CN111340435A

CN111340435A - 合同管理系统及合同管理方法

Info

Publication number: CN111340435A
Application number: CN201811553439.1A
Authority: CN
Inventors: 姜泳涛; 吴炜; 周宇洁; 马微
Original assignee: Taikang Insurance Group Co Ltd
Current assignee: Taikang Insurance Group Co Ltd
Priority date: 2018-12-19
Filing date: 2018-12-19
Publication date: 2020-06-26

Abstract

合同管理系统及合同管理方法。该系统包括：客户端、应用服务器及工作流服务器；其中，客户端用于通过用户界面向用户提供多种合同管理操作，检测用户对其中一个合同管理操作的触发，获取用户为合同执行合同管理操作的请求；根据请求，向应用服务器发送合同管理请求，合同管理请求包括：合同的信息及合同管理操作的信息；应用服务器用于接收客户端发送的合同管理请求；根据合同管理请求，向工作流服务器发送工作流处理请求，工作流处理请求包括：合同的信息及对应于合同管理操作的工作流程的信息；工作流服务器用于接收工作流处理请求；根据工作流处理请求，执行工作流引擎中对应于合同管理操作的工作流程，以为合同进行合同管理操作。

Description

合同管理系统及合同管理方法

技术领域

本发明涉及计算机应用技术，具体而言，涉及一种合同管理系统及合同管理方法。

背景技术

传统的线上合同管理系统通常采用单一工作流引擎，仅可支持单独的系统，各系统之间完全分离且独立工作，很难做到系统集成管理，因而不能满足集团化公司对各子公司、分公司合同的统一监控与管理需求。

此外，传统的线上合同管理系统各自采用单服务器系统，很大程度上造成了服务器资源的浪费，违背了企业信息化管理绿色环保的初衷。

在所述背景技术部分公开的上述信息仅用于加强对本发明的背景的理解，因此它可以包括不构成对本领域普通技术人员已知的现有技术的信息。

发明内容

本发明提供一种合同管理系统及合同管理方法，能够为集团公司提供统一的合同管理平台。

本发明的其他特性和优点将通过下面的详细描述变得显然，或部分地通过本发明的实践而习得。

根据本发明的一方面，提供一种合同管理系统，包括：客户端、应用服务器及工作流服务器；其中，所述客户端用于通过用户界面向用户提供多种合同管理操作，检测用户对其中一个合同管理操作的触发，获取用户为合同执行所述合同管理操作的请求；根据所述请求，向所述应用服务器发送合同管理请求，所述合同管理请求包括：所述合同的信息及所述合同管理操作的信息；所述应用服务器用于接收所述客户端发送的所述合同管理请求；根据所述合同管理请求，向所述工作流服务器发送工作流处理请求，所述工作流处理请求包括：所述合同的信息及对应于所述合同管理操作的工作流程的信息；所述工作流服务器用于接收所述工作流处理请求；根据所述工作流处理请求，执行工作流引擎中对应于所述合同管理操作的所述工作流程，以为所述合同进行所述合同管理操作。

根据本发明的一实施方式，合同管理系统还包括：合同应用数据库、文件存储子系统及工作流数据库；其中，所述合同应用数据库用于存储所述应用服务器的相关数据，所述文件存储子系统用于存储所述系统的相关文件，所述工作流数据库用于存储所述工作流服务器的相关数据。

根据本发明的一实施方式，所述应用服务器包括分布式服务器集群。

根据本发明的一实施方式，所述分布式服务器集群通过负载均衡将所述应用服务器中的业务均衡分布在所述分布式服务器集群的各分布式服务器中。

根据本发明的一实施方式，所述工作流服务器包括分布式服务器集群。

根据本发明的一实施方式，所述分布式服务器集群通过负载均衡将所述工作流服务器中的业务均衡分布在所述分布式服务器集群的各分布式服务器中。

根据本发明的一实施方式，所述客户端包括：个人计算机中的客户端及智能终端中的客户端。

根据本发明的一实施方式，所述多种合同管理操作包括：合同范本管理、合同起草管理、关联合同起草管理、合同审批管理、合同处理管理、合同履行管理、合同查询管理及关联方管理中的部分或全部。

根据本发明的一实施方式，所述工作流程包括：范本发布流程、合同起草流程、合同审批流程、合同打印流程、签订盖章流程、合同履行流程及合同办结流程。

根据本发明的一实施方式，所述工作流引擎依次执行所述范本发布流程、所述合同起草流程、所述合同审批流程、所述合同打印流程、所述签订盖章流程、所述合同履行流程及所述合同办结流程。

根据本发明的另一方面，提供一种合同管理方法，应用于合同管理系统中，所述合同管理系统包括：客户端、应用服务器及工作流服务器；所述方法包括：通过所述客户端中的用户界面向用户提供多种合同管理操作；通过所述客户端检测用户对其中一个合同管理操作的触发，获取用户为合同执行所述合同管理操作的请求；通过所述客户端根据所述请求，向所述应用服务器发送合同管理请求，所述合同管理请求包括：所述合同的信息及所述合同管理操作的信息；通过所述应用服务器接收所述客户端发送的所述合同管理请求；通过所述应用服务器根据所述合同管理请求，向所述工作流服务器发送工作流处理请求，所述工作流处理请求包括：所述合同的信息及对应于所述合同管理操作的工作流程的信息；通过所述工作流服务器接收所述工作流处理请求；以及通过所述工作流服务器根据所述工作流处理请求，执行工作流引擎中对应于所述合同管理操作的所述工作流程，以为所述合同进行所述合同管理操作。

根据本发明实施方式提供的合同管理系统，集团内各公司共用工作流引擎，符合企业对子公司或分公司集中管理的要求。合同管理系统同时兼具人工和自动的流程，可根据各子公司或分公司实际业务管控的不同需求，灵活的进行配置和优化。根据集团公司管理的要求，合同管理系统还需具备对集团下各子公司或分公司的合同文件信息进行统一的管理和统计的能力，各子公司或分公司共用数据库，共用文件存储子系统，可以满足对合同数据统一监控和管理的需求。同时合同管理系统为了保障服务器资源充分的利用，采用了单服务器多应用的分布式部署。合同管理系统还采用了负载均衡机制，具备较强的扩展能力，有效的应对大数据量和高并发可能会带来的系统性能问题。

应当理解的是，以上的一般描述和后文的细节描述仅是示例性的，并不能限制本发明。

附图说明

通过参照附图详细描述其示例实施例，本发明的上述和其它目标、特征及优点将变得更加显而易见。

图1是根据一示例性实施方式示出的一种合同管理系统的结构示意图。

图2是根据一示例示出的基于合同管理系统10对采购类合同进行管理的处理流程图。

图3是根据一示例示出的基于合同管理系统10对非采购类合同进行管理的处理流程图。

图4是根据一示例示出的基于合同管理系统10对子公司用集团印的合同进行管理的流程图。

图5是根据一示例性实施方式示出的一种合同管理方法的流程图。

具体实施方式

现在将参考附图更全面地描述示例实施方式。然而，示例实施方式能够以多种形式实施，且不应被理解为限于在此阐述的范例；相反，提供这些实施方式使得本发明将更加全面和完整，并将示例实施方式的构思全面地传达给本领域的技术人员。附图仅为本发明的示意性图解，并非一定是按比例绘制。图中相同的附图标记表示相同或类似的部分，因而将省略对它们的重复描述。

此外，所描述的特征、结构或特性可以以任何合适的方式结合在一个或更多实施方式中。在下面的描述中，提供许多具体细节从而给出对本发明的实施方式的充分理解。然而，本领域技术人员将意识到，可以实践本发明的技术方案而省略所述特定细节中的一个或更多，或者可以采用其它的方法、组元、装置、步骤等。在其它情况下，不详细示出或描述公知结构、方法、装置、实现或者操作以避免喧宾夺主而使得本发明的各方面变得模糊。

此外，在本发明的描述中，“多个”的含义是至少两个，例如两个，三个等，除非另有明确具体的限定。

参考图1，合同管理系统10包括：客户端102、应用服务器104及工作流服务器。

客户端102可以包括：个人计算机(PC)中的客户端及智能终端中的移动客户端。

客户端102可以通过用户界面，为用户提供多种合同管理操作。多种合同管理操作例如可以包括：合同范本管理、合同起草管理、关联合同起草管理、合同审批管理、合同处理管理、合同履行管理、合同查询管理及关联方管理中的部分或全部。

这些合同管理操作例如可以在用户界面中以菜单的形式提供给用户，用户通过用户界面触发相应合同管理操作，例如可以通过鼠标点击(如PC客户端)或通过触摸(如移动客户端)相应的管理操作，发起对合同的合同管理操作请求。客户端102通过检测用户对合同管理操作的触发，获取用户为合同执行相应管理操作的请求。并根据该请求，向应用服务器104发送合同管理请求，该合同管理请求中可以包括：合同的信息(如合同编号等)及合同管理操作的信息(如合同范本管理、合同起草管理、关联合同起草管理、合同审批管理、合同处理管理、合同履行管理、合同查询或关联方管理)。应用服务器104收到该合同管理请求后，可以向客户端返回所请求的合同管理操作的页面，通过客户端向用户展示该页面，以便用户进行相应的操作。

合同范本管理用于对合同范本的规范管理，范本可以由公司法律部的专人起草，经审批发布后方可使用。合同范本管理相应的界面还可进一步提供“范本新建”、“范本查询”、“我的常用范围”、“集团范本查询”等操作。

合同起草管理用于对合同起草进行管理。合同起草管理相应的界面还可进一步提供“单个合同起草”及“草稿箱”操作。“单个合同起草”如可以提供新建合同，输入合同基本信息等操作。“草稿箱”可用于存储待审批的合同。

关联合同起草管理用于对所有管理合同进行管理，其相应的界面和可进一步提供“变更补充”、“终止解除”、“合同续签”、“关联合同草稿箱”等操作。

合同审批管理相应的界面用于为相关审批人对起草好的合同提供审批操作。当审批人通过该合同审批管理界面完成对合同的审批后，完成合同审批的流程。

合同处理管理是合同审批管理的后续阶段，是合同履行管理的前置环节。合同双方在线下完成合同的签字盖章后，还需要在合同管理系统10中通过合同处理管理相应的界面进行“签订盖章”，以对合同签订情况进行确认，确认通过后的合同状态更新为“履行中”，方可对合同进行履行操作。合同处理管理相应的界面还可进一步提供“合同定稿”、“合同打印”、“合同审签单打印”、“签订盖章”、“合同作废”等操作。

合同履行管理是合同处理管理的后续阶段，用于管理合同的履行。合同履行管理相应的页面还可以进一步“合同履行”、“履行人调整”、“付款计划”、“合同办结”、“合同移交”及“合同履行接口”等操作。通过“合同履行”操作，合同履行者可对权限范围内的合同进行合同履行操作及查看合同履行详情等操作。通过“合同移交”操作，可进行合同移交操作。

合同查询相应的界面提供对合同编号、合同名称、合同类型、我方签约主体、对方签约主体、报送部门、报送人等合同台账包含的信息的输入，在后台应用服务器中对合同进行查询，并通过该界面显示符合条件的合同信息，并可提供Excel导出功能。点击显示的合同名称即可进入合同详细信息页面中。

通过关联方管理相应的页面提供的“关联交易方设置”中可以设置完成交易后，在合同起草时判定签约双方是否为关联合同。

此外，合同的部分审批环节可以在智能终端客户端上进行操作。

应用服务器104用于接收客户端102发送的合同管理请求，并根据该合同管理请求中的合同信息及合同管理操作信息，向工作流服务器106发送工作流处理请求。工作流处理请求包括合同信息及对应于合同管理操作的工作流程信息。

工作流程例如可以包括：范本发布流程、合同起草流程、合同审批流程、合同打印流程、签订盖章流程、合同履行流程及合同办结流程。

例如用户请求的合同管理操作为合同起草，则工作流处理请求中携带的工作流程信息为合同起草流程的信息。

工作流服务器106接收到该工作流处理请求后，可以根据其中的工作流程信息，执行工作流引擎中的该流程，以为合同进行相应的合同管理操作。

工作流服务器106包括多个处理模块，用于分别对集团内多个分公司或子公司的合同进行处理。这些分公司或子公司使用同一个工作流引擎，从而使得合同管理系统10可以对集团内各公司的合同统一进行管理。

该工作流引擎例如可以设计为依次执行范本发布流程、合同起草流程、合同审批流程、合同打印流程、签订盖章流程、合同履行流程及合同办结流程。

在范本发布流程，可以由法律部门管理员通过该流程发布已确认的生效合同范本。

在合同起草流程，可以由报送人通过该流程起草合同，填写合同相关信息并上传正文及相关附件等，或者从其他系统(如公司的采购系统)获取合同的基本信息等。

在合同审批流程，可以由审批人通过该流程对起草的流程进行审批。

在合同打印流程，可以由报送人通过该流程进行合同定稿，打印合同文本。

在签订盖章流程，可以由报送人或归档管理员通过该流程发起合同签订并盖章审批流程，确认签订盖章信息。

在合同履行流程，可以由主要或协助履行人通过该流程录入履行信息，或者从其他系统(如公司的采购系统、财务系统等)获取履行信息。

在合同办结流程，可以由主要履行人通过该流程对确认履行到期的合同进行办结。

此外，合同全部履行完毕，还可以在合同查询流程中对系统内以履行办结后的合同进行查询，办结后的合同仅允许进行信息查询操作。

此外，合同管理系统10还可以与集团公司的OA办公系统对接，从而在客户端102提供的用户界面中，为用户显示“我的工作”操作，在其对应的页面中进一步显示“待办事项”、“已办事项”、“办结事项”、“待阅事项”、“已阅事项”及“审批交接”等操作选项。

在一些实施例中，合同管理系统10还可以包括：合同应用数据库108、文件存储子系统110及工作流数据库112。其中，合同应用数据库108用于存储应用服务器的相关数据；文件存储子系统110用于存储系统的相关文件；工作流数据库112用于存储工作流服务器的相关数据。

在一些实施例中，应用服务器104包括分布式服务器集群，该分布式服务器集群通过负载均衡将应用服务器104中的业务均衡分布在分布式服务器集群的各分布式服务器中。

在一些实施例中，工作流服务器106包括分布式服务器集群，该分布式服务器集群通过负载均衡将工作流服务器106中的业务均衡分布在分布式服务器集群的各分布式服务器中。

也即应用服务器104与工作流服务器106均采用单服务器多应用的分布式部署方案，可使系统资源得到充分利用。

下面分别介绍基于上述合同管理系统10对采购类合同及非采购类合同进行管理的全过程。

参考图2，采购类的合同从采购系统(EPS系统)发起，填写合同部分基本信息后，在合同起草流程中，通过系统间接口将数据传给合同管理系统10，并保存在合同起草管理相应页面提供的草稿箱中。另外，还可以通过与合同管理系统10对接的OA系统提醒审批人对该合同进行审批，审批人点击了该待办事项后即可跳转到合同管理系统10提供的对该采购类合同的审批界面中。在合同管理系统10中完成合同正文、附件等相关信息后提交审批，依据公司的管理要求完成审批。合同审批完成后，报送人在系统内定稿打印合同，线下签字盖章后，将相应信息记录在合同管理系统10内，经归档管理人员确认后合同进入到“履行中”状态。

合同管理系统10将合同进入到“履行中”状态信息发送给EPS系统。在EPS系统中，进行订单付款操作后，将订单信息、付款信息通过接口回传给合同管理系统10。需要说明的的是，付款操作需要在财务系统(FOL系统)内进行，完成后将付款信息返回至EPS系统。在EPS系统将合同办结后，需及时将合同办结状态回传给合同管理系统10，合同管理系统10更新相应的合同状态为“办结”状态。

参考图3，非采购类的合同从合同管理系统10内部发起，提交合同审批，依据公司的管理要求完成审批。合同审批完成后，报送人在合同管理系统10内定稿打印合同，线下签字盖章后，将相应信息记录在系统内，经归档管理人员确认后合同进入到“履行中”状态。

合同履行过程中，合同履行人在履行单增加付款计划后，通过链接至FOL系统发起报销付款，报销过程中需能实时查询付款计划关联报销单据的状态；报销单据付款完成后，需将付款信息回传给合同管理系统10。

参考图4，合同审批流程可以根据集团指定的审批流程进行审批，流程图中1-8环节、21-23环节均为子公司的人员进行审批；其它各环节则由集团总部的人员进行审批。

合同审批完成定稿后，由集团的印章管理员进行审批，之后用集团印章，再进行合同的归档，即进入履行状态。进入履行状态之后可添加付款计划，在FOL系统中完成此合同的付款。

在基于合同管理系统10对子公司用集团印的合同进行管理的流程中，子公司和集团系统采用同一工作流引擎，这样才能保障子公司和集团的合同流程走向相互交融，子公司的合同才可流畅的进行集团审批用印。

合同管理系统10通过共用数据库和文件存储，使得由子公司报送使用了集团印章的合同，不仅可以被子公司的相关人员查询到，也可以被集团的相关人员查询到。此外，对于合同数据的统计也应在子公司和集团都有所呈现。

此外，合同管理系统10系统具备高可用性和可扩展性，对于集团内跨公司的工作流程才可灵活应对。

图5是根据一示例性实施方式示出的一种合同管理方法的流程图。该合同管理方法可以应用于上述的合同管理系统10中。

参考图5，合同管理方法20包括：

在步骤S202中，通过客户端中的用户界面向用户提供多种合同管理操作。

在一些实施例中，多种合同管理功能包括：合同范本管理、合同起草管理、关联合同起草管理、合同审批管理、合同处理管理、合同履行管理、合同查询管理及关联方管理中的部分或全部。

在步骤S204中，通过客户端检测用户对其中一个合同管理操作的触发，获取用户为合同执行合同管理操作的请求。

在步骤S206中，通过客户端根据请求，向应用服务器发送合同管理请求。

合同管理请求包括：合同的信息及合同管理操作的信息。

在步骤S208中，通过应用服务器接收客户端发送的合同管理请求。

在步骤S210中，通过应用服务器根据合同管理请求，向工作流服务器发送工作流处理请求。

工作流处理请求包括：合同的信息及对应于合同管理操作的工作流程的信息。

在一些实施例中，工作流程包括：范本发布流程、合同起草流程、合同审批流程、合同打印流程、签订盖章流程、合同履行流程及合同办结流程。

在步骤S212中，通过工作流服务器接收工作流处理请求。

在步骤S214中，通过工作流服务器根据工作流处理请求，执行工作流引擎中对应于合同管理操作的工作流程，以为合同进行合同管理操作。

在一些实施例中，工作流引擎依次执行范本发布流程、合同起草流程、合同审批流程、合同打印流程、签订盖章流程、合同履行流程及合同办结流程。

上述附图仅是根据本发明示例性实施方式的方法所包括的处理的示意性说明，而不是限制目的。易于理解，上述附图所示的处理并不表明或限制这些处理的时间顺序。另外，也易于理解，这些处理可以是例如在多个模块中同步或异步执行的。

以上具体地示出和描述了本发明的示例性实施方式。应可理解的是，本发明不限于这里描述的详细结构、设置方式或实现方法；相反，本发明意图涵盖包含在所附权利要求的精神和范围内的各种修改和等效设置。

Claims

1.一种合同管理系统，其特征在于，包括：客户端、应用服务器及工作流服务器；

其中，所述客户端用于通过用户界面向用户提供多种合同管理操作，检测用户对其中一个合同管理操作的触发，获取用户为合同执行所述合同管理操作的请求；根据所述请求，向所述应用服务器发送合同管理请求，所述合同管理请求包括：所述合同的信息及所述合同管理操作的信息；

所述应用服务器用于接收所述客户端发送的所述合同管理请求；根据所述合同管理请求，向所述工作流服务器发送工作流处理请求，所述工作流处理请求包括：所述合同的信息及对应于所述合同管理操作的工作流程的信息；

所述工作流服务器用于接收所述工作流处理请求；根据所述工作流处理请求，执行工作流引擎中对应于所述合同管理操作的所述工作流程，以为所述合同进行所述合同管理操作。

2.根据权利要求1所述的系统，其特征在于，还包括：合同应用数据库、文件存储子系统及工作流数据库；其中，所述合同应用数据库用于存储所述应用服务器的相关数据，所述文件存储子系统用于存储所述系统的相关文件，所述工作流数据库用于存储所述工作流服务器的相关数据。

3.根据权利要求1所述的系统，其特征在于，所述应用服务器包括分布式服务器集群，所述分布式服务器集群通过负载均衡将所述应用服务器中的业务均衡分布在所述分布式服务器集群的各分布式服务器中。

4.根据权利要求1所述的系统，其特征在于，所述工作流服务器包括分布式服务器集群，所述分布式服务器集群通过负载均衡将所述工作流服务器中的业务均衡分布在所述分布式服务器集群的各分布式服务器中。

5.根据权利要求1所述的系统，其特征在于，所述客户端包括：个人计算机中的客户端或智能终端中的客户端。

6.根据权利要求1-5任一项所述的系统，其特征在于，所述多种合同管理操作包括：合同范本管理、合同起草管理、关联合同起草管理、合同审批管理、合同处理管理、合同履行管理、合同查询管理及关联方管理中的部分或全部。

7.根据权利要求1-5任一项所述的系统，其特征在于，所述工作流程包括：范本发布流程、合同起草流程、合同审批流程、合同打印流程、签订盖章流程、合同履行流程及合同办结流程，所述工作流引擎依次执行所述范本发布流程、所述合同起草流程、所述合同审批流程、所述合同打印流程、所述签订盖章流程、所述合同履行流程及所述合同办结流程。

8.一种合同管理方法，应用于合同管理系统中，所述合同管理系统包括：客户端、应用服务器及工作流服务器；所述方法包括：

通过所述客户端中的用户界面向用户提供多种合同管理操作；

通过所述客户端检测用户对其中一个合同管理操作的触发，获取用户为合同执行所述合同管理操作的请求；

通过所述客户端根据所述请求，向所述应用服务器发送合同管理请求，所述合同管理请求包括：所述合同的信息及所述合同管理操作的信息；

通过所述应用服务器接收所述客户端发送的所述合同管理请求；

通过所述应用服务器根据所述合同管理请求，向所述工作流服务器发送工作流处理请求，所述工作流处理请求包括：所述合同的信息及对应于所述合同管理操作的工作流程的信息；

通过所述工作流服务器接收所述工作流处理请求；以及

通过所述工作流服务器根据所述工作流处理请求，执行工作流引擎中对应于所述合同管理操作的所述工作流程，以为所述合同进行所述合同管理操作。

9.根据权利要求8所述的方法，其特征在于，所述多种合同管理功能包括：合同范本管理、合同起草管理、关联合同起草管理、合同审批管理、合同处理管理、合同履行管理、合同查询管理及关联方管理中的部分或全部。

10.根据权利要求8所述的方法，其特征在于，所述工作流程包括：范本发布流程、合同起草流程、合同审批流程、合同打印流程、签订盖章流程、合同履行流程及合同办结流程，所述工作流引擎依次执行所述范本发布流程、所述合同起草流程、所述合同审批流程、所述合同打印流程、所述签订盖章流程、所述合同履行流程及所述合同办结流程。