CN103886447A - 会议室预订方法和装置 - Google Patents

Abstract

本发明提供了一种会议室预订方法和装置，方法包括：提供用户界面以接收来自各个用户的会议室预订请求；解析各个会议室预订请求，以获取其中的会议召开时间、参会人数、会议主题、参会部门、会议类别和联系方式；以预设的调度规则对各个会议室预订请求的会议召开时间、参会人数和会议类别与预先录入的会议室的信息进行匹配运算，得到各个会议室预订请求所匹配的会议室，其中，会议室的信息包括会议室ID和可容纳人数；以各个会议室预订请求中的联系方式通知其所匹配的会议室的会议室ID、以及会议召开时间、参会人数、会议主题、参会部门和会议类别。本发明减少了会议室冲突问题。

Description

会议室预订方法和装置

技术领域

本发明涉及办公自动化领域，具体而言，涉及会议室预订方法和装置。

背景技术

现有的会议室预定系统将传统的纸质人工登记会议室预定方式移植到了计算机系统中，采用计算机信息系统进行会议室预定登记与提醒。

然而，发明人发现现有的会议室预定系统不能根据会议的重要性，参会人数对会议室资源做统筹规划。因此，在遇到会议数量多，任务繁重时，容易发生会议室冲突问题。

发明内容

本发明旨在提供会议室预订方法和装置，以解决上述的问题。

在本发明的实施例中，提供了一种会议室预订方法，包括：提供用户界面以接收来自各个用户的会议室预订请求；解析各个会议室预订请求，以获取其中的会议召开时间、参会人数、会议主题、参会部门、会议类别和联系方式；以预设的调度规则对各个会议室预订请求的会议召开时间、参会人数和会议类别与预先录入的会议室的信息进行匹配运算，得到各个会议室预订请求所匹配的会议室，其中，会议室的信息包括会议室ID和可容纳人数；以各个会议室预订请求中的联系方式通知其所匹配的会议室的会议室ID、以及会议召开时间、参会人数、会议主题、参会部门和会议类别。

在本发明的实施例中，提供了一种会议室预订装置，包括：界面模块，用于提供用户界面以接收来自各个用户的会议室预订请求；解析模块，用于解析各个会议室预订请求，以获取其中的会议召开时间、参会人数、会议主题、参会部门、会议类别和联系方式；匹配模块，用于以预设的调度规则对各个会议室预订请求的会议召开时间、参会人数和会议类别与预先录入的会议室的信息进行匹配运算，得到各个会议室预订请求所匹配的会议室，其中，会议室的信息包括会议室ID和可容纳人数；通知模块，用于以各个会议室预订请求中的联系方式通知其所匹配的会议室的会议室ID、以及会议召开时间、参会人数、会议主题、参会部门和会议类别。

本发明上述实施例的会议室预订方法和装置因为采用计算机编程来实现会议室的自动分配，从而减少了会议室冲突问题。

附图说明

此处所说明的附图用来提供对本发明的进一步理解，构成本申请的一部分，本发明的示意性实施例及其说明用于解释本发明，并不构成对本发明的不当限定。在附图中：

图1示出了根据本发明实施例的会议室预订方法的流程图；

图2示出了根据本发明实施例的会议室预订装置的示意图；

图3示出了根据本发明优选实施例的会议室预订系统的结构和数据流图；

图4示出了根据本发明优选实施例的会议室预订方法的流程图。

具体实施方式

下面将参考附图并结合实施例，来详细说明本发明。

图1示出了根据本发明实施例的会议室预订方法的流程图，包括：

步骤S10，提供用户界面以接收来自各个用户的会议室预订请求；

步骤S20，解析各个会议室预订请求，以获取其中的会议召开时间、参会人数、会议主题、参会部门、会议类别和联系方式；

步骤S30，以预设的调度规则对各个会议室预订请求的会议召开时间、参会人数和会议类别与预先录入的会议室的信息进行匹配运算，得到各个会议室预订请求所匹配的会议室，其中，会议室的信息包括会议室ID和可容纳人数；

步骤S40，以各个会议室预订请求中的联系方式通知其所匹配的会议室的会议室ID、以及会议召开时间、参会人数、会议主题、参会部门和会议类别。

联系方式可以包括：参会人邮箱，参会人电话，参会人姓名等，用于发送会议室安排通知。

本方法以预设的调度规则来匹配会议室预订请求与会议室资源，从而可以很容易地通过计算机编程来实现会议室预订，实现了自动化的会议室预订。通过办公自动化，从而减少了在遇到会议数量多，任务繁重时，因为会议室分配不合理所导致的会议室冲突问题。

另外，通过自动化的会议室预订，还减少了会议室预订的人工操作，提高了办公效率。

优选地，以调度规则进行匹配运算包括：先根据这些会议室预订请求的会议类别的优先级从高到低，然后以同一优先级产生这些会议室预订请求的时间从先到后对各个会议室预订请求进行排序；依次对排序的各个会议室预订请求分配在其会议召开时间空闲的，且可容纳人数满足其参会人数的会议室。本优选实施例采用基于优先级规则的分配方法，用于对规定时间举行的会议集合做统筹规划，给出会议安排表，这能保证越重要的会议以及越早预定的会议，越能确保分配到会议室。

优选地，以调度规则进行匹配运算还包括：对于无可匹配的会议室的会议室预订请求，从会议召开时间往前查找空闲且可容纳人数满足参会人数的会议室；将找到的会议室的会议室ID和空闲的时间提示给其对应的会议室预订请求的发起用户；如果得到被提示用户的确认，则将确认的会议室分配给被提示用户的会议室预订请求。

例如，当会议室安排已满，系统推荐方案是指，系统会以会议召开日期为起点，向前查找临近日期的会议室是否有满足要求的空闲，如果有，则将该空闲预分配给该会议待用户确认。向前查找临近日期的时间段为系统当前折算日期的后一天至会议召开日期的前一天。例如，设置设定时差为5天，那么对于在2012-8-31召开会议的会议室预定申请，如果该申请在2012-8-26当天晚8点之后提交，且2012-8-31召开会议的会议室安排已满，则系统首先判断2012-8-30是否有满足要求的空闲，如果有则将该空闲作为推荐方案，如果没有则判断2012-8-29是否有满足要求的空闲，如此直到2012-8-28日为止。

用户保存会议预定请求时，系统当前折算日期是指保存会议预定请求时刻若处于当天晚8点之前，则按照当天日期参与差值计算；若处于当天晚8点之后，则按照下一天日期参数计算。例如，设置设定时差为3天，那么对于在2012-8-28召开会议的会议室预定申请，如果该申请在2012-8-25当天晚8点之前提交，则该差值以2012-8-25为起点计算，差值为3天；如果该申请在2012-8-25当天晚8点之后提交，则该差值以2012-8-26为起点计算，差值为2天。优选地，以调度规则进行匹配运算还包括：如果仅以会议召开时间空闲和可容纳人数所匹配的会议室的数量多于对应会议室预订请求的数量，则以可容纳人数接近参会人数的程度，依次分配的会议室。

根据本优选实施例，在分配过程中，比如参会人数为8人，企业内参与分配的各种会议室可容纳人数分别为10人，15人，20人，30人。则优先考虑10人的会议室是否空闲可分配。如果没有，则再考虑15人的会议室，依此类推。这能避免大会议室被浪费到人数很少的会议上，确保会议室资源利用的最大化。

优选地，会议室的信息还包括会议室地址，以调度规则进行匹配运算还包括：如果仅以会议召开时间空闲和可容纳人数所匹配的会议室的数量多于对应会议室预订请求的数量，则先以可容纳人数接近参会人数的程度，然后以会议室地址距离参会部门的远近，依次分配会议室。

对于大型的企业集团，因为各个会议室的分布可能距离较远，本优选实施例可以减少参会人员赴会的距离。

优选地，定期地对当前周期接收的会议室预定请求以调度规则进行匹配运算，本方法还包括：将当前周期分配的会议室在分配的会议召开时间的状态设置为忙；运算完毕则删除当前周期接收的会议室预定请求。本优选实施例实现了各会议室状态的及时更新。

优选地，对于当前周期接收的会议室预定请求，仅对其中会议召开时间晚于当前周期的设定起始时间的差值大于设定时差的会议室预定请求以调度规则进行匹配运算。

优选地，用户提交会议预定请求时，本方法将计算登记的会议召开日期与当前折算日期之间的差值，如果该差值大于设定时差，则提醒用户提交的会议预定请求信息已保存，请等待会议室安排通知，同时保存的会议室提交申请将参与本方法的统筹规划；如果该差值小于设定时差，则按照传统预订方式进行登记预定。

当差值小于设定时差，可以判断会议召开时间日期的会议室是否有满足要求的空闲，如果有，则将该空闲分配给该会议；如果没有，则提醒用户会议室已满，同时给出系统推荐方案，如果用户不接受推荐方案，则可推迟会议召开时间，待调度规则进行规划。即：对于当前周期接收的会议室预定请求，当其会议召开时间晚于当前周期的设定起始时间的差值不大于设定时差时，先判断在其会议召开时间日期是否有空闲的会议室满足其参会人数要求，如果有，则将该空闲会议室分配给该会议预定请求；如果没有，则从会议召开时间往前查找空闲且可容纳人数满足参会人数的会议室；将找到的会议室的会议室ID和空闲的时间提示给其对应的会议室预订请求的发起用户；如果得到被提示用户的确认，则将确认的会议室分配给被提示用户的会议室预订请求。

设置设定时差，是指设置系统用于收集在指定日期召开的会议集合的时间限制。例如，设置设定时差为3天，那么对于在2012-8-28召开会议的会议室预定申请，需要在2012-8-25晚8点之前提交，之后系统会对申请在2012-8-28召开会议的所有会议室预定申请使用调度器进行统筹规划，并在2012-8-26日早8点给出会议安排结果，同时将信息通知给参会人。对于在2012-8-25晚8点之后提交的在2012-8-28召开会议的会议室预定申请则不参与规划，待以调度规则给出规划结果后，判断2012-8-28当天符合会议条件的会议室是否有空闲，再将安排结果告知用户。

定期地对当前周期接收的会议室预定请求以调度规则进行匹配运算是指例如，当时间到达会议召开日期之前设置的设定时差日期晚8点时刻，本方法将收集对应的所有会议申请，同时按照会议优先级进行排序，对于优先级相同的会议申请则按照申请时间顺序进行排序，并按照顺序依次分配符合条件的会议室，最后将会议室安排结果绘制成甘特图展现。例如，设置设定时差为3天，那么对于在2012-8-28召开会议的会议室预定申请，本方法将于2012-8-25晚8点时刻收集对2012-8-28以后的会议申请，在2012-8-26晚8点时刻收集对2012-8-29以后的会议申请，以此类推。

会议室安排通知的发送时间将为发送日期的早8点发送，具体的发送日期则以会议召开日期为起点向前计算，直到该日期与会议召开日期的差值比设定时差正好少一天为止。例如，设置设定时差为3天，那么对于在2012-8-28召开会议的会议室预定申请，安排结果将于2012-8-26早8点生成并发送给参会人员。

优选地，本方法还包括：提供会议约束条件设置界面，以接受用户设置会议约束条件，包括：各个会议室的信息、各个会议类别的优先级、设定时差。例如，管理员根据企业自身情况，设置各种会议类别及对应优先级，其中优先级数值越小，代表会议优先级越高。例如：设置部门例会优先级为5，项目组例会优先级为6等等。录入会议室的信息还可以包括会议室的配套硬件设备，例如是否有投影仪，是否适于会见外宾等。

图2示出了根据本发明实施例的会议室预订装置的示意图，包括：

界面模块10，用于提供用户界面以接收来自各个用户的会议室预订请求；

解析模块20，用于解析各个会议室预订请求，以获取其中的会议召开时间、参会人数、会议主题、参会部门、会议类别和联系方式；

匹配模块30，用于以预设的调度规则对各个会议室预订请求的会议召开时间、参会人数和会议类别与预先录入的会议室的信息进行匹配运算，得到各个会议室预订请求所匹配的会议室，其中，会议室的信息包括会议室ID和可容纳人数；

通知模块40，用于以各个会议室预订请求中的联系方式通知其所匹配的会议室的会议室ID、以及会议召开时间、参会人数、会议主题、参会部门和会议类别。

优选地，匹配模块30包括：排序模块，用于先根据这些会议室预订请求的会议类别的优先级从高到低，然后以同一优先级产生这些会议室预订请求的时间从先到后对各个会议室预订请求进行排序；分配模块，用于依次对排序的各个会议室预订请求分配在其会议召开时间空闲的，且可容纳人数满足其参会人数的会议室。

图3示出了根据本发明优选实施例的会议室预订系统的结构和数据流图。该系统包括录入器11，与录入器11连接的存储器12，与存储器12连接的调度器13，与调度器13连接的广播器14。

录入器11用于让管理员录入调度规则和让用户录入会议预定信息。存储器12用于存储会议约束条件和用户输入的会议预定请求，同时删除过期的会议预定请求。调度器13用于对规定时间举行的会议集合做统筹规划，生成甘特图展现会议安排。广播器14用于在会议召开规定时间之前以短信和邮件形式向参会人员发送会议提醒信息。

图4示出了根据本发明优选实施例的会议室预订方法的流程图，包括以下步骤：

步骤S402，管理员登录，输入会议约束条件，管理员可以根据本企业情况，设置参与规划的会议室资源、设定时差与会议类别；

步骤S404，用户登录，登记会议预定请求，用户可以将会议召开时间，参会人数，会议类别，参会人邮箱，参会人电话，参会人姓名登记到会议室预定系统中；

步骤S406，计算登记的会议召开时间与当前折算日期之间的差值；

步骤S408，判断该差值是否大于等于设定的时差；

步骤S410，如果是，则以预设的调度规则对会议预定请求进行系统规划；

步骤S412，判断当前的会议预定请求是否匹配到会议室；

步骤S414，如果匹配到会议室，则将匹配的会议室分配给该会议预定请求，并将会议室在会议召开时间的状态设置为忙；

步骤S416，如果步骤S408确定登记的会议召开时间与当前折算日期之间的差值小于设定的时差，则判断在其会议召开时间是否有满足参会人数的空闲会议室；

步骤S418，如果有，则将会议室分配该会议预定请求；

步骤S420，如果在步骤S416或者步骤S412中没有分配到会议室，则给出日期向前查找会议室的推荐方案；

步骤S422，由用户确定是否接受；

步骤S424，如果用户接受，则分配该会议室，否则仍然等待以调度规则进行分配，可能最终导致分配失败，并告知用户。

从以上的描述可以看出，用户只需要填写会议预定请求信息，之后就等待系统自动地对会议室进行分配，接收通知，就可以完成会议室的预定。这样不仅避免了用户需要逐一查找各个会议室是否空闲的低效操作，而且通过计算机系统内部的调度机制，还能够提高会议室的利用效率，更符合现代企业的办公特点。本发明的上述实施例对企业会议室资源做统筹规划，以充分提高会议室资源利用率，在遇到会议数量多，任务繁重时，最大程度解决会议室冲突问题。

显然，本领域的技术人员应该明白，上述的本发明的各模块或各步骤可以用通用的计算装置来实现，它们可以集中在单个的计算装置上，或者分布在多个计算装置所组成的网络上，可选地，它们可以用计算装置可执行的程序代码来实现，从而，可以将它们存储在存储装置中由计算装置来执行，或者将它们分别制作成各个集成电路模块，或者将它们中的多个模块或步骤制作成单个集成电路模块来实现。这样，本发明不限制于任何特定的硬件和软件结合。

以上所述仅为本发明的优选实施例而已，并不用于限制本发明，对于本领域的技术人员来说，本发明可以有各种更改和变化。凡在本发明的精神和原则之内，所作的任何修改、等同替换、改进等，均应包含在本发明的保护范围之内。

Claims (11)

1.一种会议室预订方法，其特征在于，包括：

提供用户界面以接收来自各个用户的会议室预订请求；

解析各个所述会议室预订请求，以获取其中的会议召开时间、参会人数、会议主题、参会部门、会议类别和联系方式；

以预设的调度规则对各个所述会议室预订请求的所述会议召开时间、所述参会人数和所述会议类别与预先录入的会议室的信息进行匹配运算，得到各个所述会议室预订请求所匹配的会议室，其中，所述会议室的信息包括会议室ID和可容纳人数；

以各个所述会议室预订请求中的所述联系方式通知其所匹配的会议室的会议室ID、以及所述会议召开时间、所述参会人数、所述会议主题、所述参会部门和所述会议类别。

2.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，以所述调度规则进行匹配运算包括：

先根据这些会议室预订请求的所述会议类别的优先级从高到低，然后以同一优先级产生这些会议室预订请求的时间从先到后对各个所述会议室预订请求进行排序；

依次对排序的各个所述会议室预订请求分配在其所述会议召开时间空闲的，且所述可容纳人数满足其所述参会人数的会议室。

3.根据权利要求2所述的方法，其特征在于，以所述调度规则进行匹配运算还包括：

对于无可匹配的会议室的所述会议室预订请求，从所述会议召开时间往前查找空闲且所述可容纳人数满足所述参会人数的会议室；

将所述找到的会议室的会议室ID和空闲的时间提示给其对应的会议室预订请求的发起用户；

如果得到所述被提示用户的确认，则将所述确认的会议室分配给所述被提示用户的所述会议室预订请求。

4.根据权利要求2所述的方法，其特征在于，以所述调度规则进行匹配运算还包括：

如果仅以所述会议召开时间空闲和所述可容纳人数所匹配的会议室的数量多于对应所述会议室预订请求的数量，则以所述可容纳人数接近所述参会人数的程度，依次分配的会议室。

5.根据权利要求4所述的方法，其特征在于，所述会议室的信息还包括会议室地址，以所述调度规则进行匹配运算还包括：

如果仅以所述会议召开时间空闲和所述可容纳人数所匹配的会议室的数量多于对应所述会议室预订请求的数量，则先以所述可容纳人数接近所述参会人数的程度，然后以所述会议室地址距离所述参会部门的远近，依次分配所述会议室。

6.根据权利要求2-5任一项所述的方法，其特征在于，定期地对当前周期接收的所述会议室预定请求以所述调度规则进行匹配运算，还包括：

将当前周期分配的会议室在所述分配的会议召开时间的状态设置为忙；

运算完毕则删除当前周期接收的所述会议室预定请求。

7.根据权利要求6所述的方法，其特征在于，对于当前周期接收的所述会议室预定请求，仅对其中所述会议召开时间晚于当前周期的设定起始时间的差值大于设定时差的会议室预定请求以所述调度规则进行匹配运算。

8.根据权利要求7所述的方法，其特征在于，还包括：

提供会议约束条件设置界面，以接受用户设置会议约束条件，包括：各个所述会议室的信息、各个所述会议类别的优先级、所述设定时差。

9.根据权利要求7所述的方法，其特征在于，还包括：

对于当前周期接收的所述会议室预定请求，当其所述会议召开时间晚于当前周期的设定起始时间的差值不大于设定时差时，先判断在其所述会议召开时间日期是否有空闲的会议室满足其参会人数要求，如果有，则将该空闲会议室分配给该会议预定请求；如果没有，则从所述会议召开时间往前查找空闲且所述可容纳人数满足所述参会人数的会议室；

将所述找到的会议室的会议室ID和空闲的时间提示给其对应的会议室预订请求的发起用户；

如果得到所述被提示用户的确认，则将所述确认的会议室分配给所述被提示用户的所述会议室预订请求。

10.一种会议室预订装置，其特征在于，包括：

界面模块，用于提供用户界面以接收来自各个用户的会议室预订请求；

解析模块，用于解析各个所述会议室预订请求，以获取其中的会议召开时间、参会人数、会议主题、参会部门、会议类别和联系方式；

匹配模块，用于以预设的调度规则对各个所述会议室预订请求的所述会议召开时间、所述参会人数和所述会议类别与预先录入的会议室的信息进行匹配运算，得到各个所述会议室预订请求所匹配的会议室，其中，所述会议室的信息包括会议室ID和可容纳人数；

通知模块，用于以各个所述会议室预订请求中的所述联系方式通知其所匹配的会议室的会议室ID、以及所述会议召开时间、所述参会人数、所述会议主题、所述参会部门和所述会议类别。

11.根据权利要求10所述的装置，其特征在于，所述匹配模块包括：

排序模块，用于先根据这些会议室预订请求的所述会议类别的优先级从高到低，然后以同一优先级产生这些会议室预订请求的时间从先到后对各个所述会议室预订请求进行排序；

分配模块，用于依次对排序的各个所述会议室预订请求分配在其所述会议召开时间空闲的，且所述可容纳人数满足其所述参会人数的会议室。

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