CN109857875A - 一种电子档案组卷方法及系统 - Google Patents

Abstract

本发明涉及一种电子档案组卷方法及系统。通过可定制模板对电子档案进行标准化管理，可以方便的对档案类别进行扩展，满足各领域电子档案的组卷需要，可以将格式多样、类型复杂、大批量的电子档案提取到相应的档案类别及案卷中，设定构建案卷层级的结点，进行案件确定，并根据组件方式遍历案卷进行组卷，生成相应的著录信息，实现大批量电子档案的计算机自动组卷，为电子档案的信息化管理提供技术保障。

Description

一种电子档案组卷方法及系统

技术领域

本发明涉及电子档案，尤其涉及一种电子档案组卷方法及系统。

背景技术

随着计算机技术的发展，电子档案已经成为档案管理工作的主体。电子档案对比传统的模拟档案具有其特殊性，往往不受载体介质的影响，包含大量的文档、图像、多媒体、成果数据等文件，不同类别档案所包含的文件格式多样、组织形式各异，尚未形成统一的组卷标准，组卷方法不够成熟，信息化管理困难。

发明内容

为了解决上述技术问题，本发明的目的在于提供一种电子档案组卷方法及系统。

根据本发明的一个方面，提供了一种电子档案组卷方法，包括以下步骤：

S1、基于预设数据组织形式对档案类别模板文件组织结构下的各层级路径的设定及路径中各结点配置规则的规定，将电子档案文件基于所述档案类别模板进行配置；

S2、选取待组卷层级及相应层级的结点生成临时组卷，确认所述临时组卷采集文件是否完整，若是，则执行S3；

S3、设定构建案卷层级的结点，进行案件确定，并根据组件方式遍历案卷进行组卷，生成相应的著录信息。

进一步的，所述文件组织结构为树形结构。

所述预设数据组织形式包括针对档案分类号、类别名称、父类别分类号、是否为末级类别、文件组织结构、案卷属性信息、案件属性信息中至少一种信息的预设。

路径的第一层级结点为电子档案的类别，第二层级结点为项目。

其中，S1包括：

基于预设数据组织形式对档案类别模板文件组织结构下的各层级路径的设定及路径中各结点配置规则的规定，将电子档案文件按类别以项目为单位基于所述档案类别模板进行配置，同一项目的电子档案文件放在以所述项目为结点的文件存储容器下，并以项目名称命名。

进一步的，选取待组卷所需层级及相应层级的结点生成临时组卷包括：

基于所有待组卷的电子档案文件按类别分项目以目录树的形式展现，选择目录树中的一类档案类别，展示当前档案类别下所有待组卷的项目结点，选取其中任一待组卷的项目，展示当前项目结点的文件存储容器下待组卷的档案文件，选择其中需要组卷的档案文件生成临时组卷及相应临时组卷身份识别信息。

所述的电子档案组卷方法，还包括：

对临时组卷内容查看、文件增加、文件删除、信息编辑、案卷删除中至少一项操作。

所述的电子档案组卷方法，还包括：

设定构建案卷层级的结点为项目，即以项目为单位来确定案卷，并根据档号及预设规则配置案卷的身份识别信息，记录案卷信息。

组件方式包括以预设层级结点的文件存储容器、相同文件名、单个档案文件中至少一项为组件要求进行组件。

若所述临时组卷采集文件不完整，则设定构建预立案卷层级的结点为项目，即以项目为单位进行预立卷，并根据档号及预设规则配置案卷的身份识别信息，记录预立卷信息，待档案文件补充完整后执行步骤S3。

根据本发明的另一个方面，提供了一种电子档案组卷系统，包括：

电子档案整理单元，配置用于基于预设数据组织形式对档案类别模板文件组织结构下的各层级路径的设定及路径中各结点配置规则的规定，将电子档案文件基于所述档案类别模板进行配置；

临时案卷生成单元，配置用于选取待组卷层级及相应层级的结点生成临时组卷，确认所述临时组卷采集文件是否完整，若是，则驱动组卷单元；

组卷单元，配置用于设定构建案卷层级的结点，进行案件确定，并根据组件方式遍历案卷进行组卷，生成相应的著录信息。

进一步的，所述文件组织结构为树形结构。

根据本发明的另一个方面，提供了一种设备，所述设备包括：

一个或多个处理器；

存储器，用于存储一个或多个程序，

当所述一个或多个程序被所述一个或多个处理器执行时，使得所述一个或多个处理器执行如上任一项所述的方法。

根据本发明的另一个方面，提供了一种存储有计算机程序的计算机可读存储介质，该程序被处理器执行时实现如上任一项所述的方法。

与现有技术相比，本发明具有以下有益效果：

1、本发明示例的电子档案组卷方法，通过可定制模板对电子档案进行标准化管理，可以方便的对档案类别进行扩展，满足各领域电子档案的组卷需要，可以将格式多样、类型复杂、大批量的电子档案提取到相应的档案类别及案卷中，设定构建案卷层级的结点，进行案件确定，并根据组件方式遍历案卷进行组卷，生成相应的著录信息，实现大批量电子档案的计算机自动组卷，为电子档案的信息化管理提供技术保障。

2、本发明示例的电子档案组卷系统，通过各个单元的相互配合，通过可定制模板对电子档案进行标准化管理，可以方便的对档案类别进行扩展，满足各领域电子档案的组卷需要，实现大批量电子档案的计算机自动组卷，为电子档案的信息化管理提供技术保障。

附图说明

图1为实施例一电子档案组卷方法步骤示意图；

图2为实施例一计算机系统的结构示意图；

图3为本发明流程图，

图中，100计算机系统，101 CPU，102 ROM，103RAM，104总线，105I/O接口，106输入部分，107输出部分，108存储部分，109通信部分，110驱动器，111可拆卸介质。

具体实施方式

为了更好的了解本发明的技术方案，下面结合具体实施例、说明书附图对本发明作进一步说明。

实施例一：

本实施例的一种电子档案组卷方法，包括以下步骤：

S1、基于预设数据组织形式对档案类别模板文件组织结构下的各层级路径的设定及路径中各结点配置规则的规定，针对路径中各结点配置规则的规定具体为规定路径中各结点的命名方式及结点的文件存储容器中存储内容，将电子档案文件基于所述档案类别模板进行配置，其中，所述预设数据组织形式包括针对档案分类号、类别名称、父类别分类号、是否为末级类别、文件组织结构、案卷属性信息、案件属性信息中至少一种信息的预设。所述文件组织结构为树形结构，具体为目录树形式。

路径的第一层级结点为电子档案的类别，测绘行业的电子档案按类别可分为大地测量、地图制图、航空摄影、航天遥感等类别，第二层级结点为项目。

故，S1具体包括：

基于预设数据组织形式对档案类别模板文件组织结构下的各层级路径的设定及路径中各结点配置规则的规定，将电子档案文件按类别以项目为单位基于所述档案类别模板进行配置，同一项目的电子档案文件放在以所述项目为结点的文件存储容器下，即同一项目的档案放在一个文件夹下，并以项目名称命名。

S2、选取待组卷层级及相应层级的结点生成临时组卷，具体为：基于所有待组卷的电子档案文件按类别分项目以目录树的形式展现，选择目录树中的一类档案类别，展示当前档案类别下所有待组卷的项目，选取其中任一待组卷的项目结点，展示当前项目为结点的文件存储容器下待组卷的档案文件，文件存储容器具体为项目文档文件夹，选择其中需要组卷的档案文件生成临时组卷及相应临时组卷身份识别信息，临时组卷身份识别信息为临时案卷号，对临时组卷内容查看、文件增加、文件删除、信息编辑、案卷删除中至少一项操作。以供用户进行相应操作。确认所述临时组卷采集文件是否完整，若是，则执行S3，若否，则设定构建预立案卷层级的结点为项目，即以项目为单位进行预立卷，并根据档号及预设规则配置案卷的身份识别信息，即预立卷案卷号，记录预立卷信息，具体是将预立卷信息记录到案卷属性表中，待档案文件补充完整后执行步骤S3。

S3、设定构建案卷层级的结点，进行案件确定，并根据组件方式遍历案卷进行组卷，组件方式包括以预设层级结点的文件存储容器、相同文件名、单个档案文件中至少一项为组件要求进行组件。生成相应的著录信息。设定构建案卷层级的结点一般为项目，即以项目为单位来确定案卷，并根据档号及预设规则配置案卷的身份识别信息，案卷的身份识别信息为案卷号，记录案卷信息，具体是在案卷属性表中记录案卷信息。

上述电子档案组卷方法，如图1所述，具体步骤如下：

1、制定档案类别模板：在档案组卷之前，需要对常用的档案类别进行模板配置，定义数据组织形式，模板内容包括档案分类号、类别名称、父类别分类号、是否为末级类别、文件组织结构、案卷属性表、案件属性表。

模板可以根据档案的实际情况自由进行配置，可以制作多个模板，每类档案的模板只需要配置一次，以后可以直接使用，配置完成后档案类别以目录树形式展现。通过模板配置可以对档案类别进行管理，对新类型档案可以方便的进行扩展，可以满足各领域电子档案组卷的需要。

2、电子档案整理：电子档案按类别以项目为单位进行组织，同一项目的档案放在一个文件夹下，以项目名称命名。根据流程1所定义的档案类别模板，按照该类别模板中文件组织结构的要求，对电子档案文件所存放的文件夹名称与路径进行规范化整理，有序存放各类数据。例如电子文档放在档案文件夹下的项目文档文件夹下，数据库文件放在档案文件夹下的成果数据文件夹下。

3、选择组卷文件：流程2中电子档案整理好后，即可开始组卷，选择组卷文件，对项目的电子文件(电子档案文件)进行状态标记，初始状态标记为待组卷。

所有待组卷的电子文件按类别分项目以目录树的形式展现，先选择目录树中的一类档案类别，展示该类别下所有待组卷的项目，再选择一个项目，展示该项目下待组卷的文件，最后选择需要组卷的文件。初始只展示最外层的文件夹，根据需要点击展开文件夹下的内容，人工控制显示层级，减少文件的遍历时间，提高效率。

4、生成临时案卷：根据流程3中选择的待组卷文件，生成临时案卷，自动给定临时案卷号，作为该条组卷记录的标识，人工填写案卷题名。临时案卷可以进行内容查看、文件增加、文件删除、信息编辑、案卷删除等操作，满足管理需要。临时案卷后续可以进行预立卷和正式立卷。本发明制定了预立卷、正式立卷两种立卷方式，解决实际工作中档案资料分多批次汇交的问题，对于分批汇交的档案也能及时组卷管理，待汇交完全后正式立卷。

5、预立卷：根据流程4中生成的临时案卷，如果该临时案卷的文件收集不完整，后续还会有补充时，需要先进行预立卷，给定预立卷案卷号，后续再向预立卷里添加补充的文件，待文件都补充完整后进行正式立卷，将预立卷案卷号更改为正式案卷号。预立卷的案卷确定、案件确定与流程6中案卷确定、案件确定完全一致。

预立卷信息会记录到案卷属性表中，与正式案卷一起进行管理，这样既方便了管理又符合实际的文件收集情况。

6、正式立卷：

如果流程4中临时案卷内容完整，可直接进行正式立卷，流程5中预立卷内容补充完整后也可进行正式立卷。

a、案卷确定：以项目为单位来确定案卷，一个项目为一卷，根据档号制定规则给定正式案卷号，在案卷属性表中记录案卷信息，项目标记为已组卷。

b、案件确定：

选择新生成的正式案卷或流程5中的预立卷，进行案件确定，选择有明确意义的文件或文件夹为电子档案的案件。

从档案文件库中调取相应案卷的文件夹，以文件树形式分级展开文件夹下的内容。在每个文件夹或文件后人工选择组件方式，内定了四种组件方式：每个文件为一件、文件名相同的多个文件为一件、下级每个子文件夹为一件、本级文件夹为一件。通过这四种组件方式以及文件夹的显示内容可以涵盖电子档案的所有组件形式。

选择好案卷下所有文件夹和文件的组件方式后，系统会自动遍历案卷下的所有文件夹和文件，根据所选组件方式将案件的文件名、数据量、文件格式等信息记录到案件属性表中，将案卷的案件数、总数据量等信息记录到案卷属性表中。

7、信息著录：流程6立卷完成后，即可进行案卷级著录与案件级著录，对案卷、案件属性信息进行补充录入，使其信息完整。可以人工单个录入，也可以自动批量录入，批量录入需要根据属性表字段制作相应的表格，以档号作为关联项将信息导入到数据库属性表中，著录完成后，整个组卷过程完成。

本发明提出一种多源异构电子档案自适应的组卷方法，以目录树形式实时加载，自主选择案件组成方式，实现人机交互的组卷模式，增强了电子档案案件选择的灵活性，解决了电子档案组卷中案件组成不确定的难题。可以将格式多样、类型复杂、大批量的电子档案提取到相应的档案类别及案卷中，以人机交互的形式确定案件，并获取案卷和案件属性信息，实现大批量电子档案的计算机自动组卷，为电子档案的信息化管理提供技术保障。

本实施例的电子档案组卷系统，包括：

电子档案整理单元，配置用于基于预设数据组织形式对档案类别模板文件组织结构下的各层级路径的设定及路径中各结点配置规则的规定，将电子档案文件基于所述档案类别模板进行配置；

临时案卷生成单元，配置用于选取待组卷层级及相应层级的结点生成临时组卷，确认所述临时组卷采集文件是否完整，若是，则驱动组卷单元；

组卷单元，配置用于设定构建案卷层级的结点，进行案件确定，并根据组件方式遍历案卷进行组卷，生成相应的著录信息。

所述文件组织结构为树形结构。

应当理解，上述电子档案组卷方法中各步骤与电子档案组卷系统中记载的诸子单元相对应。由此，上文针对系统及其中包含的单元描述的操作和特征同样适用于上述方法，在此不再赘述。

本实施例还提供了一种设备，所述设备适于用来实现本申请实施例。

该设备包括计算机系统100，如图2所示，计算机系统100包括中央处理单元(CPU)101，其可以根据存储在只读存储器(ROM)102中的程序或者从存储部分加载到随机访问存储器(RAM)103中的程序而执行各种适当的动作和处理。在RAM103中，还存储有系统操作所需的各种程序和数据。CPU 101、ROM 102以及RAM 103通过总线104彼此相连。输入/输出(I/O)接口105也连接至总线104。

以下部件连接至I/O接口105：包括键盘、鼠标等的输入部分106；包括诸如阴极射线管(CRT)、液晶显示器(LCD)等以及扬声器等的输出部分107；包括硬盘等的存储部分108；以及包括诸如LAN卡、调制解调器等的网络接口卡的通信部分109。通信部分109经由诸如因特网的网络执行通信处理。驱动器也根据需要连接至I/O接口105。可拆卸介质111，诸如磁盘、光盘、磁光盘、半导体存储器等等，根据需要安装在驱动器110上，以便于从其上读出的计算机程序根据需要被安装入存储部分108。

特别地，根据本发明的实施例，上文参考流程图3描述的过程可以被实现为计算机软件程序。例如，本发明的实施例一包括一种计算机程序产品，其包括承载在计算机可读介质上的计算机程序，该计算机程序包含用于执行流程图所示的方法的程序代码。在这样的实施例中，该计算机程序可以通过通信部分从网络上被下载和安装，和/或从可拆卸介质被安装。在该计算机程序被中央处理单元(CPU)101执行时，执行本申请的系统中限定的上述功能。

需要说明的是，本发明所示的计算机可读介质可以是计算机可读信号介质或者计算机可读存储介质或者是上述两者的任意组合。计算机可读存储介质例如可以是——但不限于——电、磁、光、电磁、红外线、或半导体的系统、装置或器件，或者任意以上的组合。计算机可读存储介质的更具体的例子可以包括但不限于：具有一个或多个导线的电连接、便携式计算机磁盘、硬盘、随机访问存储器(RAM)、只读存储器(ROM)、可擦式可编程只读存储器(EPROM或闪存)、光纤、便携式紧凑磁盘只读存储器(CD-ROM)、光存储器件、磁存储器件、或者上述的任意合适的组合。在本发明中，计算机可读存储介质可以是任何包含或存储程序的有形介质，该程序可以被指令执行系统、装置或者器件使用或者与其结合使用。而在本发明中，计算机可读的信号介质可以包括在基带中或者作为载波一部分传播的数据信号，其中承载了计算机可读的程序代码。这种传播的数据信号可以采用多种形式，包括但不限于电磁信号、光信号或上述的任意合适的组合。计算机可读的信号介质还可以是计算机可读存储介质以外的任何计算机可读介质，该计算机可读介质可以发送、传播或者传输用于由指令执行系统、装置或者器件使用或者与其结合使用的程序。计算机可读介质上包含的程序代码可以用任何适当的介质传输，包括但不限于：无线、电线、光缆、RF等等，或者上述的任意合适的组合。

附图中的流程图和框图，图示了按照本发明各种实施例一的系统、方法和计算机程序产品的可能实现的体系架构、功能和操作。在这点上，流程图或框图中的每个方框可以代表一个模块、程序段、或代码的一部分，上述模块、程序段、或代码的一部分包含一个或多个用于实现规定的逻辑功能的可执行指令。也应当注意，在有些作为替换的实现中，方框中所标注的功能也可以以不同于附图中所标注的顺序发生。例如，两个接连地表示的方框实际上可以基本并行地执行，它们有时也可以按相反的顺序执行，这依所涉及的功能而定。也要注意的是，框图或流程图中的每个方框、以及框图或流程图中的方框的组合，可以用执行规定的功能或操作的专用的基于硬件的系统来实现，或者可以用专用硬件与计算机指令的组合来实现。

描述于本发明实施例中所涉及到的单元可以通过软件的方式实现，也可以通过硬件的方式来实现，所描述的单元也可以设置在处理器中。其中，这些单元的名称在某种情况下并不构成对该单元本身的限定。所描述的单元或模块也可以设置在处理器中，例如，可以描述为：一种处理器包括电子档案整理单元、临时案卷生成单元、组卷单元。其中，这些单元或模块的名称在某种情况下并不构成对该单元或模块本身的限定，例如，组卷单元还可以被描述为配置用于设定构建案卷层级的结点，进行案件确定，并根据组件方式遍历案卷进行组卷，生成相应的著录信息的组卷单元。

作为另一方面，本申请还提供了一种计算机可读介质，该计算机可读介质可以是上述实施例中描述的电子设备中所包含的；也可以是单独存在，而未装配入该电子设备中。上述计算机可读介质承载有一个或者多个程序，当上述一个或者多个程序被一个该电子设备执行时，使得该电子设备实现如上述实施例中所述的电子档案组卷方法。

例如，所述电子设备可以实现如图3中所示的：S1、基于预设数据组织形式对档案类别模板文件组织结构下的各层级路径的设定及路径中各结点配置规则的规定，将电子档案文件基于所述档案类别模板进行配置；S2、选取待组卷层级及相应层级的结点生成临时组卷，确认所述临时组卷采集文件是否完整，若是，则执行S3；S3、设定构建案卷层级的结点，进行案件确定，并根据组件方式遍历案卷进行组卷，生成相应的著录信息。

应当注意，尽管在上文详细描述中提及了用于动作执行的设备的若干模块或者单元，但是这种划分并非强制性的。实际上，根据本公开的实施方式，上文描述的两个或更多模块或者单元的特征和功能可以在一个模块或者单元中具体化。反之，上文描述的一个模块或者单元的特征和功能可以进一步划分为由多个模块或者单元来具体化。

此外，尽管在附图中以特定顺序描述了本公开中方法的各个步骤，但是，这并非要求或者暗示必须按照该特定顺序来执行这些步骤，或是必须执行全部所示的步骤才能实现期望的结果。附加的或备选地，可以省略某些步骤，将多个步骤合并为一个步骤执行，以及/或者将一个步骤分解为多个步骤执行等。

通过以上的实施方式的描述，本领域的技术人员易于理解，这里描述的示例实施方式可以通过软件实现，也可以通过软件结合必要的硬件的方式来实现。

以上描述仅为本申请的较佳实施例以及对所运用技术原理的说明。本领域技术人员应当理解，本申请中所涉及的发明范围，并不限于上述技术特征的特定组合而成的技术方案，同时也应涵盖在不脱离所述发明构思的情况下，由上述技术特征或其等同特征进行任意组合而形成的其它技术方案。例如上述特征与本申请中公开的(但不限于)具有类似功能。

Claims (10)

1.一种电子档案组卷方法，其特征是，包括以下步骤：

S1、基于预设数据组织形式对档案类别模板文件组织结构下的各层级路径的设定及路径中各结点配置规则的规定，将电子档案文件基于所述档案类别模板进行配置；

S2、选取待组卷层级及相应层级的结点生成临时案卷，确认所述临时案卷采集文件是否完整，若是，则执行S3；

S3、设定构建案卷层级的结点，进行案件确定，并根据组件方式遍历案卷进行组卷，生成相应的著录信息。

2.根据权利要求1所述的电子档案组卷方法，其特征是，所述文件组织结构为树形结构。

3.根据权利要求2所述的电子档案组卷方法，其特征是，路径的第一层级结点为电子档案的类别，第二层级结点为项目。

4.根据权利要求3所述的电子档案组卷方法，其特征是，S1包括：

基于预设数据组织形式对档案类别模板文件组织结构下的各层级路径的设定及路径中各结点配置规则的规定，将电子档案文件按类别以项目为单位基于所述档案类别模板进行配置，同一项目的电子档案文件放在以所述项目为结点的文件存储容器下，并以项目名称命名。

5.根据权利要求4所述的电子档案组卷方法，其特征是，选取待组卷所需层级及相应层级的结点生成临时案卷包括：

基于所有待组卷的电子档案文件按类别分项目以目录树的形式展现，选择目录树中的一类档案类别，展示当前档案类别下所有待组卷的项目结点，选取其中任一待组卷的项目，展示当前项目结点的文件存储容器下待组卷的档案文件，选择其中需要组卷的档案文件生成临时案卷及相应临时案卷身份识别信息。

6.根据权利要求5所述的电子档案组卷方法，其特征是，还包括：

设定构建案卷层级的结点为项目，即以项目为单位来确定案卷，并根据档号及预设规则配置案卷的身份识别信息，记录案卷信息。

7.根据权利要求1所述的电子档案组卷方法，其特征是，组件方式包括以预设层级结点的文件存储容器、相同名称的文件、单个档案文件中至少一项进行组件。

8.根据权利要求6所述的电子档案组卷方法，其特征是，若所述临时案卷采集文件不完整，则设定构建预立案卷层级的结点为项目，即以项目为单位进行预立卷，并根据档号及预设规则配置预立卷的身份识别信息，记录预立卷信息，待档案文件补充完整后执行步骤S3。

9.一种电子档案组卷系统，其特征是，包括：

电子档案整理单元，配置用于基于预设数据组织形式对档案类别模板文件组织结构下的各层级路径的设定及路径中各结点配置规则的规定，将电子档案文件基于所述档案类别模板进行配置；

临时案卷生成单元，配置用于选取待组卷层级及相应层级的结点生成临时组卷，确认所述临时组卷采集文件是否完整，若是，则驱动组卷单元；

组卷单元，配置用于设定构建案卷层级的结点，进行案件确定，并根据组件方式遍历案卷进行组卷，生成相应的著录信息。

10.根据权利要求9所述的电子档案组卷系统，其特征是，所述文件组织结构为树形结构。