WO2001063469A2 - Verfahren und vorrichtung zum suchen von dokumenten einer unternehmensverwaltung - Google Patents

Verfahren und vorrichtung zum suchen von dokumenten einer unternehmensverwaltung Download PDF

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WO2001063469A2
WO2001063469A2 PCT/EP2001/002044 EP0102044W WO0163469A2 WO 2001063469 A2 WO2001063469 A2 WO 2001063469A2 EP 0102044 W EP0102044 W EP 0102044W WO 0163469 A2 WO0163469 A2 WO 0163469A2
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PCT/EP2001/002044
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WO2001063469A3 (de
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Arne Timm
Jan Heise
Steven Adler
Original Assignee
Rkk Rudolf Verwaltungs Gmbh
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Publication date
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Publication of WO2001063469A3 publication Critical patent/WO2001063469A3/de

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    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06F—ELECTRIC DIGITAL DATA PROCESSING
    • G06F16/00—Information retrieval; Database structures therefor; File system structures therefor
    • G06F16/20—Information retrieval; Database structures therefor; File system structures therefor of structured data, e.g. relational data
    • G06F16/28—Databases characterised by their database models, e.g. relational or object models
    • G06F16/289—Object oriented databases

Definitions

  • the invention relates to a method and a device for searching documents of a company administration which has a large number of documents stored in a database on a mass storage device.
  • a document is understood below to mean the unit stored in a database.
  • a computer system for several types of independent administrative tasks and a method for operating a universal computer management system are known from European patent EP 0 209 907 B1.
  • the system makes it possible to carry out various administrative processes, such as, for example, the financial and inventory management with a computer system.
  • transfer sections which record the relevant data in the form of tables.
  • a transaction diary file, a master file for goods and a collective file for financial management are created and processed.
  • Special administrative steps are then carried out with the help of these files.
  • the computer system relates to the creation and implementation of a company administration, the data being input via transfer sections and the output being provided in the form of inventory lists and similar lists.
  • a method for locating a document in a database is known from US Pat. No. 5,446,883.
  • a hierarchical procedure is proposed that generates further requests to secondary and tertiary database systems depending on an unsuccessful request.
  • DE 197 16 960 AI discloses a method for automatically evaluating digitally stored text files.
  • the text files have attributes that relate to the content of the text.
  • those text files are selected that have predefined first and second attributes.
  • the text files selected in the first step are searched for third and fourth attributes and the text files found in this way are identified.
  • the fifth attribute text files identified in a second step are subsequently searched. This procedure is carried out for a total of seven attributes.
  • the individual attributes are based on subject areas, country fields, content classifications, formal classifications, subject catalogs, preference and bibliography data.
  • a disadvantage of the known method is that text files are always accessed with a rigid grid of attributes.
  • the invention has for its object to provide a method and a device that enables easy and reliable locating documents of a company administration, in particular in a company administration with a large number of documents that relate to different processes.
  • the object is achieved by a method according to claim 1.
  • the method uses a data processing device, at least consisting of an input and output device.
  • Each document of the company administration bears a first label which indicates the type of the document, in particular the type of the administrative process or the like, and two or more sub-labels which relate to the content of the document.
  • the document of the company administration thus comprises a file that can be edited with the aid of an appropriate application and markings that enable it to be found.
  • All documents are stored as objects in an object-oriented database.
  • object-oriented database allows the method to be carried out largely independently of special requirements for the documents and to store all documents as objects with corresponding relationships in the database.
  • the database can be stored on several database servers.
  • the method according to the invention displays all the first markings in the display device that are possible for the documents contained in the database.
  • a label is then read in from the displayed first labels via the input device and the possible sub-labels are displayed in the display device. Then at least two of the displayed sub-labels are read in via the input device and all documents that have the read-in labels are displayed in the display device.
  • the search for a document in the database is not based on one-sided search criteria, such as the date of the creation. Position, logical storage space in a file system, title in a database, file number or similar criteria that only concern arbitrary decisions or random events in the creation of the document.
  • the two-stage structure of the label consisting of the first label and sub-label, enables the process to be used regardless of the industry.
  • the first identification which relates to the type of document and thus specifies the application which permits processing of the document, can also be carried out after selection of the sub-identification, in which case the sub-identification once determined can be retained.
  • each document is contained only once in the database and bears several independent identifiers, consisting of the first identifier and sub-identifiers.
  • This type of information storage in which each piece of information is only available once, ensures that the data in the database is up-to-date and as coherent as possible, the so-called single-source principle. If a document, for example the address of a customer, is changed in an address document, this automatically leads to the changed and current address being used for subsequent accesses to the address.
  • an assignment of cost center and cost unit is provided as sub-identification of the documents.
  • identification of the documents depending on the cost center and cost unit, is industry-independent and enables the method according to the invention to be used in a variety of ways. This division also makes it easy to find the documents, since the company's cost center as an internal feature is easy to understand for the employee.
  • the cost unit is also an easy to classify criterion, since the cost unit, e.g. B. a client results directly from the content of the document searched. This type of labeling can be used uniformly for all company administration documents.
  • the sub-labels of the documents are hierarchically broken down into further sub-labels.
  • the cost center side within the company can be divided into: companies within a group, departments of the company. Groups of departments and individual employees of the groups. While the cost unit structure can be broken down, for example, into customer, customer's budget, individual project within a budget and individual task within a project. As a result, all company administration documents are available to the user according to easily understandable criteria and can be found quickly. To find a document, you only have to establish the relationship between the cost center and the cost object hierarchy.
  • the object on which the invention is based is also achieved by a device according to claim 6.
  • the device according to the invention is used to search for documents of a company administration with a large number of documents which are stored in a database on a mass storage device and which can be of different types.
  • Each document is stored as an object in an object-oriented database and bears a first identifier, which relates in particular to the type of administrative process, and two or more sub-identifiers that relate the document to its content.
  • at least one data processing device is provided which has a display unit, a Has input unit and a storage unit.
  • the documents are stored in the database and a first processing unit reads in a first identifier.
  • a second processing unit queries all documents in the database that carry the sub-identifiers and triggers their display or the display of their titles on the display unit.
  • the second processing unit interacts with the database which carries the documents of the company administration. With a predetermined first identification, the first processing unit triggers the display of the sub-identification.
  • Individual documents are selected using the second processing unit, which reads in the further identification of the documents. For example, the second processing unit would display the correspondence between a processor and a customer or recipient.
  • the documents contained in the database of the company administration are presented to the user in an easily findable form, which considerably simplifies their handling.
  • the data processing device has a third processing unit which displays the sub-identifiers of the documents displayed by the second processing unit and, depending on a sub-identifier read by the input unit, requests all documents in the database which have the sub-identifier, and triggers their display on the display unit.
  • the third downstream processing unit makes it easy to find documents that are not clearly shown with the help of the two sub-identifiers by using the third processing unit once or repeatedly.
  • the documents are grouped together using the third sub-label.
  • the data processing system has a computer network which is connected to one or more database servers.
  • Fig. 4 is an input unit for reading the labels.
  • the following example relates to business administration for an advertising agency.
  • the search for documents is preceded by user identification, which can be done, for example, by a password query. After entering the password, the user is recognized and can search and create documents in the company administration. It is possible that, depending on security precautions, certain documents are not visible, readable and / or storable for the logged in user.
  • the user identifier can also serve as a first selection of its sub-identifiers.
  • the type of the document of interest can be selected with a first identification in a first step.
  • the company administration can have the following applications with corresponding first labels:
  • the first marking can take place depending on the area of application of the company administration.
  • a first determination of the document can be made on the basis of its first identification. This specifies an application with which the document can be edited.
  • the further selection of the document takes place in the manner shown in FIG. 1.
  • Company management documents are identified by reference numbers 10, 12, 14, 16 and 18. Each document has two sub-labels. Documents 10 and 12 thus bear the sub-markings 20 and 22. Document 18 bears the sub-markings 24 and 26. As can be seen from FIG. 1, the further sub-markings of documents 10 to 18 are structured hierarchically. In the documents 10 to 18 shown in FIG.
  • the hierarchical structure is such that the levels 28 to 34 are provided on one side for the first sub-labels, while the second sub-label is carried out by the levels 36 to 42.
  • the levels of the sub-labels can be assigned as follows: level 28 corresponds to the customer, level 30 corresponds to the customer's budget, level 32 corresponds to a project within the budget and level 34 corresponds to the individual tasks within the project.
  • the second sub-label can be based on the company structure and, for example, identify 42 companies, level 40 the departments, level 38 the individual groups of the department and level 36 the individual employees of the groups. The budget reference and the resource reference are therefore created for the document using the sub-labels.
  • documents 10 and 12 appear, for example, when selecting project 44 from the projects listed in level 32 and selecting employee 22 from level 36. If another group of documents is selected in the form of a third sub-identifier , for example, document 46 appears with this choice.
  • the documents are identified one-dimensionally, as results from the sequence of file directories 48, 49 and 50 shown in FIG. 2.
  • An arrangement of the documents of a company administration can, in the case of a conventional arrangement in folders, be based either on the company structure or on the project or activity structure. However, this makes it difficult to find documents and limits the complexity of company administration.
  • documents 10, 12 and 46 show the location of documents 10, 12 and 46 as an example for file management. By selecting project 32 and employee 36, the corresponding documents are shown with these sub-labels. For easier orientation, documents 10, 12, 46 have a third under- marking 54 and 56, which makes them easier to find.
  • the documents shown in FIG. 3 can be divided into so-called document groups using the third sub-identifier. Document groups are useful, for example communication (letter, fax, mail). Information (input. Training, help). Administration (administration and settlement of your own company) and realization (value-added documents: in the case of the advertising agency, text, layout and final artwork documents). If necessary, the document groups can also be divided into further sub-document groups.
  • the selection options are shown again in FIG. 4.
  • a first identification of the document is determined.
  • the sub-markings are determined by the selection of the sub-markings 28 to 34 and 36 to 42.
  • auxiliary applications 62 can be offered for better handling of the documents.
  • the documents contain, for example, a time or financial planning
  • the content of the document is then displayed on a timeline that provides a simple overview.
  • an overview of existing schedules and their assignment to projects and employees is required. Therefore, the reference of documents to budget and resources created by the sub-labeling is also advantageous for scheduling.
  • planning costs the individual steps that cause costs can also be planned along a timeline so that a forward-looking overview of a budget is possible.
  • a detailed insight into the cost calculation the labeling of the documents with reference to budget and resources is recommended.
  • the labeling of the individual documents described above is not only advantageous for finding documents in the company administration, but also for storing new documents in the company administration.
  • an incoming document can be recorded electronically and initially only identified with regard to levels 42 and 28. If the document is then forwarded to level 40, the document can be identified more and more precisely, even as far as levels 34 and 36, so that the received document can then be easily found again.
  • An advantage of the identification of documents 10 to 18 described with reference to FIG. 1 is that the identification of the documents in levels 28 to 34 and 36 to 42 takes place after the document has been used.
  • assigning a document to multiple uses it is possible to implement the principle of single source in company administration. For example, the employee's name and personal data can be stored in a document that is accessed by the accounting department and the human resources department.

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Abstract

Verfahren zum Suchen von Dokumenten einer Unternehmensverwaltung, wobei jedes Dokument als Objekt in der objektorientierten Datenbank nur einmal enthalten ist und mehrere voneinander unabhängige Kennzeichnungen bestehend aus einer ersten Kennzeichnung, die die Art des Dokuments angibt, insbesondere die Art des Verwaltungsvorgangs oder dergleichen, und zwei oder mehr Unterkennzeichnungen, die einen Bezug zum Inhalt des Dokuments angeben, insbesondere Sender und Empfänger des Dokuments, mit folgenden Verfahrensschritten: Anzeigen sämtlicher erster Kennzeichnungen, Einlesen einer ersten Kennzeichnung aus den angezeigten ersten Kennzeichnungen, Anzeigen der Unterkennzeichnungen der Dokumente mit der ersten Kennzeichnung, Einlesen von mindestens zwei der angezeigten Unterkennzeichnungen, Anzeigen sämtlicher Dokumente, welche die erste Kennzeichnung und die Unterkennzeichnungen tragen.

Description

Verfahren und Vorrichtung zum Suchen von Dokumenten einer Unternehmensverwaltung
Die Erfindung betrifft ein Verfahren und eine Vorrichtung zum Suchen von Dokumenten einer Unternehmensverwaltung, die eine Vielzahl von in einer Datenbank auf einem Massenspeicher abgelegten Dokumenten aufweist. Unter einem Dokument wird nachfolgend die in einer Datenbank abgelegte Einheit verstanden.
Aus dem europäischen Patent EP 0 209 907 Bl ist ein Computersystem für mehrere Arten von unabhängigen Verwaltungsaufgaben und ein Verfahren für den Betrieb eines universellen Computer-Verwaltungssystems bekannt. Das System ermöglicht es, verschiedene Verwaltungsvorgänge wie beispielsweise die Finanz- und Inventarverwaltung mit einem Computersystem durchzuführen. Hierzu ist bekannt, Transferabschnitte zu verwenden, die in Form von Tabellen die relevanten Daten erfassen. Mit Hilfe der Transferabschnitte wird eine Transaktionstagebuchdatei, eine Stammdatei für Waren und eine Sammeldatei für die Finanzverwaltung erzeugt und verarbeitet. Mit Hilfe dieser Dateien werden nachfolgend spezielle Verwaltungsschritte vorgenommen. Das Computersystem betrifft das Anlegen und Durchführen einer Unternehmensverwaltung, wobei die Dateneingabe über Transferabschnitte erfolgt und die Ausgabe in Form von Inventarlisten und ähnlichen Listen vorgesehen ist.
Aus der europäischen Patentanmeldung EP 0 306 965 A3 ist ein Verfahren zur vorausschauenden Planung von mehreren aufeinander bezogenen und voneinander abhängigen Ressourcen unter Verwendung eines Computersystems bekannt. Zur Planung wird eine Datenbank angelegt, die Informationen über die verfügbaren Ressourcen enthält. Die erwartete Verwendung und/oder der momentane Einsatz der Ressourcen wird als Funktion der Zeit dargestellt. Zur Verwaltung der Ressourcen wird ein Konfliktindex erstellt, der den Konflikt bei geplanten Verwendungen einer Ressource anzeigt.
Aus der Patentschrift US 5,446,883 ist ein Verfahren zum Auffinden eines Dokuments in einer Datenbank bekannt. Hierbei wird ein hierarchisches Vorgehen vorgeschlagen, das abhängig von einer ergebnislosen Anfrage weitere Anfragen an sekundäre und tertiäre Datenbanksysteme generiert.
Aus DE 197 16 960 AI ist ein Verfahren zum automatischen Auswerten von digital gespeicherten Textdateien bekannt. Die Textdateien weisen zusätzlich zu den Textdaten Attribute auf, die sich auf den Inhalt des Textes beziehen. Bei dem Verfahren werden in einem ersten Schritt diejenigen Textdateien ausgewählt, die vorgegebene erste und zweite Attribute aufweisen. In einem nachfolgenden zweiten Schritt werden die im ersten Schritt ausgewählten Textdateien nach dritten und vierten Attributen abgesucht und die so gefundenen Textdateien gekennzeichnet. In einem dritten Schritt werden nachfolgend die in einem zweiten Schritt gekennzeichneten Textdateien fünften Attributen abgesucht. Dieses Verfahren wird für insgesamt sieben Attribute durchgeführt. Den einzelnen Attributen liegen Themenbereiche, Länderfelder, inhaltliche Klassifikationen, formale Klassifikationen, Themenkataloge, Präferenz- und Bibliographie-Daten zugrunde. Nachteilig an dem bekannten Verfahren ist, daß stets mit einem starren Raster von Attributen auf Textdateien zugegriffen wird.
Der Erfindung liegt die Aufgabe zugrunde, ein Verfahren und eine Vorrichtung zu schaffen, die ein leichtes und zuverlässiges Auffinden von Dokumenten einer Unternehmensverwaltung ermöglicht, insbesondere in eine Unternehmensverwaltung mit einer Vielzahl von Dokumenten, die unterschiedliche Vorgänge betreffen. Erfindungsgemäß wird die Aufgabe durch ein Verfahren nach Anspruch 1 gelöst. Das Verfahren verwendet eine Datenverarbeitungseinrichtung, mindestens bestehend aus Eingabe- und Ausgabeeinrichtung. Jedes Dokument der Unternehmens- verwaltung trägt eine erste Kennzeichnung, die die Art des Dokuments angibt, insbesondere die Art des Verwaltungsvorgangs oder dergleichen, und zwei oder mehr Unterkennzeichnungen, die den Bezug zu dem Inhalt des Dokuments betreffen. Das Dokument der Unternehmensverwaltung umfaßt also eine Datei, die mit Hilfe einer entsprechenden Anwendung bearbeitet werden kann, und Kennzeichnungen, die sein Auffinden ermöglichen.
Alle Dokumente sind als Objekte in einer objektorientierten Datenbank abgelegt. Die Verwendung einer objektorientierten Datenbank gestattet, das Verfahren weitgehend unabhängig von speziellen Anforderungen an die Dokumente durchzuführen und sämtliche Dokumente als Objekte mit entsprechenden Relationen in der Datenbank abzulegen. Die Datenbank kann auf mehreren Datenbankservern verteilt abgelegt sein.
Das erfindungsgemäße Verfahren zeigt in einem ersten Verfahrensschritt sämtliche ersten Kennzeichnungen in der Anzeigeeinrichtung an, die für die in der Datenbank enthaltenen Dokumente möglich sind. Nachfolgend wird eine Kennzeichnung aus den angezeigten ersten Kennzeichnungen über die Eingabeeinrichtung eingelesen und es werden die möglichen Unterkennzeichnungen in der Anzeigeeinrichtung angezeigt. Anschließend werden mindestens zwei der angezeigten Unterkennzeichnungen über die Eingabeeinrichtung eingelesen und sämtliche Dokumente, die die eingelesenen Kennzeichnungen aufweisen, in der Anzeigeeinrichtung angezeigt. Bei dem erfindungsgemäßen Verfahren erfolgt das Suchen eines Dokuments in der Datenbank nicht nach einseitigen Suchkriterien, wie beispielsweise Datum der Er- Stellung, logische Speicherplatz in einem Dateisystem, Titel in einer Datenbank, Aktenzeichen oder ähnlichen Kriterien, die lediglich willkürliche Entscheidungen oder zufällige Ereignisse bei der Erstellung des Dokuments betreffen. Vielmehr wird mit der Verwendung von zwei Unterkennzeichnungen die Möglichkeit geschaffen, das Dokument im Hinblick auf seinen Bezug zu dem Unternehmensablauf zu speichern. Ein solcher Bezug, der zwangsläufig auch einen Bezug zum Inhalt des Dokuments und damit zur gesuchten Information herstellt, kann beispielsweise in Form eines Senders und Empfängers bestehen. Es werden somit Kennzeichnungen der Dokumente angeboten, die ein schnelles Auffinden des Dokuments ermöglichen. Die Kapselung von inhaltstragender Datei und deren Kennzeichnung zu einem Dokument ermöglicht eine kompakte Speicherung und ein effektives Zugreifen auf das Dokument mit kurzen Zugriffszeiten. Bei einer Unternehmensverwaltung ist es so möglich, Dokumente unterschiedlicher Art schnell und einfach in der Datenbank aufzufinden. Mit der einheitlichen Kennzeichnungsstruktur der Dokumente wird erreicht, daß unabhängig von dem Bereich ein stets gleicher Aufbau für den Zugriff auf die Daten der Dokumente vorliegt. Mithin kann also sowohl bei der Lagerhaltung, als auch in der Buchhaltung sowie in der Personalverwaltung stets nach der gleichen Art auf ein Dokument zugegriffen werden, ohne das Vorkenntnisse des Benutzers über die spezielle Art der Ablage des Dokuments vorausgesetzt werden. Der zweistufige Aufbau der Kennzeichnung, bestehend aus erster Kennzeichnung und Unterkennzeichnung, ermöglicht einen branchenunabhängigen Einsatz des Verfahrens. Die erste Kennzeichnung, die die Art des Dokuments betrifft und damit diejenige Anwendung festlegt, die eine Bearbeitung des Dokuments zuläßt, kann auch nach erfolgter Auswahl der Unterkennzeichnungen vorgenommen werden, wobei in diesem Fall die einmal bestimmten Unterkennzeichnungen erhalten bleiben können. Bei dem erfindungsgemäßen Verfahren ist jedes Dokument nur einmal in der Datenbank enthalten und trägt mehrere voneinander unabhängige Kennzeichnungen, bestehend aus erster Kennzeichnung und Unterkennzeichnungen. Diese Art der Informationsablage, bei der jede Information nur einmal vorhanden ist, stellt eine größtmögliche Aktualität und Kohärenz der Daten in der Datenbank sicher, sogenanntes Single-Source-Prinzip. Wird ein Dokument, beispielsweise die Anschrift eines Kunden in einem Adressendokument geändert, so führt dies automatisch dazu, daß bei nachfolgenden Zugriffen auf die Adresse, stets die geänderte und aktuelle Adresse verwendet wird.
In einer bevorzugten Weiterführung des Verfahrens werden weitere Unterkennzeichnungen für die Dokumente eingelesen und anschließend sämtliche Dokumente in der Anzeigeeinrichtung angezeigt, die die eingelesenen Unterkennzeichnungen aufweisen. In der Weiterbildung des Verfahrens ist es somit möglich, auch Dokumente durch die Angabe von mehr als zwei zusätzlichen Unterkennzeichnungen aufzufinden.
In einer bevorzugten Ausbildung des Verfahrens ist als Unterkennzeichnung der Dokumente jeweils eine Zuordnung von Kostenstelle und Kostenträger vorgesehen. Eine solche Kennzeichnung der Dokumente, abhängig von Kostenstelle und Kostenträger, ist branchenunabhängig und ermöglicht einen vielseitigen Einsatz des erfindungsgemäßen Verfahrens. Auch ermöglicht diese Aufteilung ein leichtes Finden der Dokumente, da die Kostenstelle des Unternehmens als internes Merkmal für den Mitarbeiter leicht überschaubar ist. Auch der Kostenträger ist ein leicht einzuordnendes Kriterium, da der Kostenträger, z. B. ein Auftraggeber, sich direkt aus dem Inhalt des gesuchten Dokuments ergibt. Diese Art der Kennzeichnung kann einheitlich für sämtliche Dokumente der Unternehmensverwaltung verwendet werden. In einer bevorzugten Weiterbildung des Verfahrens sind die Unterkennzeichnungen der Dokumente hierarchisch in weitere Unterkennzeichnungen aufgegliedert. So kann die Kostenstellenseite unternehmensintern beispielsweise unterteilt werden in: Unternehmen innerhalb eines Konzerns, Abteilungen des Unternehmens. Gruppen der Abteilungen und einzelne Mitarbeiter der Gruppen. Während die Kostenträgerstruktur beispielsweise in Kunde, Budget des Kunden, einzelnes Projekt innerhalb eines Budgets und einzelne Aufgabe innerhalb eines Projekts untergliedert werden kann. Mithin stehen sämtliche Dokumente der Unternehmensverwaltung dem Benutzer nach leicht durchschaubaren Kriterien zur Verfügung und können schnell aufgefunden werden. Zum Auffinden eines Dokuments muß lediglich die Relation zwischen der Kostenstelle- und der Kostenträgerhierarchie hergestellt werden.
Zweckmäßigerweise wird bei einer Änderung des Dokuments mindestens die letzte Änderung des Dokuments und das ursprüngliche Dokument in der Datenbank abgelegt. Diese Abspeicherung einer älteren Version stellt sicher, daß irrtümliche Änderungen oder Änderungen, die zu einer Inkonsistenz geführt haben, nachträglich zurückverfolgt und rückgängig gemacht werden können.
Ebenfalls gelöst wird die der Erfindung zugrundeliegende Aufgabe durch eine Vorrichtung nach Anspruch 6. Die erfindungsgemäße Vorrichtung dient zur Suche von Dokumenten einer Unternehmensverwaltung mit einer Vielzahl von in einer Datenbank auf einem Massenspeicher abgelegten Dokumenten, die von unterschiedlicher Art sein können. Jedes Dokument ist als Objekt in einer objektorientierten Datenbank abgelegt und trägt eine erste Kennzeichnung, die insbesondere die Art des Verwaltungsvorgangs betrifft, und zwei oder mehr Unterkennzeichnungen, die den Bezug des Dokuments zu seinem Inhalt herstellen. Es ist erfindungsgemäß mindestens eine Datenverarbeitungsvorrichtung vorgesehen, die eine Anzeigeeinheit, eine Eingabeeinheit und eine Speichereinheit aufweist. In der Datenbank sind die Dokumente abgelegt und eine erste Verarbeitungseinheit liest eine erste Kennzeichnung ein. Eine zweite Verarbeitungseinheit fragt abhängig von zwei durch die Eingabeeinheit eingelesenen Unterkennzeichnungen, sämtliche Dokumente in der Datenbank ab, die die Unterkennzeichnungen tragen, und löst deren Anzeige bzw. die Anzeige deren Titel auf der Anzeigeeinheit aus. Bei der erfindungsgemäßen Vorrichtung wirkt die zweite Verarbeitungseinheit mit der Datenbank, welche die Dokumente der Unternehmensverwaltung trägt, zusammen. Die erste Verarbeitungseinheit löst bei einer vorgegebenen ersten Kennzeichnung die Anzeige der Unterkennzeichnungen aus. Die Auswahl von einzelnen Dokumenten erfolgt unter Verwendung der zweiten Verarbeitungseinheit, die die weiteren Kennzeichnungen der Dokumente einliest. Beispielsweise würde die zweite Verarbeitungseinheit die Korrespondenz eines Bearbeiters mit einem Kunden oder Empfänger anzeigen lassen. Mit der erfmdungsgemäßen Vorrichtung werden die in der Datenbank der Unternehmensverwaltung enthaltenen Dokumente in einer leicht auffindbaren Form dem Benutzer präsentiert, wodurch deren Handhabung wesentlich vereinfacht wird.
In einer vorteilhaften Weiterbildung der erfindungsgemäßen Vorrichtung weist die Datenverarbeitungsvorrichtung eine dritte Verarbeitungseinheit auf, die von den durch die zweite Verarbeitungseinheit angezeigten Dokumenten deren Unterkennzeichnungen anzeigt und abhängig von einer durch die Eingabeeinheit eingelesenen Unterkennzeichnung, sämtliche Dokumente in der Datenbank anfragt, die die Unterkennzeichnung aufweisen, und deren Anzeige auf der Anzeigeeinheit auslöst. Die dritte nachgeschaltete Verarbeitungseinheit ermöglicht es, Dokumente, die mit Hilfe der zwei Unterkennzeichnungen nicht überschaubar dargestellt sind, durch einmalige oder wiederholte Anwendung der dritten Verarbeitungseinheit leicht aufzufinden. Mit Hilfe der dritten Unterkennzeichnung werden die Dokumente zu Gruppen zusammengefaßt. In der zweckmäßigen Weiterbildung der erfindungsgemäßen Vorrichtung weist die Datenverarbeitungsanlage ein Computernetzwerk auf, das mit einem oder mehreren Datenbankservern verbunden ist.
Eine vorteilhafte Ausführung des Verfahrens wird anhand nachfolgender Figuren näher beschrieben. Es zeigt:
Fig. 1 den Aufbau der Unterkennzeichnungen von Dokumenten bei dem vorliegenden Verfahren,
Fig. 2 eine herkömmliche eindimensionale Datenstruktur,
Fig. 3 das erfindungsgemäße Suchen von Dokumenten und
Fig. 4 eine Eingabeeinheit zum Einlesen der Kennzeichnungen.
Das nachfolgende Beispiel bezieht sich auf eine Unternehmensverwaltung für eine Werbeagentur. Dem Suchen von Dokumenten ist eine Identifikation des Benutzers vorgeschaltet, die beispielsweise durch eine Paßwortabfrage erfolgen kann. Nach Eingabe des Paßwortes wird der Benutzer erkannt und kann Dokumente in der Unternehmensverwaltung suchen und erstellen. Hierbei ist es möglich, daß abhängig von Sicherheitsvorkehrungen gewisse Dokumente für den angemeldeten Benutzer nicht sichtbar, lesbar und/oder speicherbar sind. Auch kann die Benutzerkennzeichnung bereits als eine erste Auswahl seiner Unterkennzeichnungen dienen.
Hat sich der Benutzer identifiziert, so kann in einem ersten Schritt die Art des interessierenden Dokuments mit einer ersten Kennzeichnung ausgewählt werden. Bei- spielsweise kann die Unternehmensverwaltung folgende Anwendungen mit entsprechenden ersten Kennzeichnungen aufweisen:
-Adressenverwaltung,
-Projektverwaltung zur Stellung und Bearbeitung von Projektdaten, -Buchhaltung, -Textbearbeitung, -Arbeitsflußverwaltung, -Kalender und
-Dateiverwaltung, die den Titel einer Datei anzeigt und deren Auswahl ermöglicht.
Die erste Kennzeichnung kann je nach Einsatzgebiet der Unternehmensverwaltung erfolgen.
Wird nun ein bestimmtes Dokument gesucht, so kann eine erste Bestimmung des Dokuments anhand seiner ersten Kennzeichnung erfolgen. Diese gibt eine Anwendung an, mit der das Dokument bearbeitet werden kann. Die weitere Auswahl des Dokuments erfolgt in der in Fig. 1 dargestellten Weise. Die Dokumente der Unternehmensverwaltung sind mit den Bezugsziffern 10, 12, 14, 16 und 18 gekennzeichnet. Jedes Dokument trägt zwei Unterkennzeichnungen. So tragen die Dokumente 10 und 12 die Unterkennzeichnung 20 und 22. Dokument 18 trägt die Unterkennzeichnungen 24 und 26. Wie aus Fig. 1 ersichtlich, sind die weiteren Unterkennzeichnungen der Dokumente 10 bis 18 hierarchisch aufgebaut. Der hierarchische Aufbau erfolgt bei den in Fig. 1 dargestellten Dokumenten 10 bis 18 so, daß auf einer Seite die Ebenen 28 bis 34 für die ersten Unterkennzeichnungen vorgesehen sind, während die zweiten Unterkennzeichnung durch die Ebenen 36 bis 42 erfolgt. In dem Ausführungsbeispiel einer Unternehmensverwaltung für eine Werbeagentur können die Ebenen der Unterkennzeichnungen beispielsweise wie folgt belegt werden: Ebene 28 entspricht dem Kunden, Ebene 30 entspricht dem Budget des Kunden, Ebene 32 entspricht einem Projekt innerhalb des Budgets und Ebene 34 entspricht den einzelnen Aufgaben innerhalb des Projekts. Die zweite Unterkennzeichnung kann sich an den Unternehmensstrukturen orientieren und beispielsweise mit 42 Unternehmen kennzeichnen, in Ebene 40 die Abteilungen, in Ebene 38 die einzelnen Gruppen der Abteilung und in Ebene 36 die einzelnen Mitarbeiter der Gruppen. Es wird also für das Dokument durch die Unterkennzeichnungen der Budgetbezug und der Ressourcenbezug hergestellt.
In dem in Fig. 1 dargestellten Beispiel erscheinen beispielsweise bei der Auswahl des Projekts 44 aus den in der Ebene 32 aufgelisteten Projekten und der Auswahl des Mitarbeiters 22 aus der Ebene 36 die Dokumente 10 und 12. Wird eine andere Dokumentengruppe in Form einer dritten Unterkennzeichnung gewählt, so erscheint bei dieser Wahl beispielsweise das Dokument 46.
Bei einer herkömmlichen Art der Speicherung der Dokumente erfolgt eine eindimensionale Kennzeichnung der Dokumente, wie sie aus der in Fig. 2 dargestellten Abfolge von Dateiverzeichnissen 48, 49 und 50 ergibt. Eine Anordnung der Dokumente einer Unternehmensverwaltung kann sich daher bei herkömmlicher Anordnung in Ordner entweder an der Unternehmensstruktur oder an der Projekt- bzw. Tätigkeitsstruktur orientieren. Hierdurch ist jedoch das Auffinden von Dokumenten erschwert und die Komplexität der Unternehmensverwaltung begrenzt.
In Fig. 3 ist beispielhaft für eine Dateiverwaltung das Auffinden der Dokumente 10. 12 und 46 dargestellt. Durch die Auswahl des Projekts 32 und des Mitarbeiters 36 werden die entsprechenden Dokumente mit diesen Unterkennzeichnungen dargestellt. Zur leichteren Orientierung tragen die Dokumente 10, 12, 46 eine dritte Un- terkennzeichnung 54 und 56, die diese leichter auffindbar macht. Die in Fig. 3 dargestellten Dokumente können mit Hilfe der dritten Unterkennzeichnung in sogenannte Dokument-Gruppen eingeteilt werden. Als Dokument-Gruppen bieten sich an, beispielsweise Kommunikation (Brief, Fax, Mail). Information (Input. Schulung, Help). Administration (Verwaltung und Verrechnung des eigenen Unternehmens) und Realisation (Wertschöpfungsdokumente: im Fall der Werbeagentur Text-, Layout- und Reinzeichnungsdokumente). Die Dokument-Gruppen können bei Bedarf auch in weitere Unterdokument-Gruppen unterschieden werden.
Zusammenfassend sind die Auswahlmöglichkeiten in Fig. 4 noch einmal dargestellt. Durch die Auswahl von 58 und 60 wird eine erste Kennzeichnung des Dokuments festgelegt. Die Unterkennzeichnungen werden durch die Auswahl der Unterkennzeichnungen 28 bis 34 und 36 bis 42 festgelegt. Zusätzlich können Hilfsanwendungen 62 zur besseren Handhabung der Dokumente angeboten werden.
Wird eine bestimmte Anwendung gewählt, so enthalten die Dokumente beispielsweise eine Zeit- oder Finanzplanung, der Inhalt des Dokuments wird dann auf einem Zeitstrahl dargestellt, der eine einfache Übersicht gibt. Um eine Zeitplanung effektiver vornehmen zu können, ist eine Übersicht über bereits bestehende Zeitplanungen und deren Zuordnung zu Projekten und Mitarbeitern erforderlich. Mithin ist der durch die Unterkennzeichnung hergestellte Bezug der Dokumente zu Budget und Ressourcen auch für die Zeitplanung vorteilhaft. Bei der Kostenplanung können ebenfalls die einzelnen Kosten verursachenden Schritte entlang einem Zeitstrahl geplant werden, so daß eine vorausschauende Übersicht über ein Budget möglich ist. Auch hier bietet sich für eine detaillierte Einsicht in die Kostenkalkulation, die Kennzeichnung der Dokumente mit Bezug auf Budget und Ressourcen an. Die oben beschriebene Kennzeichnung der einzelnen Dokumente ist nicht nur zum Auffinden von Dokumenten in der Unternehmensverwaltung vorteilhaft, sondern ebenfalls zum Ablegen neuer Dokumente in der Unternehmensverwaltung. Beispielsweise kann ein eingehendes Dokument elektronisch erfaßt werden und zunächst lediglich hinsichtlich der Ebene 42 und 28 gekennzeichnet werden. Bei einem sich hieran anschließenden Weiterleiten des Dokuments an die Ebene 40 kann eine immer genauere Kennzeichnung des Dokuments bis hin zu einer Kennzeichnung auf den Ebenen 34 und 36 erfolgen, wodurch dann auch das eingegangene Dokument wieder leicht auffindbar ist.
Ein Vorteil der mit Bezug auf Fig. 1 beschriebenen Kennzeichnung der Dokumente 10 bis 18 liegt darin, daß die Kennzeichnung der Dokumente in den Ebenen 28 bis 34 und 36 bis 42 nach der Verwendung des Dokuments erfolgt. Indem ein Dokument mehreren Verwendungen zugeordnet wird, ist es möglich, in der Unternehmensverwaltung das Prinzip der Single-Source umzusetzen. So können beispielsweise der Name und die persönlichen Daten des Mitarbeiters in einem Dokument abgelegt sein, auf das einerseits die Buchhaltung und andererseits die Personalabteilung zugreift.

Claims

A n s p r ü c h e
1. Verfahren zum Suchen von Dokumenten einer Unternehmensverwaltung, die eine Vielzahl von in einer objektorientierten Datenbank auf einem Massenspeicher abgelegten Dokumenten aufweist, unter Verwendung einer Datenverarbeitungseinrichtung mit einer Eingabe- und Anzeigeeinrichtung,
- wobei jedes Dokument als Objekt in der objektorientierten Datenbank nur einmal enthalten ist und mehrere voneinander unabhängige Kennzeichnungen bestehend aus einer ersten Kennzeichnung, die die Art des Dokuments angibt, insbesondere die Art des Verwaltungsvorgangs oder dergleichen, und zwei oder mehr Unterkennzeichnungen, die einen Bezug zum Inhalt des Dokuments angeben, insbesondere Sender und Empfänger des Dokuments, mit folgenden Verfahrens schritten:
- Anzeigen sämtlicher erster Kennzeichnungen in der Anzeigeeinrichtung,
Einlesen einer ersten Kennzeichnung aus den angezeigten ersten Kennzeichnungen mit der Eingabeeinrichtung,
- Anzeigen der Unterkennzeichnungen der Dokumente mit der ersten Kennzeichnung in der Anzeigeeinrichtung,
Einlesen von mindestens zwei der angezeigten Unterkennzeichnungen über die Eingabeeinrichtung und
Anzeigen sämtlicher Dokumente, welche die erste Kennzeichnung und die Unterkennzeichnungen tragen, in der Anzeigeeinrichtung.
2. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß zusätzliche Unterkennzeichnungen für die Dokumente eingelesen werden und anschließend sämtliche Dokumente in der Anzeigeeinrichtung angezeigt werden, die die eingelesene Unterkennzeichnung aufweisen.
3. Verfahren nach Anspruch 1 oder 2, dadurch gekennzeichnet, daß die Unterkennzeichnung der Dokumente nach Kostenstelle und Kostenträger erfolgt.
4. Verfahren nach Anspruch 3, dadurch gekennzeichnet, daß jede Unterkennzeichnung hierarchisch in eine Abfolge von Unterkennzeichnungen gegliedert ist.
5. Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 4, dadurch gekennzeichnet, daß bei einer Änderung des Dokuments mindestens die letzte Änderung des Dokuments und das ursprüngliche Dokument gespeichert werden.
6. Vorrichtung zur Suche von Dokumenten in einer Unternehmensverwaltung, die eine Vielzahl von als Objekte in einer objektorientierten Datenbank auf einem Massenspeicher abgelegten Dokumenten aufweist, wobei jedes Dokument als Objekt in der objektorientierten Datenbank nur einmal enthalten ist und mehrere voneinander unabhängige Kennzeichnungen bestehend aus einer ersten Kennzeichnung für die Art des Dokuments, insbesondere die Art des Verwaltungsvorgangs oder dergleichen, und zwei oder mehr Unterkennzeichnungen aufweist, die einen Bezug zum Inhalt des Dokuments angeben, insbesondere Sender und Empfänger des Dokuments, mit mindestens einer Datenverarbeitungseinrichtung, die eine Anzeigeeinheit, eine Eingabeeinheit und eine Speichereinheit aufweist, in der die Datenbank mit den Dokumenten abgelegt ist. und die eine erste Verarbeitungseinheit besitzt, die von der Eingabeeinheit eine erste Kennzeichnung für die Dokumente einliest und die eine zweite Verarbeitungseinheit besitzt, die abhängig von zwei durch die Eingabeeinheit eingelesenen Unterkennzeichnungen sämtliche Dokumente in der Datenbank anfragt, die die Kennzeichnung und die Unterkennzeichnungen tragen, und deren Anzeige auf der Anzeigeeinheit auslöst.
7. Vorrichtung nach Anspruch 6. dadurch gekennzeichnet, daß die Datenverarbeitungsanlage eine dritte Verarbeitungseinheit aufweist, die die Anzeige der Unterkennzeichnungen der durch die zweite Verarbeitungseinheit angezeigten Dokumente auf der Anzeigeeinheit auslöst und abhängig von einer durch die Eingabeeinheit eingelesenen Unterkennzeichnung sämtliche Dokumente in der Datenbank anfragt, die diese Unterkennzeichnung aufweisen, und deren Anzeige auf der Anzeigeeinheit auslöst.
8. Vorrichtung nach Anspruch 6 oder 7. dadurch gekennzeichnet, daß Datenverarbeitungseinrichtung ein Computernetzwerk aufweist.
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