CN105913211A - 一种物资管控系统及方法 - Google Patents
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Abstract
本发明公开了一种物资管控系统及方法，导入年度采购订单；根据年度采购订单的内容，生成提醒事件；获取到有中标结果需要反馈的提醒时，将该提醒发送给计划专员；步计划专员得到提醒时，登录ERP系统中把中标结果导出并导入到系统中；合同专员拟定合同，并把合同信息同步到系统中；结算人员收到合同需结算的提醒时，在系统中导入或录入结算信息；仓储人员收到反馈的提醒后，物资需要入库或直接到发货到现场，在系统中录入出入库信息；根据设定的查询条件，生成统计月、季度、年度物资采购和供应的详细报表。本发明准确把握采购需求，提高工作效率，实时采集数据并及时跟踪监控，形成主动预警、主动协调工作机制，即时纠偏。
Description
技术领域
本发明涉及物资管控领域，尤其是涉及一种物资管控系统及方法。
背景技术
现有的工作中要面对各种各样繁杂的统计，每年都要花费大量的人力、物力来记录和管理，在这方面的投入往往很大，而且也牵制很多人的精力和时间，极大影响了工作效率。因技改、大修、自采购项目数量较多，设备品种太杂，各方面的管理和监管需要多人参与进行，花费了大量的人工，同时基于数据来源要求较广，信息量大，以手工方式管理，所反映的数据很容易出现错记、漏记，重记的现象，还会出现信息不对称等情况。按照电力系统“三集五大”明确的管理界面和物资管理职责，物资工作要形成前端与综合计划和财务预算充分衔接、后端与供应履约实现闭环、纵向业务流程统一高效的物资管控机制，现有的物资管控方式不能满足需求。
授权公告号为CN102509181的发明专利公开了一种企业采购管理计算机网络系统，所述的企业为采购方企业和供应方企业，所述的企业采购管理计算机网络系统与公共服务网络相连接，并设有安装了采购管理信息 Flex 软件的采购方企业系统总站终端、采购方企业管理人员终端以及供应商终端，该系统决策人员可及时掌握企业物资的消耗情况；提高了企业内部采购物资信息传输的速度和准确性。公开号CN105069579公开了一种企业采购管理系统，包括中央服务器、 存储器、采购智能管理系统、企业用户终端及供应商终端，中央服务器分别连接采购智能管理系统和所述供应商终端，采购智能管理系统分别连接存储器和企业用户终端，采购智能管理系统包括知识产权管理单元，知识产权管理单元包括知识产权信息收集模块、知识产权审批模块及商业秘密管理模块，管理方便且集中的具知识产权管理单元。但是这两个系统均为一种采购管理系统，仅从采购流程进行管理，不能实现后端与供应履约的闭环控制，且在系统中缺少必要的监控和提醒。
公开号CN104899696公开了一种变电站物资分发管控分析应用方法，管理员登入系统将入库物资录入到数据库，将物资分类入库；申请人登录系统的用户端填写或者修改申请单，由数据库汇总并形成部门出库单；出库单提交到直接领导客户端，发出审批通知然后领导进行核查审批；库存处将物资调拨到相应的申请部门，申请部门将贴有分发标签的物资分发到具体的申请人，用户使用移动端进行物资的消耗统计跟踪移动端将消耗数据发送到用户端，用户端在将汇总后的消耗情况发送到数据库；最后数据库根据库存情况和各部门的消耗情况进行数据统计，并提醒管理员需要及时补充的物资。该方法是从出库到分发物资进行管控，不能实现前端与综合计划和财务预算充分衔接、后端与供应的履约闭环控制，不能需要对物资管控的机制要求。
发明内容
有鉴于此，本发明的目的是针对现有技术的不足，提供一种物资管控系统及方法，用以实现年度综合计划、年度采购批次安排以及合理供货期，协同项目管理，预留合理的物资采购周期和需求时间，准确把握采购需求，提高工作效率，实时采集数据并及时跟踪监控，形成主动预警、主动协调工作机制，即时纠偏。
为达到上述目的，本发明采用以下技术方案：
一种物资管控方法，包括如下步骤：
步骤1，导入年度采购订单；
步骤2，根据年度采购订单的内容，生成提醒事件，按预设的时间提醒，进行招投标计划；
步骤3，获取到有中标结果需要反馈的提醒时，将该提醒发送给计划专员；
步骤4，计划专员得到提醒时，登录ERP系统中把中标结果导出并导入到系统中；当中标供应商为新供应商时，系统中自动添加供应商到供应商数据库中；
步骤5，合同专员收到提醒中标结果已反馈、可签订合同时，合同专员拟定合同，并把合同信息同步到系统中；
步骤6，结算人员收到合同需结算的提醒时，在系统中导入或录入结算信息；
步骤7，合同结算后，将合同结算信息反馈给仓储人员，仓储人员收到反馈的提醒后，物资需要入库或直接到发货到现场，在系统中录入出入库信息；
步骤8，管理员登录后查询年度采购订单计划、中标结果、合同信息、结算信息、物资信息、供应商信息；根据设定的查询条件，生成统计月、季度、年度物资采购和供应的详细报表。
优选的，所述步骤2包括：
步骤21，根据年度采购订单的内容，生成批次采购订单；
步骤22，根据批次采购订单的内容及期限生成提醒事件；
步骤23，按预设的时间发送提醒事件，进行招投标计划。
优选的，所述步骤3包括：
步骤31，根据年度采购订单的内容，设置提醒导入中标结果的周期，生成提醒事件；
步骤32，在周期届满的前一周，发出提醒导入中标结果，并记录该提醒事件；
步骤33，若中标结果在周期届满时仍未导入，发出第二次提醒，并记录该提醒事件；
步骤34，若第二次提醒发出起七日内仍未导入，生成逾期未处理事件，并将该逾期未处理事件发送给管理员。
优选的，计划专员登录系统后，通过ECP或ERP导出年度采购订单并导入到系统中。
优选的，还包括步骤9，管理员登录后查询年度采购订单计划、中标结果、合同信息、结算信息、物资信息、供应商信息。
一种物资管控系统，包括：
采购计划模块，用于导入年度采购订单；
招投标模块，用于根据年度采购订单的内容，生成提醒事件，按预设的时间提醒，进行招投标计划；
反馈模块，用于获取到有中标结果需要反馈的提醒时，将该提醒发送给计划专员；
中标结果模块，用于计划专员得到提醒时，登录ERP系统中把中标结果导出并导入到系统中；当中标供应商为新供应商时，系统中自动添加供应商到供应商数据库中；
采购合同模块，合同专员收到提醒中标结果已反馈、可签订合同时，合同专员拟定合同，并把合同信息同步到系统中；
结算模块，用于结算人员收到合同需结算的提醒时，在系统中导入或录入结算信息；
物资供应模块，用于合同结算后，将合同结算信息反馈给仓储人员，仓储人员收到反馈的提醒后，物资需要入库或直接到发货到现场，在系统中录入出入库信息；
生成模块，用于管理员登录后查询年度采购订单计划、中标结果、合同信息、结算信息、物资信息、供应商信息；根据设定的查询条件，生成统计月、季度、年度物资采购和供应的详细报表。
优选的，所述招投标模块包括：
订单生成子模块，用于根据年度采购订单的内容，生成批次采购订单；
提醒子模块，用于根据批次采购订单的内容及期限生成提醒事件；
发送子模块，用于按预设的时间发送提醒事件，进行招投标计划。
优选的，所述反馈模块包括：
生成子模块，用于根据年度采购订单的内容，设置提醒导入中标结果的周期，生成提醒事件；
第一提醒子模块，用于在周期届满的前一周，发出提醒导入中标结果，并记录该提醒事件；
第二提醒子模块，用于若中标结果在周期届满时仍未导入，发出第二次提醒，并记录该提醒事件；
处理模块，用于若第二次提醒发出起七日内仍未导入，生成逾期未处理事件，并将该逾期未处理事件发送给管理员。
优选的，还包括查询模块，用于管理员登录后查询年度采购订单计划、中标结果、合同信息、结算信息、物资信息、供应商信息。
本发明的有益效果是：
本发明通过信息系统应用，推进业务全流程电子化，实现业务运作与系统操作同步；建立重点业务、关键指标常态化统计机制，实时采集数据，自动生成报表，客观反映工作绩效；开展供应链各环节诊断分析，关注指标变化趋势，，形成主动预警、主动协调工作机制，即时纠偏，促进工程项目建设进度与物资供应计划协调匹配。
本发明基于数据来源要求较广，信息量大，以手工方式管理，所反映的数据很容易出现错记、漏记，重记的问题，以及还会出现信息不对称等情况，通过信息化管理，能够从横向和纵向两个方面来反映，实现动态管理，一方面保证了数据信息的准确性，另一方面也提高了信息资源的利用率，实现了更大程度的资源共享，避免了资源的浪费。
本发明有了人力资源的节约和物力资源的充分运用，能在很大程度上为企业减少有形和无形损耗造成的损失，利用现代信息技术，以“工程进度跟踪”为主线，以高效、实用为目的，具有管控性好、灵活度高、可视化强等特点。自投运以来，物资人员可以做到对每一个工程项目的情况进行动态管理跟踪； 实现了对工程进度、物资供应、订单执行及合同履约全过程、全方位管理，及时发现和解决工程项目执行过程中出现的所有问题，也可以防范于未然；达到“上下联动、内外互动、信息共享”的效果，使得物资部能够更有效地发挥物资管理职能。
本发明大大减轻了人员的劳动强度, 另一方面也提高了信息资源的利用率，实现了更大程度的资源共享,能够帮助相关企业提高工作效率。
本发明的其它特征和优点将在随后的说明书中阐述，并且，部分地从说明书中变得显而易见，或者通过实施本发明而了解。本发明的目的和其他优点可通过在所写的说明书、权利要求书、以及附图中所特别指出的结构来实现和获得。
附图说明
图1为本发明物资管控方法的流程图。
图2为本发明物资管控方法步骤S2的流程图。
图3为本发明物资管控方法步骤S3的流程图。
图4为本发明物资管控系统的结构框图。
图5为本发明物资管控系统招投标模块的结构框图。
图6为本发明物资管控系统反馈模块的结构框图。
具体实施方式
下面结合附图和实施例对本发明作进一步描述。
如图1所示，一种物资管控方法，包括如下步骤：
步骤S1，计划专员登录系统后，通过ECP或ERP导出年度采购订单并导入到系统中；
步骤S2，根据年度采购订单的内容，生成提醒事件，按预设的时间提醒，进行招投标计划；
步骤S3，获取到有中标结果需要反馈的提醒时，将该提醒发送给计划专员；
步骤S4，计划专员得到提醒时，登录ERP系统中把中标结果导出并导入到系统中；当中标供应商为新供应商时，系统中自动添加供应商到供应商数据库中；
步骤S5，合同专员收到提醒中标结果已反馈、可签订合同时，合同专员拟定合同，并把合同信息同步到系统中；
步骤S6，结算人员收到合同需结算的提醒时，在系统中导入或录入结算信息；
步骤S7，合同结算后，将合同结算信息反馈给仓储人员，仓储人员收到反馈的提醒后，物资需要入库或直接到发货到现场，在系统中录入出入库信息；
步骤S8，根据设定的查询条件，生成统计月、季度、年度物资采购和供应的详细报表；
步骤9，管理员登录后查询年度采购订单计划、中标结果、合同信息、结算信息、物资信息、供应商信息；
该实施例中，以工程进度为主线，以物资供应全过程为辅助流程，通过采购计划、中标结果、采购合同、计算情况、物资供应为辅助流程，实现物资供应全过程的完整监控，通过数据分析，系统自动形成月、季度、年度物资供应报表及物资供应情况。提高了物资供应管控能力，提高工作效率。
如图2所示，步骤S2可以实施为以下过程：
步骤S21，根据年度采购订单的内容，生成批次采购订单；
步骤S22，根据批次采购订单的内容及期限生成提醒事件；
步骤S23，按预设的时间发送提醒事件，进行招投标计划。
如图3所示，步骤S3包括：
步骤S31，根据年度采购订单的内容，设置提醒导入中标结果的周期，生成提醒事件；
步骤S32，在周期届满的前一周，发出提醒导入中标结果，并记录该提醒事件；
步骤S33，若中标结果在周期届满时仍未导入，发出第二次提醒，并记录该提醒事件；
步骤S34，若第二次提醒发出起七日内仍未导入，生成逾期未处理事件，并将该逾期未处理事件发送给管理员。
如图4所示，基于上述的一种物资管控方法，本发明提供了一种物资管控系统，包括：
采购计划模块1，用于计划专员登录系统后，通过ECP或ERP导出年度采购订单并导入到系统中；
招投标模块2，用于根据年度采购订单的内容，生成提醒事件，按预设的时间提醒，进行招投标计划；
反馈模块3，用于获取到有中标结果需要反馈的提醒时，将该提醒发送给计划专员；
中标结果模块4，用于计划专员得到提醒时，登录ERP系统中把中标结果导出并导入到系统中；当中标供应商为新供应商时，系统中自动添加供应商到供应商数据库中；
采购合同模块5，合同专员收到提醒中标结果已反馈、可签订合同时，合同专员拟定合同，并把合同信息同步到系统中；
结算模块6，用于结算人员收到合同需结算的提醒时，在系统中导入或录入结算信息；
物资供应模块7，用于合同结算后，将合同结算信息反馈给仓储人员，仓储人员收到反馈的提醒后，物资需要入库或直接到发货到现场，在系统中录入出入库信息；
生成模块8，用于管理员登录后查询年度采购订单计划、中标结果、合同信息、结算信息、物资信息、供应商信息。
查询模块9，用于管理员登录后查询年度采购订单计划、中标结果、合同信息、结算信息、物资信息、供应商信息。
该实施例中，1）系统速度要求如下：
a)页面响应时间<5s；
b)添加修改删除功能提交保存时更新处理时间<10s；
c)报表导出到PDF或Excel以前通过接口与第三方软硬件数据交互传送时间<15s；
d)单页面内的计算时间<5s；
e)综合报表的统计计算时间<10s ；
2)数据处理能力要求：
a)静态处理：本系统对支持的终端数没有限制，要求支持并行操作的用户数最低为1000人；
b)数据精度：客户端作为系统的输入设备，程序会检测用户输入数据的精度有效性，并给予相应提示信息。比如：所有的数字、日期及特定格式（比如身份证等）输入都要有格式核验，对于不能为空信息必须有强制性输入，涉及到财务数据，计量单位统一为“元”，小数点后保留两位小数；
c)容量要求：系统对文档空间没有限制，完全可以通过扩充硬盘来扩充容量，程序本身无限制。但数据库容量以超过100M后，自动按10M递增，超过10G，将发出警告。
与以往系统比较，物资管控平台优势众多，具体表现在以下几个方面：（1）主动预警提醒；（2）全程流程业务监控；（3）提供了丰富的图形化报表分析能力；（4）提供了人性化数据挖掘手段，支持报表灵活自定义。
如图5所示，招投标模块2包括：
订单生成子模块21，用于根据年度采购订单的内容，生成批次采购订单；
提醒子模块22，用于根据批次采购订单的内容及期限生成提醒事件；
发送子模块23，用于按预设的时间发送提醒事件，进行招投标计划。
如图6所示，反馈模块3包括：
生成子模块31，用于根据年度采购订单的内容，设置提醒导入中标结果的周期，生成提醒事件；
第一提醒子模块32，用于在周期届满的前一周，发出提醒导入中标结果，并记录该提醒事件；
第二提醒子模块33，用于若中标结果在周期届满时仍未导入，发出第二次提醒，并记录该提醒事件；
处理模块34，用于若第二次提醒发出起七日内仍未导入，生成逾期未处理事件，并将该逾期未处理事件发送给管理员。
本系统具体以下特点：
对项目计划信息的管理：包括项目计划信息录入、修改、根据采购申请编号的唯一性进行非空字段的覆盖性导入，工作人员可对自己录入或导入的信息进行管理和维护。
目标结果管理：当采购结果出来后，要及时将项目采购结果导入到系统中来，方便管理和跟踪。主要内容是导入或修改采购结果反馈时间、中标供应商、采购数量、中标单价、中标总价等。
合同信息管理：项目采购合同上传时间、合同签订时间、排产时间确认及合同其他信息的进行覆盖式导入或修改完善。
仓储信息管理：对项目采购合同上传时间、合同签订时间、排产时间确认及合同其他信息的进行覆盖式导入或修改完善。
当导入的信息含有EXCEL表格时，例如合同结算信息，EXCEl表格可以根据需要导入的内容自定义设置表格表头，不需要固定表头，系统会根据导入表头内容自动匹配到对应的信息，并导入到系统中。
本发明的提醒信息（预警信息）可以根据预警内容自定义设置预警人员和预警周期。支持一个人接收多个预警信息。
在系统设计中，所有的网络、服务器、存储、应用软件的设计都将遵循可扩充的原则，利用企业现有的软硬件资源，提供最大的软硬件选择余地。系统采用易于扩展的框架结构，使应用系统的客户化和二次开发变得简单。系统采用基于Web的多层结构设计，客户端零安装，使系统的可维护性大幅度提高。
本系统为保证安全性，对内，对外必须有完备的安全防范措施，防止外来非法用户入侵；在信息访问和交换中确保数据的安全保密性，按访问级别控制用户对信息的访问，禁止越权操作。
本系统支持多种数据库，模块化设计，系统高度集成，进入系统的数据能根据事先的设定以及管理工作的内在规律和内在联系，传递到相关的功能模块中，从而实现数据高度共享和系统的高度集成。界面友好，具有友好的人机交互界面，，报表图文并茂，便于分析及操作。系统基于WEB开放性架构，后期可根据不同的物资管理要求增加相应功能。
说明的是，以上实施例仅用以说明本发明的技术方案而非限制，本领域普通技术人员对本发明的技术方案所做的其他修改或者等同替换，只要不脱离本发明技术方案的精神和范围，均应涵盖在本发明的权利要求范围当中。
Claims (9)
1.一种物资管控方法，其特征在于：包括如下步骤：
步骤1，导入年度采购订单；
步骤2，根据年度采购订单的内容，生成提醒事件，按预设的时间提醒，进行招投标计划；
步骤3，获取到有中标结果需要反馈的提醒时，将该提醒发送给计划专员；
步骤4，计划专员得到提醒时，登录ERP系统中把中标结果导出并导入到系统中；当中标供应商为新供应商时，系统中自动添加供应商到供应商数据库中；
步骤5，合同专员收到提醒中标结果已反馈、可签订合同时，合同专员拟定合同，并把合同信息同步到系统中；
步骤6，结算人员收到合同需结算的提醒时，在系统中导入或录入结算信息；
步骤7，合同结算后，将合同结算信息反馈给仓储人员，仓储人员收到反馈的提醒后，物资需要入库或直接到发货到现场，在系统中录入出入库信息；
步骤8，根据设定的查询条件，生成统计月、季度、年度物资采购和供应的详细报表。
2.根据权利要求1所述的一种物资管控方法，其特征在于：所述步骤2包括：
步骤21，根据年度采购订单的内容，生成批次采购订单；
步骤22，根据批次采购订单的内容及期限生成提醒事件；
步骤23，按预设的时间发送提醒事件，进行招投标计划。
3.根据权利要求1所述的一种物资管控方法，其特征在于：所述步骤3包括：
步骤31，根据年度采购订单的内容，设置提醒导入中标结果的周期，生成提醒事件；
步骤32，在周期届满的前一周，发出提醒导入中标结果，并记录该提醒事件；
步骤33，若中标结果在周期届满时仍未导入，发出第二次提醒，并记录该提醒事件；
步骤34，若第二次提醒发出起七日内仍未导入，生成逾期未处理事件，并将该逾期未处理事件发送给管理员。
4.根据权利要求1所述的一种物资管控方法，其特征在于：所述步骤1包括：计划专员登录系统后，通过ECP或ERP导出年度采购订单并导入到系统中。
5.根据权利要求1所述的一种物资管控方法，其特征在于：还包括步骤9，管理员登录后查询年度采购订单计划、中标结果、合同信息、结算信息、物资信息、供应商信息。
6.一种物资管控系统，其特征在于：包括：
采购计划模块，用于导入年度采购订单；
招投标模块，用于根据年度采购订单的内容，生成提醒事件，按预设的时间提醒，进行招投标计划；
反馈模块，用于获取到有中标结果需要反馈的提醒时，将该提醒发送给计划专员；
中标结果模块，用于计划专员得到提醒时，登录ERP系统中把中标结果导出并导入到系统中；当中标供应商为新供应商时，系统中自动添加供应商到供应商数据库中；
采购合同模块，合同专员收到提醒中标结果已反馈、可签订合同时，合同专员拟定合同，并把合同信息同步到系统中；
结算模块，用于结算人员收到合同需结算的提醒时，在系统中导入或录入结算信息；
物资供应模块，用于合同结算后，将合同结算信息反馈给仓储人员，仓储人员收到反馈的提醒后，物资需要入库或直接到发货到现场，在系统中录入出入库信息；
生成模块，用于管理员登录后查询年度采购订单计划、中标结果、合同信息、结算信息、物资信息、供应商信息；根据设定的查询条件，生成统计月、季度、年度物资采购和供应的详细报表。
7.根据权利要求6所述的一种物资管控系统，其特征在于：所述招投标模块包括：
订单生成子模块，用于根据年度采购订单的内容，生成批次采购订单；
提醒子模块，用于根据批次采购订单的内容及期限生成提醒事件；
发送子模块，用于按预设的时间发送提醒事件，进行招投标计划。
8.根据权利要求6所述的一种物资管控系统，其特征在于：所述反馈模块包括：
生成子模块，用于根据年度采购订单的内容，设置提醒导入中标结果的周期，生成提醒事件；
第一提醒子模块，用于在周期届满的前一周，发出提醒导入中标结果，并记录该提醒事件；
第二提醒子模块，用于若中标结果在周期届满时仍未导入，发出第二次提醒，并记录该提醒事件；
处理模块，用于若第二次提醒发出起七日内仍未导入，生成逾期未处理事件，并将该逾期未处理事件发送给管理员。
9.根据权利要求6所述的一种物资管控系统，其特征在于：所述物资管控系统还包括：查询模块，用于管理员登录后查询年度采购订单计划、中标结果、合同信息、结算信息、物资信息、供应商信息。
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