DE19618327A1 - Vorrichtung zum Diktieren - Google Patents

Description

Herkömmliche Diktiersysteme weisen üblicherweise ein Banddiktiergerät zur Sprachauf­ zeichnung auf, sowie ein Abspielgerät für Schreibkräfte, welche das Diktat manuell bei­ spielsweise mittels eines Textverarbeitungsprogramms in einem Computer ablegen. Die Aufzeichnung auf Band erfolgt dabei analog oder digital. Das Diktiergerät kann ein Tisch- oder Handgerät sein. Die Sprache wird mittels eines Mikrofons aufgenommen. Das Mikrofon ist dabei mit dem Tischgerät mittels eines Kabels in elektrischer Verbindung. Beim Handgerät ist das Mikrofon in das Gehäuse des Handgerätes integriert.

Bei solchen Systemen wird nach Beendigung eines Diktats das besprochene Band aus dem Diktiergerät herausgenommen und der Schreibkraft übergeben. Ein großes Problem im Büroalltag ist dabei, daß die Bänder entweder verloren gehen, aus Versehen gelöscht werden oder die Reihenfolge der abzuarbeitenden Bänder durcheinander gebracht wird.

Darüber hinaus sollten die Bänder beschriftet werden, was allerdings in der Praxis selten geschieht.

Ein weiteres Problem ist, daß die Bänder nach häufigem Besprechen beim analogen Aufzeich­ nungsverfahren erhebliche Qualitätseinbußen erleiden und beim digitalen Aufzeich­ nungsverfahren ein aufwendiges Fehlerkorrekturverfahren erfordern.

Schließlich besteht ein wesentliches Problem darin, daß das besprochene Band jeweils zu der Schreibkraft transportiert werden muß, insbesondere bei größeren Büros.

Aufgabe der vorliegenden Erfindung besteht in der Bereitstellung eines Diktiersystems, das die o.a. Probleme löst.

Diese Aufgabe wird erfindungsgemäß mit dem erfindungsgemäßen Diktiersystem dadurch gelöst, daß mindestens eine Diktiereinheit und mindestens eine Abspieleinheit räumlich voneinander getrennt mit einer zentralen Aufzeichnungseinheit verbunden sind.

Der Diktierende ist über eine Eingabevorrichtung mit einer zentralen Aufzeichnungsvor­ richtung verbunden und sowohl der Diktierende als auch die Schreibkraft können mittels räumlich voneinander getrennter Abspieleinheiten auf die zentrale Aufzeichnungseinheit zugreifen.

Unter einer Aufzeichnungseinheit wird in der vorliegenden Erfindung eine Vorrichtung verstanden, die sowohl ein Aufzeichnungsmedium als auch die Mittel zum Schreiben und Lesen umfaßt.

Der Vorteil hierbei besteht darin, daß bei einem solchen System der Transport des Aufzeich­ nungsmediums (z. B. Band) entfällt. Daraus ergeben sich die weiteren Vorteile, daß weder Aufzeichnungsmedien verloren gehen noch bei ihrer Verwaltung sonstige Komplikationen auftreten können (Beschriftung etc.). Darüber hinaus werden nicht mehrere Auf­ zeichnungsmedien benötigt.

Ein besonderer Vorteil ergibt sich, wenn mehrere Diktier- und/oder Abspieleinheiten mit der zentralen Aufzeichnungseinheit verbunden sind. In diesem Fall kann das Schreiben eines Diktats - je nach freier Verfügbarkeit - von einer beliebigen Schreibkraft übernommen werden, indem sie auf alle vorhandenen noch nicht geschriebenen Diktate selbsttätig zugreifen kann. Hierdurch können die verfügbaren Ressourcen optimal ausgenutzt werden.

Die Diktiereinheit kann eine Eingabevorrichtung und eine Wiedergabevorrichtung aufweisen. Diese beiden Vorrichtungen befinden sich zweckmäßigerweise in einem Gehäuse.

Die Eingabevorrichtung kann ein Mikrofon und eine Steuervorrichtung aufweisen.

Die Abspieleinheit kann eine Steuervorrichtung und eine Wiedergabevorrichtung aufweisen.

Die Wiedergabevorrichtung kann mindestens einen Lautsprecher aufweisen. Vorzugsweise können Kopfhörer mit zwei Lautsprechern eingesetzt werden.

In einer bevorzugten Ausführungsform ist die Verbindung zwischen der Diktiereinheit und/oder der Abspieleinheit einerseits und der Aufzeichnungseinheit andererseits eine drahtlose Verbindung. Für den Diktierenden ergibt sich daraus der Vorteil, daß er ortsunabhängig wie mit einem Handdiktierdiktiergerät ohne die lästigen Kassetten beliebig viele Diktate sprechen kann. Hierzu können die Diktiereinheit und/oder die Abspieleinheit und/oder die Aufzeich­ nungseinheit eine Sendevorrichtung und/oder eine Empfangsvorrichtung aufweisen.

In einer weiteren bevorzugten Ausführungsform der vorliegenden Erfindung können die drahtlos zu übermittelnden Daten digital übertragen werden. Dadurch werden insbesondere eine hohe Datenübertragungsqualität und Datensicherheit gewährleistet.

Weiterhin können in einer besonders bevorzugten Ausführungsform die Daten in der Aufzeich­ nungseinheit digital gespeichert werden.

Hierdurch ist es erstmals möglich, daß die Schreibkraft auf das Aufzeichnungsmedium zugreifen kann, noch während der Diktierende diktiert. Dies ist insbesondere bei sehr eiligen Diktaten von Vorteil.

Dabei kann vorzugsweise die Aufzeichnungseinheit einen digitalen Massenspeicher, insbe­ sondere eine Festplatte, aufweisen.

Die Abspieleinheit kann mit einem Computer verbunden sein, durch den mit der Auf­ zeichnungseinheit Befehle und/oder Daten austauschbar sind.

Zusätzlich kann der Computer mit der Aufzeichnungsvorrichtung über ein Netzwerk ver­ bunden sein.

Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn man die Aufzeichnungseinheit und ggf. die Abspieleinheit in ein bereits vorhandenes Computersystem integriert und dabei auf vorhandene Komponenten (Festplatte, Netzwerkanbindung, Soundblasterkarte, etc.) zugreift.

Die gespeicherten Daten können Informationen über den Diktierenden und/oder die Ein­ gabeeinheit enthalten. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn mehrere Diktierende das Diktiersystem benutzen, so daß die Schreibkraft erkennen kann, wem das Diktat zuzuordnen ist.

In einer weiteren Ausführungsform kann die Zeit für die Länge eines Diktats berechnet und abgerufen werden.

Auch können die voraussichtlichen Zeiten für das Abschreiben eines Diktats berechnet und zur Berechnung einer optimalen Vergabe der Schreibaufträge an die verfügbaren Schreibkräfte bzw. zur optimalen eigenen Zeitdisposition der Schreibkräfte benutzt werden. Die Zeiten für das Abschreiben können einerseits durch Integrieren der Sprachdichte des entsprechenden Diktats und andererseits über die gemittelten Anschläge der Schreibkraft errechnet werden.

In einer weiteren Ausführungsform können die drahtlos zu übermittelnden Daten komprimiert und/oder codiert sein. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn die Aufzeichnungseinheit nur wenig Speicherplatz bietet bzw. wenn eine Abhörsicherheit gewährleistet sein soll. Als Komprimierungsmöglichkeiten können bevorzugterweise der DECT-Standard der Telefone und der MPEG-Standard aus der Bildverarbeitung analog auf die Sprachdaten angewendet werden. Der DECT-Standard bietet eine gewisse Kodierung. Werden höhere Anforderungen an die Abhörsicherheit gestellt, so können die komprimierten Daten durch herkömmliche Kodierungsverfahren, insbesondere durch den PGP-Kodierungsalgorithmus, kodiert werden.

Darüber hinaus kann die Steuervorrichtung der Diktiereinheit und/oder der Abspieleinheit Eingabemittel zur manuellen Eingabe von Steuerungsbefehlen an die Aufzeichnungseinheit haben.

Des weiteren kann die Aufzeichnungseinheit aber auch mittels der Eingabevorrichtung über Sprachbefehle gesteuert werden. Auf diese Weise wird dem Diktierenden eine sehr leichte Bedie­ nungsmöglichkeit gegeben.

Neben den herkömmlichen Befehlen wie beispielsweise "Aufnahme", "Wiedergabe", "Stop", "Vorlauf" und "Rücklauf" können in einer speziellen Ausführungsform mit diesem Diktier­ system wahlweise die Steuerungsbefehle "Neues Diktat", "Auswahl eines Diktats", "Auswahl Empfänger", "Einfügen in Diktat", "Markieren", "Anwahl einer Markierung" oder "Löschen" übertragen werden.

Um die Bedienungsfreundlichkeit zu Erhöhen, kann die Steuervorrichtung der Diktiereinheit und/oder der Abspieleinheit eine Anzeigevorrichtung haben. Auf dieser Anzeigevorrichtung können bisherige Länge des Diktats, Nummer des Diktats, Priorität, etc. angezeigt werden.

Daneben können auf der Anzeigevorrichtung auch Steuerbefehle angezeigt werden.

Eine besonders einfache Benutzerführung kann erfolgen, indem die Steuerungsbefehle aus einem Menü auswählbar sind.

Schließlich kann das Diktiersystem bevorzugt zur Übermittlung gesprochener Information in elektronischen Systemen, insbesondere in Voice-Mail-Systemen verwendet werden.

Claims (22)

1. Diktiersystem, dadurch gekennzeichnet, daß mindestens eine Diktiereinheit und min­ destens eine Abspieleinheit räumlich voneinander getrennt mit einer zentralen Aufzeich­ nungseinheit verbunden sind.

2. Diktiersystem nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß die Diktiereinheit eine Eingabevorrichtung und eine Wiedergabevorrichtung aufweist.

3. Diktiersystem nach Anspruch 1 oder 2, dadurch gekennzeichnet, daß die Eingabevor­ richtung ein Mikrofon und eine Steuervorrichtung aufweist.

4. Diktiersystem nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daß die Abspieleinheit eine Steuervorrichtung und eine Wiedergabevorrichtung aufweist.

5. Diktiersystem nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daß die Wiedergabevorrichtung mindestens einen Lautsprecher aufweist.

6. Diktiersystem nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daß die Diktiereinheit und/oder die Abspieleinheit drahtlos mit der zentralen Aufzeich­ nungseinheit verbunden ist.

7. Diktiersystem nach einem der vorherigen Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daß die Diktiereinheit und/oder die Abspieleinheit und/oder die Aufzeichnungseinheit eine Sende­ vorrichtung und/oder eine Empfangsvorrichtung aufweist.

8. Diktiersystem nach einem der vorherigen Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daß die drahtlos zu übermittelnden Daten digital übertragen werden.

9. Diktiersystem nach einem der vorherigen Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daß die Daten in der Aufzeichnungseinheit digital gespeichert werden.

10. Diktiersystem nach einem der vorherigen Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daß die Aufzeichnungseinheit einen digitalen Massenspeicher, insbesondere eine Festplatte, auf­ weist.

11. Diktiersystem nach einem der vorherigen Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daß die Abspieleinheit mit einem Computer verbunden ist, durch den mit der Aufzeichnungs­ einheit Befehle und/oder Daten austauschbar sind.

12. Diktiersystem nach Anspruch 11, dadurch gekennzeichnet, daß der Computer mit der Aufzeichnungsvorrichtung über ein Netzwerk verbunden ist.

13. Diktiersystem nach einem der vorherigen Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daß die gespeicherten Daten Informationen über den Diktierenden und/oder die Eingabeeinheit enthalten.

14. Diktiersystem nach einem der vorherigen Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daß die Zeit für die Länge eines Diktats berechnet und abrufbar ist.

15. Diktiersystem nach einem der vorherigen Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daß die drahtlos zu übermittelnden Daten komprimiert und/oder codiert sind.

16. Diktiersystem nach einem der vorherigen Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daß die Aufzeichnungseinheit mittels der Eingabevorrichtung über Sprachbefehle gesteuert wird.

17. Diktiersystem nach einem der vorherigen Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daß die Steuervorrichtung der Diktiereinheit und/oder der Abspieleinheit Eingabemittel zur manuellen Eingabe von Steuerungsbefehlen an die Aufzeichnungseinheit hat.

18. Diktiersystem nach Anspruch 17, dadurch gekennzeichnet, daß wahlweise die Steuerungsbefehle "Neues Diktat", "Auswahl eines Diktats", "Auswahl Empfänger", "Einfügen in Diktat", "Markieren", "Anwahl einer Markierung" oder "Löschen" übertrag­ bar sind.

19. Diktiersystem nach Anspruch 17 oder 18, dadurch gekennzeichnet, daß die Steuervorrich­ tung der Diktiereinheit und/oder der Abspieleinheit eine Anzeigevorrichtung hat.

20. Diktiersystem nach Anspruch 19, dadurch gekennzeichnet, daß die Steuerungsbefehle auf der Anzeigevorrichtung anzeigbar sind.

21. Diktiersystem nach Anspruch 19 oder 20, dadurch gekennzeichnet, daß die Steuerungsbefehle aus einem Menü auswählbar sind.

22. Verwendung eines Diktiersystems nach einem der vorherigen Ansprüche zur Übermittlung gesprochener Information in elektronischen Systemen, insbesondere in Voice-Mail-Systemen.