CN114255010A - 电子政务平台中电子文件档案化管理与知识服务协同实现方法 - Google Patents

Abstract

本方法基于国家标准电子政务信息系统平台集成框架，提出一种政务业务与电子档案业务协同逻辑与技术实现方案，支持政务业务系统与档案管理系统在电子政务平台系统上的工作协同与统一的知识服务。该方法的目的是实现“单轨制”的电子文件运行与“单套制”的归档，在有效实现电子文件前段控制的基础上并不影响政务业务系统的数据利用。本方法以自定义的“政务业务与电子档案业务协同逻辑”与“文件伴生”策略分离政务业务与档案管理业务，以协同逻辑实现系统间的交互；以前端控制方法确保电子文件的凭证价值；在业务应用系统中实现电子文件元数据的动态采集与补全，支持电子文件的唯一性物理归档。

Description

电子政务平台中电子文件档案化管理与知识服务协同实现 方法

1、技术领域

公共管理(电子政务)、权利监督、知识管理、计算机科学与技术(知识工程)、档案学、电子文件前端控制

2、背景技术

(1)公共管理：电子政务项目相关管理规范与电子政务信息系统相关技术标准。

(2)权力监督：特指构建行政权力源头可溯、行政行为过程可查、行政结果责任可追、多元主体共同参与的现代化政府权力运行监督体系。本发明中特指通过电子政务平台对于权力运行过程的记录(电子文件前端控制与单套制归档、单轨制运行)，实现数据可公开、来源可追溯、去向可追踪、责任可追究的目标。

(3)知识管理：知识管理在本发明中是对政务业务流程中的背景知识、业务领域知识进行科学地表达与物化，支撑政务业务流程、流程中的业务处理等问题的发现与识别，以提高政务业务流程规范性与可优化性、支持知识检索与问题发现。从知识管理的角度出发用政府业务知识流程统一业务流程与管理流程，在知识标准化、业务流程规范化的前提下，在一个委局级信息系统平台中实现电子政务凭证数据档案化管理。

(4)电子政务信息系统平台：具有国标委工二联【2017】98号标准所规定的电子政务信息系统平台体系结构，并实际集成了委局级电子政务业务的电子政务信息系统平台。

(5)文件^[1]：文件是能够独立记录业务活动过程和结果的信息对象。文件是文件管理业务意义上而非技术意义上的最小单元。在数字环境中，文件本身可以被理解为一个容器，其中可能包含一个或多个组件。包含单个组件的文件为单文件，包含多个组件的情况则有两种：第一，组成文件的组件之间具有技术上的紧密关联，如网页文件中的HTML、CSS.JPEG图片，或一份嵌入外部音频、视频的年度报告等，它们共同构成一份复合文件；第二，组成文件的组件之间具有管理意义上的紧密关联，如请示和批复是两个相对独立的文档，但二者需要组合在一起才能表示一个完整的管理活动，这样的文件被称为组合文件。

(6)文件连续体理论：文件连续体模型由澳大利亚科学家Upward所创建。根据文件连续体理论的观点，电子文件从形成开始便已经开始被利用，而整个形成、利用的过程必须同步在一个统一的保管过程中，即在形成的同时进行保存，在管理的同时提供利用^[2]。

(7)政务凭证数据的概念：政府各个所属部门和派出机构履行法定职能过程中形成的数据可称之为“政府业务数据”。在本发明中指政府有权采集并且在其业务办理过程中采集和产生的、具有权利运行记录与结果反馈作用的数据。如行政审批过程中采集与产生的数据、执法办案过程中采集与产生的数据等等。

(8)凭证数据档案化管理：在知识标准化、业务流程规范化的前提下，在一个电子政务平台中，通过对电子文件元数据的动态采集实现电子文件的前端控制，利用文件伴生技术实现电子文件前端控制与业务利用的分离，从而保证电子文件在得到有效前端控制的环境中实现“单轨制”运行、“单套制”归档，并不影响业务利用。

(9)伴生文件：“文件伴生”策略的形成目的是分离业务应用与文件归档的工作并支持归档前的业务数据利用与知识服务等，实现业务数据利用与逻辑归档工作的协同。

“文件伴生”策略的实质是针对不同应用场景对原始电子文件内容进行模板化地抽取，其结果在本文中形成一类面向业务应用场景的电子数据文件。伴生文件与原始文件利用统一设定的编码进行唯一性关联。这种关联不仅可以支持原始文件与数据文件的“元数据关联”以确保其关联性；而且可以利用电子文件模板定义工具便利地针对应用需求实现对需要抽取的内容定义，从而形成文件伴生模板，支持机器便利地实现针对不同知识服务场景的内容精简与逻辑重构，同时完成数据整理的部分工作。

3、发明内容

(1)电子政务平台系统基础环境构造方法

本发明中的电子政务信息系统平台应具有国家电子政务相关标准所规定的体系结构，并满足如下条件：

①一个政府部门的各类政务业务系统与档案管理系统需集成运行在一个电子政务信息系统平台的标准结构上，平台不是运行单一业务的孤立信息系统。

②电子政务信息系统平台的支撑层需要安装工作流组件与电子文件模板编辑、定义的通用组件、电子签章与身份认证的组件，支撑对于政务工作程序合理、便捷的定义与调整优化，支持对工作流特定环节文件模板的编辑与重定义功能；电子文件模板编辑、定义的通用组件，同时支持对于“伴生数据”抽取的标识，支持“伴生文件”模板的形成。

③每种政务业务都具有清晰的工作流定义以及工作流中每个工作环节所产生的电子文件定义，包含电子文件元数据所需的背景信息，据此可以根据元数据标准对应形成电子文件元数据的内容，支持电子文件运动中的元数据动态补全。

④原始形成的电子文件就被保护，即在分配档案号、识别号以及抽取伴生文件后就被系统控制，只保留浏览权。原始文件经过任一工作流程时，对于电子文件的审批签章、变更替换、组件增减等涉及内容变化的行为，均依赖生成新的电子文件组件实现，并以合理规定(自定义)的文件号给予命名，以确保这一关系能被系统自动识别。

⑤根据政务业务属性，原始文件自形成就可以自动分配合规的档案编号与电子文件识别号。

(2)利用“伴生文件”策略实现政务业务数据应用与电子文件前端控制工作的协同方法

本发明中设计“伴生文件”策略的目的是分离政务业务应用与电子文件前端控制工作。具体方法如下：

①“伴生文件”概念定义与实现

为了不破坏电子文件的历史凭证属性，并能在业务流程中有效利用电子文件的数据内容，本发明自定义了电子文件单组件的伴生文件概念：“伴生文件是指针对业务应用目的，自电子文件中抽取相关要素内容所产生的，能针对应用目标代替原文件完成现实效用的文件”。伴生文件只抽取原始电子文件中与应用目标相关的数据，伴生文件抽取由伴生文件模板定义、自动实现，伴生文件与原始文件依赖指针实现唯一性关联，伴生文件针对应用目标可以进行逻辑重构。

伴生文件在管理者“捕获”申请者的正式文件并认定其合规性后即可产生，形成“电子文件前端控制、伴生文件业务利用”的电子档案利用与管理协同模式。本发明根据(1)-③的电子文件模板，采用上下文语法中较为简单的规则语法，按照数据定位、数据抽取、要素对齐、文件生成的步骤获取原始电子文件中的内容要素信息，进行内容精简与逻辑重构后即可得到伴生文件，并采用HTML格式存储。伴生文件的作用原理如附图5所示。

②原始文件检验

对原始电子文件的内容抽取不可避免地存在对原始文件可能的损害。基于此，原始文件经过内容抽取后需要进行检验。本发明中利用原始电子文件副本完成伴生文件的内容抽取，在经过具有司法效力的md5算法对抽取前后的副本文件进行检验，如果检验结果一致，则删除文件副本，如果出现差异则恢复文件副本重新抽取，可以有效规避对于原始文件的损害。

③伴生文件内容抽取的定义方法

伴生文件产生的目的是满足政务业务应用的需求，避免直接利用原始文件所带来的前端控制问题。因此，伴生文件所需要抽取的内容是根据应用目的、利用方式，根据不同电子文件模板由人工定义的。利用“伴生文件模板定制器”程序可以在系统中定义、修改、增加、删除不同电子文件的伴生文件内容，并实现原始文件与伴生文件的唯一性指针关联。

伴生文件模板定义器根据伴生文件所对应的原始文件，按照数据定位、要素对齐的方式，对原始文件进行内容和格式精简，进行逻辑重构和数据抽取，重新组合成一个文件。

伴生文件获取快速、准确的关键是剔除原始文件中的冗余信息，直接定位到所需要素内容所在的具体位置。预先定义的文件模板使得业务文件具有规范的篇章结构信息，因此基于不同文件的模板结构，使用上下文语法中较为简单的规则语法，将文件分解成{章节标题；段落标题；段落详述}的形式就能得到有关文件的语法结构，实现快速的要素内容提取。伴生文件获取的主要方法逻辑图如附图6所示。

(3)电子文件元数据的动态补全方法

元数据的概念是关于文件或文件集合的信息^[3]。元数据包括了在电子文件形成阶段就形成的唯一性标识，还包括在电子文件运动过程中形成的对文件运动过程和标志性状态特征的唯一性标识。电子文件元数据信息分为三类：第一，基于档案分类的相关属性信息；第二，电子文件的标题与内容信息(如语义、语用、编码等)；第三，电子文件的环境信息(文件形成与运动的时间、文件类型及形成、传递、存储、利用等所依赖的软硬件信息)。这三类元数据信息被定义成具有层次结构的命名空间。

元数据在本发明中利用源数据库保存，在对政务业务流程、电子文件全貌分析的基础上依据国家相关元数据标准形成基本元数据要素内容与文件运动中的元数据补全逻辑，支持机器的自动实现。

①元数据结构构建工具

每个工作环节所产生的电子文件，其所具有的背景信息、环境信息、标题内容的规则都不同，故需要一个专业的元数据构建工具，去定义每个电子文件的具体的元数据结构。该工具具有如下几点技术特征：

第一，图形化拖拽元数据编辑，是一款在线编辑器。编辑器内提供不同类型的组件，对应元数据结构中不同类型的属性分类；提供拖拽的形式将组件放入画布进行组合，最终形成元数据结构配置信息；

第二，元数据关系映射，平台提供工具展示元数据本体的各项子结构对象的数据载体，借助工具内置组件，选择对象结构中对应的绑定关系字段对子对象直接的关系进行灵活设定，实现元数据关系映射操作；

第三，元数据规则配置，为每个受支持的对象实例创建自定义对话框。对话框内进行元数据规则信息的设计工作，包括名称、类型、值域、描述等；通过标签化管理对数据采集条件进行明确限定，在设计时赋予限制条件标签，限制标签参与元数据分析时的校验依据，为规范本体实例信息制定数据标准。

②基础元数据采集方法

业务系统在线获取原始电子文件后，立即对这一组合文件或复合文件进行捕获，而且捕获其关联关系；利用政务业务工作流定义的背景信息、电子文件模板信息、电子文件捕获的环节、时点、场景等要素信息实现电子文件基础元数据采集；在政务业务管理系统中通过业务系统分配规范定义的业务编号、档案管理系统分配档案号就能完成逻辑归档并在物理归档前保证这种关联关系不变。政务业务处理过程中产生的过程文件均由系统自动获取元数据，并通过继承原始文件基础元数据的关键属性并增加不同业务过程的元数据要素实现元数据采集。这一方法可以保证过程文件元数据采集的完整性并保持与原始文件的关联关系不变。

③电子文件元数据动态补全方法

政务业务流程在每个处理环节均有明确的业务内容与目标定义、处置及活动的定义和对应的法规依据等。利用这种固定的、提前设置的定义形成元数据补全逻辑，这是本发明中对电子文件利用过程元数据动态补全的基本手段。另一方面，本发明设计的政务业务系统对于电子文件具有模板约定、时序约定、流转过程约定等，即每个新的过程文件产生，系统都能自动补全元数据。

元数据的内容来自于业务系统，本发明中的元数据通过构建工具构建。完成后，自定义了前端著录器去采集业务系统的元数据内容，著录器可以是SDK或者API的形式，嵌入业务系统，当业务系统进行文件流转时，触发SDK/API向著录器传输元数据。

元数据补全也是如此，在业务系统中，约定模板、约定时序、约定流转过程，也会触发业务系统向著录器补全元数据。

④对伴生文件利用过程元数据的采集

由于伴生文件会被政务业务系统利用，从原理角度看，这种利用可以视同对原始文件的利用。因此，档案管理系统只需要采集这种文件利用的访问进程、时间、IP地址等这些平台可以自动采集到的数据，就可以转换为计算与处理过程的元数据。如由知识服务应用带来的可视化、数据关联应用等的环境信息以及系统基础组件升级后的信息等。这种伴生文件利用过程的元数据可以视归档要求与原始文件的基础元数据合并，从而实现元数据补全。

(4)逻辑归档与物理归档

逻辑归档在本发明中定义如下：电子文件产生并入库后，业务系统自动检验其合规性与完整性，并抽取基础元数据给档案管理系统确认，确认后的文件即由业务系统抽取“伴生数据文件”以便业务利用，同时档案系统将合规的档案号分配给原始文件；业务系统中建立对应的指针确保原始文件、伴生数据文件与元数据文件的唯一关联关系。建立关联后，业务系统向档案管理系统移交原始文件的管理权限，即完成逻辑归档。

物理归档在本发明中定义如下：一项政务业务流程结束，管理人员依据规则利用业务系统通知档案系统进行物理归档，将电子文件及业务活动中产生的相关过程文件、动态补全的电子文件元数据整体移交给电子档案系统。档案系统确认物理归档完毕后，业务系统整体移除该项业务的原始文件、伴生文件与元数据文件，并根据管理要求记录归档时间等要素信息。物理归档通过案卷组卷工具由人工操作完成。

由于案卷文件的形式是多样的。文件可是单文件，也可是多个组合。可是文档，也可是图片、音频和视频等。所以对于实际业务所形成的“文件”需要一个组合工具，根据案卷组卷规则，实现在线文件拖拽自由组卷。该工具具有如下几点技术特征：在线预览文件、文件图形化拖拽管理、案卷可视化属性管理。

(5)原始文件数据库、伴生文件数据库、电子档案库的管理与利用方法

①原始文件数据库

原始文件数据库存放政务业务流程中任一环节形成的原始文件，原始文件在数据库中根据政务业务属性、文件各类标识、文件关联关系等形成唯一性的对应关系。对于原始文件数据库只允许政务业务系统进行对于文件新增与移交的操作，利用在线监管程序动态监测原始文件数据库的状态以确保原始文件的安全，并利用日志信息实现对于任何访问的记录。

②伴生文件数据库

伴生文件数据库存放政务业务流程中原始文件的伴生文件，支持政务业务系统的日常数据利用。伴生文件数据库中的数据对于业务系统开放，允许业务应用处理其中的数据项等。业务系统中设置对于伴生文件利用的场景要素与利用程序要素的记录，确保伴生数据利用元数据的完整与可靠。

③电子档案库

电子档案库存放物理归档后的电子档案。对于电子档案库的管理遵从档案部门的管理与利用规则。

(6)基于电子文件内容的知识服务方法

基于电子文件内容的知识服务方法在本发明中定义如下：本发明中的知识服务需要建立在一种政务业务领域知识与电子文件元数据知识的基础上实现；政务业务领域知识与电子文件元数据知识都以知识图谱的形式存储与利用；知识服务包含基于电子文件知识图谱^[4]的知识检索(问题追溯)、基于业务领域知识图谱的电子政务业务处理中的问题发现方法，其目的是为权利监管部门快速发现问题、定位问题源，从而实现对权利的监督与问题的追溯。

①电子文件知识库

电子文件知识库存储电子文件元数据知识图谱。电子文件知识图谱在一个平台中不仅可实现电子文件背景信息的数据化，也形成了跨环节实现知识关联、知识融合的语义网。这一语义网可以形成电子文件的一个顶层知识模型，用来定义谁来管理电子文件、如何找到相关的电子文件，并进一步获取到相关电子文件记录了什么以及电子文件是怎么管理的等问题。本发明中利用元数据中包含的文件、责任者、业务、法规、关系五类实体构成知识图谱，支撑基于电子文件产生时间、政务部门、业务流程、事项类别、职能权限、责任者等政务事项要素的知识查询，可实现对政府部门业务事项历史的多维度刻画，进一步支持政府部门间的电子政务业务关系刻画，从而为宏观审视、微观辅助政务流程中可能存在的问题奠定了基础。

②政务业务领域知识库

政务业务领域知识库中存储政务业务领域知识图谱，由对应的业务领域知识本体实例化而形成；政务业务领域知识库还存储相关的问题发现推理规则，主要针对政务业务流程知识、业务内容规范知识的检验目的，涉及一个知识本体内的知识关联规则，不同本体间的知识融合规则等。利用政务业务领域知识实例化后获得的知识图谱，进行针对应用目标的推理并可视化结果可以辅助发现政务业务流程中可能出现的问题，这是一种基于电子文件内容的知识服务，通过本发明中的“伴生文件”利用实现。在发现可能的问题后，结合电子文件元数据知识图谱，权利监管部门可以快速发现问题、定位问题源，从而实现对权利的监督与问题追溯。

4、附图说明

图1：政务信息系统参考框架：显示了本成果的应用目标系统结构，来自国家标准；

图2：文件实体级次模型图：显示了本成果中采用的文件概念，来自于参考文献；

图3：政务业务与电子档案业务协同逻辑图：显示了本成果的基本思路；

图4：元数据实体结构图：显示了本成果中采用的元数据标准，来自国家标准；

图5：项目电子档案全生命周期管理中的伴生文件作用原理图；

图6：业务文件的伴生文件获取方法逻辑图；

图7：电子政务业务元数据知识图谱。

5、具体实施方式

本成果的实施目的是实现政务业务凭证数据的档案化管理与业务利用的协同，从而实现电子文件的前端控制，进一步支持“单轨制”运行与“单套制”归档。该方法以符合国家标准体系结构的电子政务平台为基础实施环境，以政务业务与档案业务的协同逻辑为支撑，可用于政府部门权力监督与问题追溯的大量业务场景。

该方法利用“伴生文件”分离电子文件前端控制与政务业务数据利用，并以电子文件元数据动态补全技术支撑，通过软件开发技术即可实现在符合国家电子政务标准体系结构的电子政务平台系统上。该方法中还包括了利用电子文件元数据知识图谱支持的、对于政务业务背景信息知识检索的具体实现方法，均可通过软件技术实现。

参考文献：

[1]刘越男，梁凯，顾伟.电子文件管理系统实施过程中元数据方案的设计[J].档案学研究，2012(02)：56-64.

[2]张祝杰，李娜，张帆.管窥文件连续体理论与电子文件[J].档案学通讯，2005(04)：28-31.

[3]唐小燕.电子文件管理不可或缺的元素背景信息[J].档案学研究，2001(05)：51-53.

[4]杨建梁，祁天娇.从电子文件到知识图谱：电子文件知识服务新途径[J].档案学通讯，2020(02)：10-19.

Claims (7)

1.对于利用本发明说明书中政务业务系统实现基础环境构造方法，其技术特征为：

利用符合国家电子政务技术标准的电子政务平台支撑层的工作流组件与文件模板编辑通用组件实现电子文件前端控制，支撑电子文件“单轨制”的运行方法；利用政务业务的工作流定义以及每个环节所产生的电子文件定义对应形成电子文件元数据的技术实现方法；在政务业务系统中对新形成的电子文件就进行逻辑归档，且经过任一工作流程时，对于电子文件的审批、增减、组件增减等涉及内容变化的行为，均生成新的电子文件组件，并以合理规定(自定义)的文件号给予唯一关联命名的方法。

2.对于利用本发明中“伴生文件”策略分离业务应用与文件归档的工作并实现业务利用的方法与过程，其技术特征为：

电子文件单组件的伴生文件概念：“伴生文件是指针对业务应用目的，自电子文件中抽取相关要素内容所产生的，能针对应用目标代替原文件完成现实效用的文件”。伴生文件在管理者“捕获”申请者的正式文件并认定其合规性后即可产生，形成“电子文件前段控制、伴生文件业务利用”的电子文件利用与管理协同模式。

基于上述概念与获取过程，申请保护利用预先定义的伴生文件模板进行内容精简与逻辑重构并基于此生成伴生文件的保护权、利用本发明说明中附图6的过程获取伴生数据文件的方法的保护权。

伴生文件在本发明中来自于原始电子文件的内容，是依据应用需求所抽取而来，本发明实现文件伴生的方法是自定义的伴生文件模板定义器。该定义器会根据伴生文件所对应的原始文件，按照数据定位、要素对齐的方式，对原始文件进行内容和格式精简，进行逻辑重构和数据抽取，重新组合成一个文件。

3.对于利用本发明中“政务业务与档案管理业务协同逻辑”，其技术特征为：

政务业务与档案管理业务协同逻辑是本发明中自行定义、设计的，在电子政务平台系统中支撑“单轨制”运行的关键技术方法(如附图3所示)。区别于传统的档案学解决方案，该方案利用电子政务平台系统的标准体系结构，借用支撑层的能力完成电子文件前端控制，并支持业务流程再造、电子文件模板与件伴生模板定义、元数据动态补全等工作，解决了传统档案学模型中电子文件管理系统、业务系统、档案管理系统三重结构依托接口互联而造成的相互制约、必须关联调整等核心问题。

4.对于电子政务平台中实现电子文件元数据动态补全方法，其技术特征包括：

①元数据结构构建工具

每个工作环节所产生的电子文件，其所具有的背景信息、环境信息、标题内容的规则都不同，故需要一个专业的元数据构建工具，去定义每个电子文件的具体的元数据结构。该工具具有如下几点技术特征：

第一，图形化拖拽元数据编辑，是一款在线编辑器。编辑器内提供不同类型的组件，对应元数据结构中不同类型的属性分类；提供拖拽的形式将组件放入画布进行组合，最终形成元数据结构配置信息；

第二，元数据关系映射，平台提供工具展示元数据本体的各项子结构对象的数据载体，借助工具内置组件，选择对象结构中对应的绑定关系字段对子对象直接的关系进行灵活设定，实现元数据关系映射操作；

第三，元数据规则配置，为每个受支持的对象实例创建自定义对话框。对话框内进行元数据规则信息的设计工作，包括名称、类型、值域、描述等；通过标签化管理对数据采集条件进行明确限定，在设计时赋予限制条件标签，限制标签参与元数据分析时的校验依据，为规范本体实例信息制定数据标准。

②元数据动态自动补全方法

政务业务流程在每个管理环节均有明确的业务内容与目标定义、处置及活动的定义和对应的法规依据等。利用这种固定的、提前设置的定义可以形成元数据自动补全逻辑，这是本发明中对电子文件利用过程元数据动态补全的基本手段。另一方面，本发明设计的政务业务系统对于电子文件具有模板约定、时序约定、流转过程约定等，即每个新的过程文件产生，系统大都能自动补全元数据。补全元数据的技术特征为：

元数据的内容来自于业务系统，本发明中的元数据通过构建工具构建。完成后，自定义了前端著录器去采集业务系统的元数据内容，著录器可以是SDK或者API的形式，嵌入业务系统，当业务系统进行文件流转时，触发SDK/API向著录器传输元数据。

元数据补全也是如此，在业务系统中，约定模板、约定时序、约定流转过程，也会触发业务系统向著录器补全元数据。

③对伴生文件利用过程元数据的采集

由于伴生文件始终会被业务系统利用，从原理角度看，这种利用可以视同对于原始文件的利用。因此，业务系统只需要采集这种利用调用到的支撑软件信息即可保证计算与处理过程元数据的完整。如由知识服务应用带来的可视化、数据关联应用等的环境信息以及系统基础组件升级后的信息等。这种元数据可以视归档要求与基础元数据合并，从而达到归档要求。

5.对于本发明中案卷组卷工具实现方法，其技术特征包括：根据案卷组卷规则实现在线文件拖拽自由组卷、在线预览文件、文件图形化拖拽管理、案卷可视化属性管理。

6.对于电子政务平台中政务业务领域知识图谱与元数据知识图谱利用方法，其技术特征包括：

①利用伴生文件及业务领域知识图谱进行政务业务问题发现的方法，这是一种基于电子文件内容的知识服务，其特征为利用本发明中的“伴生文件”进行实现。

②本发明中利用元数据中包含的文件、责任者、业务、法规、关系5类实体构成知识图谱，支撑基于产生时间、政务部门、业务流程、事项类别、职能权限、责任者等政务事项要素的知识检索方法；这一检索结果的特征是获得电子文件运动全过程的相关要素信息及电子文件信息。

7.对于本发明中原始文件数据库、伴生文件数据库管理方法，其技术特征包括：

本发明中对于原始文件数据库、伴生文件数据库的定义，实现与管理方法是本发明达成目标的基本保障。原始文件数据库的特征为：原始文件在数据库中根据政务业务属性、文件各类标识、文件关联关系等形成唯一性的对应关系。对于原始文件数据库只允许政务业务系统进行对于文件新增与移交的操作，利用在线监管程序动态监测原始文件数据库的状态以确保原始文件的安全，并利用日志信息实现对于任何访问的记录。伴生文件数据库的特征为：伴生文件数据库存放政务业务流程中原始文件的伴生文件，支持政务业务系统的日常数据利用。伴生文件数据库中的数据对于业务系统开放，允许业务应用处理其中的数据项等。业务系统中设置对于伴生文件利用的场景要素与利用程序要素的记录，确保伴生数据利用元数据的完整与可靠。

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