CN1133949C - 记录抽取设备 - Google Patents

Abstract

一种记录检索方法、一种记录抽取方法及记录抽取装置，记录检索处理器基于X轴及Y轴上指定项从存储在记录文件中的多个记录中形成两维分布图表并将该分布图表显示在显示单元上。当在显示的分布图表上指定检索区域时，记录检索处理器在指定区域中检索记录，并基于相应于各项的检索记录信息标号码读出记录，并将读出的记录显示在显示单元上。

Description

记录抽取设备

发明领域

本发明涉及一种记录检索方法，一种记录抽取方法及记录抽取装置，并更具体地，涉及用于从数据处理机内的多个记录中检索符合指定条件的记录的记录检索方法，记录抽取方法及记录抽取装置。

相关技术的描述

在用于计算机系统及类似系统中的传统数据检索过程中，对被存储在例如一个大容量的外部存储装置中并由多个信息组组成的记录根据一种检索条件进行检索，指定该检索条件的通用方法是直接地输入(包括使用子窗的表格选择)一个码作为检索条件的信息标号(Key)或直接输入一个相对于文件专门项的条件(区域)。

但是，在这种用于传统数据检索程序中的检索条件内，用作检索条件的信息标号的码被直接地输入(包括使用子窗的表格选择)或是相对于文件专门项的条件(区域)被直接地输入。因而，该方法具有以下的问题。

这就是，为了在上述检索条件输入方法中在一定条件下检索一个文件，必须在事先预定出检索条件或知道符合该检索条件的信息标号码。为了通过使用趋势分析法来发现检索条件的区域及获得该区域内的信息标号码，必须识别整体趋势，确定要被获得的条件区域，在该条件区域中检索一个文件，确认检索结果及通过逐次逼近获得合适的信息标号码。由于必须使用多个的这种处理步骤，该程序是麻烦且耗时的。相应地，工作的不连续性造成低工作效率的后果。

并且在用于企业及类似单位的传统数据库系统中，各种记录被存储在数据库中且数据量很大。因而，为了从数据库中抽取需要的记录，就必须请教一个具有数据库方面熟练知识的操作者或在管理数据库的系统终端上执行麻烦的操作。这就是说，在这种操作环境中，并非所有的使用者能容易地执行记录的抽取，这就降低了数据库的利用率。

本发明的概述

本发明的目的在于提供一种记录检索方法，一种记录抽取方法及记录抽取装置，在其中以基于待检索的记录的图表图象的形式显示一分布图表，根据显示的分布图表指定所需区域，在指定区域中进行对数据的检索，并通过趋势分析使在记录检索中的检索条件输入操作得以简化。

本发明提供了一种从多个存储记录中抽取所需记录的记录抽取方法，它包括的步骤为：通过使用指定记录项作为图表轴显示基于记录的第一图表，指定显示第一图表的显示屏上的第一图表中任意区域内的一个区域，得到与指定区段相对应的记录项值的区域，从来自多个存储记录的记录项值的所获区域内抽取一个记录，将来自抽取的记录中的另外记录项规定为图表轴，并通过使用规定的记录项作为图表轴显示基于抽取的记录的第二图表。

并且也提供了一种对记录抽取程序进行记录的记录抽取装置及程序记录介质。

在本发明中，仅通过在由绘制包含在目标记录文件中的记录数据进行显示的图表显示屏上输入缩小的条件(例如，缩小的项及数据区域)，就可在图表显示屏上抽取符合缩小条件的记录数据。因此，记录可易于在图表显示屏上缩小。

其结果是，可通过在图表上的简单输入而能操作方便地执行记录数据的各种各样的分析，并且可以改善工作效率，例如使用记录数据形成各种分析材料的工作效率。

并且，当本发明应用于在企业及类似单位所用的数据库系统中时，可通过简单的操作从数据库中抽取需要的记录。这使得不必再去请教其有数据库方面熟练知识的操作者或在管理数据库的系统终端上执行麻烦的操作。因而，就可以提供一种在其中任何使用者均能容易地从数据库系统中抽取记录的操作环境。这便改善了数据库的利用率。

附图的简要说明

图1是表示根据第一实施例的一个计算机系统的主要部分的框图；

图2是由图1中数据检索处理器执行的数据检索处理的流程图；

图3是表示在图2的数据检索处理中实际数据检索程序的图；

图4是表示在图2的记录检索处理中形成的分布图表的一个实例的图；

图5是表示通过在图4的分布图表上的检索指定区域内检索所获得的信息标号码的实例的图；

图6是表示根据第二实施例的一个计算机系统的主要部分的框图；

图7是表示图6中一个RAM的存储结构的图；

图8是由图6中CPU执行的记录抽取处理的流程图；

图9是后继于图8的记录抽取处理的流程图；

图10是后继于图9的记录抽取处理的流程图；

图11是表示在图8至10的记录抽取处理期间通过输入缩小的条件抽取的并显示在图表上的记录的实例图；及

图12是表示在图8至10的记录抽取处理期间通过区域指定抽取的并显示在第二图表上的记录的实例图。

对优选实施例的详细说明(第一实施例)

以下将参照图1至5详细地描述第一实施例。

首先来描述该实施例的结构。

图1是表示根据该第一实施例的一个计算机系统主要部分的框图。

参照图1，该计算机系统1包括一个CPU2，一个输入单元3，一个ROM4，一个工作存储器5，一个记录检索处理器6，一个记录文件7，一个检索信息标号存储器8，一个显示存储器9及一个显示单元10，所有这些部件均接到一个母线11上。

该CPU(中央处理单元)2根据存储在ROM中的各种控制程序控制该计算机系统1中的各个部件，执行各种信息处理，并通过显示存储器9在显示单元10上显示这些处理及处理结果。并且，当由记录检索处理器执行记录检索处理(以下再描述)时，该CPU在显示单元10上显示检索记录。

输入单元3包括光标键，数字输入键，及各种功能键并输出压键的压键信号给CPU2。ROM(只读存储器)4存储由CPU2执行的各种控制程序。工作存储器5形成存储区域时，用以当CPU2执行各种控制处理时暂时地存储处理数据。

在执行记录检索处理(以下将描述)时，记录检索处理器6基于X轴及Y轴上指定的项从记录文件7中存储的多个记录中形成两维分布图表。当在显示分布图表上指定检索区域，记录检索处理器6检索在指定区域中的记录，在相应各个项的检索记录的信息标号码的基础上读出记录，并将读出的记录显示在显示单元10上。

记录检索处理器6具有分布图表形成项存储器6a及检索区域项存储器6b。在上述记录检索处理中由存储在记录文件7中的多个记录形成两维分布图表中，分布图表形成项存储器6a存储X轴项，Y轴项，X轴最大值，及Y轴最大值作为分布图表形成基础数据，该数据被输入到输入窗(将在下面描述)中。检索区域项存储器6b存储X轴项数据区域及Y轴项数据区域作为在分布图表上指定的检索区域。

记录文件7存储多个记录文件，每个记录文件由相应于多个信息标号码的项数据组成。在由记录检索处理器6执行的记录检索处理期间，检索信息标号码存储器8形成用于存储与设在检索区域内的记录中的项相对应的信息标号码的存储区域。

显示存储器9形成用于暂存来自CPU2的输入显示数据的存储器区域并根据显示单元10的显示速度将存储的显示数据传送给显示单元10。显示单元10例如由CRT(阴极射线管)组成并显示由CPU2输入的且存储在显示存储器9中的显示数据。

以下将描述该第一实施例的操作。

对该第一实施例的计算机系统1的记录检索处理器6执行的记录检索处理将参照图2的流程图描述如下。

当开始记录检索处理时，记录检索处理器6在显示单元10上显示一个输入窗，用以指定从存储于记录文件7中的记录文件形成分布图表的X轴项及Y轴项，并将从输入单元3输入到输入窗中的X轴项及Y轴项存储在分布图表形成项存储器6a中(步骤S1)。当在分布图表上绘制X轴项及Y轴项时由输入单元3将一X轴坐标最大值及一Y轴坐标最大值输入到输入窗中。记录检索处理器6将输入的X轴及Y轴坐标最大值存储到分布图表形成项存储器6a中(步骤S2及S3)。

记录检索处理器6基于X轴及Y轴坐标最大值在显示单元10上显示图表轴(步骤S4)，并在记录文件7中检测相应于X轴项及Y轴项的记录(步骤S5)。然后记录检索处理器6检验这些检测的记录是否在X轴及Y轴坐标最大值区域内(步骤S6)。如果这些记录在该区域外，流程前进到步骤S9。如果这些记录在该区域内，记录检索处理器6便抽取这些记录，将与X轴项及Y轴项相对应的这些记录数据转换成显示坐标(步骤S7)，并在前面显示的图表上将数据绘制在显示的坐标上(步骤S8)。

然后记录检索处理器6检验是否已完成对目标记录的检测(步骤S9)。如果该记录检测末完成，流程返回到步骤S5，且记录检索处理器6重复在图表上绘制数据。如果该记录检测已完成，这意味着分布图表的形成已完成。相应地，记录检索处理器6显示提醒使用者在分布图表上指定显示坐标区域，即数据检索区域的信息，并等待直到显示坐标区域的指定被输入为止(步骤S10)。当显示坐标区域在分布图表上由输入单元3指定时，记录检索处理器6将显示坐标区域转换成X项数据区域(步骤S11)并将X轴项数据区域存储在检索区域项存储器6b中(步骤S12)。并且，记录检索处理器6将显示坐标区域转换为Y项数据区域(步骤S13)并将Y轴项数据区域存储在检索区域项存储器6b中(步骤S14)。

接着，记录检索处理器6读出来自记录文件7并存储在检索区域项存储器6b中的X轴及Y轴项数据区域的记录(步骤S15)。然后记录检索处理器6检验读出记录的X轴及Y轴项数据是否分别处于图表上X轴及Y轴项数据区域中(步骤S16及S17)。如果数据在数据区域以外，流程则前进到步骤S19。如果数据在数据区域以内，记录检索处理器6将记录的X轴及Y轴项数据的信息标号码存储到检索信息标号码存储器8中(步骤S18)，并检验读记录是否已完成(步骤S19)。

如果读记录的存取没有完成，则流程返回到步骤S15，及记录检索处理器6重复读出数据区域中的记录并存储信息标号码。如果读记录的存取已完成，则记录检索处理器6基于存储在检索信息标号码存储器8中的信息标号码从记录文件7中读出每个相对应的记录(步骤S20)。记录检索处理器6将读出的记录制成在工作存储器5中的预定表格，在显示单元10上显示该表格(步骤S21)及完成处理。

以下将参照图3对上述记录检索/抽取处理中作出的实际数据检索/抽取处理的程序进行描述。

首先，如上述步骤S1至S3中所述，显示单元10在图3中的程序①上显示一个“状态分析”输入窗，它提醒使用者输入各项以便形成一个趋势分析分布图表。在图3的程序①中，分别将“总盈利”及“销售额”设置为X轴项及Y轴项，并将各最大值设置为X轴及Y轴坐标最大值。

这就是，分别从输入单元3输入“总盈利”及“销售额”作为X轴项及Y轴项，并将“100”及“1000000”分别输入作为X轴输入项(总盈利)及Y轴输入项(销售额)的最大值。基于这些输入项，如前面步骤S5中所述的，从记录文件7中存储的销售单据表文件及商品总额文件(图3)中检测记录并抽取图表显示数据，如图3中程序②所示。

如在图2的步骤S4中所述的，基于X轴及Y轴座标最大值的图表轴被形成及显示在显示单元10上，如图3中程序③所示。相应地，如图2的步骤S5至S9中所解释的，读出图表显示数据的每个记录数据，在此例中为相应于X轴项及Y轴项的总盈利数据及销售额数据，被转换成显示坐标并被绘制。因此，分布图表被形成及显示出来，如图3中程序④所示。接着，当如图2的步骤S10中所解释的，在该分布图表上进行以粗线框来指定检索区域及绘出该框的操作，并如图2的步骤S11至S21中所述的，从图表显示数据中读出与该指定区域的坐标相对应的记录。如图3中程序⑤及⑥所指定的，获得了商品码作为这些读出记录的信息标号码并以表格的形式显示出来。

以上是记录检索/抽取处理的程序。

以下将参照图4及5来描述在上述记录检索/抽取处理中形成的分布表的实例。

在图4所示的分布图表中，假定X轴及Y轴坐标的最大值为：

总盈利(X轴)：100.00                  …(a)

销售额(Y轴)：1,000(1,000日元)

                                     …(b)及图表绘制区域中点坐标的最大值为：

X轴：600                             …(c)

Y轴  400                             …(d)应指出，图4中P的位置被规定为图表绘制区域中点座标的原点，及每个点坐标由距原点P的显示点数目来表示。假定，如果以下区域中的显示区域被指定为该分布图表上粗线框内的检索区域中的点坐标：

X1：450                              …(e)

Y1：400                              …(f)

X2：600                              …(g)

Y2：300                              …(h)通过下列计算将指定区域中的点坐标转换成与显示数据坐标轴对应的数据：最大销售额为：

1,000(b)×(400(e)/400(f))＝1,000最小销售额为：

1,000(b)×(300(h)/400(d))＝750最大总盈利为：

100(a)×(600(g)/600(c))＝100最小总盈利为：

100(a)×(450(e)/600(c))＝75。因此，在图5中对于图表显示数据的检索条件为：

条件1：最小销售额(750)或较多及最大销售

       额(1,000)或较少

条件2：最小总盈利(75)或较多及最大总盈利

       (100)或较少。在这些检索条件的基础上，从图5的图表显示数据中检索并抽取出适合条件1及2的记录，便获得了例如商品码为10001的商品码。

在根据上述第一实施例的计算机系统1中，使用基于单项指定所形成的分布图表执行数据的趋势分析，及在分布图表上指定坐标区域。借助该简单操作，可以获得与指定记录的信息标号码及指定检索区域等效的功能。因而，可从信息标号码及检索区域中方便地获得所需的记录。

相应地，当通过趋势分析执行数据检索时可以简化输入检索条件的工作，并由此改善工作效率。

在上述第一实施例中，是在两维分布图表上进行记录的绘制。但是，也可以将这些记录绘制在一维或三维坐标上。此外，用于执行趋势分析的图表图象不限制于分布图表，也可以由例如条形码或折线图来表示。(第二实施例)

以下将参照图6至12来详细地描述第二实施例。

图6至12是表示在权利要求3至8中所描的本发明所应用的计算机系统的图。

首先将描述该实施例的结构。

图6是表示根据第二实施例的计算机系统主要部分的框图。

参照图6，该计算机系统20包括一个CPU21，一个输入单元22，一个外部存储装置(HDD)23，一个外部存储装置(FDD)24，一个记录介质25，一个RAM26，一个显示存储器27，一个显示单元28，及一个打印机29。所有这些部件均连接到总线30上。

该CPU(中央处理单元)21由插在外部存储装置(FDD)24中的记录介质25上或从外部存储装置(HDD)23上读出程序，在外部存储装置(HDD)23上已存储了从记录介质25经外部存储装置(FDD)24传送的程序。根据读出的程序，CPU21控制该计算机系统20中的各个部件，执行各种信息处理，及经过显示存储器27在显示单元28上显示处理及处理结果。并且，当执行记录抽取处理(将在下面描述)时，CPU21在显示单元28上显示从外部存储装置(HDD)23中抽取的记录。

输入单元22包括光标键，数字输入键及各种功能键，并将压键的压键信号输出到CPU21。外部存储装置(HDD)23是一个硬盘驱动器，它存储由CPU21执行的各种控制程序。这些控制程序从记录介质25经过外部存储装置(FDD)24传送并预先存储在外部存储装置(HDD)23中。外部存储装置(HDD)23也存储多个记录文件，每个文件由对应于多个信息标号码的项数据组成。

外部存储装置(FDD)24是一个软盘驱动器。当记录存储介质25，即软盘被插入时，外部存储装置(FDD)24将各种程序或数据写入到记录介质25上或读出记录在记录介质25中的程序或数据。

RAM(随机存取存储器)26形成暂时存储当CPU21执行各种控制处理时处理的数据的存储区域。尤其是，RAM26形成存储在记录抽取处理时所使用数据的存储区域(图7)。图7中的所示的存储区域存储：指示用于由抽取目标记录文件形成第一图表的项数据的“第一图表形成坐标的X轴项及Y轴项”，指示在其基础上被绘制在第一图表中的记录缩小的缩小条件的项数据的“各缩小行的项”，指示各缩小项的数据范围的“各缩小行的数据范围”，指示在第一图表中指定的记录的显示区域的“显示坐标区域(X轴及Y轴)”，用于将显示区域转换成X轴及Y轴项数据区域的“转换数据区域(X轴及Y轴)”，指示由在第一图表中指定的显示区域记录形成第二图表的项数据的“第二图表形成坐标的X轴项及Y轴项”及存储在缩小条件下抽取的记录数据的“辅助文件1及2”。

显示存储器2 7形成用于暂存来自CPU21的输入显示数据的存储区域并根据显示单元28的显示速度将存储的显示数据转换到显示单元28。显示单元28例如由CRT(阴极射线管)构成并显示从CPU21输入的且存储在显示存储器27中的显示数据。打印机29在预定的页张上打即出从CPU21输入的打印数据。

以下将描述该第二实施例的操作。

对该第二实施例的计算机系统20的CPU21所执行的记录抽取处理将参照图8至10的流程图进行描述。

当记录抽取处理开始时，从存储在外部存储装置(HDD)23中的记录文件中指定记录抽取目标文件(步骤P1)。CPU21读出目标文件并将它显示在显示单元28上。

CPU21在显示单元28上显示一个用于指定第一图表形成坐标的X轴项及Y轴项的输入窗以便由目标文件形成第一图表。第一图表形成坐标中的X轴项及Y轴项被指定在输入窗中(步骤P2)。CPU21在图7中所示的RAM26的相应存储区域中存储第一图表形成坐标的X轴项及Y轴项。

接着，CPU21在步骤P1中显示单元28上显示的目标记录文件中指定记录(步骤P3)。为了将指定的记录绘入图象，CPU21将在步骤P2上RAM26中存储的X轴项及Y轴项数据转换成显示坐标(步骤P4)。然后CPU21在其图表轴为X轴项及Y轴项的第一图表的显示坐标上用红色绘出记录数据，在显示存储器27中形成图表，并在显示单元28上显示出图表(步骤P5)。CPU21重复地执行从步骤P3至步骤P5的处理，直到目标文件中所有的记录被完全绘在第一图表上为止(步骤P6)。

然后，CPU21在显示单元28上显示一个菜单并在菜单上显示：“1.指定区域，2.输入条件”，并由使用者选择下一处理的程序号(步骤P7)。当在该菜单中选出了程序号(步骤8)时，例如当选择了程序号2，即“输入条件”时，则执行在显示单元28上显示的第一图表的缩小条件的输入操作(步骤P9)。CPU21将输入的缩小条件的每项存储在RAM26的相应存储区域中作为每个缩小行项及每个缩小行的数据区域。在这样存储的每个缩小行项及每个缩小行数据区域的基础上，CPU21抽取适合这些条件的记录并将抽取的记录数据存储在RAM26的辅助文件1中(步骤P10)。

接着，CPU21指定辅助文件1中的记录数据(步骤P11)。为了绘出指定的记录，CPU21将在步骤P2中存储在RAM26中的X轴项及Y轴项数据转换成显示坐标(步骤P12)。然后CPU21将在其图表轴为X轴项及Y轴项的第一图表上记录数据的绘制颜色改变成蓝色，在显示存储器27中形成图表，并用蓝色在显示单元28上显示该图表(步骤P13)。CPU21重复地执行从步骤P11至步骤P13的处理，直到在辅助文件1中的所有记录被完全绘制在第一图表上为止(步骤P14)。

CPU21在显示单元28上显示一个菜单并在该菜单上显示“1.显示细节”，并由使用者选择下一处理的程序号(步骤P15)。当在该菜单中选出了程序号1时(步骤P16)，CPU21显示存储在RAM26的辅助文件1或2中记录数据的详细内容表(步骤P17)并完成该处理。

如果从在步骤8中的显示菜单中选择了程序号1，即“指定区域”，则流程前进到图9中的步骤18上，并在显示单元28上显示的第一图表上指定显示坐标区域。CPU21将显示坐标区域转换成X轴项及Y轴项的数据区域并将数据区域作为转换数据区域(X轴)及转换数据区域(Y轴)存储在RAM26的相应存储区域中(步骤P19)。

然后，CPU21从目标文件中抽取与数据区域对应的记录，并将抽取的记录数据存储到RAM26的辅助文件1中(步骤P20)。CPU21在显示单元28上显示菜单，并显示该菜单中的“1.显示细节，2.第二图表形成坐标”，并由使用者选择下一处理的程序号(步骤P21)。当在该菜单中选出了程序号时(步骤P22)，例如程序号2即“第二图表形成坐标”被选择时，CPU21则在显示单元28上显示用于指定第二图表形成坐标的X轴项及Y轴项的输入窗，以便形成第二图表。使用者将指定该输入窗中第二图表形成座标的X轴及Y轴项，及CPU21将指定的第二图表形成坐标的X轴项及Y轴项存储到RAM26的相应存储区域中(步骤P23)。

接着，CPU21指定在步骤P20中存储在RAM26的辅助文件1中的记录数据(步骤P24)。为了绘出指定的记录，CPU21将在步骤P23中存储在RAM26中的第二图表形成坐标的X轴项及Y轴项的数据转换成显示坐标(步骤P25)。然后CPU21在其图表轴为X轴项及Y轴项的第二图表上用黄色绘出指定记录数据，在显示存储器27中形成图表，并将第二图表显示在显示单元28上(步骤P26)。CPU21重复地执行从步骤P24到P26的处理，直到辅助文件1中的所有记录被完全绘在第二图表上为止(步骤P27)。

如果在步骤P22中的菜单选择时选择了程序号1、即“显示细节”，CPU21则在显示单元28上显示出抽取的存储在辅助文件1中的记录数据的详细内容表(步骤P28)及完成该处理。

当抽取的记录已全部被绘制在第二图表上时，流程将前进到步骤P29。CPU21在显示单元28上显示菜单，并显示该菜单中的“1.指定区域”，并由使用者选择下一处理的程序号。当在该菜单中选出程序号1时(步骤P30)，CPU21将让使用者来指定在显示单元28上显示的第二图表上的显示坐标区域(步骤P31)。CPU21将指定的显示坐标区域转换成X轴项及Y轴项的数据区域，并将这些数据区域作为转换数据区域(X轴)及转换数据区域(Y轴)存储到RAM26的相应存储区域中(步骤P32)。

接着，CPU21从辅助文件1中抽取与该数据区域相对应的记录，并将抽取的记录数据存储到RAM26的辅助文件2中(步骤P33)。然后CPU21在显示单元28上显示菜单，并显示该菜单中的“1.返回”，并由使用者选择下一处理的程序号(步骤P34)。当在该菜单中选出了程序号1时(步骤P35)，则CPU21指定在目标文件中的记录(步骤P36)。CPU21将在步骤P2中存储在RAM26中的第一图表形成坐标的X轴项及Y轴项数据转换成显示坐标(步骤P37)。CPU21在其图表轴为X轴项及Y轴项的第一图表上用红色绘出指定记录数据，在显示存储器27中形成图表，并将第一图表显示在显示单元28上(步骤P38)。CPU21重复地执行从步骤P36到步骤P38的处理，直到目标文件中的所有记录被完全地绘制在第一图表上为止(步骤P39)。

然后CPU21指定在辅助文件2中的抽取记录(步骤P40)。CPU21将第一图表形成坐标的X轴项及Y轴项数据转换成显示坐标(步骤P41)。CPU21将在其图表轴为X轴项及Y轴项的第一图表上指定的记录数据的绘制颜色改变成黄色，并显示该图表(步骤P42)。CPU21重复地执行从步骤P40到步骤P42的处理，直到在辅助文件2中所有抽取的记录被用黄色绘制在第一图表上为止(步骤P43)。

当改变在第一图表上抽取记录的绘制颜色的处理完成时，流程返回到图8的步骤P15中的菜单显示处理。

以下将参照图11及12来描述以上记录抽取处理中的实际记录抽取程序。

首先，如前面在步骤P1至P6中所述的，指定记录抽取目标文件，并指定X轴项及Y轴项作为第一图表形成坐标。基于X轴项及Y轴项将目标文件中的所有记录数据转换成显示坐标并在第一图表上绘出。因此，如图11中所示地，显示单元28显示出第一图表，在其中例如将“盈利”及“销售额”分别设置成X轴项及Y轴项，及用红色给出目标文件中的所有记录数据。

当对于该第一图表缩小的条件被输入时，例如，如图11中所示地“商品码”区域被设置为“1000至2999”，将适合该缩小条件的记录数据抽取出来，并将在第一图表上的抽取记录数据的绘制颜色改变成蓝色，如在图11下部分中的第一图表上的标记⊙所指示的。

如以上在步骤P18至P20中所述的，当如图12中所示的第一图表上的粗线框所指示地指定了显示座标区域时，则将作为该显示坐标区域中X轴项的“盈利”的数据区域“50至75”中的记录及作为该显示坐标区域中Y轴项的“销售额”的数据区域“250至750”中的记录抽取出来并存储在RAM26的辅助文件1中。

如步骤P21至P27中所述的，从菜单显示中选择出第二图表形成坐标，并如图12中所示，将“盈利增长”及“销售额增长”输入分别作为第二图表形成座标的X轴项及Y轴项。相应地，基于第二图表形成坐标将在先存储在辅助文件1中的抽取记录转换成显示坐标。如图12中所示，每个记录用黄色绘制在第二图表上，如用标记⊙所指示的。

如在步骤P29至P33中所解释的，从菜单显示中选择出“指定区域”，并在第二图表上指定显示区域，例如，在图12中的第二图表的显示坐标区域中指定X轴：0至5，及Y轴：0至5。指定数据被转换成数据区域为“0至5”的“盈利增长”作为该显示坐标区域中的X轴项，及被转换成数据区域为“0至5”的“销售额增长”作为坐标区域中的Y轴项。将存储在辅助文件1中的并满足这些数据区域的记录数据抽取出来，并存储到RAM26的辅助文件2中。

如在步骤P34至P39中所解释的，从菜单显示中选出“返回”，并在目标文件中指定每个记录数据，及基于作为第一图表形成坐标的X轴项及Y轴项转换成显示坐标。因此，在返回后目标文件中的所有记录数据被用红色绘制在第一图表上，如图12下部分所示。

此外，如在步骤P40至P43中所述的，指定存储在辅助文件2中的每个抽取记录，并基于第一图表形成坐标的X轴项及Y轴项将每个抽取记录转换成显示座标。在返回后在第一图表上每个相应记录的绘制颜色被改换成黄色，如图12中由标记⊙所指示的。

在上述第二实施例的计算机系统20中，仅需要在由绘制目标记录文件中的记录数据所显示的图表显示屏上输入缩小条件(例如缩小项及数据区域)。通过简单的操作可以抽取出适合缩小条件的记录数据，并可使其显示得明显地区别于图表显示屏上的另外数据。这使得使用者能容易地执行图表显示屏上的记录缩小。

虽然在图11中所示的第二实施例的例子中只执行了一次缩小，但也可以在改变缩小条件的情况下执行任意次数的缩小处理。如果是这种情况，最好对各个缩小条件变换绘制颜色，由此使数据彼此间区别开来。

在上述第二实施的计算机系统20中，仅要通过在由绘制目标记录文件中的记录数据所显示的图表显示屏上指定显示坐标区域，就可抽取及保持适合显示坐标区域的记录。此外，仅要通过输入第二图表形成坐标项，就可基于输入的第二图表形成坐标项使抽取的记录数据绘制在第二图表上。相应地，可基于抽取记录中的另外图表形成项在图表显示屏上方便地形成和显示一个图表。

在此情况下，可在第二图表形成坐标的图表上执行显示区域的指定。另一方式是，可在多个步骤如三或四个步骤中执行图表形成及显示区域的指定，或仅通过显示区域指定操作可顺序地执行记录的缩小。

并且，不需要执行显示区域的指定。这就是，可以在图形显示屏上直接指定的显示位置上从图表形成数据的位置中使待抽取的记录缩小。

此外，在上述第二实施例的计算机系统20中，可以通过仅输入简单的指令“返回”使第一图表在第二图表正在显示时返回再现。另外，在第一图表返回以前仅通过在第二图表上指定显示区域，就可使适合于第二图表上指定显示区域的记录数据在第一图表显示时以不同的绘制颜色显示在第一图表上。相应地，可以用简单的操作使缩小的图表返回到原始图表以便进行分析，并由此可使得使用者容易理解在原始图表上抽取的记录数据的关系。

通过使用设置在上述第二实施例的计算机系统20中的记录抽取功能，因而，可便利地在图表显示屏上抽取需要的记录数据。并且，可容易地形成及显示具有新抽取记录项的图表。从而，可简便地在图表显示屏上进行基于记录数据的各种分析程序。

其结果是，可通过简单的在图表上的输入操作便利地执行基于记录数据的各种分析，工作效率、例如使用记录数据形成各种分析材料的效率可被改善。也可以根据未处理的记录、例如单据中的记录方便地形成及显示图表，并抽取及分析必要的记录。这使得该系统能便利地用于形成企业经营策略的材料。

虽然各种控制程序被存储在图1的ROM4中，但这些程序也可存储在另外的存储装置中。并且，图6中所示的外部存储装置(HDD)24及记录介质25也可是另外的存储装置。在图1和/或6中的所有这些存储装置均具有一个存储各种控制程序及数据的记录介质，及该记录介质例如可为磁或光记录介质或半导体存储器。该记录介质可固定在存储装置中或可拆卸地安装在存储装置中。在记录介质中存储的程序及数据也可以经通信线连接的另外装置中接收及存储。此外，可在经通信线连接的另外装置中设置包括记录介质的存储装置，存储在该记录介质中的程序及数据可经过通信线传送。这些记录介质可以用CPU易读的程序码的形式存储实现指示本发明第一及第二实施例操作的图2，8，9及10的流程中所述功能的程序。

Claims (3)

1、一种从存储在一个存储装置中的多个记录中抽取记录的记录抽取设备，每个所述的记录包括多个记录项，所述的记录抽取设备包括：

用于指定需要的两个记录项分别作为横坐标和纵坐标及用于指定各坐标数据范围值的装置；

用于顺序地执行下列操作的装置：(i)从存储装置中读取每个记录，(ii)准备一个二维分布图，其中在该二维分布图中定位有相应的坐标位置，这是基于多个读出记录中的每个记录项的数据值来定位的，该记录项对应于各指定的横坐标和纵坐标记录项并位于指定的横坐标和纵坐标数据范围值之内，及(iii)在显示屏上显示该准备好的二维分布图；

用于任意地指定要从显示在该显示屏上的二维分布图中抽取的一个坐标范围的装置；

用于相对于指定的坐标范围确定横坐标记录项数据范围和纵坐标记录项数据范围，以及用于从存储在存储装置中的多个记录中抽取具有相应的记录数据值的记录的装置，其中该记录项数据值与确定的横坐标记录数据范围和纵坐标记录数据范围二者均一致；及

用于在显示屏上显示抽取的每个记录的内容的装置。

2、一种从存储在一个存储装置中的多个记录中抽取记录的记录抽取设备，每个所述的记录包括多个记录项，所述的记录抽取设备包括：

用于指定需要的两个记录项分别作为第一垂直轴记录项和第一水平轴记录项及用于指定第一垂直轴和第一水平轴数据范围值的装置；

用于顺序地执行下列操作的装置：(i)从存储装置中读取每个记录，(ii)准备一个第一分布图，其中在该第一分布图中定位有相应的坐标位置，这是基于多个读出记录中的每个记录项的数据值来定位的，该记录项对应于各指定的第一垂直轴记录项和第一水平轴记录项并位于指定的第一垂直轴和第一水平轴数据范围值之内，及(iii)在显示屏上显示该准备好的第一分布图；

用于任意地指定要从显示在该显示屏上的第一分布图中抽取的第一坐标范围的装置；

用于相对于指定的第一坐标范围确定第一垂直轴记录项数据范围和第一水平轴记录项数据范围，以及用于从存储在存储装置中的多个记录中抽取具有相应的记录数据值的记录的装置，其中该记录项数据值与确定的第一垂直轴记录项数据范围和第一水平轴记录项数据范围二者均一致；

用于相对于每个已经抽取的记录指定另外的需要的两个记录项分别作为第二垂直轴记录项和第二水平轴记录项，及用于指定第二垂直轴和第二水平轴数据范围值的装置；及

用于准备第二分布图及用于显示该准备好的第二分布图的装置，其中在该第二分布图上定位有相应的坐标位置，这是基于对应于指定的第二垂直轴和第二水平轴记录项的且位于第二垂直轴和第二水平轴数据范围值之内的每个抽取记录中的每个记录项的数据值。

3、根据权利要求2的设备，还包括：

用于任意地指定要从显示在该显示屏上的第二分布图中抽取的第二坐标范围；及

用于相对于指定的第二坐标范围确定第二垂直轴记录项数据范围和第二水平轴记录项数据范围，及用于进一步从已经抽取的记录中抽取具有相应的记录项数据值的装置，其中上述的记录项数据值与确定的第二垂直轴记录项数据范围和第二水平轴数据范围二者均一致。

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