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Die
Erfindung betrifft ein Dokumentenversandsystem zum kombinierten
elektronischen und physischen Versand von Dokumenten, insbesondere von
in einem elektronischen Rechnungserstellungssystem erstellten Rechnungen,
Lieferscheinen etc.
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Zur
organisatorischen Erleichterung und Computer-Unterstützung
des Versandes von verschiedenartigsten Dokumenten im geschäftlichen Verkehr
wurde in den letzten Jahrzehnten eine Vielzahl von Software- und
Systemlösungen entwickelt, von denen eine ganze Reihe sich
im Markt etabliert hat und die Bedürfnisse der Anwender
mehr oder weniger gezielt befriedigt. Anbieter solcher Lösungen oder
wenigstens wesentlicher Teile hiervon sind etwa die Firmen SAP,
Oracle, Datev oder Lexware.
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Gleichwohl
besteht nach wie vor ein Bedürfnis der Anwender nach flexibel
auf ihre Bedürfnisse anpassbaren und kostengünstigen
und dabei hochgradig zuverlässigen Versandlösungen.
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Aus
der
DE 103 34 148
A1 der Anmelder ist ein Dokumentenaustauschsystem zum Austausch elektronischer
Dokumente bekannt, welches eine Steuereinheit hat, die weitere Programmteile
des Dokumentenaustauschsystems wie eine Implementierungseinheit,
einen Konverter, eine E-Mail-Einheit, eine Erkennungseinheit, eine
Auswertungseinheit, einen Regelassistenten und eine Zuordnungseinheit koordiniert
und die Dokumente zwischen mindestens zwei Teilnehmern, die jeweils
dieses Dokumentenaustauschsystem in ihrem Rechnersystem implementiert
haben, über elektronische Netze austauscht. Dabei werden
spezielle Informationen an EDV-Systeme der Teilnehmer übergeben,
wobei das Originaldokument nicht oder nur unwesentlich verändert
wird.
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Der
Erfindung liegt die Aufgabe zugrunde, ein derartiges verbessertes
Dokumentenversandsystem bereitzustellen.
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Diese
Aufgabe wird durch ein Dokumentenversandsystem mit den Merkmalen
des Anspruchs 1 gelöst. Zweckmäßige Fortbildungen
des Erfindungsgedankens sind Gegenstand der abhängigen
Ansprüche.
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Die
Erfindung schließt den wesentlichen Gedanken ein, in einem
Dokumentenversandsystem eine elektronische Versand-Komponente und
eine Komponente physischen Versands unter Mitführung von
die Unverfälschtheit der Dokumente sichernder Authentizitätsinformation
und unter Rückmeldung des Übermittlungsstatus
an eine Systemzentrale auf neuartige Weise so zu kombinieren, dass
für jede konkrete Versandaufgabe für den jeweiligen
Systemnutzer die vorteilhafteste Lösung (unter Zuverlässigkeits-,
Zeit- und/oder Kostengesichtspunkten) implementiert wird. Hierzu
dient eine geeignete Struktur aus einer Systemzentrale mit Datenbasis
zur Speicherung produktions- und versand-relevanter Informationen
sowie ersten (für die elektronische Komponente) und zweiten
Steuereinheiten (für die physische Komponente).
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Die
Steuereinheiten für den physischen Dokumentenversand umfassen
typischerweise eine Adressierungs-Steuerkomponente zur postalischen Adressierung,
eine Ausdruck-Steuerkomponente, eine Kuvertierungs-Steuerkomponente,
eine Frankierungs-Steuerkomponente, eine Zustellungs-Steuerkomponente
und eine Statusmelde-Steuereinheit, die signalmäßig
miteinander verknüpft sind und in geeigneter Weise auf
einen Speicherbereich für versand-relevante Daten der zentralen
Datenbasis zugreifen können und/oder interne Datenspeicher
für relevante Steuerdaten haben, wobei im letzteren Falle
für eine regelmäßige Aktualisierung unter
Steuerung durch die Systemzentrale gesorgt ist.
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Die
zweiten Steuereinheiten sind nicht notwendigerweise systemtechnisch
homogen, sondern ihre Komponenten können relativ selbstständigen Subsystemen
angehören und über geeignete, standardisierte
Schnittstellen miteinander verbunden sein. Hierdurch lässt
sich in flexibler Weise eine Architektur aus einem Kern-System und
mehreren zugeordneten oder wahlweise zuordenbaren „Satelliten-Systemen” implementieren,
die verschiedenen organisatorischen oder wirtschaftlichen Einheiten
zugehören können.
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In
einer Ausführung der Erfindung ist vorgesehen, dass für
jede dem System zugeordnete Zustelleinheit zur Realisierung eines
Zustellweges eine zweite Steuereinheit vorgesehen ist und deren
jeweilige Zustellungs-Steuerkomponente aufgrund der Postadressdaten
und von aus der Datenbasis abgefragter Ortsinformation bzw. ggf.
weiteren versandrelevanten Informationen der verfügbaren
Zustelleinheiten genau einen Zustellweg und eine Zustelleinheit
bestimmt. Diese Ausführung sichert, dass bei jeder Zustellung
der Kostengesichtspunkt einer möglichst günstigen
Zustellung (also etwa – aber nicht notwendigerweise – eines
möglichst kurzen Zustellweges) berücksichtigt
wird.
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Eine
weitere Ausführung sieht vor, dass im System mehrere geografisch
verteilte Druckeinheiten zur Erzeugung der Ausdrucke und für
jede Druckeinheit eine zweite Steuereinheit vorgesehen sind und deren
jeweilige Ausdruck-Steuerkomponente im Ergebnis einer Verarbeitung
der Postadressdaten und von Ortsinformation und/oder Leitungsparametern der
jeweiligen Druckeinheit aktiviert wird. Diese Ausführung
sichert, dass die Versandaufträge unter Beachtung der geographischen
Lage und von Leistungsparametern der verfügbaren Druckeinheiten
zur Erzeugung der physisch zu versendenden Ausdrücke optimiert
werden, wodurch unter anderem die Zustellzeit minimiert und die
erforderliche Qualität der Ausdrucke und/oder möglichst
niedrige Druckkosten gesichert werden können.
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In
einer weiteren Ausführung der Erfindung umfasst die jeweilige
Kuvertierungs-Steuerkomponente eine Sortierstufe zur Vorsortierung
eingehender elektronisch übermittelter Dokumente nach den jeweils
zugeordneten oder zuordenbaren Postadressdaten und zur gemeinsamen
Kuvertierung mehrerer Dokumente an den gleichen Adressaten. Auch dies
dient der Minimierung der Versandkosten, ggf. (je nach der durch
den Kunden gewünschten Voreinstellung) auch zu Lasten der
Zustelldauer für einzelne Dokumente.
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Eine
weitere Ausführung, die speziell der Minimierung der Zustellkosten
dient, zeichnet sich dadurch aus, dass mindestens ein Teil der Steuereinheiten
für den zweiten Abschnitt oder mit diesen eingangsseitig
verbundenen Zustell-Steuereinheiten eine Sammel-Steuereinheit zum
Sammeln kuvertierter Dokumente im Ansprechen auf von der Systemzentrale übermittelte
und/oder lokal gespeicherte Steuerdaten und eine Sortier-Steuereinheit
zum Sortieren gesammelter kuvertierter Dokumente nach ausgewählten
Adressdaten aufweist.
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Des
Weiteren kann vorgesehen sein, dass mindestens ein Teil der zweiten
Steuereinheiten einen internen Portodatenspeicher zur lokalen Speicherung
von Portodaten und eine Portodaten-Abrechnungsstufe zur Erfassung
des Portos von durch die zweite Steuereinheit frankierten Sendungen
und zur Übermittlung entsprechender Portodaten-Nachrichten,
als Einzel- oder Sammelnachrichten, an die Systemzentrale aufweist.
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Eine
weitere Ausführung der Erfindung zeichnet sich dadurch
aus, dass die Ausdruck-Steuerkomponente zum Ausdruck einer Dokumenten-ID auf
jedem elektronisch an die zweite Steuereinheit übermittelten
und dort ausgedruckten Dokument, insbesondere als ein ein- oder
zweidimensionaler Barcode, oder zur Anbringung einer die Dokumenten-ID repräsentierenden
RFID auf dem jeweiligen Dokument ausgebildet ist. Dies dient einer
besonders sinnvollen Verbindung und wechselseitigen Zuordenbarkeit
von elektronischen und physischen Dokumenten. Ein entsprechend gekennzeichneter
Lieferschein, der per Post zugestellt wird, kann z. B. anhand des
Barcodes ohne Weiteres in Verbindung zum entsprechenden elektronischen
Dokument gebracht werden und muss beim Adressaten nicht gesondert
und aufwändig separat erfasst werden.
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Eine
weitere Ausführung, die insbesondere eine effiziente Produktionskostenerfassung
und Abrechnung seitens des Systembetreibers ermöglicht, zeichnet
sich dadurch aus, dass mindestens ein Teil der zweiten Steuereinheiten
eine Produktionskosten-Abrechnungsstufe aufweist, welche zur Erfassung
der durch die postalische Adressierung, den Ausdruck, die Kuvertierung,
die Frankierung und die Übergabe an die Zustelleinheit
entstehenden Produktionskosten für den zweiten Abschnitt
des Zustellweges und zur Übermittlung einer entsprechenden Produktionskosten-Nachricht,
als Einzel- oder Sammelnachricht, an die Systemzentrale ausgebildet sind.
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Grundsätzlich
dem gleichen Ziel dient auch eine weitere Ausführung, bei
der in der Systemzentrale der Datenbasis mindestens für
einen Teil der zweiten Übertragungswege Portodaten und
für die in den jeweiligen zugeordneten Produktionseinheiten bei
der Adressierung, dem Ausdruck, der Kuvertierung, der Frankierung
und der Übergabe an die jeweilige Zustelleinheit anfallenden
Produktionskosten Produktionskostendaten gespeichert sind, und wobei die
Systemzentrale zur zentralen Verarbeitung dieser Daten zur Bestimmung
der in dem jeweiligen zweiten Übertragungsweg anfallenden
Porto- und Produktionskosten ausgebildet ist.
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In
einer weiteren Ausführung umfassen die Zustelleinheiten
jeweils eine Statusmelde-Steuereinheit zur Statusmeldung an die
Systemzentrale nach erfolgter Zustellung, insbesondere im Ansprechen auf
eine Empfangsquittung durch den Empfänger. Hierdurch wird
die Generierung einer Statusmeldung nicht nur nach Übergabe
der Dokumente an die Zustelleinheit, sondern (in Art eines Einschreibens
mit Rückschein) auch nach tatsächlich erfolgter
Zustellung, also wirksame Entgegennahme durch den Adressaten, gewährleistet.
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Eine
weitere Ausführungsform, bei der die Fälschungssicherheit
für den zweiten Abschnitt des Versandweges im Vordergrund
steht, zeichnet sich dadurch aus, dass die Ausdruck-Steuerkomponente der
zweiten Steuereinheiten oder eine dieser vorgelagerte Schnittstelle
Druckertreibermittel zur Konvertierung unterschiedlicher Dokumentenformate
aus dem ersten Abschnitt des Versandweges in das PDF-Format aufweist.
Dazu kann das PDF digital signiert werden. Damit ist im rechtlichen
Sinn die Unversehrtheit und Intergrität der Daten (Signaturgesetz)
sichergestellt.
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In
einer besonders flexibel die zahlreichen Informationsmöglichkeiten
des Internet nutzenden Ausführungsform ist mindestens ein
Teil der zweiten Steuereinheiten über ein Internetportal
mit der Systemzentrale verbunden und zum selbsttätigen
Herunterladen von neu vorliegenden, für den jeweiligen zweiten
Abschnitt des Versandweges bestimmten Dokumenten ausgebildet.
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Eine
weitere Ausführung der Erfindung zeichnet sich dadurch
aus, dass die Statusmelde-Steuereinheiten der lokalen zweiten Steuereinheiten
zur Ausgabe einer Statusmeldung auch nach mindestens einem der Ereignisse
Adressierung, Ausdruck, Kuvertierung und Frankierung, insbesondere nach
jedem dieser Ereignisse, ausgebildet sind.
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Vorteile
und Zweckmäßigkeiten der Erfindung ergeben sich
im Übrigen aus der Erläuterung von Ausführungsbeispielen
anhand der Figuren. Von diesen zeigen:
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1 eine
Skizze eines erfindungsgemäßen Systems als Funktions-Blockschaltbild,
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2 eine
weitere, detailliertere Skizze einer Ausführungsform des
erfindungsgemäßen Systems als rollen- und prozessbezogene
Darstellung,
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3 eine
weitere Darstellung eines erfindungsgemäßen Systems
als nach Kern- und Satellitensystemen untergliedertes schematisches
Flussdiagramm und
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4 eine
weitere schematische Darstellung eines erfindungsgemäßen
System als dienstangebotsbezogene Skizze eines PDF Faktura Service.
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1 zeigt
ein Dokumentenversandsystem 1 zum Versand von Dokumenten
in einem kombinierten Modus, welcher einen ersten Abschnitt A eines rein
elektronischen Versands und einen zweiten Abschnitt B eines physischen
Versands von Dokumenten D umfasst. Der Betrieb des System 1 wird
gesteuert durch eine Systemzentrale (einen Zentralrechner) 3,
der eine Datenbasis 5 zur Speicherung produktions- und
versand-relevanter Informationen zugeordnet ist. Die Datenbasis 5 umfasst
mehrere Sub-Datenbasen oder Speicherbereiche, von denen in der Figur
beispielhaft eine Datenbasis 5a für Postadressdaten
von Dokumentenempfängern und eine Portodatenbasis 5b gezeigt
sind.
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Die
Systemzentrale 3 steht in Steuersignalverbindung mit einer
ersten Steuereinheit 7 für den ersten Abschnitt
A des Übertragungsweges und einer Mehrzahl von zweiten
Steuereinheiten 9 für den weiteren Dokumentenversand
in zweiten Ab schnitt B des Versandweges (von denen in der Figur
beispielhaft eine zweite Steuereinheit gezeigt ist). Neben der direkten
Verbindung zwischen der Systemzentrale 3 und der zweiten
Steuereinheit 9 gibt es auch eine weitere Verbindung, die über
ein Internetportal 11 läuft, und außerdem
gibt es eine direkte Verbindung zwischen der Datenbasis 5 und
der zweiten Steuereinheit 9.
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Die
erste Steuereinheit
7 umfasst eine Startfunktion
7a,
die weitere Programme starten und steuern kann, einen Schnittstellen-Konverter
7b,
der Daten eines kommunizierenden Programmes in ein Austauschformat
wandeln und diese Daten verschlüsseln und entschlüsseln
kann, eine Implementierungseinheit
7c, die in weiteren
Software-Programmen Funktionen aktivieren oder implementieren kann,
eine Erkennungseinheit
7c, die eine Datei als typische
erkennt, eine Auswertungseinheit
7d, die Inhalt und Datenwerte
Kategorien zuordnen und aus verschlüsselten Daten Funktionen
und Werte ableiten kann, einen Regelassistenten
7e, der
Regeln erkennt und anbietet oder Regeln bestimmten Dokumenten zuordnen
kann, eine Zuordnungseinheit
7f, die Werte durch Markierungen
bestimmter Kategorien zuordnen kann, eine E-Mail-Einheit
7g,
die externe E-Mail-Programme steuern oder selbst E-Mail verschicken
kann, und schließlich eine Sperrfunktion, die abhängig
von Voreinstellungen oder Codes die Programm-Funktionen
7h oder
Programmteile sperren oder aktivieren kann. Einzelheiten des Aufbaus und
der Funktionsweise dieser ersten Steuereinheit sind an sich bekannt;
vgl. dazu die
DE 103
34 148 A1 der Anmelder.
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Die
zweite Steuereinheit 9 umfasst eine Adressierungs-Steuerkomponente 13 zur
postalischen Adressierung von im ersten Abschnitt A des Versandweges
elektronisch übermittelten Dokumenten D aufgrund von in
der Sub-Datenbasis 5a gespeicherten Postadressdaten. Sie
umfasst weiterhin eine Ausdruck-Steuerkomponente 15 zur
Steuerung des Ausdrucks der vorab postalisch adressierten Dokumente
aufgrund von seitens der Systemzentrale 3 übermittelten
oder aus der Datenbasis 5 abgerufenen Produktionsdaten,
die eine Barcode-Erzeugungseinheit 15a und Druckertreibermittel 15b zur Konvertierung
unterschiedlicher Dokumentenformate der Dokumente D in das PDF-Format
umfasst. Der Ausdruck-Steuerkomponente 15 sind mehrere
geografisch verteilte Druckeinheiten 17 zur Erzeugung von
Ausdrucken des Dokuments D zugeordnet, wobei diese Darstellung vereinfachend
ist und auch der Fall möglich ist, dass für jede
Druckeinheit des Systems eine eigene zweite Steuereinheit 9 oder
zumindest selbstständige Ausdruck-Steuerkomponente 15 vorgesehen
ist.
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Die
zweite Steuereinheit 9 umfasst des Weiteren eine Kuvertierungs-Steuerkomponente 19 zur Falzung
und Kuvertierung der Ausdrucke des Dokuments D, wiederum aufgrund
von seitens der Systemzentrale 3 übermittelten
bzw. aus der Datenbasis 5 abgefragten Produktionsdaten.
Die Kuvertierungs-Steuerkomponente 19 umfasst einen internen Steuerdatenspeicher 19a zur
Speicherung von die Kuvertierung betreffenden Steuerdaten. In der
dargestellten Ausführung umfasst die Kuvertierungs-Steuerkomponente
weiterhin eine Sortierstufe 19b zur Vorsortierung eingehender
elektronischer Dokumente nach zugeordneten Postadressdaten und zur
gemeinsamen Kuvertierung mehrerer Dokumente, die an den gleichen
Adressaten gehen sollen. Eine weiterhin in der zweiten Steuereinheit
vorgesehene Frankierungs-Steuerkomponente 21 zur Frankierung der
Dokumente umfasst einen internen Portodatenspeicher 21a zur
internen (Zwischen-)Speicherung von Portodaten, die ansonsten zentral
in der Datenbasis 5 vorgehalten und aktualisiert werden.
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Eine
Zustellungs-Steuerkomponente 23 der zweiten Steuereinheit 9 bestimmt
einen konkreten Zustellweg P für ein Dokument D (in einem
frankierten Kuvert) aufgrund von seitens der Systemzentrale 3 übermittelten
bzw. in einem lokalen Zwischenspeicher 23a gespeicherten
Zustellwegdaten und steuert die Übergabe an eine ausgewählte
Zustelleinheit 25. In der dargestellten Ausführung
umfasst die Zustellungs-Steuerkomponente 23 eine Sammel-Steuereinheit 23b zum
Sammeln kuvertierter Dokumente im Ansprechen auf von der Systemzentrale 3 bzw.
der Datenbasis 5 bezogene und/oder lokal gespeicherte Steuerdaten
und eine Sortier-Steuereinheit 23c zum Sortieren gesammelter
kuvertierter Dokumente nach ausgewählter Adressdaten, um
sie gemeinsam an eine Zustelleinheit 25 zu übergeben.
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Neben
den oben erwähnten und beschriebenen Steuerkomponenten,
die dem eigentlichen Versand des Dokuments D dienen, umfasst die
zweite Steuereinheit eine Statusmelde-Steuereinheit 26 zur Abgabe
von Statusmeldungen an die Systemzentrale 3 zumindest nach
erfolgter Übergabe der kuvertierten und frankierten Doku mente
an die Zustelleinheit, ggf. aber auch (zusätzlich) nach
vorgelagerten Prozessschritten und/oder nach erfolgter Zustellung
und Vorliegen einer Empfangsquittung seitens des Adressaten. Schließlich
umfasst die zweite Steuereinheit 9 eine Produktionskosten-Abrechnungsstufe 27,
die zur Erfassung der durch die postalische Adressierung, den Ausdruck,
die Kuvertierung, die Frankierung und die Zustellung entstehenden
Produktionskosten für den zweiten Abschnitt B des Zustellweges ausgebildet
ist und eine entsprechende Produktionskosten-Nachricht an die Systemzentrale 3 liefert.
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Es
versteht sich, dass im oben beschriebenen System und speziell auch
innerhalb der ersten Steuereinheit 7 und zweiten Steuereinheit 9 eine Vielzahl
von internen Daten- und Steuersignalverbindungen besteht, die in
der Figur aus Gründen der Übersichtlichkeit nicht
dargestellt werden konnten, deren Vorhandensein und Struktur sich
für den Fachmann aber aus der obigen Beschreibung ohne
Weiteres erschließen.
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In 2 ist
einer rollen- bzw. funktionsorientierten Darstellung eines erfindungsgemäßen
Dokumentenversandsystems im oberen Bereich der Figur eine Aufsplittung
wesentlicher Prozesse bzw. Prozessschritte im mittleren Teil und
schließlich eine Zusammenstellung wesentlicher finanztechnischer
Vorgänge im unteren Teil zugeordnet. Da die Figur augrund
der Beschriftung der einzelnen Komponenten bzw. Blöcke
selbsterklärend ist, kann hier auf eine zusätzliche
Beschreibung verzichtet werden. Unten rechts in der Figur ist eine
Legende zur Darstellungsweise der einzelnen Verbindungen zwischen
Prozessschritten bzw. Informations- und Geldflusse gegeben.
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3 zeigt
in einer etwas detaillierteren Darstellung wesentliche Prozessschritte
eines Kernprozesses in Zuordnung zu den Teilsystemen Systembetreiber,
externes Druckzentrum und externe Zustelleinheit sowie die Auftragsverfolgung
und Statuserfassung. Auch diese Darstellung bedarf aufgrund ihrer
Beschriftung keiner zusätzlichen Beschreibung.
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4 zeigt
Aspekte eines erfindungsgemäßen Systems aus einer
noch anderen Perspektive, und zwar aus derjenigen eines Systembetreibers,
der Versandleistungen als PDF Faktura Service anbietet.
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Die
in der Figur dargestellte Leistungsübersicht in Art eines
Flussdiagramms zeigt zunächst Schritte S1 und S2, in denen
ein Kunde sich authentifiziert und ein Versand aus einem ERP-System
des Kunden in das Kernsystem erfolgt. S3 bezeichnet einen Schritt
des Empfangens einer von dem Kernsystem des Systembetreibers ausgehenden E-Mail-Nachricht
durch ein Kunden-ERP-System. Im Schritt S4 werden Leistungsdaten
für eine Firmenbuchhaltung durch den Systembetreiber bereit
gestellt, im Schritt S5 ein Portal für den Kundesupport, und
im Schritt S6 Transaktions-Auswertungen für das Firmen-Marketing.
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Im
Kernsystem des Systembetreibers erfolgen als Schritt S7 ein einmaliger
automatischer Telefonanruf zur Authentifizierung des Kunden, als
Schritt S8 die Erzeugung von Rechnungsvorlagen im PDF-Format aus
Rechnungsvorlage-Daten, im Schritt S9 die Integration von Rechnungsdaten
in die PDF-Rechnungsvorlage, im Schritt S10 eine qualifizierte Signatur
der Rechnungen, im Schritt S11 eine Protokollierung des Rechnungsversands
und im Schritt S12 eine Erstellung von Signatur-Prüfprotokollen,
jeweils durch den Systemserver bzw., in der Terminologie der anhängenden
Ansprüche, im Zusammenwirken einer Systemzentrale mit Komponenten
der ersten und zweiten Steuereinheit.
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Mit
S13, S14 und S15 sind im Grunde keine Schritte eines Prozessablaufes,
sondern Schnittstellenfunktionen zu anderen Systemen bezeichnet
und zwar mit S13 eine PDF-Faktura-Desktop-Version für Freiberufler,
die frei distributierbar ist, mit S14 eine Cross-Consolidation-Funkton
und mit S15 ein Hybridpost-Versandfunktion, die die Teilfunktionen
Ausducken, Kuvertieren, Frankieren und Zustellen von in einem ersten
Versandweganschnitt elektronisch versandten Rechnungen einschließt.
Insbesondere die letztere Schnittstellenfunktionalität
betrifft Kernaspekte der hier vorgeschlagenen Systemlösung.
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ZITATE ENTHALTEN IN DER BESCHREIBUNG
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Diese Liste
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des Lesers aufgenommen. Die Liste ist nicht Bestandteil der deutschen
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Zitierte Patentliteratur
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- - DE 10334148
A1 [0004, 0029]