EP1183627A2 - Einrichtung, verfahren und computerprogramm-produkt zum betrieb von geschäftsprozessen - Google Patents

Einrichtung, verfahren und computerprogramm-produkt zum betrieb von geschäftsprozessen

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Publication number
EP1183627A2
EP1183627A2 EP00910840A EP00910840A EP1183627A2 EP 1183627 A2 EP1183627 A2 EP 1183627A2 EP 00910840 A EP00910840 A EP 00910840A EP 00910840 A EP00910840 A EP 00910840A EP 1183627 A2 EP1183627 A2 EP 1183627A2
Authority
EP
European Patent Office
Prior art keywords
lead
data
attribute
data flow
events
Prior art date
Legal status (The legal status is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the status listed.)
Withdrawn
Application number
EP00910840A
Other languages
English (en)
French (fr)
Inventor
Jochen Buckenmayer
Current Assignee (The listed assignees may be inaccurate. Google has not performed a legal analysis and makes no representation or warranty as to the accuracy of the list.)
HP Inc
Original Assignee
Hewlett Packard Co
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
Filing date
Publication date
Application filed by Hewlett Packard Co filed Critical Hewlett Packard Co
Publication of EP1183627A2 publication Critical patent/EP1183627A2/de
Withdrawn legal-status Critical Current

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Classifications

    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06Q—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q30/00—Commerce
    • G06Q30/06—Buying, selling or leasing transactions

Definitions

  • the invention relates generally to data processing systems or distributed information networks in which business processes are carried out.
  • the invention relates to devices for operating a business process with a sequence of events, which is processed by means of a data processing system and represented by digital data.
  • the invention relates to Process for operating corresponding business processes and on a corresponding computer program product
  • Example scenarios are trade fair activities, stage shipping activities (May ngs) of a direct marketing, or business activities in special programs such as the current year 2000 programs.
  • Of particular relevance is certain information that a customer might be interested in buying Depending on the classification, they will be processed by different positions in the company. If, for example, it is a mere literature request, a literature center that may exist in the company will be responsible. If, on the other hand, it is a concrete intention of a customer with a corresponding volume, the purchase interest will generally become processed by a responsible sales representative If, on the other hand, there is a general request or intention to purchase with a small volume, this request is usually sent to partner companies or to a proprietary customer formation center forwarded
  • the invention is therefore based on the object of specifying a device and a method of the type described at the outset which avoid the abovementioned disadvantages of the prior art and in particular make it possible to clearly follow the business processes concerned which are carried out within an information technology networked company then, to be able to process the business processes uniformly despite the different requirements for their handling.
  • the entire process i.e. from the generation of a lead to the completion of the project, should thus be completely electronically traceable ("closed loop").
  • the business process is processed within an information network which is subdivided into a proprietary and a non-proprietary part, a central data memory being provided within the proprietary part of the information network for storing the events
  • a functional element provided outside the proprietary part of the information network for changing the at least one attribute in at least part of the sequence.
  • a data flow control element provided within the proprietary part of the information network serves to control data streams associated with the events in at least part of the sequence and has means for checking the at least one attribute and means for controlling the data flow according to the respective state of an att ributs on
  • the invention provides a device for operating a business process which has a sequence of events and which is processed by means of a data processing system and represented by digital data within an information network which is divided into a proprietary and a non-propriety part, and is represented by digital data, at least one of which Sequence of at least first events is generated, at least one sequence of at least second events based on the first events being generated, and wherein a central data memory for storing the at least first and the at least second events is provided within the proprietary part of the information network, with at least one at least outside the proprietary part of the information network, functional part for generating at least one characterizing a state of the at least first and at least second events a data flow control element provided within the proprietary part of the information network for
  • the data flow control element preferably also has means for changing the at least one attribute.
  • the data flow control element is then responsible in one or more parts of the event sequence, but in one or more other parts the functional element is responsible for changing the attribute.
  • the functional element can also have means for controlling thus have data streams associated with the event
  • the control of these data streams in one or more parts of the event sequence can be carried out by the data flow control element, in one or more other parts, however, by the functional element.
  • the data flow control element and the functional element therefore advantageously work together in such a way that both are responsible for the change in the status and the data flow control , This is done for the sake of avoiding cols preferably in succession but not simultaneously
  • the device also has means that enable access to the data storage via the information network by means of access authorization.
  • This access is also advantageously possible from the non-proprietary part of the information network, so that, for example, sales employees of the company - due to the lack of access authorization but no non-company persons - also contribute to the business process from outside (e.g. via the Internet) or at least observe it
  • the invention preferably provides for a general or generalized lead tracking process to be implemented on the basis of a data flow control element in the form of an intranet WEB tool.
  • the information network (namely the proprietary and non-propnetary part) is preferably a TCP / IP network with HTTP protocol, the non-proprietary part of which is advantageously coupled to the Internet.
  • a special aspect of the invention then is to create a kind of “pin board” on which information sheets (leads) are hung, which, for example, the sales representative (VB ) in the company that feels responsible for this lead. The "information slips" are marked accordingly if sales representatives have assigned them.
  • the lead Since the status of the lead (for example, openly assigned, completed) is tracked, a so-called lead report can be created that gives an overview of current lead activities.
  • the advantage of implementing the lead tracking process via the intranet is Now in particular that the leads can be entered regardless of location and person and can be followed by all authorized persons via the company's Internet homepage (homepage), in which the proposed web tool is integrated
  • the invention enables lead reporting (lead reporting), by means of which, for example, the management of a company is enabled to closely monitor and control sales activities.
  • lead reporting lead reporting
  • additional effort is required for leads, which are in the form of notes, Faxing, lead sheets etc. in the company, enter them again in a WEB mask.
  • leads which are in the form of notes, Faxing, lead sheets etc. in the company, enter them again in a WEB mask.
  • this additional effort can be accepted due to the advantages mentioned
  • Leads that result from in-house marketing campaigns or inquiries addressed directly to the company are preferably generated in the proprietary part of the information network.
  • leads nowadays no longer result from in-house marketing campaigns but are generated by commissioned telemarketing agencies or mailmg houses outside of them subjects of the proprietary network are preferably a so-called "lead information system” (LIS) Provided in the non-proprietary power supply unit, by means of which the leads can be recorded in electronic form by the corresponding agencies and the leads can be transmitted, for example, electronically to the central data store.
  • LIS lead information system
  • the aforementioned partner companies which take over the lead processing for the "sorted out” leads, also receive the Lead Information System or a corresponding tool
  • the functional element has at least one functionality or a part of the functionality of the data flow control element in the form of a static copy.
  • the functional element can provide means for the synchronization of data elements representing the data flow To exchange relevant data
  • the functional element can furthermore have means for receiving and sending data elements representing the data flow.
  • the functional element can also have means for manipulating the data elements representing the data flow
  • the data flow control element has means for importing data elements and means for analyzing and evaluating the data elements
  • the data flow control element is hypertext-based. This enables simple online access to the proprietary part by a subject authorized for this purpose via the Internet or another open network by the functional element from the respective operating system platform is independent, it is achieved that a subject arranged outside of the proprietary network can be provided with a functional element independent of the respective operating system by means of which it can communicate with the data flow control element
  • the functional element is installed on every external subject involved in the business process, for example on its host computer.
  • the communication between the functional element and the data flow control element then takes place via an open network For example, the Internet
  • files are sent between the external subject and the proprietary power supply in both directions, which, for example, contain copies of the data elements.
  • the application called "functional element” runs in duplicate with a large number of external subjects Architecture is therefore with a certain effort for the software and data Maintain connected
  • both applications i.e. both the data flow control element and the functional element, are assigned to the company's direct sphere of control, i.e.
  • the functional element is coupled to an open network, for example via an HTTP server to the Internet.
  • the functional element is not (or at least not permanently) installed in the individual external subjects. Rather, they use a communication program, e.g. B of an Internet browser via the open network (Internet) to the functional element.
  • This in turn can communicate with the data flow control element located in the proprietary power supply (eg in the form of data synchronization)
  • subject - without appropriate access authorization - no access e.g. B of an Internet browser via the open network (Internet)
  • the two applications, data flow control element and functional element are not located on the same intranet, but on different hosts or intranets, which in turn are located via an open network (e.g. the Internet) are coupled to one another
  • the external subject communicates via the Internet with the functional element host using his browser, which in turn communicates with the data flow control element in the proprietary network part via the Internet.
  • the advantage of the second embodiment is that the effort for the Software and data maintenance is reduced, but the division in the data flow control element and functional element ensures that unauthorized external subjects only have access to the section of data and functionality provided in the functional element n Clarifying with regard to the scope of protection of the claims, it should be noted that in the second embodiment (including the above-mentioned modification) the host located at the external subject collects the communication program (browser) and that this with the Functional element coupling network does not (or at least not necessarily) belongs to the sophisticated device
  • the invention is directed to a device of the type mentioned in the introduction, in which - as in the first aspect of the invention - at least one attribute is assigned to the events, which characterizes the event state in the course of the business process, and which at least one data flow control element is assigned to control the events Has data streams corresponding to the respective state of the at least one attribute.
  • the device has at least one automatic attribute status, which automatically changes the status of the at least one attribute when one or more conditions are met, that is to say without a subject (for example a sales representative). has carried out an action in the business process (eg the execution of a lead).
  • a subject for example a sales representative
  • a subject involved in the business process can Do not change the attribute status directly, but make certain notifications to the system on its user interface (eg click on a "Lead done” soft button) This message prompts the application to change the attribute status accordingly (here to set it to "C” (closed)) the software status change carried out on the basis of a subject input is not to be regarded as an "automatic change" in the sense of the second aspect of the invention
  • the second aspect of the invention has the advantage of requiring less effort because of the at least partial automation of the attribute status change, and of ensuring a more uniform handling of the business process
  • the second Aspect of the invention can advantageously be implemented in a computer or computer system without the division into proprietary and non-propernary subnetwork and the resulting application division into data flow control element and functional element in accordance with the first aspect of the invention.
  • it is achievable of the automation advantages of the second aspect of the invention advantageously to combine this with the first aspect of the invention and possibly one or more of the configurations and embodiments mentioned above and below
  • the automatic attribute status of another is preferably a timer. This changes the status of the at least one attribute preferably when a certain attribute status or one of several particular attribute states is present and a certain time has passed since an initial time. It is conceivable that in special cases the attribute status change after the expiration of the
  • the term "certain attribute status" should also include "one of several specific attribute status" and "all possible attribute status”.
  • the starting time is, for example, the time at which the present attribute status was assumed
  • the status changes in accordance with the second aspect of the invention in no way need to take place automatically.
  • the automatically changing status states can preferably also be changed by manual intervention before the condition for automatic change has occurred.
  • one or more status states are also defined. that cannot be changed by the automatic attribute status These can then be changed manually - apart from attributes that cannot be changed at all
  • the invention also relates to corresponding methods and computer program products.
  • the latter can be, for example, a data carrier or a file that can be transmitted via a network and contains a program code for execution on a data processing system.
  • FIG. 1 shows an overview of a first exemplary embodiment of a typical information network containing a device according to the invention
  • FIG. 2 shows a block diagram of the data flow in the case of an arrangement of a WEB tool (LITE) and a lead information system (LIS) in the first exemplary embodiment
  • Figure 3 is an illustration corresponding to Figure 1 of another
  • FIG. 4 shows a representation corresponding to FIG. 2 of the exemplary embodiment from FIG. 3,
  • Figure 5 is an illustration of the data flow during a
  • Figure 6 is a flowchart showing a typical
  • FIG. 7 shows a block representation of an example analogous to FIG. 2
  • FIG. 8 is a flowchart showing the control of the
  • FIG. 9 shows an exemplary embodiment of a lead input mask
  • FIG. 10 shows an example of tables used in the relational database model in an overview
  • FIG. 1 shows a typical arrangement of data processing devices in which the invention can be used.
  • an information network 1 with a system arrangement for operating a business process on which the invention is based is shown.
  • the arrangement has a central database 2, which preferably has a relational data hierarchy and For example, by means of an "Oracle” database ("Oracle” is a registered trademark of the Oracle Company).
  • This database 2 is arranged within a proprietary subnet 1 a of the entire information network 1.
  • any extranets or intranets that are considered part of a higher-level information network in the present context can be executed
  • This tool 3 accesses the database 2 and in particular controls the data flow between this database 2 and other entities or subjects involved in the business process, ie for example natural persons or additional information technology devices such as personal computers or other devices that communicate or interact enable with LITE
  • one of the subjects 5 involved in the business process represents a natural person or a personal computer (PC) 5a assigned to this person, who is (is) authorized to access the WEB tool 3 online ("authonzed subject")
  • This person can be a sales representative (VB) or a manager of the company authorized for this access who owns the proprietary subnet
  • Another subject in this example represents a customer (“client”) 6 of the company who is to initiate the above-mentioned business process by means of a purchase request.
  • Customer 6 is understood to mean all subjects who can participate in the business process, but without access to the To have a WEG tool 3 in the proprietary subnet 1 It can be, for example, customers in addition to customer support partners and marketing agencies in the narrow sense.
  • This customer 6 has a functional element 7 ("LIS") by means of which he can access the WEB- Tool (LITE) 3 can access
  • LIS functional element 7
  • LITE WEB- Tool
  • this communication takes place between customer 6 and LITE 3 via the Internet
  • the LITE 3 tool are within the proprietary network 1 a and the LIS 7 tool are arranged outside the proprietary network.
  • a timer module 11 - the function of which is described below - is part of the LITE application 3
  • FIG. 2 shows a block diagram of the data flow in an exemplary arrangement 10 of a web tool (LITE) 3 according to the invention and a lead information system (LIS) 7.
  • the accepted business process begins with a customer request 13 from a customer 6, who in turn already owns the Offline version of the data flow control element LITE, which is the functional element 7.
  • both tools 11, 12 have a data memory (not shown here).
  • the request is transmitted to the WEB tool Lite 3 as a so-called e-mail attachment E-mail passes through a "firewall" 17 that is provided at the transition from the extranet 15 to the proprietary intranet 1 a
  • LITE 3 is implemented on a homepage 18 of a customer information center ("CIM"). LITE 3 initially saves the request in a central database 19. LITE 3 allows access-authorized persons (for example sales representatives VBx, VBy) 20, 21 to the database 2 access online and, if necessary, take over the further processing of the request.
  • CIM customer information center
  • attitude states or values are preferably considered, which are explained in more detail below
  • T lead timeout, i.e. lead processing is no longer necessary
  • L only supply with literature is required
  • the request now exists in a data format that is uniform with regard to all persons involved in the business process.
  • the VBx 20 can start processing the request For this purpose, it generates 22 a copy of the request file currently available in the central database 2 and uses this copy to process the request. After this has carried out a processing step, the modified file is transferred back to the central database 2.
  • the request file has, so to speak, a " Loop ", in the course of From the subsequent processing steps, further such loops can or will usually also follow.
  • the VB (here VBx 20) can change the request file as part of the processing directly in the database 2.
  • FIGS. 3 and 4 correspond to the views of FIGS. 1 and 2, but show a different exemplary embodiment.
  • the functional element LIS is not present on the customer 6 side, but only runs as a single central application in the area of the company.
  • the LIS 7 is connected to the Internet by a WEB server 4a. Instead of the LIS app, as in FIGS.
  • a browser 9 runs on the customer's side, with which the respective customer 6 uses the Internet to access the central LIS 7 can access and read and process certain request files for this purpose
  • the connection between the LIS 7 and the LITE 3 is a TCP / IP connection with an intermediate firewall 17, which separates the proprietary power supply unit or intranet 1 a from the non-proprietary power supply unit or extranet 15. Only subjects with access authorization, such as VBz 23, can use the I Access the LITE 3 via the Internet (FIG.
  • the data to be synchronized are transferred in files 8 using SFTP ("Secure File Transfer Protocol") between the two applications 3, 7 the transmission of the data in a security-encrypted form, for example by using a 40 bit security encryption.
  • SFTP Secure File Transfer Protocol
  • the file transfer takes place in fixed or variable time intervals, preferably once a day.
  • a further timer module can be located in the LITE application 3
  • the LITE 3 and the LIS 7 are applications written in HTML (Hypertext Markup Language) and ASP (Active Server Pages), which run on physically separate NT servers, namely the internal server 4 and the external server 4a.
  • the external server 4a runs the LIS application 7 together with the database belonging to LIS 7, on the other hand the associated database 2 does not run on the internal server 4, but rather runs together with the DBMS (Data Bank Management System) on a separate Unix computer system for the synchronization of the LITE 3 and LIS 7 assigned files is provided by a CGI program (Common Gateway Interchange), which is written in Delphi
  • FIG. 5 shows a typical data flow during a data synchronization between LIS 7 and LITE 3 according to the invention.
  • LIS 7 initially serves to record lead data initiating the respective business process and for this purpose contains initial data from LITE 3 as static copies (snapshots) of both Applications 3, 7 are used for the completely autonomous flow control of the data streams occurring in a business process, LITE 3 having the control authority.
  • the synchronization procedure comprises the steps mentioned in the flow chart shown in FIG. 6 and described below, identical steps being provided with corresponding reference numerals
  • the synchronization is also based on the arrangement proposed according to the invention, which, among other things, provides a central database 2 on which the input data are stored in the form of tables 33, preferably Oracle tables.
  • the synchronization described here as an example gang concerns the case in which the lead files initiating the respective business process are entered by an external customer.
  • other data synchronization processes take place, for example data be passed on to LIS 7 by external customer 6 for the purpose of processing the business process
  • the input data generated in LIS are exported 34 to LITE and corresponding export files are generated 35, which can be sent, for example, via email as attached files or via FTP.
  • SQL statements allow, for example, operations such as "INSERT” or "MODIFY"
  • the Oracle tables modified in this way can be made visible using an input mask provided by LITE 38 It is emphasized that the structure or layout of the input mask is uniform for all persons involved in the business process.
  • copies are made of the export files 35 afterwards back to LI S rucktransfer 39, in order to be able to determine, by means of a comparison 40 with the original input data, whether all data in the original data transmission 36 have also been transmitted without loss, since it is known that data losses can occur during transmissions via the Internet.
  • the synchronization is based on the fact that the Files to be changed in the course of the business process are provided with a "time stamp", which indicate the time of the last change and thus contain a statement about the timeliness of the file.
  • the files in question can already be stored in LITE 3 or database 2 and in LIS 7 at The synchronization checks whether the two versions are of the same timeliness.
  • files can also be transferred that are not yet available on the receiving end.
  • this can be the case, for example, if a previously only in LITE 3 led lead is set to the attribute status "E" and is therefore to be exported to LIS 7 so that the relevant customer 6 can access it
  • the status "E” is not intended to indicate that the export of the lead has taken place successfully. Rather, the status "E” is already set when the lead is intended for export. During the next synchronization process, such a lead is then exported, whereby it "E” means that the lead is assigned to an external partner until the next status change, eg due to a processing by the external operating partner
  • the attribute value defines which leads are transferred from LITE 3 to LIS 7 as part of the ongoing synchronization and are thus made visible to external sales partners (or only to a specific external sales partner). This is the case with attribute values E and P
  • collisions could occur if attribute values could be changed simultaneously on the LITE 3 and LIS 7 side. Such collisions are primarily excluded by the fact that leads on the LIS 7 side can only be changed if the attribute has the value E or P In this case, no changes to the lead and the attribute can be made on the LITE 3 side. In special cases, changes can be made to both the LITE 3 and the LIS 7, for example, a timer in the LITE 3 can set the P status to "T" set while the LIS 7 can set the P status to "E". In such a case, an attribute hierarchy decides which of the two file versions is given priority over the other during synchronization. In the example mentioned, the E status is in the Hierarchy over the T-status, so the synchronization becomes Version of the lead saved with the LITE 3 is replaced by the version saved with the LIS 7, thus eliminating the T-congestion again
  • FIG. 8 relates to the processing of a single lead.
  • the different reference symbols stand for different stations that go through the same lead in the business process
  • the starting point is a newly generated lead 41, which may have been generated, for example, based on a customer inquiry within the company or by an external sales partner.
  • New leads automatically receive the attribute value "0".
  • Leads with the attribute value "0" - and thus the lead at 41 - can only can be modified within LITE 3 and are preferably only visible within LITE 3
  • the company's sales representatives can view the lead at 41 and allocate it or get it assigned by an administrator.
  • Denial of refusal at 44 gives it the initial status "0" again and is available to the business process again like a newly generated lead 41
  • the administrator can also decide that the lead 41 should be processed by a specific external partner, whereby the attribute value is set to "E" at 45 when the input is made. It is also possible that this decision is made automatically without the administrator's intervention , for example based on the nature of the customer inquiry Leads with the attribute value "E" - and thus the lead at 45 - are visible after the synchronization step on the part of LIS 7 at least for the corresponding external sales partner and are immediately after the status on " The external sales partner can now either accept or reject the assignment of the lead 45.
  • the original lead 41 still (or again) has the attribute value "0" after a certain first time interval (for example 15 days), it automatically receives the attribute value "W" at 48 through a first timer (15-day timer) "Leads 48 with the attribute value” W "(this also includes the leads previously refused by an external partner at 47) can be assigned to an external sales partner by the administrator and receive the attribute value" E "after a corresponding assignment entry at 49 If an external one already exists If the sales partner has refused to accept the lead, the assignment is preferably made to another external sales partner.
  • the lead 49 with the status "E” is like the lead at 45 further processed Alternatively, an internal sales representative can assign the lead 48 with the status "W" himself or have it assigned by the administrator.
  • the lead After entering an appropriate allocation entry at 50, the lead receives the attribute value "A" in this case and is processed like the lead at 42 cases the lead 48 still (or again) the attribute value "W" at the end of a second time interval (e.g. five days), the attribute value is automatically set to "P" at 51 by a second timer (five-day timer) Lead is now visible in LIS 7, it can only be modified there.
  • a third time interval e.g.
  • timers There are different possibilities for the definition of the timers.
  • One possibility is that the time at which the lead receives the relevant status to be monitored is selected as the starting time point of the time interval to be monitored by the respective timer. at which the lead is generated, for the second timer the point in time at which the lead receives the status "W" at 47 or 48 and for the third timer the point in time at which the lead receives the status "P” at 51 another
  • the preferred option is then to base all timers on a common start time, which is independent of the respective course of the business process. This is preferably the time at which the lead was generated.
  • the timers check daily Creation date ("ENTRY_DATE" field in table LLLO, see below) and calculate
  • Elapsed time interval current date - creation date
  • timers are a functionally motivated choice of terms In terms of program, the several timers can be formed by a single payer and difference generator (as stated above), in which the determined time difference is subjected to several condition queries.
  • the timers are preferably parts of a timer module in LITE application 3
  • the first and second timer in the LITE Apphkation 3 is located, the third timer, however, in the LIS application 7
  • the above-mentioned simultaneous conversion of the P status into "E” and "T” is not possible, so that the mentioned attribute hierarchy is not required
  • LITE 3 and LIS 7 are now described below. The description is subdivided into a description of the proposed functionality of a data flow control element according to the invention (WEB tool called "LITE”) and a corresponding description of a functional element according to the invention called "LIS".
  • WEB tool called "LITE”
  • LIS a corresponding description of a functional element according to the invention
  • the main menu of LITE consists of the areas "Lead input”, “Lead overview”, “Lead processing”, “Lead reporting” and "Admin”, which are explained in detail below.
  • FIG. 9 shows a corresponding lead input mask of the data flow control element “LITE”
  • entered leads can be clearly displayed.
  • a search function can also be used to define the leads to be displayed. By default, all open leads are displayed. The leads are listed as a list. The details of a specific lead can be viewed and the salesperson can assign the lead with appropriate responsibility Lead editing
  • This function includes a selection menu for general, predefined lead tracking statistics. These are intended to provide both users and management with a quick overview of lead tracking activities
  • the lead input mask represents a form that is structured as follows
  • Creation date system date, entry by name of the person entering it
  • Postcode street (mandatory field, optional, if entry in the mailbox)
  • Areas of interest include, for example, the different product areas of a company
  • Lead category The lead category is automatically defined by checking the lead potential (see assignment above). This is shown separately by the lead mask
  • the correct district manager is automatically displayed. If more than one district is possible, we ask the reader to tick the correct one. If the company is assigned via point VB, this district entry has priority
  • search lists can be used to generate and display lead lists. Search lines can be defined using a pulldown menu and generated with the "SEARCH" button
  • Search criteria are Lead category ("A""B",”C” or O ")
  • Postcode maximal entry of 5 postcode areas possible, e.g. 50000 to
  • 60000 is a post code area
  • the individual lead list is thus created.
  • Lead list is displayed View lead detail (by mouse click)
  • a sales representative can assign the lead in the lead detail mask with the "Assign Lead” button and “lock” it exclusively for himself (see authorization concept described below). Lead assignment is only possible with open leads (status "0") The status of the lead automatically changes to "A”. The lead is now blocked and can no longer be “assigned” by another person. This lead is now visible under the "lead processing” described above and can be processed further by the VB from there (display Info window for users)
  • the "lead processing ' is, so to speak, the own work area of the VB. By default, he sees all leads assigned under his login in the overview overview.
  • the detail mask of a lead corresponds to the layout of the input mask.
  • the lead can either be created using a" lead completion "mask be ended without setting up a business project (Button "Close Lead ')
  • the VB has processed the lead.
  • the VB can enter the following information in the closing mask
  • the VB can reject the lead, for example if the VB has no time or no interest in processing the lead himself. He rejects the lead and announces the reason for rejection. The lead again accepts the status open
  • EXPORT list This lead guide can be viewed by the sales management under lead reporting before dispatching certain leads. Sales will be briefly informed by email, within a few days the removal in to apply to the central database After this withdrawal period has expired, all relevant leads are set to status "E” by clicking the "EXPORT" button
  • LIS is an independent program that is installed by a simple routine. LIS is supplied in the MS Access Run-Time Version to external agencies and partners
  • the functional element LIS is a central application in the area of the company, which external agencies and partners can access via the Internet using a browser
  • the purpose of LIS is to be able to record lead data externally, e.g. from agencies, and to pass it on to the company via email as a file or via FTP.
  • lead data externally, e.g. from agencies, and to pass it on to the company via email as a file or via FTP.
  • leads can be imported into LITE and further processed there.
  • Lead processed by partners as well -Files all leads available in LIS are sent back to LITE via email or FTP and imported there
  • LIS is password-protected via a uniform login procedure.
  • the layout of LIS is completely taken over by LITE in terms of functionality and design. Since there is no online access from LIS to LITE, all required tables (e.g. menu table) are stored as snapshoot in LIS copied An update carried out from time to time is easily possible (1 exemplary embodiment) or is carried out automatically, for example at fixed time intervals (eg daily) (2 exemplary embodiments) According to the LITE scheme, LIS can use an export-import function to carry out the lead Reading in and reading out files
  • the data model (tables) of LIS corresponds to that of LITE
  • FIG. 10 shows an exemplary embodiment of a relational database model according to the invention on the basis of a table overview. The abbreviations used are explained using the following legend
  • VARCHAR 500

Landscapes

  • Business, Economics & Management (AREA)
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Abstract

Zur Abwicklung eines Geschäftsprozesses innerhalb eines in einen proprietären und einen nicht-proprietären Teil unterteilten Informationsnetzes wird vorgeschlagen, ein ausserhalb des proprietären Teils angeordnetes Funktionselement und ein innerhalb angeordnetes Datenflusssteuerelement vorzusehen. Ferner wird eine Vorrichtung zur Abwicklung eines Geschäftsprozesses vorgeschlagen, die mit einem automatischen Attributzustandsänderer, insbesondere in Form eines Timers ausgerüstet ist.

Description

EINRICHTUNG, VERFAHREN UND COMPUTERPROGRAMM-PRODUKT ZUM BETRIEB VON GESCHÄFTSPROZESSEN
Die Erfindung bezieht sich allgemein auf Datenverarbeitungssysteme oder verteilte Informationsnetze, in denen Geschaftsprozesse abgewickelt werden Im Besonderen betrifft die Erfindung Einrichtungen zum Betreiben eines Geschaftsprozesses mit einer Abfolge von Ereignissen, der mittels eines Datenverarbeitungssystems prozessiert und durch digitale Daten repräsentiert wird Des Weiteren bezieht sich die Erfindung auf Verfahren zum Betreiben entsprechender Geschaftsprozesse und auf ein entsprechendes Computerprogramm-Produkt
Marketingkampagnen und Marketingaktionen generieren in einem Unternehmen eine Vielzahl von Informationen Beispielszenaπen sind Messeaktivitateπ, Stufeπ-Versandaktivitaten (Mai ngs) eines Direktmarketiπgs, oder aber Geschäftsaktivitäten in Sonderprogrammen wie die aktuellen Jahr2000-Programme Von besonderer Relevanz sind dabei bestimmte Informationen, die ein mögliches Kaufinteresse eines Kunden beinhalten Sie werden je nach Einstufung von unterschiedlichen Stellen im Unternehmen bearbeitet Handelt es sich beispielsweise um eine blosse Literaturanfrage so wird ein in dem Unternehmen etwa vorhandenes Literaturzentrum zustandig sein Handelt es sich dagegen um eine konkrete Kaufabsicht eines Kunden mit entsprechendem Volumen wird das Kaufinteresse in aller Regel von einem zustandigen Vertriebsbeauftragten bearbeitet Liegt hingegen eine generelle Anfrage bzw Kaufabsicht mit geringem Volumen vor, so wird diese Anfrage meist an Partnerunternehmen oder aber an ein proprietäres Kundeninformationszentrum weitergeleitet
Nach der heutigen Praxis im Bereich der Gescnaftsprozessfuhrung ist es nicht möglich beispielsweise sämtliche in einem Unternehmen existierenden Kaufanfragen in einer Übersicht zu verfolgen und gemass der jeweiligen Qualität einer Anfrage diese einem geeigneten Vertriebskanal zuzuführen Weiterhin ist es bei bekannten Geschaftsprozessen nicht möglich eine Einstufung der genannten Geschäftsaktivitäten (sogenannter "Lead-Tracking- Prozess") nach Erfolgskriterien durchzufuhren
Der Erfindung egt daher die Aufgabe zugrunde, eine Einrichtung sowie ein Verfahren der eingangs beschriebenen Art anzugeben, welche die vorgenannten Nachteile des Standes der Technik vermeiden und insbesondere ermöglichen, die hier betroffenen innerhalb eines informationstechnisch vernetzten Unternehmens geführten Geschaftsprozesse übersichtlich verfolgen zu können Eine weitere Aufgabe hegt dann, die Geschaftsprozesse trotz der unterschiedlichen Anforderungen an deren Abwicklung einheitlich verarbeiten zu können Der gesamte Ablauf, d h von der Generierung eines Leads bis hin zum Projektabschluss, soll damit elektronisch vollständig nachvollziehbar sein ("closed loop") Schliesslich soll der Aufwand, den die am Geschaftsprozess beteiligten Subjekte zu erbringen haben, verringert werden
Entsprechend wird gemass einem ersten Aspekt der Erfindung bei einer Einrichtung der eingangs genannten Art der Geschaftsprozess innerhalb eines, in einen proprietären und einen nicht-propπetaren Teil unterteilten Informationsnetzes prozessiert, wobei innerhalb des proprietären Teils des Informationsnetzes ein zentraler Datenspeicher zur Speicherung der Ereignisse vorgesehen ist Gemass dem ersten Aspekt wird bei einer erfindungsgemassen Einrichtung vorgeschlagen, ein ausserhalb des proprietären Teils des Informationsnetzes vorgesehenes Funktionselement zum Andern des wenigstens einen Attributs in wenigstens einem Teil der Abfolge vorzusehen Ein innerhalb des proprietären Teils des Informationsnetzes vorgesehenes Datenflusssteuerelement dient zum Steuern von den Ereignissen zugeordneten Datenstromen in wenigstens einem Teil der Abfolge und weist Mittel zum Abprufen des wenigstens einen Attributs sowie Mittel zum Steuern des Datenflusses entsprechend dem jeweiligen Zustand eines Attributs auf Anders ausgedruckt stellt die Erfindung gemass ihrem ersten Aspekt eine Einrichtung zum Betrieb eines eine Abfolge von Ereignissen aufweisenden Geschaftsprozesses bereit, der innerhalb eines in einem proprietären und einem nicht-propπetaren Teil unterteilten Informationsnetzes Mittels eines Datenverarbeituπgssystems prozessiert und durch digitale Daten repräsentiert wird, wobei wenigstens eine Abfolge von mindestens ersten Ereignissen generiert wird wobei wenigstens eine auf die ersten Ereignisse aufbauende Abfolge von mindestens zweiten Ereignissen generiert wird, und wobei innerhalb des proprietären Teils des Informationsnetzes ein zentraler Datenspeicher zur Speicherung der mindestens ersten und der mindestens zweiten Ereignisse vorgesehen ist, mit wenigstens einem ausserhalb des proprietären Teils des Informationsnetzes vorgesehen Funktionsteils zum Generieren von einen Zustand der mindestens ersten und der mindestens zweiten Ereignisse charakterisierenden Atmbuten, wenigstens einem innerhalb des proprietären Teils des Informationsnetzes vorgesehen Datenflusssteuerelement zum Steuern von den mindestens ersten und den mindestens zweiten Ereignissen zugeordneten Datenstromen, aufweisend Mittel zum Abprufen der den ersten und zweiten Ereignisse zugeordneten Attributen, und Mittel zum Steuern des Datenflusses entsprechend den jeweiligen Zustanden der Attribute Bei dem "ersten Ereignis" handelt es sich beispielsweise um die Generierung eines Leads, wahrend es sich bei dem "zweiten Ereignis" beispielsweise um die Bearbeitung eines Leads handelt, etwa dessen Zuordnung zu einem Vertriebsbeauftragten Unter der "Abfolge von Ereignissen" wird beispielsweise der Leadgeneπerungs und -bearbei- tungsprozess oder Teile hiervon verstanden
Vorzugsweise weist auch das Datenflusssteuerelement Mittel zum Andern des wenigstens einen Attributs auf Beispielsweise ist dann in einem oder mehren Teilen der Ereignisabfolge das Datenflusssteuerelement, in einem oder mehreren anderen Teilen hingegen das Funktionselement für das Andern des Attributs zustandig Entsprechend kann auch das Funktionselement Mittel zum Steuern von den Ereignisses zugeordneten Datenstromen aufweisen Somit kann beispielsweise auch die Steuerung dieser Datenstrome in einem oder mehreren Teilen der Ereignissabfolge von dem Datenflusssteuerelement, in einem oder mehreren anderen Teilen hingegen von dem Funktionselement übernommen werden Vorteilhaft wirken also das Datenflusssteuerelement und das Funktionselement derart zusammen, dass beide für die Attnbutanderung und Datenflusssteuerung zustandig sind, wobei dies zwecks Kol sionsvermeidung vorzugsweise nacheinander aber nicht gleichzeitig geschieht
Vorteilhaft weist die Einrichtung ausserdem Mittel auf, die einen Zugriff auf den Datenspeicher über das Informationsnetz mittels Zugriffsberechtigung ermöglichen Vorteilhaft ist dieser Zugriff auch aus dem nicht-proprietaren Teil des Informations-netzes möglich, so dass beispielsweise Vertriebsmitarbeiter des Unternehmens - mangels Zugriffsberechtigung aber keine unternehmensfremden Personen - auch von ausserhalb (z B über das Internet) zum Geschaftsprozess beitragen oder diesen zumindest beobachten können
Die Erfindung sieht dabei vorzugsweise vor, einen generellen bzw verallgemeinerten Lead-Tracking-Prozess anhand Datenflusssteuerelement in Form eines Intranet-WEB-Tools zu realisieren Bei dem Informationsnetz (und zwar dem proprietären und nicht-propnetaren Teil) handelt es sich vorzugsweise um ein TCP/IP-Netzwerk mit HTTP-Protokoll, dessen nicht-propπetarer Teil vorteilhaft an das Internet gekoppelt ist Ein besonderer Aspekt der Erfindung egt dann, eine Art "Pinwand" zu schaffen, auf der Informationszettel (Leads) aushangen, die sich beispielsweise derjenige Vertriebsbeauftragte (VB) im Unternehmen zuordnet, welcher sich für diese Lead zustandig fühlt Die "Informationszettel" werden entsprechend markiert, wenn Vertriebsbeauftragte sich diese zugeordnet haben Eine alternative Vorgehensweise bei der Lead- Zuordnung sieht vor, dass die Person, die für die Lead-Eingabe zustandig ist, die Leads entsprechend einer Kundenliste zuordnet Insgesamt erhalt man so jederzeit einen umfassenden Überblick, welche Leads vorhanden bzw welchem Vertriebsbeauftragten diese gegebenenfalls zugeordnet sind Leads, für die sich nach einer bestimmten Zeit kein zustandiger Vertriebsbeauftragter findet, können mittels des vorgeschlagenen Tools entsprechend an ein definiertes Partnerunternehmen weitergeleitet werden Das Ergebnis wird wieder zurückgesendet
Da der Status des Leads (z B offen zugeordnet, abgeschlossen) verfolgt wird, kann daraus ein sogenannter Lead-Beπcht erstellt werden, der eine Übersicht über derzeitige Lead-Aktivitaten gibt Der Vorteil, den Lead-Tracking-Prozess über das Intranet zu realisieren liegt nun im Besonderen dann, dass die Leads Standort- und personenunabhangig eingegeben werden können und von allen befugten Personen über die jeweilige Internet-Startseite (Homepage) des Unternehmens, in die das vorgeschlagene WEB-Tool integriert ist, verfolgt werden können
Des Weiteren ermöglicht die Erfindung eine Lead-Beπchterstattung (Lead- Reporting), mittels der beispielsweise das Management eines Unternehmens in die Lage versetzt wird, Vertπebsaktivitaten genau zu verfolgen und entsprechend zu steuern Es ist zunächst zwar ein Mehraufwand Leads, die in Form von Zetteln, Faxen, Leadbogen etc im Unternehmen vorliegen, nochmals in eine WEB-Maske einzugeben Es wird jedoch davon ausgegangen, dass dieser Mehraufwand aufgrund der genannten Vorteile durchaus in Kauf genommen werden kann
Leads, die aus unternehmensinternen Markting-Aktionen oder direkt an das Unternehmen gerichteten Anfragen resultieren werden vorzugsweise im proprietären Teil des Informationsnetzes generiert Viele Leads resultieren heutzutage aber nicht mehr aus unternehmensinternen Marketing-Aktionen sondern werden von beauftragten Telemarketing-Agenturen oder Mailmg- Hausern generiert Diesen ausserhalb des proprietären Netzes angeordneten Subjekten wird vorzugsweise ein sogenanntes "Lead Information System" (LIS) im nicht-propπetaren Netzteil bereitgestellt mittels dessen die Aufnahme der Leads in elektronischer Form von den entsprechenden Agenturen vornommen werden kann und die Leads beispielsweise auf elektronischem Wege an den zentralen Datenspeicher übertragen werden können In solchen Fallen sind demnach keine unternehmensinternen Ressourcen für die Abwicklung der eingangs erwähnten Geschaftsprozesse erforderlich Auch die vorgenannten Partnerunternehmen, welche die Lead-Bearbeitung für die "aussortierten" Leads übernehmen, bekommen ebenfalls das Lead Information System oder ein diesem entsprechendes Tool
Gemass einer bevorzugten Ausfuhrungsform der Erfindung kann vorgesehen sein dass das Funktionselement mindestens eine Funktionalität bzw einen Teil der Funktionalität des Datenflusssteuerelements in Form einer statischen Kopie aufweist Hierdurch ist gewährleistet, dass ein ausserhalb des proprietären Informationsnetzes angeordnetes, an einem vorliegenden Geschaftsprozess beteiligtes Subjekt zwar nicht einen Online-Zugriff auf die in dem zentralen Datenspeicher vorhegenden proprietären Kerndaten eines Geschaftsprozesses hat, aber dennoch in den Stand versetzt wird, durch entsprechende Eingaben mittels des Funktionselementes an dem Geschaftsprozess zu partizipieren In vorteilhafter Weise kann dabei das Funktionselement zur Aufnahme der Leads, also Erfassung der ersten Ereignisse dienen Vorzugsweise kann also die anfangliche Aufnahme von Ereignissen sowohl im proprietären Teil mittels des Datenflusssteuerelements als auch im nicht-propπetaren Teil mittels des Funktionselements erfolgen
Um die erforderlichen Eingaben innerhalb eines gesamten Geschaftsprozesses zu vereinfachen, kann ein vereinheitlichtes Format der den Datenfluss repräsentierenden Datenelemente vorgesehen sein Um auch einem ausserhalb des proprietären Netzes angeordneten Subjekt aktuelle Daten eines Geschaftsprozesses bereitstellen zu können, kann das Funktionselement Mittel zur Synchronisation von den Datenfluss repräsentierenden Datenelementen aufweisen Um einen Austausch entsprechender Daten zu ermöglichen kann das Funktionselement ferner Mittel zum Empfangen und Senden von den Datenfluss repräsentierenden Datenelementen aufweisen Um Eingriffe des aussenstehenden Subjekts in den Geschaftsprozess zu ermöglichen kann das Funktionselement zudem Mittel zur Manipulation der den Datenfluss repräsentierenden Datenelemente aufweisen
In Weiterfuhrung des Erfindungsgedankens kann vorgesehen sein, dass das Datenflusssteuerelement Mittel zum Importieren von Datenelementen sowie Mittel zur Analyse und Auswertung der Datenelemente aufweist
Gemass einer bevorzugten Weiterbildung der erfindungsgemass vorgeschlagenen Einrichtung kann vorgesehen sein, dass das Datenflusssteuerelement Hypertext-basiert ist Dies ermöglicht einen einfachen Online-Zugriff auf den proprietären Teil durch ein hierfür authonsiertes Subjekt über das Internet oder ein anderes offenes Netzwerk Indem das Funktionselement von der jeweiligen Betriebssystemplattform unabhängig ist, wird erreicht, dass ein ausserhalb des proprietären Netzes angeordnetes Subjekt unabhängig von dem jeweils vorliegenden Betriebssystem ein Funktionselement zur Verfugung gestellt bekommen kann, mittels dessen es mit dem Datenflusssteuerelement kommunizieren kann
Hinsichtlich der Architektur des nicht-propπetaren Netzteils sind verschiedene Ausgestaltungen möglich Bei einer ersten Ausgestaltung ist das Funktionselement bei jedem, am Geschaftsprozess beteiligten externen Subjekt installiert, und zwar z B auf dessen Hostrechner Die Kommunikation zwischen dem Funktionselement und dem Datenflusssteuerelement erfolgt dann über ein offenes Netzwerk z B das Internet Hierzu werden beispielsweise Dateien zwischen dem externen Subjekt und dem proprietären Netzteil in beiden Richtungen versendet welche z B Kopien der Datenelemente zum Inhalt haben Bei dieser Ausgestaltung lauft also die "Funktionselement" genannte Applikation jeweils in Kopie bei einer Vielzahl von externen Subjekten Diese Architektur ist daher mit einem gewissen Aufwand für die Software- und Daten- pflege verbunden Bei einer zweiten, bevorzugten Ausgestaltung sind jedoch beide Applikationen also sowohl das Datenflusssteuerelement als auch das Funktionselement dem direkten Machtbereich des Unternehmens zugeordnet, laufen also beispielsweise in dessen Intranet, wobei das Datenflusssteuerelement im proprietären Teil des Intranets und das Funktionselement in dessen nicht-propπetaren Teil lokalisiert sind Das Funktionselement ist mit einem offenen Netzwerk gekoppelt, beispielsweise über einen HTTP-Server mit dem Internet Bei dieser zweiten Ausgestaltung ist das Funktionselement nicht (oder zumindest nicht dauerhaft) bei den einzelnen externen Subjekten installiert Vielmehr greifen diese mit Hilfe eines Kommunikationsprogramms, z B eines Internet-Browsers über das offene Netzwerk (Internet) auf das Funktionselement zu Dieses wiederum kann mit dem im proprietären Netzteil angesiedelten Datenflusssteuerelement kommunizieren (z B in Form von Datensynchronisation) Hierauf hat das externe Subjekt jedoch - ohne entsprechende Zugriffsberechtigung - keinen Zugriff Bei einer Abwandlung der zweiten Ausgestaltung sind die beiden Applikationen, Datenflusssteuerelement und Funktionselement, nicht im selben Intranet, sondern bei verschiedenen Hosts oder Intranets lokalisiert, die wiederum über ein offenes Netzwerk (z B das Internet) miteinander gekoppelt sind In diesem Fall kommuniziert das externe Subjekt mittels seines Browsers über das Internet mit dem Funktionselement- Host Dieser wiederum kommuniziert über das Internet mit dem Datenflusssteuerelement im proprietären Netzwerkteil Vorteil der zweiten Ausgestaltung (einschließlich der genannten Abwandlung) ist, dass der Aufwand für die Software- und Datenpflege reduziert ist, aber dennoch durch die Aufteilung im Datenflusssteuerelement und Funktionselement sichergestellt wird, dass nichtautoπsierte externe Subjekte nur Zugriff auf den im Funktionselement bereitgestellten Ausschnitt von Daten und Funktionalität haben Klarstellend sei hinsichtlich des Schutzbereichs der Patentansprüche angemerkt, dass bei der zweiten Ausgestaltung (einschließlich der genannten Abwandlung) der beim externen Subjekt angesiedelte Host sammt Kommunikationsprogramm (Browser) und das dieses mit dem Funktionselement koppelnde Netz nicht (oder zumindest nicht zwingend) zu der anspruchsgemassen Einrichtung gehört
Gemass dem zweiten Aspekt ist die Erfindung auf eine Einrichtung der eingangs genannten Art gerichtet, bei welcher - wie beim ersten Erfindungsaspekt - den Ereignissen wenigstens ein Attribut zugeordnet ist das den Ereigniszustand im Verlauf des Geschaftsprozesses charakterisiert und welche wenigstens ein Datenflusssteuerelement zum Steuern von den Ereignisses zugeordneten Datenstromen entsprechend dem jeweiligen Zustand des wenigstens einen Attributs aufweist Daruberhinaus weist die Einrichtung gemass dem zweiten Aspekt wenigstens einen automatischen Attπbutstatusanderer auf, welcher den Status des wenigstens einen Attributs bei Erfulltsein einer oder mehrerer Bedingungen automatisch ändert, also ohne dass ein Subjekt (z.B ein Vertriebsbeauftragter) eine Handlung im Geschaftsprozess (z B die Erledigung eines Leads) vorgenommen hat Zur Bedeutung des Begriffs "automatisch" sei noch folgendes zur Klarsteilung angemerkt Im allgemeinen kann ein am Geschaftsprozess beteiligtes Subjekt den Attributstatus nicht direkt andern, sondern auf seiner Benutzeroberflache dem System bestimmte Mitteilungen machen (z B einen Softbutton "Lead erledigt" anklicken) Diese Mitteilung veranlasst die Applikation den Attributstatus entsprechend zu andern (hier auf "C" (closed) zu setzen) Derartige, von der Software aufgrund einer Subjekteingabe durchgeführte Attπbutstatusanderung ist nicht als "automatische Änderung" im Sinn des zweiten Erfindungsaspekts anzusehen
Der zweite Erfindungsaspekt hat den Vorteil, wegen der zumindest teilweisen Automatisierung der Attributstatusanderung geringeren Aufwand zu erfordern und eine einheitlichere Abwicklung des Geschaftsprozesses sicherzustellen
Für bestimmte Einsatzzwecke z B den Einsatz in kleineren Unternehmen, die nicht mit externen Agenturen oder Partnerunternehmen in dem hier interessierenden Geschaftsprozess zusammen arbeiten kann der zweite Erfindungsaspekt vorteilhaft in einem Rechner oder Rechnersystem ohne die Aufteilung in proprietäres und nicht-propnetares Teilnetz und die daraus resultierende Apphkationsaufteilung in Datenflusssteuerelement und Funktionselement gemass dem ersten Erfindungsaspekt implementiert sein In anderen Fallen, in denen eine Zusammenarbei mit solchen extemenen Subjekten erfolgt, ist es zur Erreichung der Automatisierungsvorteile des zweiten Erfindungsaspekts jedoch vorteilhaft, diesen mit dem ersten Erfindungsaspekt und ggf einer oder mehrerer der oben und im folgenden genannten Ausgestaltungen und Ausfuhrungsformen zu kombinieren
Vorzugsweise ist der automatische Attnbutstatusanderer ein Timer Dieser ändert den Status des wenigstens einen Attributs vorzugsweise dann, wenn ein bestimmter Attributstatus oder einer von mehreren bestimmten Attnbutstati vorliegt und eine bestimmte Zeit seit einem Anfangszeitpunkt vergangen ist Es ist denkbar, dass in Sonderfallen die Attributstatusanderung nach Ablauf der bestimmten Zeit bei allen vorhegenden Attnbutstati durchgeführt werden soll Der Begriff "bestimmter Attributstatus" soll also auch "einen von mehreren bestimmten Attnbutstati" und "samtliche mögliche Attnbutstati" einschhessen Für das der Funktion des Timers zugrunde gelegte Zeitintervall kann als Anfangszeitpunkt beispielsweise der Zeitpunkt der Generierung des Ereignisses gelten Alternativ ist als Anfangszeitpunkt beispielsweise derjenige Zeitpunkt möglich, an dem der vorliegende Attributstatus eingenommen wurde
Klarstellend sei aber angemerkt dass sich die Attπbutstatusanderungen gemass dem zweiten Erfindungsaspekt keineswegs ausschhess ch automatisch zu erfolgen brauchen Vielmehr sind die automatisch veränderlichen Attnbutstati vorzugsweise auch durch manuellen Eingriff anderbar, bevor jeweils die Bedingung zur automatischen Änderung eingetreten ist Vorzugweise sind auch ein oder mehrere Attnbutstati definiert, die nicht durch den automatischen Attributstatus veränderbar sind Diese sind dann - abgesehen von Attributen die überhaupt nicht veränderlich sind - manuell anderbar Die Erfindung betrifft auch entsprechende Verfahren und Computerprogramm- Produkte Bei letzteren kann es sich beispielsweise um einen Datenträger oder um eine, über ein Netz übertragbare Datei enthaltend einen Programmcode zur Ausfuhrung auf einer Datenverarbeitungsanlage handeln Hinsichtlich vorteilhafter Ausgestaltungen des erfindungsgemassen Verfahrens und Computerprogramm-Produkts wird auf die obigen Ausfuhrungen zu den Einrichtungen zum Betrieb des Prozesses verwiesen
Weitere Aufgaben, Vorteile und Merkmale der Erfindung ergeben sich aus den Unteransprucheπ sowie der nachfolgenden Beschreibung von Ausfuhrungsbeispielen der Erfindung Im Einzelnen zeigen
Figur 1 eine Ubersichtsdarstellung eines ersten Ausfuhrungsbeispiels eines typischen Informationsnetzes enthaltend eine erfindungsgemasse Einrichtung,
Figur 2 eine Blockdarstellung des Datenflusses bei einer Anordnung eines WEB-Tools (LITE) und eines Lead Information Systems (LIS) bei dem ersten Ausfuhrungsbeispiel,
Figur 3 eine Darstellung entsprechend Figur 1 eines anderen
Ausfuhrungsbeispiels,
Figur 4 eine Darstellung entsprechend Figur 2 des Ausfuhrungsbeispiels von Figur 3,
Figur 5 eine Illustration des Datenflusses wahrend einer
Datensynchronisation zwischen LITE und LIS gemass der Erfindung, Figur 6 ein Ablaufdiagramm zur Darstellung einer typischen
Vorgehensweise bei der erfindungsgemassen
Datensynchronisation entsprechend Figur 5,
Figur 7 eine der Figur 2 analoge Blockdarstellung einer beispielhaften
Implementierung des ersten Ausfuhrungsbeispiels,
Figur 8 ein Ablaufdiagramm zur Darstellung der Steuerung des
Geschaftsprozessablauf anhand verschiedener Attnbutstati,
Figur 9 ein Ausfuhrungsbeispiel einer Lead-Eingabemaske, und
Figur 10 ein Beispiel von im relationalen Datenbankmodell verwendeten Tabellen in einer Ubersichtsdarstellung
In den Figuren sind funktionsgleiche oder -ähnliche Gegenstande teilweise mit gleichen Bezugszeichen gekennzeichnet
Figur 1 zeigt eine typische Anordnung von Datenverarbeitungseinrichtungen, bei denen die Erfindung einsetzbar ist Insbesondere ist ein Informationsnetz 1 mit einer Systemanordπung zum Betrieb eines bei der Erfindung zugrundeliegenden Geschaftsprozesses gezeigt Die Anordnung weist eine zentrale Datenbank 2 auf, die bevorzugt eine relationale Daten-Hierarchie aufweist und beispielsweise durch eine "Oracle"-Datenbank ("Oracle" ist eingetragene Marke der Firma Oracle Company) realisiert sein kann Diese Datenbank 2 ist innerhalb eines proprietären Teilnetzes 1 a des gesamten Informationsnetzes 1 angeordnet Es wird hervorgehoben, dass die erfindungsgemass vorgeschlagene Datenflusssteuerung auf dem Internet, beliebigen Extranets oder Intranets, die im vorliegenden Zusammenhang als Teile eines übergeordneten Informationsnetzes angesehen werden, ausgeführt werden kann Zur Steuerung des Datenflusses bei einem angenommenen Geschaftsprozess ist ein Hypertext-basierendes Datenflussteuerelement, ein sog WEB-Tool 3 (Lead Information Iracking Environment = "LITE") vorgesehen, das bevorzugt auf einem innerhalb des proprietären Teils des gesamten Informationsnetzwerks angeordneten WEB-Server 4 installiert ist Dieses Tool 3 greift auf die Datenbank 2 zu und steuert insbesondere den Datenfluss zwischen dieser Datenbank 2 und weiteren am Geschaftsprozess beteiligten Instanzen bzw Subjekten, d h beispielsweise natürlichen Personen oder zusätzlichen informationstechπischen Einrichtungen wie z B Personal Computern oder anderen Einrichtungen, die eine Kommunikation bzw Interaktion mit LITE ermöglichen
In dem vorliegenden Beispiel stellt eines der an dem Geschaftsprozess beteiligten Subjekte 5 eine natürliche Person bzw ein dieser Person zugeordneter Personal-Computer (PC) 5a dar, die (der) authonsiert ist auf das WEB-Tool 3 online zuzugreifen ("authonzed subject") Diese Person kann ein Vertriebsbeauftragter (VB) oder ein für diesen Zugriff berechtigter Manager des Unternehmens sein, das Inhaber des proprietären Teilnetzes ist
Ein weiteres Subjekt stellt in diesem Beispiel ein Kunde ("Client") 6 des Unternehmens dar, der den genannten Geschaftsprozess durch eine Kaufanfrage initiieren soll Unter "Kunde 6" werden alle Subjekte verstanden, die an dem Geschaftsprozess teilnehmen können, ohne jedoch Zugriff auf das im proprietären Teilnetz 1 a egende WEG-Tool 3 zu haben Es kann sich hierbei z B neben Kundenbetreuungspartnern und Marketingagenturen um Kunden im engen Sinn handeln Diesem Kunden 6 hegt ein Funktionselement 7 ("LIS") vor, mittels dessen er offline auf das WEB-Tool (LITE) 3 zugreifen kann Die Kaufanfrage wird dabei in Form einer Datei 8 an das Tool 3 übertragen, wobei diese Datei beispielsweise eine an ein E-Mail angehängte Datei darstellen kann Jedenfalls findet diese Kommunikation zwischen dem Kunden 6 und LITE 3 via Internet statt Generell sind das Tool LITE 3 innerhalb des proprietären Netzes 1 a und das Tool LIS 7 ausserhalb des proprietären Netzes angeordnet Ein Timermodul 11 - dessen Funktion weiter unten beschrieben wird - ist Teil der LITE-Apphkation 3
Figur 2 zeigt eine Blockdarstellung des Datenflusses bei einer exemplarischen Anordnung 10 eines erfindungsgemassen WEB-Tools (LITE) 3 sowie eines Lead Information Systems (LIS) 7 Der angenommene Geschaftsprozess beginnt in diesem Beispiel mit einer Kundenanfrage 13 eines Kunden 6 der wiederum bereits im Besitz der Offline-Version des Datenflusssteuerelemeπtes LITE, dem Funktionselement 7 ist Beide Tools 11 , 12 weisen zu diesem Zweck einen hier nicht gezeigten Datenspeicher auf Auch in dem vorliegenden Beispiel wird die Anfrage als sogenanntes E-Mail-Attachment an das WEB- Tool Lite 3 übertragen Dieses E-Mail passiert dabei eine beim Übergang vom Extranet 15 zum propritaren Intranet 1 a etwa vorgesehene "Firewall" 17
In dem Ausfuhrungsbeispiel ist LITE 3 auf einer Homepage 18 eines Kundeninformatioπszentrums ("CIM") implementiert LITE 3 speichert die Anfrage zunächst in einer zentralen Datenbank 19 Über LITE 3 können zugriffsberechtigte Personen (z B Vertriebsbeauftragte VBx, VBy) 20, 21 auf die Datenbank 2 online zugreifen und gegebenenfalls die weitere Bearbeitung der Anfrage ubenehmen Im Falle einer solchen Verantwortungsubemahme 22, beispielsweise durch einen entsprechenden VB (hier "VBx"), wird die Anfrage mittels eines nicht gezeigten Attributs entsprechend markiert, so dass weitere zugriffsberechtigte Personen, beispielsweise ein Vertriebsmanager VBy 21 , von dieser Übernahme Kenntnis erlangen können Dieses Attribut repräsentiert mithin den jeweiligen Lead-Status, womit bestimmte Geschaftsprozesse anhand der jeweiligen Stati des Attributs automatisch herausgefiltert werden können Zudem ermöglicht das Attribut eine Zuordnung eines Lead an ein bestimmtes Subjekt (z B einen VB) damit kein anderes Subjekt dieses Lead bearbeiten kann (sogenanntes "Lead-Assignment") Es wird ferner hervorgehoben, dass ein Online-Zugriff durch ein sowohl von innerhalb des proprietären Netzes als auch ein von ausserhalb des Netzes zugreifendes zugriffsberechtigtes Subjekt (z B von ausserhalb interagierender Vertriebsbeauftragter VBz 23) mittels einer Telekommumkationsverbindung 24 möglich ist
Zur Charakterisierung des Status eines Lead kommen vorzugsweise folgende Attnbutstati oder -werte in Betracht, die weiter unten noch naher erläutert werden
0 = Lead ist offen,
A = ("assigned") Lead hat sich ein interner Vertriebsbeauftragter zugeordnet oder Lead wurde durch CIM (Customer Information Management d h einen für die Koordinierung der Kundenbetreuung zustandigen Administrator) einem solchen zugeordnet, außerdem ist eine automatische Zuordnung möglich, C = ("closed") Lead ist geschlossen, W = Warnung Lead ist zwei Wochen nicht zugeordnet, E = ("exported") das Lead ist einem externen Vertriebspartner zugeordnet, P = Lead ist offen (bereit) für Zuteilung zu externem Partner,
T = Lead-Timeout, d h es ist keine Lead-Bearbeitung mehr vorzunehmen, L = Es ist nur Versorgung mit Literatur erforderlich
In der Datenbank 2 hegt die Anfrage nunmehr in einem Datenformat vor, das bezüglich aller am Geschaftsprozess beteiligten Personen einheitlich ist Falls die Anfrage beispielsweise dem VBx 20 zugeordnet ist und somit das Attribut "A" tragt, kann der VBx 20 mit der Bearbeitung der Anfrage beginnen Hierzu generiert 22 er eine Kopie der in der zentralen Datenbank 2 aktuell vorliegenden Anfragedatei und fuhrt mittels dieser Kopie eine Bearbeitung der Anfrage durch Nachdem dieser einen Bearbeitungsschritt vollzogen hat, wird die somit veränderte Datei wieder an die zentrale Datenbank 2 ruckubertragen Die Anfragedatei hat sozusagen eine "Schleife" durchlaufen, wobei im Zuge von nachfolgenden Bearbeitungsschritten weitere solcher Schleifen folgen können bzw in der Regel auch folgen werden Alternativ kann der VB (hier VBx 20) die Anfragedatei im Rahmen der Bearbeitung direkt in der Datenbank 2 andern Wie oben bereits ausgeführt wurde, werden bestimmte Anfragen einem externen Kundenbetreuungspartner, hier dem "Kunden" 6 zugeordnet Und zwar handelt es sich um Anfragen mit dem Attributstatus "E" Anfragedateien mit diesem Attributstatus werden vom Datenflusssteuerelement LITE 3 zum Funktionselement LIS 7 übertragen Nach Erledigung setzt der Kunde 6 den Attributstatus auf "C", woraufhin die veränderte Anfragedatei wieder zum LITE 3 zuruckubertragen wird und in der zentralen Datenbank 2 abgespeichert wird, wobei die bisland dort vorhandene, nicht mehr aktuelle Version der Anfragedatei überschrieben wird
Die Figuren 3 und 4 entsprechen den Ansichten der Figuren 1 und 2, zeigen aber ein anderes Ausfuhrungsbeispiel Und zwar ist hier das Funktionselement LIS nicht jeweils auf Seite der Kunden 6 vorhanden, sondern lauft nur als eine einzige zentrale Applikation im Bereich des Unternehmens Das LIS 7 ist durch einen WEB-Server 4a mit dem Internet gekoppelt Statt der LIS-App kation, wie bei den Figuren 1 und 2, lauft auf der Seite des Kunden ein Browser 9, mit dem der jeweilige Kunde 6 über das Internet auf das zentrale LIS 7 zugreifen kann und dabei hierfür bestimmte Anfragedateien lesen und ggf bearbeiten kann Die Verbindung zwischen dem LIS 7 und dem LITE 3 (bzw zwischen den Servern 4a und 4, auf denen die Applikationen 7 bzw 3 laufen) ist eine TCP/IP-Verbindung mit zwischengeschalteter Firewall 17, welche den proprietären Netzteil bzw das Intranet 1 a von den nicht-propπetaren Netzteil bzw dem Extranet 15 trennt Nur Subjekte mit Zugriffsberechtigung wie etwa VBz 23 können über das Internet auf das LITE 3 zugreifen (Figur 4) Zur Synchronisierung der Daten des LITE 3 und des LIS 7 werden die zu synchronisierenden Daten in Dateien 8 mit SFTP ("Secure File Transfer Protocol") zwischen den beiden Applikationen 3, 7 übertragen Beim SFTP erfolgt die Übertragung der Daten in einer sicherheitsverschlusselten Form z B durch Anwendung einer 40-Bιt Sicherheitsverschlusselung Der Filetransfer erfolgt in festen oder variablen Zeitintervallen vorzugsweise einmal täglich Bei anderen (nicht gezeigten) Ausfuhrungsformen kann ein weiteres Timermodul bei der LITE- Apphkation 3 angesiedelt sein
Das LITE 3 und das LIS 7 sind in HTML (Hypertext Markup Language) und ASP (Active Server Pages) geschriebene Applikationen, die auf physisch gesonderten NT-Servern, nämlich dem internen Server 4 und dem externen Server 4a laufen Auf dem externen Server 4a lauft die LIS-Applikation 7 zusammen mit der zu LIS 7 gehörigen Datenbank, hingegen lauft auf dem internen Server 4 nicht die zugehörige Datenbank 2, diese lauft vielmehr samt DBMS (Data Bank Management System) auf einem gesonderten Unix- Rechnersystem Für die Synchronisierung der LITE 3 und LIS 7 zugeordneten Dateien sorgt ein CGI-Programm (Common Gateway Interchange), welches in Delphi geschrieben ist
In Figur 5 ist ein typischer Datenfluss wahrend einer Datensynchronisation zwischen LIS 7 und LITE 3 gemass der Erfindung gezeigt LIS 7 dient zunächst der Erfassung von den jeweiligen Geschaftsprozess initiierenden Lead-Daten und enthalt zu diesem Zweck Anfangsdaten aus LITE 3 als statische Kopien (Schnappschusse) Beide Applikationen 3, 7 dienen der völlig autonomen Flusssteuerung der bei einem Geschaftsprozess auftretenden Datenstrome, wobei LITE 3 die Steuerhohheit besitzt Die Vorgehensweise bei der Synchronisation umfasst die in dem in Figur 6 gezeigten Flussdiagramm genannten und nachfolgend beschriebenen Schritte, wobei identische Schritte mit übereinstimmenden Bezugszeichen versehen sind Die Synchronisation basiert ebenfalls auf der erfindungsgemass vorgeschlagenen Anordnung die unter anderem eine zentrale Datenbank 2 vorsieht auf der die Eingabe-Daten in Form von Tabellen 33, vorzugsweise Oracle-Tabellen, gespeichert sind Der hier beispeilhaft beschriebene Synchronisationsvorgang betrifft den Fall dass die den jeweiligen Geschaftsprozess initiierenden Lead-Dateien von einem externen Kunden hereingegeben werden In entsprechender Weise laufen andere Datensynchronisationsvorgange ab, bei denen beispielsweise Daten zwecks Bearbeitung des Geschaftsprozesses durch den externen Kunden 6 an das LIS 7 hinausgegeben werden
Zunächst werden bei dem vorliegenden Beispiel die in LIS generierten Eingabe-Daten nach LITE exportiert 34 und dabei entsprechende Export- Dateien generiert 35, die beispielsweise via E-Mail als angehängte Dateι(en) oder via FTP versendet 36 werden können Diese Export-Dateien werden nun in die Datenbank 32 importiert 37, wobei LITE 3 diesen Import 37 völlig autonom und unabhängig von irgendwelchen Benutzereingaben unter Verwendung von beispielsweise SQL-Statements (SQL= Structured Query Language) erfolgen lassen kann Die SQL-Statements erlauben dabei beispielsweise Operationen wie "INSERT" oder "MODIFY" Im Anschluss daran können die so veränderten Oracle-Tabellen mittels einer von LITE bereitgestellten Eingabemaske sichtbar gemacht werden 38 Es wird hervorgehoben, dass die Struktur bzw das Layout der Eingabemaske bei sämtlichen am Geschaftsprozess beteiligten Personen einheitlich ist Bei dem gezeigten Beispiel werden Kopien der Export-Dateien 35 im Anschluss daran wieder an LIS ruckubertragen 39, um durch einen Vergleich 40 mit den ursprünglichen Eingabe-Daten feststellen zu können, ob bei der ursprünglichen Datenübertragung 36 auch alle Daten verlustfrei übertragen worden sind, da bei Übertragungen via Internet bekanntlich Datenverluste auftreten können Die Synchronisierung beruht darauf, dass die im Verlauf des Geschaftsprozesses zu verändernden Dateien mit einem "Zeitstempel" versehen sind, welche den Zeitpunkt der letzten Änderung angeben und somit eine Aussage über die Aktualität der Datei beinhalten Die betreffenden Dateien können bereits jeweils bei LITE 3 bzw Datenbank 2 und beim LIS 7 gespeichert sein Bei der Synchronisation wird geprüft, ob die beiden Versionen gleiche Aktualität besitzen Falls dies nicht der Fall ist, wird die veraltete Version durch die aktuelle Version überschrieben so dass als Ergebnis der Synchronisation beim LITE 3 bzw der Datenbank 2 und beim LIS 7 identische Dateien gespeichert sind In Sonderfallen kann statt des Zeitstempeis eine Attributhierarchie dafür entscheidend sein, ob der Version des LITE 3 oder des LIS 7 der Vorzug gegeben wird
Bei der Synchronisation können auch Dateien übertragen werden, die auf der Empfangerseite noch nicht vorhanden sind Neben dem in Figur 6 gezeigten Fall des erstmaligen Imports von extern generierten Leads zum LITE 3 kann dies z B dann der Fall sein, wenn ein bislang nur im LITE 3 geführtes Lead auf den Attributstatus "E" gesetzt wird und folglich zum LIS 7 zu exportieren ist, damit der betreffende Kunde 6 auf dieses zugreifen kann
Kollisionen werden bei diesem Synchronisationsverfahren in erster Linie dadurch vermieden, dass Änderungen der einen Geschaftsprozess betreffenden Daten immer nur entweder beim LITE 3 mit der Datenbank 2 oder beim LIS 7 vorgenommen werden dürfen Die Frage, auf welcher der beiden Seiten nun jeweils Veränderungen der Daten vorgenommen werden dürfen, entscheidet sich am jeweiligen Attributstatus Falls in besonderen Fallen Änderungen sowohl beim LITE 3 und beim LIS 7 vorgenommen werden dürfen, so entscheidet eine Attributhierarchie darüber, welcher der beiden Datei- versionen bei der Synchronisation der Vorzug gegenüber der anderen gegeben
Es wird hervorgehoben, dass das Zusammenwirken zwischen LIS und LITE (also wie die Datenstrome gesteuert werden und auf welcher Seite welche Veränderungen vorgenommen werden dürfen) vorzugsweise ausschliess ch anhand der genannten Attribute erfolgt, welche den jeweiligen Lead-Status repräsentieren Durch diese Attribute wird - insbesondere bei Anwendung der unten naher beschriebenen Timerfunktion - ermöglicht dass die Datenflusssteuerung völlig automatisch bzw autonom erfolgen kann
Im Verlauf des Geschaftsprozesses ändert sich der Lead-Status aufgrund verschiedener Aktionen fortlaufend Entsprechend wird auch der Wert des Lead-Status charakterisierenden Attributs laufend geändert Die folgende Tabelle gibt an, welche Ausgangs-Attributwerte durch welche Aktionen in welche neuen Attributwerte verwandelt werden
Hierzu folgende Anmerkungen
1 Mit dem Status "E" soll nicht etwa angezeigt werden dass die Exportierung des Leads erfolgreich stattgefunden hat Vielmehr wird der Status "E" bereits dann gesetzt, wenn das Lead zur Exportierung vorgesehen ist Beim nächstfolgenden Synchronisierungsvorgang wird ein solches Lead dann exportiert, wobei es seinen Status bis zur nächsten Statusanderung, z B aufgrund einer abschhessenden Bearbeitung durch den externen Betriebspartner behalt "E" bedeutet also, dass das Lead einem externen Partner zugeordnet ist
Der Attributwert definiert, welche Leads im Rahmen der laufenden Synchronisierung vom LITE 3 zum LIS 7 übertragen und damit den externen Vertriebspartnern (oder nur einem bestimmten externen Vertriebspartner sichtbar gemacht werden Und zwar ist dies der Fall bei mit den Attributwerten E und P
Grundsätzlich konnten Kollisionen auftreten, wenn Attributwerte gleichzeitig auf Seite des LITE 3 und des LIS 7 geändert werden konnten Derartige Kollisionen werden in erster Linie dadurch ausgeschlossen, dass Leads auf Seiten des LIS 7 nur dann geändert werden können, wenn das Attribut den Wert E oder P hat In diesem Fall können keine Änderungen des Leads und des Attributs auf Seite des LITE 3 vorgenommen werden In besonderen Fallen dürfen Änderungen sowohl beim LITE 3 und beim LIS 7 vorgenommen werden, beispielsweise kann ein Timer beim LITE 3 den P-Status auf "T" setzen wahrend beim LIS 7 der P-Status auf "E" gesetzt werden kann In so einem Fall entscheidet eine Attributhierarchie darüber, welcher der beiden Dateiversionen bei der Synchronisation der Vorzug gegenüber der anderen gegeben wird Bei dem genannten Beispiel hegt der E-Status in der Hierarchie über dem T-Status, bei der Synchronisation wird also die beim LITE 3 gespeicherte Version des Lead durch die beim LIS 7 gespeicherte ersetzt, der T-Staus damit also wieder beseitigt
Die Steuerung eines Geschaftsprozess-Ablaufs anhand der verschiedenen Lead-Stati und der diese charakterisierenden Attributwerte ist in Figur 8 veranschaulicht Klarstellend sei angemerkt dass Figur 8 die Prozessierung eines einzigen Leads betrifft Die verschiedenen Bezugszeichen stehen für verschiedene Stationen, die ein und dasselbe Lead im Geschaftsprozess durchlaufen kann Ausgangspunkt ist ein neu generiertes Lead 41 , welches beispielsweise aufgrund einer Kundenanfrage unternehmensintern oder durch einen externen Vertriebspartner erzeugt worden sein kann Neue Leads erhalten automatisch den Attributwert "0" Leads mit dem Attributwert "0" - und damit das Lead bei 41 - können nur innerhalb des LITE 3 modifiziert werden und sind vorzugsweise auch nur innerhalb des LITE 3 sichtbar Die Vertriebsbeauftragten des Unternehmens können das Lead bei 41 hingegen einsehen und es sich zuteilen oder es sich durch einen Administrator zugeordnet bekommen Auch eine automatische Zuteilung ist möglich, etwa wenn alle Anfragen eines bestimmten Typ je nach Herkuπftsregioπ dem jeweils für die betreffende Region zustandigen Vertriebsbeauftragten zuzuteilen sind Infolge des Zuteilungsvorgangs erhalt das Lead bei 42 den Attributwert "A" Wie alle Leads mit dem Status "A" kann das Lead bei 42 nur seitens des LITE 3 - und zwar jetzt eingeschränkt auf den Vertriebsbeauftragten gemass Zuordnung - geändert werden und nach wie vor auch nur im LITE 3 eingesehen werden Der Vertriebsbeauftragte kann dann entweder das Lead bearbeiten woraufhin es nach Eingabe eines entsprechenden Vermerks, dass die Bearbeitung abgeschlossen ist bei 43 den Attributwert "C" erhalt Von diesem Moment an ist kein Datenmodifikation mehr möglich, der Vorgang ist abgeschlossen Alternativ kann der Vertriebsbeauftragte die Annahme des Leads verweigern Durch Eingabe eines entsprechenden
Verweigerungsvermerks bei 44 erhalt es wieder den Ausgangsstatus "0" und steht dem Geschaftsprozess wieder wie ein neu generiertes Lead 41 zur Verfugung Der Administrator kann aber auch entscheiden dass das Lead 41 von einem bestimmten externen Vertnebspartner bearbeitet werden soll, wodurch der Attributwert auf eine entsprechende Eingabe hin bei 45 auf "E" gesetzt wird Es ist auch möglich, dass diese Entscheidung ohne Eingriff des Administrators automatisch getroffen wird, etwa auf der Grundlage der Natur der Kundenanfrage Leads mit dem Attributwert "E" - und damit auch das Lead bei 45 - sind nach dem Synchronisierungsschntt auf Seiten des LIS 7 zumindest für den entsprechenden externen Vertriebspartner sichtbar und sind, unmittelbar nachdem der Status auf "E" gesetzt wird, auch nur durch diesen modifizierbar Der externe Vertriebspartner kann nun entweder die Zuteilung des Leads 45 annehmen oder ablehnen Im ersten Fall wird er das Lead erledigen, wonach es nach Eingabe eines entsprechenden Erlediungsvermerks bei 46 den Attributwert "C" erhalt Eine Datenanderung ist dann nicht mehr möglich, der Vorgang ist abgeschlossen Im Fall einer Verweigerung der Zuteilung erhalt das Lead nach Eingabe eines entsprechenden Verweigerungsvermerks durch den externen Vertriebspartners bei 47 den Attributwert "W" Mit dem Status "W" ist nur noch eine Datenmodifikation innerhalb LITE 3 möglich, dass Lead 47 wird dann wie ein Lead bei 48 weiterbehandelt, welches den Status "W" auf andere Weise erhalten hat (siehe unten)
Falls das ursprüngliche Lead 41 nach Ablauf eines bestimmten ersten Zeitintervalls (z B 15 Tage) immer noch (oder wieder) den Attributwert "0" hat, erhalt es durch einen ersten Timer (15-Tage-Tιmer) automatisch bei 48 den Attributwert "W" Leads 48 mit dem Attributwert "W" (hierzu gehören auch die zuvor erwähnten von einem externen Partner bei 47 verweigerten Leads) können vom Admistrator einem externen Vertriebspartner zugeteilt werden und erhalten nach einer entsprechenden Zuteilungseingabe bei 49 den Attributwert "E" Falls bereits ein externer Vertriebspartner die Annahme des Leads verweigert hat, erfolgt die Zuweisung vorzugsweise an einem anderen externen Vertriebspartner Das Lead 49 mit dem Status "E" wird wie das Lead bei 45 weiterbehandelt Alternativ kann sich ein interner Vertriebsbeauftragter das Lead 48 mit dem Status "W" selbst zuteilen oder vom Administrator zugeteilt bekommen Nach Eingabe einer entsprechenden Zuteilungseingabe bei 50 erhalt das Lead in diesem Fall den Attributwert "A" und wird wie das Lead bei 42 weiterbehandelt Falls das Lead 48 bei Ablauf eines zweiten Zeitintervalls (z B fünf Tage) immer noch (oder wieder) den Attributwert "W", wird der Attributwert durch einen zweiten Timer (Funf-Tage-Ti er) automatisch bei 51 auf "P" gesetzt Das Lead ist nun im LIS 7 sichtbar, es kann nur dort modifiziert werden Einer der externen Vertriebspartner kann sich nun das Lead zuordnen, wobei es durch eine entsprechende Zuordnungseiπgabe bei 52 den Attributwert "E" erhalt Es wird dann wie bei 45 weiterbehandelt Falls das Lead nach Ablauf eines dritten Zeitintervalls (z B 70 Tage) immer noch (oder wieder) im P-Status ist, erhalt es durch einen dritten Timer (70-Tage-Tιmer) automatisch bei 53 den Attributstatus "T" Von diesem Moment an ist im Normalfall keine Datenmodifikation mehr möglich, der Vorgang wird wegen Zeitabiaufs als abgeschlossen betrachtet Nur in dem oben erwähnten Sonderfall, dass wahrend des letzten Synchronisationsvorgangs auf selten des LIS der Status auf "E" gesetzt wurde, wird der T-Status aufgrund der oben erwähnten Attributhierarchie wieder aufgehoben und einheitlich bei LIS und LITE auf "E" gesetzt
Für die Definition der Timer gibt es verschiedene Möglichkeiten Eine Möglichkeit besteht dann, dass als Anfangszeitpuπkt des vom jeweiligen Timer zu überwachenden Zeitintervalls jeweils der Zeitpunkt gewählt wird, an dem das Lead den betreffenden, zu überwachenden Status erhalt Für den ersten Timer wäre dies der Zeitpunkt, zu dem das Lead generiert wird, für den zweiten Timer der Zeitpunkt, zu dem das Lead bei 47 oder 48 den Status "W" erhalt und für den dritten Timer den Zeitpunkt, bei dem das Lead bei 51 den Status "P" erhalt Eine andere, bevorzugte Möglichkeit besteht dann allen Timern einen gemeinsamen Anfaπgszeitpunkt zugrunde zu legen, der unabhängig vom jeweiligen Verlauf des Geschaftsprozesses ist Vorzugsweise ist dies der Zeitpunkt bei dem das Lead generiert wurde Die Timer prüfen täglich das Anlagedatum (Feld "ENTRY_DATE" in Tabelle LLLO, siehe unten) und rechnen
Abgelaufenes Zeitintervall = Aktuelles Datum - Anlagedatum Der erste Timer untersucht dann ob das abgelaufene Zeitintervall bereits großer als das erste Timerzeitintervall (15 Tage) ist, der zweite Timer untersucht dann, ob das abgelaufene Zeitintervall bereits großer als die Summe aus erstem und zweitem Timerzeitraum (15 Tage + 5 Tage = 20 Tage) ist, und der dritte Timer untersucht dann, ob das abgelaufene Zeitintervall bereits großer als die Summe aus erstem, zweitem und drittem Timerzeitraum (15 Tage + 5 Tage + 70 Tage = 90 Tage) ist Bei den genannten mehreren Timern handelt es sich um eine funktioneil motivierte Begriffswahl Programmtechnisch können die mehreren Timer durch einen einzigen Zahler und Differenzbildner gebildet sein (wie oben angegeben), bei dem die ermittelte Zeitdifferenz mehreren Bedingungsabfragen unterworfen wird Die Timer sind vorzugweise Teile eines Timermoduls bei der LITE-Apphkation 3 Es lat aber auch möglich, daß nur der erste und zweite Timer bei der LITE- Apphkation 3 angesiedelt ist, der dritte Timer hingegen bei der LIS-Applikation 7 In diesem Fall ist die oben genannte simultane Umsetzung des P-Status in "E" und "T" nicht möglich, so dass die erwähnte Attributhierarchie nicht benotigt wird
Schließlich sei noch erwähnt, dass für unterschiedlichen Leadkategoπen auch auch unterschiedlichen Timerdefinitionen zugrunde gelegt werden können Beispielsweise können für Leads, die zu einem bestimmten Unternehmensbereich oder einer bestimmten Anfragekategorie gehören, längere oder kürzere Zeitintervalle als für andere Leads verwendet werden Im folgenden werden nun weitere Einzelheiten des LITE 3 und LIS 7 beschrieben Die Beschreibung untergliedert sich dabei in eine Beschreibung der vorgeschlagenen Funktionalitat eines erfindungsgemassen Datenflusssteuerelementes (WEB-Tool namens "LITE") sowie eine entsprechende Beschreibung eines erfindungsgemassen Funktionselementes namens "LIS"
Beschreibung des WEB-Tools "LITE"
Hauptmenü
Das Hauptmenu von LITE besteht aus den nachfolgend noch im Detail erläuterten Bereichen "Lead Eingabe", "Lead Übersicht", "Lead Bearbeitung", "Lead Reporting" und "Admin"
Lead Eingabe
Ein Lead wird mittels einer Lead-Eingabe-Maske eingegeben Es ist hier bereits möglich, das Lead einem verantwortlichen Vertriebsbeauftragten (VB) zuzuordnen In Fig 9 ist eine entsprechende Lead-Eingabe Maske des Datenflusssteuerelementes "LITE" gezeigt
Lead Übersicht
Mittels dieser Funktionalität des WEB-Tools lassen sich eingegebene Leads übersichtlich darstellen Mit einer Such-Funktion lassen sich zudem die anzuzeigenden Leads definieren Standardmassig werden alle offenen Leads angezeigt Die Leads stehen als Liste untereinander Die Details eines bestimmten Leads lassen sich einsehen und der VB kann sich das Lead bei eintsprechender Zuständigkeit zuordnen Lead Bearbeitung
Die Funktionalität der "Lead Bearbeitung" ist vergleichbar mit der Funktion "Lead Übersicht" Der Unterschied besteht darin dass nur alle dem VB persönlich zugeordneten Leads als Liste anzeigt werden Mit einer Such- Funktion kann ein VB sich leicht einen Überblick über seine persönlichen Leads verschaffen Dieser Bereich wird bei allen an dem zugrundeliegenden Geschaftsprozess beteiligten Subjekten (hier Personen bzw Usern) mittels eines Manager-Eintrags "UNKNOWN" nicht angezeigt
Lead Reporting
Diese Funktion beinhaltet ein Auswahl-Menu über generelle, vordefinierte Lead-Tracking Statistiken Diese sollen sowohl den Usern als auch dem Management einen schnellen Überblick über Lead-Tracking Aktivitäten verschaffen
Admin
Alle Admin-Funktionen sind hier einstellbar Sowohl der Import aus "LIS"- geneπerten Leadfiles von Agenturen ist hier möglich als auch der Export und Import bezüglich LIS-Files von den jeweiligen Geschäftspartnern
Im folgenden werden die Funktionen unter einem jeweils gleichnamigen Kapitel detailliert beschrieben
Lead-Eingabe
Die Lead-Eingabe-Maske stellt ein Formblatt dar, das wie folgt gegliedert ist
Header-Information Angaben zum Kunden Leadklassifizierung Lead-Beschreibung Aktion / Follow-up Aktivitäten
a) Header-Information
Die Felder bestehen aus
Anlagedatum = Systemdatum Leadeingabe durch Name der eingebenden Person
Anzeige erst in der Lead Detail Maske möglich
Telefonnummer des Lead-
Eingebenden Anzeige erst in der Lead Detail Maske möglich
Organisation des Lead-
Eingebenden Anzeige erst in der Lead Detail Maske möglich
Leadstatus automatisch "0" für offen
Lead-ID Anzeige erst in der Lead Detail Maske möglich
b) Angaben zum Kunden
Die Felder bestehen aus
ba ) Firma
Firma (Mussfeld)
Strasse (Mussfeld, optional, falls Eintrag im Postfach)
PLZ-Strasse (Mussfeld, optional, falls Eintrag im Postfach)
Postfach (optional)
PLZ-Postfach (optional)
PLZ-Firma (optional)
Ort (Mussfeld)
Land (Mussfeld, Menuauswahl Standardeinstellung 'D' bb ) Branche (optional Menuauswahl nur eine Branche auswahlbar)
Es sind folgende Branchenfelder auswahlbar
1 Branche (grob) (Mussfeld, Menuauswahl)
Industrie
Banken / Versicherung
Handel
Telekommunikation
Transport / Verkehr
Verwaltung
Erziehung
Unbekannt
2 Branche (fein), (optional, Menuauswahl)
Diese Brancheninformation dient als Zusatz für spatere Selektionen
bc ) Kunde
Vorname (optional)
Nachname (Mussfeld)
Titel (optional)
Abteilung (optional)
Gebäude (optional)
Bereich (Mussfeld , Menuauswahl)
Funktion (Mussfeld Menuauswahl)
Telefon (optional)
Fax (optional)
Handy (optional)
Email (optional) bd ) Entscheidungskompetenz (optional Menuauswahl)
Folgende Entscheidungskompetenzen stehen zur Auswahl
Allein
Massgeb ch Empfehlungsfunktion Informationsfunktion
be ) Interessensgebiete (optional, Menuauswahl)
Als Interessensgebiete kommen beispielsweise die verschiedenen Produktbereiche eines Unternehmens in Betracht
bf ) Publikationen (optional, Menuauswahl)
Folgende Publikation ist u a auswahlbar
Computernews
c) Leadklassifizierung
Die Leadklassifizierung hat die Felder
Lead-Potential (Mussfeld, Menuauswahl) Hoch (A-Lead)
Mittel (B-Lead) Gering (C-Lead) Unbekannt (D-Lead)
Leadkategone Aus dem Ankreuzen des Lead-Potentials wird automatisch die Lead-Kategone definiert (siehe Zuordnung oben) Diese wird von der Lead-Maske gesondert angezeigt
Entscheidungszeitraum (optional Menuauswahl) bis 1 Monat 1 - 3 Monate 3 - 6 Monate über 6 Monate Entscheidungsdatum
Produktlinie (optional bis zu drei Nennungen möglich Menuauswahl)
Lead-Quelle (Mussfeld, Menuauswahl, auch Freitext möglich mit dem Hinweis, ein verstandliches, einheitliches Kürzel anzuwenden)
d) Lead-Beschreibunq
Die Felder bestehen aus
Fragestellung / Ausgangssituation / Interesse (Freitext-Feld) Investition / Projekt (Freitext-Feld)
e) Aktion / Follow-up Aktivitäten
Die Felder des Bereichs Follow-up Aktivitäten bestehen aus
Aktion (Mussfeld, Menuauswahl)
Ruckruf
Angebot
Demo beim Kunden
Produktinfo Supportfall
Datum Aktion (Optional)
Wird das Feld Produktinfo angekreuzt, wird ein weiteres Fenster angezeigt Die anzukhckenden Felder mit Menuauswahl sind beispielsweise u a folgende
Data Center
Technical Computing
Elektronic Commerce & Electronic Business
IT-Service-Management
Office Computing / Pπnting Solutions
Information Storage
Klickt der User beispielsweise den Bereich Data Center an, erscheint ein Pulldown-Menu mit Literatur zum Ankreuzen (beispielsweise Enterprise Server) Wird innerhalb dieser Maske etwas angekreuzt wird beim Abspeichern des Leads automatisch ein Mail an den E-Mail-Account eines Literatur- Zentrums generiert mit Angabe des betreffenden Leads Das Lit-Center kann daraufhin das Fullfillment beginnen Zusätzlich gibt es ein Freitext-Feld für alle Literaturanfragen die nicht im Menü auswahlbar sind
Dringlichkeit (Mussfeld Menuauswahl)
Gross
Mittel
Gering
Vertriebsbeauftragter (VB)
Wird "Kontakt" angekhckt so muss der User die Auswahl treffen zwischen "manueller Zuordnung" oder 'automatischer Zuordnung" Wird automatische Zuordnung angekhckt, so erfolgt ein Online-Vergleich des Feldes Firma mit einer Customer-Information-Datenbank (CIM) auf Ähnlichkeit Das Ergebnis, welche VBs vorgeschlagen werden wird angezeigt Der User muss sich eine Alternative auswählen Mit Auswahl des VBs wird automatisch sein Manager im Feld Distrikt eingetragen Wird nichts gefunden wird die Meldung "Keine Zuordnung möglich ' angezeigt Bei der manuellen Zuordnung ist der VB dem User bekannt, er kann diesen aus der Menuauswahl anklicken Der Distrikt- Eintrag wird automatisch generiert
Distrikt
Entspechend der Auswahl im Feld Branche wird automatisch der richtige Distrikt-Manager angezeigt Falls mehrere Distrikte möglich sind wir der Leser aufgefordert, den richtigen anzukhcken Wird die Firma über den Punkt VB zugeordnet, hat dieser Distrikt-Eintrag Vorrang
Geschäftspartner (optional Menuauswahl)
Hier kann der User entscheiden, von welchem Partner der Lead bearbeitet werden soll
Wichtige Info für Follow up / Notizen (Freitext-Feld) Hier können Zusatzinformationen eingetragen werden
Mit dem Button SAVE ist das Lead abgeschlossen Alle Eintragungen sind gespeichert und die Firma sowie der Kontakt mit der Datenquelle "LEAD" markiert Es wird abgefragt ob ein weiteres Lead eingegeben werden soll Ansonsten automatischer Übergang zum Hauptmenu
Lead Übersicht
Im Menupunkt Leadubersicht lassen sich mit Such-Kπteπen Lead-Listen generieren und anzeigen Such-Kπteπen lassen sich über ein Pulldown-Menu definieren und mit dem Button "SUCHE" generieren
Such-Kπterien sind Lead Kategorie ("A" "B", "C" oder O")
Dringlichkeit
Lead Status (Standardmassig wird mit Status "O" initialisiert)
Interessensgebiet
Produkt πie
Branche
Firmenname (die Angabe von wildcards ist erforderlich)
PLZ (maximale Angabe von 5 PLZ-Bereichen möglich, z B 50000 bis
60000 ist ein PLZ-Bereich)
Publikation, Entscheidungszeitraum, Leadquelle, Aktion, VB, Distrikt,
Geschaftseinheit, Partner
Unter den Suchkriterien sind "UND"- beziehungsweise "ODER"-Verknupfungen möglich Pro User ist die Speicherung einer Einstellung der Such-Kπteπen möglich
Die individuelle Lead-Liste ist damit erstellt Die Informationen pro Zeile (=eιn Lead) von links nach rechts sind folgende
Leadstatus
Lead-Kategone
Dringlichkeit
Firma
Ort
VB (sofern vorhanden, sonst Leerfeld)
Distrikt (sofern vorhanden, sonst Leerfeld)
Mit einem Mausklick (Drill down) kann man ein Lead auswählen und die Detaihnformationen des entsprechenden Leads (siehe Eingabe-Maske = Detail-Maske) einsehen Leads können nur in der Lead Detail-Maske geändert beziehungsweise geloscht werden Andern bzw Loschen eines Leads ist nur durch die eingebende Person möglich (siehe auch nachfolgend beschriebenes Berechtigungskonzept) Es kann allerdings nur logisch geloscht werden Die Lead-Liste beziehungsweise die Details der Leads können entsprechend auch ausgedruckt werden Die Vorgehensweise sieht zusammengefasst wie folgt aus
Lead-Liste mit Suchkriterien definieren Suche-Button drucken Lead-Liste wird angezeigt Lead-Detail ansehen (durch Mausklick)
Ein Vertriebsbeauftragter kann sich in der Lead-Detail Maske mit dem Button "Assign Lead" den Lead zuordnen und exklusiv für sich "sperren" (siehe nachfolgend beschriebenes Berechtigungskonzept) Möglich ist die Lead- Zuordnung allerdings nur bei offenen Leads (Status "0") Der Status des Leads geht automatisch in "A" über Das Lead ist nun gesperrt und kann von keiner anderen Person mehr "assigned" werden Dieser Lead ist nun unter der vorstehend beschriebenen "Lead Bearbeitung" sichtbar und kann von dort vom VB weiterbearbeitet werden (Anzeige Info-Fenster für Benutzer)
Beispielsweise jede Woche erfolgt ein automatisch generiertes Mail mit der Liste aller offenen Leads, die nicht pro Distrikt zugeordnet sind (keine Lead- Details, nur Ubersichtshste), an die Distrikt-Manager (Maihnghste über Admin definierbar) Die schon per Distrikt zugeordneten, offenen Leads werden dem entsprechenden Manager zugesendet Dieser wird dann aufgefordert seine VBs entsprechend über die Leads zu informieren
Lead Bearbeitung
Die "Lead Bearbeitung ' ist sozusagen der eigene Arbeitsbereich des VB Er sieht standardmassig alle unter seinem Login zugeordneten Leads in der Ubersichtshste Die Detail-Maske eines Leads entspricht vom Layout der Eingabe-Maske Der Lead kann entweder mittels einer "Lead-Abschluss"- Maske beendet werden und zwar ohne Aufsetzen eines Geschaftsprojekts (Button "Close Lead ') Der VB hat das Lead bearbeitet Dabei kann der VB folgende Informationen in die Abschluss-Maske eingeben
kein Umsatz (ankreuzbar)
Umsatz in K$ (Mussfeld, sofern "kein Umsatz' nicht angekreuzt wurde)
EXIT-Bemerkung (Mussfeld)
Der Status des Leads geht in "C über, es kann nicht mehr modifiziert werden
Alternativ besteht die Möglichkeit der Übernahme des Leads als Geschaftsprojekt (Button "Project") Alle Übernahme-Daten werden im Detail- Screen grau unterlegt Er gibt dazu lediglich den Projektnamen als Zusatz- Information ein Mit betätigen des "SAVE"-Buttons wird das Lead als Projekt übernommen Es wird hierbei ein neues Projekt unter seinem Login (Firmenzuordnung) angelegt Der Vertriebsbeauftragte erhalt dazu ein Informatioπsfenster, das Lead als Projekt weiterzufuhren und fehlende Daten nachzupflegen Der Status des Leads geht in "C" über, es kann nicht mehr modifiziert werden
Als weitere Variante besteht die Möglichkeit der Ablehnung des Leads durch den VB beispielsweise wenn der VB keine Zeit bzw kein Interesse daran hat das Lead selbst zu bearbeiten Er lehnt es ab und gibt den Ablehnungsgrund bekannt Das Lead nimmt wieder den Status offen an
Lead Reporting
Unter dem Auswahlpunkt Lead Reporting kann sich der User bestimmte Statistiken auswählen und ansehen Diese fest definierten Statistiken sehen wie folgt aus
Anzahl Leads, gruppiert nach Kategorie Dringlichkeit und Status Anzahl offener Leads gruppiert nach
Leadkategoπe
Dringlichkeit
Branche
Interessensgebiet
Produkt nie
Anzahl zugeordneter Leads gruppiert nach VB Distrikt
Anzahl als Projekt umgewandelter Leads gruppiert nach VB Manager und Status der Projekte
Summe der durch Leads generierten Umsätze, gruppiert nach VB, Manager
Ubersichts-Liste aller zur Versendung an HP Partner anstehenden Leads Diese Liste wird über die Admin-Funktion generiert
Alle Statistiken können einzeln anzeigt werden, sowohl als Zahlentabelle als auch als Graphik
Admin
Diese Funktion ist nur vom Administrator bedienbar Wie unter dem Kapitel ' Lead Übersicht" beschrieben, ist auch hier die Maihng-Liste der Distriktmanager erstellbar
Des Weiteren kann in dieser Funktion eine Lead Liste aller offenen Leads die alter als ein auszuwählender Zeitraum zum Eingabe-Datum sind generiert werden Diese Leads stehen zur Versendung an einen Partner zur dortigen Bearbeitung in "LIS" an
Die Generierung einer Leadhste in Ubersichtsform ist über einen Button "EXPORT-Liste" möglich Diese Leadhste kann vor der Versendung vom Vertriebsmanagement unter Lead Reporting angesehen werden um eventuell bestimmte Leads noch herauszunehmen Der Vertrieb wird per Mail kurz informiert, innerhalb von wenigen Tagen die Herausnahme in der zentralen Datenbank zu beantragen Nach Ablauf dieser Herausnahme-Frist werden mit Betätigung des Buttons "EXPORT" alle betreffenden Leads auf den Status "E" gesetzt
Alle Leads, die von einem Literaturzentrum zu bearbeiten sind, werden auf "L" gesetzt Unter dem Button Literatur-Export wird entsprechend ein File generiert, dass in die Literaturbearbeitungs-Software "Chck" einlesbar ist
Beschreibung des -Funktionselements
1 Ausfuhrungsbeispiel Das Microsoft-Access basierende Tool LIS (=Lead Information System) ist eine Offline-Version von LITE ("MS ACCESS" ist eingetragene Marke der Microsoft Corporation) Voraussetzung für die Installation von LIS ist im vorliegenden Fall Microsoft-Access '97 Grundsätzlich kommen allerdings gleiche oder ähnliche Datenbanksysteme in Betracht LIS ist ein eigenständiges Programm, das durch eine einfache Routine installierter ist LIS wird in der MS-Access Run-Time Version an externe Agenturen und Partner ausgeliefert
2 Aufuhrungsbeispiel Das Funktionselement LIS ist eine zentrale Applikation im Bereich des Unternehmens, auf welche die externe Agenturen und Partner mit Hilfe eines Browsers über das Internet zugreifen können Der Zweck von LIS ist es Lead-Daten extern erfassen zu können, z B von Agenturen, und diese per E-Mail als Datei oder per FTP an das Unternehmen weiterzuleben Diese Leads können in LITE importiert werden und dort weiterberarbeitet werden Auch von Partnern bearbeitete Lead-Files (alle in LIS vorhandenen Leads) werden per E-Mail oder FTP wieder an LITE zurückgesendet und dort importiert
LIS ist über eine einheitliche Login-Prozedur passwortgeschutzt Das Layout von LIS wird sowohl in Punkto Funktionalität als auch vom Design komplett von LITE übernommen Da kein Online-Zugriff von LIS auf LITE besteht, werden alle benotigten Tabellen (z B Menutabelle) als Snapshoot in LIS kopiert Ein von Zeit zu Zeit durchgeführtes Update ist leicht möglich (1 Ausfuhrungsbeispiel) oder wird z B in festen Zeitabstanden (z B täglich) automatisch durchgeführt (2 Ausfuhrungsbeispiel) Entsprechend dem Schema von LITE kann LIS über eine Export-Import-Funktion die Lead-Dateien ein- bzw auslesen Das Datenmodell (Tabellen) von LIS entspricht dem von LITE
Datenmodell
Im folgenden Teil wird eine Übersicht über die im relationalen Datenbankmodell verwendeten Tabellen gegeben Im Anschluss daran werden die Details einer sogenannten "Lead-Tracking-Table" beschrieben Im folgenden werden zunächst die Tabellen zu den in LITE bzw LIS vorgesehenen Eingabefeldern beschrieben
Lead Eingabe
Header-Information
Anlagedatum LLLO ENTRY_DATE
Leadeingabe durch XUSO USER_NAME
Telefonnummer XUSO PHONE_NO (neu, char (16)) Organisation XUSO ORGANISATION (neu char (3))
Leadstatus LLLO LEAD_STATE
Lead-ID LLLO PKEY
Angaben zum Kunden
ba ) Firma
Firma SSSO COMP_NAME1 SSSO COMPJMAME2
Strasse ADRO STREET_NO
PLZ-Strasse ADRO ZIP_STR
Postfach ADRO POSTBOX
PLZ-Postfach ADRO ZIP_PB
PLZ-Firma ADRO ZIP_COMP
Ort ADRO CITY
Land ADRO COUNTRY_CD
Datenquelle SSSO DATA SOURCE = "LEAD"
bb ) Branche
Branche SSSO INDUST CD1
bc ) Kunde
Vorname APRO FIRST_NAME
Nachname APRO LAST_NAME
Abteilung APRO DIVISION
Gebäude ADRO BUILDING
Titel APRO) TITLE
Bereich APXO) DEP_CD
Funktion APXO FUNC_CD
Telefon APRO PHONE Handy APRO PHONE_CAR Fax APRO FAX
Email _OK APRO EMAIL_OK Datenquelle APRO DATA SOURCE = "LEAD"
bd ) Entscheidungskompetenz
Entscheidungskompetenz APRO DECISION_FUNC (neu, char
(25))
be ) Interessensgebiete
Interessensgebiet APSO FOI S
bf ) Publikationen
Publikation APMO STDMAIL CD
Leadklassifizierung
Lead-Kategone LLLO LEAD_CATEGORY
Lead-Potential LLLO POTENTIAL
Entscheidungszeitraum LLLO DECISION_TIME
Entscheidungsdatum LLLO DECISION_DATE
Produkt nie LPLO
Lead-Quelle LLLO LEAD SRC
d ) Lead-Beschreibung
Fragestellung LLLO LEAD_QUESTION Investition LLLO LEAD INVESTMENT e ) Follow-Up Aktivitäten
Aktion LLLO ACTION
Datum Aktion LLLO ACTION_DATE Produktinfo LITO
LLLO. LIT_FREETEXT
Dringlichkeit LLLO. URGENCY
VB LLLO. SR
Distnct LLLO. DISTRICT
Geschäftsbereich LLLO. BU_CD
Partner LLLO. PARTNER
Wichtige Info LLLO. LEAD FOLLOWUP
Referenzen auf die Menütabelle XTGO
In diesem Kapitel werden die Referenzen der Menüauswahlwerte zur Menütabelle XTGO beschheben.
Lead Eingabe
a) Header-Information
Organisation XTGO FELD ID = 20.000
b) Angaben zum Kunden
Land XTGO FELD ID = 12 000
bb ) Branchen-
Branche (grob) XTGO FELD ID = 27 000 Branche (fein) XTGO FELD_ID = 10 800
bc ) Kunde
Bereich XTGO FELDJD = 18 000
Funktion XTGO FELD ID = 17 000
bd ) Entscheidungskompetenz
Entscheidungskompetenz XTGO FELDJD = 21 000
be ) Interessensgebiete
Interessensgebiet XTGO FELDJD = 15 000, BU_CD EAO
bf ) Publikationen
Publikaton XTGO FELD ID = 14 000
c ) Leadklassifizierung
Lead-Potential XTGO FIELDJD = 22 000 Entscheidungszeitraum XTGO FIELDJD = 23 000 Produkt nie XTGO FIELDJD = 40 100, BU_CD = EAO Lead-Quelle RCA1 CAMP_CD, mit END_DATE = SYSDATE-
Monate (alle Kampagnen des letzten Vierteljahre werden angezeigt), CAMP JDESC wird angezeigt
e ) Follow-Up Aktivitäten
Aktion XTGO FELD ID = 24 000 Produktinfo XTGO FELDJD = 24 100
Literatur XTGO FELDJD = 24 200
Dringlichkeit XTGO FELDJD = 25 000
Partner XTGO FELDJD = 10 300
Distrikt XTGO FELDJD = 26 000
Geschäftsbereich XTGO FELD ID = 20 000
(Eintrag entweder über manuelle / automatische VB-Zuordnung oder nach Vorgabe XTGO FeldJD = 27 000)
In Fig 10 ist ein Ausfuhrungsbeispiel relationales Datenbankmodell gemass der Erfindung anhand einer Tabellenubersicht gezeigt Anhand der folgenden Legende werden die verwendeten Abkürzungen erklart
Legende - Erklärung Tabellen:
ADRO Adress-Tabelle
APMO Publikationen-Tabelle
APRO Ansprechpartner-Tabeile
APSO Staπdardinteressen-Tabelle
APXO Matrix (Funktion / Bereich )- Tabelle
LITO Produktinfo-Tabelle
LLLO Lead-Detail-Tabelle
LMLO Maihng-Tabelle
LPLO Produkthnien-Tabelle
LSLO Lead-Such-Tabelle
RCA1 Tabelle Kampagnenbeschreibung
RPR1 Projekt-Tabelle
SSSO Arbeitsstätten-Tabelle
XTGO Toggle-Tabelle
XULO Stammdaten DB-User-Tabelle
XUSO DB-User-Tabelle KULITAB = Kundenhsten-Tabelle SASFFUNNEL = Produktlinien Projekttabelle
Nachfolgend wird ein Ausfuhrungsbeispiele einer in dem Datenbankmodell verwendeten Tabelle (Lead Tracking Table) im Detail beschrieben
Tabelle LLLO:
create table LLLO
(STATUS CHAR(1), - Record-Status (standardmassig ,0' logisch geloscht ,9')
MODIFIED CHAR(8), - Lead Modifizierungsdatum
PKEY CHAR(11 ), - Lead ID
EX_DATE DATE, - Exportdatum
ENTRY_DATE DATE, - Lead Anlagedatum
CLOSE_DATE DATE, - Lead Schhessungsdatum
ASSIGNEDJDATE DATE, - Lead Zuordnungsdatum
PROJEKT JDATE DATE, - Lead-Projektdatum
LEAD_STATE CHAR(1 ), - Status des Leads
LEAD_SRC CHAR(10), - Leadquelle
LEAD_SRC_MAIL CHAR(10), - Leadquelle
LEAD_CATEGORY CHAR(1 ), - Leadkategoπe
POTENTIAL CHAR(11 ), - Lead Potential
DECISIONJΓIME CHAR(11 ), - Entscheidungszeitraum
DECISION_DATE DATE, - Entscheidungsdatum
CALL_BACK CHAR(1 ), - Ruckruf
DEMO CHAR(1), - Demonstration
OFFER CHAR(1 ), - Angebot
PRODUCTJNFO CHAR(1 ), - Produktinformation
SUPPORT CHAR(1 ), - Support
CALL BACK DT DATE, - Datum Ruckruf DEMO_DT DATE, - Datum Demonstration
OFFER_DT DATE, - Datum Angebot
PRODUCTJDT DATE, - Datum Produktinformation
INFOJDT DATE, - Datum Support
LIT_FREETEXT CHAR(30), - Freitextfeld Literaturanfrage
URGENCY CHAR(6), - Dringlichkeit
SR CHAR(30), - Vertriebsbeauftragter
DISTRICT CHAR(14), - Distriktmanager
BU_CD CHAR(3), - Geschaftseinheit
PARTNER CHAR(30), - Partner
REVENUE NUMBER(10), - Gesamtumsatz
EXIT VARCHAR(255), - Exitbemerkung
RPRPKEY CHAR(11), - Join RPRO
APRPKEY CHAR(11), - Join APRO
RCAPKEY CHAR(11), - Join RCA1
LEAD QUESTION VARCHAR(500), - Fragestellung / Ausgangssituation / Interessen
VARCHAR(500), - Investition / Projekt
LEADJNVESTMENT
LEAD_FOLLOWUP VARCHAR(500), - Wichtige Info für Follow-Up
USR_ENTRY CHAR(11), - Lead Eingabeperson
USR_ASSIGNED CHAR(11), - Lead Bearbeitungsperson
EX_PARTNER CHAR(30), - Name des Partners, an den Lead exportiert wurde
REFUSE ΈXT CHAR(50), - Ablehnungsbegrundung VB für Lead
QUALIFIED CHAR(1), - Lead wurde qualifiziert

Claims

Ansprüche
Einrichtung zum Betrieb eines eine Abfolge von Ereignissen aufweisenden Geschaftsprozesses, der innerhalb eines in einen proprietären und einen nicht-propπetaren Teil unterteilten Informationsnetzes mittels eines Datenverarbeitungssystems prozessiert und durch digitale Daten repräsentiert wird, wobei innerhalb des proprietären Teils des Informationsnetzes ein zentraler Datenspeicher zur Speicherung der Ereignisse vorgesehen ist,
gekennzeichnet dadurch
dass den Ereignissen wenigstens eines Attributs zugeordnet ist, welches den Ereigniszustand im Verlauf des Geschaftsprozesses charakterisiert, und durch wenigstens ein ausserhalb des proprietären Teils des Informationsnetzes vorgesehenes Funktionselement zum Andern des wenigstens einen Attributs in wenigstens einem Teil der Abfolge, wenigstens ein innerhalb des proprietären Teils des Informationsnetzes vorgesehenes Datenflusssteuerelement zum Steuern von den Ereignissen zugeordneten Datenstromen in wenigstens einem Teil der Abfolge, aufweisend
Mittel zum Abprufen des wenigstens einen Attributs, und
Mittel zum Steuern des Datenflusses entsprechend dem jeweiligen Zustand des Attributs Einrichtung nach Anspruch 1 , dadurch gekennzeichnet, dass das Datenflussteuerelement ausserdem Mittel zum Andern des wenigstens einen Attributs aufweist
Einrichtung nach Anspruch 1 oder 2, dadurch gekennzeichnet, dass auch das Funktionselement Mittel zum Steuern von den Ereignissen zugeordneten Datenstromen aufweist
Einrichtung nach einem oder mehreren der vorstehenden Ansprüche, gekennzeichnet durch Mittel, die einen Zugriff auf den Datenspeicher über das Informationsnetz mittels Zugriffsberechtigung ermöglichen
Einrichtung nach einem oder mehreren der vorstehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass das Datenflusssteuerelement Hypertextbasiert ist
Einrichtung nach einem oder mehreren der vorstehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet dass das Funktionselement mindestens eine Funktionalität des Datenflusssteuerelements in Form einer statischen Kopie aufweist
Einrichtung nach einem oder mehreren der vorstehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass das Datensteuerelement und/oder das Funktionselement zur Generierung der Ereignisse dient
Einrichtung nach einem oder mehreren der vorstehenden Ansprüche, gekennzeichnet durch ein im gesamten Geschaftsprozess vereinheitlichtes Format der den Datenfluss repräsentierenden Datenelemente Einrichtung nach einem oder mehreren der vorstehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet dass das Funktionselement und/oder das Datenflusssteuerelement Mittel zur Synchronisation von den Datenfluss repräsentierenden Datenelementen zwischen dem Funktionselement und dem Datenflusssteuerelement aufweisen
Einrichtung nach einem oder mehreren der vorstehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass das Funktionselement und/oder das Datenflusssteuerelement Mittel zum Empfangen und Senden von den Datenfluss repräsentierenden Datenelementen aufweisen
Einrichtung nach einem oder mehreren der vorstehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass das Funktionselement und/oder das Datenflusssteuerelement Mittel zur Manipulation von den Datenfluss repräsentierenden Datenelementen aufweisen
Einrichtung nach einem oder mehreren der vorstehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass das Funktionselement von der jeweils vorliegenden IT-Plattform unabhängig ist
Einrichtung nach einem oder mehreren der vorstehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass das Datenflusssteuerelement Mittel zum Importieren von Datenelementen sowie Mittel zur Analyse und Auswertung der Datenelemente aufweist
Einrichtung nach einem oder mehreren der vorstehenden Ansprüche gekennzeichnet durch Mittel die Zugriff auf im Funktionselement gespeicherte Ereignisse über das Internet oder ein anderes offenes Netzwerk ermöglichen Einrichtung zum Betrieb eines eine Abfolge von Ereignissen aufweisenden Geschaftsprozesses, der mittels eines Datenverarbeitungssystems prozessiert und durch digitale Daten repräsentiert wird,
gekennzeichnet dadurch dass den Ereignissen wenigstens ein Attribut zugeordnet ist welches den
Ereigniszustand im Verlauf des Geschaftsprozesses charakterisiert, und durch wenigstens ein Datenflusssteuerelement zum Steuern von den
Ereignissen zugeordneten Datenstromen entsprechend dem jeweiligen
Zustand des wenigstens einen Attributs, und wenigstens einen automatischen Attnbutstatusanderer, welcher den
Status des wenigstens einen Attributs bei Erfulltsein einer oder mehrerer
Bedingungen automatisch ändert
Einrichtung nach Anspruch 15, mit einem oder mehreren Merkmalen der Ansprüche 1 bis 14
Einrichtung nach Anspruch 15 oder 16, dadurch gekennzeichnet, dass der automatische Attnbutstatusanderer ein Timer ist der, wenn ein bestimmter Attributstatus vorliegt und eine bestimmte Zeit vergangen ist, den Status des wenigstens einen Attributs automatisch ändert
Einrichtung nach einem oder mehreren der Ansprüche 15 bis 17, dadurch gekennzeichnet dass ein oder mehrere Attnbutstati nicht durch den automatischen Attnbutstatusanderer veränderbar sind, und wenigstens ein Teil dieser Attnbutstati mittels eines manuellen Attπbutstatusanderers anderbar ist Verfahren zum Betreiben eines eine Abfolge von Ereignissen aufweisenden Geschaftsprozesses der mittels eines Datenverarbeitungssystems prozessiert und durch digitale Daten repräsentiert wird, ein zentraler Datenspeicher zur Speicheruπg der Ereignisse vorgesehen ist
gekennzeichnet durch die folgenden Verfahreπsschntte
Generieren oder Andern von einen Zustand der die Ereignisse charakterisierenden Attributen,
Steuern von den Ereignissen zugeordneten Datenstromen, umfassend ein Abprufen der den Ereignissen zugeordneten Attribute und Steuern des Datenflusses entsprechend den jeweiligen Zustanden der Attribute
Verfahren nach Anspruch19, gekennzeichnet dadurch, dass der Geschaftsprozess innerhalb eines, in einen proprietären und einen nicht-proprietaren Teil unterteilten Informationsnetzes prozessiert wird, und durch ein Synchronisieren von den Datenfluss repräsentierenden Datenelementen, die ausserhalb und/oder innerhalb des proprietären Teils des Informationsnetzes generiert werden
Verfahren nach Anspruch 19 oder20, gekennzeichnet durch automatisches Andern des Zustands des Attributs, wenn eine oder mehrere Bedingungen, insbesondere ein Zeitablauf, erfüllt sind
Verfahren nach einem der Ansprüche 19 bis 21 mit einem oder mehreren weiteren Merkmalen der Ansprüche 1 bis 18 Computerprogramm-Produkt enthaltend einen Programmcode zur Ausfuhrung auf einer Datenverarbeitungsanlage, womit diese die in einem oder mehreren der vorstehenden Ansprüche genannten Funktionen bereitstellt bzw ausfuhrt
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