EP1309931A1 - Verfahren zur bearbeitung von anfragen und anfragebearbeitungssystem - Google Patents

Verfahren zur bearbeitung von anfragen und anfragebearbeitungssystem

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Publication number
EP1309931A1
EP1309931A1 EP01940546A EP01940546A EP1309931A1 EP 1309931 A1 EP1309931 A1 EP 1309931A1 EP 01940546 A EP01940546 A EP 01940546A EP 01940546 A EP01940546 A EP 01940546A EP 1309931 A1 EP1309931 A1 EP 1309931A1
Authority
EP
European Patent Office
Prior art keywords
digital
iqdig
request
processing
assigned
Prior art date
Legal status (The legal status is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the status listed.)
Withdrawn
Application number
EP01940546A
Other languages
English (en)
French (fr)
Inventor
Matthias Bellmann
Current Assignee (The listed assignees may be inaccurate. Google has not performed a legal analysis and makes no representation or warranty as to the accuracy of the list.)
Siemens AG
Original Assignee
Siemens AG
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
Filing date
Publication date
Application filed by Siemens AG filed Critical Siemens AG
Priority to EP01940546A priority Critical patent/EP1309931A1/de
Publication of EP1309931A1 publication Critical patent/EP1309931A1/de
Withdrawn legal-status Critical Current

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Classifications

    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06Q—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00—Administration; Management
    • G06Q10/10—Office automation; Time management

Definitions

  • the invention relates to a method for processing inquiries with a large number of agents potentially responsible for processing such inquiries.
  • call centers For communication with customers, cooperation partners, employees or other persons, commercial companies, authorities, associations and other institutions with a large number of agents who are potentially responsible for processing such inquiries usually use so-called call centers. These call centers have the advantage of particularly meeting the needs of people who value a human interlocutor. Experience shows, however, that written communication is in many cases more appropriate and effective than face-to-face interview, because it can take place at different times and often makes it easier to present complicated matters.
  • the inventor proposes to further develop a method for the, at least partially automatic, processing of inquiries with a large number of agents who are potentially responsible for processing such inquiries, with at least the following steps: Incoming inquiries, unless they are already in digital form available, digitized (digital request) and stored in digital form, the digital request is made available to potential processors in the form of an electronic database via a network. In the last step, after processing the digital request, this digital request is completed.
  • An advantageous embodiment of the method according to the invention provides that the digital request is recorded in the electronic database, which has a large number of tables and fields, and is assigned to at least one table.
  • the electronic database is used for central data supply, the tables being linked to one another, at least in part.
  • responses can be stored in the electronic database and assigned to digital inquiries, and if a digital query that has an assigned answer in the electronic database occurs, this assigned response is automatically output as a standard response. So it will be automatic Checks whether there is already a standard answer to a received question, for example in a database table "Answer". If this is the case, the standard answer can be sent back to the requesting customer without the need for additional agents or experts Concentrating 80% of customer inquiries on around 20% of the existing topics, thereby achieving enormous time savings and effectiveness.
  • the standard answer can include the possibility of a
  • customer response For example, the customer can be asked whether the problem has been solved with the help of the given answer or a rating of the answer quality is requested. - The ratings can be displayed in addition to the response times of the individual agents or teams on different statistics.
  • the method according to the invention provides for the possibility that a customer responds to a received response or an interim report received (e-mail reply) and that this response e-mail is automatically entered into the database in such a way that the Answer is entered in the corresponding team under the original question as an action by the customer (for example called "customer response") and no "new" question is created.
  • the digital query in the electronic database preferably for predetermined keywords, is analyzed and, depending on the predetermined keywords, assigned to at least one of the agents.
  • the key words of a digital request are preferably assigned to at least one predetermined topic.
  • the topics linked to the keywords are counted and if more than 50% of a single topic occurs automatically assigned to at least one of the processors using the electronic database.
  • an inbound processor preferably receives a list of the frequency of all existing topics, with the inbound processor now manually assigning at least one of the processors.
  • the percentage at which an automatic assignment takes place is adjustable (configurable), for example to over 60%. This percentage expresses how likely a topic should be after counting in order to clearly assign the request.
  • the method according to the invention can provide a further configuration parameter which indicates how often a topic should at least be hit in order to be able to be chosen as a topic. It can be chosen that a topic should be hit at least four times before it is accepted as a topic. For the example above with the topics "International” and “Legal”, this means that a query is only assigned to the topic “Legal” if there are at least four hits on the topic "International” and, for example, two hits on the topic "Legal”.
  • this query can, for example, be assigned to a topic “unknown subject” in order to allow a manual decision by the incoming processor.
  • the incoming request can be checked by at least one incoming processor to determine whether a processing processing by an automatic standard process, for example a standard response, and in which, depending on the result of this check, such a request is processed by the standard process, or this request is assigned to at least one processor for further processing.
  • an automatic standard process for example a standard response
  • Another development provides that, at the end of a digital request, it is marked as processed or archived or deleted. Archiving can take place in an archive database.
  • a processing status, a processing history of the request or other operational information can be stored in the electronic database together with the digital request, which should be accessible at any time.
  • Operational information can be, for example, information about responsibilities or problems that have arisen in connection with the request.
  • the processing status of a query can indicate whether the query is currently being processed.
  • the processing history provides information about who has done what, when, ie which processor, at what time, for how long, which query has been processed and possibly made notes and interim reports or asked questions to colleagues.
  • Another advantageous embodiment of the method according to the invention provides that exactly one processor can process the digital request at the same time. This request is preferably displayed as blocked to all other agents.
  • the inquiries can be stored in an intranet database, the processing of the inquiries by generating and sending an e-mail addressed to the requester (Ant- word email). Additional information, such as attachments, http links and specific formatting, can be added to the response email generated.
  • a response email to the customer should provide the opportunity to assess the quality of the response from the experts. This is accomplished by a link to a review page in each response email. The customer's rating is saved in the database.
  • the customer can use his usual e-mail for his inquiries.
  • the changed processing status or the responsibility for further processing can be changed.
  • a geographically distributed team of processors as is the case, for example, for a large group with different locations, to work together efficiently on processing inquiries, as a result of which the processing time for the inquirer is significantly reduced.
  • the method according to the invention can be used to avoid that the same request, made at different locations, is answered separately, so that time can also be saved for the processor.
  • At least one privileged processor can carry out statistical queries with the aid of a database function.
  • a supervisor or otherwise privileged processor can monitor the status of the processing continuously through statistical queries and intervene if necessary in a controlling manner.
  • An advantageous extension of the method according to the invention provides for the inclusion of SMS (Short Message Service), WAP (Wireless Application Protocol) or UMTS (Universal Mobile Telecommunications System), so that customers also have access to the system via mobile devices.
  • the inventor proposes a request processing system for processing incoming requests, with at least one AD converter, which converts the requests, if they are not already in digital form, into digital requests, an electronic storage medium for storing the digital requests , an electronic database which has a multiplicity of tables and fields, a multiplicity of potentially responsible agents, a network which at least connects the agents and the electronic database to one another and a distribution means which, at least in part, automatically at least partially processes the digital requests assigned to one of the agents.
  • the distribution means contains at least one program or a program module for carrying out the method according to the invention.
  • the distribution means can be designed such that it assigns the digital request to at least one of the tables in the electronic database.
  • the database is used for central data supply, for example for a service of the inquiry processing system, for an expert application, for an evaluation application by the customer and for evaluation and statistical evaluations. Any relational database system, for example Microsoft SQL Server, MySQL Server, DB2 etc., can be used as the database.
  • Figure 1 is a schematic representation of the request processing system for performing the method according to the invention
  • Figure 2 shows a surface of the "Question List” page
  • FIG. 3 shows a surface of the "Questions Detail” page
  • FIG. 4 shows a surface of the “note” page
  • Figure 5 shows an interface of the "administrator page”.
  • Figure 1 shows a schematic representation of a preferred embodiment of the method according to the invention.
  • Inquiries IQ1 or IQ2 reach an electronic storage medium SM via a communication network CN, for example as e-mail IQ1 via the Internet, or come in for example as paper documents IQ2 and are received by an A / D converter, such as a scanner AD, digitized and then stored on the electronic storage medium SM.
  • the A / D converter may be also well designed as a speech recognition 'about the phone IQdig converts incoming continuous requests in digital documents.
  • the requests IQdig stored on the electronic storage medium SM are recorded in an electronic database DB and made available to possible processors T1 ... T4 via a network IN.
  • the queries are stored in this database DB together with other information, such as the processing status of the query, its processing history, or together with information. saved on processing responsibilities, problems and similar information.
  • the processing status or the responsibility for further processing can be changed at each processing step.
  • a geographically distributed team of processors can work together efficiently on the processing of inquiries, which significantly reduces the processing time for the requester.
  • a superior or otherwise privileged processor can use statistical queries to continuously monitor the status of the processing and, if necessary, take control measures.
  • the processors T1 ... T4 are to be networked with the electronic database DB, for example via an intranet IN.
  • All HTML documents are available to all who are considered, i.e. potentially responsible editors or all editors of a responsible team for inspection and editing.
  • a completely processed request can be marked, archived or deleted entirely.
  • Incoming requests are automatically converted into HTML documents by a process running in the background of the system and integrated into the database. If an inbound processor is provided, he sift through the documents and assign them to specialized processors for further processing. Now these inquiries are visible to the selected specialized agents.
  • the system preferably shows each processor only those inquiries as requests to be processed by him, for which he is also responsible due to his specialization. This mechanism is implemented via corresponding database entries, the content of which the system uses to selectively display inquiries or database records depending on the responsibility or specialization of the processor.
  • the use of the HTML data format brings the advantage of being independent of the operating system and hardware platform, which, especially in regionally distributed or global networks, is an essential prerequisite for the processing of inquiries by decentralized, technically specialized staff, but geographically distributed teams of editors.
  • HTML documents available to the processors in an intranet database via an intranet. In this way, above all, the smooth cooperation of agents in different countries with different hardware equipment within a team can be guaranteed.
  • the automatic dispatch process is transparent for all users of the request processing system (both for the customer and for the expert).
  • the manual forwarding takes place via an expert application, in which the manual dispatcher is also classified as an expert.
  • This "dispatch" process is referred to as a team-topic assignment.
  • all information from the original e-mail (subject, text, attachments, formatting) is already available.
  • the result of this process is the question represented in the list of questions (or work desk) of the team of experts.
  • the expert can now carry out various actions, for example, closing an email to the customer, closing without an email to the customer, an interim report, a note, or forwarding it to another team.
  • the request processing system is, among other properties, a workflow application.
  • the workflow is not completely freely configurable, but is specifically tailored to the mapping of a virtual help desk system.
  • the automated stations of the workflow can be implemented as NT service or Unix Deamon (depending on the target platform used).
  • the request processing system requires an existing POP server (for example an Exchange server).
  • This computer receives the customer's sent a message (email) and stores it in a mailbox.
  • a service of the request processing system is installed on a server. This service polls from this mailbox via an endless loop.
  • the service reads all parts of the emails in the mailbox, such as senders, attachments, formatting.
  • the service can be configured, for example, how often polling is carried out, which mailboxes are polled, what happens to read messages (for example, delete from POP, mark as read in POP, etc.).
  • Unreadable messages can preferably trigger an email to the administrator of the request processing system.
  • the distribution of the inquiries / messages received is an automated or manual workflow station.
  • the result of the distribution is a topic assignment.
  • the question exists as a question record in the database. This question is preferably assigned to a topic. If necessary, a team or a processor is also already assigned.
  • the manual or automatic dispatcher will answer the question immediately. This concludes the question. From the point at which “distribution begins”, the question ages to a final action (as described below). Now the message is examined. It can be checked here whether the message is a reply to a previously sent answer to an older question from the customer. If this is not the case, the message (subject and text) can be opened
  • Keywords from the database are checked. These keywords are kept in the database and can be assigned to different topics.
  • the service of the request processing system reads from the database which topics were hit how often in a message. In the configuration of the service, the percentage stands for the probability that should be accepted for a subsequent belongs to a specific topic. This number should be greater than 50. It expresses how likely a topic should be at least once the topics have been counted in order to clearly assign the message.
  • This decision algorithm provides a further configuration parameter that specifies how often a topic should at least be hit in order to be chosen as a topic. If the algorithm does not provide a clear result for a message or automatic dispatching in the service configuration is switched off, the service alternatively assigns the received message to the topic "unknown topic” in order to allow a manual decision.
  • the topic is "unknown topic” hard-coded in the request processing system. Once the topic has been assigned, the message with attachments is saved in the database as a new question or as an "Answer from customer" action for an old question.
  • ASP application that generates pure HTML (DHTML) code.
  • the term ASP application is generally understood as server-side web server scripting. Instead of the Microsoft technology "Active Server Pages", for example, CGI scripting and PHP3 / 4 can also be used.
  • This HTML should be designed as browser-independent as possible (Microsoft Internet Explorer, Netscape Navigator, etc.).
  • the login to the page is preferably done via Basic (IE: Challange Response) Authentication. This enables access to the logged on user name (expert name) on the server side (for example Microsoft Internet Information Server: Request. Server variables (“LOGON JSER”)). This user name is then used with entries compared in the "Experts" table.
  • FIG. 3 shows an exemplary embodiment of the “question list” interface.
  • three questions have been received. provides, as well as a variety of buttons that are self-explanatory and are therefore not described in detail.
  • the expert the processor
  • the expert first opens the request on the work desk with the "Edit" button that belongs to the corresponding request.
  • the "Attachments” block contains HTML "Download” links (one for each attachment), from which the expert can download (download) or open the selected attachment.
  • the color of the status of a request is also noteworthy.
  • This is a configurable "traffic light system”.
  • three values are stored in the configuration (for Microsoft IIS, for example, registry of the Internet Information Server) of the Internet server on which the expert application is running:
  • An advantageous embodiment provides that the block “perform action” of the surface “question details” should be hidden (no HTML is generated for this block) if the question is not related to the team.
  • the individual actions of this block are described in more detail below:
  • the "Forward to another team” action enables the expert to forward the question to another team and / or to assign this question to another team.
  • Interim report action can be created at any time. Interim reports are preferably sent to the questioner (customer) by e-mail. Interim reports have the subject fields, e-mail address of the customer to which the interim report and text are sent attachments can be attached to the interim report using a wizard, otherwise interim reports are no different from the notes shown in Figure 4. Attachments can be attached to the message via HTTP multiform upload
  • query to colleagues may not be changed if a question ID, for example a keyword, appears in the subject of the query processing system's generated e-mail, which serves as the basis for the service.
  • a question ID for example a keyword
  • An example of the configuration of the service instances is:
  • the flag color corresponds to the period of time that has elapsed since the "reopening" until now (time at viewing).
  • the previous response time of the expert However, it can still be taken from the database (all actions with the date / time are retained) so that it can still be statistically evaluated.
  • “Completion with answer” can also be saved as a "draft” (see query to colleagues).
  • the "Close without answer” action closes a question, but without generating an email to the customer. This is useful if the expert contacts the customer by telephone to solve the problem.
  • the content of this action corresponds to that of a note.
  • the inquiry processing system in the "QuestionsDetail” interface offers research and full-text search as reference options for experts while searching for the right answer for this customer question.
  • the research opens a page with a list of questions that have already been completed on the same topic (cross-team), descending sorted by date / time of the last action.
  • the expert can look at all the actions that have taken place on these questions.
  • a "Accept” button preferably exists for researched actions “Completion with answer”, in which both the attachments and the answer text are adopted The research takes place in a new browser window instead of. An expert can only do the research if he is working on a question.
  • the full-text search enables every expert to search for keywords across topics and teams, both in question subject and question text as well as in action subject and action text (selectable in each case). This also happens in a new browser window and can be called up at any point in the expert application.
  • the customer evaluates an expert response via an ASP page, which the customer can call up by selecting a link that is automatically generated in the expert response email.
  • this link contains a query string (HTML) (e-mail from the questioner, QuestionD), which the ASP website can use to ensure that the correct customer also carries out the evaluation.
  • HTML query string
  • the evaluation page can permit the evaluation of the expert's answer via a school grade system and the formulation of a comment.
  • the database preferably contains the tables listed below.
  • the fields in the tables are self-explanatory based on their names.
  • Topics are managed (created, changed) by an administration application.
  • Fields: Topic ID (PK Primary Key)
  • Teams are primarily used to select questions on a work desk. Not every team member (processor) has their own work desk. Each processor works in his team's work desk. This table is managed by the administration application (created, changed, deleted). Fields: TeamID (PK) TeamName
  • This table is used by the service's algorithm for counting hits when automatically placing an incoming message on the desired topic.
  • This table is managed by the administration application (created, changed, deleted). Alternatively, this table is maintained by the teams themselves. However, only the keywords for a topic that are assigned to the team of the editing expert can be maintained. Fields: - SubjectKeywordAssignmentID (PK) TeamID (FK Team) ThemalD (FK table subject)
  • This table is primarily used by users for individual registration. In principle, it is also possible that each team contains only one "expert” and all members of the team register with the same expert name. ' The expert application contains sufficient mechanisms with which the simultaneous processing of questions by different team members is prevented.
  • This table is Fields managed by the administration application (created, changed, deleted): ExpertID (PK) TeamID (FK table team) Username
  • Password (encrypted, e.g. password
  • DBMS database management system
  • the service stores the incoming new questions in this table.
  • a new data record in this table is the "initial spark" for a new, independent process.
  • Questions can be completely removed from the database via the administration application or moved to an archive database (including all dependent actions and attachments).
  • the action types are saved in this table, for example, closing, interim report, query to colleagues, etc.
  • This table is managed (created, changed, deleted) by the administration application. fields: Campaign type (PK) Campaign description Campaign with answer to customers (yes / no)
  • Action type ID (FK table action types)
  • ActionsAttachmentlD (PK) ActionID (FK table questions)
  • Figure 4 shows the surface of the page "Note”.
  • a note consists of a subject and a text field. The note does not penetrate to the outside, but is only used for storage in the work desk of the request processing system. A note can preferably be created at any time.
  • 5 shows the surface of the “administrator side”.
  • the administration application allows the expert application and possibly the service of the request processing system to be parameterized. In addition, the administration application enables questions to be deleted and archived. An archiving button should also be provided.
  • the administration application is also an ASP application. Registration also takes place via "Basic Authentication" or "Challenge Response”. It should be ensured that only one administrator is in the application at a time. It is possible to lock the administration application in a similar way to locking a question.
  • the invention achieves the provision of a computer-aided system (request processing system) which improves the effectiveness in processing requests.
  • request processing system computer-aided system
  • a corresponding method is also described.

Landscapes

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Description

Beschreibung
Verfahren zur Bearbeitung von Anfragen und Anfragebearbeitungssystem
Die Erfindung betrifft ein Verfahren zur Bearbeitung von Anfragen mit einer Vielzahl von für die Bearbeitung solcher Anfragen potentiell zuständigen Bearbeitern.
Zur Kommunikation mit Kunden, Kooperationspartnern, Mitarbeitern oder anderen Personen bedienen sich kommerzielle Unternehmen, Behörden, Verbände und andere Institutionen mit einer Vielzahl von für die Bearbeitung solcher Anfragen potentiell zuständigen Bearbeitern heute üblicherweise sogenannter Call- Center. Diese Call-Center haben den Vorteil, den Bedürfnissen solcher Personen besonders entgegenzukommen, die Wert auf einen menschlichen Gesprächspartner legen. Die Erfahrung zeigt aber, daß eine schriftliche Kommunikation in vielen Fällen angemessener und wirkungsvoller ist, als das persönli- ehe Gespräch, weil diese zeitversetzt stattfinden kann und die Darstellung komplizierterer Sachverhalte oftmals erleichtert.
Gerade in solchen Fällen, in denen die Zuständigkeitsfrage innerhalb der Institution erst bei Vorliegen der Anfrage zu klären ist, ist eine telefonische Kommunikation oftmals zeitraubend und ineffizient. Der Nachteil von schriftlicher Kommunikation ist häufig, daß schriftliche Anfragen oftmals lange unbearbeitet bleiben und ihr Weg durch die Institution in manchen Fällen nur schwer zu rekonstruieren ist. Unzufriedenheit oder verlorene Geschäftsmöglichkeiten sind die für kommerzielle Unternehmen oft schmerzlichen Folgen.
Durch die Komplexität großer Unternehmen werden diese für den Einzelnen teilweise unübersichtlich, wodurch Anfragen und Probleme häufig mehrfach separat bearbeitet werden. Diese redundante Bearbeitung bedeutet einen Effizienzverlust der Unternehmen mit wachsender Größe des Unternehmens .
Es ist daher Aufgabe der Erfindung, ein EDV-gestütztes System (Anfragebearbeitungssystem) zur Verfügung zu stellen, das die Effektivität wieder verbessert. Außerdem soll auch ein entsprechendes Verfahren beschrieben werden. Diese Aufgabe wird durch die unabhängigen Patentansprüche gelöst. Vorteilhafte .Weiterbildungen der Erfindung sind Gegenstand untergeordneter Ansprüche.
Demgemäß schlägt der Erfinder vor, ein Verfahren zur, zumindest teilweise automatischen, Bearbeitung von Anfragen, mit einer Vielzahl von für die Bearbeitung solcher Anfragen po- tentiell zuständigen Bearbeitern, mit mindestens folgenden Schritten weiterzuentwickeln: Ankommende Anfragen werden, sofern sie nicht bereits in digitaler Form vorliegen, digitalisiert (digitale Anfrage) und in digitaler Form gespeichert, die digitale Anfrage wird möglichen Bearbeitern in Form einer elektronischen Datenbank über ein Netzwerk zur Verfügung gestellt. Im letzten Schritt wird nach der Bearbeitung der digitalen Anfrage diese digitale Anfrage abgeschlossen.
Eine vorteilhafte Ausgestaltung des erfindungsgemäßen Verfah- rens sieht vor, daß die digitale Anfrage in der elektronischen Datenbank, die eine Vielzahl von Tabellen und Feldern aufweist, aufgenommen und mindestens einer Tabelle zugeordnet wird. Die elektronische Datenbank dient der zentralen Datenversorgung, wobei die Tabellen miteinander, zumindest teil- weise, verknüpft sind.
In einer weiteren vorteilhaften Ausgestaltung können Antworten in der elektronischen Datenbank gespeichert und digitalen Anfragen zugeordnet werden, und bei Auftreten einer digitalen Anfrage, die in der elektronischen Datenbank eine zugeordnete Antwort aufweist, diese zugeordnete Antwort automatisch als Standardantwort ausgegeben werden. Es wird also automatisch geprüft, ob zu einer eingegangenen Frage, zum Beispiel in einer Datenbank-Tabelle „Antwort", bereits eine Standardantwort vorliegt. Ist dies der Fall, kann ohne das Einschalten weiterer Bearbeiter oder Experten, die Standardantwort an den anfragenden Kunden zurückgesendet werden. Da sich etwa 80% der Kundenanfragen auf etwa 20% der vorhandenen Themen konzentrieren, wird hierdurch eine enorme Zeitersparnis und Effektivität erreicht.
Weiterhin kann die Standardantwort die Möglichkeit einer
Rückantwort des Kunden einschließen. Beispielsweise kann der Kunde gefragt werden, ob mit Hilfe der ausgegebenen Antwort sein Problem gelöst werden konnte oder es wird eine Bewertung der Antwortqualität erbeten.- Die Bewertungen können neben den Antwortzeiten der einzelnen Bearbeiter oder Teams auf unterschiedlichen Statistiken dargestellt werden.
Das erfindungsgemäße Verfahren sieht in einer vorteilhaften Weiterbildung die Möglichkeit vor, daß ein Kunde auf eine er- haltene Antwort oder einen erhaltenen Zwischenbericht wieder antwortet (E-Mail Reply) und diese Rückantwort-E-Mail automatisch derart in die Datenbank eingetragen wird, daß die Rückantwort im entsprechenden Team unter der ursprünglichen Frage als Aktion vom Kunden (zum Beispiel „Rückantwort vom Kunden" genannt) eingetragen wird und keine „neue" Frage angelegt wird.
In einer anderen Weiterbildung wird die digitale Anfrage in der elektronischen Datenbank, vorzugsweise auf vorgegebene Schlüsselwörter, analysiert und in Abhängigkeit von den vorgegebenen Schlüsselwörtern mindestens einem der Bearbeiter zugeordnet .
Vorzugsweise werden die Schlüsselwörter einer digitalen An- frage mindestens einem vorgegebenen Thema zugeordnet. Die mit den Schlüsselwörtern verknüpften Themen werden durchgezählt und bei Auftreten von über 50% eines einzelnen Themas automatisch mindestens einem der Bearbeiter mit Hilfe der elektronischen Datenbank zugeordnet. Im anderen Fall, wenn kein Thema zu über 50% vorhanden ist, erhält vorzugsweise ein Eingangsbearbeiter eine Auflistung der Häufigkeit aller vor- handenen Themen, wobei nun durch den Eingangsbearbeiter eine manuelle Zuordnung mindestens eines der Bearbeiter erfolgt . Die Prozentzahl, bei der eine automatische Zuordnung stattfindet, ist einstellbar (konfigurierbar) , beispielsweise auf über 60%. Diese Prozentzahl drückt aus, wie wahrscheinlich ein Thema nach dem Durchzählen mindestens sein sollte, um die Anfrage eindeutig zuzuordnen. Als Beispiel liefert eine Zuordnung von Schlüsselwörtern die Themen „Legal" und „International", wobei zweimal das Thema „Legal" und einmal das Thema „International" auftritt. Wenn die Prozentzahl <= 60 konfi- guriert ist, wird die Anfrage dem Thema „Legal" zugeordnet, und weiterhin einem für dieses Thema zugeordneten Bearbeiter.
Das erfindungsgemäße Verfahren kann einen weiteren Konfigurationsparameter vorsehen, der angibt, wie oft ein Thema minde- stens getroffen sein sollte, um als Thema gewählt werden zu können. So kann gewählt werden, daß ein Thema mindestens viermal getroffen sein sollte, ehe es als Thema akzeptiert wird. Für obiges Beispiel mit den Themen „International" und „Legal" bedeutet dies, daß erst bei mindestens vier Treffern zum Thema „International" und beispielsweise zwei Treffern zum Thema „Legal" eine Anfrage dem Thema „Legal" zugeordnet wird.
Falls auf eine Anfrage kein eindeutiges Ergebnis geliefert wird beziehungsweise falls Rechtschreibfehler in der Anfrage auftreten, kann diese Anfrage zum Beispiel einem Thema „unbekanntes Thema" zugeordnet werden, um eine manuelle Entscheidung des Eingangsbearbeiters zuzulassen.
In einer vorteilhaften Ausgestaltung des erfindungsgemäßen
Verfahrens kann die ankommende Anfrage durch mindestens einen Eingangsbearbeiter daraufhin geprüft werden, ob eine Bearbei- tung durch einen automatischen Standard-Prozeß, zum Beispiel einer Standardantwort, möglich ist und bei dem, in Abhängigkeit vom Ergebnis dieser Prüfung, die Bearbeitung einer solchen Anfrage durch den Standard-Prozeß erfolgt, oder diese Anfrage mindestens einem Bearbeiter zur weiteren Bearbeitung zugeordnet wird.
Eine andere Weiterbildung sieht vor, daß zum Abschluß einer digitalen Anfrage diese als bearbeitet markiert oder archi- viert oder gelöscht wird. So kann die Archivierung in einer Archiv-Datenbank stattfinden.
Weiterhin können ein Bearbeitungszustand, eine Bearbeitungshistorie der Anfrage oder sonstige betrieblichen Informatio- nen in der elektronischen Datenbank, zusammen mit der digitalen Anfrage, gespeichert werden, wobei jederzeit ein Zugriff hierauf möglich sein sollte. Betriebliche Informationen können zum Beispiel Informationen über Zuständigkeiten oder Probleme sein, die im Zusammenhang mit der Anfrage aufgetreten sind. Der Bearbeitungszustand einer Anfrage kann aussagen, ob die Anfrage zum aktuellen Zeitpunkt bearbeitet wird. Die Bearbeitungshistorie gibt Aufschluß darüber, wer was wann getan hat, also welcher Bearbeiter, zu welcher Zeit, wie lange, welche Anfrage bearbeitet hat und eventuell Notizen und Zwi- schenberichte erstellt oder Rückfragen an Kollegen gestellt hat.
Eine weitere vorteilhafte Ausgestaltung des erfindungsgemäßen Verfahrens sieht vor, daß genau ein Bearbeiter zur gleichen Zeit die digitale Anfrage bearbeiten kann. Vorzugsweise wird allen anderen Bearbeitern diese Anfrage als gesperrt angezeigt.
Darüber hinaus können die Anfragen, vorzugsweise in Form von HTML-Dokumenten, in einer Intranet-Datenbank gespeichert werden, wobei die Bearbeitung der Anfragen durch Erzeugung und Versenden einer an den Anfragenden adressierten E-Mail (Ant- wort-E-Mail) erfolgt. Dabei können dieser erzeugten Antwort- E-Mail weitere Informationen hinzugefügt werden, wie zum Beispiel Attachments, http-Links und eine bestimmte Formatierung. Eine Antwort-E-Mail an den Kunden sollte die Möglich- keit der Bewertung der Qualität der Antwort der Experten vorsehen. Dies wird durch einen Link auf eine Bewertungsseite in jeder Antwort-E-Mail erreicht. Die Bewertung durch den Kunden wird in der Datenbank gespeichert .
Der Kunde kann für seine Anfragen sein übliches E-Mail-
Programm verwenden, wobei auch er die Möglichkeit hat, Attachments an seine E-Mail anzuhängen.
Bei jedem Bearbeitungsschritt kann der geänderte Bearbei- tungszustand oder die Zuständigkeit für die weitere Bearbeitung geändert werden. Auf diese Weise ist es auch einem geographisch verteilten Team von Bearbeitern möglich, wie es zum Beispiel bei einem großen Konzern mit unterschiedlichen Standorten der Fall ist, effizient an der Bearbeitung von An- fragen zusammenzuarbeiten, wodurch die Bearbeitungszeit für den Anfragenden deutlich reduziert wird. Darüber hinaus kann durch das erfindungsgemäße Verfahren vermieden werden, daß die gleiche Anfrage, an unterschiedlichen Standorten gestellt, jeweils separat beantwortet wird, so daß auch eine Zeitersparnis für die Bearbeiter erreicht werden kann.
In einer anderen Weiterentwicklung des erfindungsgemäßen Verfahrens kann mindestens ein privilegierter Bearbeiter mit Hilfe einer Datenbankfunktion statistische Abfragen durchfüh- ren. Darüber hinaus ist es vorteilhaft, wenn derartige statistische Abfragen automatisch aktualisiert und deren Ergebnisse mindestens einem privilegierten Bearbeiter zur Verfügung gestellt werden. Ein Vorgesetzter oder anderweitig privilegierter Bearbeiter kann also durch statistische Abfragen den Status der Bearbeitung laufend überwachen und falls notwendig steuernd eingreifen. Ein vorteilhafte Erweiterung des erfindungsgemäßen Verfahrens sieht eine Einbeziehung von SMS (Short Message Service) , WAP (Wireless Application Protocol) oder UMTS (Universal Mobile Telecommunications System) vor, so daß die Kunden auch über mobile Endgeräte Zugang zum System erhalten.
Weiterhin schlägt der Erfinder vor, ein Anfragebearbeitungs- system für die Bearbeitung von ankommenden Anfragen, mit mindestens einem AD-Wandler, der die Anfragen, sofern sie nicht bereits in digitaler Form vorliegen, in digitale Anfragen umwandelt, einem elektronischen Speichermedium zur Speicherung der digitalen Anfragen, einer elektronischen Datenbank, die eine Vielzahl von Tabellen und Feldern aufweist, einer Vielzahl von potentiell zuständigen Bearbeitern, einem Netz- werk, das zumindest die Bearbeiter und die elektronische Datenbank miteinander verbindet und einem Verteilungsmittel, das die digitalen Anfragen, zumindest teilweise, automatisch mindestens einem der Bearbeiter zuteilt .
In einer besonders vorteilhaften Ausgestaltung des erfindungsgemäßen Anfragebearbeitungssystems enthält das Verteilungsmittel mindestens ein Programm oder ein Programmodul zur Durchführung des erfindungsgemäßen Verfahrens .
Weiterhin kann das Verteilungsmittel derart ausgestaltet sein, daß es die digitale Anfrage mindestens einer der Tabellen der elektronischen Datenbank zuordnet. Die Datenbank dient der zentralen Datenversorgung, beispielsweise für einen Dienst des Anfragebearbeitungssystem, für eine Expertenanwen- düng, für eine Bewertungsanwendung des Kunden und für Bewer- tungs- und Statistikauswertungen. Als Datenbank kann ein beliebiges relationales Datenbanksystem, zum Beispiel Microsoft SQL Server, MySQL Server, DB2 etc., in Frage kommen.
Eine Weiterbildung des Anfragebearbeitungssystems sieht vor, daß das Verteilungsmittel derart ausgestaltet ist, daß es eine Standardantwort ausgibt . Im folgenden wird die Erfindung anhand bevorzugter Ausführungsbeispiele und mit Hilfe der Figuren näher beschrieben. Es zeigen:
Figur 1: eine schematische Darstellung des Anfragebearbeitungssystems zur Durchführung des erfindungsgemäßen Verfahrens;
.Figur 2 eine Oberfläche der Seite „Fragenliste"; Figur 3 eine Oberfläche der Seite „FragenDetail";
Figur 4 eine Oberfläche der Seite „Notiz";
Figur 5 eine Oberfläche der Seite „Administratorseite".
Figur 1 zeigt eine schematische Darstellung eines bevorzugten Ausführungsbeispiels des erfindungsgemäßen Verfahrens.
Anfragen IQ1 beziehungsweise IQ2 erreichen ein elektronisches Speichermedium SM über ein Kommunikationsnetz CN, also zum Beispiel als E-Mail IQ1 über das Internet, oder kommen bei- spielsweise als Papierdokumente IQ2 herein und werden von einem A/D-Wandler, wie zum Beispiel einem Scanner AD, digitalisiert und anschließend auf dem elektronischen Speichermedium SM gespeichert. Der A/D-Wandler kann' darüber hinaus auch als eine Spracherkennung ausgestaltet sein, die telefonisch ein- gehende Anfragen in digitale Dokumente IQdig umwandelt. Die auf dem elektronischen Speichermedium SM gespeicherten Anfragen IQdig werden in eine elektronische Datenbank DB aufgenommen und über ein Netzwerk IN möglichen Bearbeitern T1...T4 zur Verfügung gestellt.
Vorzugsweise geschieht dies, indem die in digitaler Form gespeicherten Anfragen IQdig in HTM -Dokumente umgewandelt und in eine Intranet-Datenbank DB integriert werden. In dieser Datenbank DB werden die Anfragen zusammen mit anderen Infor- mationen, wie zum Beispiel dem Bearbeitungszustand der Anfrage, ihrer Bearbeitungshistorie, oder zusammen mit Informatio- nen über Zuständigkeiten bei der Bearbeitung, auftretende Probleme und ähnlichen Informationen gespeichert.
Bei jedem Bearbeitungsschritt kann der Bearbeitungszustand oder die Zuständigkeit für die weitere Bearbeitung geändert werden. Auf diese Weise ist es auch einem geographisch verteilten Team von Bearbeitern möglich, effizient an der Bearbeitung von Anfragen zusammenzuarbeiten, wodurch die Bearbei- tungszeit für den Anfragenden deutlich reduziert wird. Ein Vorgesetzter oder anderweitig privilegierter Bearbeiter kann durch statistische Abfragen den Status der Bearbeitung laufend überwachen und falls notwendig steuernd eingreifen.
Ab einer bestimmten Komplexi-tät des Systems wird es sich loh- nen, einen Eingangsbearbeiter oder gar ein ganzes Team von Eingangsbearbeitern vorzusehen, deren Aufgabe es ist, ankommende Anfragen daraufhin zu prüfen, ob eine Bearbeitung durch einen Standard-Prozeß möglich ist und in Abhängigkeit vom Ergebnis dieser Prüfung die Anwendung des entsprechenden Stan- dard-Prozesses zu veranlassen oder andernfalls diese Anfrage einem spezialisierten Bearbeiter oder gar einem Team von spezialisierten Bearbeitern zur weiteren Bearbeitung zuzuordnen. Diese Hierarchie kann man auch auf mehreren' Ebenen anwenden, wenn die Komplexität des Gesamtprozesses dies sinnvoll er- scheinen läßt.
Zur technischen Realisierung dieser Verfahrensabläufe sind die Bearbeiter T1...T4 in geeigneter Weise, zum Beispiel über ein Intranet IN mit der elektronischen Datenbank DB zu ver- netzen. Sämtliche HTML-Dokumente stehen allen in Betracht kommenden, das heißt potentiell zuständigen Bearbeitern oder sämtlichen Bearbeitern eines zuständigen Teams zur Einsicht und zur Bearbeitung zur Verfügung. Eine vollständig bearbeitete Anfrage kann entsprechend markiert, archiviert oder auch ganz gelöscht werden. Ankommende Anfragen werden von einem im Hintergrund des Systems laufenden Prozeß automatisch in HTML-Dokumente umgewandelt und in die Datenbank integriert. Falls ein Eingangsbearbeiter vorgesehen ist, sichtet dieser die Dokumente und ordnet sie spezialisierten Bearbeitern zur weiteren Bearbeitung zu. Nun werden diese Anfragen für die ausgewählten spezialisierten Bearbeiter sichtbar. Auf diese Weise zeigt das System jedem Bearbeiter vorzugsweise nur diejenigen Anfragen als von ihm zu bearbeitende Anfragen an, für die er auch auf- grund seiner Spezialisierung zuständig ist. Dieser Mechanismus wird über entsprechende Datenbankeinträge realisiert, deren Inhalt das System zur selektiven Anzeige von Anfragen beziehungsweise Datenbanksätzen in Abhängigkeit von der Zuständigkeit oder Spezialisierung der Bearbeiter verwendet.
Die Verwendung des HTML-Datenformats bringt für die Realisierung der vorliegenden Erfindung den Vorteil der Betriebssystem- und Hardware-Plattformunabhängigkeit, die gerade in regional verteilten oder globalen Netzen eine wesentliche Vor- aussetzung für die Bearbeitung der Anfragen durch dezentrale, nach fachlicher Spezialisierung besetzte, aber geographisch weit verteilte Bearbeiter-Teams ist. Aus dem gleichen Grund ist es vorteilhaft, diese HTML-Dokumente in einer Intranet- Datenbank den Bearbeitern über ein Intranet zur Verfügung zu stellen. Auf diese Weise kann vor allem die reibungslose Zusammenarbeit von Bearbeitern in unterschiedlichen Ländern mit unterschiedlichen Hardware-Ausstattungen innerhalb eines Teams garantiert werden.
Im folgenden wird eine detaillierte Beschreibung des erfindungsgemäßen Verfahrens und der Verwendung des erfindungsgemäßen Anfragebearbeitungssystems gegeben.
Dies ist ein System von Programmen, mit deren Hilfe ein Kun- de, zum Beispiel ein Mitarbeiter eines großen Unternehmens, ein Problem mit einer Frage via E-Mail an einen Server stellen kann. Dort wird diese Frage automatisch oder mit Hilfe eines erfahrenen Benutzers „dispatcht", das heißt an das zunächst geeignetste Expertenteam weitergeleitet. Zum Beispiel sollte bei einer Personalfrage zu einem vom Mitarbeiter geplanten Auslandsaufenthalt der automatische oder manuelle Dispatcher erkennen, daß die Kundenanfrage an das Team: Personal/International weitergeleitet wird.
Der automatische Dispatchvorgang geschieht transparent für alle Benutzer des Anfragebearbeitungssystems (sowohl für den Kunden, als auch für den Experten) . Die manuelle Weiterleitung geschieht über eine Experten-Anwendung, in der auch der manuelle Dispatcher als Experte eingestuft wird. Dieser „Dispatch"-Vorgang wird als Team-Thema-Zuordnung bezeichnet. Während des Dispatch-Vorganges stehen bereits alle Informa- tionen der ursprünglichen E-Mail (Betreff, Text, Attachments, Formatierung) zur Verfügung. Als Ergebnis dieses Vorganges wird die Frage in der Fragenliste (oder auch Workdesk) des Expertenteams dargestellt.
Der Experte kann nun unterschiedliche Aktionen zum Beispiel Abschluß mit einer E-Mail an den Kunden, Abschluß ohne E-Mail an den Kunden, einen Zwischenbericht, eine Notiz, eine Weiterleitung an ein anderes Team ausführen.
Das Anfragebearbeitungssystem ist neben anderen Eigenschaften eine Workflow-Anwendung. Der Workflow ist allerdings nicht völlig frei konfigurierbar sondern speziell auf die Abbildung eines virtuellen Help-Desk-Systems abgestimmt. Der Workflow stellt sich für den Benutzer (=Experten) als HTML Oberfläche dar. Die automatisierten Stationen des Workflow können als NT Dienst oder Unix Deamon (je nach verwendeter Zielplattform) implementiert sein.
Das erfindungsgemäße Anfragebearbeitungssystem setzt einen vorhandenen POP Server (zum Beispiel Exchange Server) voraus. Dieser Rechner empfängt die aus dem Internet vom Kunden ge- sendete Nachricht (E-Mail) und lagert diese in einem Postfach. Auf einem Server ist ein Dienst des Anfragebearbeitungssystems installiert. Dieser Dienst pollt über eine Endlosschleife aus diesem Postfach. Der Dienst liest alle Be- standteile der im Postfach vorhandenen E-Mails, wie zum Beispiel Absender, Attachments, Formatierungen. Am Dienst ist beispielsweise konfigurierbar, wie oft gepollt wird, welche Postfächer gepollt werden, was mit gelesenen Nachrichten geschieht (zum Beispiel aus POP löschen, im POP als gelesen markieren etc) . Nicht lesbare Nachrichten können vorzugsweise eine E-Mail an den Administrator des Anfragebearbeitungs- systems auslösen.
Die Verteilung der eingegangenen Anfragen/Nachrichten ist ei- ne automatisierte oder manuelle Workflow Station. Das Ergebnis der Verteilung ist eine Themazuordnung. Nach der Verteilung existiert die Frage als Fragedatensatz in der Datenbank. Diese Frage ist vorzugsweise einem Thema zugeordnet. Gegebenenfalls ist ebenfalls ein Team oder einem Bearbeiter bereits fest zugeordnet.
In seltenen Fällen wird die Frage vom manuellen oder automatischen Dispatcher auch sofort beantwortet. Damit gilt die Frage als abgeschlossen. Ab dem Zeitpunkt „Beginn der Ver- teilung" altert die Frage bis zu einer Abschlußaktion (wie nachfolgend noch beschrieben) . Jetzt wird die Nachricht untersucht. Es kann hierbei überprüft werden, ob es sich bei der Nachricht um einen Reply auf eine zuvor gesendete Antwort auf eine ältere Frage vom Kunden handelt. Falls das nicht der Fall ist, kann die Nachricht (Betreff und Text) auf
Schlüsselwörter aus der Datenbank überprüft werden. Diese Schlüsselwörter werden in der Datenbank gehalten und können verschiedenen Themen zugeordnet sein. Der Dienst des Anfragebearbeitungssystems liest aus der Datenbank aus, welche Themen wie oft in einer Nachricht getroffen wurden. In der Konfiguration des Dienstes steht dann die Prozentzahl für die Wahrscheinlichkeit, die akzeptiert werden soll, um eine Nach- rieht einem bestimmten Thema zuzuordnen. Diese Zahl sollte größer als 50 sein. Sie drückt aus, wie wahrscheinlich ein Thema nach dem Durchzählen der Themen mindestens sein sollte, um die Nachricht eindeutig zuzuordnen.
Dieser Entscheidungsalgorithmus sieht einen weiteren Konfigurationsparameter vor, der angibt, wie oft ein Thema mindestens getroffen sein sollte, um als Thema gewählt werden zu können. Falls auf eine Nachricht der Algorithmus kein ein- deutiges Ergebnis liefert oder das automatische Dispatching in der Dienstkonfiguration ausgeschalten ist, ordnet der Dienst alternativ die eingegangene Nachricht dem Thema „unbekanntes Thema" zu, um eine manuelle Entscheidung zuzulassen. Das Thema „unbekanntes Thema" ist in dem Anfragebearbeitungs- System hart kodiert. Ist die ThemaZuordnung erfolgt, wird die Nachricht mit Attachments als neue Frage oder als Aktion „Rückantwort vom Kunden" einer alten Frage in der Datenbank abgespeichert .
Sowohl das manuelle Verteilen, als auch die gesamte Anwendung, ist eine ASP-Anwendung, die reinen HTML (DHTML) Code erzeugt. Der Begriff ASP-Anwendung wird als serverseitiges Web-Server Scripting verallgemeinert verstanden. Anstatt der Microsoft Technologie „Active Server Pages" kann zum Beispiel ebenso CGI Scripting als auch PHP3/4 verwendet werden. Dieses HTML ist möglichst browserunabhängig zu gestalten (Microsoft Internet Explorer, Netscape Navigator, etc.) . Die Anmeldung an die Seite geschieht vorzugsweise über Basic (IE: Challange Response) Authentication. Dies ermöglicht den Zu- griff auf den angemeldeten Benutzernamen (Expertenname) auf der Serverseite (zum Beispiel Microsoft Internet Information Server: Request . Servervariables ("LOGON JSER") ) . Dieser Benutzername wird dann mit Einträgen in der Tabelle „Experten" verglichen.
Die Figur 3 zeigt ein Ausführungsbeispiel der Oberfläche „Fragenliste". Hierbei sind drei eingegangene Fragen darge- stellt, sowie eine Vielzahl von Schaltflächen, die selbsterklärend sind und somit nicht genauer beschrieben werden. Um eine Aktion auszulösen öffnet der Experte (der Bearbeiter) zunächst die Anfrage auf dem Workdesk mit der Schaltfläche (Button) „bearbeiten", der zu der entsprechenden Anfrage gehört .
Im Anschluß erscheint eine neue Oberfläche, die Seite „Fra- genDetail", gezeigt in der Figur 4. Auf dieser Seite er- scheinen vorzugsweise die bisherigen Aktionen. Weiterhin ist die Möglichkeit gegeben, neue Aktionen auszulösen. Hierbei ist es wichtig, daß es sich um eine Frage des Teams handelt, in dem sich der angemeldete Experte befindet, in diesem Aus- führungsbeispiel des Teams „Compensation" . Dies kann durch unterschiedliche Farben symbolisiert werden, zum Beispiel bedeutet ein grünes Kästchen: Frage aus meinem Team, rotes Kästchen dagegen: Frage aus einem anderen Team, ich kann nur ansehen aber keine neuen Aktionen für diese Frage auslösen.
Der Block „Attachments" beinhaltet HTML „Download" Links (für jedes Attachment einen) , bei denen der Experte das gewählte Attachment herunterladen (downloaden) oder öffnen kann.
Bemerkenswert ist außerdem die Farbe des Status einer Anfra- ge. Dabei handelt es sich um ein konfigurierbares „Ampelsystem". Dazu werden in die Konfiguration (bei Microsoft IIS zum Beispiel Registry des Internet Information Servers) des Internet Servers, auf dem die Expertenanwendung läuft, drei Werte hinterlegt :
1. Maximalzeit grün (x Stunden)
2. Maximalzeit gelb (y Stunden)
3. Maximalzeit rot (z Stunden)
Diese drei Werte sagen aus, wann eine noch unabgeschlossene Frage welche „Fähnchenfarbe" annimmt. Durch die Expertenanwendung sollte sichergestellt sein, daß immer nur ein Exper- te gleichzeitig eine Frage bearbeiten kann, das heißt nur ein Experte darf in der Fragedetail-Seite Aktionen auslösen. Allen anderen Experten (auch des gleichen Teams) sollte die Frage bereits in der Frageliste (in der Figur 2) als gesperrt angezeigt werden.
Im Fall ASP und Microsoft Internet Information Server bietet sich an, daß ein Experte, der sich eine Frage im Detail ansieht, ASP-seitig zu dieser Frage seine IIS SessionID (Micro- soft: Session. SessionID) in der Datenbank (Frage. SessionID) speichert. Sobald er eine Frage verläßt, trägt er in Frage SessionID wieder Null ein und ein anderer Experte darf die Frage weiter bearbeiten. Diesem Verfahren ist bezüglich datenbankinterner Sperrmechanismen der Vorzug zu geben, da da- tenbankinterne Sperrmechanismen bei der asynchronen Kommunikation zwischen Client (Browser) und Server (Web Server) zu viele Ressourcen am Datenbankserver beanspruchen.
Eine vorteilhafte Ausgestaltung sieht vor, daß der Block „Ak- tion durchführen" der Oberfläche „FragenDetails" ausgeblendet werden soll (kein HTML wird für diesen Block erzeugt) , falls es sich um eine teamfremde Frage handelt . Im folgenden werden die einzelnen Aktionen dieses Blocks genauer beschrieben:
Die Aktion „Weiterleiten an anderes Team" ermöglicht es dem Experten, die Frage an ein anderes Team weiterzuleiten oder/und diese Frage einem anderen Team zuzuordnen.
Die Aktion „Zwischenbericht" kann jederzeit angelegt werden. Zwischenberichte werden vorzugsweise als E-Mail an den Fragesteller (Kunden) übermittelt. Zwischenberichte haben die Eingabefelder Betreff, E-Mail-Adresse des Kunden, an die der Zwischenbericht und Text versendet wird. Des weiteren können über einen Wizard Attachments an den Zwischenbericht ange- hängt werden. Ansonsten unterscheiden sich Zwischenberichte nicht von Notizen, die in der Figur 4 gezeigt ist. Attachments können über HTTP Multiform Upload an die Nachricht an-
Schluß mit Antwort, Rückfrage an Kollegen) nicht verändert werden darf, falls in der erzeugten E-Mail des Anfragebearbeitungssystems im Betreff eine Fragen-id, zum Beispiel ein Stichwort, auftaucht, die dem Dienst als Grundlage des Par- sing dient .
Ein Beispiel für die Konfiguration der Dienstinstanzen ist :
REGEDIT4
[HKEY_L0CAL_MACHINE\S0FTWARE\MVl\P24MailProcessor] @= " 0 "
"SendUndeliverableTo" ="Carsten.nitzpon@mch . siemens . de" "LogEvents"="l" "WaitBetweenProcessing"="10 " "InstanceCount "= "1 "
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\MVl\P24MailProcessor\lnstancel]
"MAPIProfileName"="P24Service"
"SQLOLEDB" = "Provider=SQLOLEDB ;uid=sa ;pwqd= ; Server=Bordeaux;
Database=P24"
"QuestionTable"= "tbl_Frage"
"AnswerTable"="tbl_Aktionen"
"AttachmentTable" = "tbl_Frage_Anlage"
"DeleteProcessedMail "=" 0 "
[HKEY_L0CAL_MACHINE\S0FTWARE\MVl\P24MailProcessor\lnstance2]
"MAPIProfileName"="P24Service ExpertReply"
"SQLOLEDB" = "Provider=SQLOLEDB ;uid=sa ;pwqd= ; Server=Bordeau ;
Database=P24"
"QuestionTable"="tbl_ExpertReply" (Diese Tabelle ist bei Bedarf a der Administrationsanwendung heraus anzulegen!)
"AttachmentTable"="tbl_ExpertReply_Attachments" (Diese Tabelle is bei Bedarf aus der Administrationsanwendung anzulegen!)
"DeleteProcessedMail"=" 0" Weiterhin kann die Aktion „Abschluß mit Antwort" vorgesehen sein. Prinzipiell sendet diese Aktion ebenfalls eine E-Mail an den Kunden (siehe Aktion „Zwischenbericht") . Allerdings gilt ab dem Zeitpunkt dieser Aktion die Frage als abgeschlos- sen (das heißt bezogen auf die Fähnchenfarbe altert diese Antwort nun nicht mehr) .
Wird die Frage nach einem Abschluß durch eine der Aktionen: - Rückantwort vom Kunden - Bewertung vom Kunden wieder geöffnet, entspricht die Fähnchenfarbe wieder dem Zeitraum, der seit dem „Wiederöffnen" bis jetzt (Zeitpunkt beim Betrachten) vergangen ist. Die frühere Reaktionszeit des Experten ist jedoch noch immer aus der Datenbank entnehm- bar (Alle Aktionen mit Datum/Uhrzeit bleiben erhalten) , so daß diese immer noch statistisch auswertbar bleibt. „Abschluß mit Antwort" kann ebenfalls als „Entwurf" (siehe Rückfrage an Kollegen) abgespeichert werden.
Die Aktion „Abschluß ohne Antwort" schließt eine Frage ab, jedoch ohne eine E-Mail an den Kunden zu generieren. Dies ist dann sinnvoll, wenn der Experte den Kunden zur Problemlösung telefonisch kontaktiert. Der Inhalt dieser Aktion entspricht dem einer Notiz.
Weiterhin bietet das AnfragebearbeitungsSystem in der Oberfläche „FragenDetail" die Recherche und die Volltextsuche als Nachschlagemöglichkeiten für Experten während der Suche nach der richtigen Antwort für diese Kundenfrage. Die Recherche öffnet eine Seite mit einer Liste der bereits abgeschlossenen Fragen zum gleichen Thema (teamübergreifend) , absteigend nach Datum/Uhrzeit der letzten Aktion sortiert. Dabei kann sich der Experte alle zu diesen Fragen vorgekommenen Aktionen betrachten. Ein „Übernahme"-Button existiert vorzugsweise für recherchierte Aktionen „Abschluß mit Antwort", bei dem sowohl die Attachments als auch der Antworttext übernommen werden können. Die Recherche findet in einem neuen Browser-Fenster statt. Die Recherche erreicht ein Experte nur, wenn er eine Frage bearbeitet .
Die Volltextsuche ermöglicht jedem Experten thema- und teamübergreifend nach Schlüsselwörtern, sowohl in Fragenbetreffs und Fragentexten als auch in Aktionsbetreffs und Akti- onstexten (jeweils auswählbar) , zu suchen. Dies geschieht ebenfalls in einem neuen Browserfenster und ist an jeder Stelle der Expertenanwendung abrufbar.
Die Bewertung einer Expertenantwort durch den Kunden geschieht über eine ASP-Seite, die der Kunde aufrufen kann, indem er einen automatisch in der Expertenantwort-E-Mail erzeugten Link anwählt. Dieser Link beinhaltet unter anderem einen Querystring (HTML) (E-Mail des Fragenstellers, Fra- gelD) , über den die ASP-Seite sicherstellen kann, daß die Bewertung auch vom richtigen Kunden vorgenommen wird. Die Bewertungsseite kann die Bewertung der Expertenantwort über ein Schulnotensystem und die Formulierung eines Kommentars erlau- ben.
Im folgenden wird eine beispielhafte Ausführung der Datenbank des erfindungsgemäßen Anfragebearbeitungssystem gegeben. Durch Foreign Keys (FK) beschriebene Beziehungen verstehen sich als harte (NOT NULL) Einschränkungen der relationalen Datenbanksysteme. Ausnahmen sind separat gekennzeichnet.
Die Datenbank enthält vorzugsweise die im folgenden aufgelisteten Tabellen. Die Felder der Tabellen sind anhand ihres Namens selbsterklärend.
a) Themen
In dieser Tabelle werden die Themen abgebildet. Themen werden durch eine Administrationsanwendung verwaltet (angelegt, geändert) Felder: ThemenID (PK=Primary Key) ThemenBesehreibung
b) Schlüsselwörter
Hier werden die Schlüsselwörter aufgenommen, die der Dienst mit dem Nachrichteninhalt (Betreff, Text) vergleicht, um automatische Zuordnungen zu Themen vornehmen zu können. Schlüsselwörter werden durch die Administrationsanwendung verwaltet (angelegt, geändert) Felder: SchlüsselwortlD (PK) Schlüsselwort
c) Teams
Hier werden die Teams festgehalten. Teams werden durch die Administrationsanwendung verwaltet (angelegt, geändert) .
Teams dienen vor allem der Auswahl der Fragen auf einem Work- desk. Nicht jedes Teammitglied (Bearbeiter) hat einen eigenen Workdesk. Jeder Bearbeiter arbeitet in dem Workdesk seines Teams . Diese Tabelle wird durch die Administrationsan- wendung verwaltet (angelegt, geändert, gelöscht) . Felder: TeamID (PK) TeamName
d) Team-Thema-Zuordnung
Diese Tabelle erlaubt die n:m Beziehung zwischen Teams und Themen. Mehrere Teams können mehreren Themen zugeordnet werden und umgekehrt. Diese Tabelle wird durch die Administrationsanwendung verwaltet (angelegt, geändert, gelöscht) . Sie dient ausschließlich dazu, welche Teams ein Experte zur Auswahl hat, wenn er ein Thema zur Aktion Team-Themazuordnung ausgewählt hat. Felder: TeamThemaZuordnungID (PK) TeamID (FK=Foreign Key Tabelle Team) ThemalD (FK Tabelle Thema)
e) Thema-Schlüsselwort-Zuordnung
Diese Tabelle dient dem Algorithmus des Dienstes zum Zählen der Treffer beim automatischen Einordnen einer eingehenden Nachricht zum gewünschten Thema. Diese Tabelle wird durch die Administrationsanwendung verwaltet (angelegt, geändert, gelöscht) . Alternativ wird diese Tabelle von den Teams selbst gepflegt. Allerdings können nur die Schlüsselwörter für ein Thema gepflegt werden, die dem Team des bearbeitenden Experten zugeordnet sind. Felder : - ThemaSchluesselwortZuordnungID (PK) TeamID (FK Team) ThemalD (FK Tabelle Thema)
f) Experten Diese Tabelle dient vor allem den Benutzern zur individuellen Anmeldung. Prinzipiell ist es auch möglich, daß jedes Team nur einen „Experten" beinhaltet und sich alle Mitglieder des Teams mit dem selben Expertennamen anmelden.' Die Expertenanwendung beinhaltet ausreichende Mechanismen, mit denen das gleichzeitige Bearbeiten von Fragen durch unterschiedliche Teammitglieder verhindert wird. Diese Tabelle wird durch die Administrationsanwendung verwaltet (angelegt, geändert, gelöscht) Felder: ExpertenID (PK) TeamID (FK Tabelle Team) Benutzername
Password (verschluesselt, z.B. password(...) ) Funktion in MySQL oder eine eigene Implementierung innerhalb des Datenbankmanagementsystems (DBMS)
g) Fragen
Jn dieser Tabelle werden vom Dienst die eingehenden neuen Fragen gespeichert. Ein neuer Datensatz in dieser Tabelle ist die „Initialzündung" für einen neuen, unabhängigen Vorgang. Fragen können über die Administrationsanwendung vollständig aus der Datenbank entfernt oder in eine Archivdatenbank verschoben werden (jeweils inklusive aller abhängigen Aktionen und Attachments) . Felder: FragenID (PK)
ThemalD (FK Tabelle Thema) TeamID (FK Tabelle Team, NULL ist zugelassen) KundenEmailAdresse FragenBetreff FragenText
FragenDatumUhrzeitGMT EinleseDatumUhrzeitGMT
h) Aktionsarten
In dieser Tabelle werden die Aktionsarten gespeichert zum Beispiel Abschluß, Zwischenbericht, Rückfrage an Kollegen etc.. Diese Tabelle wird durch die Administrationsanwendung verwaltet (angelegt, geändert, gelöscht) . Felder: AktionsartlD (PK) AktionsbeSchreibung AktionMitAntwortAnKunden (Ja/Nein)
i) Aktionen
In dieser Tabelle werden die von Experten und Kunden ausgelösten Aktionen gespeichert. Aktionen sind immer genau einer
Frage zugeordnet .
Felder: AktionsID (PK)
AktionsartlD (FK Tabelle Aktionsarten)
FragenID (FK Tabelle Fragen)
AktionsDatumUhrzeitGMT
AktionsEmpfängerEMailAdresse (Vorbelegt durch Fra- gen.KundenEMailAdresse)
AktionsBetreff (Vorbelegt durch Fragen. FragenBetreff)
AktionsText
j ) FragenAttachments Hier werden die E-Mail Attachments der Fragen gespeichert
Felder:
FragenAttachmentlD (PK)
FragenID (FK Tabelle Fragen)
AttachmentBinary
k) AktionenAttachments
Hier werden die E-Mail Attachments der Aktionen gespeichert
Felder:
AktionenAttachmentlD (PK) AktionID (FK Tabelle Fragen)
AttachmentBinary
Die Figur 4 zeigt die Oberfläche der Seite „Notiz". Eine Notiz besteht aus einem Betreffs- und einem Textfeld. Die No- tiz dringt nicht nach außen, sondern dient lediglich der Ablage im Workdesk des Anfragebearbeitungssystems. Eine Notiz kann vorzugsweise jederzeit angelegt werden. Die Figur 5 zeigt die Oberfläche der „Administratorseite". Die Administrationsanwendung erlaubt das Parametrieren der Expertenanwendung und gegebenenfalls des Dienstes des Anfra- gebearbeitungssystems . Außerdem ermöglicht die Administrationsanwendung das Löschen und das Archivieren von Fragen. Ein Archivierbutton sollte ebenfalls vorgesehen sein.
Bei der Administrationsanwendung handelt es sich ebenfalls um eine ASP-Anwendung. Die Anmeldung geschieht ebenfalls über „Basic Authentication" bzw. „Challenge Response". Es sollte sichergestellt werden, daß sich nur ein einziger Administrator gleichzeitig in der Anwendung aufhält . Möglich ist ein Sperren der Administrationsanwendung ähnlich dem Sperren ei- ner Frage.
Es versteht sich, daß die vorstehend genannten Merkmale der Erfindung nicht nur in der jeweils angegebenen Kombination, sondern auch in anderen Kombinationen oder in Alleinstellung verwendbar sind, ohne den Rahmen der Erfindung zu verlassen.
Insgesamt wird durch die Erfindung erreicht, daß ein EDV- gestütztes System (Anfragebearbeitungssystem) zur Verfügung gestellt wird, das die Effektivität bei der Bearbeitung von Anfragen verbessert. Weiterhin wird ein entsprechendes Verfahren beschrieben.

Claims

Patentansprüche
1. Verfahren zur, zumindest teilweise automatischen, Bearbeitung von Anfragen (IQ1, IQ2) , mit einer Vielzahl von für die Bearbeitung solcher Anfragen (IQ1, IQ2) potentiell zuständigen Bearbeitern (T1...T4) , mit mindestens folgenden Schritten: a) ankommende Anfragen (IQ1, IQ2) werden, sofern sie nicht bereits in digitaler Form vorliegen, digitalisiert (digitale Anfrage (IQdig) ) und in digitaler Form gespeichert ; b) die digitale Anfrage (IQdig) wird möglichen Bearbeitern (T1...T4) in Form einer elektronischen Datenbank (DB) über ein Netzwerk (IN) zur Verfügung gestellt; c) nach der Bearbeitung der digitalen Anfrage (IQdig) wird diese abgeschlossen.
2. Verfahren gemäß dem voranstehenden Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß die digitale Anfrage (IQdig) in der elektronischen Datenbank (DB) , die eine
Vielzahl von Tabellen und Feldern aufweist, aufgenommen und mindestens einer Tabelle zugeordnet wird.
3. Verfahren gemäß einem der voranstehenden Ansprüche 1 bis 2, dadurch gekennzeichnet, daß Antworten in der elektronischen Datenbank (DB) gespeichert und digitalen Anfragen (IQdig) zugeordnet werden können, und bei Auftreten einer digitalen Anfrage (IQdig) , die in der elektronischen Datenbank (DB) eine zugeordnete Ant- wort aufweist, diese zugeordnete Antwort automatisch als Standardantwort ausgegeben wird.
4. Verfahren gemäß einem der voranstehenden Ansprüche 1 bis 3, dadurch gekennzeichnet, daß die digitale Anfrage (IQdig) in der elektronischen Datenbank (DB) , vorzugsweise auf vorgegebene Schlüsselwörter, analysiert wird und in Abhängigkeit von den vorgegebenen Schlüsselwörtern mindestens einem der Bearbeiter (T1...T4) zugeordnet wird.
5. Verfahren gemäß dem voranstehenden Anspruch 4, da- durch gekennzeichnet, daß a) die Schlüsselwörter einer digitalen Anfrage (IQdig) mindestens einem vorgegebenen Thema zugeordnet werden, b) die mit den Schlüsselwörtern verknüpften Themen durchgezählt werden und c) bei Auftreten von über 50% eines Themas automatisch mindestens einem der Bearbeiter (T1...T4) mit Hilfe der elektronischen Datenbank (DB) zugeordnet wird, d) ansonsten ein Eingangsbearbeiter vorzugsweise eine Auflistung der Häufigkeit aller vorhandenen Themen er- hält und eine manuelle Zuordnung mindestens eines der Bearbeiter (T1...T4) erfolgt.
6. Verfahren gemäß einem der voranstehenden Ansprüche 1 bis 5, dadurch gekennzeichnet, daß die ankommen- den Anfragen (IQ1, IQ2) durch mindestens einen Eingangsbearbeiter a) daraufhin geprüft werden, ob eine Bearbeitung durch einen automatischen Standard-Prozeß möglich ist und bei dem, in Abhängigkeit vom Ergebnis dieser Prüfung, b) die Bearbeitung einer solchen Anfrage durch den Standard-Prozeß erfolgt, oder c) diese Anfrage mindestens einem Bearbeiter (T1...T4) zur weiteren Bearbeitung zugeordnet wird.
7. Verfahren gemäß einem der voranstehenden Ansprüche 1 bis 6, dadurch gekennzeichnet, daß zum Abschluß einer digitalen Anfrage (IQdig) diese als bearbeitet markiert und/oder archiviert und/oder gelöscht wird.
8. Verfahren gemäß einem der voranstehenden Ansprüche 1 bis 7, dadurch gekennzeichnet, daß ein Bearbeitungszustand und/oder eine Bearbeitungshistorie der An- frage (IQl, IQ2) und/oder sonstige betrieblichen Informationen in der elektronischen Datenbank (DB) , zusammen mit der digitalen Anfrage (IQdig) , gespeichert werden.
9. Verfahren gemäß einem der voranstehenden Ansprüche 1 bis 8, dadurch gekennzeichnet, daß genau ein Bearbeiter (Tl) zur gleichen Zeit die digitale Anfrage (IQdig) bearbeiten kann.
10. Verfahren gemäß einem der voranstehenden Ansprüche 1 bis 9, dadurch gekennzeichnet, daß die Anfragen (IQl, IQ2) in Form von HTML-Dokumenten in einer Intranet-Datenbank gespeichert werden, wobei die Bearbeitung von Anfragen (IQl, IQ2)-durch Erzeugung und Versenden einer an den Anfragenden adressierten E-Mail erfolgt.
11. Verfahren gemäß einem der voranstehenden Ansprüche 1 bis 10, dadurch gekennzeichnet, daß mindestens ein privilegierter Bearbeiter mit Hilfe einer Daten- bankfunktion statistische Abfragen durchführen kann und/oder daß derartige statistische Abfragen automatisch aktualisiert und deren Ergebnisse mindestens einem privilegierten Bearbeiter zur Verfügung gestellt werden.
12. Verfahren gemäß einem der voranstehenden Ansprüche 1 bis 11, dadurch gekennzeichnet, daß die ankommenden Anfragen (IQl, IQ2) als E-Mail, SMS oder über WAP oder UMTS erfolgen.
13. Anfragebearbeitungssystem für die Bearbeitung von ankommenden Anfragen (IQl, IQ2) , mit mindestens a) einem AD-Wandler, der die Anfragen (IQl, IQ2) , sofern sie nicht bereits in digitaler Form vorliegen, in digi- tale Anfragen (IQdig) umwandelt, b) einem elektronischen Speichermedium (SM) zur Speicherung der digitalen Anfragen (IQdig) , c) einer elektronischen Datenbank (DB) , die eine Vielzahl von Tabellen und Feldern aufweist, d) einer Vielzahl von potentiell zuständigen Bearbeitern (T1...T4) , e) einem Netzwerk (IN) , das zumindest die Bearbeiter
(T1...T4) und die elektronische Datenbank (DB) miteinander verbindet und f) einem Verteilungsmittel (VM) , das die digitalen Anfragen (IQdig) , zumindest teilweise, automatisch minde- stens einem der Bearbeiter (T1...T4) zuteilt.
14. Anfragebearbeitungssystem gemäß dem voranstehenden Anspruch 13, dadurch gekennzeichnet, daß das Verteilungsmittel (VM) mindestens ein Programm und/oder ein Programmodul zur Durchführung des Verfahrens gemäß einem der Ansprüche 1 bis 12 enthält.
15. Anfragebearbeitungssystem gemäß einem der voranstehenden Ansprüche 13 bis 14, dadurch gekennzeichnet, daß das Verteilungsmittel (VM) derart ausgestaltet ist, daß es die digitale Anfrage (IQdig) mindestens einer der Tabellen der elektronischen Datenbank (DB) zuordnet .
16. Anfragebearbeitungssystem, gemäß einem der voranstehenden Ansprüche 13 bis 15, dadurch gekennzeichnet, daß das Verteilungsmittel (VM) derart ausgestaltet ist, daß es eine Standardantwort ausgibt .
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