CN111222966A - 一种自动对账系统及实现方法 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种自动对账系统及实现方法，包括以下步骤：步骤(1)，数据应用平台汇总网站验收单与交货数据；步骤(2)，自动核对之后的数据或者系统发票号同步显示到对账模块；步骤(3)，会计人员到零售网站申请对账/结算操作生成对账单/结算单；步骤(4)，数据自动获取程序自动下载对账单/结算单数据，结算单号同步显示到对账模块；步骤(5)，会计人员审核生成发票信息；步骤(6)，会计人员到零售网站输入发票信息，确认结算操作；步骤(7)，数据自动获取程序自动下载零售网站发票信息，同步到对账模块呈现，单次自动核对处理结束。该自动对账系统及实现方法，采用智能技术，将各零售商网站的相关账目数据进行核对。

Description

一种自动对账系统及实现方法

技术领域

本发明涉及财务及金融类技术领域，具体为一种自动对账系统及实现方法。

背景技术

供应商常规的作业方式，是当财务收到物流带回的纸质回单后，与供应商的发货清单进行数量比对，再登录到零售商网站查看验收单金额，与发货清单是否一致。财务人员需要人工进行每份单据的核对，当发生差异时，还需要进行明细的比对，并将异常反馈给相关部门核查、确认，再做相应调账处理。

零售商纸质回单、零售商网站验收单与供应商发货清单数据比对一致后，财务人员还需到内部ERP系统中勾票，生成销售凭证，再进行后续结算作业。

零售商的对账单或结算单，有一些是由零售商固定生成，有一些则需要供应商财务人员登录到网站进行勾单申请，经零售商审批后才会生成。当对账单或结算单生成后，供应商财务核实货款与费用无问题，则进行开票作业，并寄给零售商结款。

目前供应商对账完全由人工比对，由于零售商多且单据量大，单据内容与样式各异，对账时间要求不同，财务人员每天要花费大量的时间处理，且有一些零售商限制每月对账日，对账时间紧，常常需要加班加点完成，且容易出错(漏单、核对错误等)，出现异常追踪处理时间周期长，且整个对账过程均为线下作业，整个对账到结款的过程无清晰记录，回查困难，针对上述问题，在原有自动对账系统及实现方法的基础上进行创新设计。

发明内容

本发明的目的在于提供一种自动对账系统及实现方法，以解决上述背景技术中提出供应商对账时间紧，容易出错，出现异常追踪处理时间周期长以及回查困难的问题。

为实现上述目的，本发明提供如下技术方案：一种自动对账系统及实现方法，其特征在于包括以下步骤：

步骤(1)，数据应用平台汇总零售网站验收单与ERP内部交货数据；

步骤(2)，进行自动核对，核对之后的数据或者系统发票号同步显示到对账模块；

步骤(3)，会计人员到零售网站申请对账/结算操作，零售网站生成对账单/结算单；

步骤(4)，数据自动获取程序自动下载对账单/结算单数据，结算单号同步显示到对账模块；

步骤(5)，会计人员审核生成发票信息；

步骤(6)，生成发票信息后，会计人员到零售网站输入发票信息，确认结算操作；

步骤(7)，数据自动获取程序自动下载零售网站发票信息，同步到对账模块呈现，单次自动核对处理结束。

优选的，所述步骤(2)自动核对不符合时，业务根据核对状态进行稽查确认，并生成ERP调整单，再次进行自动核对处理。

优选的，所述步骤(2)自动核对为符合的单据，会计人员确认并勾选上传“可开票”单据，自动上传到ERP，自动触发收货确认，自动生成ERP会计凭证与系统发票号，系统发票号同步显示到对账模块。

优选的，所述步骤(2)自动核对不符合时，稽查确认会审核量错、价差、皆错、无验收单等不符状态。

优选的，所述步骤(5)具体为会计人员在货款核对模块再次审核单据，确认可开税票单据，自动上传到税控系统，触发生成发票信息。

一种自动对账的实现方法，其特征在于包括以下步骤：

数据应用平台汇总零售网站验收单与ERP内部交货数据，进行自动核对(数量、金额)，核对数据同步显示到对账模块；

自动核对不符合时(量错、价差、皆错、无验收单等不符状态)，业务根据核对状态进行稽查确认，并生成ERP调整单，再次进行自动核对处理；

自动核对为符合的单据，会计人员确认并勾选上传“可开票”单据，自动上传到ERP，自动触发收货确认，自动生成ERP会计凭证与系统发票号，系统发票号同步显示到对账模块；

ERP会计凭证与系统发票号生成后，会计人员到零售网站申请对账/结算操作，零售网站生成对账单/结算单；

数据自动获取程序自动下载对账单/结算单数据，结算单号同步显示到对账模块；

会计人员在货款核对模块再次审核单据，确认可开税票单据，自动上传到税控系统，触发生成发票信息；

生成发票信息后，会计人员到零售网站输入发票信息，确认结算操作；

数据自动获取程序自动下载零售网站发票信息，同步到对账模块呈现，单次自动核对处理结束。

与现有技术相比，本发明的有益效果是：该自动对账系统及实现方法，

1、采用智能技术，将各零售商网站的收货数据，与供应商内部ERP系统交货过账数据自动进行比对，并对比对结果进行分类；

2、符合部分可传入ERP进行勾票，异常部分可触发传入ERP系统生成相应单据，还可设人工匹配平台辅助比对；

3、实现收货核对、结算单、发票、收款各环节的监控，自动对账取代大量人工作业，节省人力成本，确保货款核对及时、准确、完整，提升作业质量与效率；明确核对差异，追踪处理，减少呆账产生；缩短开票作业流程，提高回款速度。

附图说明

图1为本发明总流程示意图；

图2为本发明稽查确认结构示意图；

图3为本发明数据实现方法示意图。

具体实施方式

下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。

请参阅图1-3，本发明提供一种技术方案：一种自动对账系统及实现方法，具体实施例1：步骤(1)，数据应用平台汇总零售网站验收单与ERP内部交货数据；步骤(2)，进行自动核对，核对之后的数据或者系统发票号同步显示到对账模块；步骤(3)，会计人员到零售网站申请对账/结算操作，零售网站生成对账单/结算单；步骤(4)，数据自动获取程序自动下载对账单/结算单数据，结算单号同步显示到对账模块；步骤(5)，会计人员审核生成发票信息；步骤(6)，生成发票信息后，会计人员到零售网站输入发票信息，确认结算操作；步骤(7)，数据自动获取程序自动下载零售网站发票信息，同步到对账模块呈现，其中：步骤(2)自动核对不符合时，业务根据核对状态进行稽查确认，并生成ERP调整单，再次进行自动核对处理，为了方便确认具体的异常数据的差异，保证数据信息的准确，避免出现对账失误的情况，步骤(2)自动核对为符合的单据，会计人员确认并勾选上传“可开票”单据，自动上传到ERP，自动触发收货确认，自动生成ERP会计凭证与系统发票号，系统发票号同步显示到对账模块，方便用户根据发票号查询对账信息，同时有利于对账模块对完成核对的相关信息进行统一处理，避免出现多次重复审核，步骤(2)自动核对不符合时，稽查确认会审核量错、价差、皆错、无验收单等不符状态，有利于对一些类似于会审核量错、价差、皆错、无验收单等不符状态进行进一步详细审核，方便针对性查找异常数据，从而有利于对相关的异常数据进行处理，避免影响对账流程的进行，间接地改善了对账流程所耗费的时间，步骤(5)具体为会计人员在货款核对模块再次审核单据，确认可开税票单据，自动上传到税控系统，触发生成发票信息，方便根据具体信息进行逐步核对，避免出现数据核对错误的情况出现，同时降低了工作人员的劳动强度，避免人工核对失误，确保账目数据准确核对记录。

具体实施例2：单次自动核对处理结束数据应用平台汇总零售网站验收单与ERP内部交货数据，进行自动核对(数量、金额)，核对数据同步显示到对账模块，采用智能技术，将各零售商网站的收货数据，与供应商内部ERP系统交货过账数据自动进行比对，并对比对结果进行分类，当自动核对不符合时(量错、价差、皆错、无验收单等不符状态)，业务根据核对状态进行稽查确认，并生成ERP调整单，再次进行自动核对处理，当自动核对为符合的单据，会计人员确认并勾选上传“可开票”单据，自动上传到ERP，自动触发收货确认，自动生成ERP会计凭证与系统发票号，系统发票号同步显示到对账模块，符合部分可传入ERP进行勾票，异常部分可触发传入ERP系统生成相应单据，还可设人工匹配平台辅助比对，ERP会计凭证与系统发票号生成后，会计人员到零售网站申请对账/结算操作，零售网站生成对账单/结算单，数据自动获取程序自动下载对账单/结算单数据，结算单号同步显示到对账模块，会计人员在货款核对模块再次审核单据，确认可开税票单据，自动上传到税控系统，触发生成发票信息，生成发票信息后，会计人员到零售网站输入发票信息，确认结算操作，数据自动获取程序自动下载零售网站发票信息，同步到对账模块呈现，单次自动核对处理结束，采用智能技术，将各零售商网站的收货数据，与供应商内部ERP系统交货过账数据自动进行比对，并对比对结果进行分类，符合部分可传入ERP进行勾票，异常部分可触发传入ERP系统生成相应单据，还可设人工匹配平台辅助比对，实现收货核对、结算单、发票、收款各环节的监控，自动对账取代大量人工作业，节省人力成本，确保货款核对及时、准确、完整，提升作业质量与效率；明确核对差异，追踪处理，减少呆账产生；缩短开票作业流程，提高回款速度，解决了目前供应商对账由人工比对造成的对账耗费时间长，且有一些零售商限制每月对账日，对账时间紧，常常需要加班加点完成，且容易出错(漏单、核对错误等)，出现异常追踪处理时间周期长，且整个对账过程均为线下作业，整个对账到结款的过程无清晰记录，回查困难的问题，全方位改善了传统的对账模式存在的一些弊病，大大提高对账的准确性以及对账的效率，避免浪费过多的工作时间。

尽管已经示出和描述了本发明的实施例，对于本领域的普通技术人员而言，可以理解在不脱离本发明的原理和精神的情况下可以对这些实施例进行多种变化、修改、替换和变型，本发明的范围由所附权利要求及其等同物限定。

Claims (6)

1.一种自动对账系统，其特征在于包括以下步骤：

步骤(1)，数据应用平台汇总零售网站验收单与ERP内部交货数据；

步骤(2)，进行自动核对，核对之后的数据或者系统发票号同步显示到对账模块；

步骤(3)，会计人员到零售网站申请对账/结算操作，零售网站生成对账单/结算单；

步骤(4)，数据自动获取程序自动下载对账单/结算单数据，结算单号同步显示到对账模块；

步骤(5)，会计人员审核生成发票信息；

步骤(6)，生成发票信息后，会计人员到零售网站输入发票信息，确认结算操作；

步骤(7)，数据自动获取程序自动下载零售网站发票信息，同步到对账模块呈现，单次自动核对处理结束。

2.根据权利要求1所述的一种自动对账系统及实现方法，其特征在于：所述步骤(2)自动核对不符合时，业务根据核对状态进行稽查确认，并生成ERP调整单，再次进行自动核对处理。

3.根据权利要求1所述的一种自动对账系统及实现方法，其特征在于：所述步骤(2)自动核对为符合的单据，会计人员确认并勾选上传“可开票”单据，自动上传到ERP，自动触发收货确认，自动生成ERP会计凭证与系统发票号，系统发票号同步显示到对账模块。

4.根据权利要求2所述的一种自动对账系统及实现方法，其特征在于：所述步骤(2)自动核对不符合时，稽查确认会审核量错、价差、皆错、无验收单等不符状态。

5.根据权利要求1所述的一种自动对账系统及实现方法，其特征在于：所述步骤(5)具体为会计人员在货款核对模块再次审核单据，确认可开税票单据，自动上传到税控系统，触发生成发票信息。

6.一种自动对账的实现方法，其特征在于包括以下步骤：

数据应用平台汇总零售网站验收单与ERP内部交货数据，进行自动核对(数量、金额)，核对数据同步显示到对账模块；

自动核对不符合时(量错、价差、皆错、无验收单等不符状态)，业务根据核对状态进行稽查确认，并生成ERP调整单，再次进行自动核对处理；

自动核对为符合的单据，会计人员确认并勾选上传“可开票”单据，自动上传到ERP，自动触发收货确认，自动生成ERP会计凭证与系统发票号，系统发票号同步显示到对账模块；

ERP会计凭证与系统发票号生成后，会计人员到零售网站申请对账/结算操作，零售网站生成对账单/结算单；

数据自动获取程序自动下载对账单/结算单数据，结算单号同步显示到对账模块；

会计人员在货款核对模块再次审核单据，确认可开税票单据，自动上传到税控系统，触发生成发票信息；

生成发票信息后，会计人员到零售网站输入发票信息，确认结算操作；

数据自动获取程序自动下载零售网站发票信息，同步到对账模块呈现，单次自动核对处理结束。

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