CN114529118A - 一种物资管理监控方法及系统 - Google Patents
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Abstract
本发明涉及一种物资管理监控方法及系统，包括：从数据库获取采购部门上传的年度需求计划，根据年度需求计划的要求到货时间字段，统计各月份的月度需求计划需求金额；根据实际需求计划动态修编月度需求计划需求金额；从数据库获取采购部门上传的年度需求预测，根据预设规则将年度需求预测分解到各月份，计算年度需求预测分解到各月份的需求金额；根据月度需求计划需求金额和年度需求预测分解到该月份的需求金额计算需求预测偏差率：以需求预测偏差率作为需求采购指标监控并调整年度需求预测。本发明可以通过各类指标监控提高物资周转率，压缩物资平均存放时间，节约资金成本，减少物资价值损耗。
Description
技术领域
本发明涉及物资管理监控技术领域，更具体地，涉及一种物资管理监控方法及系统。
背景技术
传统的电力物资管理信息繁多、零乱，需要智能的管理系统辅助电力物资的管理。然而现有的管理系统所设置的监控指标，其计算过程的取数规则和计算公式不统一、不恰当，导致监控指标未能很好地体现物资管理过程中出现的问题。而且现有的管理系统未能对异常数据、异常事件进行及时识别和自动告警，管理人员不能准确掌握一手数据，影响其决策判断，巡视巡查、审计、监督检查发现的问题屡禁不止。
发明内容
本发明旨在克服上述现有技术的至少一种缺陷(不足)，提供一种物资管理监控方法及系统，用于解决优化物资管理监控的问题。
本发明采取的技术方案是：
一方面，提供一种物资管理监控方法，包括：
从数据库获取采购部门上传的年度需求计划，根据所述年度需求计划的要求到货时间字段，统计各月份的月度需求计划需求金额；
根据实际需求计划动态修编所述月度需求计划需求金额；
从数据库获取采购部门上传的年度需求预测，根据预设规则将年度需求预测分解到各月份，计算年度需求预测分解到各月份的需求金额；
按照下列公式计算需求预测偏差率：
需求预测偏差率＝∑所有月份[(动态修编后某月份月度需求计划需求金额－年度需求预测分解到该月份的需求金额)/年度需求预测分解到该月份的需求金 额]/截止该月份的月份总数量×100％；
以所述需求预测偏差率作为需求采购指标监控并调整所述年度需求预测。
进一步地，所述物资管理监控方法还包括：
从数据库获取履约部门上传的合同数据，根据所述合同数据的供应方式字段，统计供应方式为直送方式的物资总金额；
按照下列公式计算物资供应直送率：
物资供应直送率＝供应方式为直送方式的物资总金额/项目所需物资总金额；
根据所述合同数据的发起支付申请时间字段和提交付款申请时间字段，统计距供应商提交付款申请资料时间大于或等于30天的合同金额，作为应发起支付申请合同总金额，并统计距供应商提交付款申请资料时间大于或等于30天的合同中，实际发起支付申请时间与供应商提交付款申请资料时间相距少于或等于30天的合同金额；
按照下列公式计算合同支付及时率：
合同支付及时率＝(支付申请的合同金额/应发起支付申请合同总金额)×100％；
以所述物资供应直送率和所述合同支付及时率为合同履约指标监控并调整合同管理策略。
进一步地，所述实际发起支付申请时间为合同结算资料移交财务的时间，所述供应商提交付款申请资料时间为收到发票的时间。
进一步地，所述物资管理监控方法还包括：
从数据库获取仓储部门上传的仓储数据，根据所述仓储数据，统计项目物资报废率、报废物资移交率、闲置物资自主利库率和账实相符率；
所述项目物资报废率为项目申请报废的物资金额占项目物资需求金额的比例；
所述报废物资移交率为完成入库的报废物资项数占已鉴定为报废的物资项数的比例；
所述闲置物资自主利库率为各部门自主统筹利用闲置金额的占比；
所述账实相符率反映库内物资账务数量和实物数量是否一致；
以所述项目物资报废率、所述报废物资移交率、所述闲置物资自主利库率和所述账实相符率作为仓储管理指标监控并调整仓储管理策略、合同管理策略和采购管理策略。
进一步地，所述物资管理监控方法还包括：
显示所述需求采购指标、所述合同履约指标和所述仓储管理指标。
进一步地，在从数据库获取采购部门上传的年度需求计划之后，所述物资管理监控方法还包括：
将所述年度需求计划的物资与框架招标结果中的物资进行比对；
根据所述年度需求计划的要求到货时间字段，将各物资的要求到货时间与框架招标结果的框招期效进行比对；
当监控到所述框架招标结果中的物资不包括所述年度需求计划的物资，或者虽包括所述年度需求计划的物资但所述框招期效不在某物资的要求到货时间内时，自动报警。
进一步地，在从数据库获取采购部门上传的年度需求预测之后，所述物资管理监控方法还包括：
根据所述年度需求预测的品类字段，统计各品类的年度需求预测总金额；
当监控到某品类截止当前月份累计需求金额大于该品类的年度需求预测总金额时，自动报警。
进一步地，在根据预设规则将年度需求预测分解到各月份之后，所述物资管理监控方法还包括：
根据所述年度需求预测的品类字段，统计各品类的年度需求预测分解到各月份的月度计划量；
当监控到某品类的月度需求变化量与该品类的年度需求预测分解到各月份的月度计划量之间的比值大于预设比值时，自动报警。
进一步地，在从数据库获取采购部门上传的年度需求计划、从数据库获取履约部门上传的合同数据以及从数据库获取仓储部门的仓储数据之后，所述物资管理监控方法还包括：
根据所述年度需求计划的要求到货时间字段，确定统计期为自要求到货时间减去采购周期与生产周期之和所得到的时间至所述要求到货时间；
根据所述年度需求计划的品类字段，统计在所述统计期内各品类的需求计划量；
根据所述合同数据和所述仓储数据统计在所述统计期内的合同存量和实物库存之和；
当监控到在所述统计期内某品类的需求计划量大于在所述统计期内的合同存量和实物库存之和时，自动报警。
另一方面，还提供一种物资管理监控系统，包括数据库和物资管理监控子系统，所述数据库用于存储采购部门上传的年度需求计划和年度需求预测、从履约部门上传的合同数据、从仓储部门上传的仓储数据；所述物资管理监控子系统用于实现如上述的物资管理监控方法。
与现有技术相比，本发明的有益效果为：
1.通过需求预测偏差率的计算及监控，可以提高需求预测的准确性，使得采购部门可以做好物资需求计划、项目实施计划和厂家排产计划的对接，确保工程物资及时供应；
2.优化物资供应合同，提高合同支付的及时性，提高履约部门的工作效率；
3.综合监控多指标以优化调整仓储管理，使得仓储部门的仓储数据及时反作用于采购部门和履约部门的工作；
4.实现智能预警和提醒等综合措施的应用和固化，促使风险识别和风险管控能力提升，实现管理前置，规避物资管理风险。
5.提高物资周转率，压缩物资平均存放时间，节约资金成本，减少物资价值损耗。
附图说明
图1为本发明一种实施方式下需求采购指标、合同履约指标和仓储管理指标的显示界面示意图。
图2为本发明一种实施方式下监控指标和自动报警的显示界面示意图。
具体实施方式
本发明附图仅用于示例性说明，不能理解为对本发明的限制。为了更好说明以下实施例，附图某些部件会有省略、放大或缩小，并不代表实际产品的尺寸；对于本领域技术人员来说，附图中某些公知结构及其说明可能省略是可以理解的。
实施例1
物资管理监控需要统筹物资采购、供应合同以及仓储管理三大工作，这三大工作由采购部门、履约部门以及仓储部门分管。
本实施例提供一种物资管理监控方法，可以包括物资采购调整、合同管理调整和仓储管理调整。可以理解的是，物资管理监控方法也可以包括物资采购调整、合同管理调整和仓储管理调整的其中一个或两个。
物资采购调整可以包括以下步骤：
A1.从数据库获取采购部门上传的年度需求计划，根据年度需求计划的要求到货时间字段，统计各月份的月度需求计划需求金额；
A2.根据实际需求计划动态修编月度需求计划需求金额；
A3.从数据库获取采购部门上传的年度需求预测，根据预设规则将年度需求预测分解到各月份，计算年度需求预测分解到各月份的需求金额；
A4.按照下列公式计算需求预测偏差率：
需求预测偏差率＝∑所有月份[(动态修编后某月份月度需求计划需求金额－年度需求预测分解到该月份的需求金额)/年度需求预测分解到该月份的需求金额]/截止该月份的月份总数量×100％；
A5.以需求预测偏差率作为需求采购指标监控并调整年度需求预测。
采购部门上传到数据库的年度需求计划设有表示各物资的要求到货时间字段，例如某条物资需求计划记录中的要求到货时间字段值为1月13日，则该物资需求计划记录应统计入1 月份月度需求计划需求中。
实际需求计划与采购部门初始上传的年度需求计划存在一定的偏差，根据实际需求计划及时对月度需求计划需求金额进行动态修编，在计算需求预测偏差率时采用动态修编后的月度需求计划需求金额，使得所计算出来的需求预测偏差率更准确地评估需求预测的准确性。
通过步骤A1-A5计算出来的需求预测偏差率是作为年度物资采购、供应计划的有力依据，遵循“提前介入、加强预测、分级管理、准确需求”的原则。根据需求预测偏差率调整年度需求预测，可以不断提高需求预测的准确性，使得采购部门可以做好物资需求计划、项目实施计划和厂家排产计划的对接，确保工程物资及时供应。
需求预测偏差率的计算方式，是将截止该月份的所有月份的需求预测偏差情况进行了加和平均处理，这样计算出来的需求预测偏差率才能准确地反映需求预测偏差，才能准确地引导需求计划。
合同管理调整可以包括以下步骤：
B1.从数据库获取履约部门上传的合同数据，根据合同数据的供应方式字段，统计供应方式为直送方式的物资总金额；
B2.按照下列公式计算物资供应直送率：
B3.物资供应直送率＝供应方式为直送方式的物资总金额/项目所需物资总金额；
B4.根据合同数据的发起支付申请时间字段和提交付款申请时间字段，统计距供应商提交付款申请资料时间大于或等于30天的合同金额，作为应发起支付申请合同总金额，并统计距供应商提交付款申请资料时间大于或等于30天的合同中，实际发起支付申请时间与供应商提交付款申请资料时间相距少于或等于30天的合同金额；
B5.按照下列公式计算合同支付及时率：
合同支付及时率＝(支付申请的合同金额/应发起支付申请合同总金额)×100％；
B6.以物资供应直送率和合同支付及时率为合同履约指标监控并调整合同管理策略。
采用供应商直送方式可以有效降低库存压力和减少二次运输成本，直送越多管理越精益，因此可以计算物资供应直送率并以此作为合同履约指标之一调整合同管理策略。物资供应直送率应越大越好，当物资供应直送率较小时，可以限制非直送方式的合同订立。
合同货款的及时支付是物资交易当中关注的重点，同时做到合同货款的及时支付也避免产生法律纠纷。结合财务付款周期，设定30天内发起支付申请时间为达到及时的标准，可以符合在收到卖方完整资料后45个工作日内完成支付的要求。
在合同管理调整中，实际发起支付申请时间为合同结算资料移交财务的时间，供应商提交付款申请资料时间为收到发票的时间。
实际发起支付申请时间应按照合同结算资料从履约部门移交到财务部门的时间点计算，而非按照履约部门在合同记录上登记已发起支付申请的时间点计算，既可以确保实际发起支付申请时间简单易算，而且在合同管理中充分考虑可能存在的财务部门知晓支付申请已发起的延迟性。供应商提交付款申请资料时间应按照财务部门收到供应商提供发票的时间点计算，而非供应商提交的其他付款申请资料至财务部门的时间点计算，因为财务部门对支付供应商的重要依据是发票，由此可以在合同管理中排除由于供应商付款申请资料的错漏而导致的付款延迟。
仓储管理调整可以包括以下步骤：
C1.从数据库获取仓储部门上传的仓储数据，根据仓储数据，统计项目物资报废率、报废物资移交率、闲置物资自主利库率和账实相符率；
项目物资报废率为项目申请报废的物资金额占项目物资需求金额的比例；
报废物资移交率为完成入库的报废物资项数占已鉴定为报废的物资项数的比例；
闲置物资自主利库率为各部门自主统筹利用闲置金额的占比；
账实相符率反映库内物资账务数量和实物数量是否一致；
C2.以项目物资报废率、报废物资移交率、闲置物资自主利库率和账实相符率作为仓储管理指标监控并调整仓储管理策略、合同管理策略和采购管理策略。
同时利用项目物资报废率、报废物资移交率、闲置物资自主利库率和账实相符率对仓储管理进行调整，可以在供应链中更好地控制到货物资平均存放时间和到货物资综合闲置成本这两个重要的经济指标。
仓储管理指标不仅可以调整仓储管理策略，还可以调整合同管理策略和采购管理策略。通过改变合同管理和采购管理，继而改变仓储数据，优化仓储管理指标。
上述需求采购指标、合同履约指标和仓储管理指标，可以在界面上显示给管理人员，让管理人员实时对指标进行监控。如图1所示为在界面上显示上述需求采购指标、合同履约指标和仓储管理指标的示意图。
配合物资采购调整、合同管理调整和仓储管理调整，还可以设计相应的自动报警制度，方便管理人员及时地发现问题并作出相应的调整，例如超年度需求预测量品类、断档品类预警、月度需求突变品类预警、需求计划量超“合同存量+实物库存”品类等。
断档品类预警是在步骤A1的从数据库获取采购部门上传的年度需求计划之后：
将年度需求计划的物资与框架招标结果中的物资进行比对；
根据年度需求计划的要求到货时间字段，将各物资的要求到货时间与框架招标结果的框招期效进行比对；
当监控到框架招标结果中的物资不包括年度需求计划的物资，或者虽包括年度需求计划的物资但框招期效不在某物资的要求到货时间内时，自动报警。
当监控到年度需求计划的物资不在框架招标结果的物资中，或者虽然年度需求计划的物资在框架招标结果的物资中但框招期效不在某物资的要求到货时间内时，发出自动报警，是物资断档的提前预警，方便在物资断档前采购人员的提前介入、应对，对断档物资供应采取相应的解决措施，确保物资及时供应、工程有序开展。
超年度需求预测量品类预警是在步骤A3的从数据库获取采购部门上传的年度需求预测之后：
根据年度需求预测的品类字段，统计各品类的年度需求预测总金额；
当监控到某品类截止当前月份累计需求金额大于该品类的年度需求预测总金额时，自动报警。
采购部门上传到数据库的年度需求预测设有表示物资所属品类的品类字段，由此可以区分品类地进行关于年度需求预测的各项统计和调整。
当监控到某品类截止当前月份累计需求金额大于该品类的年度需求预测总金额时发出自动报警，可以监控各品类年度内实际已发生的物资采购金额是否超出年度预测金额，提升需求计划的准确性。
月度需求突变品类预警是在步骤A3的根据预设规则将年度需求预测分解到各月份之后：
根据年度需求预测的品类字段，统计各品类的年度需求预测分解到各月份的月度计划量；
当监控到某品类的月度需求变化量与该品类的年度需求预测分解到各月份的月度计划量之间的比值大于预设比值时，自动报警。
当监控到某品类的月度需求变化量与该品类的年度需求预测分解到各月份的月度计划量之间的比值大于预设比值时发出自动报警，可以监控每月实际发生的物资采购金额与月度预测采购金额的偏差，对于偏差量大的提出告警，提高需求计划的准确性、均衡性。预设比值优选为50％，也可以根据实际情况进行优选。
需求计划量超“合同存量+实物库存”品类预警是在步骤A1的从数据库获取采购部门上传的年度需求计划、步骤B1的从数据库获取履约部门上传的合同数据以及步骤C1的从数据库获取仓储部门的仓储数据之后：
根据年度需求计划的要求到货时间字段，确定统计期为自要求到货时间减去采购周期与生产周期之和所得到的时间至要求到货时间；
根据年度需求计划的品类字段，统计在统计期内各品类的需求计划量；
根据合同数据和仓储数据统计在统计期内的合同存量和实物库存之和；
当监控到在统计期内某品类的需求计划量大于在统计期内的合同存量和实物库存之和时，自动报警。
当监控到在统计期内某品类的需求计划量大于在统计期内的合同存量和实物库存之和时发出自动报警，可以提醒采购人员、履约人员对需求计划量超“合同存量+实物库存”的物资品类进行物资采购、储备合同补货。
如图2所示为在界面上同步显示监控指标和自动报警的示意图。
超年度需求预测量品类、月度需求突变品类预警、需求计划量超“合同存量+实物库存”品类作为数据异常类显示在界面的左下方；数据异常类还可以包括清单外物资品类占比异常。断档品类预警作为事件异常类显示在界面的下方中部，事件异常类还可以包括合同量不足、储备品类存量不足、框架执行率不达标、物资金额低于重构线、采购目录外物资品类、报废物资超3个月、物资金额超两金金额。界面的右下方还显示异常处理的情况。
监控的各项管理指标显示在界面的右上方，如需求预测偏差率、合同支付及时率、项目物资报废率、报废物资移交率等。
实施例2
本实施例提供一种物资管理监控系统，包括数据库和物资管理监控子系统，数据库用于存储采购部门上传的年度需求计划和年度需求预测、从履约部门上传的合同数据、从仓储部门上传的仓储数据；物资管理监控子系统用于实现如实施例1所述的物资管理监控方法。
数据库可以统一管理不同部门(采购部门、履约部门和仓储部门)上传的数据，并通过设置字段，方便物资管理监控子系统在实现如实施例1所述的物资管理监控方法时，进行各类指标的计算以及计算各类指标所用参数的统计。
显然，本发明的上述实施例仅仅是为清楚地说明本发明技术方案所作的举例，而并非是对本发明的具体实施方式的限定。凡在本发明权利要求书的精神和原则之内所作的任何修改、等同替换和改进等，均应包含在本发明权利要求的保护范围之内。
Claims (10)
1.一种物资管理监控方法，其特征在于，包括：
从数据库获取采购部门上传的年度需求计划，根据所述年度需求计划的要求到货时间字段，统计各月份的月度需求计划需求金额；
根据实际需求计划动态修编所述月度需求计划需求金额；
从数据库获取采购部门上传的年度需求预测，根据预设规则将年度需求预测分解到各月份，计算年度需求预测分解到各月份的需求金额；
按照下列公式计算需求预测偏差率：
需求预测偏差率＝∑所有月份[(动态修编后某月份月度需求计划需求金额－年度需求预测分解到该月份的需求金额)/年度需求预测分解到该月份的需求金额]/截止该月份的月份总数量×100％；
以所述需求预测偏差率作为需求采购指标监控并调整所述年度需求预测。
2.根据权利要求1所述的一种物资管理监控方法，其特征在于，还包括：
从数据库获取履约部门上传的合同数据，根据所述合同数据的供应方式字段，统计供应方式为直送方式的物资总金额；
按照下列公式计算物资供应直送率：
物资供应直送率＝供应方式为直送方式的物资总金额/项目所需物资总金额；
根据所述合同数据的发起支付申请时间字段和提交付款申请时间字段，统计距供应商提交付款申请资料时间大于或等于30天的合同金额，作为应发起支付申请合同总金额，并统计距供应商提交付款申请资料时间大于或等于30天的合同中，实际发起支付申请时间与供应商提交付款申请资料时间相距少于或等于30天的合同金额；
按照下列公式计算合同支付及时率：
合同支付及时率＝(支付申请的合同金额/应发起支付申请合同总金额)×100％；
以所述物资供应直送率和所述合同支付及时率为合同履约指标监控并调整合同管理策略。
3.根据权利要求2所述的一种物资管理监控方法，其特征在于，所述实际发起支付申请时间为合同结算资料移交财务的时间，所述供应商提交付款申请资料时间为收到发票的时间。
4.根据权利要求2或3所述的一种物资管理监控方法，其特征在于，还包括：
从数据库获取仓储部门上传的仓储数据，根据所述仓储数据，统计项目物资报废率、报废物资移交率、闲置物资自主利库率和账实相符率；
所述项目物资报废率为项目申请报废的物资金额占项目物资需求金额的比例；
所述报废物资移交率为完成入库的报废物资项数占已鉴定为报废的物资项数的比例；
所述闲置物资自主利库率为各部门自主统筹利用闲置金额的占比；
所述账实相符率反映库内物资账务数量和实物数量是否一致；
以所述项目物资报废率、所述报废物资移交率、所述闲置物资自主利库率和所述账实相符率作为仓储管理指标监控并调整仓储管理策略、合同管理策略和采购管理策略。
5.根据权利要求4所述的一种物资管理监控方法，其特征在于，还包括：
显示所述需求采购指标、所述合同履约指标和所述仓储管理指标。
6.根据权利要求1所述的一种物资管理监控方法，其特征在于，在从数据库获取采购部门上传的年度需求计划之后，还包括：
将所述年度需求计划的物资与框架招标结果中的物资进行比对；
根据所述年度需求计划的要求到货时间字段，将各物资的要求到货时间与框架招标结果的框招期效进行比对；
当监控到所述框架招标结果中的物资不包括所述年度需求计划的物资，或者虽包括所述年度需求计划的物资但所述框招期效不在某物资的要求到货时间内时，自动报警。
7.根据权利要求1所述的一种物资管理监控方法，其特征在于，在从数据库获取采购部门上传的年度需求预测之后，还包括：
根据所述年度需求预测的品类字段，统计各品类的年度需求预测总金额；
当监控到某品类截止当前月份累计需求金额大于该品类的年度需求预测总金额时，自动报警。
8.根据权利要求1所述的一种物资管理监控方法，其特征在于，在根据预设规则将年度需求预测分解到各月份之后，还包括：
根据所述年度需求预测的品类字段，统计各品类的年度需求预测分解到各月份的月度计划量；
当监控到某品类的月度需求变化量与该品类的年度需求预测分解到各月份的月度计划量之间的比值大于预设比值时，自动报警。
9.根据权利要求4所述的一种物资管理监控方法，其特征在于，在从数据库获取采购部门上传的年度需求计划、从数据库获取履约部门上传的合同数据以及从数据库获取仓储部门的仓储数据之后，还包括：
根据所述年度需求计划的要求到货时间字段，确定统计期为自要求到货时间减去采购周期与生产周期之和所得到的时间至所述要求到货时间；
根据所述年度需求计划的品类字段，统计在所述统计期内各品类的需求计划量；
根据所述合同数据和所述仓储数据统计在所述统计期内的合同存量和实物库存之和；
当监控到在所述统计期内某品类的需求计划量大于在所述统计期内的合同存量和实物库存之和时，自动报警。
10.一种物资管理监控系统，其特征在于，包括数据库和物资管理监控子系统，所述数据库用于存储采购部门上传的年度需求计划和年度需求预测、从履约部门上传的合同数据、从仓储部门上传的仓储数据；所述物资管理监控子系统用于实现如权利要求1-9任一项所述的物资管理监控方法。
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