DE19707397A1 - Verfahren und Vorrichtung zur Herstellung eines maschinenlesbaren Belegs aus einem nicht maschinenlesbaren Beleg - Google Patents

Description

Die Erfindung betrifft ein Verfahren zur Herstellung eines maschinenlesbaren Be­ legs aus einem nicht maschinenlesbaren Beleg, bei dem der Belegzettel des Belegs in Felder unterteilt ist, die jeweils einen Feldinhalt aufweisen, der aus Zeichen zu­ sammengesetzt ist, bei dem ein nicht maschinenlesbares Zeichen eines Feldinhalts an einem Hauptarbeitsplatz markiert wird und das nicht maschinenlesbare Zeichen menschlich gelesen wird und als maschinenlesbares Zeichen angegeben wird.

Die Erfindung betrifft auch eine Vorrichtung zur Durchführung dieses Verfahrens, mit einem Hauptarbeitsplatz zum Lesen papierener beschrifteter Belegzettel, als Vielzahl nacheinander zu bearbeitender Belegzettel, mit einer elektronischen Ein­ richtung zur Erstellung eines Belegimage und mit einer elektronischen Einrichtung zur Erstellung einer Maske mit Markierung des nicht maschinenlesbaren Zeichens.

Belegzettel der hier zur Rede stehenden Art sind z. B. beim Zahlungsverkehr Überweisungen, Lastschriften oder Schecks. Im Versandhandel fallen Belegzettel in Form von Bestellungen an. Die Belegzettel sollen vollständig maschinengelesen werden und enthalten häufig fehlerhafte Zeichen, die nicht maschinenlesbar sind. Es wird von dem papierenen Belegzettel zum Maschinenlesen ein Bild bzw. eine Fotografie bzw. ein Image gemacht. Es wird das fehlerhafte Zeichen aus dem nicht maschinenlesbaren Zustand in einen maschinenlesbaren Zustand gebracht, d. h. in das entsprechende maschinenlesbare Zeichen abgeändert bzw. korrigiert. Das Ma­ schinenlesen wird häufig auch als OCR = Optical Character Recognition bezeich­ net. Maschinenlesbare Zeichen werden auch als ASCII-Daten bezeichnet und nicht maschinenlesbare Zeichen werden auch als Rejects bezeichnet.

Bei einem durch die Praxis bekannten Verfahren der eingangs genannten Art er­ folgt das Abändern bzw. die Korrektur vollständig am Hauptarbeitsplatz, indem eine Bedienperson das fehlerhafte Zeichen liest und das entsprechende maschinen­ lesbare Zeichen auf dem Beleg angibt. Dabei hat die Bedienperson den gesamten Beleg, d. h. sämtliche Feldinhalte des Belegzettels vor sich. Es ist der Datenschutz zu beachten. Die Bedienperson muß also die Belegzettel vertraulich, unter Berück­ sichtigung des Datenschutzes handhaben und ist entsprechend aufwendig.

Eine Aufgabe der Erfindung ist es daher, ein Verfahren und eine Vorrichtung der eingangs genannten Art zu schaffen, bei dem bzw. der zur Abänderung bzw. Kor­ rektur eines fehlerhaften Zeichens für die Bedienperson nur der entsprechende Feldinhalt zugänglich ist und nicht die anderen Feldinhalte des Belegzettels zugäng­ lich sind. Das erfindungsgemäße Verfahren ist, diese Aufgabe lösend, dadurch ge­ kennzeichnet, daß der Feldinhalt mit dem nicht maschinenlesbaren Zeichen aus dem Beleg heraus gelöst wird und an einen Zweitarbeitsplatz gebracht wird, daß das menschliche Lesen und das Angeben des maschinenlesbaren Zeichens an dem Zweitarbeitsplatz erfolgen und daß der Feldinhalt mit dem angegebenen maschinen­ lesbaren Zeichen zurück an den Hauptarbeitsplatz gebracht und wieder in den Be­ leg eingefügt wird.

Die Bedienperson bekommt zum Abändern bzw. zur Korrektur nur den Feldinhalt mit dem fehlerhaften Zeichen zu sehen und nicht die übrigen Feldinhalte des Beleg­ zettels. Der Belegzusammenhang ist nicht mehr erkennbar. Eine vertrauliche Hand­ habung des einen Feldinhalts für sich ist nicht erforderlich. Der Aufwand für die Bedienperson läßt sich geringer halten. Die Bedienperson wird an der Einsicht in die übrigen Feldinhalte nicht dadurch gehindert, daß die übrigen Feldinhalte abge­ deckt werden, sondern dadurch, daß der Feldinhalt mit dem fehlerhaften Zeichen von dem Beleg, d. h. von den übrigen Feldinhalten getrennt wird und dann an einen anderen Ort, d. h. an einen vom Ort der übrigen Feldinhalte distanzierten Ort ge­ bracht wird.

Bei einer rein mechanischen handwerklichen Ausführungsform der Erfindung wird das Feld mit dem fehlerhaften Zeichen aus dem papierenen Belegzettel herausge­ schnitten, an dem Zweitarbeitsplatz mittels eines Schreibgeräts korrigiert und dann wieder in den papierenen Belegzettel eingeklebt. Tatsächlich wird das erfindungsge­ mäße Verfahren ebenso wie das gattungsgemäße bekannte Verfahren elektronisch abgewickelt.

In diesem Fall liegt eine Ausführungsform des erfindungsgemäßen Verfahrens vor, bei der der Beleg am Hauptarbeitsplatz und der Feldinhalt am Zweitarbeitsplatz als elektronisches Bild vorliegen und das Bringen des Feldinhalts vom Hauptarbeits­ platz zum Zweitarbeitsplatz in Form einer Datenmenge erfolgt. Diese elektronische Handhabung des erfindungsgemäßen Verfahrens ist für eine brauchbare Verwirkli­ chung wichtig, weil eine sehr große Zahl von fehlerhaften Feldinhalten in sehr kur­ zer Zeit abzuändern bzw. zu korrigieren ist.

Der Zweitarbeitsplatz ist z. B. im gleichen Gebäude wie der Hauptarbeitsplatz, jedoch in einem anderen Raum angeordnet. Besonders zweckmäßig und vorteilhaft ist es jedoch, wenn als Zweitarbeitsplatz ein über eine Weite Distanz vom Hauptar­ beitsplatz entfernter Telearbeitsplatz verwendet wird. Die Arbeit des Abänderns bzw. Korrigierens von fehlerhaften Zeichen auf Belegen läßt sich also mit dem Vor­ teil von Telearbeitsplätzen verbinden.

Besonders zweckmäßig und vorteilhaft ist es weiterhin, wenn eine Vielzahl heraus­ gelöster Feldinhalte mit nicht maschinenlesbaren Zeichen am Hauptarbeitsplatz ge­ sammelt und als Sammlung zum Zweitarbeitsplatz gebracht wird. Dies beschleunigt das Abändern bzw. Korrigieren von Belegzetteln, die nicht vollständig maschinen­ lesbar sind. Die Sammlung von Feldinhalten wird vom Hauptarbeitsplatz zum Zweitarbeitsplatz gebracht, dort aufgearbeitet und im korrigierten Zustand wieder zurück zum Hauptarbeitsplatz gebracht.

Besonders zweckmäßig und vorteilhaft ist es noch, wenn ein erster Feldinhalt mit nicht maschinenlesbarem Zeichen zu einem ersten Zweitarbeitsplatz gebracht wird und ein zweiter Feldinhalt mit nicht maschinenlesbarem Zeichen zu einem zweiten Zweitarbeitsplatz gebracht wird. Bei dieser Ausführungsform werden zwei mit nicht lesbarem Zeichen versehene Feldinhalte desselben Belegs nicht demselben Zweitarbeitsplatz zugeführt, was den Datenschutz verbessert. Da ein Beleg n ver­ schiedene Felder hat, kann er n verschiedene Feldinhalte mit nicht maschinenles­ barem Zeichen aufweisen. Im Hinblick darauf ist es z. B. angebracht, dem Haupt­ arbeitsplatz n verschiedene Zweitarbeitsplätze zuzuordnen.

Bei der Massenverarbeitung von Belegzetteln nach dem erfindungsgemäßen Verfah­ ren ist es nötig, den jeweiligen Beleg und den herausgelösten Feldinhalt mit Markie­ rungen zu versehen, welche die beiden einander zuordnet und es erleichtern, den jeweils passenden Feldinhalt wieder in den zugehörigen Beleg einzufügen. Der Hauptarbeitsplatz braucht im Rahmen der normalen Abänderung bzw. Korrektur keine Einrichtung zum Bildschirm-Sichtbarmachen eines Image oder einer Maske. Der Hauptarbeitsplatz ist ein elektronischer Manager, der Feldinhalte mit nicht maschinenlesbarem Zeichen herauslöst, d. h. eine Cut-Methode betreibt, die geson­ derten Feldinhalte an einen Zweitarbeitsplatz verschickt und die zurückkehrenden Feldinhalte wieder in den Beleg einordnet.

Die Erfindung besteht zur Lösung der gestellten Aufgabe und zur Durchführung des erfindungsgemäßen Verfahrens auch in einer Vorrichtung der eingangs genann­ ten Art, die dadurch gekennzeichnet ist, daß weiterhin vorhanden sind
eine elektronische Einrichtung zum Herauslösen eines ein nicht maschinenlesbares Zeichen aufweisenden Feldinhalts,
eine elektronische Einrichtung zum Verbringen dieses Feldinhalts an einen Zweit­ arbeitsplatz,
eine elektronische Einrichtung zur Erstellung eines Feldinhaltimage,
eine elektronische Einrichtung zur Erstellung einer Feldinhaltmaske mit Markie­ rung des nicht maschinenlesbaren Zeichens,
eine elektronische Einrichtung zum Bildschirm-Sichtbarmachen von Feldinhalt­ maske und Feldinhaltimage,
eine elektronische Einrichtung zur Korrektur des markierten Zeichens in der Feld­ inhaltmaske und
eine elektronische Einrichtung zum Verbringen des voll maschinenlesbaren Feldin­ halts zum Hauptarbeitsplatz und in das Belegimage.

Die erfindungsgemäße Vorrichtung setzt das erfindungsgemäße Verfahren mit mo­ derner Technik in die Wirklichkeit um. Die Vorrichtung ist an einen Rechner bzw. Computer angeschlossen, der als Steuereinrichtung der Vorrichtung bzw. deren elektronischen Einrichtungen den Arbeitstakt vorgibt. Die bevorzugten Ausfüh­ rungsformen des erfindungsgemäßen Verfahrens lassen sich durch entsprechende zusätzliche elektronische Einrichtungen in die Wirklichkeit umsetzen.

In der Zeichnung ist eine bevorzugte Ausführungsform der Erfindung dargestellt und zeigt

Fig. 1 ein erstes Funktionsschema einer Vorrichtung zur Herstellung eines maschi­ nenlesbaren Belegs aus einem nicht maschinenlesbaren Beleg und

Fig. 2 ein zweites Funktionsschema der Vorrichtung gemäß Fig. 1.

Gemäß Fig. 1 sind ein Hauptarbeitsplatz 1 und ein Zweitarbeitsplatz 2 vorgesehen und werden dem Hauptarbeitsplatz 1 Belegzettel 3 zugeführt, von denen nur einer gezeigt ist. Ein Rechner 4 arbeitet über Steuerleitungen 5 auf den Hauptarbeitsplatz 1. Der Hauptarbeitsplatz 1 umfaßt eine Einrichtung 6 zum Erstellen eines Beleg­ image und eine Einrichtung 7 zum Zergliedern der Zeichen in lesbare Zeichen und Rejects. Der letztgenannten Einrichtung 7 ist funktionell eine Einrichtung 8 zum Herauslösen eines Feldinhalts nachgeordnet, die auf eine Einrichtung 9 zum Sam­ meln von Feldinhalten mit nicht maschinenlesbaren Zeichen arbeitet. Der Hauptar­ beitsplatz umfaßt auch eine Einrichtung 10 zum Bildschirm-Sichtbarmachen von Belegimages und Belegmasken für den unnormalen Fall, daß die Korrektur eines unlesbaren Zeichens auf dem normalen Weg am Zweitarbeitsplatz nicht möglich ist. Vom Rechner 4 herkommende Steuerleitungen 11 treten in die Einrichtungen ein.

Von dem Hauptarbeitsplatz 1 wirkt auf den Zweitarbeitsplatz 2 eine Einrichtung 12 zum Verbringen des Feldinhalts, die diesen zu einer Einrichtung 13 zur Verifi­ zierung eines vom Hauptarbeitsplatz herkommenden Feldinhaltimage und eine Ein­ richtung 14 zur Erstellung einer Feldinhaltmaske weitergibt. Auf die letztgenannte Einrichtung 14 arbeitet eine Einrichtung 15 zur Korrektur des nicht maschinenles­ baren Zeichens; für das Feldinhaltimage sowie die Feldinhaltmaske ist eine Ein­ richtung 16 zum Bildschirm-Sichtbarmachen vorgesehen. Über eine Einrichtung 17 gelangt der korrigierte Feldinhalt von dem Zweitarbeitsplatz 2 zurück in den Hauptarbeitsplatz 1 und dort in die Einrichtung 7 zum Zergliedern bzw. Einglie­ dern. Vom Rechner 4 herkommende Steuerleitungen 18 gehen vom Hauptarbeits­ platz zum Zweitarbeitsplatz und dort als Steuerleitung 19 in die einzelnen Einrich­ tungen.

Gemäß Fig. 2 ist bei A ein Scanner vorgesehen, der den Belegzettel in die Vor­ richtung einliest und den Beleg in Form eines digitalen elektronischen Image wei­ tergibt. Bei B erfolgt OCR; es werden ASCII-Daten erzeugt und Rejects festgestellt. Bei D findet die Cut-Methode statt und bei E erfolgt die Korrektur. Bei F wird das korrigierte "Produkt" wieder eingesetzt. Mit gestrichelten Linien sind ein Hauptar­ beitsplatz und ein Zweitarbeitsplatz angedeutet. Mit gepunkteten Linien ist der zentrale Verwalter bzw. elektronische Manager angedeutet.

Claims (6)

1. Verfahren zur Herstellung eines maschinenlesbaren Belegs aus einem nicht ma­ schinenlesbaren Beleg,
bei dem der Belegzettel des Belegs in Felder unterteilt ist, die jeweils einen Feld­ inhalt aufweisen, der aus Zeichen zusammengesetzt ist,
bei dem ein nicht maschinenlesbares Zeichen eines Feldinhalts an einem Haupt­ arbeitsplatz markiert wird und das nicht maschinenlesbare Zeichen menschlich gelesen wird und als maschinenlesbares Zeichen angegeben wird, dadurch gekennzeichnet,
daß der Feldinhalt mit dem nicht maschinenlesbaren Zeichen aus dem Beleg her­ ausgelöst wird und an einen Zweitarbeitsplatz gebracht wird,
daß das menschliche Lesen und das Angeben des maschinenlesbaren Zeichens an dem Zweitarbeitsplatz erfolgen und
daß der Feldinhalt mit dem angegebenen maschinenlesbaren Zeichen zurück an den Hauptarbeitsplatz gebracht und wieder in den Beleg eingefügt wird.

2. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß der Beleg am Haupt­ arbeitsplatz und der Feldinhalt am Zweitarbeitsplatz als elektronisches Bild vor­ liegen und das Bringen des Feldinhalts vom Hauptarbeitsplatz zum Zweitarbeits­ platz in Form einer Datenmenge erfolgt.

3. Verfahren nach Anspruch 1 oder 2, dadurch gekennzeichnet, daß als Zweitar­ beitsplatz ein über eine weite Distanz vom Hauptarbeitsplatz entfernter Tele­ arbeitsplatz verwendet wird.

4. Verfahren nach Anspruch 1, 2 oder 3, dadurch gekennzeichnet, daß eine Vielzahl herausgelöster Feldinhalte mit nicht maschinenlesbaren Zeichen am Hauptar­ beitsplatz gesammelt und als Sammlung zum Zweitarbeitsplatz gebracht wird.

5. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daß ein erster Feldinhalt mit nicht maschinenlesbarem Zeichen zu einem ersten Zweitarbeitsplatz gebracht wird und ein zweiter Feldinhalt mit nicht maschinen­ lesbarem Zeichen zu einem zweiten Zweitarbeitsplatz gebracht wird.

6. Vorrichtung zur Herstellung eines maschinenlesbaren Belegs aus einem nicht ma­ schinenlesbaren Beleg, gemäß dem Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche,
mit einem Hauptarbeitsplatz zum Lesen papierener beschrifteter Belegzettel, als Vielzahl nacheinander zu bearbeitender Belegzettel,
mit einer elektronischen Einrichtung zur Erstellung eines Belegimage und
mit einer elektronischen Einrichtung zur Erstellung einer Maske mit Markierung des nicht maschinenlesbaren Zeichens,
dadurch gekennzeichnet, daß weiterhin vorgesehen sind
eine elektronische Einrichtung (8) zum Herauslösen eines ein nicht maschinen­ lesbares Zeichen aufweisenden Feldinhalts,
eine elektronische Einrichtung (12) zum Verbringen dieses Feldinhalts an einen Zweitarbeitsplatz,
eine elektronische Einrichtung (13) zur Erstellung eines Feldinhaltimage,
eine elektronische Einrichtung (14) zur Erstellung einer Feldinhaltmaske mit Markierung des nicht maschinenlesbaren Zeichens,
eine elektronische Einrichtung (16) zum Bildschirm-Sichtbarmachen von Feldin­ haltmaske und Feldinhaltimage,
eine elektronische Einrichtung (14) zur Korrektur des markierten Zeichens in der Feldinhaltmaske und
eine elektronische Einrichtung (17) zum Verbringen des voll maschinenlesbaren Feldinhalts zum Hauptarbeitsplatz (1) und in das Belegimage.