CN116627914A - 一种综合档案管理系统及管理方法 - Google Patents

Abstract

本发明涉及档案管理领域，具体涉及一种综合档案管理系统及管理方法，其中，该系统包括输入单元、检索单元、访问控制单元、存储单元以及自动备份单元，输入单元包括输入自定义模块和输入优化模块；输入单元用于录入用户上传的档案文件，检索单元用于检索档案文件，访问控制单元用于管理存储单元的访问权限，存储单元用于存储档案文件，自动备份单元用于备份档案文件，输入自定义模块用于根据用户指令自定义档案上传模板，输入优化模块用于优化档案上传模板。该综合档案管理系统通过引入输入自定义模块和输入优化模块解除现有系统的限制，允许用户根据自身需求定义档案上传模板，并且可以通过分析用户的录入历史实现自定义档案上传模板的自动优化。

Description

一种综合档案管理系统及管理方法

技术领域

本发明涉及档案管理领域，具体涉及一种综合档案管理系统及管理方法。

背景技术

档案管理系统是用于有效组织、存储、检索和维护各种类型档案信息的系统。随着信息技术的发展和数字化转型的推进，档案管理系统得到了广泛的应用和发展。传统的纸质档案正在逐渐被电子档案所取代，许多组织和机构采用电子化方式进行档案管理。

然而，传统的档案管理系统通常采用固定的上传模式和管理规则，无法满足不同机构和用户的特定需求。这限制了系统的灵活性和定制能力，导致用户在使用系统时可能遇到不匹配的功能和流程，降低了工作效率。

同时，传统档案管理系统缺乏智能化的优化功能。它们无法根据用户的上传历史和行为偏好提供个性化的建议和优化方案。用户往往需要凭借经验和主观判断来进行模板优化，缺乏科学依据和自动化支持。

发明内容

针对当前档案管理系统中的不足，第一方面，本发明提供了一种综合档案管理系统，旨在克服传统档案管理系统的局限性。所述综合档案管理系统包括输入单元、检索单元、访问控制单元、存储单元以及自动备份单元，所述输入单元用于录入用户上传的档案文件，所述检索单元用于检索所述存储单元中的档案文件，所述访问控制单元用于管理所述存储单元的访问权限，所述存储单元用于存储授权的所述档案文件，所述自动备份单元用于备份所述存储单元中的档案文件；所述输入单元包括输入自定义模块和输入优化模块，其中，所述输入自定义模块用于根据用户指令自定义档案上传模板，所述输入优化模块用于优化所述档案上传模板。本发明所提供综合档案管理系统通过引入输入自定义模块和输入优化模块解除了现有系统的限制，允许用户根据自身需求定义档案上传模板，并且可以通过分析用户的录入历史实现自定义档案上传模板的自动优化。

可选地，所述输入自定义模块包括文件格式子模块、文件约束子模块以及文件权限子模块；其中，所述文件格式子模块用于定义可接收文件类型，所述文件约束子模块用于设定档案文件上传过程中的约束条件以及存储要求，所述文件权限子模块用于管理所述档案上传模板的使用权限。

可选地，所述输入优化模块包括历史记录子模块、特征分析子模块、智能推荐子模块、自动优化子模块以及优化权限子模块，其中，所述历史记录子模块用于记录用户的录入历史；所述特征分析子模块用于根据所述录入历史生成待优化特征；所述智能推荐子模块用于根据所述待优化特征提供模板优化建议，所述自动优化子模块用于根据所述模板优化建议调整所述档案上传模板，所述优化权限子模块用于管理所述档案上传模板的优化权限。

为利用上述综合档案管理系统更好实现档案管理工作，第二方面，本发明还提供了一种综合档案管理方法，所述综合档案管理方法适用于本发明第一方面所提供的综合档案管理系统。所述综合档案管理方法，包括如下步骤：所述输入自定义模块根据第一用户指令，在所述输入单元内自定义档案上传模板；所述输入单元根据第二用户指令，通过所述档案上传模板将待上传档案文件录入所述存储单元；所述输入优化模块根据第三用户指令，根据录入历史优化所述档案上传模板；所述输入单元根据第二用户指令，通过优化后的档案上传模板将其余的待上传档案文件录入所述存储单元。

可选地，所述输入自定义模块根据第一用户指令，在所述输入单元内自定义档案上传模板，包括如下步骤：所述输入自定义模块根据第一用户指令，在所述输入单元中定义档案上传模板的可接收文件类型、约束条件以及存储要求；所述输入自定义模块根据所述可接收文件类型、所述约束条件以及所述存储要求，在所述输入单元中配置档案上传模板的上传界面；所述输入自定义模块保存自定义的档案上传模板，并获取所述档案上传模板的使用权限。

可选地，所述可接收文件类型包括但不限于文本文件、电子表格文件、幻灯片演示文件、图像文件、视频文件、音频文件、压缩文件、PDF文件中任一种类型或者多种类型。

可选地，所述输入单元根据第二用户指令，通过所述档案上传模板将待上传档案文件录入所述存储单元，包括如下步骤：所述输入单元根据第二用户指令，获取待上传档案文件；所述输入单元遍历所述待上传档案文件，并逐一检查所述待上传档案文件与所述档案上传模板是否匹配；所述输入单元录入与所述档案上传模板匹配的待上传档案文件。

可选地，所述输入优化模块根据第三用户指令，根据录入历史优化所述档案上传模板，包括如下步骤：所述输入优化模块根据第三用户指令，获取录入历史中的未成功录入记录；所述输入优化模块根据所述未成功录入记录，生成待优化特征；所述输入优化模块根据所述待优化特征，调整所述可接收文件类型、所述约束条件以及所述存储要求；所述输入优化模块根据调整后的可接收文件类型、约束条件以及存储要求，更新所述上传界面；所述输入优化模块保存优化后的档案上传模板，并获取优化后的档案上传模板的使用权限。

可选地，所述输入优化模块根据所述待优化特征，调整所述可接收文件类型、所述约束条件以及所述存储要求，包括如下步骤：所述输入优化模块利用所述待优化特征，搭建目标优化模型；所述输入优化模块通过所述目标优化模型，获得优化调整量。

可选地，所述目标优化模型，满足如下公式：，其中，/>表示档案文件类型的上传选择，/>表示档案文件的上传约束条件，/>表示目标函数，/>表示录入失败率加权因子，/>表示录入失败率计算函数值，/>表示错误提示次数加权因子，/>表示错误提示次数计算函数值。

附图说明

图1为本发明实施例所提供的综合档案管理系统的结构示意图；

图2为本发明实施例所提供的综合档案管理方法流程图；

图3为本发明实施例所提供的档案上传模板自动优化流程图。

具体实施方式

下面将详细描述本发明的具体实施例，应当注意，这里描述的实施例只用于举例说明，并不用于限制本发明。在以下描述中，为了提供对本发明的透彻理解，阐述了大量特定细节。然而，对于本领域普通技术人员显而易见的是：不必采用这些特定细节来实行本发明。在其他实例中，为了避免混淆本发明，未具体描述公知的电路，软件或方法。

在整个说明书中，对“一个实施例”、“实施例”、“一个示例”或“示例”的提及意味着：结合该实施例或示例描述的特定特征、结构或特性被包含在本发明至少一个实施例中。因此，在整个说明书的各个地方出现的短语“在一个实施例中”、“在实施例中”、“一个示例”或“示例”不一定都指同一实施例或示例。此外，可以以任何适当的组合和、或子组合将特定的特征、结构或特性组合在一个或多个实施例或示例中。此外，本领域普通技术人员应当理解，在此提供的示图都是为了说明的目的，并且示图不一定是按比例绘制的。

在一个可选的实施例中，请参见图1，图1为本发明实施例所提供的综合档案管理系统的结构示意图。如图1所示，本发明所提供的所述综合档案管理系统包括输入单元、检索单元、访问控制单元、存储单元以及自动备份单元，其中，所述输入单元包括输入自定义模块和输入优化模块。

在本实施例中，所述输入单元用于录入用户上传的档案文件，所述检索单元用于检索所述存储单元中的档案文件，所述访问控制单元用于管理所述存储单元的访问权限，所述存储单元用于存储授权的所述档案文件，所述自动备份单元用于备份所述存储单元中的档案文件；在所述输入单元中，所述输入自定义模块用于根据用户指令自定义档案上传模板，所述输入优化模块用于优化所述档案上传模板。

如图1所示，所述输入单元与所述检索单元分别通过所述访问控制单元，与所述存储单元信号连接；所述自动备份单元与所述存储单元信号连接。应当理解，实际系统中个功能单元的连接关系可能会根据系统设计和实际情况进行调整和定制，以满足特定的功能和要求。

在本实施例中，上述输入自定义模块是一个允许用户根据其特定需求创建自定义的档案上传模板的功能模块。该输入自定义模块提供了一个界面或工具，使管理员或用户能够定义档案的字段、属性和结构。通过输入自定义模块，用户可以灵活地设定档案所需的各种信息。例如，他们可以定义档案中的姓名、日期、文件类型等字段，并设置每个字段的数据类型、格式和是否必填等要求。

上述输入优化模块是一个旨在提供更好的用户体验和提高数据录入效率的功能模块。输入优化模块使用自动化和智能化技术，可以提供以下包括但不限于如下功能：自动填充(根据之前输入的数据或其他相关信息，自动填充一些常用字段，减少用户的重复工作)、数据验证（实时验证输入数据的准确性和完整性，确保符合预设的规则和格式要求）、错误提示和校正（如果用户输入了错误或不符合规范的数据，输入优化模块可以提供提示或建议校正错误，以帮助用户更正输入）、优化界面交互和流程。

本发明所提供的综合档案管理系统通过引入输入自定义模块和输入优化模块解除了现有系统的限制，允许用户根据自身需求定义档案上传模板，并且可以通过分析用户的录入历史实现自定义档案上传模板的自动优化。

进一步，为更好辅助用户定于满足个人需求的档案上传模板，在一个可选的实施例中，所述输入自定义模块包括文件格式子模块、文件约束子模块以及文件权限子模块；其中，所述文件格式子模块用于定义可接收文件类型，所述文件约束子模块用于设定档案文件上传过程中的约束条件以及存储要求，所述文件权限子模块用于管理所述档案上传模板的使用权限。

在本实施例中，文件格式子模块允许管理员或用户指定系统支持的档案文件格式，以确保只有符合规定格式的文件可以成功上传到系统中。文件约束子模块允许管理员或用户定义档案文件的约束条件以及存储要求，以确保上传的档案满足特定的要求。文件权限子模块可以控制哪些自定义的档案上传模板可以被使用，只有经过授权的模板才能在系统中使用。

本实施例所提供的综合档案管理系统，通过文件格式子模块和文件约束子模块，用户可以根据自身需求和规定，定制档案上传模板，确保系统只接受符合规定格式和条件的档案文件，提高档案管理的准确性和一致性；同时，结合通过文件权限子模块，系统可以对档案上传模板的使用权限进行管理，确保只有经过授权的管理才能使用和修改特定的上传模板。这提高了数据的安全性和保密性，防止未经授权的用户对档案上传模板进行误操作或滥用，增强了系统的权限管理能力。

进一步，为对个人定制的档案上传模板进行科学且有效地优化，在一个可选的实施例中，所述输入优化模块包括历史记录子模块、特征分析子模块、智能推荐子模块、自动优化子模块以及优化权限子模块，其中，所述历史记录子模块用于记录用户的录入历史；所述特征分析子模块用于根据所述录入历史生成待优化特征；所述智能推荐子模块用于根据所述待优化特征提供模板优化建议，所述自动优化子模块用于根据所述模板优化建议调整所述档案上传模板，所述优化权限子模块用于管理所述档案上传模板的优化权限。

在本实施例中，录入历史指的是用户在使用档案上传模板时的输入行为和操作记录，其包括但不限于用户在档案上传模板中输入的文本、数字、日期、时间等信息、用户在档案上传模板中选择的下拉菜单、复选框、单选按钮等选项、用户在档案上传模板中填写的表单，包括各个字段的输入内容和提交时间等、用户在档案上传模板中点击的提交按钮、重置按钮等操作、用户在档案上传模板中遇到的错误和警告信息，如填写错误、格式错误、文件类型不符等。

进一步地，特征分析子模块通过对用户的历史输入进行分析，识别出用户在输入过程中遇到的问题和困难，如填写错误的字段、重复的操作、冗余的信息等。这些待优化特征为后续的优化提供了目标。

智能推荐子模块可以利用机器学习和人工智能等技术，分析用户的输入数据，并结合用户的需求和偏好，向用户推荐适合他们的优化建议。例如，对于经常填写错误或遗漏的字段，可以推荐增加相应的提示信息或验证机制；对于重复或冗余的操作，可以推荐简化或自动化相应的步骤。

自动优化子模块通过对模板的布局、功能和交互进行优化，提高用户的使用体验和效率。例如，根据用户的反馈和行为数据，自动调整表单的布局和交互设计，使其更符合用户的使用习惯和需求。

本实施例所提供的综合档案管理系统，通过历史记录子模块、特征分析子模块、智能推荐子模块和自动优化子模块，能够根据用户录入历史中的未成功录入记录生成对应待优化特征，并根据待优化特征提供个性化的模板优化建议，以自动优档案上传模板，从而优化自定义档案上传模板的使用性能。与此同时，本实施例所提供的综合档案管理系统还通过设置优化权限子模块管理优化权限，进而实现对档案上传模板优化的精确控制。

应当理解，本发明所提供的综合档案管理系统中的各个功能单元、功能模块以及功能子模块的实现，可以结合现有的前端开发技术、后端编程语言、数据库技术、数据分析技术、机器学习技术等。具体的实现方式会根据系统需求和技术选择的具体情况而有所不同。

为利用上述综合档案管理系统更好实现档案管理工作，在一个可选的实施例中，提供了一种综合档案管理方法，如图2所示，图2为本发明实施例所提供的综合档案管理方法流程图。如图2所示，所述综合档案管理方法，包括如下步骤：

S01、所述输入自定义模块根据第一用户指令，在所述输入单元内自定义档案上传模板。

所述第一用户指令是指用户提出的关于自定义档案上传模板的具体要求或指示，即第一用户指令是用户的实际需求、业务规则或者特定的配置要求。进一步地，所述第一用户指令包括但不限于可接收文件类型、约束条件以及存储要求。

在本实施例中，所述第一用户指令可以由用户在使用综合档案管理系统时，通过界面或其他形式进行输入、设置或选择，进而形成对应的程序指令以驱动对应的功能模块。同理，下述第二用户指令以及第三用户指令，也可以由用户在使用综合档案管理系统时，通过界面或其他形式进行输入、设置或选择，进而形成对应的程序指令以驱动对应的功能模块。用户的用户指令可以根据实际情况和具体的档案管理需求而有所不同。

在一个可选的本实施例中，步骤S01所述的输入自定义模块根据第一用户指令，在所述输入单元内自定义档案上传模板，包括如下步骤：

S011、所述输入自定义模块根据第一用户指令，在所述输入单元中定义档案上传模板的可接收文件类型、约束条件以及存储要求。

在本实施例中，可接收文件类型表示档案上传模板可以接收的文件类型，例如文本文档（后缀包括但不限于：.txt，.docx，.doc，.odt）、电子表格文件（后缀包括但不限于：.xlsx，.xls，.ods）、幻灯片演示文件（后缀包括但不限于：.pptx，.ppt，.odp）、图像文件（后缀包括但不限于：.jpg、.jpeg、.png、.gif、.bmp）、视频文件（后缀包括但不限于：.mp4，.mpeg，.mpg，.avi，.mov，.wmv）、音频文件（后缀包括但不限于：.mp3、.wav、.flac）、压缩文件（后缀包括但不限于：.zip、.rar）、PDF文件（后缀为.pdf）。

约束条件用于以限制可接受文件档案属性的取值范围或规则。例如，可以要求特定属性值在一定范围内、满足特定格式或符合特定业务规则。进一步地，所述约束条件包括但不限于文件大小限制、文件格式限制、字符限制、数据完整性要求、特征值要求等。

存储要求为用户指定可接受文件档案上传模板的存储要求，包括指定的存储位置、存储格式、存储结构、存储权限等要求。存储要求的目的是确保档案在上传后能够被正确存储、组织和管理，以满足后续的档案检索和使用需求。具体的存储要求会根据档案管理系统的设计和用户需求而有所不同。

S012、所述输入自定义模块根据所述可接收文件类型、所述约束条件以及所述存储要求，在所述输入单元中配置档案上传模板的上传界面。

步骤S012根据定义的模板要求，在用户界面上进行相应的设置和展示，让用户能够清楚地了解档案上传的要求和限制，并提供相应的操作和交互元素，使其能够按照要求进行文件上传。这样可以确保上传的档案符合定义的模板要求，并能够在后续的存储和管理过程中满足相应的需求。

具体地，根据所定义的可接收文件类型，在上传界面中列出相应的选项供用户选择。这可以通过复选框、下拉菜单或文件类型图标等形式展示可接收的文件类型。

根据所定义的约束条件，在上传界面中显示相应的限制信息。这些限制信息可以包括文件大小限制、字符限制、字段完整性要求等。可以在界面上提供相应的文本提示或说明，确保用户知道文件上传时的限制和要求。

根据所定义的存储要求，在上传界面中展示存储相关的设置。这包括存储位置、存储格式、存储结构等要求。这可以通过文本框、单选按钮或下拉菜单等方式，让用户选择或输入存储相关的设置。

更进一步地，还设置上传按钮或者上传操作区，供用户点击以上传符合要求的文件。可以在界面上显示文件选择的按钮或区域，以便用户选择要上传的文件。

S013、所述输入自定义模块保存自定义的档案上传模板，并获取所述档案上传模板的使用权限。

步骤S013将用户自定义的档案上传模板保存起来，并确保只有具有相应权限的用户可以使用该模板进行档案上传。

S02、所述输入单元根据第二用户指令，通过所述档案上传模板将待上传档案文件录入所述存储单元。

所述第二用户指令是指用户对档案上传操作的具体要求或指示。用户通过第二用户指令告知系统需要将哪些档案文件上传到存储单元。该指令可以包括对特定文件或文件夹的选择，以及对上传条件或筛选规则的定义。系统根据档案上传模板，将满足条件的档案文件录入存储单元。

在一个可选的实施例中，步骤S02所述的输入单元根据第二用户指令，通过所述档案上传模板将待上传档案文件录入所述存储单元，包括如下步骤：

S021、所述输入单元根据第二用户指令，获取待上传档案文件。

所述待上传档案文件可以是用户本地计算机中的文件，或者通过其他途径获取的文件。

S022、所述输入单元遍历所述待上传档案文件，并逐一检查所述待上传档案文件与所述档案上传模板是否匹配。

对于每个待上传档案文件，输入单元与档案上传模板进行匹配，检查待上传档案文件的属性和特征是否符合模板中定义的要求。例如，可以检查文件类型、文件大小、文件命名规则等。

S023、所述输入单元录入与所述档案上传模板匹配的待上传档案文件。

如果某个待上传档案文件符合档案上传模板的要求，输入单元则将其录入存储单元中对应的存储位置。这可以是将文件保存到指定的文件夹或目录中，或者将文件存储到数据库中的相应表格中。

基于上述步骤S021至步骤S023，某用户选择了5个档案文件进行上传，其中包括3个文本文档（.txt），1个电子表格文件（.xlsx），和1个图像文件（.jpg）。而档案上传模板规定只接收文本文档和图像文件，不接收电子表格文件。在遍历过程中，输入单元会先检查第一个文件，发现它是一个文本文档，符合模板要求，然后将其录入存储单元中对应的存储位置。接着，对第二个文件进行检查，发现它是一个电子表格文件，不符合模板要求，因此不会将其录入存储单元。对于第三个文件，是一个图像文件，也符合模板要求，会被录入存储单元。最后，对于剩下的两个文件，因为它们不属于模板定义的可接收文件类型，所以也不会被录入存储单元。在本实施例中，根据档案上传模板的定义，输入单元可以筛选并录入符合要求的档案文件，确保只有满足模板要求的文件被正确地上传到存储单元中。

S03、所述输入优化模块根据第三用户指令，根据录入历史优化所述档案上传模板。

所述第三用户指令是指用户对档案上传模板优化的具体要求或指示。用户通过第三用户指令告知系统需要根据录入历史进行优化。该指令可以包括对未成功录入提示的分析，生成优化特征，并基于这些特征调整可接收文件类型、约束条件和存储要求。系统根据优化后的档案上传模板进行上传界面的更新，并保存和获取优化后的模板。

在一个可选的实施例中，步骤S03所述的输入优化模块根据第三用户指令，根据录入历史优化所述档案上传模板，包括如下步骤：

S031、所述输入优化模块根据第三用户指令，获取录入历史中的未成功录入记录。

S032、所述输入优化模块根据所述未成功录入记录，生成待优化特征。

待优化特征包括但不限于未成功录入记录中的文件类型、错误提示信息、录入时间等。通过收集和分析这些待优化特征，可以发现模板中存在的问题或不足之处。

S033、所述输入优化模块根据所述待优化特征，调整所述可接收文件类型、所述约束条件以及所述存储要求。

步骤S032可根据待优化特征调整档案上传模板中的可接收文件类型、约束条件以及存储要求，以提高档案录入的成功率和效率。进一步地，在一个可选的实施例中，步骤S033所述的所述输入优化模块根据所述待优化特征，调整所述可接收文件类型、所述约束条件以及所述存储要求，包括如下步骤：

S0331、所述输入优化模块利用所述待优化特征，搭建目标优化模型。

在本实施例中，所述目标优化模型，满足如下公式：，其中，/>表示档案文件类型的上传选择，/>表示档案文件的上传约束条件，/>表示目标函数，/>表示录入失败率加权因子，/>表示录入失败率计算函数值，/>表示错误提示次数加权因子，/>表示错误提示次数计算函数值。

进一步地，上述档案文件类型的上传选择，/>，/>，/>表示第i种档案文件类型的选择，/>表示所有档案文件类型的数量，/>表示档案上传模板不接受第i种档案文件类型，/>表示档案上传模板接受第i种档案文件类型。上述档案文件的上传约束条件/>，/>，/>表示第i种档案文件类型的约束条件，/>表示约束条件的最小值，/>表示约束条件的最大值。/>表示录入失败率计算函数，在上述模型中，具体表示利用上述录入失败率计算函数计算出的录入失败率。表示错误提示次数计算函数，在上述模型中，具体表示利用上述错误提示次数计算函数计算出的错误提示次数。/>决定了在目标函数中错误率的重要性，较大的权重值/>意味着更关注降低失败率。/>表示决定了在目标函数中错误提示次数的重要性。较大的权重值意味着更关注减少错误提示次数。应当理解。加权因子/>和/>的取值可以根据具体需求进行调整，以平衡对录入失败率和错误提示次数的关注程度。

S0332、所述输入优化模块通过所述目标优化模型，获得优化调整量。

进一步地，根据上述优化模型，通过调整档案上传模板中的文件类型选择和约束条件/>，进而调整可以改变/>的数值，以达到录入失败率较低且错误提示次数较少的优化目标。在本实施例中，可以根据给定的目标函数和约束条件，结合上述优化模型进行可求解，以找到使目标函数最小化并满足约束条件的最优解。

S034、所述输入优化模块根据调整后的可接收文件类型、约束条件以及存储要求，更新所述上传界面。

所述更新所述上传界面的具体操作包括但不限于对用户界面的调整、更新上传界面的提示信息、展示可接收文件类型的选择项等更新操作，以反映优化后的模板要求。

S035、所述输入优化模块保存优化后的档案上传模板，并获取优化后的档案上传模板的使用权限。

步骤S034中输入优化模块将经过优化调整的档案上传模板保存下来，并确保其在后续的档案管理过程中被使用。这样可以保证优化后的模板在档案上传时被正确应用，并提高整体档案管理的效率和质量。

S04、所述输入单元根据第二用户指令，通过优化后的档案上传模板将其余的待上传档案文件录入所述存储单元。

在本实施例中，步骤S04所述的输入单元根据优化后的档案上传模板将其余的档案文件录入所述存储单元，包括如下步骤：所述输入单元遍历其余档案文件，将满足优化后的档案上传模板的档案文件录入所述存储单元中对应的存储位置。可以理解，步骤S04具体实现步骤或者方式与步骤S02具体实现方式相似，区别在于，步骤S04使用的是优化更新后的档案上传模板，上传对象是除开已上传档案文件，其余的待上传档案文件。

基于上述步骤S01至步骤S04，在一个可选的实施例中，如图3所示，图3为本发明实施例所提供的档案上传模板自动优化流程图。如图3所示，为完整上传完全部待上传档案文件，基于本发明所提出的综合档案管理系统，可根据待上传档案文件的需求进行自动化调整和优化，即当出现上传失败（待上传档案文件与当前档案上传模板是否匹配）的提示后，根据上传失败的提示自动优化对应的档案上传模板，以自适应上传失败的档案文件。

最后应说明的是：以上各实施例仅用以说明本发明的技术方案，而非对其限制；尽管参照前述各实施例对本发明进行了详细的说明，本领域的普通技术人员应当理解：其依然可以对前述各实施例所记载的技术方案进行修改，或者对其中部分或者全部技术特征进行等同替换；而这些修改或者替换，并不使相应技术方案的本质脱离本发明各实施例技术方案的范围，其均应涵盖在本发明的权利要求和说明书的范围当中。

Claims (10)

1.一种综合档案管理系统，所述综合档案管理系统包括输入单元、检索单元、访问控制单元、存储单元以及自动备份单元，所述输入单元用于录入用户上传的档案文件，所述检索单元用于检索所述存储单元中的档案文件，所述访问控制单元用于管理所述存储单元的访问权限，所述存储单元用于存储授权的所述档案文件，所述自动备份单元用于备份所述存储单元中的档案文件，其特征在于：

所述输入单元包括输入自定义模块和输入优化模块，其中，所述输入自定义模块用于根据用户指令自定义档案上传模板，所述输入优化模块用于优化所述档案上传模板。

2.根据权利要求1所述的综合档案管理系统，其特征在于，所述输入自定义模块包括文件格式子模块、文件约束子模块以及文件权限子模块；

其中，所述文件格式子模块用于定义可接收文件类型，所述文件约束子模块用于设定档案文件上传过程中的约束条件以及存储要求，所述文件权限子模块用于管理所述档案上传模板的使用权限。

3.根据权利要求1所述的综合档案管理系统，其特征在于，所述输入优化模块包括历史记录子模块、特征分析子模块、智能推荐子模块、自动优化子模块以及优化权限子模块，

其中，所述历史记录子模块用于记录用户的录入历史；所述特征分析子模块用于根据所述录入历史生成待优化特征；所述智能推荐子模块用于根据所述待优化特征提供模板优化建议，所述自动优化子模块用于根据所述模板优化建议调整所述档案上传模板，所述优化权限子模块用于管理所述档案上传模板的优化权限。

4.一种综合档案管理方法，所述综合档案管理方法适用于权利要求1-3所述的综合档案管理系统，其特征在于，所述综合档案管理方法，包括如下步骤：

所述输入自定义模块根据第一用户指令，在所述输入单元内自定义档案上传模板；

所述输入单元根据第二用户指令，通过所述档案上传模板将待上传档案文件录入所述存储单元；

所述输入优化模块根据第三用户指令，根据录入历史优化所述档案上传模板；

所述输入单元根据第二用户指令，通过优化后的档案上传模板将其余的待上传档案文件录入所述存储单元。

5.根据权利要求4所述的综合档案管理方法，其特征在于，所述输入自定义模块根据第一用户指令，在所述输入单元内自定义档案上传模板，包括如下步骤：

所述输入自定义模块根据第一用户指令，在所述输入单元中定义档案上传模板的可接收文件类型、约束条件以及存储要求；

所述输入自定义模块根据所述可接收文件类型、所述约束条件以及所述存储要求，在所述输入单元中配置档案上传模板的上传界面；

所述输入自定义模块保存自定义的档案上传模板，并获取所述档案上传模板的使用权限。

6.根据权利要求5所述的综合档案管理方法，其特征在于，所述可接收文件类型包括但不限于文本文件、电子表格文件、幻灯片演示文件、图像文件、视频文件、音频文件、压缩文件、PDF文件中任一种类型或者多种类型。

7.根据权利要求4所述的综合档案管理方法，其特征在于，所述输入单元根据第二用户指令，通过所述档案上传模板将待上传档案文件录入所述存储单元，包括如下步骤：

所述输入单元根据第二用户指令，获取待上传档案文件；

所述输入单元遍历所述待上传档案文件，并逐一检查所述待上传档案文件与所述档案上传模板是否匹配；

所述输入单元录入与所述档案上传模板匹配的待上传档案文件。

8.根据权利要求5所述的综合档案管理方法，其特征在于，所述输入优化模块根据第三用户指令，根据录入历史优化所述档案上传模板，包括如下步骤：

所述输入优化模块根据第三用户指令，获取录入历史中的未成功录入记录；

所述输入优化模块根据所述未成功录入记录，生成待优化特征；

所述输入优化模块根据所述待优化特征，调整所述可接收文件类型、所述约束条件以及所述存储要求；

所述输入优化模块根据调整后的可接收文件类型、约束条件以及存储要求，更新所述上传界面；

所述输入优化模块保存优化后的档案上传模板，并获取优化后的档案上传模板的使用权限。

9.根据权利要求8所述的综合档案管理方法，其特征在于，所述输入优化模块根据所述待优化特征，调整所述可接收文件类型、所述约束条件以及所述存储要求，包括如下步骤：

所述输入优化模块利用所述待优化特征，搭建目标优化模型；

所述输入优化模块通过所述目标优化模型，获得优化调整量。

10.根据权利要求9所述的综合档案管理方法，其特征在于，所述目标优化模型，满足如下公式：，其中，/>表示档案文件类型的上传选择，/>表示档案文件的上传约束条件，/>表示目标函数，/>表示录入失败率加权因子，/>表示录入失败率计算函数值，/>表示错误提示次数加权因子，/>表示错误提示次数计算函数值。