩＤ（ＵＩＤ：User ID）も含まれている。このＵＩＤは、例えば文書のアクセス権を管理するために使用される。

ところで、企業等の比較的大きな組織にあっては、独立した複数の文書管理装置を有することも少なくない。

図１は複数の独立した文書管理装置を有する従来の文書管理システムの構成例を示す図であり、文書管理装置１００には、ＵＩＤの管理を行うＵＩＤ管理部１０１と、文書の管理を行う文書管理部１０２と、文書を蓄積するストレージとしての文書ＤＢ（Data Base）１０３と、文書へのアクセス権情報を保持するＡＣＬ（Access Control List）テーブル１０４とが設けられている。文書管理装置２００も同様に構成されている。

図１において、例えば、あるユーザが文書管理装置１００の文書ＤＢ１０３に蓄積された文書にアクセスしようとすると、文書ＤＢ１０３から文書ＩＤに従って抽出された文書に対し、文書管理部１０２はＵＩＤ管理部１０１から認証を経た当該ユーザのＵＩＤを取得するとともに、ＡＣＬテーブル１０４から対象文書のアクセス権情報を参照し、当該ユーザに許可される範囲内でのアクセスを行わせる。

一方、特許文献１には、複数の認証方式を有するネットワークシステムにおいてユーザにサービスを提供する際に、そのネットワークシステムにおける１つ以上の認証方式に登録されているユーザを当該サービスのユーザとして認証する技術が開示されている。
特開２００４−７０４１６号公報

図１に示したような複数の独立した文書管理装置を有する文書管理システムにあっては、例えば一方の文書管理装置１００において管理される文書の一部または全部をもう一方の文書管理装置２００に配信したり、移管・統合したりすることが必要となる場合がある。この場合、文書管理装置１００から対象となる文書をＥｘｐｏｒｔデータＤ１として文書管理装置２００に配信し、文書管理装置２００ではそれをＩｍｐｏｒｔデータＤ２として受け入れることになる。

しかしながら、文書管理装置１００におけるＵＩＤの管理はＵＩＤ管理部１０１で行われ、文書管理装置２００におけるＵＩＤの管理はＵＩＤ管理部２０１で行われ、ＵＩＤは文書管理装置毎に独立に定義されているものであるため、文書管理装置１００においてその文書にアクセスできていたユーザが文書管理装置２００において同文書にアクセスしようとすると、同一ユーザであるにも関わらずアクセスできないという事態が起こり得る。

このような場合、文書管理装置２００側において文書へのアクセス権の付け直しが必要となるが、配信・移管・統合の対象となる文書が多い場合、アクセス権の付け直しは非常に煩雑な作業となり、アクセス権の管理を行う管理者の負担が重いという問題があった。

本発明は上記の従来の問題点に鑑み提案されたものであり、その目的とするところは、複数の独立した文書管理装置を有する文書管理システムにおける配信・移管・統合時のアクセス権の管理を容易にすることのできる文書管理システムを提供することにある。

上記の課題を解決するため、本発明にあっては、請求項１に記載されるように、ストレージに蓄積された文書が文書ＩＤに従って抽出され、抽出された文書に対する操作の可否が自装置に対して生成されたユーザＩＤに従って判断される文書管理装置を複数備えてなる文書管理システムであって、各文書管理装置の外部に設けられ、上記ユーザＩＤとして各文書管理装置に共通に用いられるユーザＩＤを生成するユーザＩＤ生成手段と、各文書管理装置に設けられ、任意の文書およびＡＣＬのデータのエクスポートおよびインポートを行うＥｘｐｏｒｔ／Ｉｍｐｏｒｔ手段とを備える文書管理システムを要旨としている。

また、請求項２に記載されるように、請求項１に記載の文書管理システムにおいて、上記Ｅｘｐｏｒｔ／Ｉｍｐｏｒｔ手段は、文書およびＡＣＬのデータのエクスポート時に、ＡＣＬデータ内の文書ＩＤを不定値に変更するようにすることができる。

また、請求項３に記載されるように、請求項１に記載の文書管理システムにおいて、上記Ｅｘｐｏｒｔ／Ｉｍｐｏｒｔ手段は、文書およびＡＣＬのデータのインポート時に、文書データを文書ＤＢに登録して新しい文書ＩＤを得るとともに、新しい文書ＩＤでＡＣＬデータ内の文書ＩＤを更新し、ＡＣＬデータをＡＣＬテーブルに登録するようにすることができる。

また、請求項４に記載されるように、請求項１に記載の文書管理システムにおいて、上記文書管理装置のユーザＩＤ管理手段は、上記ユーザＩＤ生成手段から取得したデータの一部に基づいて自装置内のＡＣＬテーブルに設定するユーザＩＤを生成するようにすることができる。

また、請求項５〜８に記載されるように、文書管理装置として構成することができる。

また、請求項９〜１２に記載されるように、文書管理方法として構成することができる。

本発明の文書管理システムにあっては、複数の独立した文書管理装置を有する文書管理システムにおける配信・移管・統合時のアクセス権の管理が容易になる。

以下、本発明の好適な実施形態について説明する。

＜第１の実施形態＞
図２は本発明の第１の実施形態にかかる文書管理システムの構成図である。図２において、文書管理システムは、第１の文書管理装置１と第２の文書管理装置２とを備えている。文書管理装置１、２は専用のサーバ装置であってもよく、ＭＦＰ（Multi Function Printer）等の他の機能と併合された装置であってもよい。

文書管理装置１は、ユーザＩＤ（ＵＩＤ）の管理を行うＵＩＤ管理部１１と、文書の管理を行う文書管理部１２と、文書を蓄積するストレージとしての文書ＤＢ１３と、文書へのアクセス権情報を保持するＡＣＬテーブル１４と、文書およびＡＣＬのＥｘｐｏｒｔおよびＩｍｐｏｒｔを行うＥｘｐｏｒｔ／Ｉｍｐｏｒｔ部１５とを備え、文書管理装置２は、ＵＩＤの管理を行うＵＩＤ管理部２１と、文書の管理を行う文書管理部２２と、文書を蓄積するストレージとしての文書ＤＢ２３と、文書へのアクセス権情報を保持するＡＣＬテーブル２４と、文書およびＡＣＬのＥｘｐｏｒｔおよびＩｍｐｏｒｔを行うＥｘｐｏｒｔ／Ｉｍｐｏｒｔ部２５とを備えている。なお、ＵＩＤは認証時等に入力するような狭義のユーザＩＤのみでなく、広くユーザ属性（所属部署、役職、権限等）を含むものである。

また、文書管理装置１、２とは別に、文書管理装置１、２に共通に用いられるＵＩＤを生成するＵＩＤ生成装置３が設けられている。なお、文書管理装置の数は２つに限られない。

各文書管理装置１（２）の文書管理部１２（２２）は、文書ＤＢ１３（２３）への文書の蓄積に際し、ＵＩＤ管理部１１（２１）からＵＩＤを取得し、文書ＩＤと対応付けてＡＣＬテーブル１４（２４）に設定する。このとき、ＵＩＤ管理部１１（２１）はＵＩＤ生成装置３から文書管理装置１、２に共通のＵＩＤを取得し、これがＡＣＬテーブル１４（２４）に反映されるため、独立した文書管理装置１、２であってもＵＩＤの共通化が図れ、文書管理装置１、２間で文書の配信・移管・統合が行われても、あるユーザが一方の文書管理装置でアクセスできていた文書が他方の文書管理装置でアクセスできなくなるという不都合が回避される。

図３は第１の実施形態における文書の配信の例を示す図であり、文書管理装置１から文書管理装置２への文書の配信にあたり、文書管理装置１のＥｘｐｏｒｔ／Ｉｍｐｏｒｔ部１５からＥｘｐｏｒｔデータＤ１として当該文書のデータとＡＣＬデータとを配信し、文書管理装置２ではこれらをＥｘｐｏｒｔ／Ｉｍｐｏｒｔ部２５によりＩｍｐｏｒｔデータＤ２として受け入れ、文書データを文書ＤＢ２３に蓄積するとともに、ＡＣＬデータをＡＣＬテーブル２４に反映（文書ＩＤの修正）することでアクセス権の整合性が保たれる。

図４はＥｘｐｏｒｔ操作の例を示す図であり、文書管理装置１のクライアントソフトウェアまたはＭＦＰのオペパネにおいて、Ｅｘｐｏｒｔする文書４１を選択し、マウスの右クリック等により表示されるポップアップメニュー４２から「Ｅｘｐｏｒｔ」４３を選択することでＥｘｐｏｒｔ処理を指示する。そして、Ｅｘｐｏｒｔデータの保存場所を指定し、実行を指示する。Ｅｘｐｏｒｔ／Ｉｍｐｏｒｔ部１５（図３）は、文書ＩＤを入力し、文書ＤＢ１３から文書ＩＤに対応する文書データを取り出す。また、ＡＣＬテーブル１４から文書ＩＤに対応するＡＣＬデータを取り出し、取り出したＡＣＬデータ内の文書ＩＤを不定値に変更する。

Ｅｘｐｏｒｔデータは、
（１）ネットワーク上のディスクを共有する。
（２）ｆｔｐ（file transfer protocol）等によりネットワークを用いて転送する。
（３）ＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリーキー、外付けＨＤＤ（Hard Disk Drive）等の取り外し可能な媒体を用いる。
等の手段により文書管理装置２側に移動する。

図５はＩｍｐｏｒｔ操作の例を示す図であり、文書管理装置２のクライアントソフトウェアまたはＭＦＰのオペパネにおいて、Ｉｍｐｏｒｔする文書を保存する文書管理装置２での文書の論理的なフォルダ等の保管場所５１を選択し、マウスの右クリック等により表示されるポップアップメニュー５２から「Ｉｍｐｏｒｔ」５３を選択することでＩｍｐｏｒｔ処理を指示する。そして、Ｉｍｐｏｒｔデータを指定し実行を指示する。Ｅｘｐｏｒｔ／Ｉｍｐｏｒｔ部２５（図３）は、Ｅｘｐｏｒｔデータ（文書データ、ＡＣＬデータ）を入力し、文書データを文書ＤＢ２３に登録して新しい文書ＩＤを得る。次いで、新しい文書ＩＤでＡＣＬデータ内の文書ＩＤを更新し、ＡＣＬデータをＡＣＬテーブル２４に登録する。

なお、文書管理装置１側でＥｘｐｏｒｔ操作に変えて直接に配信操作を行ってもよい。この場合、文書管理装置１のクライアントソフトウェアまたはＭＦＰのオペパネにおいて、配信する文書を選択し、配信処理を指示する。配信先の文書管理装置２とその装置内での文書の論理的な保管場所（フォルダ等）を指定し、実行を指示する。文書管理装置１、２は、前述したＥｘｐｏｒｔ処理とＩｍｐｏｒｔ処理を続けて行うことで上記の配信操作を実現することができる。

このように、文書管理装置１、２の外部に独立したＵＩＤ生成装置３を置き、文書管理装置１、２とは独立して存在させることで、文書管理装置１、２でこのサービスを共有する。これにより、複数の文書管理装置１、２間で共通のＵＩＤが生成可能となり、同一ユーザに対して同一のＵＩＤを提供できることで、文書の配信・移管・統合の際のアクセス権の付け直しなどの煩雑さがなくなる。

＜第２の実施形態＞
図６は本発明の第２の実施形態にかかる文書管理システムの構成図である。この実施形態では、ＵＩＤ生成装置３としてＬＤＡＰ（Lightweight Directory Access Protocol）サーバを用い、これに対応して文書管理装置１、２のＵＩＤ管理部１１、２１をＵＡＵＤ（User Authentication for User Directory）部としている。

図７は第２の実施形態におけるＵＩＤの生成の処理を示す図であり、（ａ）に示すように、文書管理装置１（２）のＵＩＤ管理部１１（２１）からＵＩＤ生成装置３に対しユーザを特定してＵＩＤ取得を要求すると（ステップＳ１）、ＬＤＡＰサーバであるＵＩＤ生成装置３からそのユーザのグローバルユニークな名前であるＦＱＤＮ（Fully Qualified Domain Name）が返される（ステップＳ２）。そして、ＵＩＤ管理部１１（２１）ではＦＱＤＮからＵＩＤを生成する（ステップＳ３）。

（ｂ）は本実施形態におけるＵＩＤの論理フォーマットを示しており、ユーザもしくはユーザグループの種別を示す識別子と、ユーザ情報を格納するデータベースの種類を識別するUserSpaceと、ＬＤＡＰサーバから取得したＦＱＤＮとから構成されている。

図８は第２の実施形態におけるＡＣＬの設定の処理を示す図であり、ＵＩＤ管理部１１（２１）でＵＩＤを生成（ステップＳ３）した後、ＵＩＤ管理部１１（２１）から文書管理部１２（２２）にＵＩＤを転送し（ステップＳ４）、文書管理部１２（２２）は文書ＤＢ１３（２３）から文書ＩＤを取得し（ステップＳ５）、ＡＣＬテーブル１４（２４）に設定を行う（ステップＳ６）。

図９はＡＣＬテーブル１４の例を示す図であり、文書ＩＤとＵＩＤとアクセス権（ＲＷ：参照・更新可、Ｒ：参照可）とが対応付けられている。

＜第３の実施形態＞
図１０は本発明の第３の実施形態にかかる文書管理システムの構成図であり、文書管理装置１、２のＡＣＬテーブル１４、２４に設定するＵＩＤを圧縮・伸張するＤＮ（Domain Name）圧縮伸張部１６、２６を更に追加したものである。その他の構成は図６に示した第２の実施形態と同様である。

すなわち、ＵＩＤ生成装置３としてＬＤＡＰサーバを用いる場合、そこから得られるＦＱＤＮデータには、そのデータの最大長をあらかじめ規定できないという特徴がある。一方、文書管理装置において、ＡＣＬを管理するＡＣＬテーブルを作成可能とするためには、ＦＱＤＮのようにデータの最大長を規定できないというのはテーブルの形式を規定するために都合が悪いという問題がある。

そこで、この第３の実施形態では、ＵＩＤの生成にあたり、ＵＩＤ生成装置３から得たＦＱＤＮをそのまま使用するのではなく、圧縮して代替ＦＱＤＮとすることで、長いＦＱＤＮであってもＡＣＬテーブルに収まるようにしている。逆にいえば、所定サイズのＡＣＬテーブルに収容できるＦＱＤＮの長さの限界を伸ばせるようにしている。

図１１は第３の実施形態におけるＵＩＤの生成の処理を示す図であり、文書管理装置１（２）のＵＩＤ管理部１１（２１）がＵＩＤ生成装置３から得たＦＱＤＮをＤＮ圧縮伸張部１６（２６）により圧縮し、バイナリデータの状態の圧縮ＦＱＤＮとする（ステップＳ１１）。なお、圧縮方式には公知の種々のものが使えるが、平均的に７０％程度の圧縮効果が得られる。

次いで、ＤＮ圧縮伸張部１６（２６）では、ＵＩＤの一部として使用できるよう、テキストデータの状態にすべく、Base64等のテキスト化を行い、代替ＦＱＤＮを生成する（ステップＳ１２）。このテキスト化によりデータサイズは若干増加するが、圧縮した場合の率と併せて５０％程度の圧縮が見込める。

そして、ＵＩＤ管理部１１（２１）は、識別子とUserSpaceと代替ＦＱＤＮとからＵＩＤを生成する（ステップＳ１３）。

図１２は第３の実施形態におけるＵＩＤの生成の他の処理を示す図である。この例では、ＵＩＤ生成装置３から得たＦＱＤＮを直接に圧縮するのではなく、ＦＱＤＮに含まれることがある区切り文字前後のスペース（本来無視されるべきもの）を取り除くための正規化（ステップＳ２１）を行うようにしている。その後の処理（ステップＳ２２〜Ｓ２４）は図１１に示した処理（ステップＳ１１〜Ｓ１３）と同様である。

このように、ＦＱＤＮを圧縮することで、ＡＣＬに利用可能なＦＱＤＮの長さの限界を伸ばすことができる。

また、ＵＩＤ管理部１１（２１）の制御のもと、ＤＮ圧縮伸張部１６（２６）において代替ＦＱＤＮの伸張操作をすることで、元のＦＱＤＮを取得することができる。したがって、ＬＤＡＰサーバとのアクセスは通常通り行うことができる。

＜第４の実施形態＞
図１３は本発明の第４の実施形態にかかる文書管理システムの構成図である。この実施形態では、第３の実施形態と同様に長いＦＱＤＮであってもＡＣＬテーブルに収まるように、文書管理装置１（２）のＵＩＤ管理部１１（２１）においてＨＡＳＨ化を行い、ＨＡＳＨテーブル１７（２７）にＨＡＳＨ値と元のＦＱＤＮとを対応付けて保持し、ＡＣＬテーブル１４（２４）にはＦＱＤＮデータのＨＡＳＨ値（ＨＡＳＨコード）とＦＱＤＮデータの先頭所定バイトとを代替ＵＩＤとして設定するようにしている。

図１４は第４の実施形態におけるＵＩＤの生成の処理を示す図であり、文書管理装置１（２）のＵＩＤ管理部１１（２１）は、ＵＩＤ生成装置３から得たＦＱＤＮに基づき、ＭＤ５などのアルゴリズムを用いてＨＡＳＨ値を計算し、ＨＡＳＨテーブル１７（２７）に元のＦＱＤＮと対応付けて設定する（ステップＳ３１）。このとき、同一のＦＱＤＮから求めたＨＡＳＨ値は同一になるが、ＨＡＳＨ値のサイズを小さめに保つために同じＨＡＳＨ値に複数のＦＱＤＮが対応することを許容することとする。なお、ＦＱＤＮについては、ＨＡＳＨ化の前に予め正規化（不要なスペースの除去）を行っておくものとする。

そして、ＵＩＤ管理部１１（２１）は、元のＦＱＤＮの先頭Ｎバイトと区切り文字（＃）とＨＡＳＨ値とを代替ＦＱＤＮとし、識別子とUserSpaceと合体させてＵＩＤを生成する（ステップＳ３２）。なお、元のＦＱＤＮの先頭Ｎバイトを含ませたのは、同じＨＡＳＨ値に複数のＦＱＤＮが対応することを許容したことに対応してＦＱＤＮを特定するためである。ＦＱＤＮはユーザ名・ホスト名・サブドメイン名・ドメイン名・組織種別・国コードという順序で規定されており、後ろに行くほど個々のＦＱＤＮの識別が困難になるが、先頭部分の重複はほとんどないため、ＦＱＤＮの特定が可能になる。

このように、ＦＱＤＮからＨＡＳＨ値に変換してＵＩＤを生成することで、任意の長さでかつ一意にＦＱＤＮを対応付けられ、ＵＩＤの代替として使用ですることができる。

また、ＵＩＤ管理部１１（２１）においては、代替ＦＱＤＮの復元操作（ＨＡＳＨテーブル１７（２７）から元のＦＱＤＮを取得）をすることで、もとのＦＱＤＮを取得することができる。したがって、ＬＤＡＰサーバとのアクセスは通常通り行うことができる。

以上、本発明の好適な実施の形態により本発明を説明した。ここでは特定の具体例を示して本発明を説明したが、特許請求の範囲に定義された本発明の広範な趣旨および範囲から逸脱することなく、これら具体例に様々な修正および変更を加えることができることは明らかである。すなわち、具体例の詳細および添付の図面により本発明が限定されるものと解釈してはならない。

従来の文書管理システムの構成例を示す図である。本発明の第１の実施形態にかかる文書管理システムの構成図である。第１の実施形態における文書の配信の例を示す図である。Ｅｘｐｏｒｔ操作の例を示す図である。Ｉｍｐｏｒｔ操作の例を示す図である。本発明の第２の実施形態にかかる文書管理システムの構成図である。第２の実施形態におけるＵＩＤの生成の処理を示す図である。第２の実施形態におけるＡＣＬの設定の処理を示す図である。ＡＣＬテーブルの例を示す図である。本発明の第３の実施形態にかかる文書管理システムの構成図である。第３の実施形態におけるＵＩＤの生成の処理を示す図（その１）である。第３の実施形態におけるＵＩＤの生成の処理を示す図（その２）である。本発明の第４の実施形態にかかる文書管理システムの構成図である。第４の実施形態におけるＵＩＤの生成の処理を示す図である。

符号の説明

１文書管理装置
１１ＵＩＤ管理部
１２文書管理部
１３文書ＤＢ
１４ＡＣＬテーブル
１５Ｅｘｐｏｒｔ／Ｉｍｐｏｒｔ部
１６ＤＮ圧縮伸張部
１７ＨＡＳＨテーブル
２文書管理装置
２１ＵＩＤ管理部
２２文書管理部
２３文書ＤＢ
２４ＡＣＬテーブル
２５Ｅｘｐｏｒｔ／Ｉｍｐｏｒｔ部
２６ＤＮ圧縮伸張部
２７ＨＡＳＨテーブル
３ＵＩＤ生成装置

Claims

ストレージに蓄積された文書が文書ＩＤに従って抽出され、抽出された文書に対する操作の可否が自装置に対して生成されたユーザＩＤに従って判断される文書管理装置を複数備えてなる文書管理システムであって、
各文書管理装置の外部に設けられ、上記ユーザＩＤとして各文書管理装置に共通に用いられるユーザＩＤを生成するユーザＩＤ生成手段と、
各文書管理装置に設けられ、任意の文書およびＡＣＬのデータのエクスポートおよびインポートを行うＥｘｐｏｒｔ／Ｉｍｐｏｒｔ手段とを備えたことを特徴とする文書管理システム。
請求項１に記載の文書管理システムにおいて、
上記Ｅｘｐｏｒｔ／Ｉｍｐｏｒｔ手段は、文書およびＡＣＬのデータのエクスポート時に、ＡＣＬデータ内の文書ＩＤを不定値に変更することを特徴とする文書管理システム。
請求項１に記載の文書管理システムにおいて、
上記Ｅｘｐｏｒｔ／Ｉｍｐｏｒｔ手段は、文書およびＡＣＬのデータのインポート時に、文書データを文書ＤＢに登録して新しい文書ＩＤを得るとともに、新しい文書ＩＤでＡＣＬデータ内の文書ＩＤを更新し、ＡＣＬデータをＡＣＬテーブルに登録することを特徴とする文書管理システム。
請求項１に記載の文書管理システムにおいて、
上記文書管理装置のユーザＩＤ管理手段は、上記ユーザＩＤ生成手段から取得したデータの一部に基づいて自装置内のＡＣＬテーブルに設定するユーザＩＤを生成することを特徴とする文書管理システム。
ストレージに蓄積された文書が文書ＩＤに従って抽出され、抽出された文書に対する操作の可否が自装置に対して生成されたユーザＩＤに従って判断される文書管理装置であって、
上記ユーザＩＤとして各文書管理装置に共通に用いられるユーザＩＤを生成する外部のユーザＩＤ生成手段からユーザＩＤを取得して自装置内のユーザＩＤを管理するユーザＩＤ管理手段と、
任意の文書およびＡＣＬのデータのエクスポートおよびインポートを行うＥｘｐｏｒｔ／Ｉｍｐｏｒｔ手段とを備えたことを特徴とする文書管理装置。
請求項５に記載の文書管理装置において、
上記Ｅｘｐｏｒｔ／Ｉｍｐｏｒｔ手段は、文書およびＡＣＬのデータのエクスポート時に、ＡＣＬデータ内の文書ＩＤを不定値に変更することを特徴とする文書管理装置。
請求項５に記載の文書管理装置において、
上記Ｅｘｐｏｒｔ／Ｉｍｐｏｒｔ手段は、文書およびＡＣＬのデータのインポート時に、文書データを文書ＤＢに登録して新しい文書ＩＤを得るとともに、新しい文書ＩＤでＡＣＬデータ内の文書ＩＤを更新し、ＡＣＬデータをＡＣＬテーブルに登録することを特徴とする文書管理装置。
請求項５に記載の文書管理装置において、
上記ユーザＩＤ管理手段は、上記ユーザＩＤ生成手段から取得したデータの一部に基づいてＡＣＬテーブルに設定するユーザＩＤを生成することを特徴とする文書管理装置。
ストレージに蓄積された文書が文書ＩＤに従って抽出され、抽出された文書に対する操作の可否が自装置に対して生成されたユーザＩＤに従って判断される文書管理装置を複数備えてなる文書管理システムにおける文書管理方法であって、
上記ユーザＩＤとして各文書管理装置に共通に用いられるユーザＩＤを、各文書管理装置の外部に設けたユーザＩＤ生成手段により生成し、
各文書管理装置に設けられたＥｘｐｏｒｔ／Ｉｍｐｏｒｔ手段が、ユーザの指示に基づき任意の文書およびＡＣＬのデータのエクスポートおよびインポートを行うことを特徴とする文書管理方法。
請求項９に記載の文書管理方法において、
上記Ｅｘｐｏｒｔ／Ｉｍｐｏｒｔ手段は、文書およびＡＣＬのデータの上記エクスポート時に、ＡＣＬデータ内の文書ＩＤを不定値に変更することを特徴とする文書管理方法。
請求項９に記載の文書管理方法において、
上記Ｅｘｐｏｒｔ／Ｉｍｐｏｒｔ手段は、文書およびＡＣＬのデータの上記インポート時に、文書データを文書ＤＢに登録して新しい文書ＩＤを得るとともに、新しい文書ＩＤでＡＣＬデータ内の文書ＩＤを更新し、ＡＣＬデータをＡＣＬテーブルに登録することを特徴とする文書管理方法。
請求項９に記載の文書管理方法において、
上記文書管理装置のユーザＩＤ管理手段は、上記ユーザＩＤ生成手段から取得したデータの一部に基づいて自装置内のＡＣＬテーブルに設定するユーザＩＤを生成することを特徴とする文書管理方法。