CN103098047A - 用于包括版本控制的分发的电子签名文档的系统和方法 - Google Patents

用于包括版本控制的分发的电子签名文档的系统和方法 Download PDF

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Abstract

用于促进电子文档上的版本控制的系统和方法，所述电子文档在网络上受到至少第一和第二检查方之间的分发顺序。所述方法包括从源客户接收指令集。基于所述指令集，将填充有内容的至少一个可编辑字段嵌入在所述电子文档中。在网络上监控所述电子文档的经过分发顺序的进展。确定可编辑字段的内容被所述第一检查方编辑。响应于确定所述内容已经被所述第一检查方编辑，将编辑的电子文档提供给所述第二检查方。验证被第一和第二检查方电子签名的所述电子文档。锁定所述可编辑字段以防止进一步的电子编辑。

Description

用于包括版本控制的分发的电子签名文档的系统和方法
相关申请的交叉引用
本申请要求2010年5月4日提交的序号为12/773,720的美国申请的优先权，其通过引用被合并于此。
背景技术
协商和执行书面合同的传统过程对很多人来说是熟悉的。在该过程中，合同文档在多方之间循环，经常是多次，供他们检查、修改和签名。在文档循环的过程期间，多方中的一方或多方可能建议对合同条款进行手写修改，并邻近这种修改附上他们的手写简签（initial）以表明他们对此的同意。
然而，经常地，由于糟糕的手写或墨水模糊，其变得对于多方来说难以辨别手写条款的清晰度和/或简签方的身份。另外，可以证实难以辨别这样的手写修改是否是在多方中的一方或多方已经最终执行该合同文档，相信该合同的条款被确定之后所做出的。
发明内容
公开了用于促进电子文档上的版本控制的系统和方法，该电子文档在网络上受到至少第一和第二检查方之间的分发顺序。所述方法包括从源客户接收指令集。基于所述指令集，将填充有内容的至少一个可编辑字段嵌入在所述电子文档中。在网络上监控所述电子文档经过所述分发顺序的进展。确定正在被所述第一检查方编辑的所述可编辑字段的内容。响应于确定所述内容已经被所述第一检查方编辑，将编辑的电子文档提供给所述第二检查方。验证由第一和第二检查方电子签名的所述电子文档。锁定所述可编辑字段以防止进一步的电子编辑。
附图说明
下面参考附图来详细描述本发明的优选和替代实施例：
图1示出了用于创建、处理和执行分发的电子签名文档的示例性系统；
图2示出了用于分发的电子签名文档的优选方法；
图3示出了根据实施例的用于定制电子文档的用户接口；以及
图4示出了根据实施例的用于促进版本控制的过程。
具体实施方式
本发明的实施例可以在计算机可执行指令的一般情境中被描述，或者由计算机可执行指令所执行，该计算机可执行指令诸如是由计算机和/或在其上存储这样的指令或模块的计算机可读介质所执行的程序模块。通常，程序模块包括执行特定任务或实现特定抽象数据类型的例程、程序、对象、组件、数据结构等。本发明还可以在分布式计算环境中被实践，其中由通过通信网络链接的远程处理设备来执行任务。在分布式计算环境中，程序模块可以位于包括存储器储存设备的本地和远程计算机存储介质两者中。
本发明的实施例可结合标题为“用于文档标记模板的系统和方法（SYSTEM AND METHOD FOR DOCUMENT TAGGING TEMPLATES）”的编号为12/038,728的共同拥有的美国专利申请，以及标题为"用于分发的电子签名文档的系统和方法（SYSTEMS AND METHODS FOR DISTRIBUTED ELECTRONIC SIGNATURE DOCUMENTS）"的编号为12/490,602的美国专利申请（代理案号为DOCU-1-1020）中所描述的概念，其通过引用被合并于此，如同在此被完整阐述。
图1示出了用于创建、处理和执行分发的电子签名文档的示例系统100。所述系统100包括单个计算机101，或包括与多个其他计算机103进行通信的计算机101。所述计算机101通过诸如互联网的网络与网络签名业务104和电子签名业务106进行连接。在一个实施例中，服务器组、无线设备、蜂窝式电话和/或其他数据捕获/输入设备可被用于代替所述计算机101。诸如源客户应用的应用程序由所述计算机101所运行，其然后创建签名模板120和/或可签名文档122。所述计算机101可包括应用程序，该应用程序允许签名模板120和/或可签名文档122通过电子邮件被发送以用于签名。
签名模板120是一种文件，其优选包含关于签名过程、位置、顺序和认证的信息。其包含与可签名文档中的任意表格字段的联系，这些表格字段将被用于完整执行该签名模板。其还可以包含关于账户持有者和对签名过程的任意限制的信息。其可以识别也将签名的其他方，以及对于任意签名者的认证要求。可签名文档122是一种文档文件，其优选包含与返回至用于执行的签名模板的可定制控制或链接（例如标签）一起的文本和/或图形。网络签名服务器104是互联网上的网络服务器，其优选地作为应用逻辑的主机，以将由可签名文档122中的嵌入控制所传输的数据与签名模板120规则集相关联。诸如现有的DocuSign业务的电子签名业务106通过网络签名服务器执行签名模板指令。
图2示出了一个实施例中的用于分发的电子签名文档200的方法。在块202处，文档创始者创建签名模板文件，其包含关于可签名文档将如何被签名的信息。文档创始者可以是有兴趣创建可签名文档的用户、交易的一方、代理或任意实体。签名模板文件可包括但不限于签名的位置和一个或多个签名者的简签；实际文档中表格字段之间的联系；要被用于通知或认证签名者的信息；可由判定系统所使用来基于在签名过程期间输入到文档中的内容对不同的签名执行过程进行判定的信息；可签名文档能被执行的次数；谁将支付签名过程；管理可签名文档内容是否可被签名者修改的信息；以及其他控制信息，其可由在连接至互联网的网络服务器上可以对其进行访问的发送方在任意时间所改变或修改。签名模板优选被存储在连接至互联网的网络签名服务器上。
在一个实施例中，在块204处，文档创始者可创建可签名文档，其将被分发至接受者以用于签名或检查。签名模板和可签名文档的创建优选发生在同一应用中，但也可以发生在不同顺序中和不同应用中。核心可签名文档优选包括嵌入控制，其提供关于伴随签名模板的信息。该信息与安全超链接类似，该安全超链接使签名者能够点击可签名文档中的按钮（“SDButton”）或链接，其包含关于如何通过互联网连接至签名模板以用于处理的信息。可签名文档优选与签名模板配对；然而，可存在相关回到一个或多个可签名模板的多个可签名文档。
在块206处，文档创始者电子发送签名模板和可签名文档给签名者。在替代实施例中，签名模板可通过简单的超级链接被分发回到存储在可用于互联网的网络服务器上的可签名文档。在块208处，当签名者准备就绪且当SDButton被激活时，消息被发送至网络签名服务器上的签名模板，这调用了签名过程。该签名过程优选地发起一个进程，该进程验证交易并将由可签名文档中的任意表格字段所提供的数据上传至网络签名服务器，并且调用在签名者的计算机上产生本地网络浏览器的签名过程，以及开始如由签名模板所定义的签名过程。
在签名者已经由系统通过签名模板中定义的任意手段所认证后，在块210处，从服务器创建的可签名文档的版本被呈现在浏览器窗口中。签名过程使用DocuSign业务中发现的当前的签名方法，但可适应在相似业务中发现的替代的签名方法。在块212处，签名者对该文档进行签名。
优选地，仅将来自签名者的表格字段数据上传至服务器并合并到签名模板(其包含可签名文档副本)中。在此实施例中，签名者不能够修改底层文档，因为当在签名过程期间将合同呈现给他们时，不使用此数据。
在替代实施例中，如果发送者允许内容在提交至网络签名服务器以用于签名前被修改，则整个可签名文档被上传至网络签名服务器以用于通过签名过程进行处理，而不仅仅是字段信息。在此实施例中，修改的文档被显示给签名者以在网络签名服务器中签名。
在另一实施例中，发送者不允许内容被修改并且整个文档被发布至网络签名服务器以用于签名过程。接下来，对发布的文档发生文档完整性验证以确保底层内容还没有被改变。
一旦可签名文档/签名模板配对已经被创建，可签名文档能以很多不同方式被使用以使企业能够容易地允许收集电子签名。下面提供如可由应用要求所期望或规定的替代实施例的非限制性示例。
在一个示例中，企业创建用于公司401k签名单的可签名文档并将其发电子邮件至多个雇员。每个雇员打开该文件并填写表格，点击可称为“Sign”的按钮。网络签名服务器通过呈现网络接口进行响应，该网络接口针对每个雇员认证并呈现用于签名的文档并收集所提供的签名和任何数据。
在另一个示例中，企业创建用于销售订单表格的可签名文档并创建伴随签名模板，其请求在最初签名者已经签名后，文档必须在被完成前由两个其他人内部会签（countersign）。为执行销售交易，销售代表打开文档，输入为销售所需的数据，并将所述文件发送至签名者以用于签名。签名者仅点击“Sign”按钮。网络签名服务器通过呈现网络接口进行响应，该网络接口认证并提供用于签名的文档给第一签名者。一旦第一签名者已经签名，则文档在其被完成前被路由至其他两个签名者以用于签名。
企业创建用于公司咨询协议的未锁定的（即，内容是可改变的）可签名文档以及带有关于签名过程的指令的签名模板，其确保公司签名者其次签名。此合同在其被认为是最终复本前由公司和顾问双方编辑若干次。一旦达到最终复本，任一方可点击“提交用于签名（Submit for Signature）”链接或按钮并且网络签名服务器管理该签名过程。
公司具有当前预期下载、打印和手动填写的“账户设置表格（Account Setup Form）”，并将表格传真回到公司以用于账户设置。使用此处描述的系统和方法，发送方公司将表格创建为链接至签名模板的可签名文档，该签名模板定义用于开设账户的签名过程。当用户点击称为“开设账户（Open Account）”的网页上的超链接时，该表格被显示在浏览器窗口中，并且用户通过使用可签名文档（例如PDF表格）中所定义的所有表格字段来填写该表格。当用户点击“签名（Sign）”时，网络签名服务器执行用于该文档的签名过程。
本发明实施例包括用于促进电子文档上的版本控制的系统和方法，电子文档在网络上受到至少第一和第二检查方之间的分发顺序。系统100的元件可包括已经在其上存储指令的一个或多个计算机可读介质，该指令在被系统100的一个或多个元件所执行时，使得这样的元件能够实现所描述的实施例。
在实施例中，期望创建或以其他方式格式化将受到检查和执行文档的多方之间的分发顺序的文档的用户，可利用与计算机101相关联的浏览器或桌面应用，例如来访问文档格式化业务，其可由网络签名服务器104和/或电子签名业务106的管理员所维护。例如，用户可访问由这样的管理员所维护的网站，以及提供识别该用户的认证信息，以便访问先前存储的基础文档和/或提供基础文档以用于格式化。
在访问站点时，以及如图3中所说明的，管理员可向计算机101提供网页300或其他内容，该网页300或其他内容提供了允许用户定制（包括为其建立规则）用于在预期检查者/签名者间循环的文档的图形用户接口。如图3中所说明的，页面300包括区域310，从该区域310用户可从多个重叠字段/标签间（例如电子签名字段311、电子简签字段312、电子可编辑数据字段313等）进行选择，该多个重叠字段/标签要被嵌入到电子文档315中或以其他方式与电子文档315相关联。如在此别处讨论的，这些字段/标签可作为可激活控制起作用，使得由检查者/签名者对字段/标签所进行的选择、电子签名或修改可由网络签名服务器104和/或电子签名业务106所检测。电子文档315可以是预先存储在存储器设备中或上传至存储器设备的文档，该存储器设备对于网络签名服务器104和/或电子签名业务106是可访问的。电子文档315可以具有任意常规格式（如.pdf、Microsoft®Word等）。
如图3中进一步所说明的，在从区域310选择字段/标签时，页面300包括对话框320，其允许用户从与所选字段/标签相关联的多个参数间选择或以其他方式建立与所选字段/标签相关联的多个参数。例如，用户可指定该字段为唯一可用的、由特定检查者/签名者或检查者/签名者的集合可编辑和/或可查看的。因此，并如在这里更详细讨论的，网络签名服务器104和/或电子签名业务106能够在由相对于对应字段/标签所进行的动作所指示时，追踪每个检查者/签名者的动作。另外，用户可选择或以其他方式提供文档315中的一个或多个文本块（例如要被协商的合同语言）作为是可编辑的，以及可进一步指定一个或多个检查者/签名者作为是专门能够修改这样的一个或多个可编辑文本块。例如，如果文档315包括预先存在的文本，则用户可以按照传统方式将光标进行指向和拖拽来选择要被指定为由一个或多个检查者/签名者可编辑的一个或多个文本块。替代地，用户可将可编辑数据字段313嵌入到文档315中，并随后向这样的字段中输入可编辑文本或其他内容。
在用户已经以上述讨论的方式定制文档315后，文档在定制过程中在由用户指定的检查者/签名者间循环或以其他方式使文档可用于所述检查者/签名者。例如，一旦文档315为检查做好准备，则用户可通知检查者/签名者该文档是通过网络签名服务器104、电子签名业务106和/或其他网络设备在线可访问的。替代地，该文档可通过电子邮件或其他网络分发方法被分发至检查者/签名者。总之，用户可进一步指定顺序或次序，以该顺序或次序检查者/签名者将能够访问、编辑和/或签名文档315以促进该文档上的版本控制。
网络签名服务器104起作用来监控文档315经过分发顺序的进展。例如，利用在此别处描述的技术，系统100的元件可操作成确定文档315内的字段/标签或其他可激活控制已经何时被激活（例如文档中的字段已经被编辑过，文档已经被电子签名和/或简签等）以及由谁激活该控制。在确定文档315内的字段已经被编辑后，由于可以伴随有由做出编辑的一方所进行的简签，网络签名服务器104和/或电子签名业务106可通知其他检查者/签名者所述文档已被编辑过。该通知可通过电子邮件或其他网络分发方法进行，以及可以包括所做出的编辑的具体指示和做出所述编辑的一方的身份。如果文档315已由一方编辑过，则其他检查者/签名者被给予后续机会来编辑该文档，即使这样的检查者/签名者已经先前电子签名该文档，指示了自他们签名该文档时起他们同意该文档的条款。
如果文档在一方将他/她的电子签名附于该文档315之后被编辑，则网络签名服务器104和/或电子签名业务106可起作用来电子地移除这样的签名以向该方提供机会来重新判定该编辑过的文档是否将被该方批准和签名。替代地，可以通过图形用户接口或其他电子指示方式来请求该方来认可他/她的签名。
一旦文档315已被由用户所指定的所有检查者/签名者所电子签名，并且这样的电子签名已在对该文档的最后编辑之后被附于该文档，则文档被锁定以便防止进一步的编辑。然后该网络签名服务器104和/或电子签名业务106可通知所有方该文档315已经被定稿。
图4说明了根据本发明的实施例的过程400。该过程400是在与存储设备耦合或包括存储设备的电子系统中可实现的。过程400被说明为如离散块所示的一组操作。过程400可在任意适当的硬件、软件、固件或其组合中被实现。不必将描述操作的次序解释为限制。
在块410处，从源客户接收指令集。例如，网络签名服务器104和/或电子签名业务106的管理员可向计算机101提供网页300或其他内容，该网页300或其他内容提供了允许用户定制（包括为其建立规则）用于在预期检查者/签名者间循环的文档的图形用户接口。
在块420处，基于所述指令集，将填充有内容的至少一个可编辑字段嵌入在电子文档中。例如，页面300包括区域310，从该区域310中用户可从多个重叠字段/标签（例如电子签名字段311、电子简签字段312、电子可编辑数据字段313等）间进行选择，该多个重叠字段/标签要被嵌入到电子文档315中或以其他方式与电子文档315相关联。
在块430处，在网络上监控电子文档经过分发顺序的进展。例如，网络签名服务器104起作用来监控文档315经过分发顺序的进展。系统100的元件可操作成确定文档315内的字段/标签或其他可激活控制何时已经被激活（例如文档中的字段已经被编辑过，文档已经被电子签名和/或简签等）以及由谁激活该控制。
在块440处，确定可编辑字段的内容是否已经被第一检查方编辑。
在块450处，响应于确定该内容已被第一检查方编辑，所编辑的电子文档被提供给第二检查方。例如，在确定文档315内的字段已经被编辑时，网络签名服务器104和/或电子签名业务106可通知其他检查者/签名者该文档已经被编辑。如果文档315已经被一方编辑，则其他检查者/签名者被给予后续机会来编辑该文档，即使这样的检查者/签名者已经先前电子签名该文档，指示自他们签名该文档时起他们同意该文档的条款。
在块460处，验证已被第一和第二检查方电子签名的电子文档。
在块470处，响应于验证电子文档已被第一和第二检查方电子签名，锁定可编辑字段以防止进一步的电子编辑。例如，一旦文档315已被由用户所指定的所有检查者/签名者所电子签名，并且这样的电子签名已在对文档的最后编辑之后被附于该文档，则该文档被网络签名服务器104和/或电子签名业务106锁定以便防止进一步的编辑。
虽然如以上所提到的已经说明和描述了本发明的优选实施例，但在不背离本发明的精神和范围的情况下可以做出很多改变。因此，本发明的范围不由优选实施例的公开所限制，而是限于如以上所描述的和以下所示的范例中所说明的本发明。

Claims (18)

1.一种促进电子文档上的版本控制的方法，所述电子文档在网络上受到至少第一和第二检查方之间的分发顺序，所述方法包括：
从源客户接收指令集；
基于所述指令集，将填充有内容的至少一个可编辑字段嵌入在所述电子文档中；
在网络上监控所述电子文档经过所述分发顺序的进展；
确定所述可编辑字段的内容已经被所述第一检查方编辑；
响应于确定所述内容已经被所述第一检查方编辑，将编辑的电子文档提供给所述第二检查方；
验证所述电子文档已经被第一和第二检查方电子签名；以及
响应于验证所述电子文档已被第一和第二检查方电子签名，锁定所述可编辑字段以防止进一步的电子编辑。
2.根据权利要求1所述的方法，其中验证所述电子文档已被所述第一和第二检查方电子签名包括：
在第一时间，确定所述第二检查方已经电子签名所述电子文档；
在所述第一时间之后的第二时间，确定所述第一检查方已经编辑所述可编辑字段的内容并且电子签名所述电子文档；
在所述第二时间之后的第三时间，向所述第二检查方提供编辑的电子文档以用于批准编辑的内容；以及
从所述第二检查方接收批准所述编辑的内容的指示。
3.根据权利要求2所述的方法，进一步包括在确定所述第一检查方已经编辑所述内容时，电子移除所述第二检查方的签名，其中所述批准的指示包括所述第二检查方电子重签名所述电子文档。
4.根据权利要求2所述的方法，其中所述批准的指示包括所述第二检查方提供电子指令来认可所述第二检查方的电子签名。
5.根据权利要求1所述的方法，其中所述指令集包括对至少第一和第二检查方中的哪个被允许编辑内容的限制。
6.根据权利要求1所述的方法，其中所述指令集包括所述电子文档的哪些内容将被包括在可编辑字段中的指定。
7.一种系统，包括：
在第一计算机设备上可执行的源客户，所述源客户被配置成生成电子文档，所述电子文档在网络上受到至少第一和第二检查方之间的分发顺序；以及
电子设备，其在网络上被耦合到所述第一计算机设备，所述电子设备被配置成：
从所述源客户接收指令集；
基于所述指令集，将至少一个填充有内容的可编辑字段嵌入在所述电子文档中；
在网络上监控所述电子文档经过所述分发顺序的进展；
确定可编辑字段的内容已经被所述第一检查方编辑；
响应于确定所述内容已经被所述第一检查方编辑，将编辑的电子文档提供给所述第二检查方；
验证所述电子文档已被所述第一和第二检查方电子签名；以及
响应于验证所述电子文档已被第一和第二检查方电子签名，锁定所述可编辑字段以防止进一步的电子编辑。
8.根据权利要求7所述的系统，其中验证所述电子文档已被所述第一和第二检查方电子签名包括：
在第一时间，确定所述第二检查方已经电子签名所述电子文档；
在所述第一时间之后的第二时间，确定所述第一检查方已经编辑所述可编辑字段的内容并且电子签名所述电子文档；
在所述第二时间之后的第三时间，向所述第二检查方提供编辑的电子文档以用于批准编辑的内容；以及
从所述第二检查方接收批准所述编辑的内容的指示。
9.根据权利要求8所述的系统，其中所述电子设备被进一步配置成，在确定所述第一检查方已经编辑内容时，电子移除所述第二检查方的签名，其中所述批准的指示包括所述第二检查方电子重签名所述电子文档。
10.根据权利要求8所述的系统，其中所述批准的指示包括所述第二检查方提供电子指令来认可所述第二检查方的电子签名。
11.根据权利要求7所述的系统，其中所述指令集包括对至少第一和第二检查方中哪个被允许编辑内容的限制。
12.根据权利要求7的系统，其中所述指令集包括所述电子文档的哪些内容将被包括在可编辑字段中的指定。
13.一种计算机可读介质，包括指令，所述指令当被电子设备执行时使所述电子设备能够执行用于促进电子文档上的版本控制的步骤，所述电子文档在网络上受到至少第一和第二检查方之间的分发顺序，所述步骤包括：
从源客户接收指令集；
基于所述指令集，将填充有内容的至少一个可编辑字段嵌入在所述电子文档中；
在网络上监控所述电子文档经过所述分发顺序的进展；
确定所述可编辑字段的内容已经被所述第一检查方编辑；
响应于确定所述内容已经被所述第一检查方编辑，将编辑的电子文档提供给所述第二检查方；
验证所述电子文档已被所述第一和第二检查方电子签名；以及
响应于验证所述电子文档已被所述第一和第二检查方电子签名，锁定所述可编辑字段以防止进一步的电子编辑。
14.根据权利要求13所述的介质，其中验证所述电子文档已被所述第一和第二检查方电子签名包括：
在第一时间，确定所述第二检查方已经电子签名所述电子文档；
在所述第一时间之后的第二时间，确定所述第一检查方已经编辑所述可编辑字段的内容并且电子签名所述电子文档；
在所述第二时间之后的第三时间，向所述第二检查方提供编辑的电子文档以用于批准编辑的内容；以及
从所述第二检查方接收批准所述编辑的内容的指示。
15.根据权利要求14所述的介质，其中所述步骤进一步包括，在确定所述第一检查方已经编辑内容时，电子移除所述第二检查方的签名，其中所述批准的指示包括所述第二检查方电子重签名所述电子文档。
16.根据权利要求14所述的介质，其中所述批准的指示包括所述第二检查方提供电子指令来认可所述第二检查方的电子签名。
17.根据权利要求13所述的介质，其中所述指令集包括对至少第一和第二检查方中的哪个被允许编辑内容的限制。
18.根据权利要求13所述的介质，其中所述指令集包括所述电子文档的哪些内容将被包括在可编辑字段中的指示。
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