DE19948851A1 - Verfahren und Vorrichtung zum Erzeugen und Verteilen von flachen Sendungen - Google Patents

Abstract

Es werden Dokumentdateien und Dateien für ein farbiges Layout der Vorderseiten der dazugehörigen Umschläge elektronisch an Servicezentren übertragen. Auf der Basis dieser Dateien werden in den Servicezentren für jede Sendung aufeinander folgend die Dokumentseiten und eine Seite mit dem kompletten Layout der Vorderseite des Umschlages wie bei einem Originalumschlag mittels eines schnellen Farblaserdruckers ausgedruckt, die Seite mit dem kompletten Layout der Vorderseite des Umschlages auf eine bereitgestellte Umschlagrückseite geklebt und die dazugehörenden Dokumentseiten in diesen fertiggestellten Umschlag gesteckt.

Description

Die Erfindung betrifft die Erzeugung und Verteilung von Briefsendungen. Dabei werden Dokumentdateien mit zugehörigen Empfängerdateien elektronisch an Servicezentren übertragen und dort mit Hilfe der übertragenen Dateien an die Empfänger gerichtete Sendungen automatisch erzeugt, indem die Dokument­ seiten mit den Empfängerangaben ausgedruckt, gefaltet, bei Bedarf mit Beilagen in bereitgestellte Umschläge gesteckt werden, die dann verschlossen und verteilt werden.

Gegenwärtig werden Briefsendungen vorwiegend beim Absender, auch beim Großkunden, erzeugt, d. h. die Mitteilungen/Nach­ richten werden ausgedruckt, die Seiten werden gefaltet und in Briefumschläge gesteckt. Vorzugsweise werden Fensterumschläge benutzt, so daß die Adresse auf dem Schreiben im Fenster als Umschlagadresse dient und nicht nochmals gedruckt werden muß.

Anschließend erfolgt die Versendung über Postdienste, wobei dort zuerst die Adresse gelesen wird, der Brief eine maschi­ nenlesbare Kodierung (Barcode) erhält und dann entsprechende Sortier- und Transportphasen durchläuft, bis er beim Empfän­ ger angelangt ist.

Auf der Basis der rasanten Entwicklung der Computertechnik wurde die sogenannte "E-Post" eingeführt, die eine Brücke zwischen der rein elektronischen Post "E-Mail" und der kon­ ventionellen Briefpost darstellt. Hierbei werden die Text- und Adreßinformationen elektronisch zu einem Ziel- Servicezentrum übertragen, wo dann das Ausdrucken der Texte mit Adreßangaben, das Falten und Einstecken in Fensterum­ schläge und Verschließen erfolgt. Das Einsetzen der Fenster­ umschläge war der einfachste Weg sicherzustellen, daß sich der Sendungsinhalt in dem richtig adressierten Umschlag be­ findet, ohne eine komplizierte Synchronisation des separaten Druckens der Adressen auf die Umschläge und der Inhaltsseiten und des Einfügens in die Umschläge durchzuführen zu müssen.

Die Frankierung wird mittels Freistempelung durchgeführt. An­ schließend werden die so erzeugten Sendungen mit den auf dem herkömmlichen Transportwegen (u. a. Flugzeug, Bahn, LKW) zum Servicecenter gelangten Sendungen zusammengebracht und ver­ teilt mit den Teilschritten Sortieren und Austragen durch Zu­ steller.

Diese "E-Post-Technik" für Großkunden eliminiert einen großen Teil der Transportkosten und führt zu kürzeren Verteil- und Auslieferungszeiten.

Trotzdem ist der Anteil dieser Technik am Gesamtaufkommen der Sendungen relativ gering. Ein Grund hierfür ist die sehr ein­ fache Ausführung ohne gestalterische Ansprüche entsprechend der Originalsendungen, die keinen Eindruck einer individuell geschriebenen Adresse erzeugt. Ursache hierfür sind die Not­ wendigkeit der Verwendung von OCR-Fonts, da für die notwendi­ ge Sortierung die Adressen mittels OCR-Lesern gelesen werden müssen und Probleme im internationalen Postverkehr, da die Anordnungsregeln für Adreßfenster unterschiedlich sind.

Es wurde darüber hinaus eine Lösung bekannt, bei welcher die Umschläge mit den Adressen bedruckt werden und sichergestellt wird, daß die dazugehörenden, ebenfalls ausgedruckten In­ haltsseiten in den Umschlag gesteckt werden (EP 536 640 B1). Dadurch ist es nicht mehr notwendig, Fensterumschläge zu ver­ wenden. Um diesen Ablauf sicherzustellen, wird der Inhalt ge­ scannt, der Adreßteil ermittelt und mit dieser Information der Umschlag bedruckt. Es werden hierbei 2 Drucklinien benö­ tigt: eine für den Inhalt und eine für den Umschlag, wobei die Koordination des Druckens und Zusammenstellung der Sen­ dungen aufwendig ist.

Der in den Patentansprüchen 1 und 13 angegebenen Erfindung liegt daher die Aufgabe zugrunde, ein Verfahren und eine Vor­ richtung zum Erzeugen und Verteilen von flachen Sendungen zu schaffen, mit deren Hilfe aus elektronisch übertragenen Da­ teien unter Vermeidung von Fensterumschlägen Sendungen mit hohen ästhetischen Ansprüchen erzeugt werden, die es gestat­ ten, beim Verteilprozeß ein OCR-Lesen weitgehend einzuschrän­ ken.

Das Erzeugen und Übertragen von Dateien für das farbige Lay­ out der Vorderseiten der dazugehörigen Umschläge neben den Dateien für Dokumente, die sowohl Texte als auch Bilder ent­ halten können, das Ausdrucken der Dateien mittels eines schnellen Laserdruckers, so daß die ausgedruckten Seiten für die einzelnen Sendungen, bestehend jeweils aus den Dokument­ seiten und der Seite mit dem Layout der Vorderseite des Um­ schlages, aufeinanderfolgen, das Aufkleben der Seiten mit dem kompletten Layout der Vorderseiten der Umschläge auf die be­ reitgestellten Briefumschlagrückseiten mit den schmalen Kle­ belaschen zur Erzeugung der fertigen Umschläge und das Ein­ stecken der Dokumentenseiten in den jeweiligen dazugehörenden Umschlag erlaubt bei der elektronisch versandten Post das Er­ zeugen von qualitativ hochwertigen Sendungen, die sich hin­ sichtlich der ästhetischen Ansprüche kaum von Originalsendun­ gen unterscheiden. Es ist nicht mehr notwendig, für weitere Angaben neben der Empfängeradresse, wie Logos, Verfügungen (Zurück an den Absender) usw. auf den Umschlägen vorgedruckte spezielle Umschläge gezielt für den Druckvorgang bereitzuhal­ ten.

Vorteilhafte Ausgestaltungen der Erfindung sind in den Un­ teransprüchen dargestellt.

Um den Druckvorgang möglichst ökonomisch auszuführen, ist es nach Anspruch 2 vorteilhaft, die übertragenen Dateien auf Pa­ pierbahnen auszudrucken. Anschließend werden die Seiten von­ einander getrennt und bei Bedarf auf das benötigte Format ge­ schnitten.

Die Ausgestaltung nach Anspruch 3 ermöglicht die Einsparung der online-Trenn- und Schneidevorgänge, indem auf format- und sortengerecht bereitgestellten Einzelblättern ausgedruckt wird.

In der Weiterbildung nach Anspruch 4 erfolgt das Ausdrucken in zentralen Servicezentren. Die folgenden Verfahrensschritte zur Erzeugung der Sendungen werden in den Empfängern zugeord­ neten Servicezentren, zu denen die bedruckten Papierbahnen oder nach Sendungen geordneten Seiten transportiert werden, durchgeführt. Dies ist vorteilhaft, wenn die Auslastung schneller Farblaserdrucker in den den Empfängern zugeordneten Servicezentren zu gering ist.

Wenn diese Auslastung ausreichend ist, so ist es nach An­ spruch 5 vorteilhaft, die Dateien in die den Empfängern zuge­ ordneten Servicezentren zu übertragen und dort die Sendungen einschließlich des Druckens komplett zu erzeugen.

Nach Anspruch 6 ist es vorteilhaft, in das farbige Layout der Vorderseite des Umschlages sämtliche für den Sendungszweck notwendigen Aufdrucke, wie Empfängeradresse, Absenderadresse, in grafischer Gestaltung, Verfügungen (z. B. Nach- oder Rück­ sendeverfügung), Logos, Briefmarken und maschinenlesbare Ver­ teilkodes aufzunehmen. Infolge des aufgedruckten maschinen­ lesbaren Kodes ist bei kodierter vollständiger Adresse kein Lesen der Empfängeradresse mit OCR-Leser notwendig.

In einer weiteren vorteilhaften Ausgestaltung nach Anspruch 7 wird der Wert der aufzudruckenden Briefmarken mittels einer in einer Datenbank gespeicherten Tariftabelle und den gemes­ senen oder a priori bekannten gemäß der Tabelle benötigten Sendungseigenschaften ermittelt. Der Durchlauf der Sendungen durch eine separate Anlage zur Maschinenfrankierung ist nicht mehr notwendig.

Um geförderte fluoreszierende maschinenlesbare Kodes aufzu­ bringen, ist es nach Anspruch 8 vorteilhaft, diese mittels eines zusätzlichen Tintenstrahldruckers aufzudrucken.

Nach Anspruch 9 werden die Daten für die jeweiligen aufzu­ druckenden maschinenlesbaren Kodes, wie z. B. Postkodes in Barkodeform, mit Hilfe von Datenbanken, in denen den Adressen entsprechende Kodes zugeordnet sind, erzeugt.

Gemäß Anspruch 10 ist es vorteilhaft, die maschinenlesbaren Kodes nach Anspruch 9 in den die Sendungen fertigstellenden Servicezentren zu erzeugen, da hier die Datenbank nur für die durch das jeweilige Servicezentrum zu beliefernden Empfänger auf dem aktuellen Stand gehalten werden muß.

In einer weiteren Ausgestaltung der Erfindung nach Anspruch 11 kann als maschinenlesbarer Kode auch ein die Sendung iden­ tifizierender Identifikationskode aufgedruckt werden, dem je­ weils die Adresse des Empfängers zugeordnet ist. Wird er beim Absender erzeugt, muß er eine vereinbarte Zeit landesweit gelten, wird er im zuständigen Servicezentrum erzeugt, so muß er nur die Sendung für dieses Zuständigkeitsgebiet identifi­ zierbar machen.

Die Weiterbildung nach Anspruch 12 ermöglicht es, die Sendun­ gen auch unterschiedlicher Absender in der Verteilreihenfolge für den jeweiligen Zusteller zu erstellen und dadurch Sor­ tierarbeiten einzusparen.

Anschließend wird die Erfindung in einem Ausführungsbeispiel anhand der Zeichnung näher erläutert.

Dabei zeigen

Fig. 1-5 schematisch den Ablauf bei der Erzeugung einer Sendung (Brief)

Wie in Fig. 1 schematisch dargestellt, befindet sich in einem Servicezentrum ein schneller Farblaserdrucker 3, der auf Pa­ pierbahnen 2 ausdruckt. Die Papierbahnen 2 sind auf Rollen 1 aufgewickelt und werden von diesen zum Drucken abgezogen. Die Ansteuerung des Farblaserdruckers 3 mit entsprechenden Druck­ aufträgen erfolgt mittels Dateien 5, die bei den Absendern oder auch in aufnehmenden Servicezentren erzeugt und elektro­ nisch an das oder die die Sendungen erzeugenden Servicezen­ tren übertragen werden. Das Ausdrucken erfolgt so, daß für jede Sendung (Brief) zusammenhängend als erstes eine Seite 4 mit dem kompletten Layout der Vorderseite des Umschlages und anschließend die dazugehörigen Dokumentseiten 7 ausgedruckt werden. Die Seite 4 mit dem kompletten Layout der Umschlag­ vorderseite enthält, wie in der Zeichnung dargestellt, die Empfängeradresse, Absenderangaben in grafischer Gestaltung bzw. ein Logo (geschlossener Pfeilkreis) und eine gedruckte Briefmarke. Der Briefmarkenwert wird mit Hilfe einer in einer Datenbank gespeicherten Tariftabelle und den lt. Tabelle be­ nötigten Sendungseigenschaften ermittelt. Die Sendungseigen­ schaften können je nach der Tariftabelle die Sendungsgröße (Standardbrief, Großbrief), Gewicht, Entfernungszone, Post­ klasse (normale Beförderung, Eilsendung) sein. Sie sind bei der Aufgabe der Sendung bekannt, so daß damit das konkrete Briefmarkenlayout mit übertragen werden kann. Die Seite 4 mit dem Layout der Umschlagvorderseite kann auch noch weitere, nicht in Fig. 1 dargestellte Angaben wie Verfügungen (z. B. Falls verzogen, zurück an Absender) enthalten. Weiterhin wird ein maschinenlesbarer Verteilkode aufgedruckt, so daß ein OCR-Lesen der fertigen Sendung nicht mehr notwendig ist. Die Daten für diese Kodes werden mit Hilfe von Datenbanken ermit­ telt, in denen den Adressen entsprechende Kodes zugeordnet sind. Dies kann schon beim Absender erfolgen, wenn er die Da­ tenbanken zur Verfügung hat, oder spätestens in den für die Empfänger zuständigen Servicezentren. Der maschinenlesbare Verteilkode kann auch als die Sendung kennzeichnender Identi­ fikationskode ausgeführt sein, dem die Empfängeradresse über eine Datenbank zugeordnet ist. Erfolgt dies auch im letzten Servicezentrum, so muß die Identifikationsnummer die Sendung nur im Verteilbereich dieses Servicezentrums für eine festge­ legte Zeit identifizieren. Sind die maschinenlesbaren Ver­ teilkodes fluoreszierend auszuführen, so erfolgt dies mit ei­ nem zusätzlichen Tintenstrahldrucker. Wie in Fig. 1 darge­ stellt erfolgt nach dem Druck der Seite 4 das Trennen von der Papierbahn, angedeutet durch die dargestellte Schere.

Die separate Seite 4 mit dem Layout der Umschlagvorderseite wird dann gemäß Fig. 2 auf eine aus einem Stapel bereitge­ stellte Umschlagrückseite 6 geklebt. Diese Umschlagrücksei­ te 6 weist gemäß Fig. 1 an ihren seitlichen Kanten und an ih­ rer unteren Kante schmale Klebelaschen 8 auf, die durch Fal­ zen und Fixieren durch Klebung von schmalen Überständen sowie Versehen der so entstandenen Laschen mit einer klebenden Oberfläche erzeugt werden. Der obere Teil der Seite 4 mit dem Layout der Umschlagvorderseite ragt über die Umschlagrücksei­ te 6 hinaus und dient als Verschlußlasche (Fig. 3).

Nach der Seite 4 mit dem Layout der Umschlagvorderseite wer­ den die dazugehörenden Dokumentseiten 7 ausgedruckt und sei­ tenweise getrennt (angedeutet durch die Schere). Die Dokumen­ te können aus Textseiten mit Firmenlogo, wie dargestellt, aus Zeichnungen, Bildern, Grafiken u. ä., und auch aus Mischformen bestehen (Fig. 4).

Anschließend werden die Dokumentseiten 7 gefaltet und in die Umschläge 4, 6, 8 mit dem vollständigen Vorderseitenlayout ge­ steckt (Fig. 5). Dieser Verfahrensschritt ist aus der Kuver­ tiertechnik an sich bekannt und muß hier nicht näher erläu­ tert werden. Hat die Papierbahn 2 eine etwas geringere Breite als der Umschlag 4, 6, 8, so kann das Einstecken des Inhaltes problemlos realisiert werden. Weist die Papierbahn 2 die gleiche Breite wie die Umschlagrückseite 6 auf, so muß beim Ausdrucken der Dokumentseiten 7 eine Breitenreduzierung durch Beschneiden erfolgen oder die Dokumentseiten 7 müssen so ge­ faltet werden, daß das Einstecken in den Umschlag ohne Schwierigkeiten erfolgen kann. Selbstverständlich ist es auch möglich, zusätzlich weitere Beilagen in die entsprechend gro­ ßen Umschläge zu stecken.

Danach werden die Sendungen verteilt. Dazu müssen sie in ei­ ner bestimmten Verteilreihenfolge vorliegen. Sollen in die Verteilung auch traditionell erzeugte und versandte Sendungen einbezogen werden, so erfolgt dies auf Sequenzsortiermaschi­ nen, die die Sendungen auf der Basis der maschinenlesbaren Verteilkodes sortieren. Ist dieses Zusammenführen nicht not­ wendig, weil der E-Post Sendungsanfall für den Zusteller re­ lativ hoch ist, so kann auf ein Sortieren verzichtet werden, wenn die Sendungen in der Verteilreihenfolge ausgedruckt wer­ den.

Selbstverständlich ist es auch möglich, die Dokumentseiten 7 und die Seite 4 mit dem kompletten Layout der Umschlagvorder­ seite auf sorten- und formatgerecht bereitgestellten separa­ ten Seiten auszudrucken.

Ist die Auslastung eines schnellen aber auch teuren Farbla­ serdruckers 3 in einem für eine Empfängergruppe zuständigen Servicezentrum nicht genügend hoch, so kann der Drucker in einem zentraleren Servicezentrum stationiert werden, zu dem dann auch die Dateien 5 übertragen werden. Die ausgedruckten Seiten können dann als Papierbahn auf Rollen aufgewickelt oder geschnitten nach zusammenhängenden Seiten sortiert zum jeweiligen, für die Verteilung zuständigen Servicezentrum versandt werden, wo dann die restlichen Verfahrensschritte durchgeführt werden.

Claims (13)

1. Verfahren zum Erzeugen und Verteilen von flachen Sendun­ gen, bei dem Dokumentdateien (5) mit zugehörigen Empfän­ gerdateien elektronisch an Servicezentren übertragen wer­ den und bei dem dort mit Hilfe der übertragenen Dateien an die Empfänger gerichtete Sendungen automatisch erzeugt werden, indem die Dokumentseiten (7) mit den Empfängeran­ gaben ausgedruckt, gefaltet, bei Bedarf mit Beilagen in bereitgestellte Umschläge gesteckt werden, die dann ver­ schlossen und verteilt werden, dadurch gekennzeichnet, daß

• - auch Dateien für ein farbiges Layout der Vorderseiten der dazugehörigen Umschläge erzeugt und übertragen wer­ den,
• - auf der Basis dieser Dateien für jede Sendung aufeinan­ der folgend die Dokumentseiten (7) und eine Seite (4) mit dem kompletten Layout der Vorderseite des Umschlages wie bei einem Originalumschlag mittels eines schnellen Farb­ laserdruckers (3) ausgedruckt werden,
• - für jede Sendung die Seite (4) mit dem kompletten Lay­ out der Vorderseite des Umschlages auf eine bereitge­ stellte Umschlagrückseite (6), die an ihren seitlichen Kanten und an ihrer unteren Kante schmale Klebela­ schen (8) aufweist, geklebt wird, wobei die Seite (4) mit dem kompletten Layout der Umschlagvorderseite über die obere Kante der Umschlagrückseite (6) hinausragt und die­ ser Überstand zur Verschlußlasche gefaltet wird,
• - und die dazugehörenden Dokumentseiten (7) in diesen fertiggestellten Umschlag (4, 6, 8) gesteckt werden.

2. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekenn­ zeichnet, daß auf der Basis der übertragenen Da­ teien (5) für jede Sendung auf Papierbahnen (2) aufeinan­ der folgend die Dokumentseiten (7) und die Seite (4) für die Vorderseite des Umschlages mittels des schnellen Farb­ laserdruckers (3) ausgedruckt, die Seiten dann von­ einander getrennt und bei Bedarf auf das benötigte Format geschnitten werden.

3. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekenn­ zeichnet, daß für jede Sendung die Dokumentsei­ ten (7) und die Seite (4) für die Vorderseite des Um­ schlages aufeinander folgend auf format- und sortenge­ recht bereitgestellten Papierblättern ausgedruckt werden.

4. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, da­ durch gekennzeichnet, daß das Ausdruc­ ken der Dokument- und Umschlagvorderseiten (4, 7) in einem oder mehreren zentralen Servicezentren erfolgt, wohin die Dateien (5) übertragen werden und die folgenden Verfah­ rensschritte in für Empfänger zuständigen Servicezentren durchgeführt werden, zu denen die bedruckten Papierbah­ nen (2) oder nach Sendungen geordneten Seiten transpor­ tiert werden.

5. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekenn­ zeichnet, daß die Dateien (5) zu für Empfänger zuständige Servicezentren übertragen werden, wo dann die Sendungen komplett erzeugt werden.

6. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, da­ durch gekennzeichnet, daß das farbige Layout der Vorderseite des Umschlages je nach Bedarf Emp­ fängeradressen, Absenderadressen in grafischer Gestal­ tung, Verfügungen, Logos, Briefmarken und maschinenlesba­ re Verteilkodes enthält.

7. Verfahren nach Anspruch 6, dadurch gekenn­ zeichnet, daß der Wert der aufzudruckenden Brief­ marke mittels einer in einer Datenbank gespeicherten Ta­ riftabelle und den gemessenen oder bekannten gemäß der Tabelle benötigten Sendungseigenschaften ermittelt wird.

8. Verfahren nach Anspruch 6, dadurch gekenn­ zeichnet, daß fluoreszierende maschinenlesbare Verteilkodes mit einem zusätzlichen Tintenstrahldrucker aufgebracht werden.

9. Verfahren nach Anspruch 6, dadurch gekenn­ zeichnet, daß die Daten für die jeweiligen aufzu­ druckenden maschinenlesbaren Kodes mit Hilfe von Daten­ banken, in denen den Adressen entsprechende Kodes zuge­ ordnet sind, erzeugt werden.

10. Verfahren nach Anspruch 9, dadurch gekenn­ zeichnet, daß die Daten für die maschinenlesbaren Kodes in den zugeordneten, die Briefe erzeugenden Ser­ vicezentren erzeugt werden.

11. Verfahren nach Anspruch 6, dadurch gekenn­ zeichnet, daß als maschinenlesbarer Kode ein Identifikationskode aufgedruckt wird, dem die Empfän­ geradresse zugeordnet ist.

12. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, da­ durch gekennzeichnet, daß die Doku­ mentseiten (7) und die dazugehörenden Seiten (4) für die Vorderseiten der Umschläge in der Verteilreihenfolge für die jeweiligen Zusteller ausgedruckt und anschließend die Sendungen fertiggestellt werden.

13. Vorrichtung zur Durchführung des Verfahrens nach An­ spruch 1.