KR20070048747A - 전사적 자원 관리/금융 소프트웨어를 이용한 구매전용 카드활용 및 데이터 정산을 위한 방법 및 시스템 - Google Patents

전사적 자원 관리/금융 소프트웨어를 이용한 구매전용 카드활용 및 데이터 정산을 위한 방법 및 시스템 Download PDF

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Abstract

본 발명은 기관의 기존의 ERP를 이용하여 구매전용 카드 트랜잭션의 자동화된 정산을 행하는 방법 및 시스템을 제공한다. 구매자는 상품 또는 서비스에 대한 결재를 요청하는 공급자로부터 인보이스를 수령한다. 구매자의 ERP는 예컨대 쓰리-웨이 매치 프로세스를 이용하여 인보이스를 검증한다. 쓰리-웨이 검증 후, 그리고 인보이스가 만기가 되었을 때, 구매자의 ERP는 공급자에게 이-메일 송금 안내서를 발송한다. 이 송금 안내서는 일부분이 가려진 구매자의 구매전용 카드의 세부사항과, 구매자의 ERP에 의해 이전에 생성되고 해당하는 공개 구매 주문과 연관되어 있는 고유 결재 번호를 포함한다. 공급자는 구매자의 ERP의 이-메일 전송된 송금 안내서로부터 부분적으로 가려진 구매전용 카드의 세부사항 및 고유 결재 번호를 POS에 입력함으로써 결재 네트워크에 결재 요청서를 제출한다. 결재 네트워크는 종래의 결재 네트워크 인가 절차에 따라 공급자의 결재 요청서를 처리한다. 주기적으로, 바람직하게는 월별로, 구매자의 ERP는 구매전용 카드 발급자로부터 구매전용 카드 트랜잭션 데이터를 수신한다. 구매전용 카드 트랜잭션 데이터는 이전 기간 동안의 구매자의 구매전용 카드 트랜잭션의 세부내용을 나타내준다. 구매전용 카드 트랜잭션 세부사항은, 구매자의 ERP에 의해 생성되고 결재 인가 처리 동안 공급자에 의해 POS에 입력되는 고유 결재 번호를 포함한다. 구매자의 ERP는 이 고유 결재 번호를 이용하여 구매전용 카드 트랜잭션을 해당 공개 구매 주문서와 다시 매칭시킬 수 있다.
구매전용 카드 트랜잭션, 전사적 자원 관리(ERP) 시스템, 트랜잭션 정산, 송금 안내서, 인보이스

Description

전사적 자원 관리/금융 소프트웨어를 이용한 구매전용 카드 활용 및 데이터 정산을 위한 방법 및 시스템{METHOD AND SYSTEM FOR PURCHASE CARD UTILIZATION AND DATA RECONCILIATION WITH ENTERPRISE RESOURCE PLANNING/FINANCIAL SOFWARE}
본 발명은 전사적 자원 관리/금융 소프트웨어를 이용한 구매전용 카드 활용 및 데이터 정산을 위한 방법 및 시스템에 관한 것이다.
본 출원은 "Method and System for Purchase Card Utilization and Data Reconciliation with Enterprise Resource Planning/Financial Software"를 명칭으로 하여 2004년 8월 4일자로 출원된 미국 가출원 번호 60/598,811호를 우선권으로 주장하며, 상기 특허 출원은 그 전체 내용이 본 명세서에 참고자료로 포함되어 있다.
종래에는, 기업 및 기타 기관은 상품 또는 서비스에 대한 과금 및 결재를 추진하기 위해 종이를 기반으로 하는 과정을 이용하였다. 전형적인 종이 기반의 과정에서는 공급자측 기관이 종이 인보이스를 작성하고, 그 종이 인보이스를 공급자로부터 특정의 상품 또는 서비스를 구입한 구매자측 기관에 우편으로 송달한다. 공급자의 종이 인보이스에는 공급자가 제공한 상품 또는 서비스와, 공급자가 받을 금액이 상세히 기록되어 있다.
구매자는 종이 인보이스의 수령 시에 인보이스의 정확도를 검증하기 위해 "쓰리-웨이 매치(three-way match)" 프로세스로 알려져 있는 프로세스를 이용한다. 쓰리-웨이 매치 프로세스에서, 구매자는 이 종이 인보이스를 구매자가 상품 또는 서비의 주문 과정 동안에 생성한 다음의 2가지의 다른 종이 문서에 대해 매칭시킨다: (1) 상품 또는 서비스에 대한 주문 시에 발생되는 구매 주문서, 및 (2) 상품 또는 서비스의 수령 시에 발생되는 수령증(receiver document). 쓰리-웨이 매치를 완료하여 공급자측의 인보이스의 검증이 끝난 후에, 구매자는 통상적으로 결재액을 우편을 통해 수표(paper check)의 형태로 공급자에게 보낸다. 최종적으로, 결재액의 우편 발송 후에, 구매자는 인보이스, 구매 주문서 및/또는 수령증에 포함된 정보를 이용하여 공급자에 대한 결재액을 구매자측의 회계 장부(accounting book)에서 정산한다.
전술한 구매 및 정산 과정(procurement and reconciliation process)을 자동화하기 위한 시스템이 공지되어 있다. 그러나, 이러한 종래의 시스템은 통상적으로 기업 간의 결재 수단으로서 구매전용 카드(purchasing card)(신용 카드, 직불 카드, 법인 카드 및 구매 카드 등)를 활용하는 것은 가능하지 않다. 그 결과, 기존의 시스템은 기업 간의 구매전용 카드 트랜잭션에 대한 데이터를 전사적 자원 관리("ERP") 시스템 등의 기업의 내부 사업 관리 소프트웨어와 통합할 수는 없다.
그 결과, 종래의 시스템의 구매전용 카드 정산 프로세스에서는 통상적으로 인보이스 데이터가 수동으로 재입력되어 구매전용 카드 트랜잭션 데이터와 매칭되어야 하고, 그 후 그 기관의 ERP 시스템에 수동으로 재입력되어야 하기 때문에, 이 러한 과정은 시간이 많이 소요될뿐만 아니라 에러가 발생할 가능성이 높게 된다. 또한, 공지의 시스템에서 이러한 구매전용 카드 정산 프로세스를 자동화하기 위해서는 통상적으로 그 기관이 전용의 소프트웨어(customized software)를 작성할 필요가 있으며, 이러한 과정은 복잡하고, 체계적이지 못하며, 또한 비용이 많이 소요된다.
따라서, 이러한 복잡하고 비용이 많이 소요되는 소프트웨어 커스토마이제이션(software customization)을 방지할 수 있는, 기업 간 트랜잭션에서 구매전용 카드 데이터의 정산을 자동화하기 위한 간편한 방법이 요망된다.
본 발명은 기관의 기존의 ERP를 이용하여 구매전용 카드 트랜잭션의 자동화된 정산을 행하는 방법 및 시스템을 제공한다. 본 발명의 일례의 실시예에 따르면, 구매자(110)는 상품 또는 서비스에 대한 결재를 요청하는 공급자(120)로부터 인보이스를 수령한다. 구매자의 ERP 시스템(110a)은 예컨대 쓰리-웨이 매치 프로세스를 이용하여 인보이스를 검증한다. 쓰리-웨이 검증 후, 그리고 인보이스가 만기(due)가 되었을 때, 구매자의 ERP 시스템(110a)은 공급자(120)에게 이-메일 송금 안내서(remittance advice)를 발송한다. 이 송금 안내서는 일부분이 가려진 구매자(110)의 구매전용 카드의 세부사항과, 구매자의 ERP 시스템(110a)에 의해 이전에 생성되고 해당 공개 구매 주문서와 연관되어 있는 고유 결재 번호를 포함한다.
공급자(120)는 구매자의 ERP 시스템(110a)의 이-메일 전송된 송금 안내서로부터 획득된 부분적으로 가려진 구매전용 카드의 세부사항 및 고유 결재 번호를 POS(130)에 입력함으로써 결재 네트워크(150)에 결재 요청서(payment request)를 제출한다. 결재 네트워크(150)는 종래의 결재 네트워크 인가(payment network authorization) 절차에 따라 공급자(120)의 결재 요청서를 처리한다.
주기적으로, 바람직하게는 월별로, 구매자의 ERP 시스템(110a)은 구매전용 카드 발급자(160)로부터 구매전용 카드 트랜잭션 데이터를 수신한다. 구매전용 카드 트랜잭션 데이터는 이전 기간 동안의 구매자(110)의 구매전용 카드 트랜잭션의 세부사항을 나타내준다. 본 발명의 실시예에 따르면, 구매전용 카드 트랜잭션의 세부사항은, 구매자의 ERP 시스템(110a)에 의해 생성되고 결재 인가 처리 동안 공급자에 의해 POS에 입력되는 고유 결재 번호를 포함한다. 구매자의 ERP 시스템(110a)은 이 고유 결재 번호를 이용하여 구매전용 카드 트랜잭션을 해당 공개 구매 주문서와 다시 매칭(일치여부 확인)할 수도 있다.
그러므로, 본 발명은 (1) 구매전용 카드 결재가 발생하기 전의 쓰리-웨이 매치를 지원하고, 또한 (2) 사이클의 완료 시의 이들 구매전용 카드 트랜잭션의 자동화된 정산을 지원하는 신규의 비지니스 프로세스를 포함한다.
도 1은 본 발명의 일례의 실시예에 따른, 구매전용 카드 트랜잭션을 정산하기 위한 시스템을 예시하는 블록도이다.
도 2는 구매 주문서없이 구매전용 카드 구매 트랜잭션을 행하는 일례의 방법을 도시하는 흐름도이다.
도 3은 구매자측 기관의 전자 구매/ERP 시스템을 구축하는 일례의 방법을 도 시하는 흐름도이다.
도 4는 구매 주문서없이 구매전용 카드 구매 트랜잭션을 정산하는 일례의 방법을 도시하는 흐름도이다.
도 5는 본 발명의 일례의 실시예에 따른 신용 카드 트랜잭션 윈도우를 예시하는 도면이다.
도 6은 본 발명의 일례의 실시예에 따른 신용 카드 트랜잭션 분배 윈도우를 예시하는 도면이다.
도 7은 구매 주문서를 가지고 구매전용 카드 구매 트랜잭션을 행하는 일례의 방법을 도시하는 흐름도이다.
도 8은 구매 주문서를 가지고 구매전용 카드 구매 트랜잭션을 정산하는 일례의 방법을 도시하는 흐름도이다.
본 발명에 대한 상세한 설명에 앞서, 본 발명에 대한 설명을 명확하게 하기 위해 본 명세서에 사용되는 일부 용어에 대해 정의하면 다음과 같다:
(a) FTP - 파일 전송 프로토콜
사용자로 하여금 그 사용자의 로컬 시스템과 이 로컬 시스템이 네트워크를 통해 연결될 수 있는 시스템 간에 파일을 주고받을 수 있도록 해주는 프로토콜.
(b) 총계정원장(General Ledger)
기업의 금융 거래의 전부를 포함하고 있는 원장
(c) MasterCard 글로벌 데이터 보관소
MasterCard Corporate Products 데이터 보관소는 발급자 은행 및/또는 프로세서, 및/또는 매입자(acquirer) 은행 및/또는 프로세서로부터 데이터를 수신하고, 그 데이터를 어느 다운스트림 어플리케이션에 보내야 할지를 판정한다. 현재, MasterCard 글로벌 데이터 보관소는 데이터를 기타 다수의 제3자뿐만 아니라 Smart Data OnLine, Smart Data File Express, 및 Smart Data OnLine 어플리케이션에게 발송한다.
(d) 판매점 카테고리 코드(MCC : merchant category code)
판매점의 유형을 식별하기 위해 인가, 청산(clearing), 및 기타 트랜잭션 또는 리포트에 사용되는 4자리의 분류 코드.
(e) 전사적 자원 관리(ERP) 시스템
ERP는 제조업체 또는 다른 기업이 제품 계획, 부품 구매, 재고 목록, 공급자와의 대화, 고객 서비스의 제공, 및 주문 진행을 포함한 그 기업의 중요한 부분을 관리하는데 도움을 주는 멀티-모듈 어플리케이션 소프트웨어에 의해 지원되는 다양한 동작 세트에 대한 산업 상의 표현이다. ERP는 또한 기업의 재정 및 인사 관리(human resource) 측면에 대한 어플리케이션 모듈도 포함한다. 통상적으로, ERP 시스템은 관련 데이터베이스 시스템을 이용하거나, 관련 데이터베이스 시스템과 통합된다.
(g) 구매전용 카드
구매전용 카드(MasterCard의 P-카드 등)는 구매자측 기관이 구매 트랜잭션을 간략화하기 위해 사용할 수 있는 일종의 상업적인 카드이다. 기관은 자본 재(capital goods)와 같은 덩치가 큰 고가의 항목(larger ticket items)에 대해 구매전용 카드를 이용하는 경우가 점차 증가하고 있다. 구매전용 카드는 이들이 신용 카드와 대략적으로 동일한 기능을 갖고, 구매, 결재 및 정산 프로세스를 처리하며, 데이터 캡쳐 및 보고를 위한 완전한 솔루션(end-to-end solution)을 제공하기 때문에 편리하다. 궁극적으로, 구매전용 카드는 피고용인의 구매 유연성을 증대시키는 한편, 구매자측 기관에 대해서는 지출에 대한 엄격한 통제를 유지할 수 있게 해준다.
(h) POS
판매시점 관리(point of sale) 시스템. 소규모 판매 지점에서 또는 소규모 판매 지점 부근에서 금융 데이터를 받아들이고, 그 데이터를 액티버티, 인가 및 트랜잭션 로깅(transaction logging)을 보고하기 위한 컴퓨터 또는 인가 네트워크에 전송한다.
(i) 선급금 인보이스
선적된 상품 또는 제공된 서비스에 대해 지불할 항목별로 구분되어 있는 명세서에 대한 사전 지불
(j) Smart Data OnLine(SDOL)
MasterCard Smart Data OnLine™은 회사로 하여금 카드, 현금 트랜잭션 및 기타 MasterCard 프로그램으로부터 금융 데이터를 끊김없이 조직화하고, 통합, 분석 및 관리하도록 하는데 도움을 주는 글로벌 웹-기반 리포팅 어플리케이션이다.
(k) SQL Loader
SQL* Loader는 외부 파일로부터의 데이터를 ERP 데이터베이스로 이동시키기 위해 사용된 덩치가 큰 로더 유틸리티(bulk loader utility)이다. SQL* Loader는 다양한 로드 포맷(load format), 선택적 로딩(selective loading) 및 멀티-테이블 로드를 지원한다.
MasterCard의 구매전용 카드(즉, "P-카드")의 배경을 설명하면, MasterCard의 구매전용 카드는 기관에게 비용 관리를 위한 향상된 수단을 제공하기 위해 1993년에 최로로 도입되었다. P-카드의 핵심적인 이점은 1) 편리성을 제공하고, 2) 종이작업을 감소시키며, 3) 카드의 인가 시스템을 통해 관리가 더 우수하게 통제될 수 있으며, 4) 어떠한 카드 관련업체에 의해 제정된 규칙에 따른 결재의 형태로 세계 도처의 상인에 의해 수용될 수 있으며, 5) 카드 트랜잭션에 대해 기관에게 역보고(reporting back)를 제공한다는 것이다.
통상적으로, 구매전용 카드 피발급자(cardholder)에게 보고될 수도 있는 3가지의 상이한 유형의 트랜잭션이 존재한다. "레벨 Ⅰ" 데이터는 거래 금액, 거래 일자, 상점 명칭, 및 상점이 위치한 도시/주 등의 표준 신용 카드 명세서 상에 나타나는 정보만을 포함한다. "레벨 Ⅱ" 데이터는 구매자 정보, 세금 금액, 공급자측 기관의 ZIP 코드, 및 공급자측 기관의 세금 식별 정보를 포함한다. "레벨 Ⅲ" 구매전용 카드 데이터는 이용 가능한 가장 상세한 거래 데이터이며, 항목 설명, 제품 코드, 수량, 측정 단위(unit-of-measure), 가격, 배송지 우편번호(zip code), 운송 요금, 및 판매 세금 정보 등의 구매 주문서 내의 각각의 라인 상의 항목에 대한 세부내용을 포함한다. 레벨 Ⅲ 데이터는 회계 처리를 간소화하고 구매 데이터 를 구매 기관의 내부 전자 구매 파일과 용이하게 통합하는데 유용할 수 있기 때문에 구매 기관에게는 중요한 데이터이다.
레벨 Ⅲ 데이터가 정산 용도로는 기관에게 매우 유용할 수도 있지만, 불행하게도, 레벨 Ⅲ 데이터는 레벨 Ⅲ 데이터의 전송을 위해서는 공급자 및 공급자의 매입자(supplier's acquirer) 또는 프로세서가 레벨 Ⅲ 데이터를 취급하도록 구축될 필요가 있기 때문에 대부분의 경우에는 이용 가능하지 못하다. 일부 공급 기관 및 이들의 매입자 또는 프로세서가 레벨 Ⅲ 데이터를 제공하는 기능을 갖기는 하지만, 대부분의 경우는 그러하지 못하다.
그러나, 레벨 Ⅲ 데이터가 구매 기관에 보고되는 것으로 가정하여도, 레벨 Ⅲ P-카드 데이터를 전사적 자원 관리(ERP) 시스템 또는 Accounts Payable("A/P") 시스템 등의 기관의 내부 시스템에 자동 통합하기 위한 시스템이 존재하지 않는다. 따라서, 기관은 인보이스 데이터를 수동으로 재입력하고, 그 인보이스 데이터를 정산을 목적으로 카드 트랜잭션과 매칭하며, 그 후 그 데이터를 그 기관의 ERP 또는 A/P 시스템에 수동으로 입력해야 한다.
도 1은 본 발명의 일례의 실시예에 따른, 구매전용 카드 구매 트랜잭션을 처리하여 정산하기 위한 시스템의 구성요소를 도시하는 블록도이다. 본 시스템은 구매자(110), 구매자측의 ERP 시스템(110a), 공급자(120), 및 공급자측의 ERP 시스템(120a)을 포함한다. 공급자측의 ERP 시스템(120a)은 예컨대 POS 단말기(130)를 통해 공급자(120)의 구매전용 카드 매입자 은행 또는 프로세서(140)에 접속될 수도 있다. 매입자(140)는 예컨대 MasterCard 결재 네트워크 등의 결재 네트워크(150) 에 접속될 수도 있다. 구매자측의 ERP 시스템(110a)은 예컨대 MasterCard 글로벌 데이터 저장소 등의 데이터 저장소(170)에 접속될 수도 있다. 데이터 저장소(170)는 구매자측의 발급자 은행 또는 프로세서(160)로부터 구매전용 카드 트랜잭션을 수신한다.
구매 주문서가 없는 상태에서의 P-카드 정산 프로세스의 예
도 2는 본 발명의 일례의 실시예에 따라 자동화된 구매전용 카드 정산이 수행되기 전에 구매자측의 ERP 시스템(110a)을 구축하기 위해 취해야만 하는 예비 단계의 흐름도이다. 도 1 및 도 2를 참조하면, 단계 210에서, 구매자측의 ERP 시스템(110a)에서 구성될 제1 아이템은 예컨대 데이터 저장소(170)를 통해 구매전용 카드 발급자(160)로부터 데이터를 수신하기 위한 데이터 파일이다. 구매자측의 ERP 시스템(110a)에서의 데이터 파일은 예컨대 Smart Data for Windows®, MasterCard 글로벌 데이터 저장소 등과 같은 다양한 표준을 이용하는 발급자(160)로부터 데이터를 수신하도록 구성될 것이다. 데이터 파일은 예컨대 구매자(110)의 구매전용 카드 번호, 각각의 거래의 일자, 구매자측의 ERP 시스템(110a)에 의해 이전에 생성된 고유 결재 번호, 및 각각의 트랜잭션의 금액을 포함한 구매전용 카드 트랜잭션을 자동으로 정산하기 위해 구매자측의 ERP 시스템(110a)에 필수적인 발급자(160)로부터의 트랜잭션 세부내용을 저장한다.
단계 220에서는, 구매전용 카드 발급자(160)가 구매자측의 ERP 시스템(110a)에서 벤더로서 작성되고, 공급자(120) 사이트가 정해지는 것이 바람직하다. 단계 230에서는, 구매자(110)의 피고용인 중의 누가 구매전용 카드 소지자인지를 식별하는 정보가 구매자측의 ERP 시스템(110a)에 입력되는 것이 바람직하다. 구매전용 카드를 소지하고 있는 피고용인에 대해 입력된 정보는 피고용인의 성명, 그 피고용인의 감독관의 성명, 피고용인의 집주소 및 사무실 주소, 피고용인에 대한 디폴트 지불 계정 번호, 및 코스트 센터 정보(cost center information)를 포함하는 것이 바람직하다.
단계 240에서는, 구매자(110)의 구매전용 카드에 대한 신용 카드 코드 세트가 구매자측의 ERP 시스템(110a)에서 작성되는 것이 바람직하다. 신용 카드 코드 세트는 구매전용 카드 발급자(160)로부터 인입되는 트랜잭션에 대한 디폴트 어카운팅 디스트리뷰션(default accounting distribution)을 작성하기 위해 구매자측 ERP 시스템(110a)에 의해 사용된다. 일반적으로, 구매전용 카드 발급자는 피고용인이 구매전용 카드를 사용할 때에 발생하는 트랜잭션에 대한 벤더 및 벤더 유형을 식별하기 위해 MCC 코드 등의 카드 코드를 유지한다.
단계 250에서는, 구매자(110)가 구매자측의 ERP 시스템(110a)에서 발급자(160)에 대한 구매전용 카드 프로그램을 정의하는 것이 바람직하다. 이것은 예컨대 구매전용 카드 프로그램에 대해 단계 220에서 정해진 바와 같은 벤더 및 벤더 사이트를 선택함으로써 달성될 것이다. 또한, 단계 250에서는, 구매자(110)가 구매전용 카드 발급자(160)에 대한 인보이스를 자동으로 작성할 때에 배제할 트랜잭션 상태를 예컨대 "의심스러운(disputed)" 또는 "검증되지 않은(unverified)" 등으로 특정할 수도 있다.
단계 260에서는, 구매자(110)가 구매자측의 ERP 시스템(110a)에서 구매자(110)의 구매전용 카드에 대해 신용 카드 프로파일을 정의하는 것이 바람직하다. 신용 카드 프로파일은 구매자(110)로 하여금 구매자(110)가 구매자의 구매전용 카드 소지자에게 허용할 다양한 유형 및 레벨의 지출을 정의하도록 할 수 있다. 신용 카드 프로파일은 구매전용 카드 소지자에게 지정되는 각각의 구매전용 카드에 대해 지정되는 것이 바람직하다. 구매자(110)는 프로파일이 지정되는 각각의 피고용인 구매전용 카드에 대해 요구된 관리자 승인 및 피고용인 검증의 레벨을 특정할 수 있다. 옵션으로, 디폴트의 일반적인 원장 코드(ledger code)가 정의되어 구매전용 카드 프로파일에 지정될 수도 있다.
단계 270에서는, 구매자(110)가 구매자측의 ERP 시스템(110a)에서 구매자(110)의 구매전용 카드 소지자의 각각에 구매전용 카드 회원 번호를 지정하는 것이 바람직하다. 구매자(110)의 피고용인에게 분배된 모든 구매전용 카드는 이러한 구축 단계 270을 통해 구매자(110)의 피고용인에 대해 정해져 지정되어야 한다. 이 단계 270은 도 2의 이전의 모든 단계를 서로 링크시킨다.
도 3은 본 발명의 일례의 실시예에 따른, 구매 주문서에 의해 시작되지 않은 구매전용 카드 트랜잭션에 대한 정산 프로세스를 예시하는 흐름도이다. 단계 310에서는, 구매전용 카드 트랜잭션 데이터가 바람직하게는 데이터 저장소(170)로부터 구매자측의 ERP 시스템(110a) 내로 인입된다. 일례의 실시예에서, 구매전용 카드 트랜잭션 데이터는 데이터 저장소(170)로부터 텍스트 파일 포맷으로 인출되며, 이 텍스트 파일은 FTP를 통해 단계 210(도 2)에서 구매자측의 ERP 시스 템(110a)에 구성된 데이터 파일에 보내진다. 데이터 파일은 그 후 전용 SQL Loader 프로그램에 의해 예컨대 AP_EXPENSE_FEED_LINES_ALL 테이블 등의 구매자측의 ERP 시스템(110a)의 데이터베이스 테이블에 로드된다.
단계 320에서는, 구매전용 카드 트랜잭션 데이터를 검증하기 위해 구매자측의 ERP 시스템(110a)에서 검증 프로그램이 실행될 수도 있다. 인입된 신용 카드 번호 데이터를 검증하고 구매자측의 ERP 시스템(110a)에 저장된 구매전용 카드 소지 피고용인 프로파일에 기초한 어카운트 디스트리뷰션(account distribution)을 작성하기 위해 검증 프로그램을 이용하는 것이 바람직하다.
단계 330에서는, 승인을 대기하고 있는 구매전용 카드 트랜잭션이 존재한다는 것을 구매자측의 ERP 시스템(110a)에 의해 구매자(110)의 피고용인에게 통보할 수도 있다. 이 구매자측의 ERP 시스템(110a)은 구매전용 카드 트랜잭션을 이전에 정의된 구축 데이터(도 2 참조)에 기초하여 적합한 각각의 피고용인과 연계시킨다.
단계 340에서는, 트랜잭션 디스트리뷰션(transaction distribution)이 구매자(100)의 구매전용 카드 소지 피고용인에 의해 구매자측의 ERP 시스템(110a)을 이용하여 복수의 어카운팅 디스트리뷰션으로 조정 또는 분기될 수도 있다. 트랜잭션 데이터가 최초 로드될 때, 각각의 트랜잭션은 구매자측의 ERP 시스템(110a)에 저장된 인사 관리 피고용인 테이블을 통해 구해진 바와 같은 피고용인 디폴트 필드 지정에 기초한 하나의 어카운팅 디스트리뷰션을 갖는다.
단계 350에서는, 구매자(110)의 피고용인이 자신의 구매전용 카드 트랜잭션을 검증 및/또는 승인할 수도 있다. 본 발명의 일례의 실시예에서, 구매자(110)는 각각의 구매전용 카드 트랜잭션에 대해 구매자의 피고용인으로부터 정당성(justification)을 요구할 수도 있다. 이 정당성 정보는 바람직하게는 피고용인이 트랜잭션을 승인하기 전에 디스크립티브 필드(descriptive field)를 통해 구매자측의 ERP 시스템(110a)에 입력될 수도 있다. 구매자측의 ERP 시스템(110a) 내에서의 모든 검증 또는 승인 태스크를 완료한 후, 구매자(110)의 구매전용 카드 소지 피고용인 각각은 소정 시간, 예컨대 소정의 개월 동안의 구매전용 카드 트랜잭션을 보여주는 커스텀 리포트(custom report)를 인쇄할 수도 있다. 커스텀 리포트는 이들 데이터의 리포트 화면(report view)을 구매자(110)의 피고용인에게 제공하기 위해 사용될 수도 있으며, 구매자(110)의 피고용인은 이 리포트 화면을 승인을 위해 그들의 관리자에게 제출할 수도 있다. 이 리포트는 관리자에 의해 승인된 후 대응하는 영수증(receipt)과 함께 어카운트 페이어블(account payable)에 제출될 수도 있다.
단계 360에서는, 관리자가 트랜잭션을 승인하거나 및/또는 승인된 트랜잭션에 대해 통보될 것이다. 본 발명의 일례의 실시예에서, 구매자(110)의 피고용인이 자신의 트랜잭션을 검증하거나 또는 그 트랜잭션이 자신의 계정(account)에 포스팅되었다는 통보를 수신한 후, 구매자측의 ERP 시스템(110a)에 의해 정의된 바와 같이 또 다른 워크플로우 프로세스가 개시되어 실행된다. 구매자(110)에 의해 요구되는 경우, 관리자는 ERP 시스템(110a) 워크플로우 통보로부터 직접 피고용인의 트랜잭션을 승인할 수도 있다. 이와 달리, 관리자는 단순히 관리자의 다이렉트 리포트에 의해 초래된 모든 구매전용 카드 트랜잭션을 나열하는 통보를 수신할 수도 있 다. 이 프로세스가 완료되고 적합한 관리자 동작이 취해진 후, 구매전용 카드 트랜잭션은 인보이스 상에 포함될 준비가 완료된다.
단계 370에서는, 구매전용 카드 인보이스 인터페이스 개요가 제공된다. 본 발명의 일례의 실시예에 따라, 구매자측의 ERP 시스템(110a)은 구매전용 카드 트랜잭션에 대한 데이터를 취하고, 그 데이터를 ERP 시스템(110a)의 개방 어카운트 페이어블 인터페이스 테이블에 위치시킨다. 이 프로세스의 일부로서, 구매자(110)의 구매전용 카드 트랜잭션은 GL 어카운트 디스트리뷰션에 의해 구매자의 ERP 시스템(110a) 내에 요약될 것이다. 이와 달리, 구매자측의 ERP 시스템(110a)에서 각각의 트랜잭션에 대한 디스트리뷰션 라인이 작성될 수도 있다. 적어도 구매자(110)의 피고용인에 의해 검증되었던 레코드가 선택되는 것이 바람직하다.
단계 380에서는, 구매자측의 ERP 시스템(110a)이 발급자(160)에게 지불할 수 있는 인보이스를 작성한다. 본 발명의 일례의 실시예에서, 피고용인이 트랜잭션을 요약하지 않았다면, 각각의 트랜잭션은 인보이스 상의 디스트리뷰션 라인이 된다. 트랜잭션이 요약되면, 각각의 GL 계정 코드 조합에 대한 디스트리뷰션 라인이 작성되는 것이 바람직하다.
구매 주문서가 있는 P-카드 정산 프로세스의 예
지금까지, 최초의 구매 주문서없이 구매자(110)의 구매전용 카드 트랜잭션이 정산될 수도 있는 본 발명의 일례의 실시예에 대하여 설명하였다. 그러나, 오늘날의 기관의 대다수는, 모든 구매가 구매 주문서와, 결재가 승인되기 전의 인보이스의 수령으로 개시되도록 요구하고 있다. 따라서, 이하에서는, 구매 주문서로 개시 되는 구매전용 카드 트랜잭션이 구매자측의 ERP 시스템(110a) 내에서 자동적으로 정산될 수도 있는 프로세스의 예에 대해 설명할 것이다.
본 발명의 구매 주문서를 이용한 방식은 구체적으로 인보이스를 구매 주문서에 온라인 매칭시키는 구매자측의 ERP(110a) 내에 표준 프로세스 제어를 유지시킨다. 이에 의해, 가격 및 수량의 허용오차를 초과하지 않게 되며, 또한 결재가 발생하기 전에 주문에 대하여 적합한 승인이 이루어지게 된다. 그리고, 대부분의 구매자 기관이 상품의 수령에 대해 인보이스를 작성하기 위해 구문 주문서에 대해 "쓰리-웨이" 매치를 요구하기 때문에, 이 방식은 또한 결재 처리가 발생하기 전에 상품 또는 서비스가 수령되었는지를 검증한다.
본 발명의 일례의 실시예에 따르면, 공급자(120)로부터의 인보이스가 지불 기한(구매자와 공급자 간의 계약에서 정해진 기일에 의거한)이 되었을 때, 구매자측의 ERP 시스템(110a)은 공급자(120)에 이-메일 전송되는 송금 안내서(remittance advice)를 생성한다. 이 송금 안내서는 공개 구매 주문서와 연관된 구매자측의 ERP 시스템(110a)에 의해 생성된 고유 결재 번호 및 예컨대 부분적으로 가려진 카드 세부사항(유령 계정)을 포함할 것이다. 공급자(120)가 POS 단말기(130)를 통해 인보이스의 결재를 위한 인가 요청서를 제출할 때, 공급자(120)는 POS 단말기(130)에 의해 촉구될 시에 송금 안내서에서 제공된 부분적으로 가려진 카드 세부사항 및 고유 결재 번호를 입력한다. 공급자(120)는 예컨대 POS(130)에 의해 촉구될 시에 예컨대 고객 코드란에 고유 결재 번호를 입력할 수도 있다.
주기적으로, 바람직하게는 월별로, 구매자측의 ERP 시스템(110a)은 구매전용 카드 발급자(160)로부터 구매전용 카드 트랜잭션 데이터를 수신한다. 구매전용 카드 트랜잭션 데이터는 이전 기간 동안의 구매자(110)의 구매전용 카드 트랜잭션을 구체적으로 나타내준다. 본 발명의 실시예에 따르면, 구매전용 카드 트랜잭션 세부사항은, 구매자측의 ERP 시스템(110a)에 의해 생성되고 결재 인가 처리 동안 공급자에 의해 POS에 입력되는 고유 결재 번호를 포함한다. 구매자측의 ERP 시스템(110a)은 구매전용 카드 트랜잭션을 해당 공개 구매 주문서와 다시 매칭시켜 보기 위해 고유 결재 번호를 이용할 수도 있다.
도 4는 구매 주문서에 의해 개시된 구매전용 카드 트랜잭션을 자동으로 정산하기 위해 구매자측의 ERP 시스템(110a)을 이용하기 위한 일례의 프로세스를 예시하는 흐름도이다. 단계 410에서는, 구매자측의 ERP 시스템(110a)이 공급자 및 공급자 사이트를 인식하도록 구성되는 것이 바람직하다. 본 발명의 일례의 실시예에서, 구매자측 ERP 시스템(110a)의 신용 카드 트랜잭션 폼(credit card transaction form)에서의 필드와 같은 디스크립티브 필드가 공급자 및 공급자 사이트의 신분(identity)을 저장하도록 수정될 수도 있다.
단계 420에서는, 상기 단계 410에서 작성된 구매자측의 ERP 시스템(110a) 내의 공급자 사이트 엔트리가 예컨대 "P-카드"로서 정해진 신규의 구매전용 카드 페이 그룹으로 나타내지는 것이 바람직하다. 단계 430에서, 구매자(110)는, 공급자를, 구매전용 카드 사이트로서가 아니라, 구매자의 ERP 시스템(110a)에 정해진 바대로 구매 및 결재 사이트 둘다로서 선택하는 것이 바람직하다.
단계 440에서는, 이들 구매전용 카드 "결재"를 처리하기 위해 특별히 내부 은행 계정을 구축하는 것이 바람직하다. 이 내부 은행 계정은 현금 계정에 포스팅되지 않고 예컨대 구매전용 카드 청산 계정에 포스팅되어, 구매전용 카드 트랜잭션 데이터가 예컨대 그 달의 말일(month's end)에 데이터 저장소(170)로부터 구매자측의 ERP 시스템(110a)에 로드될 때에 내부 "결재"가 차감(offset)되는 것이 바람직하다.
단계 450에서는, 구매자(110)가 공급자(120)로부터 종이 또는 전자 문서 형태의 인보이스를 수령할 것이다. 구매자측의 ERP 시스템(110a)은 이들 인보이스를 구매 주문서에 매칭시킨다. 본 발명의 일례의 실시예에서, 공급자(120)의 인보이스는 구매전용 카드를 구매자측의 ERP 시스템(110a) 내의 페이 그룹으로서 반영하여야 한다.
단계 460에서는, 구매자측의 ERP 시스템(110a)이 구매전용 카드 페이 그룹에 대해 페이먼트 배치(payment batch)를 작성하며, 이에 의해 공급자(120)에 대한 이-메일 송금 안내서의 생성이 트리거된다. 이-메일 송금 안내서는 부분적으로 가려진 구매전용 카드 데이터, 구매전용 카드에 얼마나 많이 청구해야 하는지에 대한 정보, 및 구매자측의 ERP 시스템(110a)에 의해 생성된 고유 결재 번호를 공급자(120)에게 전송하기 위해 사용된다. 고유 결재 번호는 구매자측의 ERP 시스템(110a)에 의해 해당 공개 구매 주문서와 연관된다.
단계 465에서는, 공급자가 인가 및 확정(settlement)을 위한 트랜잭션을 제출한다. 공급자(120)가 POS 단말기(130)를 통해 그 공급자의 인보이스의 결재를 위한 인가 요청서를 제출할 때, 공급자(120)는 POS 단말기(130)에 의한 촉 구(prompt) 시에 송금 안내서에 제공된 부분적으로 가려진 카드 세부사항 및 고유 결재 번호를 입력한다. 공급자(120)는 예컨대 POS 단말기(130)에 의한 촉구 시에 예컨대 고객 코드 필드에 고유 결재 번호를 입력할 수도 있다.
단계 470에서는, 구매자(110)가 특정 기간 동안의 구매자(110)의 구매전용 카드 활동의 전부가 요약되어 있는 발급자(160)의 주기적인(바람직하게는 월별로) 구매전용 카드 트랜잭션 명세서를 처리한다. 단계 470에서, 발급자(160)의 구매전용 카드 트랜잭션 데이터는 구매자측의 ERP 시스템(110a)에 선급금 인보이스로서 입력되는 것이 바람직하며, 만기 시에 지불된다. 구매자측의 ERP 시스템(110a)은 만기 시에 카드 발급자(160)에 대해 총결재 금액에 대한 선급금 인보이스를 작성하여 지불한다. 이러한 결재는 단계 440에서 작성된 내부 은행 계정에 포스팅되는 것이 바람직하다.
단계 475에서는, 구매전용 카드 트랜잭션 명세서가 구매전용 카드 트랜잭션 데이터로서 데이터 저장소(170)에서 구매자측의 ERP 시스템(110a) 내로 인입되는 것이 바람직하다. 구매전용 카드 트랜잭션 데이터는 데이터 저장소(170)에서 구매자측의 ERP 시스템(110a)으로 FTP를 통해 텍스트 파일로서 전송될 수도 있다. 데이터 파일은 그 후 구매자측의 ERP 시스템(110a)의 데이터베이스 테이블에 로드될 수도 있다. 구매전용 카드 트랜잭션 데이터는 이전 기간 동안의 구매자(110)의 구매전용 카드 트랜잭션을 상세히 나타낸다. 본 발명의 실시예에 따르면, 구매전용 카드 트랜잭션 세부사항은, 구매자측의 ERP 시스템(110a)에 의해 생성되고 결재 인가 처리 동안 공급자에 의해 POS에 입력되는 고유 결재 번호를 포함한다.
단계 480에서는, 구매자측의 ERP 시스템(110a)이 구매전용 카드 트랜잭션을 자동으로 검증하여 승인한다. 본 발명의 일례의 실시예에서, 구매자측의 ERP 시스템(110a)은 공급자(120)에 의해 POS(130)에 입력되는 이-메일 송금 안내서의 고유 결재 번호를 공급자 명칭, 공급자 사이트, 및 금액 매치와 함께 검증하고, 그 후 각각의 매칭된 트랜잭션을 "승인된" 트랜잭션으로 갱신한다. 이들 트랜잭션은 전술한 결재 처리에서 사용된 구매전용 카드 내부 청산 계정에 코딩되어 "결재"를 차감하는 것이 바람직하다.
최종적으로, 단계 490에서는, 구매자측의 ERP 시스템(110a)이 이러한 승인된 트랜잭션을 인보이스로서 인입하고, 이러한 승인된 트랜잭션을 단계 475에서 구매전용 카드 발급자에 대해 이루어진 선급금에 적용한다.
도 5는 구매 주문서에 의해 개시된 구매전용 카드 트랜잭션을 정산하기 위해 구매자측의 ERP 시스템(110a)을 이용하는 또 다른 예의 프로세스를 예시하는 흐름도이다. 단계 510에서는, 구매전용 카드 트랜잭션 데이터가 전술한 바와 같이 데이터 저장소(170)로부터 인출되어 구매자측의 ERP 시스템(110a)에 입력된다.
단계 520에서는, 구매자측의 ERP 시스템(110a)이 인입된 구매전용 카드 트랜잭션 데이터를 예컨대 AP_EXPENSE_FEED_LINES_ALL 테이블 등의 공개 어카운트 페이어블 데이터베이스 테이블에 로드한다. 단계 530에서는, 구매자측의 ERP 시스템(110a)이 구매전용 카드 트랜잭션 데이터와 함께 수신된 구매전용 카드 계정 번호를 검증하고, 구매자(110)의 피고용인의 프로파일 및 상인 카테고리 코드에 의거하여 어카운트 디스트리뷰션을 작성한다.
단계 540에서는, 구매자측의 ERP 시스템(110a)이 명세서 일자 및 피고용인 명칭 데이터를 어카운트 디스트리뷰션 라인에 위치시킨다. 단계 540에서의 단계는 구매 카드 인보이스 번호에 "은행 명세서 일자(Bank Statement Date)" 및 "상인 명칭(Merchant Name)" 필드를 갖도록 하는 조건을 지원한다.
단계 550에서는, 구매자측의 ERP 시스템(110a)이 구매전용 카드 트랜잭션 데이터를 구매자의 피고용인에게 분배하고, 그 피고용인에게 자신의 구매전용 카드 트랜잭션을 승인하도록 촉구한다. 단계 560에서는, 승인되는 구매전용 카드 트랜잭션에 대해, 피고용인이 구매자측의 ERP 시스템(110a)에 승인 통보를 제출한다. 피고용인은 트랜잭션의 금액을 2개 이상의 디스트리뷰션 라인으로 나눌 수 있는 것이 바람직하며, 또한 어카운트 컴비네이션(account combination)을 변경할 수 있는 것이 바람직하다. 승인 이전에 피고용인에 의해 채워질 수도 있는 비고란(comments field)이 존재하는 것도 바람직하다. 단계 560에서는, 피고용인이 구매전용 카드 정산 보고서를 프린트하고, 관리자 승인을 획득하며, 정산 보고서를 어카운트 페이어블에 제출할 수도 있다.
단계 570에서는, 구매자측의 ERP 시스템(110a)이 승인된 트랜잭션을 공개 어카운트 페이어블 데이터베이스 테이블에 로드한다. 단계 575에서는, 구매자측의 ERP 시스템(110a)이 각각의 승인된 트랜잭션 및 공개 트랜잭션에 대해 인보이스를 작성한다. 단계 580에서는, 구매자측의 ERP 시스템(110a)이 만기 시에 카드 발급자(160)에 대해 총결재 금액에 대한 선급금 인보이스를 작성하여 지불한다. 단계 585에서는, 구매자측의 ERP 시스템(110a)이 단계 575에서 작성된 인보이스를 승인 하고, 그 인보이스를 카드 발급자(160)에 대해 이루어진 임의의 선급금(단계 580 참조)과 반대로 적용한다. 최종적으로, 단계 590에서는, 선급금 계정에 남아 있는 어떠한 금액(any amount outstanding in the prepayment account)이 미승인된 트랜잭션 금액과 동등할 것이며, 이 미승인된 트랜잭션 금액의 세부사항은 커스텀 리포트를 이용하여 추출될 수 있다. 이들 트랜잭션은 또한 매달 말일에 발생되는 것이 바람직하다.
전술한 예의 프로세스에서는 본 발명에 따라 다음의 Oracle® 테이블이 사용될 수도 있다:
# 테이블 명칭 설명
1 AP_EXPENSE_FEED_LINES_ALL P-카드 트랜잭션을 로드하기 위한 테이블
2 AP_EXPENSE_FEED_LINES_ALL 이 테이블에 위치된 P-카드 트랜잭션을 위한 익스펜스 어카운트 컴비네이션
3 AP_CARDS_ALL 신용 카드 세부사항을 유지하는 테이블
4 AP_CARD_CODES_ALL MCC를 유지하는 테이블
5 AP_CARDS_PROFILES_ALL 카드 프로파일 세부사항을 유지하는 테이블
6 AP_CARDS_PROGRAMS_ALL 카드 프로그램 세부사항을 유지하는 테이블
7 AP_INVOICES_INTERFACE 승인된 트랜잭션 헤더 라인이 이전되는 공개 인터페이스 테이블
8 AP_INVOICE_LINES_INTERFACE 승인된 트랜잭션 디스트리뷰션 라인이 이전되는 공개 인터페이스 테이블
9 AP_INVOICES_ALL 인보이스 헤더 정보를 유지하는 테이블
10 AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL 인보이스의 지출 계정 정보를 유지하는 테이블

Claims (5)

  1. 전사적 자원 관리(ERP : Enterprise Resource Planning) 시스템을 이용하여, 구매전용 카드를 통해 이루어진 구매자와 공급자 간의 트랜잭션의 정산을 자동화하는 방법에 있어서,
    공개 구매 주문서(open purchase order)와 연관되는 인보이스(invoice)를 공급자로부터 수령하는 단계;
    상기 전사적 자원 관리 시스템을 이용하여, 상기 공개 구매 주문서와 연관된 고유 번호를 생성하는 단계;
    상기 공급자의 인보이스와 연관되고 상기 전사적 자원 관리 시스템에 의해 생성된 상기 고유 번호를 포함하는 송금 안내서(remittance advice)를, 상기 공급자에게 발송하는 단계;
    상기 전사적 자원 관리 시스템에 의해 생성된 상기 고유 번호를 포함하는 구매전용 카드 트랜잭션 데이터(purchasing card transaction data)를 수신하는 단계; 및
    그 트랜잭션을 승인하기 위해 상기 전사적 자원 관리 시스템에 의해 생성된 상기 고유 번호를 그와 연관된 공개 구매 주문서와 매칭시키는 단계
    를 포함하는 구매자와 공급자 간의 트랜잭션 정산의 자동화 방법.
  2. 제1항에 있어서,
    상기 공급자의 인보이스의 총액에 대한 선급금 인보이스(prepayment invoice)를 생성하는 단계;
    상기 선급금 인보이스를 결재하는 단계; 및
    상기 선급금을 내부 계정(internal account)에 포스팅하는 단계
    를 더 포함하는, 구매자와 공급자 간의 트랜잭션 정산의 자동화 방법.
  3. 제2항에 있어서,
    승인된 트랜잭션의 금액을 상기 선금금 금액에 적용시키는 단계를 더 포함하는, 구매자와 공급자 간의 트랜잭션 정산의 자동화 방법.
  4. 제3항에 있어서,
    상기 구매전용 카드 트랜잭션 데이터는 데이터 저장소(data repository)에서 상기 전사적 자원 관리 시스템에 전송되는, 구매자와 공급자 간의 트랜잭션 정산의 자동화 방법.
  5. 제4항에 있어서,
    상기 송금 안내서를 상기 공급자에게 발송하는 단계는 상기 송금 안내서를 상기 공급자에게 이-메일로 발송하는 단계를 포함하는, 구매자와 공급자 간의 트랜잭션 정산의 자동화 방법.
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