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Die Erfindung liegt auf dem Gebiet der computerimplementierten Erfindungen. Sie betrifft ein Verfahren zur Änderung einer Gestaltung von Berichten.
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Im geschäftlichen Bereich werden in Unternehmen eine Vielzahl von Berichten erstellt. Der Begriff „Bericht“ wird im Sinne der Erfindung für eine Vorlage (Dokumentvorlage) für druckbare Dokumente verstanden. Solche Berichte weisen typischerweise für jede Unternehmen individuelle Designs auf. Dabei werden für unterschiedliche Anwendungen, wie Angebote, Geschäftsschreiben, Rechnungen, Produktionsvorschriften, Produktdatenblätter und so weiter einzelne Berichte in Form von Vorlagen erstellt, die eine gewisse Anzahl von übereinstimmenden Merkmalen, ein sogenanntes Corporate Design, aufweisen. Zur Erstellung dieser Berichte kann ein sogenanntes Enterprise Resource-Planning-System verwendet werden. Dabei handelt es sich um eine oder mehrere miteinander kommunizierende Anwendungen für Datenverarbeitungsanlagen oder Computer, mit Hilfe derer Warenwirtschaft und Resourcen-Planung in Unternehmen organisiert wird.
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Wenn ein neues Corporate Design aus Gründen einer Umfirmierung oder aus anderen Gründen eingeführt werden soll oder andere Änderungen der Gestaltung von Berichten durchgeführt werden sollen, müssen die Berichte manuell und sehr aufwendig an das neue Design angepasst werden. Zusätzlich ist bei solchen Änderungen die Gefahr groß, dass z. B. einzelne Berichttypen nicht angepasst werden oder dass eine einheitliche Anpassung nicht mit allen Berichtstypen kompatibel ist. Unter „nicht kompatibel“ wird zum Beispiel eine Überlappung von einzelnen Elementen oder eine Positionierung außerhalb des Druckbereichs verstanden.
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Die Erfindung hat die Aufgabe, die Nachteile nach dem Stand der Technik zu beseitigen. Insbesondere soll ein Verfahren angegeben werden, mit dem einfach und auf kostengünstige Weise eine solche Änderung durchgeführt werden kann.
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Die Aufgabe der Erfindung wird durch den Patentanspruch 1 gelöst. Zweckmäßige Ausgestaltungen ergeben sich aus den abhängigen Ansprüchen.
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Nach der vorliegenden Erfindung wird ein Verfahren zur Änderung der Gestaltung von Berichten vorgeschlagen, wobei jeder Bericht eine Anzahl von Elementen umfasst, wobei jedes der Elemente zumindest zwei Eigenschaften aufweist, wobei das Verfahren die folgenden Schritte umfasst:
- a) Auswählen einer Quelle für die Berichte;
- b) Auswählen zumindest einer Gruppe von Berichten;
- c) Einlesen der den Berichten zugeordneten Elemente in eine Datenstruktur;
- d) Änderung zumindest einer Eigenschaft eines Elements;
- e) Ändern der Eigenschaften der Elemente aller ausgewählten Berichte und Speichern der Änderungen.
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Bei dem Berichten kann es sich sowohl um im wesentlichen textbasierte oder XML-basierte Dateien handeln als auch um andere Präsentationen z.B. für Folienvorträge. Vorzugsweise werden die Schritte nacheinander in der angegebenen Reihenfolge durchgeführt.
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Unter einer Gruppe von Berichten werden Berichte, die zumindest eine gleiche Eigenschaft aufweisen, verstanden, die so z. B. mittels eines Filters ausgewählt werden kann. Unter einem Berichtstyp werden Berichte verstanden, die für einen gleichen oder ähnlichen Zweck eine Mehrzahl von übereinstimmenden Eigenschaften aufweisen.
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Vorteil der Erfindung ist es, dass einzelne Elemente in den Berichten somit einfach und durchgängig verändert werden können. Die Änderungen können z.B. in Form von Änderungsanweisungen abgespeichert werden, so dass die Änderungsanweisungen für die nächste Anwendung des Verfahrens zur Verfügung stehen.
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Das Verfahren kann weiterhin nach Schritt d den Schritt d1) umfassen:
- d1) Prüfen der Änderung auf Kompatibilität mit den ausgewählten Berichten; wenn die Änderung kompatibel ist, Markieren der Änderung als kompatibel und Durchführen von Schritt e), wenn die Änderung nicht kompatibel ist, Ausgeben einer Fehlermeldung.
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Alternativ kann das Verfahren nach Schritt d) den Schritt d2) umfassen:
- d2) Prüfen der Änderung auf Kompatibilität mit den ausgewählten Berichten; wenn die Änderung kompatibel ist, Markieren der Änderung als kompatibel und Durchführen von Schritt e),
wenn die Änderung nicht kompatibel ist, Überprüfen, ob eine Kompatibilität der Änderung durch Anpassen weiterer Elemente über einen Algorithmus erhalten werden kann, wenn ja, Durchführen der Änderung und Anpassung und Durchführen von Schritt e), wenn nein, Ausgeben einer Fehlermeldung.
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Die Fehlermeldungen können vorzugsweise auf einer Anzeigeeinheit angezeigt werden. Alternativ können sie auch in einer Datei gespeichert werden. Bei dem Algorithmus handelt es sich insbesondere um einen analytischen Algorithmus, mit Hilfe dessen zum Beispiel Größe und/oder Position weiterer Elemente angepasst werden können.
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Das Verfahren kann weiterhin nach Schritt e) den Schritt umfassen:
- f) Drucken der ausgewählten Berichte und/oder Anzeigen der ausgewählten Berichte.
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Durch den Schritt f) kann ein gedruckter Bericht erzeugt werden.
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Der Schritt d) des Verfahrens kann auch Hinzufügen eines weiteren Elements oder Löschen eines der vorhandenen Elemente umfassen.
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Das Verfahren kann vor Schritt e) den Schritt umfassen: Anzeigen der Änderungen auf einem Bildschirm.
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Mit diesem Schritt wird die Kontrolle der Änderungen durch den Benutzer ermöglicht, der die Kompatibilität der Änderung überprüfen kann.
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In einer Ausgestaltung des Verfahrens können die Schritte d) bis e) mehrfach als Schleife ausgeführt werden.
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Die Änderung der Gestaltung der Berichte kann somit adaptiv und/oder iterativ optimiert werden, indem zum Beispiel Größe und Platzierung der Elemente angepasst werden.
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Die Berichte können einen der folgenden Berichtstypen umfassen: Kontenplan, Tagesjournal, Angebot, Rechnung, Gutschrift, Lieferschein, Geschäftsbericht, Budgetplanung, Auftragsbuch, Lagerübersicht, Briefpapier, Etiketten, Statistiken.
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Das Element/die Elemente ist/sind zweckmäßigerweise ausgewählt aus: Logo; Geschäftsanschrift; Tabelle; Hintergrund; Adressfeld; Überschriften; Textkörper, Dateninhalt.
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Die Eigenschaft kann ausgewählt sein aus: Schriftart, Schriftgröße; Schriftfarbe; Position, Markierung.
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Zweckmäßigerweise ist die Quelle ein Enterprise-Resource-Planning-System. Solche Resource-Plannung-Systeme werden von einer Vielzahl von Herstellern wie Microsoft, SAP, ORACLE kommerziell angeboten.
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Weiterhin betrifft die Erfindung ein Computerprogrammprodukt, mit welchem das erfindungsgemäße Verfahren ausgeführt werden kann. Das Computerprogrammprodukt kann auf der gleichen Datenverarbeitungsanlage oder auf einer separaten Datenverarbeitungsanlage installiert werden. Wenn das Computerprogrammprodukt auf einer separaten Datenverarbeitungsanlage installiert wird, ist es notwendig, dass diese mit der Datenverarbeitungsanlage des Enterprise-Resource-Planning-Systems über eine Datenleitung oder ein Netzwerk verbunden werden kann.
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Weiterhin betrifft die Erfindung auch einen Datenträger mit dem Computerprogrammprodukt.
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Nachfolgend wird die Erfindung anhand schematischer Zeichnungen erläutert. Die Zeichnungen dienen der Erläuterung einzelner Ausgestaltungen, es zeigen:
- 1: ein Flussdiagramm des erfindungsgemäßen Verfahrens;
- 2: die Auswahl einzelner zu ändernder Elemente, und
- 3: einen Bericht mit einzelnen Elementen.
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Zunächst wird nach dem in 1 gezeigten Flussdiagramm eine Quelle für die Berichte ausgewählt. Bei der Quelle handelt es sich um ein ERP-System. Ein Beispiel für ein solches ERP-System ist Microsoft Dynamics NAV (eingetragene Marke).
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In der Quelle sind die Berichte mit suchbaren Attributen versehen und die Berichte sind auf einem Datenspeicher so gespeichert, dass mittels der Quelle auf die Berichte im Datenspeicher zugegriffen werden kann.
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Mittels eines Filters wird zumindest eine Gruppe von Berichten ausgewählt, die entweder ein gleiches Attribut und/oder ein gleiches Element aufweisen.
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Die ausgewählte Gruppe von Berichten wird in eine Datenstruktur eingelesen, so dass bei jedem Bericht analysiert wird, welche Elemente vorliegen, und welche Eigenschaften diese Elemente aufweisen.
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In einem weiteren Schritt wird zumindest eine Eigenschaft eines Elements geändert. Alternativ oder zusätzlich kann ein Element hinzugefügt oder gelöscht werden.
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In einem weiteren Schritt wird geprüft, ob diese Änderung mit dem Bericht kompatibel ist. Eine Inkompatibilität liegt zum Beispiel vor, wenn eine Tabelle zu breit für eine Berichtsseite wird. Wenn die Änderung nicht kompatibel ist, wird diese unter Anwendung analytischer Algorithmen auf Durchführbarkeit untersucht und bei Bedarf werden weitere Berichtselemente automatisch angepasst. Ist die Änderung auch damit nicht kompatibel ,wird eine Fehlermeldung auf einer Anzeigeeinheit angezeigt, so dass eine weitere Änderung vorgenommen werden kann.
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Der so geänderte Bericht wird wieder in den Datenspeicher zurückgespeichert, so dass das ERP-System wieder darauf zugreifen kann.
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2 zeigt die Durchführung des Verfahrens bei einem ausgewählten Bericht. Der Bericht umfasst die Elemente 1 bis 4. Das Element 2 und das Element 3 werden ausgewählt, wie durch die gestrichelte Markierung dargestellt ist. Ihnen wird eine neue Eigenschaft zugewiesen, so dass sie anschließend mit Element 2' und Element 3' markiert werden. In diesem Ausführungsbeispiel waren alle Elemente ursprünglich schwarz und besaßen die Schriftgröße 11. Die Änderung besteht darin, dem Element 2 die Farbe rot unter Beibehaltung der Schriftgröße zuzuweisen und dem Element 3 die Schriftgröße 12 unter Beibehaltung der Farbe zuzuweisen.
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3 zeigt einen Bericht 1 mit den Elementen 1 bis 7. Der Bericht 1 enthält als Element 5 eine Tabelle mit mehreren Spalten und Zeilen. Der Bericht 1 ist ein Produktdatenblatt. In der Tabelle sind in diesem Ausführungsbeispiel Daten für eine Oberflächenbeschichtung mit Schichtabfolge, Schichtzusammensetzung und Schichtdicken aufgenommen. Auf Grund neuer Vorgaben könnte der Hersteller verpflichtet sein, die Toxizität jeder Schichtzusammensetzung anzugeben. Mit Hilfe des Verfahrens zur Änderung der Gestaltung von Berichten können die Eigenschaften der Tabelle 5 an die neuen Inhalte angepasst werden, so dass die Tabelle 5 mit der entsprechenden Anzahl von Spalten und Zeilen versehen wird und bestimmte Zellen mit einer Texthervorhebung versehen werden.
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Zusätzlich kann ein neues Corporate Design eingeführt werden, bei dem Element 2 durch ein neues Logo ersetzt werden muss. Das neue Logo ist länger, so dass die Position des Elements 3, bei dem es sich um ein Adressfeld handelt, verschoben werden muss. Bei Element 4 ist im vorliegenden Beispiel keine Änderung notwendig. Die Tabelle in Element 5 ist wie oben beschrieben geändert worden. Den Elementen 6 und 7 wird eine neue Hintergrundfarbe und eine kleinere Schriftgröße zugewiesen.
