DE10008476A1 - Verfahren und Vorrichtung zum Suchen von Dokumenten einer Unternehmensverwaltung - Google Patents

Abstract

Verfahren zum Suchen von Dokumenten einer Unternehmensverwaltung, die eine Vielzahl von in einer Datenbank auf einem Massenspeicher abgelegten Dokumenten aufweist, wobei jedes Dokument eine erste Kennzeichnung trägt, die die Art des Dokuments angibt, insbesondere die Art des Verwaltungsvorgangs oder dergleichen, und zwei oder mehrere Unterkennzeichnungen trägt, die einen Bezug zum Inhalt des Dokuments betreffen. DOLLAR A Zum schnelleren Auffinden sind die folgenden Verfahrensschritte vorgesehen: DOLLAR A - Anzeigen sämtlicher erster Kennzeichnungen, DOLLAR A - Einlesen einer ersten Kennzeichnung, DOLLAR A - Anzeigen sämtlicher Unterkennzeichnungen der Dokumente, DOLLAR A - Einlesen von mindestens zwei Unterkennzeichnungen und Anzeigen sämtlicher Dokumente, die die eingelesenen Kennzeichnungen tragen.

Description

Die Erfindung betrifft ein Verfahren und eine Vorrichtung zum Suchen von Doku­ menten einer Unternehmensverwaltung, die eine Vielzahl von in einer Datenbank auf einem Massenspeicher abgelegten Dokumenten aufweist. Unter einem Dokument wird nachfolgend die in einer Datenbank abgelegte Einheit verstanden.

Aus dem europäischen Patent EP 0 209 907 B1 ist ein Computersystem für mehrere Arten von unabhängigen Verwaltungsaufgaben und ein Verfahren für den Betrieb ei­ nes universellen Computer-Verwaltungssystems bekannt. Das System ermöglicht es, verschiedene Verwaltungsvorgänge wie beispielsweise die Finanz- und Inventarver­ waltung mit einem Computersystem durchzuführen. Hierzu ist bekannt, Transferabschnitte zu verwenden, die in Form von Tabellen die relevanten Daten erfassen. Mit Hilfe der Transferabschnitte wird eine Transaktionstagebuchdatei, eine Stammdatei für Waren und eine Sammeldatei für die Finanzverwaltung erzeugt und verarbeitet. Mit Hilfe dieser Dateien werden nachfolgend spezielle Verwaltungsschritte vorge­ nommen. Das Computersystem betrifft das Anlegen und Durchführen einer Unter­ nehmensverwaltung, wobei die Dateneingabe über Transferabschnitte erfolgt und die Ausgabe in Form von Inventarlisten und ähnlichen Listen vorgesehen ist.

Aus der europäischen Patentanmeldung EP 0 306 965 A3 ist ein Verfahren zur vor­ ausschauenden Planung von mehreren aufeinander bezogenen und voneinander ab­ hängigen Ressourcen unter Verwendung eines Computersystems bekannt. Zur Pla­ nung wird eine Datenbank angelegt, die Informationen über die verfügbaren Ressour­ cen enthält. Die erwartete Verwendung und/oder der momentane Einsatz der Ressour­ cen wird als eine Funktion der Zeit dargestellt. Zur Verwaltung der Ressourcen wird ein Konfliktindex erstellt, der den Konflikt bei geplanten Verwendungen einer Res­ source anzeigt.

Aus der Patentschrift US 5,446,883 ist ein Verfahren zum Auffinden eines Dokuments in einer Datenbank bekannt. Hierbei wird ein hierarchisches Vorgehen vorgeschlagen, das abhängig von einer ergebnislosen Anfrage weitere Anfragen an sekundäre und tertiäre Datenbanksysteme generiert.

Der Erfindung liegt die Aufgabe zugrunde, ein Verfahren und eine Vorrichtung zu schaffen, die ein leichtes und zuverlässiges Auffinden von Dokumenten einer Unter­ nehmensverwaltung ermöglicht, insbesondere in eine Unternehmensverwaltung mit einer Vielzahl von Dokumenten, die unterschiedliche Vorgänge betreffen.

Erfindungsgemäß wird die Aufgabe durch ein Verfahren nach Anspruch 1 gelöst. Das Verfahren verwendet eine Datenverarbeitungseinrichtung, mindestens bestehend aus Eingabe- und Ausgabeeinrichtung. Jedes Dokument der Unternehmensverwaltung trägt eine erste Kennzeichnung, die die Art des Dokuments angibt, insbesondere die Art des Verwaltungsvorgangs oder dergleichen, und zwei oder mehr Unterkennzeich­ nungen, die den Bezug zu dem Inhalt des Dokuments betreffen. Das Dokument der Unternehmensverwaltung umfaßt also eine Datei, die mit Hilfe einer entsprechenden Anwendung bearbeitet werden kann, und Kennzeichnungen, die sein Auffinden er­ möglichen. Das erfindungsgemäße Verfahren zeigt in einem ersten Verfahrensschritt sämtliche ersten Kennzeichnungen in der Anzeigeeinrichtung an, die für die in der Datenbank enthaltenen Dokumente möglich sind. Nachfolgend wird eine Kennzeich­ nung aus den angezeigten ersten Kennzeichnungen über die Eingabeeinrichtung ein­ gelesen und es werden die möglichen Unterkennzeichnungen in der Anzeigeein­ richtung angezeigt. Anschließenden werden mindestens zwei der angezeigten Unter­ kennzeichnungen über die Eingabeeinrichtung eingelesen und sämtliche Dokumente, die die eingelesenen Kennzeichnungen aufweisen, in der Anzeigeeinrichtung ange­ zeigt. Bei dem erfindungsgemäßen Verfahren erfolgt das Suchen eines Dokuments in der Datenbank nicht nach einseitigen Suchkriterien, wie beispielsweise Datum der Erstellung, logische Speicherplatz in einem Dateisystem, Titel in einer Datenbank, Aktenzeichen oder ähnlichen Kriterien, die lediglich willkürliche Entscheidungen oder zufällige Ereignisse bei der Erstellung des Dokuments betreffen. Vielmehr wird mit der Verwendung von zwei Unterkennzeichnungen die Möglichkeit geschaffen, das Dokument im Hinblick auf seinen Bezug zu dem Unternehmensablauf zu speichern. Ein solcher Bezug, der zwangsläufig auch einen Bezug zum Inhalt des Dokuments und damit zur gesuchten Information herstellt, kann beispielsweise in Form eines Senders und Empfängers bestehen. Es werden somit Kennzeichnungen der Do­ kumente angeboten, die ein schnelles Auffinden des Dokuments ermöglichen. Bei ei­ ner Unternehmensverwaltung ist es so möglich, Dokumente unterschiedlicher Art schnell und einfach in der Datenbank aufzufinden. Mit der einheitlichen Kennzeich­ nungsstruktur der Dokumente wird erreicht, daß unabhängig von dem Bereich ein stets gleicher Aufbau für den Zugriff auf die Dokumente vorliegt. Mithin kann also sowohl bei der Lagerhaltung, als auch in der Buchhaltung sowie in der Personalver­ waltung stets nach der gleichen Art auf ein Dokument zugegriffen werden, ohne das Vorkenntnisse des Benutzers über die spezielle Art der Ablage des Dokuments vor­ ausgesetzt werden. Der zweistufige Aufbau der Kennzeichnung, bestehend aus erster Kennzeichnung und Unterkennzeichnung, ermöglicht einen branchenunabhängigen Einsatz des Verfahrens. Die erste Kennzeichnung, die die Art des Dokuments betrifft und damit diejenige Anwendung festlegt, die eine Bearbeitung des Dokuments zuläßt, kann auch nach erfolgter Auswahl der Unterkennzeichnungen vorgenommen werden, wobei in diesem Fall die einmal bestimmten Unterkennzeichnungen erhalten bleiben können.

In einer bevorzugten Weiterführung des Verfahrens werden weitere Unterkennzeich­ nungen für die Dokumente eingelesen und anschließend sämtliche Dokumente in der Anzeigeeinrichtung angezeigt, die die eingelesenen Unterkennzeichnungen aufweisen. In der Weiterbildung des Verfahrens ist es somit möglich, auch Dokumente durch die Angabe von mehr als zwei zusätzlichen Unterkennzeichnungen aufzufinden.

In einer bevorzugten Ausbildung des Verfahrens ist als Unterkennzeichnung der Do­ kumente jeweils eine Zuordnung von Kostenstelle und Kostenträger vorgesehen. Eine solche Kennzeichnung der Dokumente, abhängig von Kostenstelle und Kostenträger, ist branchenunabhängig und ermöglicht einen vielseitigen Einsatz des erfindungsge­ mäßen Verfahrens. Auch ermöglicht diese Aufteilung ein leichtes Finden der Doku­ mente, da die Kostenstelle des Unternehmens als internes Merkmal für den Mitarbei­ ter leicht überschaubar ist. Auch der Kostenträger ist ein leicht einzuordnendes Krite­ rium, da der Kostenträger, z. B. ein Auftraggeber, sich direkt aus dem Inhalt des ge­ suchten Dokuments ergibt. Diese Art der Kennzeichnung kann einheitlich für sämtli­ che Dokumente der Unternehmensverwaltung verwendet werden.

In einer bevorzugten Weiterbildung des Verfahrens sind die Unterkennzeichnungen der Dokumente hierarchisch in weitere Unterkennzeichnungen aufgegliedert. So kann die Kostenstellenseite unternehmensintern beispielsweise unterteilt werden in: Unter­ nehmen innerhalb eines Konzerns, Abteilungen des Unternehmens, Gruppen der Abteilungen und einzelne Mitarbeiter der Gruppen. Während die Kostenträgerstruktur beispielsweise in Kunde, Budget des Kunden, einzelnes Projekt innerhalb eines Budgets und einzelne Aufgabe innerhalb eines Projekts untergliedert werden kann. Mithin stehen sämtliche Dokumente der Unternehmensverwaltung dem Benutzer nach leicht durchschaubaren Kriterien zur Verfügung und können schnell aufgefunden werden. Zum Auffinden eines Dokuments muß lediglich die Relation zwischen der Kostenstelle- und der Kostenträgerhierachie hergestellt werden.

Zweckmäßigerweise sind alle Dokumente als Objekte in einer objektorientierten Da­ tenbank abgelegt. Die Verwendung einer Objektdatenbank gestattet es, das Verfahren weitgehend unabhängig von speziellen Anforderungen an die Dokumente durchzu­ führen und sämtliche Dokumente als Objekte mit entsprechenden Relationen in der Datenbank abzulegen. Die Datenbank kann auf mehreren Datenbankservern verteilt abgelegt sein. Die Kapselung von inhaltstragender Datei und deren Kennzeichnung zu einem Dokument ermöglicht eine kompakte Speicherung und ein effektives Zugreifen auf das Dokument mit kurzen Zugriffszeiten.

In einer bevorzugten Weiterführung des erfindungsgemäßen Verfahrens ist jedes Do­ kument nur einmal in der Datenbank enthalten und kann mehrere voneinander unabhängige Kennzeichnungen, bestehend aus erster Kennzeichnung und Unterkennzeich­ nungen tragen. Diese Art der Informationsablage, bei der jede Information nur einmal vorhanden ist, stellt eine größtmögliche Aktualität und Kohärenz der Daten in der Datenbank sicher, sogenanntes Single-Source-Prinzip. Wird ein Dokument, beispiels­ weise die Anschrift eines Kunden in einem Adressendokument geändert, so führt dies automatisch dazu, daß bei nachfolgenden Zugriffen auf die Adresse, stets die geän­ derte und aktuelle Adresse verwendet wird.

Zweckmäßigerweise wird bei einer Änderung des Dokuments mindestens die letzte Änderung des Dokuments und das ursprüngliche Dokument in der Datenbank abge­ legt. Diese Abspeicherung einer älteren Version stellt sicher, daß irrtümliche Ände­ rungen oder Änderungen, die zu einer Inkonsistenz geführt haben, nachträglich zu­ rückverfolgt und rückgängig gemacht werden können.

Ebenfalls gelöst wird die der Erfindung zugrundeliegende Aufgabe durch eine Vor­ richtung nach Anspruch 8. Die erfindungsgemäße Vorrichtung dient zur Suche von Dokumenten einer Unternehmensverwaltung mit einer Vielzahl von in einer Daten­ bank auf einem Massenspeicher abgelegten Dokumenten, die von unterschiedlicher Art sein können. Jedes Dokument trägt eine erste Kennzeichnung, die insbesondere die Art des Verwaltungsvorgangs betrifft, und zwei oder mehr Unterkennzeichnungen, die den Bezug des Dokuments zu seinem Inhalt herstellen. Es ist erfindungsgemäß mindestens eine Datenverarbeitungsvorrichtung vorgesehen, die eine Anzeigeeinheit, eine Eingabeeinheit und eine Speichereinheit aufweist. In der Datenbank sind die Dokumente abgelegt und eine erste Verarbeitungseinheit liest eine erste Kennzeichnung ein. Eine zweite Verarbeitungseinheit fragt abhängig von zwei durch die Eingabeeinheit eingelesenen Unterkennzeichnungen, sämtliche Dokumente in der Datenbank ab, die die Unterkennzeichnungen tragen, und löst deren Anzeige bzw. die Anzeige deren Titel auf der Anzeigeeinheit aus. Bei der erfindungsgemäßen Vorrich­ tung wirkt die zweite Verarbeitungseinheit mit der Datenbank, welche die Dokumente der Unternehmensverwaltung trägt, zusammen. Die erste Verarbeitungseinheit löst bei einer vorgegebenen ersten Kennzeichnung die Anzeige der Unterkennzeichnungen aus. Die Auswahl von einzelnen Dokumenten erfolgt unter Verwendung der zweiten Verarbeitungseinheit, die die weiteren Kennzeichnungen der Dokumente einliest. Beispielsweise würde die zweite Verarbeitungseinheit die Korrespondenz eines Bearbeiters mit einem Kunden oder Empfänger anzeigen lassen. Mit der erfin­ dungsgemäßen Vorrichtung werden die in der Datenbank der Unternehmensverwal­ tung enthaltenen Dokumente in einer leicht auffindbaren Form dem Benutzer prä­ sentiert, wodurch deren Handhabung wesentlich vereinfacht wird.

In einer vorteilhaften Weiterbildung der erfindungsgemäßen Vorrichtung weist die Datenverarbeitungsvorrichtung eine dritte Verarbeitungseinheit auf, die von den durch die zweite Verarbeitungseinheit angezeigten Dokumenten deren Unterkennzeichnun­ gen anzeigt und abhängig von einer durch die Eingabeeinheit eingelesenen Unter­ kennzeichnung, sämtliche Dokumente in der Datenbank anfragt, die die Unterkennzeichnung aufweisen, und deren Anzeige auf der Anzeigeeinheit auslöst. Die dritte nachgeschaltete Verarbeitungseinheit ermöglicht es, Dokumente, die mit Hilfe der zwei Unterkennzeichnungen nicht überschaubar darstellbar sind, durch einmalige oder wiederholte Anwendung der dritten Verarbeitungseinheit leicht aufzufinden. Mit Hilfe der dritten Unterkennzeichnung werden die Dokumente zu Gruppen zusammengefaßt.

In der zweckmäßigen Weiterbildung der erfindungsgemäßen Vorrichtung weist die Datenverarbeitungsanlage ein Computernetzwerk auf, das mit einem oder mehreren Datenbankservern verbunden ist.

Eine vorteilhafte Ausführung des Verfahrens wird anhand nachfolgender Figuren nä­ her beschrieben. Es zeigt:

Fig. 1 den Aufbau der Unterkennzeichnungen von Dokumenten bei dem vorliegenden Verfahren,

Fig. 2 eine herkömmliche eindimensionale Datenstruktur,

Fig. 3 das erfindungsgemäße Suchen von Dokumenten und

Fig. 4 eine Eingabeeinheit zum Einlesen der Kennzeichnungen.

Das nachfolgende Beispiel bezieht sich auf eine Unternehmensverwaltung für eine . Werbeagentur. Dem Suchen von Dokumenten ist eine Identifikation des Benutzers vorgeschaltet, die beispielsweise durch eine Passwortabfrage erfolgen kann. Nach Eingabe des Passwortes wird der Benutzer erkannt und kann Dokumente in der Unter­ nehmensverwaltung suchen und erstellen. Hierbei ist es möglich, daß abhängig von Sicherheitsvorkehrungen gewisse Dokumente für den angemeldeten Benutzer nicht sichtbar, lesbar und/oder speicherbar sind. Auch kann die Benutzerkennzeichnung be­ reits als eine erste Auswahl seiner Unterkennzeichnungen dienen.

Hat sich der Benutzer identifiziert, so kann in einem ersten Schritt die Art des inter­ essierenden Dokuments mit einer ersten Kennzeichnung ausgewählt werden. Bei­ spielsweise kann die Unternehmensverwaltung folgende Anwendungen mit entspre­ chenden ersten Kennzeichnungen aufweisen:

• - Adressenverwaltung,
• - Projektverwaltung zur Stellung und Bearbeitung von Projektdaten,
• - Buchhaltung,
• - Textbearbeitung,
• - Arbeitsflußverwaltung,
• - Kalender und
• - Dateiverwaltung, die den Titel einer Datei anzeigt und deren Auswahl ermög­ licht.

Die erste Kennzeichnung kann je nach Einsatzgebiet der Unternehmensverwaltung er­ folgen.

Wird nun ein bestimmtes Dokument gesucht, so kann eine erste Bestimmung des Do­ kuments anhand seiner ersten Kennzeichnung erfolgen. Diese gibt die Anwendung an mit der das Dokument bearbeitet werden kann. Die weitere Auswahl des Dokuments erfolgt nun im Prinzip in der in Fig. 1 dargestellten Weise. Die Dokumente der Unter­ nehmensverwaltung sind mit den Bezugsziffern 10, 12, 14, 16 und 18 gekennzeichnet. Jedes Dokument trägt zwei Unterkennzeichnungen. So tragen die Dokumente 10 und 12 die Unterkennzeichnung 20 und 22. Dokument 18 trägt die Unterkennzeichnungen 24 und 26. Wie aus Fig. 1 ersichtlich, sind die weiteren Unterkennzeichnungen der Dokumente 10 bis 18 hierarchisch aufgebaut. Der hierarchische Aufbau erfolgt bei den in Fig. 1 dargestellten Dokumenten 10 bis 18 so, daß auf einer Seite die Ebenen 28 bis 34 für die ersten Unterkennzeichnungen vorgesehen sind, während die zweiten Unterkennzeichnung durch die Ebenen 36 bis 42 erfolgt. In dem Ausführungsbeispiel einer Unternehmensverwaltung für eine Werbeagentur können die Ebenen der Unterkennzeichnungen beispielsweise wie folgt belegt werden: Ebene 28 entspricht dem Kunden, Ebene 30 entspricht dem Budget des Kundens, Ebene 32 entspricht einem Projekt innerhalb des Budgets und Ebene 34 entspricht den einzelnen Aufgaben innerhalb des Projekts. Die zweite Unterkennzeichnung kann sich an den Unternehmensstrukturen orientieren und beispielsweise mit 42 Unternehmen kennzeichnen, in Ebene 40 die Abteilungen, in Ebene 38 die einzelnen Gruppen der Ab­ teilung und in Ebene 36 die einzelnen Mitarbeiter der Gruppen. Es wird also für das Dokument durch die Unterkennzeichnungen der Budgetbezug und der Ressourcenbe­ zug hergestellt.

In dem in Fig. 1 dargestellten Beispiel erscheinen beispielsweise bei der Auswahl des Projekts 44 aus den in der Ebene 32 aufgelisteten Projekten und der Auswahl des Mit­ arbeiters 22 aus der Ebene 36 die Dokumente 10 und 12. Wird eine andere Doku­ mentengruppe in Form einer dritten Unterkennzeichnung gewählt, so erscheint bei dieser Wahl beispielsweise das Dokument 46.

Bei einer herkömmlichen Art der Speicherung der Dokumente erfolgt eine eindimen­ sionale Kennzeichnung der Dokumente, wie sie aus der in Fig. 2 dargestellten Abfolge von Dateiverzeichnissen 48, 49 und 50 ergibt. Eine Anordnung der Dokumente einer Unternehmensverwaltung kann sich daher bei herkömmlicher Anordnung in Ordner entweder an der Unternehmensstruktur oder an der Projekt- bzw. Tätigkeitsstruktur orientieren. Hierdurch ist jedoch das Auffinden von Dokumenten erschwert und die Komplexität der Unternehmensverwaltung begrenzt.

In Fig. 3 ist beispielhaft für eine Dateiverwaltung das Auffinden der Dokumente 10, 12 und 46 dargestellt. Durch die Auswahl des Projekts 32 und des Mitarbeiters 36 werden die entsprechenden Dokumente mit diesen Unterkennzeichnungen dargestellt.

Zur leichteren Orientierung tragen die Dokumente 10, 12, 46 eine dritte Unterkenn­ zeichnung 54 und 56, die diese leichter auffindbar macht. Die in Fig. 3 dargestellten Dokumente können mit Hilfe der dritten Unterkennzeichnung in sogenannte Doku­ ment-Gruppen eingeteilt werden. Als Dokument-Gruppen bieten sich an, beispiels­ weise Kommunikation (Brief, Fax, Mail), Information (Input, Schulung, Help), Ad­ ministration (Verwaltung und Verrechnung des eigenen Unternehmens) und Realisa­ tion (Wertschöpfungsdokumente: im Fall der Werbeagentur Text-, Layout- und Rein­ zeichnungsdoumente). Die Dokument-Gruppen können bei Bedarf auch in weitere Unterdokument-Gruppen unterschieden werden.

Zusammenfassend sind die dargestellt Auswahlmöglichkeiten in Fig. 4 noch einmal dargestellt. Durch die Auswahl von 58 und 60 wird eine erste Kennzeichnung des Do­ kuments festgelegt. Die Unterkennzeichnungen werden durch die Auswahl der Unter­ kennzeichnungen 28 bis 34 und 36 bis 42 festgelegt. Zusätzlich können Hilfsanwen­ dungen 62 zur besseren Handhabung der Dokumente angeboten werden.

Wird eine bestimmte Anwendung gewählt, so enthalten die Dokumente beispielsweise eine Zeit oder Finanzplanung, der Inhalt des Dokuments wird dann auf einem Zeitstrahl dargestellt, der eine einfache Übersicht gibt. Um eine Zeitplanung effektiver vornehmen zu können, ist eine Übersicht über bereits bestehende Zeitplanungen und deren Zuordnung zu Projekten und Mitarbeitern erforderlich. Mithin ist der durch die Unterkennzeichnung hergestellte Bezug der Dokumente zu Budget und Ressourcen auch für die Zeitplanung vorteilhaft. Bei der Kostenplanung können ebenfalls die einzelnen Kosten verursachenden Schritte entlang einem Zeitstrahl geplant werden, so daß eine vorausschauende Übersicht über ein Budget möglich ist. Auch hier bietet sich für eine detaillierte Einsicht in die Kostenkalkulation, die Kennzeichnung der Dokumente mit Bezug auf Budget und Ressourcen an.

Die oben beschriebene Kennzeichnung der einzelnen Dokumente ist nicht nur zum Auffinden von Dokumenten in der Unternehmensverwaltung vorteilhaft, sondern ebenfalls zum Ablegen neuer Dokumente in der Unternehmensverwaltung. Beispiels­ weise kann ein eingehendes Dokument elektronisch erfasst werden und zunächst le­ diglich hinsichtlich der Ebene 42 und 28 gekennzeichnet werden. Bei einem sich hieran anschließenden Weiterleiten des Dokuments an die Ebene 40 kann eine immer genauere Kennzeichnung des Dokuments bis hin zu einer Kennzeichnung auf den Ebenen 34 und 36 erfolgen, wodurch dann auch das eingegangene Dokument wieder leicht auffindbar ist.

Ein Vorteil der mit Bezug auf Fig. 1 beschriebenen Kennzeichnung der Dokumente 10 bis 18 liegt darin, daß die Kennzeichnung der Dokumente in den Ebenen 28 bis 34 und 36 bis 42 nach der Verwendung des Dokuments erfolgt. Indem ein Dokument mehreren Verwendungen zugeordnet wird, ist es möglich, in der Unternehmensver­ waltung das Prinzip der Single-Source umzusetzen. So können beispielsweise der Name und die persönlichen Daten des Mitarbeiters in einem Dokument abgelegt sein, auf das einerseits die Buchhaltung und andererseits die Personalabteilung zugreift.

Claims (10)

1. Verfahren zum Suchen von Dokumenten einer Unternehmensverwaltung, die eine Vielzahl von in einer Datenbank auf einem Massenspeicher abgelegten Doku­ menten aufweist, unter Verwendung einer Datenverarbeitungseinrichtung mit ei­ ner Eingabe- und Anzeigeeinrichtung,

• - wobei jedes Dokument eine erste Kennzeichnung, die die Art des Dokuments angibt, insbesondere die Art des Verwaltungsvorgangs oder dergleichen, und
• - zwei oder mehr Unterkennzeichnungen trägt, die einen Bezug zum Inhalt des Dokuments angeben, insbesondere Sender und Empfänger des Dokuments,

mit folgenden Verfahrensschritten:

• - Anzeigen sämtlicher erster Kennzeichnungen in der Anzeigeeinrichtung,
• - Einlesen einer ersten Kennzeichnung aus den angezeigten ersten Kennzeich­ nungen mit der Eingabeeinrichtung,
• - Anzeigen der Unterkennzeichnungen der Dokumente mit der ersten Kenn­ zeichnung in der Anzeigeeinrichtung,
• - Einlesen von mindestens zwei der angezeigten Unterkennzeichnungen über die Eingabeeinrichtung und
• - Anzeigen sämtlicher Dokumente, welche die erste Kennzeichnung und die Unterkennzeichnungen tragen, in der Anzeigeeinrichtung.

2. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß

• - zusätzliche Unterkennzeichnungen für die Dokumente eingelesen werden und
• - anschließend sämtliche Dokumente in der Anzeigeeinrichtung angezeigt wer­ den, die die eingelesene Unterkennzeichnung aufweisen.

3. Verfahren nach Anspruch 1 oder 2, dadurch gekennzeichnet, daß die Unterkenn­ zeichnung der Dokumente nach Kostenstelle und Kostenträger erfolgt.

4. Verfahren nach Anspruch 3, dadurch gekennzeichnet, daß jede Unterkennzeich­ nung hierarchisch in eine Abfolge von Unterkennzeichnungen gegliedert ist.

5. Verfahren nach Anspruch 3 oder 4, dadurch gekennzeichnet, daß alle Dokumente als Objekte in einer objektorientierten Datenbank abgelegt werden.

6. Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 5, dadurch gekennzeichnet, daß jedes Dokument nur einmal in der Datenbank enthalten ist und mit mehreren voneinan­ der unabhängigen Kennzeichnungen bestehend aus erster Kennzeichnung und Unterkennzeichnungen versehen werden kann.

7. Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 6, dadurch gekennzeichnet, daß bei ei­ ner Änderung des Dokuments mindestens die letzte Änderung des Dokuments und das ursprüngliche Dokument gespeichert werden.

8. Vorrichtung zur Suche von Dokumenten in einer Unternehmensverwaltung, die ei­ ne Vielzahl von in einer Datenbank auf einem Massenspeicher abgelegten Doku­ menten aufweist,

• - die eine erste Kennzeichnung für die Art des Dokuments, insbesondere die Art des Verwaltungsvorgangs oder dergleichen, und zwei oder mehr Unterkenn­ zeichnungen aufweisen, die einen Bezug zum Inhalt des Dokuments angeben, insbesondere Sender und Empfänger des Dokuments,

mit mindestens einer Datenverarbeitungseinrichtung,

• - die eine Anzeigeeinheit, eine Eingabeeinheit und eine Speichereinheit auf­ weist, in der die Datenbank mit den Dokumenten abgelegt ist,
• - und die eine erste Verarbeitungseinheit besitzt, die von der Eingabeeinheit eine erste Kennzeichnung für die Dokumente einliest
• - und die eine zweite Verarbeitungseinheit besitzt, die abhängig von zwei durch die Eingabeeinheit eingelesenen Unterkennzeichnungen, sämtliche Doku­ mente in der Datenbank anfragt, die die Kennzeichnung und die Unterkenn­ zeichnungen tragen, und deren Anzeige auf der Anzeigeeinheit auslöst.

9. Vorrichtung nach Anspruch 8, dadurch gekennzeichnet, daß die Datenverarbei­ tungsanlage eine dritte Verarbeitungseinheit aufweist, die

• - die Anzeige der Unterkennzeichnungen der durch die zweite Verarbeitungs­ einheit angezeigten Dokumente auf der Anzeigeeinheit auslöst und abhängig von einer durch die Eingabeeinheit eingelesenen Unterkennzeichnung sämtli­ che Dokumente in der Datenbank anfragt, die diese Unterkennzeichnung aufweisen, und deren Anzeige auf der Anzeigeeinheit auslöst.

10. Vorrichtung nach Anspruch 8 oder 9, dadurch gekennzeichnet, daß Datenverar­ beitungseinrichtung ein Computernetzwerk aufweist.