CN104715313A - 派工管理系统及其方法 - Google Patents

Abstract

本发明提供一种派工管理系统及其方法，该派工管理方法包括下述步骤：依据登入信息判断登入用户权限；接收最新派工信息，其中最新派工信息具有至少一被派工者信息；依据至少一被派工者信息通知至少一被派工者；以及依据与上述至少一被派工者相关的工作事件执行一绩效评分程序，以产生参考绩效评比，其中工作事件可包括传送次数与时间参数，藉此可弹性设置派工人员，工作可弹性管理，又可以做到工作提醒与绩效审计的有效管理。

Description

派工管理系统及其方法

技术领域

本发明涉及一种派工管理系统，特别是涉及一种派工管理系统及其方法。

背景技术

目前在一般服务业的员工管理主要是以上班出缺勤、标准作业程序(SOP)、完成工作项目的数量、制作成品的数量或是公司/分店的获利数字来作为绩效评估的依据。然而，上述的绩效管理方式无法适用于一些特定的服务业，例如：幼教业、补教业、专利事务所、出版社、报社、设计公司等以人为特质的服务业。由于工作组织分配，可能每次负责执行项目工作或撰写主题的难易度不同，有些项目需要由多个员工分工合作，每个员工所负责的工作项目不同，且每个工作人员也可能会有同时配合多个项目的情况。由于难以建立完善的工作纪录模式与考核机制，其考绩评估方式往往无法以量化方式来评核每个员工的工作成果质量与效率(例如：文件编辑质量与完成效率过度因人而异)，因此管理阶层评估每个工作人员的绩效绝大多数仰赖主观经验，使得职员无法信服，容易导致人才流失，难以管理绩效质量。

针对前述这些特定服务业的人力需求或工作状态，往往只能凭感觉判定或工作量负荷不了时才增加人力，无法有效及时地增补人力。另外，当基层服务人员过多时，中高阶管理阶层也无法有效监控基层服务人员的工作状态与评估员工的工作内容，导致派工管理出现困难。因此，若没有规划弹性且合理的派工管理机制，无法妥善将有限的人力发挥最大的效用，导致公司的人力成本增加，更难以有效督促职员工作成果的质量。服务业最常见的管理问题之一是无法做好知识管理，往往只能由资深人员或管理者制定标准作业程序，而无法有效建立由基层员工所累积的知识传承。

因此，当下需要迫切解决的一个技术问题就是：如何能够创新的提出一种有效的措施，以满足实际应用的需求。

发明内容

有鉴于此，本发明提出一种派工管理系统及其方法，借以解决先前技术所述及的问题。

一种派工管理系统及其方法，包括下述步骤：(a)依据登入信息判断登入用户权限；(b)接收最新派工信息，其中所述最新派工信息具有至少一被派工者信息；(c)依据至少一所述被派工者信息通知至少一所述被派工者；以及(d)依据与上述至少一所述被派工者相关的工作事件执行绩效评分程序，以产生参考绩效评比，其中所述工作事件包括传送次数与时间参数。

优选的，在步骤(a)中，若判断登入用户权限为管理者，则所述管理者通过其职位阶级来指派任务或平行指派任务。

优选的，还包括一步骤(c1)，当至少一派工者完成所述最新派工信息时，上传回复信息与回传时间。

优选的，在步骤(d)中，若所述回复信息的上传次数高于预设值，则所述参考绩效评比低于预设评比分数。

优选的，在步骤(d)中，若所述回传时间比预设回传时间晚，则所述参考绩效评比低于一预设评比分数。

优选的，还包括一步骤(f)，若判断所述登入用户权限为管理者，则所述管理者可查询其所述参考绩效评比或所述管理者的部属的所述参考绩效评比。

优选的，还包括一步骤(f1)，若判断所述登入用户权限为一职员，则所述职员可查询其所述参考绩效评比。

优选的，所述最新派工信息对应一项目工作，所述项目工作被多个所述被派工者执行，且所述被派工者可同时被分配多个所述项目工作。

本发明再提出一种派工管理系统及其方法，包括云端管理服务器与多个终端管理装置。所述云端管理服务器储存有多个职员人事信息与至少一个项目管理者人事信息。多个所述终端管理装置包括至少一项目管理者终端装置与多个职员终端装置，其中至少一个项目管理者与多个职员可利用所述终端管理装置与所述云端管理服务器来执行至少部份下述步骤：(a)利用所述终端管理装置登入所述云端管理服务器；(b)使得所述云端管理服务器依据登入信息判断登入用户权限；(c)使得所述云端管理服务器接收所述最新派工信息，其中所述最新派工信息具有至少一被派工者信息；(d)利用所述云端管理服务器依据至少一所述被派工者信息通知至少一所述终端管理装置；(e)利用至少一所述终端管理装置上传工作事件；以及(f)使得所述云端管理服务器依据所述工作事件执行一绩效评分程序，以产生一参考绩效评比，其中所述工作事件包括传送次数与时间参数。

优选的，若所述云端管理服务器判断登入用户权限为项目管理者，则所述项目管理者可通过其职级指派任务或平行指派任务。

优选的，所述工作事件还包括回复信息以及与所述时间参数相关的回传时间，至少一所述被派工者利用所述终端管理装置上传所述回复信息与所述回传时间。

优选的，若所述回复信息的上传次数高于预设值，则所述参考绩效评比低于预设评比分数。

优选的，若所述回传时间比预设回传时间晚，则所述参考绩效评比低于预设评比分数。

优选的，若判断所述登入用户权限为项目管理者，则所述项目管理者可查询其所述参考绩效评比或所述项目管理者的部属的所述参考绩效评比。

优选的，若判断所述登入用户权限为职员，则所述职员可查询其所述参考绩效评比。

基于上述，本发明的派工管理系统及其方法提供了一种弹性派工、弹性监督工作、以及较佳绩效评核机制的管理系统与方法。藉此，上述系统可应用在服务业中的工作分配、流程与绩效上的管理，使得管理上不会因职员过多而产生管理困难且无法量化评估绩效的问题，以将服务业的工作绩效管理做到一致性的高水平。

应了解的是，上述一般描述及以下具体实施方式仅为例示性及阐释性的，其并不能限制本发明所主张的范围。

附图说明

图1是本发明实施例的派工管理系统的示意图；

图2是本发明实施例的派工管理方法的流程图；

图3是本发明实施例的绩效评比产生的流程图；

图4是本发明实施例的派工管理阶层的示意图。

主要元件符号说明：

1：派工管理系统

101,102,103,104,105,106：终端管理装置

111：行动网络

112：传统网络

13：云端管理服务器

131,132：服务器

S205-S250：本发明实施例的派工管理方法的各步骤

S305-S320：本发明实施例的绩效评比产生的各步骤

401：高阶管理者

402,403：中阶管理者

404,405,406：基层服务人员

具体实施方式

为了使本发明的目的、技术方案及优点更加清楚明白，下面结合附图与实例对本发明作进一步详细说明。但所举实例不作为对本发明的限定。

如图1至图3所示，派工管理系统1包括一云端管理服务器13与多个终端管理装置101,102,103,104,105,106。在本实施例中，终端管理装置101,102,103可为智能型行动电话或可携示上网装置(如：平板装置、智能手表或智能眼睛)，终端管理装置101,102,103可通过一行动网络111来与云端管理服务器13进行通讯与相互传输信息。在本实施例中，终端管理装置104,105,106可为桌上型计算机或笔记型计算机，其可通过一传统网络112来与云端管理服务器13进行通讯与相互传输信息。

此外，云端管理服务器13可以本身具有多个数据库131,132，或者云端管理服务器13也可传输性地连接第三方数据库(图未绘示)。上述云端管理服务器13或数据库131,132可以储存有至少一家公司或服务机构的所有人员信息，其包括多个中高阶管理者信息与多个基层服务人员信息，也可储存多个职员人事信息与至少一个项目管理者人事信息。此外，上述终端管理装置101,102,103,104,105,106可以被至少一个项目管理者或多个职员所持有，以藉由终端管理装置101,102,103,104,105,106与上述云端管理服务器13来进行派工管理的操作。在本实施例中，项目管理者可以是基层主管、中高阶主管或基层服务人员。

承上所述，至少一个项目管理者与多个职员可利用终端管理装置101,102,103,104,105,106与云端管理服务器13来执行至少部份下述步骤，其中步骤可以是不依照顺序而平行或多工地执行，也可以部份是依照顺序地执行，本发明并不对此加以限制。

在步骤S205中，基层服务人员或各阶层主管可以通过终端管理装置101,102,103,104,105,106与上述云端管理服务器13登入派工管理系统的登入页面，其可在登入页面输入自己的账号与密码。

在步骤S210中，云端管理服务器13可利用数据库131,132或其本身储存的相关信息来判断登入用户的权限为一般职员或管理者。

在步骤S225中，一般职员与管理者都可进入其相对应的管理界面，其中不同权限用户所显示的页面内容有部份差异。即使都为管理者权限也可能因其工作职能不同而有不同的权限，而呈现不同的页面内容，相似地，即使是一般职员也可能因其工作性质或职能不同而在系统中有不同的权限，所以系统所呈现的页面内容也会有所不同。

在本实施例中，相对应的管理界面所呈现的页面可以包括：基本权限页面，例如其包括：公告列表与工作列表的待办事项，其中待办事项还可依下列设定来排序：设定时间、交付者(或该项目的相对应项目管理者)、到期日及重要性。另外，管理页面可以包括：张贴公告、工作设定、用户管理及工作记录，其中工作设定还包括：评分设定、新增工作及工作追踪；用户管理还可包括：群组设定与人员设定；工作记录还可包括：新增工作日志、工作日志查询及人员日志查询。此外，管理页面中的公告列表及工作列表可以利用粗体字或不同颜色的字来区别是否读取过。

在步骤S230中，若登入用户为一管理者，若其有权限分配至少一项目的工作，则上述管理者可利用上述管理界面操作，以使得上述管理界面接收到一最新派工信息，在此步骤中，以云端管理服务器13接收一最新派工信息，且包含至少一被派工者信息。其中这个最新派工信息可以包括一个或多个例行性工作任务，也可以是特殊项目性质的工作任务。另外，最新派工信息可以是一个项目工作的人员指派，例如：其可包括设定符合该项目的负责人员，并且可以设定该项目由一个或多个项目成员执行，在本实施例中，项目成员可以是各个基层管理人员、中高阶层管理人员及/或基层服务人员，上述管理者可通过其职位阶级(或权限)来指派任务或平行指派任务，藉此达成一个弹性指派，监督工作的系统，使得人员充份利用且弹性地交叉上下平行的工作。此外，在本实施例中，每一个人都可以被设定指派多个项目工作或被设定为多个项目的负责人(或监督人)，每个人都可同时运作多个项目管理，且每个人可通过上述管理界面中所呈现的待办事项来适度以判别上述项目工作的轻重缓急及时效性。

在步骤S235中，云端管理服务器13接收最新派工信息后，云端管理服务器13可以依据被派工者信息透过相对应的网络及装置来将最新派工信息传送给相对应的被派工者。

在步骤S240中，上述被派工者若完成其任务，则可利用至少一终端管理装置上传一工作事件，其包括上传一回复信息以及与时间参数相关的回传时间，其中回复信息可以是简要的工作日志、格式化的工作记录或完整的编辑图稿/文稿等信息。

当云端管理服务器13接收到回复信息时，云端管理服务器13可以主动地通知上述管理者确认回复信息是否被核实，上述管理者可依据工作规范或相关要求再要求被派工者重新上传回复信息且要求其再做一次相关任务或修改回复信息中的相关信息的内容(步骤S245)。藉由上述的操作，直到上述管理者认可回复信息的内容才可完成项目工作(步骤S250)。

此外，云端管理服务器13在接收到回复信息时还可记录上述回复信息的上传时间、上传次数及/或项目管理者对回复信息的评价(步骤S305,S310)。

在步骤S315中，云端管理服务器13可以自动依据与该至少一被派工者相关的工作事件执行绩效评分程序，以产生参考绩效评比，其中工作事件包括上述所记录的传送次数与时间参数。上述绩效评分程序也可以是每月或每季由管理人员固定通过系统执行，以产生多个参考绩效评比(步骤S320)。在上述绩效评分程序中，其评比方式为：若回复信息的上传次数高于一预设值，则参考绩效评比低于预设评比分数；若回传时间比预设回传时间晚，则参考绩效评比低于预设评比分数。

此外，具有权限的管理者或项目管理者可以通过上述管理界面看见其下属的工作清单，以评估下属的工作状态与工作量，藉此调配人力资源。另外，上述项目管理者可以查询其自己的参考绩效评比或项目管理者的部属的参考绩效评比。若登入用戶权限为一般职员，则上述职员可查询其自己的参考绩效评比。

如图4所示，整个派工管理系统可以包括：高阶管理者401、中阶管理者402,403以及基层服务人员404,405,406，其中人员之间的方向箭头代表派工的指向。如之前所述，高阶管理者401、中阶管理者402,403以及基层服务人员404,405,406可以利用终端管理装置101,102,103,104,105,106登录云端管理服务器13来进行派工管理操作，并且可藉由系统自动计算工作修改次数与工作完成时间，以方便管理人员进行绩效评核给分。

在本实施例中，派工管理系统提供具有弹性的管理机制，派工管理系统可以提供单阶层、多阶层、平行派工。例如：高阶管理者401可以单阶层派工给下一层中阶管理者402,403；高阶管理者401可以多阶层(或跨N个阶层，N大于等于1)派工给中阶管理者402,403与基层服务人员404,405,406；中阶管理者402,403可以派工给下一阶层的各个基层服务人员404,405,406；在同一阶层的中阶管理者402,403可以互派工作以及在同一阶层的基层服务人员404,405,406也可以互派工作。因此，在本实施例中，派工管理系统提供往下或平行的派工，以因应服务业工作项目多元且变化多的情况，以达弹性且快速指派工作的管理。

此外，如上所述，在本实施例的派工管理系统也提供绩效管理。在本系统中，完成工作的回传则是回应给派工者，这个回传的动作是可以往上阶或平行的回传，以使得派工作者收到回传信息后再进行绩效评估。

综上所述，本发明所提供的派工系统及其方法可以达到下述优点：其一，同时结合派工与绩效评估功能，使得派工与工作过程可以在派工系统内被记录，以客观地作为绩效评估的证据，藉此产生一个良好的绩效评估的方法；其二，一般职员也可藉由上述管理界面来实时掌握工作待办事项并掌握工作到期日，以提升工作效率；其三，一般职员也可藉由上述管理界面知道自己的参考绩效评比而提升工作能力，管理者也可藉此了解目前人力资源的状况、工作状态而能客观评比部属的绩效与管理相关工作指派；其四，藉由上述管理界面能够收集相关工作记录，以累积公司/部门的专业知识累积，且能够将相关文件储存在系统上而非散落在个人计算机中。

虽然本发明已以实施例揭露如上，然其并非用以限定本发明，任何所属技术领域中具有通常知识者，在不脱离本发明的精神和范围内，当可作些许的更动与润饰，故本发明的保护范围当视后附的申请专利范围所界定者为准。

另外，本发明的任一实施例或申请专利范围不须达成本发明所揭露的全部目的或优点或特点。此外，摘要部分和标题仅是用来辅助专利文件搜寻之用，并非用来限制本发明的专利范围。

Claims (15)

1.一种派工管理方法，其特征在于，包括：

(a)依据一登入信息判断一登入用户权限；

(b)接收一最新派工信息，其中所述最新派工信息具有至少一被派工者信息；

(c)依据至少一所述被派工者信息通知至少一所述被派工者；以及

(d)依据与至少一所述被派工者相关的一工作事件执行一绩效评分程序，以产生一参考绩效评比，其中所述工作事件包括一传送次数与一时间参数。

2.如权利要求1所述的派工管理方法，其特征在于，在步骤(a)中，判断所述登入用户权限为一管理者，则所述管理者通过一职位阶级来指派任务或平行指派任务。

3.如权利要求1所述的派工管理方法，其特征在于，还包括一步骤(c1)，当至少一派工者完成所述最新派工信息时，上传一回复信息与一回传时间。

4.如权利要求3所述的派工管理方法，其特征在于，在所述步骤(d)中，所述回复信息的上传次数高于一默认值，则所述参考绩效评比低于一默认评比分数。

5.如权利要求3所述的派工管理方法，其特征在于，在所述步骤(d)中，所述回传时间比一预设回传时间晚，则所述参考绩效评比低于一默认评比分数。

6.如权利要求1所述的派工管理方法，其特征在于，还包括一步骤(f)，判断所述登入用户权限为一管理者，则所述管理者能查询其所述参考绩效评比或所述管理者的部属的所述参考绩效评比。

7.如权利要求1所述的派工管理方法，其特征在于，还包括一步骤(f1)，判断所述登入用户权限为一职员，则所述职员能查询其所述参考绩效评比。

8.如权利要求1所述的派工管理方法，其特征在于，所述最新派工信息对应一项目工作，所述项目工作被多个所述被派工者执行，且所述被派工者能同时被分配多个所述项目工作。

9.一种派工管理系统，其特征在于，包括：

一云端管理服务器，储存有多个职员人事信息与至少一个管理者人事信息；以及

多个终端管理装置，包括至少一管理者终端装置与多个职员终端装置，其中至少一个管理者与多个职员能利用所述终端管理装置与所述云端管理服务器来执行至少部份下述步骤：

(a)利用所述终端管理装置登入所述云端管理服务器；

(b)使得所述云端管理服务器依据一登入信息判断一登入用户权限；

(c)使得所述云端管理服务器接收一最新派工信息，其中所述最新派工信息具有至少一被派工者信息；

(d)利用所述云端管理服务器依据所述至少一被派工者信息通知至少一所述终端管理装置；

(e)利用至少一所述终端管理装置上传一工作事件；以及

(f)使得所述云端管理服务器依据所述工作事件执行一绩效评分程序，以产生一参考绩效评比，其中所述工作事件包括一传送次数与一时间参数。

10.如权利要求9所述的派工管理系统，其特征在于，所述云端管理服务器判断登入权限为一管理者，则所述管理者能通过一职位阶级指派任务或平行指派任务。

11.如权利要求9所述的派工管理系统，其特征在于，所述工作事件还包括一回复信息以及一与所述时间参数相关的回传时间，至少一所述被派工者利用至少一所述终端管理装置上传所述回复信息与所述回传时间。

12.如权利要求11所述的派工管理系统，其特征在于，所述回复信息的上传次数高于一默认值，则所述参考绩效评比低于一默认评比分数。

13.如权利要求11所述的派工管理系统，其特征在于，所述回传时间比一预设回传时间晚，则所述参考绩效评比低于一默认评比分数。

14.如权利要求9所述的派工管理系统，其特征在于，判断所述登入用户权限为一管理者，则所述管理者能查询所述管理者的所述参考绩效评比或所述管理者的部属的所述参考绩效评比。

15.如权利要求9所述的派工管理系统，其特征在于，判断所述登入用户权限为一职员，则所述职员能查询所述职员的所述参考绩效评比。