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Die Erfindung betrifft ein Aktenverwaltungssystem für gewerbliche Schutzrechte wie Patente, Marken und Muster. Solche gewerblichen Schutzrechte stellen spezielle Forderungen, die ein Aktenverwaltungssystem erfüllen muss. Ein Patent oder eine Marke geht einher mit vielen administrativen Daten, deren Konsistenz kritisch ist. Z. B. hat ein Patent einen Anmeldetag, der die Fälligkeit von Jahresgebühren bestimmt; wird eine rechtzeitige Zahlung versäumt, kann das den Verlust des Schutzrechts zur Folge haben. Ähnlich mit dem Amtsaktenzeichen eines Patents: wird das falsche für eine Gebührenzahlung an ein Patentamt verwendet, kann ebenfalls das Schutzrecht verloren gehen. Natürlich gibt es außer dem Anmeldetag und dem Amtsaktenzeichen von Schutzrechten viele weitere Daten; es gibt Textdateien, Graphikdateien, Amtsbescheide und weitere noch komplexere Daten, die auf Seiten eines Mandanten oder Anmelders sicher gespeichert und verwaltet werden müssen.
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Patentanwaltskanzleien oder Patentabteilungen müssen Zehn- oder Hunderttausende von Schutzrechten verwalten, es gibt jedoch Datenbankmaschinen, die entsprechend große Datenmengen sicher speichern und aufgrund von leistungsfähigen Datenbank-Strategien auch augenblicklich auffinden können. Derartige Datenbankmaschinen laufen typischerweise auf Fileservern, die auf große Datenspeichergeräte zugreifen und relationale indizierte Tabellen verwalten, um Suchanfragen schnell bedienen zu können. Aktenverwaltungssysteme für Schutzrechte verwenden daher eine auf einem Server laufende Datenbankmaschine.
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Ein erstes wichtiges Kriterium für ein Schutzrecht-Aktenverwaltungssystem ist Flexibilität als Antwort auf wechselnde Anforderungen, sei es auf Amtsseite (z. B. Patentamt) oder auf Seiten des Mandanten oder Anmelders. Datenbankmaschinen bedürfen häufiger Wartung, um Datenstrukturen oder Funktionalität an die sich entwickelnden Bedürfnisse anzupassen und die Leistungsfähigkeit aufrecht zu erhalten. Derartige Wartungsvorgänge müssen von qualifiziertem Personal durchgeführt werden und benötigen oft lange Abschaltzeiten für das gesamte System. Von großem Vorteil wäre die Möglichkeit, Änderungen in Datenstrukturen und Funktionalität auf Benutzerebene ohne besondere Administratorqualifikation vornehmen zu können.
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Es ist eine Herausforderung, den Wartungsaufwand zu minimieren, indem Datenstrukturen und Funktionalität an die sich entwickelnden Anforderungen angepasst werden können, ohne Unterstützung durch speziell geschultes Personal oder auch nur Hilfe von auswärts zu benötigen.
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Die Erfindung schlägt ein Aktenverwaltungssystem für gewerbliche Schutzrechte vor, das eine auf einem Server laufende Datenbankmaschine und eine auf einem Desktop laufende Anwendung umfasst, die auf die Datenbankmaschine zugreift. Die Datenbankmaschine muss mit relationalen indizierten Tabellen arbeiten können. Das System enthält ferner eine Aktentabelle, in der Datensätze Akten zugeordnet sind und Akten-Datensätze Datenfelder für elementare Aktendaten haben, zu denen ein eindeutiges Aktenzeichen und ein Aktentyp zählen. Das System enthält ferner eine Datentabelle, worin Datensätze ein Datenfeld, ein Aktenzeichenfeld und ein Feld für einen Feldcode enthalten, welch letzteres die Art der in dem Datenfeld gespeicherten Daten angibt. Der Schlüssel für alle Lese/Schreib-Zugriffe in dem System ist eine Felddefinitionstabelle. In der Felddefinitionstabelle enthalten die Datensätze ein Aktentypfeld und ein Codefeld. Die Felddefinitionstabelle benutzt einen Indexschlüssel, der zusammengesetzt ist aus dem Aktentypfeld und dem Codefeld, die Datentabelle benutzt einen Indexschlüssel, der zusammengesetzt ist aus dem Aktenzeichenfeld und dem Codefeld, und auf in einem Datenfeld der Datentabelle gespeicherte Daten wird lesend/schreibend zugegriffen, indem zuerst auf die Felddefinitionstabelle mit dem Aktentyp aus der Aktentabelle und einem ausgewählten Feldcode zugegriffen wird und dann auf die Datentabelle mit dem Aktenzeichen und dem ausgewählten Feldcode zugegriffen wird. Mit dieser Architektur wird in der Aktentabelle eine feste Gruppe von Basisdaten gespeichert, und eine unbegrenzte Anzahl von Datenfeldern kann jedem Aktentyp zugeordnet werden. Zum Beispiel kann eine Patentakte ein Datenfeld enthalten, in dem eine Zusammenfassung gespeichert ist, während eine Markenakte nicht dieses Datenfeld sondern ein Datenfeld zum Speichern eines Warenverzeichnisses benötigt. Neue Datenfelder können einem Aktentyp zur Laufzeit zugewiesen werden, ohne speziellen Support oder Unterstützung von auswärts zu benötigen. Sobald ein neuer Datensatz in der Felddefinitionstabelle für einen gegebenen Aktentyp angelegt ist, ist ein neues Datenfeld für alle Akten dieses Aktentyps verfügbar. Jeder Datensatz in der Felddefinitionstabelle enthält vorzugsweise eine Beschreibung der Art von Daten, die in dem Datenfeld gespeichert werden, auf das der Feldcode dieses Datensatzes verweist, und natürlich kann diese Beschreibung mehrsprachig sein und die Sprache vom Benutzer ausgewählt werden.
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Unter der Bezeichnung „Aktentyp” wird hier die Kategorie des gewerblichen Schutzrechts verstanden, z. B. Patent oder Marke, aber auch ein allgemeiner Aktentyp wie Nachforschung, Streitsache, Einspruch usw. Überdies kann ein „Aktentyp” in Verbindung mit einem Ländercode angegeben sein, so dass z. B. eine deutsche Patentakte eine andere Datenstruktur haben kann als eine europäische Patentakte.
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Ein zweiter wesentlicher Aspekt für ein Aktenverwaltungssystem gewerblicher Schutzrechte ist natürlich die Benutzerschnittstelle, also eine Anwendung, die auf einem Desktop-Computer läuft und auf die Datenbankmaschine zugreift. Elementare Funktionen einer solchen Anwendung sind Dateneingabe und Datenzugriff. Für die Dateneingabe bearbeitet der Benutzer Daten verschiedener Art typischerweise in einem Dialogfeld (z. B. in einem Dialogfenster), das Editierfelder wie Textfelder, Datumsfelder, Logikfelder, Listboxen usw. enthält. Wegen der Komplexität und Unterschiedlichkeit der Daten in einer Schutzrechtsakte werden gewöhnlich in Anwendungen große Dateneingabedialoge verwendet, mit vielen Eingabefeldern in einer Datenbearbeitungsmaske, die gleichzeitig zum Bearbeiten verfügbar sind, obwohl gewöhnlich nur wenige davon in einem gegebenen Kontext von Interesse sind. Der Benutzer muss innerhalb der Datenbearbeitungsmaske alle diejenigen Datenfelder ausfindig machen, die in einem gegebenen Kontext von Interesse sind. Dies setzt zum einen voraus, dass der Benutzer mit allen möglicherweise relevanten Datenfeldern vertraut ist, und zum anderen besteht dennoch die Gefahr von Fehlern und Verwechslungen. In einem Aktenverwaltungssystem für Schutzrechte können aber Fehler bei wesentlichen Daten nicht toleriert werden.
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Es ist daher ein weiteres Anliegen, die Datenbearbeitungsvorgänge stark zu vereinfachen, indem ein Standard-Bearbeitungsdialog mit nur wenigen Bearbeitungsfeldern angeboten wird, worin die in einem gegebenen Kontext relevanten Daten zugewiesen sind. Erreicht wird dies bei der bevorzugten Ausführungsform mit einem Standard-Bearbeitungsfenster, das mehrere Bearbeitungsfelder enthält, darunter einzeilige Eingabefelder, Datumsfelder, mehrzeilige Eingabefelder, Listboxen und Checkboxen, und die Felddefinitionstabelle weist Eingabefeldern des Bearbeitungsfensters Daten aus der Datentabelle oder aus der Aktentabelle so zu, wie dies die Codefelder der Felddefinitionstabelle angeben, wobei die Datensätze der Felddefinitionstabelle ferner eine Beschreibung der zugewiesenen Daten enthalten und diese Beschreibung in den Feldbezeichnern der zugewiesenen Eingabefelder verwendet werden. Es ist erneut die Felddefinitionstabelle, die steuert, in diesem Fall durch Zuweisen von zu bearbeitenden Daten zu den Eingabefeldern des Standard-Bearbeitungsfensters sowie Zuweisung der zugehörigen Feldbezeichner zu den Eingabefeldern. Vorzugsweise wird das Standard-Bearbeitungsfenster durchgehend für die Bearbeitung der Daten aus der Datentabelle oder aus der Aktentabelle verwendet, und die Eingabefelder werden nach Bedarf aktiviert oder deaktiviert: Eingabefelder, die nicht benötigt werden, sind deaktiviert.
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Natürlich können nicht alle Anforderungen der Datenbearbeitung mit nur einem Standard-Bearbeitungsfenster abgedeckt werden. Beispielsweise benötigen Adressendaten eine separate Bearbeitungsmaske. Es hat sich jedoch überraschend gezeigt, dass die meisten wesentlichen Daten in einem Aktenverwaltungssystem für Schutzrechte mit nur einem Standard-Bearbeitungsfenster editiert werden können.
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Die Felddefinitionstabelle enthält vorzugsweise Datensätze, deren Feldcodes nicht auf Datenfelder in der Datentabelle oder Aktentabelle verweisen, sondern eine Auswahl von Feldcodes, die ihrerseits auf Datenfelder in der Datentabelle oder Aktentabelle verweisen, ausgewählten Eingabefeldern des Standard-Bearbeitungsfensters zuweisen. Diese speziellen Datensätze der Felddefinitionstabelle definieren somit Gruppen von Daten, die einem gegebenen Kontext entsprechend gleichzeitig zur Bearbeitung in dem Standard-Bearbeitungsfenster dargeboten werden. Da ein solcher Datensatz ein Feld mit einer Beschreibung enthält, kann das Standard-Bearbeitungsfenster mit einem Titel versehen werden, der den Kontext angibt.
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Die Datenausgabe kann ein komplexer Vorgang sein, von der einfachen Datenanzeige bis hin zu aufwendigen Datenblättern, Listen oder Formularen. Gemäß einem weiteren Aspekt der Erfindung enthält das System einen Reportgenerator, der auf Daten zugreift, indem Platzhalter decodiert werden, von denen jeder einen Feldcode enthält, der auf Daten verweist. Es isr erneut die Felddefinitionstabelle, die den Zugriff auf die Daten steuert, in diesem Fall einen lesenden Zugriff.
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Typische Bürovorgänge umfassen Datenbearbeitung und Datenausgabe. Eine gut bekannte Strategie besteht darin, solche Vorgänge in Abläufen, sog. Workflows, zu bündeln. Gewöhnlich wird aber unter einem Workflow lediglich eine Ansammlung von Operationen verstanden, die vom Benutzer nacheinander abgearbeitet werden. Bei der bevorzugten Ausführungsform ist eine Workflow-Tabelle vom Anlegen einer Akte bis zu ihrem Verfall in aufeinanderfolgenden Workflow-Schritten organisiert, die auszuführende Aktionen definieren. Diese Aktionen umfassen die Datenbearbeitung und den Datenzugriff mittels Reportgenerator, aber ganz allgemein auch andere Aktionen wie das Erstellen von Rechnungen, Briefen, Berichten, Formularen, die Aufnahme von Fristen und dergleichen. Das System enthält ferner eine Aktionstabelle, die mit der Workflow-Tabelle verknüpft ist und den Workflow-Schritten verschiedenste Aktionen zuweist. Vorzugsweise sind in der Workflow-Tabelle Nummern den Workflow-Schritten zugeordnet, und die Workflow-Schritte werden verkettet, indem die Workflow-Schritte auf anschließend auszuführende Workflow-Schritte verweisen, wobei die Nummern von abgearbeiteten Workflow-Schritten in einem Feld entsprechender Datensätze der Aktentabelle gespeichert werden. Auf diese Weise ”erinnert” sich jede Akte an den zuletzt erledigten Workflow-Schritt und leitet den Benutzer automatisch zu dem nächsten Schritt im Workflow.
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Eine besondere Aktion in einem erfindungsgemäßen Workflow ist die Datenbearbeitung. Eine Datenbearbeitungsaktion wird in einem Datensatz der Aktionstabelle durch einen Feldcode der Felddefinitionstabelle definiert.
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Eine weitere Aktion in einem erfindungsgemäßen Workflow ist die Datenausgabe. Eine Datenausgabeaktion wird in einem Datensatz der Aktionstabelle durch eine Report-Kennung in der Felddefinitionstabelle definiert, und der Reportgenerator greift mittels dieser Report-Kennung auf Report-Vorlagen in einer Report-Vorlagentabelle zu.
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Zur weitergehenden Unterstützung des Benutzers enthält die Workflow-Tabelle ein Feld mit einem Hilfetext, der jeweils zu einem Workflow-Schritt gehört. Der Hilfetext kann Zweck und Zusammensetzung eines Workflow-Schrittes erläutern und kann einfach durch Drücken z. B. der Taste <F1> abgerufen werden.
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Wie schon die Felddefinitionstabelle können auch die Workflow-Tabelle und die Aktionstabelle zur Laufzeit verändert werden, so dass Workflows einfach erzeugt und verändert werden können, indem Datenfelder in diesen Tabellen angehängt oder bearbeitet werden.
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Weitere Einzelheiten der Erfindung ergeben sich aus der folgenden Beschreibung unter Bezugnahme auf die Zeichnungen. In den Zeichnungen sind:
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1 eine schematische Ansicht eines Fileservers und mehrerer Arbeitsstationen, die in einem Netzwerk angeschlossen sind;
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2 ein Diagramm, das die Relationen zwischen Tabellen in einem Aktenverwaltungssystem für gewerbliche Schutzrechte darstellt;
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3 ein Diagramm, das die Relationen zwischen einer Aktentabelle und einer Felddefinitionstabelle in dem Aktenverwaltungssystem darstellt;
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4 ein Diagramm, das die Zuordnungen von Feldcodes der Felddefinitionstabelle zu Eingabefeldern in einem Standard-Bearbeitungsfenster darstellt;
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5 ein Diagramm, das die Zuordnungen einer vorbestimmten Gruppe von Feldcodes der Felddefinitionstabelle zu Eingabefeldern in einem Standard-Bearbeitungsfenster zeigt;
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6 ein Diagramm, das eine Datenausgabeaktion darstellt, wobei eine Felddefinitionstabelle den Zugriff auf verschiedene Datentabellen steuert, um Daten in einen Report einzusetzen; und
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7 ein Diagramm, das Relationen zwischen einer Workflow-Tabelle und einer Aktionstabelle innerhalb des Aktenverwaltungssystems darstellt.
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Wie in 1 zu sehen, ist ein Fileserver 10 an einen Switch 12 angeschlossen, an den Arbeitsstationen 14, 16, 18 und möglicherweise viele weitere in einem Netzwerk angeschlossen sind. Optional ist auch ein Terminalserver 20 am Netzwerk-Switch angeschlossen. Weitere Komponenten des Netzwerks wie Druckerserver, Emailserver, Drucker, Scanner usw. sind zur Vereinfachung nicht gezeigt, sind aber gleichwohl in einem typischen Netzwerk für die Aktenverwaltung gewerblicher Schutzrechte vorhanden.
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Der Fileserver 10 stellt einerseits ein großes Speichervolumen auf seinen Festplatten zur Verfügung, andererseits läuft auf ihm eine Datenbankmaschine, die mit relationalen indizierten Tabellen arbeiten kann. Die Arbeitsstationen 14, 16, 18 können einfache Desktopsysteme sein, auf denen eine Anwendung läuft oder mehrere Anwendungen laufen, die auf die Datenbankmaschine des Fileservers zugreifen, oder auch Thin-Clients, die auf den Terminalserver 20 zugreifen, auf dem die Anwendungen laufen und der seinerseits auf die Datenbankmaschine des Fileservers zugreift.
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Das Aktenverwaltungssystem basiert auf einem Satz indizierter Tabellen zum Speichern von Daten und auf Relationen, die zwischen ausgewählten Tabellen bestehen. Relationen, die zwischen Datensätzen und Datenfeldern verschiedener Tabellen bestehen, sind in den 2 bis 7 durch Pfeile veranschaulicht.
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Eine Haupttabelle ist die in 2 gezeigte FILE_TABLE. Jeder Datensatz der Tabelle speichert Stammdaten einer Akte in einer begrenzten Anzahl von Datenfeldern, worunter ein Feld FILE ein eindeutiges Aktenzeichen speichert, ein Feld CLIENT eine Adressennummer, die auf einen Datensatz in einer Adressentabelle ADR_TABLE verweist, ein Feld TOPIC eine Kurzbeschreibung der Akte und ein Feld FILE_TYPE, das den Aktentyp angibt, z. B. ein Buchstabe ”P” für Patent, ”M” für Marke usw. Die Haupttabelle FILE_TABLE enthält weitere Datenfelder, wie noch ersichtlich wird, da aber jede Akte mit einer unbegrenzten Anzahl von Datensätzen in anderen Tabellen verbunden ist, wie noch ersichtlich wird, und jeder Datensatz dieser anderen Tabellen eine unbegrenzte Datenmenge speichern kann, sind die Datenfelder in FILE_TABLE auf die Anforderungen von Indexschlüsseln und die Geschwindigkeitsanforderungen für Suchvorgänge und Datenausgabe beschränkt.
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Eine der weiteren Datentabellen ist die in 2 gezeigte TEXT_TABLE. Datensätze dieser Tabelle enthalten ein Feld FILE, welches jeden Datensatz mit einem entsprechenden Datensatz in FILE_TABLE verbindet. TEXT_TABLE kann eine unbegrenzte Anzahl von Datensätzen haben, die mit einem einzigen Datensatz in FILE_TABLE verbunden sind. TEXT_TABLE hat in jedem Datensatz ein Datenfeld vom Typ Memo, das Text in unbegrenzter Länge speichern kann. In diesem Zusammenhang ist ”unbegrenzt” im Sinne der Fähigkeiten der auf dem Fileserver 10 (1) laufenden Datenbankmaschine zu verstehen.
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Der Zugriff auf die Daten wird in dem System durch eine Felddefinitionstabelle, FIELD_DEF_TABLE in 2, für Lese- und Schreibzugriffe gesteuert. Die Datensätze in FIELD_DEF_TABLE sind mit FILE_TABLE über ein Feld FILE_TYPE verknüpft, das identisch ist mit dem Feld FILE_TYPE in FILE_TABLE. FIELD_DEF_TABLE kann eine unbegrenzte Anzahl von Datensätzen haben, die jeweils mit den verschiedenen Aktentypen verknüpft sind. In 2 hat FIELD_DEF_TABLE drei Datensätze vom Typ ”P” (Patent) und zwei Datensätze vom Typ ”M” (Marke). In einer konkreten Implementierung hätte natürlich FIELD_DEF_TABLE viel mehr Datensätze gleichen Aktentyps. Um zwischen Datensätzen in FIELD_DEF_TABLE zu unterscheiden, die dem selben Aktentyp angehören, ist in jedem Datensatz ein Codefeld F_CODE enthalten, gemeinsam mit einem Feld CAPTION, das als Feldkennung eines Eingabefeldes verwendet wird, wie noch zu sehen sein wird. Identische Felder F_CODE enthält TEXT_TABLE, so dass ein Datensatz in FIELD_DEF_TABLE auf einen entsprechenden Datensatz in TEXT_TABLE verweist.
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FIELD_DEF_TABLE verweist auch auf Datenfelder in FILE_TABLE, wie in 2 für ein Feld CLIENT mit einer Adressennummer gezeigt ist. Wie in 3 gezeigt, verweist eine Anzahl von Datensätzen in FIELD_DEF_TABLE eines gegebenen Aktentyps, hier der Typ ”P” (Patent), auf Stammdatenfelder in FILE_TABLE, bei diesem Beispiel auf ein Textfeld TOPIC, ein Datumsfeld D_FIELD1, ein Textfeld OFF_REF und ein Logikfeld L_FIELD1. Datensätze in FIELD_DEF_TABLE, die auf Datenfelder in FILE_TABLE verweisen, haben einen Eintrag in einem Feld FIELD_NAME, bei dem es sich exakt um den entsprechenden Feldnamen in FILE_TABLE handelt. Für andere Tabellen wie die Tabelle TEXT_TABLE ist ein Eintrag im Feld FIELD_NAME nicht notwendig, da jeder Datensatz einer solchen Tabelle die Daten in einem einzigen Datenfeld speichert, z. B. dem Datenfeld TEXT_FIELD in 2, jedoch kann das Datenfeld natürlich einen anderen Datentyp haben, z. B. ein Datumsfeld.
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Die Datensätze in FIELD_DEF_TABLE haben ein Feld ALIAS, das die Tabelle bestimmt, auf die zugegriffen wird. In 3 kann das Feld ALIAS den Inhalt ”Text”, Adr” oder ”Main” haben. In dem gezeigten Beispiel verweist ”Text” auf TEXT_TABLE, ”Adr” auf ADR_TABLE und ”Main” auf FILE_TABLE. Es ist natürlich sinnvoll, die Anzahl von Tabellen in dem System gering zu halten; es gibt jedoch mit der hier beschriebenen Architektur praktisch keine Grenzen.
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Wie in 4 gezeigt, hat FIELD_DEF_TABLE in jedem Datensatz Felder, die Daten einem Eingabefeld zuordnen. Anwendungen, die auf irgendeiner Arbeitsstation 14–18 oder auf dem Terminalserver 20 laufen, enthalten ein Standard-Datenbearbeitungsfenster mit einem einzelnen einzeiligen Eingabefeld 22, einem Datumseingabefeld 24, einem Checkboxfeld 26 und einem mehrzeiligen Eingabefeld 28. Das Standard-Datenbearbeitungsfenster kann auch eine Listbox enthalten, vorzugsweise eine Combobox, um eine Auswahl unter vordefinierten Daten zu treffen, z. B. WIPO-Ländercodes, Benutzerkürzel usw., wenngleich hier nicht gezeigt, um die Komplexität zu beschränken. Die Feldcodes von Datensätzen der FIELD_DEF_TABLE werden in Feldern derselben Datensätze wiederholt, um entsprechende Daten Eingabefeldern im Standard-Bearbeitungsfenster zuzuweisen. Zum Beispiel wird der Feldcode „1113” in einem Feld MLE_EDIT wiederholt, um Text aus einem Datenfeld in TEXT_TABLE dem mehrzeiligen Eingabefeld 28 zuzuweisen. Gleichzeitig wird eine Feldbeschreibung „Abstract” dem Feldbezeichner des mehrzeiligen Eingabefeldes 28 zugewiesen. In gleicher Weise wird beispielsweise ein „Filing Date”, auf das der Feldcode „3123” verweist, in FILE_TABLE angesteuert und dem Eingabefeld 24 zugewiesen.
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Das Standard-Datenbearbeitungsfenster ist in verschiedenen Datenbearbeitungskontexten durchgehend immer gleich, aber manche Eingabefelder werden nicht in jedem Kontext benötigt, und es kann sogar vorkommen, dass nur eines von ihnen in einem gegebenen Kontext benötigt wird. Eingabefelder, die in einem gegebenen Kontext nicht benötigt werden, erscheinen daher deaktiviert oder „grau dargestellt”.
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Bestimmte Datensätze in FIELD_DEF_TABLE haben keinen Eintrag im Feld ALIAS. Diese Datensätze definieren eine Gruppe von Daten, die gemeinsam in dem Bearbeitungsfenster bearbeitet werden, wie in 5 gezeigt. In 5 ist ein durch den Feldcode „6001” identifizierter Datensatz in FIELD_DEF_TABLE dem Kontext „Application” aus dem Feld CAPTION zugeordnet, das im Titel des Bearbeitungsfensters erscheint. Daten, auf die mit den Feldcodes „3555”, „3123” und „1124” verwiesen wird, werden den Eingabefeldern 22, 24 bzw. 28 zugewiesen. Eingabefeld 26 wird nicht benötigt und ist daher deaktiviert.
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Es hat sich gezeigt, dass in überraschender Weise trotz der großen Komplexität der Dateneingabe und Datenpflege während der Laufzeit von Schutzrechten die gesamte Abfolge von Vorgängen, vom Anlegen einer Akte bis zu ihrem Verfall, in einzelne Gruppen von Daten gegliedert werden kann, die gemeinsam in demselben Standard-Bearbeitungsdialog bearbeitet werden können. Der Benutzer wird nicht durch große Bearbeitungs-Masken verwirrt, die durchforstet werden müssen, um ein in einem gegebenen Kontext relevantes Eingabefeld aufzufinden. Vielmehr sieht der Benutzer sofort die nur wenigen Eingabefelder, die in einem gegebenen Kontext benötigt werden, und das stets in der gewohnten Umgebung auf seinem Bildschirm. Da das Standard-Bearbeitungsfenster nur einen Bruchteil des Bildschirms einnimmt, ist es möglich – und wird auch bevorzugt – das Standard-Bearbeitungsfenster in eine Umgebung einzubetten, die Daten der Akte anzeigt, die zwar nicht bearbeitet werden müssen, aber dennoch wesentliche Daten sind, wie Aktenzeichen und Aktenstatus, verantwortlicher Bearbeiter der Akte, kritische Daten und sogar Graphik.
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Die 6 zeigt, wie FIELD_DEF_TABLE bei einer Datenausgabeoperation verwendet wird, um Daten Platzhaltern in einer Vorlage zuzuweisen. Bei dem gezeigten Beispiel sind es nur zwei solche Platzhalter: @1124 und @3555. Die vier Ziffern der Platzhalter sind genau die Feldcodes in FIELD_DEF_TABLE, die auf entsprechende Daten verweisen, d. h. Feldcode 1124 verweist auf einen Titel, der in TEXT_FIELD von TEXT_TABLE gespeichert ist, und Feldcode 3555 verweist auf ein Amtsaktenzeichen, das im Feld OFF_REF von FILE_TABLE gespeichert ist. In jedem Fall wird die Tabelle, auf die der Zugriff zu erfolgen hat, durch den Inhalt des Feldes ALIAS in FIELD_DEF_TABLE identifiziert: „Text” steht für TEXT_TABLE, „Main” für FILE_TABLE und „Adr” für ADR_TABLE. Dies sind natürlich nur Beispiele, es können weitere Tabellen für die Datenspeicherung verwendet werden. Allerdings sollten diejenigen Felder, die voraussichtlich in Indexschlüsseln benötigt werden, schon in der Haupttabelle FILE_TABLE enthalten sein.
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Vorgänge zur Datenbearbeitung wie in 5 veranschaulicht, und solche zur Datenausgabe, wie in 6 veranschaulicht, sind typische „Aktionen”, die leicht an einen Workflow-Schritt angeheftet werden können. Ein Workflow ist in dieser Beschreibung eine Abfolge von verketteten Schritten, vom Anlegen einer Akte bis zu ihrer Aufgabe, ihrem Abschluss oder ihrem Verfall, wobei jedem Schritt eine unbegrenzte Anzahl von Aktionen zugeordnet werden kann. Für jeden Aktentyp wird typischerweise ein eigener Workflow erzeugt.
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Die 7 zeigt eine Abfolge von Schritten, die mit 0000 bis 9999 numeriert und in einer Workflow-Tabelle W_FLOW_TABLE definiert sind. Jeder Datensatz in W_FLOW_TABLE enthält ein Feld CAPTION, das als Kurzbeschreibung eines Schrittes verwendet wird, ein Feld DESCRIPTION zur optionalen Speicherung eines ausführlichen Hilfetextes und ein Feld GOTO zum Speichern der Nummer des als nächstes auszuführenden Schrittes. Nach vollständiger Abarbeitung eines Schrittes wird dessen laufende Nummer oder die Nummer des nächsten Schrittes in einem Feld W_FLOW von FILE-TABLE gespeichert. Sobald also eine Akte geöffnet wird, ist sie sofort zur Ausführung des nächsten Schrittes im Workflow bereit.
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Aktionen, die einem Schritt im Workflow zugeordnet sind, finden sich in einer Tabelle ACTIONS_TABLE aufgelistet. In ACTIONS_TABLE speichert ein Feld STEP die Nummer eines Workflow-Schrittes, an den eine Aktion angeheftet ist, ein Feld TYPE gibt die Art einer Aktion an, und ein Feld ID identifiziert eine bestimmte Aktion. In dem Beispiel sind drei Datensätze mit der STEP-Nummer 0120 gezeigt, wovon der erste eine Datenbearbeitungsaktion (TYPE „E”) referenziert und der zweite eine Brief-Aktion (TYPE „L”). Die ID der Datenbearbeitungsaktion in dem Beispiel ist „6001”, und das ist die Datenbearbeitungsaktion, die in 5 mit „Application” bezeichnet ist. Die ID der zweiten Aktion ist „0123”, und das ist eine Nummer, die mit einer Vorlage wie die in 6 gezeigte verbunden ist.
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In den beiden Tabellen, die den Workflow definieren, also W_FLOW_TABLE und ACTIONS_TABLE, können Datensätze zur Laufzeit angehängt oder geändert werden, ohne Support von besonders qualifiziertem auswärtigen Personal zu benötigen.