DE10154306A1 - Verfahren für die Problemlösung innerhalb einer Teamumgebung - Google Patents

Abstract

Ein System und ein Verfahren sind geeignet, das Internet als Medium für die Bereitstellung von Informationen und Datenverwaltung und gemeinsame Nutzung von Daten zwischen verschiedenen Projektteamgliedern zu nutzen. Die Projektteamglieder können Teile verschiedener funktionaler Organisationseinheiten innerhalb einer oder mehrerer größerer Organisationen sein, sie können geographisch getrennt sein, oder sie können unterschiedliche Informationsverwaltungstools verwenden, um ihre Arbeitstätigkeit auszuüben. Jedes Team kann seine eigene Organisation haben, welche von der Organisation getrennt ist, aus der die Teamglieder kommen. Darüber hinaus können die Informationen und Daten finanzielle Daten, technische Daten, Marketingdaten und ähnliches sein.

Description

Die Anmeldung beansprucht das Prioritätsvorrecht gegenüber der vorläufigen Pa­ tentanmeldung der Vereinigten Staaten, Seriennummer 60/225.123, eingereicht am 14. August 2000, deren Offenbarung hierin ausdrücklich durch Bezugnahme darauf übernommen wird.

Die Erfindung bezieht sich allgemein auf die Verwaltung von Daten und Informa­ tionen und insbesondere auf Verfahren und Geräte für die Verwaltung von Daten und Informationen zwischen verschiedenen Organisationen und Datenverwal­ tungssystemen.

Es stehen heute viele Tools zur Verfügung, die die gemeinsame Nutzung von In­ formationen und Daten erleichtern. Zum Beispiel ist der Einsatz von E-Mail in einer modernen Organisation weitverbreitet. Lokale und Großbereichs-Netzwerktech­ nologie ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Informationen über gemeinsame Speicherbereiche (beispielsweise ein Laufwerk für gemeinsamen Zugriff (global shared drive)). Die Internet- und Intranet-Technologien ermöglichen die gemein­ same Nutzung von Information über Homepages und dergleichen. Es gibt auch Anwendungen, wie z. B. die Lotus Notes- und Lotus Domino-Anwendungen, die dazu bestimmt sind, den Austausch von Daten und Informationen zu erleichtern. Weitere Anwendungen, die den Bedarf der Dateneingabe erfüllen, sind an sich bekannt, wie z. B. Spreadsheets und ähnliches, aber diese Anwendungen sind weder dazu bestimmt noch gut geeignet, um zusätzlich zu Daten Informationen zu verfolgen.

Jedes dieser Tools weist bestimmte Vorteile und Einschränkungen auf, insbeson­ dere wenn dies in Verbindung mit Projektverwaltung betrachtet wird. Zum Beispiel sind die meisten dieser Tools diskret. Das heißt, sie ermöglichen keine effiziente Integration von Information und Daten. Beispielsweise befördert E-Mail eine Nach­ richt und kann durch angehängte Dateien zusätzliche Informationen übermitteln. Eine Internet- oder Intranet-Homepage enthält Informationen oder Links zu Infor­ mationen aus verschiedenen Quellen. Keines dieser Tools erleichtert Bemühun­ gen der Zusammenarbeit in Verbindung mit der Entwicklung und dem Editieren der Informationen. In den meisten Fällen erfolgt die Integration von Information und Daten offline und nicht in Echtzeit, und es wird dann unter Verwendung dieser verschiedenen Tools berichtet.

Eine zusätzliche Beschränkung liegt darin, daß möglicherweise nicht alle Teilneh­ mer an einem Projekt die gleichen Tools verwenden, nicht die notwendigen Tools verfügbar haben oder instituionellen Einschränkungen bei ihrer Fähigkeit unterlie­ gen, die Tools zu nutzen, die sie zur Verfügung haben. Soweit beispielsweise zwei große Organisationen an einem Projekt zusammenarbeiten, haben diese Organi­ sationen möglicherweise sicherheitsbedingte Einschränkungen, die für die Projekt­ teilnehmer Einschränkungen beim Zugang, bei der Nutzung und Veränderung von Informationen und Daten, die innerhalb der Informations-Verwaltungssysteme der verschiedenen Organisationen vorgehalten werden, mit sich bringen. Darüber hin­ aus nutzen die Organisationen möglicherweise verschiedene Applikationen, wel­ che nur beschränkt oder überhaupt nicht kompatibel sind.

Der Projektraum, d. h. ein physischer Konferenzraum oder ein Leitstand, wurde häufig dafür genutzt, um bei der Verwaltung eines Projektes dadurch Unterstüt­ zung zu leisten, daß ein gemeinsamer Bereich angeboten wurde, wo die Projekt­ teilnehmer Daten und Informationen aufbewahren und gemeinsam nutzen können, wobei Informationen zum Verlauf des Projekts gezeigt und gemeinsam genutzt werden können und wo die Projektmitglieder und die Projektleiter sich treffen kön­ nen, um Aufgaben zu verteilen und den Fortschritt des Projektes zu verfolgen. Die signifikante Einschränkung bei dem Projektraum liegt darin, daß die Informationen und Daten lediglich vom Projektraum aus zugänglich sind. Die anderen Projekt­ teilnehmer sind möglicherweise physisch nicht am gleichen Ort, und sie können sich sogar auf verschiedenen Kontinenten und in verschiedenen Zeitzonen befin­ den. Online Meeting Tools, wie z. B. die Mikrosoft NetMeeting-Anwendung oder die Lotus-Sametime-Anwendung ermöglichen es den Projektteilnehmern, sich zu tref­ fen und zu konferieren, ohne daß sie am gleichen Ort sind, diese liefern aber noch keinen zweckmäßigen Mechanismus, der es den Projektteilnehmern erlauben würde, zusammenzuarbeiten und Informationen und Daten gemeinsam zu nutzen oder den Projektteilnehmern Mitteilungen zu machen, daß jetzt neue Informatio­ nen und/oder neue Daten verfügbar sind.

Es besteht also ein Bedarf an einem System und Verfahren für die bessere Ver­ waltung der gemeinsamen Nutzung von Informationen und Daten und für die Ver­ waltung der gemeinsamen Bemühungen von Teammitgliedern.

Weitere erfindungswesentliche Merkmale und Vorteile der Erfindung gehen aus der nachstehenden Beschreibung hervor, in der mit Bezug auf die Zeichnungen Ausführungsbeispiele erläutert werden. In den Zeichnungen zeigen:

Fig. 1 eine Blockdiagrammdarstellung eines Systems nach einem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung;

Fig. 2 eine Blockdiagrammdarstellung mit weiterer Erläuterung des in Fig. 1 ge­ zeigten Teamwork-Tools;

Fig. 3 ein funktionelles Blockdiagramm des in Fig. 1 gezeigten Teamwork-Tools;

Fig. 4 eine Blockdiagrammdarstellung von im Rahmen des Teamwork-Tools und entsprechend einem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung definierten Teams;

Fig. 5 eine Blockdiagrammdarstellung eines Teams der in Fig. 4 gezeigten Teams und Unterteams;

Fig. 6 eine graphische Darstellung einer Team-Website entsprechend einem be­ vorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung;

Fig. 7 eine graphische Darstellung eines Teils der in Fig. 6 gezeigten Website;

Fig. 8 eine graphische Darstellung eines Teils einer Team-Website in Verbindung mit einer Dokumentationseingabe in ein Teamwork-Tool nach einem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung;

Fig. 9 eine graphische Darstellung eines Teils einer Team-Website in Verbindung mit einer Problemeingabe in ein Teamwork-Tool nach einem bevorzugten Ausfüh­ rungsbeispiel der Erfindung;

Fig. 10 eine graphische Darstellung einer Problem-Notifizierung;

Fig. 11 eine graphische Darstellung einer Team-Website in Verbindung mit einem Kalenderfeature eines Teamwork-Tools nach einem bevorzugten Ausführungsbei­ spiel der Erfindung;

Fig. 12. eine graphische Darstellung eines Teils einer Team-Website in Verbin­ dung mit einem Dokumentenverfolgungsfeature eines Teamwork-Tools nach ei­ nem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung;

Fig. 13 eine graphische Darstellung eines Teils einer Team-Website in Verbindung mit dem Anlegen eines Teamraumumfeldes im Rahmen eines Teamwork-Tools nach einem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung;

Fig. 14 eine graphische Darstellung eines Teils einer Team-Website in Verbindung mit einem Teilnahmefeature eines Teamwork-Tools nach einem bevorzugten Aus­ führungsbeispiel der Erfindung;

Fig. 15 eine Blockdiagrammdarstellung einer Dateneingabeeinheit in einem Teamwork-Tool nach einem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung;

Fig. 16 eine Blockdiagrammdarstellung einer Beschreibung einer physikalischen Tätigkeit und damit verbundenen Berichtselementen in einem Teamwork-Tool nach einem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung;

Fig. 17 eine graphische Darstellung eines Teils einer Team-Website in Verbindung mit dem Anlegen einer Beschreibung einer physikalischen Tätigkeit in einem be­ vorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung;

Fig. 18 eine graphische Darstellung eines Teils einer Team-Website in Verbindung mit der Eingabe von Daten in das Teamwork-Tool nach einem bevorzugten Aus­ führungsbeispiel der Erfindung;

Fig. 19 eine graphische Darstellung eines Teils einer Team-Website in Verbindung mit dem Berichten von Daten aus einem Teamwork-Tool nach einem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung heraus;

Fig. 20 eine graphische Darstellung eines Teils einer Team-Website in Verbindung mit dem alternativen Berichten von Daten in einem Teamwork-Tool nach einem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung;

Fig. 21 eine graphische Darstellung der Teaminteraktion innerhalb eines Team­ raumumfelds nach einem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung; und

Fig. 22 eine graphische Darstellung einer Teaminteraktion innerhalb eines Team­ raumumfelds nach einem zusätzlichen bevorzugten Ausführungsbeispiel der Er­ findung.

Detaillierte Beschreibung der bevorzugten Ausführungsbeispiele

Die Erfindung wird hinsichtlich verschiedener bevorzugter Ausführungsbeispiele beschrieben, die als Erläuterung der Erfindung und nicht als Einschränkung der­ selben zu betrachten sind. Beispielsweise wird die Erfindung hinsichtlich eines Systems und eines Verfahrens beschrieben, die geeignet sind, das Internet als ein Medium zur Lieferung von Informationen und Datenverwaltung und gemeinsame Nutzung zwischen verschiedenen Projektteammitgliedern zu nutzen. Das heißt, die Projektteammitglieder können Mitglieder verschiedener funktionaler Organisa­ tionen innerhalb einer oder mehrerer größerer Organisationen sein, sie können geographisch getrennt sein oder sie können verschiedene Informationsverwal­ tungstools zur Durchführung ihrer Arbeitstätigkeiten verwenden. Während die in Verbindung mit bevorzugten Ausführungsbeispielen beschriebenen Informationen und Daten im allgemeinen von ihrer Natur her finanzieller Art sind, ist die Erfin­ dung im übrigen nicht auf die Verwaltung und die gemeinsame Nutzung finanziel­ ler Informationen beschränkt. Beispielsweise kann die Erfindung genutzt werden, um technische Informationen und Daten, wie z. B. Produktdesign-Spezifikationen und Testdaten, Marketing- und demographische Daten, wie z. B. Produktpromoti­ ons- und Zielgruppendaten, und ähnliches, zu verwalten, ohne damit den ange­ messenen Rahmen der Erfindung zu verlassen.

Entsprechend dem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung liefern ein Sy­ stem und ein Verfahren das Erfassen und Verfolgen von Informations- und Daten­ input in das System durch zahlreiche verschiedene Teaminputs. Die Teams kön­ nen auf der Organisation des oder der Projekteinheiten (beispielsweise den Fir­ menorganisationen) basieren, oder sie können im Hinblick auf ein besonderes Projekt organisiert sein. Die Erfindung ist anwendbar auf ein beliebig großes Pro­ jekt, das mehrere Unterprojekte umfaßt, welche zahlreiche und verschiedene Quellen und Benutzer von Projektinformationen und -daten umfassen. Die Erfin­ dung findet besonders dort Anwendung, wo die Teammitglieder sich nicht am glei­ chen Ort befinden.

Bei weiteren Erfindungsmerkmalen werden die aus den zahlreichen Quellen emp­ fangenen Informationen und Daten den Projektteilnehmern und dem Management regelmäßig vorgelegt. Beispielsweise werden Projektinformationen in Verbindung mit besonderen Fragen oder Problemen in einem einheitlichen Format oder mit einheitlichen Bezeichnern präsentiert, was die Überprüfung durch das Manage­ ment erleichtert. Informationen und Daten stehen den Teammitgliedern, welche die Information und die Daten bei der Ausübung ihrer Arbeit nutzen, mühelos zur Verfügung. Das Management erhält einen einheitlichen Mechanismus für die Verbreitung von Information, für das Zuteilen und Verfolgen von Aufgaben und für das Aufwerfen und Beantworten von Fragen.

Das System und das Verfahren liefern des weiteren Funktionen in Verbindung mit den Informationen und Daten, wie z. B. Mitteilung bei Eintreffen neuer Informatio­ nen oder Daten, Archivieren von Informationen und Daten und Verfolgen von In­ formationen und Daten sowie Berichtsfunktionen. Wenn beispielsweise ein Doku­ ment überarbeitet wird, ist es möglich, das Dokument als "neue Revision" zu spei­ chern. Dokumenteninformationen, wie z. B. Autor, Datum, Thema und aktuelle Re­ visionsnummer, werden ebenso wie jede Version des Dokumentes in einem Teamraumumfeld vorgehalten. Damit können die Teammitglieder die Revisions­ geschichte eines Dokumentes einsehen und/oder auf frühere Versionen der Do­ kumente Zugriff nehmen. Die Dokumentenrevisionsinformation kann auch dazu verwendet werden, Informationen und Daten Nicht-Teammitgliedern und/oder dem Management vorzulegen. Beispielsweise kann die Vorlage beschränkt sein auf lediglich die letzte Version eines Dokumentes, wenn in das Dokument von außer­ halb der Dokumentverwaltungsfunktion aus eingesehen wird.

Zusätzlich zu den Informations- und Datenverwaltungsfeatures der Erfindung wer­ den nach einem weiteren bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung diese Verwaltungsfeatures mit Tools für sofortige Kommunikation kombiniert, um eine Zusammenarbeit in Echtzeit an Dokumenten oder sonstigen Informationen und Daten zu ermöglichen.

Es dürfte klar sein, daß die Erfindung als ein Internet-basiertes Tool zur Unterstüt­ zung der Projektteams implementiert werden kann. Die Nutzung eines Weitbe­ reichsnetz, wie z. B. Internet oder Intranet, ermöglicht es Teammitgliedern, die geographisch und nach Zeitzonen getrennt sind, mit einer einzigen Informations­ quelle zu arbeiten, womit eine Arbeitsumgebung geschaffen wird, die die Zusam­ menarbeit stark fördert.

Zahlreiche zusätzliche Merkmale und Features der Erfindung werden für den Fachmann aufgrund der folgenden weiteren detaillierten Beschreibung der bevor­ zugten Ausführungsbeispiele der Erfindung offensichtlich.

SYSTEMARCHITEKTUR

Unter Bezugnahme auf die Fig. 1 und 2 des Zeichnungssatzes umfaßt ein Sy­ stem 10 für die Verwaltung von Kommunikation und Zusammenarbeit unter Teammitgliedern 10 einen Teamwork-Tool-Server 12. Der Teamwork-Tool-Server 12 ist mit einem ersten Benutzer oder Klienten 14 über ein nicht gesichertes Weit­ bereichsnetz 16, wie z. B. das Internet, verbunden. Ein zweiten Benutzer oder Klient 18 ist mit dem Teamwork-Tool-Server 12 über ein gesichertes Weitbe­ reichsnetz oder lokales Netzwerk 20, wie z. B. ein firmeninternes gesichertes Intra­ net, verbunden. Dies erlaubt gleichzeitigen Zugang vom gesicherten Netzwerk 16 und vom ungesicherten Netzwerk 20.

Der Teamwork-Tool-Server 12 kann ein Personal Computer oder sonstiger geeig­ neter Server sein, welcher in der Lage ist, eine Web-basierte Applikation zu unter­ stützen, welche unter Verwendung der Lotus-Domino-Entwicklungs-Tools, HTML- Programmiersprache, JAVA oder ähnlichen Web-Entwicklungssprachen geschrie­ ben wurden. Als solcher, und das ist an sich gut bekannt, umfaßt der Teamwork- Tool-Server 12 einen Prozessor und einen damit verbundenen Speicher (memory and storage), in dem ein Programm, das den Betrieb des Prozessors steuert, un­ tergebracht ist, und bei dem des weiteren Daten, einschließlich Dokumente, In­ formationen, numerische Daten und ähnliches, abgespeichert werden können. Der Teamwork-Tool-Server 12 ist auch mit einem Sicherheitsserver 24 verbunden.

Unter besonderer Bezugnahme auf Fig. 2 kann der Teamwork-Tool-Server 12 so­ wohl auf ein globales Verzeichnis 26 als auch ein lokales Verzeichnis 28 Zugriff nehmen. Das globale Verzeichnis 26 kann Daten enthalten, die mit allen Mitglie­ dern einer Gruppe verbunden sind, einschließlich sämtlicher möglichen Benutzer eines Systems 10, ob es nun Teammitglieder sind oder aber Besu­ cher/Gastnutzer, und für jeden solchen Benutzer weist es zumindest eine Benut­ zeridentifikation auf. Das lokale Verzeichnis 28 enthält Dateneintragungen in Ver­ bindung mit besonderen Benutzern des Systems 10, und es kann des weiteren die in dem globalen Verzeichnis verwendete Benutzeridentifikation nutzen.

Funktionell und unter Bezugnahme auf Fig. 3 umfaßt der Teamwork-Tool-Server 12 eine Teamraumeinheit 30 und eine Datenverwaltungseinheit 32. Eine Kommu­ nikationsverbindung 34, wie z. B. ein Datenbus, verbindet die Teamraumeinheit 30 und die Datenverwaltungseinheit 32 in der Weise, daß Informationen zwischen den beiden Einheiten gemeinsam genutzt und synchronisiert werden können, wie dies im folgenden beschrieben wird. Darüber hinaus wurde zwar eine Darstellung mit einer gemeinsamen Implementierung auf dem Teamwork-Tool-Server 12 ge­ zeigt, es dürfte jedoch klar sein, daß die Teamraumeinheit 30 und die Datenver­ waltungseinheit 32 getrennt implementiert und betrieben werden können.

TEAMRAUM

Nach einem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung definieren die Pro­ jektteilnehmer, d. h. die Benutzer des Systems 10 oder Teammitglieder, welche die Teamraumeinheit 30 benutzen, einen oder mehrere Teamräume in einer virtuellen Umgebung, um das gesamte Projekt zu unterstützen. Allgemein wird ein Großpro­ jekt in kleinere Unterprojekte untergliedert, und für jedes dieser Unterprojekte wird eine Teamraumumgebung geschaffen. Beispielsweise kann innerhalb der Team­ raumeinheit 30 eine Reihe von Teams definiert werden, und die Teams 1-n wer­ den in Fig. 4 dargestellt. Zu diesen virtuellen Teamraumumgebungen wird über das ungesicherte Netzwerk 16 oder das gesicherte Netzwerk 20 oder eine sonsti­ ge Netzwerkarchitektur Zugriff genommen, und sie erleichtern die gemeinsame Nutzung von Informationen und das Verbinden von Daten für verschiedene Benut­ zergruppen. Das bedeutet, jedes Teammitglied erhält Zugang zu einer Team­ raumumgebung, die das Projekt oder Unterprojekt unterstützt, das mit diesem Team verbunden ist und mit dem das betreffende Teammitglied befaßt ist.

Es können mehrere Zugangsniveaus bereitgestellt werden. Beispielsweise kann ein Niveau mit offenem Zugang bereitgestellt werden, das einen Zugang durch eine große Zahl von Benutzern auf eine beschränkte Auswahl von Projektinforma­ tion an Daten zuläßt. Ein eingeschränktes Zugangsniveau kann bereitgestellt wer­ den, so daß lediglich Teammitglieder, das Management oder sonstige autorisierte Benutzer auf die innerhalb eines Teamraums aufbewahrten Informationen und Daten Zugriff nehmen, diese verändern, ergänzen oder löschen können. Umfas­ sender Zugang zu ausgewählter Projektinformation erlaubt es jedermann inner­ halb der Organisation, der im globalen Verzeichnis 26 eingeschlossen ist, auf ei­ ner bestimmten Ebene am Projekt teilzunehmen. Zugang mit beschränkter Ebene lediglich für die Mitglieder oder Benutzer, die ein Profil innerhalb des lokalen Ver­ zeichnisses 28 haben, stellt die Integrität der Informationen und Daten sicher, da diese Benutzer die einzigen Benutzer mit der Berechtigung sein werden, innerhalb der Teamraumumgebung Informationen und Daten einzugeben oder zu editieren.

Der Sicherheitsserver 24 und das lokale Verzeichnis 28 wirken zusammen, um die verschiedenen Zugangsniveaus zu liefern. Der Sicherheitsserver 24 wird nach Zugang zum Teamwork-Tool-Server 12 durch einen Benutzer angerufen. Der Si­ cherheitsserver 24 wird so wirksam, daß die Identität eines Benutzers aufgrund eines Eintrags im globalen Verzeichnis 26 geprüft wird, und nach dieser Prüfung erhält der Benutzer gegebenenfalls Zugang zum Teamwork-Tool-Server 12. In dem mit dem Benutzer verbundenen lokalen Verzeichnis 28 befindet sich ein Be­ nutzerprofil, das das dem Benutzer eingeräumte Zugangsniveau festlegt. Bei­ spielsweise können dem lokalen Verzeichnis 28 unbekannte Benutzer, die kein Profil haben, einen Gaststatus in der Teamraumumgebung eingeräumt erhalten. Die Mitglieder und Benutzer des Teamworktools erhalten entsprechend ihrem Au­ torisierungsniveau Zugangsrechte. Für den auf den Teamwork-Tool-Server 12 über das gesicherte Netzwerk 20 Zugriff nehmenden Kunden 18 ist gegebenen­ falls ein Überprüfungsprozeß unter Verwendung des Sicherheitsservers 24 nicht notwendig. Nach Zugang zum gesicherten Netzwerk 20 durch den Kunden 18 wird der Sicherheitsserver 24 angerufen, um die Identität des Benutzers zu überprüfen. Demzufolge wird ein Zugang zum Teamwork-Tool-Server 12 aus dem gesicherten Netzwerk 20 keine weitere Überprüfung erforderlich machen, obwohl eine solche dann möglich ist, wenn dies aus Sicherheitsgründen für notwendig erachtet wird.

Fig. 5 erläutert die Struktur eines der durch den Teamwork-Tool-Server 12 unter­ stützten Teams. Das Team 40 umfaßt eine Mehrzahl von Unterteams 42-47, wel­ che wiederum Unterteams 54 und 56 umfassen können. Das Unterteam 54 wird als für das Unterteam 43 dediziert dargestellt, während das Unterteam 56 die Tätigkeiten der Unterteams 44 und 46 unterstützt. Zur Unterstützung des Teams tigkeiten der Unterteams 44 und 46 unterstützt. Zur Unterstützung des Teams 40 und jedes der Unterteams ist eine Schicht von Teamraumfunktionen 58, wie z. B. Dokumentenverwaltung, Kalender, Probleme, Zuteilungen, Nachrichten und der­ gleichen, vorgesehen. Jedes Team und Unterteam kann eine eigene Organisation aufweisen, die von der Organisationsform unabhängig ist, aus der die Teammit­ glieder stammen. Beispielsweise kann die Organisation eine funktionale Organisa­ tion aufweisen, während das Team nach Produktkategorie organisiert ist. Demzu­ folge kann die Teamraumumgebung Tätigkeiten für eine Anzahl verschiedener Organisationsstrukturen unterstützen.

Die Umgebung für den Teamraum kann so konfiguriert sein, daß sie dem Benut­ zer wie eine Website erscheint. Fig. 6 zeigt eine beispielhafte Teamraum-Website 60, welche als eine Homepage konfiguriert ist. Die Seite 60 wird mit einem Navigationsrahmen 62 geteilt, welcher auf einer linken Seite der Seite 60 an­ geordnet ist, und einem Sichtrahmen 64 auf der rechten Seite. Durch Verbinden zur Information aus dem Navigationsrahmen 62 können die Benutzer die Inhalte dieser Links im Sichtrahmen 64 einsehen, welcher als Reaktion auf das Anklicken des dazugehörigen Links generiert wird. Ein Link wird beispielsweise als Link 66 definiert. Die Links werden getrennt und in verschiedenen Gruppen angeordnet, und in Fig. 6 werden zwei Gruppen 68 und 70 gezeigt. Zusätzliche Gruppen von Links können verwendet werden. Der Zweck der Trennung der Links nach Gruppen ist die Lieferung von Links für bestimmte Benutzer, welche ihnen zur Nutzung entsprechend dem ihnen eingeräumten Niveau des Zugangs zum Teamraum zur Verfügung stehen. Beispielsweise kann ein Teamführer Zugang zu einer ersten Gruppe 68 von Links haben, die sich auf die Teamraumadministration beziehen, und zu einer zweiten Gruppe 70 von Links, welche sich auf allgemeine Teamraumfunktionen beziehen. Ein Teammitglied hat gegebenenfalls nur Zugang zur zweiten Gruppe 70 von Links und würde die erste Gruppe 68 von Links nicht vorgestellt erhalten. Ein Gastnutzer kann eine dritte Gruppe von Links vorgestellt erhalten, welche mit für Gastnutzer zulässigen Zugängen verbunden ist.

Die Seite 60 kann aktive Graphiken enthalten und den Teamraummitgliedern bei Zugang verschiedene Informationen liefern. Beispielsweise kann die Seite 60 die Teamführer 62 und die Teammitglieder 74 identifizieren und des weiteren einen Hinweis darauf liefern, welche Mitglieder derzeit im Teamraum anwesend sind und über einen Chatraum oder eine sonstige interaktive Umgebung, welche über ein anderes (nicht dargestelltes) Link erreicht oder genutzt werden kann, für die Mitar­ beit zur Verfügung stehen. Die Seite 60 kann Graphiken und Bilder innerhalb des Sichtrahmens 64 und Links zu Hilfeseiten 78 umfassen. Die besondere Anordnung der Teamraum-Homepage 60 ist keine Besonderheit der Erfindung, und es sollte klar sein, daß zahlreiche Adaptierungen geschaffen werden können.

Wie bemerkt, ermöglichen die Links 68 und 70 den Benutzern Verbindungen zu und Einsicht in den mit dem Link verbundenen Inhalt. Beispielhafte Links 70 kön­ nen ein Projekt-Homepage-Link umfassen, um den Benutzer zur Projekt- Homepage zu führen, ein Team-Homepage-Link, um den Benutzer zu den beson­ deren Team-Homepage zurückzuführen, und ein Link für das Inhaltsverzeichnis, welches eine Liste der verfügbaren Inhalte des Teamraums liefert. Links für ge­ meinsam erfolgende Verwaltung, gemeinsame Organisation und Information kön­ nen vorgesehen werden, außerdem auch ein Nachrichtenlink, ein Kalenderlink, eine Sitzungslink, ein Beauftragungslink und ein Dokumentenlink.

Die zahlreichen Zwecke des Teamraums umfassen auch die Aufbewahrung von Informationen für das Unterprojekt. Diese Information kann umfassen Sitzungspro­ tokolle aller Art, Berichte und Präsentationen, Probleme und Kalender und Nach­ richten. Diese Informationen werden in dem Speicherbereich des Teamwork-Tool- Servers 12, wie nachstehend im Detail beschrieben, als Dokumente abgespei­ chert. Zusätzliche Informationen können Projekt- oder Unterprojektdaten in nume­ rischer Form, Aufgabenverteilung und Verfolgungsinformation und Teamzusam­ menarbeitsinformation umfassen, was ebenfalls nachstehend im Detail beschrie­ ben wird.

Die Arten und das Format für Informationen und Daten, die der Teamraum akzep­ tieren wird, werden definiert, beispielsweise ein Dokument, ein Problem, eine Be­ auftragung, eine Kalenderinformation oder Nachricht. Darüber hinaus können die Informationen und Daten organisiert werden durch das Unterteam, die Kategorie oder das Ereignis, für das sie relevant ist. Die Definition und Organisation der In­ formationen und Daten erleichtern deren Nutzung und Überprüfung durch die Teammitglieder und durch Besucher des Teamraums. Unter Bezugnahme auf Fig. 7 werden Informationen durch Anklicken in dem Navigationsrahmen 62 der Infor­ mationsart hinzugefügt, die angelegt werden soll, beispielsweise Dokumentation, wie bei 80 dargestellt. Wenn es eine Unterkategorie für die Informationen gibt, wird diese bei 82 gewählt. Schließlich wird die Schaltfläche für neue Dokumente bei 84 gewählt, und eine neue Dokumentenform 86 (Fig. 8) wird im Rahmen 64 erscheinen.

Die neue Dokumentenform 86 wird so arrangiert, daß sie die Eingabe verschiede­ ner Informationen zu dem neuen Dokument erleichtert, und sie wird unterteilt in einen Bereich Basisinformation 88, einen Inhaltsbereich 90, einen Überprüfungs­ bereich 92 und einen aktiveninaktiven Bereich 94 sowie einen Bereich für E-Mail- Zustellungen 96. Der Bereich Basisinformation umfaßt Felder für das Thema 100, die Dokumentenart 102, die Kategorie 104, damit verbundene Ereignisse 106 und damit verbundene Unterteams 108. Der Inhaltsbereich 90 ist ein allgemeines Text­ feld. Der Überprüfungsbereich ermöglicht es den Teammitgliedern, die Dokumen­ teninformation einzugeben, um die zusätzlichen Teammitglieder zu identifizieren, die für die Überprüfung des Dokumentes verantwortlich sein werden. Der(die) tat­ sächliche(n) Überprüfer wird(werden) aus einer Liste 110 potentieller Überprüfer ausgewählt, die auf bestimmte Teammitglieder oder das Management beschränkt ist. Dies stellt sicher, daß die Dokumente nicht breit verteilt werden, ohne daß sie zunächst durch ein autorisiertes Teammitglied und das Management überprüft wurden. Alternativ kann das Team selbst durch Anwählen der Box 113 bestimmt werden. Ein Fälligkeitsdatum für die Überprüfung kann ebenfalls bei 112 zugeteilt werden, ist aber nicht erforderlich. Vorteilhafterweise kann die Information den Teammitgliedern für Informationszwecke dadurch mitgeteilt werden, daß das Team als Überprüfer bezeichnet und kein Fälligkeitsdatum zugeteilt wird. Das Do­ kument kann als aktiv oder inaktiv gekennzeichnet werden oder kann so einge­ stellt werden, daß es nach einer vorherbestimmten Zeit 111 inaktiv wird. Norma­ lerweise wird ein Dokument zunächst als aktiv gekennzeichnet und später editiert, um inaktiv zu werden. Das Drücken der Speicher- und Abschlußschaltfläche 114 bewirkt das gleiche.

Um die Aktualität der im Teamraum vorgehaltenen Informationen zu wahren, kann eine automatische Löschfunktion zu der Teamraumfunktionalität hinzugefügt wer­ den. Nach einem vorgegebenen Zeitablauf werden der Autor und/oder die Emp­ fänger eines Dokuments, eines Problems, einer Beauftragung oder einer sonsti­ gen im Teamraum vorgehaltenen Information benachrichtigt, daß die Information ein bestimmtes Alter überschritten hat. Zu diesem Zeitpunkt kann der Autor aufge­ fordert werden, die Information zu aktualisieren, sie zu archivieren oder zu lö­ schen. Bei Fehlen einer Antwort seitens des Autors auf ein oder mehrere Ersu­ chen um Aktualisierung der Information kann ein automatischer Lösch- oder Ar­ chivierprozeß stattfinden.

Es gibt zahlreiche Dokumentenarten, und die verschiedenen Dokumentenarten, welche akzeptiert werden, sind ebenfalls definiert. Zusätzlich können elektronische Dateien im Teamraum in dem Format der Applikation abgelegt werden, das für deren Anlegen genutzt wurde. Die im Teamraum vorgehaltenen Elektronikdateien können auf die lokale Maschine des Teilnehmers, beispielsweise des Kunden 14 oder des Kunden 18, heruntergeladen und unter Verwendung einer ähnlichen Ap­ plikation gelesen werden, wie sie der Autor für das Anlegen der Datei verwendete, falls gewünscht können sie bearbeitet und erneut im Teamraum für weitere ge­ meinsame Nutzung hinterlegt werden. Das Dokument kann auf der lokalen Ma­ schine des Teilnehmers gespeichert und über andere Mittel an Nicht- Teamkollegen weitergereicht werden, wenn dies gewünscht wird. Im Teamraum können auch bezüglich jedes beliebigen dort gespeicherten Dokumentes Diskus­ sionen mit Threads geführt werden.

Ein Feature des Teamraums ist, daß jedes beliebige Teammitglied zu einer belie­ bigen Zeit eine Frage aufwerfen kann, dies erfolgt durch das Teammitglied so, daß eine Frage angelegt wird (beispielsweise ein Problemdokument), indem ein Ver­ fahren herangezogen wird, das zu dem in den Fig. 7 bis 8 oben dargestellten ähnlich ist. Nach Auswählen des neuen Problemlinks aus dem Navigationsrahmen 62 zur Schaffung einer neuen Frage erscheint ein neues Problemformular 120 in dem Sichtrahmen 64 (Fig. 9). Das neue Problemformular ist ähnlich angelegt wie das neue Dokumentenformular 86 und wird in einen Bereich Basisinformation 122, einen Inhaltsbereich 124, einen Überprüfungsbereich 126, einen aktiven/inaktiven Bereich 128 sowie einen Bereich für E-Mail-Zustellungen 130 untergliedert. Der Bereich Basisinformation umfaßt Felder für das Thema 132, die Kategorie 136, verbundene Ereignisse 138 und verbundene Unterteams 140. Der Bereich Basis­ information umfaßt weiterhin eine Prioritätsauswahl 150 für das Problem. Die Prio­ rität kann mit rot farbcodiert sein, was hoher Priorität entspricht, mit gelb für mittle­ re Priorität und mit grün für geringe Priorität, oder es können andere Vereinbarun­ gen getroffen werden.

Der Inhaltsbereich 124 ist ein allgemeines Textfeld. Der Überprüfungsbereich er­ laubt es dem das Problem eingebenden Teammitglied, die zusätzlichen Teammit­ glieder anzugeben, die für die Überprüfung des Problems verantwortlich sein wer­ den. Der(die) tatsächliche(n) Überprüfer werden aus einer Liste 142 potentieller Überprüfer ausgewählt, die auf bestimmte Teammitglieder oder das Management beschränkt ist. Ein Fälligkeitsdatum für die Überprüfung kann ebenfalls bei 144 zugeteilt werden. Das Problem kann als aktiv oder inaktiv gekennzeichnet werden. Normalerweise wird ein Problem zunächst als aktiv gekennzeichnet und später editiert, um inaktiv zu werden, oder durch Einstellen eines Ablaufdatums 146 au­ tomatisch auslaufen. Das Drücken der Speicher- und Abschlußschaltfläche 148 bewirkt das gleiche. Nach dem Speichern und Abschließen des neuen Problem­ formulars 120 wird, wenn die Benachrichtigungsoption 130 gewählt wurde, eine E- Mail-Benachrichtigung 52 (wie in Fig. 10 gezeigt) an die Überprüfer geschickt. Das neue Problemdokument wird nicht an den Überprüfer gesandt, statt dessen wird ein Link 154 in der Benachrichtigung 152 vorgesehen, das den Überprüfer zum Teamraum führt und damit das Problemdokument öffnet. Zusätzlich können weite­ re Benachrichtigungen an den Problemzuweisenden und/oder Problemzugewie­ senen zu späteren Daten vorgesehen werden, und sie können bezüglich des Fäl­ ligkeitsdatums spezifiziert werden. Anzumerken ist, daß, wenn der Überprüfer nicht im gesicherten Netzwerk befindlich ist, der Sicherheitsserver 24 angerufen wird, bevor zum Teamraum und zum Problem Zugang eingeräumt wird.

Um eine Problemüberlastung zu vermeiden, muß das Teammitglied, nachdem es ein Problem aufgeworfen hat, einen Überprüfer benennen, beispielsweise ein Teammitglied. Die Überprüfer können eine eingegrenzte Untergruppe von Team­ mitgliedern sein, und es können beispielsweise der(die) Teamführer und/oder de­ ren Stellvertreter sein. Bis der Überprüfer das Problem überprüft hat, steht es nicht allen Teammitgliedern zur Verfügung und kann auch nicht an das Management herangetragen werden. Da Probleme normalerweise zur Erteilung von Aufträgen führen, kann der Teamraum so konfiguriert sein, daß er automatisch Beauftragun­ gen generiert, wenn ein Problem aufgeworfen wird. Probleme und Problem­ generierte Beauftragungen können von normalen Beauftragungen entweder durch eine getrennte Bezeichnung oder durch die Identifizierung des Überprüfers in Ver­ bindung mit der Problem-generierten Beauftragung unterschieden werden. Beauf­ tragungen können auch codiert werden, um die Priorität zu unterscheiden. Bei­ spielsweise kann eine Ikone neben der Beauftragung angebracht werden, deren Farbe oder Form die Bedeutung, Priorität, Dringlichkeit oder ein sonstiges Merk­ mal der Beauftragung kennzeichnet.

Ein weiteres Merkmal des Teamraums sind ein Teamkalender und eine Nachrich­ tenfunktion. Jeder beliebige Teamführer kann Posten im Teamkalender hinzufü­ gen, und sämtliche Teammitglieder haben zum Teamkalender Zugang. Ein Bei­ spiel des Teamkalenders 170 wird in Fig. 11 dargestellt, das nach Auswahl des Kalenderlinks aus dem Navigationsrahmen 62 im rechten Rahmen 64 erscheint. In dem Sichtrahmen 64 werden Kalenderseiten 172 dargestellt, die nach Tagen, Wo­ chen, Monaten oder Jahren gezeigt werden. Quer über die Oberseite der Kalen­ derseiten 172 befinden sich Schaltflächen 174-178, die die Schaffung von neuen Ereignissen, Sitzungen erlauben und ferner die Manipulation von Kalenderanzei­ gen ermöglichen sowie Zugang zu Hilfe- oder Löschaktivitäten ermöglichen.

Neue Posten, die über ein Nachrichtenlink im Navigationsrahmen 62 hinzugefügt oder auf die darüber Zugriff genommen werden können, können so konfiguriert werden, daß sie durch ein beliebiges Teammitglied eingebracht werden können, oder aber das Einbringen und Editieren von Nachrichten kann auf den Teamführer oder entsprechend Benannte begrenzt werden, um das Generieren zu zahlreicher Nachrichtenelemente zu vermeiden. Analog können Reaktionen auf neue Nach­ richten auf bestimmte Teammitglieder beschränkt werden, was aber nicht der Fall sein muß.

In Verbindung mit dem Zweck des Teamraums für das Verfolgen des Fortschritts eines Projektes oder Unterprojektes können Milestone-Ereignisse im Projekt auf dem Kalender verfolgt werden. Analog können Nachrichten mit Milestone- Ereignissen in der Weise verbunden werden, daß nach dem Verstreichen des Mi­ lestone-Ereignisses die Nachricht automatisch archiviert wird.

Im Navigationsrahmen 62 (Fig. 6) sind die Twisties 180 besonders zu beachten, die in der Nähe bestimmter Links angeordnet sind, beispielsweise einem mit Do­ kumentation verbundenen Link 182. Das Anklicken des Twistie erweitert die Do­ kumentenliste 184 (Fig. 12). Unter den Themen 186 werden die mit den aufgeliste­ ten Themen verbundenen Dokumente angezeigt. Das Anklicken auf dem Doku­ ment in der Liste 184 führt den Benutzer zu dem Dokument im Teamraum. Die Liste 184 liefert auch zusätzliche Informationen über das Dokument, wie z. B. das Anlegungsdatum 118, das Fälligkeitsdatum 190, so vorhanden, den Autor 192 und das damit verbundene Unterteam 194. Die Liste ermöglicht auch das Anlegen neuer Dokumente über der neuen Dokumentenschaltfläche 196, und des weiteren sind auch Hilfe- und Löschschaltflächen 198 und 200 vorgesehen. Wenn mit dem Dokument zusätzliche Dateien oder Anlagen verbunden sind, erscheint eine Büro­ klammer-Ikone 202 neben dem Dokument in der Liste 184.

Während der Teamraum ein Unterprojekt eines größeren Projektes darstellen kann, ist es auch für das Team selbst möglich, Unterteams zu schaffen (Fig. 5). Informationen und Daten, wie z. B. Dokumente, Nachrichten und ähnliches, kön­ nen mit bestimmten Unterteams verbunden werden. Analog können Beauftragun­ gen mit dem Unterteam verbunden und von diesem verfolgt werden. Das Unter­ teamkonzept kann des weiteren auf Kategorien unter jedem Unterteam erweitert werden. Das äußerste Verfeinerungsniveau hängt von der Komplexität des Projek­ tes/Unterprojektes/Unterteams/Kategorie ab.

Während die Kalenderfunktion ein Tool für das Verfolgen von Ereignissen, Sitzun­ gen, Fälligkeitsdaten und ähnlichem liefert, bietet ein getrenntes Eingeben von Ereignissen und Sitzungen eine Orientierung für das Team. Beispielsweise kann zusätzlich Aufmerksamkeit auf kritische Termine gelenkt werden, wenn diese als ein Ereignis markiert werden und wenn das Ereignis nicht nur im Kalender er­ scheint. Vorzugsweise werden die Ereignisse und Sitzungsdaten mit den Kalen­ derdaten in der Weise verknüpft, daß beide entsprechend nach dem Verstreichen eines bestimmten Datums aktualisiert werden.

Vorzugsweise ist eine "Neu"funktion von jeder mit dem Teamraum verbundenen Seite für das Hinzufügen von Problemen, Beauftragungen, Ereignissen, Milesto­ nes, Sitzungen, Dokumenten usw. zugänglich. Mitglieder des Teams müssen le­ diglich auf die Schaltfläche "Neu" klicken, um in die entsprechenden Richtungen für das Erreichen der geeigneten Informationen und/oder Daten geführt zu wer­ den.

Nach bevorzugten Ausführungsbeispielen der Erfindung ist die Teamraumumge­ bung von den Benutzern des Teamraums zu konfigurieren. Wie in Verbindung mit der Erörterung hinsichtlich der Fig. 6 angemerkt, erhalten besondere Teammitglie­ der, wie z. B. Teamleiter und Administratoren, Zugang zu zusätzlichen Links über die Links hinaus, die den allgemeinen Teammitgliedern zur Verfügung stehen. Ei­ nes dieser Links ermöglicht es dem Teamführer, den Teamraum unter Verwen­ dung einer in Fig. 13 gezeigten Schablone 220 für einen neuen Teamraum zu kon­ figurieren. Die Schablone 220 wird so angeordnet, daß verschiedene Informatio­ nen über den neuen Teamraum erhalten werden, und sie wird in einen Basisin­ formationsbereich 222, einen Bereich für Teammitglieder-Benennung 224 und ei­ nen Bereich für zusätzliche Informationen 226 aufgeteilt. Der Basisinformationsbe­ reich 222 umfaßt Eingaben zur Identifizierung des Teamraumnamens, ob der Teamraum ein Unterteam betrifft, sowie eine Projektidentifikation. Der Bereich für Teammitglieder-Benennung 224 ermöglicht die Eingabe von Informationen in Ver­ bindung mit den Teammitgliedern einschließlich der Benutzeridentifikation, durch die der Benutzer in dem globalen Verzeichnis identifiziert wird. Der Bereich für zusätzliche Informationen 226 ermöglicht die Konfiguration der Teamraum- Homepage, wobei beispielsweise eine Willkommensnachricht hinzugefügt wird, und ermöglicht die Identifikation von Kontaktpersonen in Verbindung mit dem Teamraum.

VERFAHREN FÜR DIE KOPPLUNG ZWISCHEN DEM TEAM/DEN PROJEKT­ MITGLIEDERN

Ein Teamraum, wie er oben in Verbindung mit einem bevorzugten Ausführungs­ beispiel der Erfindung beschrieben wurde, ermöglicht es den Teammitgliedern, in einer Überkreuz-funktionalen oder getrennten Organisation effektiv zusammenzu­ wirken. Der Teamraum ermöglicht den Austausch und die gemeinsamen Entwick­ lung von Informationen und Daten auch dann, wenn die Teamteilnehmer nicht physisch am gleichen Ort befindlich sind. Entsprechend einer zusätzlichen bevor­ zugten Ausführungsform der Erfindung wird die Zusammenarbeit der Teammit­ glieder durch Nutzung des Teamraumkonzeptes in Kombination mit Kommunikati­ onskapazitäten weiter erleichtert.

Bei einer bevorzugten Implementierung dieses Erfindungsmerkmals ist der Team­ raum mit einem E-Maildienst verbunden. Nach dem Eingeben von Informationen oder Daten, wie z. B. Aufgabendokumente, Sitzungsformularen, Teamnachrichten usw., kann das Teammitglied unmittelbar und automatisch eine Nachricht an jedes Teammitglied dahingehend E-mailen, daß im Teamraum neue Informationen oder Daten existieren. Dies wird dadurch bewirkt, daß ein E-Mail-Benachrichtigungs- Feature mit dem Anlegen jedes neuen in dem Teamraum eingeführten Dokumen­ tes verbunden wird. Die Benachrichtigung liefert nicht die tatsächlichen Dokumen­ te an den Empfänger, sondern liefert statt dessen ein Link zurück zum Teamraum in der Weise, daß die Teamraummitglieder in den Teamraum eintreten können, um in die neuen Informationen oder Daten Einsicht zu nehmen, die Information zu ergänzen oder zu modifizieren oder um Kommentare hinzuzufügen.

Bei einer weiteren bevorzugten Implementierung können die Teammitglieder selbst angeben, wann und wie sie informiert werden, daß neue Informationen oder Daten zum Teamraum hinzugefügt wurden. Von dem Beitragsprofil-Link auf dem Navigationsrahmen 62 wird das Teammitglied zu einem Beitragsprofil-Formular 250 nach Fig. 14 geführt. Das Beitragsprofil-Formular 250 erlaubt es dem Team­ mitglied, eine Beschreibung des Profils 252 zu liefern, anzugeben, ob das Profil aktiv 254 ist, eine Suchmethode 256 zu bezeichnen und damit verbundene Schlüsselworte 258 zu identifizieren, und des weiteren anzugeben, ob die gesam­ ten Diskussionen mit Threads 260 erhalten werden sollen. Analog kann das Teammitglied spezifizieren, ob es jedesmal informiert werden möchte, wenn neue Informationen oder Daten in Verbindung mit einem bestimmten Autor, einer be­ stimmten Kategorie, einem bestimmten Ereignis, einem bestimmten Unterteam usw. vorhanden sind.

Um die Features des Teamraums, welche die Zusammenarbeit erleichtern, weiter vorteilhaft zu nutzen, kann er auch mit einer Echtzeit-Kommunikationsanwendung verbunden werden. Beispielsweise kann der Teamraum mit der Microsoft NetMee­ ting-Anwendung oder mit der Lotus Sametime-Anwendung verbunden werden. Einfacher kann der Teamraum auch mit einem Chatraum-Umgebungs-Feature verbunden werden. Auf diese Weise können Online-Echtzeitsitzungen von Team­ mitgliedern mit Echtzeit-Zusammenarbeit an Dokumenten oder praktisch beliebi­ gen im Teamraum vorgehaltenen Informationen oder Daten stattfinden. Die Teil­ nehmer müssen nicht physisch am gleichen Ort präsent sein, und die Integration der Informationen und Daten erfolgt online in Echtzeit. Darüber hinaus wird eine verläßliche Version der Informationen existent und zur Nutzung durch jedes Teammitglied verfügbar sein.

Unter Bezugnahme auf Fig. 21 werden in einer Teamraumumgebung 350 jeweils Teamräume bzw. identifizierte Teamräume 352-360, ein Dokumentenraum 362 und ein Chatraum 364 definiert. Die Teamräume können wie oben beschrieben definiert werden. Der Dokumentenraum kann spezifisch raumdefiniert werden, um die Dokumentenzusammenarbeit zwischen Teammitgliedern zu erleichtern, wäh­ rend der Chatraum 364 nur das sein muß, ein Raum, der es den Teammitgliedern ermöglicht, einzutreten und Gedanken und Ideen auszutauschen. Ein erstes Teammitglied 366 ist mit dem Teamraum 352, dem Dokumentenraum 362 und dem Chatraum 364 verbunden und nimmt jeweils daran teil. Ein zweites Teammit­ glied 368 ist mit dem Teamraum 354, dem Dokumentenraum 362 und dem Chat­ raum 364 verbunden und nimmt jeweils daran teil. Ein Nicht-Teammitglied 370 ist gegebenenfalls nur mit dem Chatraum verbunden, und ein nicht teilnehmendes Mitglied 372 ist nicht mit der Teamraumumgebung 350 verbunden.

Unter Bezugnahme auf Fig. 22 geben die Teammitglieder 366 und 368 sowie das Nicht-Teammitglied 370 Informationen 390 in den Chatraum 364 ein, d. h. Ideen, Dokumente usw. In dem Chatraum 364 kann das Teammitglied 366 beispielswei­ se eine Aufgabe anlegen, ein Problem aufwerfen oder eine Frage haben, ist aber unsicher, an welches Teammitglied diese zu richten sind. Ausgehend vom Chat­ raum 364 wird die Aufgabe, Problem oder Frage (Problem) 374 zu einer beliebi­ gen Kombination jedes der Teams 352-360 zugeteilt. Die Teamleiter können jeweils auf das Problem antworten. Beispielsweise kann der Leiter von Team 354 eine Antwort 376 liefern und angeben, daß das Problem 374 nicht in seine Zu­ ständigkeit fällt. Diese Aktion löst eine Benachrichtigung des ursprünglichen Fra­ gestellers und der anderen Beauftragten und ein Posting 378 an den Chatraum 364 aus. Der Teamführer des Teams 356 kann eine Antwort 380 liefern, die an­ gibt, daß das Team 356 für die Anfrage zuständig ist und kann dann eine Antwort geben. Dies löst eine Benachrichtigung des ursprünglichen Anfragenden und der anderen Beauftragten und ein Posting 382 in dem Chatraum 364 aus. Zahlreiche weitere Interaktionen können in Aussicht genommen werden.

VERFAHREN UND VORRICHTUNG FÜR DAS ORGANISIEREN, DAS UNTER­ STÜTZEN UND DAS VERWALTEN EINES PROJEKTES

Wie durch die bevorzugten Ausführungsbeispiele der Erfindung erleichtert, kann ein Projekt durch Teammitglieder unterstützt werden, die aus verschiedenen Be­ reichen von Überkreuz-funktionalen oder unterschiedlichen Organisationen be­ nannt werden. Dies trifft auch dann zu, wenn die Teammitglieder durch beträchtli­ che geographische Entfernungen getrennt sind. Die oben beschriebene Team­ raumumgebung liefert ein Tool, das es den betreffenden Mitgliedern des Teams ermöglicht, sich zu organisieren, Daten zu verwalten und zu verfolgen und zu­ sammenzuarbeiten. Zur weiteren Erleichterung des Projektes liefert die Datener­ fassungseinheit 32 des Teamwork-Tool-Servers 12 (Fig. 3) einen numerischen Datenverfolgungs- und Erfassungsprozeß.

Entsprechend einer bevorzugten Ausführungsform der Erfindung wird das Projekt oder Unterprojekt selbst durch einen Projektleitplan definiert. Der Projektleitplan ist eine Sammlung von Beschreibungen physischer Maßnahmen (physical action descriptions - PADs), die, wie der Name sagt, jeweils eine einzelne diskrete Maß­ nahme oder Tätigkeit beschreiben, die vom Team vollzogen werden muß, um das Projekt zum Abschluß zu bringen. Nicht so wörtlich genommen, kann jedoch ein PAD für praktisch jeden beliebigen diskreten Aspekt des Projektes definiert wer­ den, ob es sich nun um eine physische Aufgabe, das Eintreten eines Ereignisses oder einige andere Kriterien handelt, die mit dem erfolgreichen Abschluß des Pro­ jektes im Zusammenhang stehen. Nach der Darstellung in Fig. 15 ist eine Be­ schreibung einer physischen Maßnahme 270 mit einer Anzahl von Berichtszyklen oder Perioden 272-284 verbunden. Beispielsweise werden Daten in Verbindung mit der Beschreibung einer physischen Maßnahme 270 jahreweise verzeichnet. Die Datenerfassungseinheit 32 erleichtert die Definition der PADs und die ent­ sprechende Erfassung und das Berichten der Daten.

Es wird nunmehr auf Fig. 16 Bezug genommen. Die Datenerfassungseinheit 32 umfaßt eine Datenerfassungsfunktion 290, welche eine Dateianhangfunktion 292 und eine Zugangskontrollfunktion 294 aufweist. Die Datenerfassungseinheit weist auch eine Datentransferdateifunktion 298 auf, welche Utility-Funktionen für die Eingabe/Ausgabe von Daten aus der Datenerfassungseinheit 32 liefert.

Die Datenerfassung beginnt mit der Definition des PAD, und Fig. 17 zeigt eine Schablone 300 für die Definition einer PAD. Die Schablone 300 ist so angeordnet, um die Erfassung bestimmter Informationen zu erleichtern, einschließlich einer Angabe, wie die Daten zu verwenden sind, d. h. ob die Daten während des Berich­ tens mit eingeschlossen sein sollen oder nicht, 302, das damit verbundene Projekt 304 und/oder das damit verbundene Unterprojekt, 304 und 306, den Namen der PAD 308, die Beschreibung der PAD 310, das Ereignis der Umsetzung der Aktion, d. h. also der Milestone, der es ermöglicht zu erfahren, daß die physische Maß­ nahme abgeschlossen ist, 312, das Datum der Fertigstellung 314, eine Einschät­ zung der Schwierigkeit der Umsetzung 316, die erforderlichen Informationen 320 und ob die Information in bezug auf das damit verbundene Projekt oder ein ande­ res Projekt 322 aufzuzeichnen ist.

Der(die) Leitplan(pläne) für ein Unterprojekt und die damit verbundenen PADs sind vorzugsweise mit dem Teamraum verbunden, und es wird von dort aus dar­ auf Zugriff genommen, und sie können, wie in Fig. 3 gezeigt, am gleichen Ort wie der Teamwork-Tool-Server 12 angeordnet und über den Bus 34 verbunden sein. In der Tat definieren die Teammitglieder den Leitplan, indem sie die PADs definie­ ren. Die Teamräume sind vorzugsweise mit dem Gesamtprojekt verbunden, und auf höheren Ebenen innerhalb der Organisation können sämtliche Leitpläne durch autorisierte Benutzer eingesehen werden. Beispielsweise können sämtliche Team­ räume unter einer gemeinsamen Website für das Gesamtprojekt verbunden sein, während spezifische Teamraum-Homepages geschaffen werden, um die Team­ raumumgebung zu unterstützen.

Bei dem in Fig. 15 gezeigten Beispiel wird die Beschreibung der physischen Akti­ on mit den Jahren verbunden, in denen finanzielle Ergebnisse berichtet oder "ge­ bucht" werden. Daten können auch einem bestimmten Team oder Unterteam oder einer bestimmten Hierarchie von Teams/Unterteams entsprechend der Hierarchie des Teamraums zugeordnet werden. Daten können nach PAD oder nach Jahren unter Verwendung eines Dateneingabeformulars oder Arbeitsblattes 320 eingege­ ben werden, wie dies in Fig. 18 gezeigt wird, das durch die Datenerfassungsfor­ mularfunktion 290 der Datenerfassungseinheit 32 generiert wird. Unter Bezug­ nahme auf Fig. 18 weist das Arbeitsblatt 320 einen Teil 322 auf, der die verschie­ denen PADs nach Teams identifiziert. Mit jedem Team ist ein Twistie verbunden, einer wird als Twistie 324 gezeigt, der eine Liste 326 von PADs für das betreffen­ de Team erweitert. Neben dem PAD in der Liste befindet sich eine Ikone 328, die dazu verwendet wird, Informationen über die PAD zu liefern. Bei dem vorgestellten finanziellen Beispiel kann ein Buchsymbol darstellten, daß die Finanzinformatio­ nen für die PAD einem anderen Projekt zugeordnet wird, als dem gesondert durch die PAD identifizierten. Zusätzliche Ikonen 330, wie z. B. ein Bleistift- und Block­ symbol oder ein Prüfmarkierungssymbol, geben jeweils an, daß das Arbeitsblatt in Bearbeitung oder fertig für die Überprüfung ist. Zusätzlich zum PAD-Namen 332 können die PADs durch eine einheitliche Identifikationsnummer 334 identifiziert werden. Wie in diesem Beispiel beschrieben, werden Daten nach Jahren eingege­ ben, können jedoch auch in verschiedenen anderen Unterteilungen, wie z. B. Or­ ganisationsgruppen 336, eingegeben werden. Die Jahre werden bei 338 angege­ ben, und die Arbeitsblattendsummen werden bei 340 aufgelistet. Ebenfalls auf dem Arbeitsblatt aufgelistet werden die Teammitglieder 342, die für das Anlegen des Arbeitsblattes und die Eingabe der Daten verantwortlich sind.

Das Arbeitsblatt 320 liefert ein gemeinsames Format, mit dem alle mit dem Projekt befaßten Teams zur Eingabe von Daten aufgefordert werden. Das Arbeitsblatt kann Spezifikationen 344 und 346 für die Daten umfassen, und es umfaßt auch eine Fähigkeit, über die Dateianhangfunktion 292 die beigefügte unterstützende Dokumentation in Form von elektronischen Dateien hinzuzufügen. Die Arbeits­ blattdaten und die unterstützenden Dateien werden dann in der Datenerfassungs­ einheit 32 abgespeichert. Wenn das Arbeitsblatt 320 fertiggestellt und zur Über­ prüfung freigegeben wird, verhindert die Zugangskontrollfunktion Schrei­ ben/Löschen 294, daß andere als besonders autorisierte Teammitglieder Ände­ rungen an den Daten vornehmen.

Die Datenzusammenfassungs-Sichtfunktion 296 ermöglicht es autorisierten Teammitgliedern oder Gästen, in die mit den PADs verbundenen Daten Einsicht zu nehmen. Die Daten können in verschiedenen Berichtsformen eingesehen wer­ den, und ein Berichtsformular 350 wird in Fig. 19 dargestellt. Der Bericht 350 lie­ fert eine Zusammenfassung nach Projektteams 1-n nach Organisationsgruppen 336. Durch Anklicken eines der Projektteams erweitert sich eine Liste und präsen­ tiert die mit dem gewählten Projektteam verbundenen PADs, und der Überprüfer kann weiter in die Daten einsteigen, indem er Twisties anklickt, um von dem For­ mular 352 nach Fig. 20, soweit es um ein bestimmtes Team geht, zu gelangen, und bei einer besonderen PAD werden die Daten nach organisatorischen Gruppen 336 gezeigt. Die Ikonen 328 werden erneut dazu verwendet, Informationen über die präsentierten Daten zu liefern, wie z. B. das Buchsymbol, die darüber informie­ ren, daß die Daten einem anderen Projekt zugeordnet wurden. Ein Fachmann wird erkennen, daß die Daten praktisch in einer grenzenlosen Anzahl von Formen sor­ tiert und berichtet werden können. Mehrere Beispiele wurden hierin vorgestellt, um die Flexibilität der Erfindung bei dem Management von Daten und bei der Verbin­ dung von Daten mit den Tätigkeiten verschiedener ein Projekt unterstützender Teams zu erläutern. Mit einem Blick auf den Bericht kann ein Benutzer eine Reihe von Merkmalen der Daten und die Teams, die die Daten generiert haben, erken­ nen.

Wie bereits ausgeführt, werden bei der bevorzugten Ausführungsform die Leitplä­ ne und die damit verbundenen PADs in das Teamraumkonzept integriert. Die Teammitglieder definieren demzufolge die Leitpläne über den Teamraum, und der Teamraum erleichtert die Eingabe von Informationen und Daten in die PADs. Un­ ter Verwendung des Online-Zusammenarbeits-Features können Teammitglieder die im Leitplan dargestellten Daten erörtern, kommentieren und schließlich inte­ grieren und abstimmen.

VERFAHREN UND GERÄT ZUR INTEGRATION VON INFORMATIONSVER­ WALTUNGSSYSTEMEN

Es ist häufig notwendig, Informationen und Daten zwischen getrennten Organisa­ tionen gemeinsam zu nutzen. Soweit beispielsweise zwei Gesellschaften sich in einem Joint Venture zusammenfinden, kann es für die jeweiligen Mitarbeiter jeder Gesellschaft notwendig sein, Informationen und Daten gemeinsam zu nutzen und zusammenzuarbeiten. Entsprechend den bevorzugten Ausführungsformen der Erfindung wird eine Teamraumumgebung geschaffen, um das Projekt zu unter­ stützen.

Der Teamraum kann in einem beliebigen der Informationsverwaltungssysteme der Organisationen geschaffen werden, zum Beispiel als Teil des Intranets einer der Organisationen. Sicherheitsüberlegungen können jedoch einer solchen Umset­ zung entgegenstehen. Alternativ kann der Teamraum als Teil einer gesicherten Website-Umgebung auf dem Internet etabliert werden. Bei einer solchen Anord­ nung würden die Teammitglieder über das Internet zum Teamraum Zugriff neh­ men und eine geeignete Sicherheits-Logon-Prozedur für den Zugriff auf das gesi­ cherte Gebiet durchlaufen. Die Funktionen und Merkmale des Teamraums sind vorzugsweise so wie oben beschrieben, wiewohl klar sein dürfte, daß mehr oder weniger Funktionalitäten bereitgestellt werden können, ohne damit den angemes­ senen Rahmen der Erfindung zu verlassen.

UMSETZUNGEN

Die bevorzugten Ausführungsbeispiele der oben beschriebenen Erfindung bezie­ hen sich auf ein Web-basiertes Tool für die Durchführung des Managements von Kommunikation, Informationen und die Erleichterung der Zusammenarbeit unter Teammitgliedern. Die Erfindung kann demzufolge umgesetzt werden unter Ver­ wendung geeigneter Internet-basierter Computer-Programmiertechniken, bei­ spielsweise unter Verwendung der Java-Programmiersprache oder von HTML- Programmierelementen. Es kann auch vorteilhaft sein, existente Datenverwal­ tungstools als Hebel zu benutzen, wie z. B. die Lotus Domino-Applikation, und hier die zusätzlichen hierin beschriebenen Funktionen und Fähigkeiten hinzuzufügen.

Die vorstehende Erfindung wurde hinsichtlich verschiedener bevorzugter Ausfüh­ rungsbeispiele beschrieben, welche als Erläuterung der umfassenden Merkmale der Erfindung dienen sollen. Der Fachmann wird erkennen, daß die Erfindung an­ derweitig umgesetzt werden könnte, ohne den angemessenen Rahmen der Erfin­ dung zu verlassen.

Claims (16)

1. Verfahren für die Problemlösung innerhalb einer Teamumgebung, wobei die Teamumgebung einen virtuellen Teamraum umfaßt, der den ersten Mitgliedern einer ersten Organisation und den zweiten Mitgliedern einer zweiten Organisation, welche organisatorisch von den ersten Mitgliedern getrennt sind, Zugang zur Teamumgebung gewährt, welches Verfahren dadurch gekennzeichnet ist, daß es folgende Schritte umfaßt:
Erhalten eines Problemdokuments von einem Mitglieder der ersten Mitglieder und der zweiten Mitglieder;
Bereitstellen einer die möglichen Überprüfer für das Problem identifizierenden Li­ ste an die möglichen Überprüfer;
Erhalten von dem einen Mitglied und Identifikation eines Überprüfers für das Pro­ blem; und
Einschränken der Verbreitung des Problemdokuments an den Überprüfer.

2. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß es des weiteren umfaßt:
Erhalten einer Genehmigung der Auswirkung des Empfängerkreises (escalation) von dem Überprüfer; und
Weiterreichen (escalating) des Problemdokuments an eine Verwaltungsfunktion.

3. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß die möglichen Überprüfer einen Führer des virtuellen Teamraums und einen Vertreter eines Füh­ rers des virtuellen Teamraums umfassen.

4. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß es des weiteren die Weiterleitung einer Mitteilung an den Überprüfer umfaßt.

5. Verfahren nach Anspruch 4, dadurch gekennzeichnet, daß die Mitteilung eine E-Mail-Nachricht umfaßt.

6. Verfahren nach Anspruch 4, dadurch gekennzeichnet, daß es des weiteren das Einschließen in der Mitteilung eines Links zum Problemdokument innerhalb des virtuellen Teamraums umfaßt.

7. Verfahren nach Anspruch 6, dadurch gekennzeichnet, daß das Link ein Hy­ pertext-Link umfaßt.

8. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß die ersten Mit­ glieder durch ein erstes Netzwerk mit der virtuellen Teamraumumgebung verbun­ den werden und die zweiten Mitglieder über ein vom ersten Netzwerk getrenntes zweites Netzwerk mit der virtuellen Teamraumumgebung verbunden werden.

9. Verfahren nach Anspruch 8, dadurch gekennzeichnet, daß das erste Netz­ werk entweder ein gesichertes Netzwerk oder ein ungesichertes Netzwerk umfaßt.

10. Verfahren nach Anspruch 9, dadurch gekennzeichnet, daß das ungesicher­ te Netzwerk das Internet umfaßt.

11. Verfahren nach Anspruch 9, dadurch gekennzeichnet, daß das gesicherte Netzwerk ein lokales Bereichsnetzwerk umfaßt.

12. Verfahren nach Anspruch 8, dadurch gekennzeichnet, daß das zweite Netzwerk entweder ein gesichertes Netzwerk oder ein ungesichertes Netzwerk umfaßt.

13. Verfahren nach Anspruch 12, dadurch gekennzeichnet, daß das ungesi­ cherte Netzwerk das Internet umfaßt.

14. Verfahren nach Anspruch 12, dadurch gekennzeichnet, daß das gesicherte Netzwerk ein lokales Bereichsnetzwerk umfaßt.

15. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß die virtuelle Teamumgebung ein Server-gestütztes Teamwork-Tool umfaßt.

16. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß es die Bereitstel­ lung eines mit der virtuellen Teamumgebung verbundenen Sicherheitsservers und das Überprüfen der Identität der den Sicherheitsserver verwendenden ersten und zweiten Mitglieder umfaßt.