CN102236840A

CN102236840A - 学校收费管理计算机自动化管理系统与方法

Info

Publication number: CN102236840A
Application number: CN2011100877518A
Authority: CN
Inventors: 郑洋; 王树喜; 孙丹江; 李彦华
Original assignee: BEIJING WEIMING SHUREN EDUCATION CONSULTING CO LTD
Current assignee: BEIJING WEIMING SHUREN EDUCATION CONSULTING CO LTD
Priority date: 2011-04-08
Filing date: 2011-04-08
Publication date: 2011-11-09

Abstract

本发明提供了一种学校收费管理计算机自动化管理系统和方法，通过报名管理模块产生录取数据，打印录入通知单，之后第一、第二收费管理模块根据招办录入的费用信息和费用变更信息，打印学籍信息，打印费用变更单，财务扫描各种单据条码，核对单据信息与系统信息是否一致，确认后进行收费/退费，打印收费/退费票据，产生各种费用信息统计表；最终通过报名子模块产生的数据，产生进入学籍系统的学生，由学籍管理模块进行各种学籍操作。本发明实现了报名、学籍、收费三个系统的整合，有利于各种数据的完整，便于实时和历史分析统计，有利于报名、学籍、收费的协同高效运行，有利于提高学校的管理效率，提升学校整体形象。

Description

学校收费管理计算机自动化管理系统与方法

技术领域

本发明涉及一种学校收费管理系统，更具体地，涉及一种学校收费管理计算机自动化管理系统与方法。

背景技术

在传统的学校收费管理系统中，财务收费主要是根据学校相关部门提供的收费明细数据进行收费，或者直接由银行代为收取，收费项目比较单一且固定。然而，在今天的学校中，在各种变更收费、转学退费需求改变的情况下，为了配合学校实时掌控资金的变化，收费系统内资金的收费、退费变得快速且复杂，因此收费系统的“实时”、“分析”和“监控”机能，已变得至关重要。而“实时”、“分析”、“监控”功能则需要招生、学籍系统的管理数据给予支持，希望通过三者的紧密结合来掌控收费、退费，以达到“实时”监控资金流的目标。

现有市场上的学校收费管理系统功能单一和不足，只提供了简单的收费模块，并无报名系统和学籍系统的对接，且多为单机版，即使为网络版，也无法利用Internet让班主任或学校管理部门实时调取相关收费数据及其它相关数据，造成了许多学校只需要电子表格或花名册就可以完成收费，这也是许多学校财务无法准确计算收费，造成收费信息无法及时传递的，形成收费信息不够及时准确。

因此，将招生、学籍及收费的管理纳入到更先进的管理流程中，提高管理水平，使学校各部门对报名、学籍、收费的实时统计和历史统计达到准确的目的。一种学校收费计算机自动化管理系统与方法遂成为一被关注的焦点。

如图1所示，现有收费管理系统的流程一般为：

1、财务根据学校教务处或招生办提供的学生名单及各学生收费标准导入到收费系统中。

2、根据提供的收费标准对前来交费的学生进行收费，手工开或用打印机打印票据。

3、对需要退费的学生进行退费。

4、对学生进行管理。

5、根据需要导出各种统计数据。

而现有收费管理系统技术的不足(这恰恰是本发明的技术方案克服的缺陷)体现在以下几个方面：

1、现有收费系统功能单一，只是纯粹的收费，忽略了基础数据(即学生基础信息)的支持和重要性，导致收费系统的基础数据滞后。

2、没有具体的收费标准或协议，不能直接调用上一学期数据作为本学期的收费标准。

3、各种收费单据、协议没有统一标准的条形码，无法根据条形码实时查找收费记录。

4、每次收费前都需要导入学生基础信息和费用信息，对于学生信息和费用信息的变化不能做到及时更新，数据的准确性不够。

5、没有内部流程的控制，容易造成各种漏洞。

6、统计功能单一，统计数据对除财务之外的部门没有实际意义，无法得到已缴费人数、缴费比例，应缴费用、欠缴费用等实时和历史数据。

发明内容

据此，本发明提出一种学校收费管理计算机自动化管理系统与方法，其目的是将报名、学籍、收费三个系统整合到一起，解决原有收费系统的功能单一，同时报名系统是学籍系统的数据基础，学籍系统则是收费系统的数据基础，三者的紧密结合将保证基础数据和收费数据的实时准确。该系统中一次录入收费信息，第二次直接调用上一次收费信息作为本次收费信息，仅对有变化的数据进行更新，减轻了工作量。各种收费单据、协议都有统一编码规范，编码用编码字母和条形码同时显示，收费时利用扫描枪直接扫描条形码后调取收费信息进行收费，也可以根据条形码查找收费信息。系统设置了完善的内部流程控制和权限划分，同一操作权限，也会根据授予的操作对象不同而具有不同的操作。统计功能丰富，且可以统计数据学校各部门都具有实际意义。

本发明采用客户/服务器的设计模式，其主要目的是在Internet上，以网页浏览作为人机交互方式，针对报名、学籍、收费实现自动化管理，提高学校的日常运作效率，保证收费数据的实时准确。

本发明的学校收费管理计算机自动化管理系统，包含以下模块：

1、报名管理模块：将各种报名方式的数据进入到报名系统模块，进行录取操作，产生录取数据，打印录入通知单。

2、学籍管理模块：通过报名子模块产生的数据，产生进入学籍系统的学生(实际入校就读学生)，进行各种学籍操作。

3、收费管理模块：通过第一次录入的就读协议，系统会自动打印以后带条形码的收费协议和各种单据信息，产生收费、退费数据，进行收费、退费处理，系统打印单据后，收费、退费结束。

本发明还给出一种学校收费管理计算机自动化管理方法，包含下列步骤：

1、选择报名模块中报名学生，进行录取操作，产生录取数据，打印录取通知单。

2、录入费用信息，打印各种带条码收费单据，财务扫描条码，调取收费信息与收费单据信息比对，一致则收费或退费，打印收费、退费票据，生成各种统计报表。

3、根据缴费信息，进行分班操作，分班后仍可继续进行跳级、降级、调班、休学等操作，转学操作需经审核，审核通过招办录入费用信息，财务退费。

本发明提供的学校收费管理计算机自动化管理系统与方法具有以下优点：

1、有利于各种数据的完整，提供各种数据的实时和历史分析统计。

2、有利于报名、学籍、收费的协同高效运行，做到内部流程的可控。

3、有利于提高学校的管理效率，提升学校整体形象。

附图说明

图1是现有收费管理系统的流程图；

图2是本发明的收费管理系统的流程图；

图3是本发明的报名管理模块的流程图；

图4是本发明的第一收费管理模块的流程图；

图5是本发明的第二收费管理模块的流程图；

图6是本发明的学籍管理模块的流程图。

具体实施方式

有关本发明的详细内容及技术，现就配合附图详细说明如下：

本发明的主要功能模块如图2所示，包含报名管理模块100，第一收费管理模块200，第二收费管理模块300，学籍管理模块400。

其中，报名管理模块100针对以下几种报名情况进行报名操作，一是家长网上报名，二是家长现场报名，三是家长电话报名。家长现场报名和电话报名信息需要手动录入报名系统中。根据报名汇总表，进行录取操作，产生录取汇总表，根据录取汇总表打印录取通知书。

第一收费管理模块200主要功能是根据招办录入的费用信息，打印就读协议、奖学金单、退学单等，财务扫描各种单据条码，核对单据信息与系统信息是否一致，确认后进行收费/退费，打印收费/退费票据，产生各种费用信息统计表。

第二收费管理模块300主要功能是根据招办录入的费用变更信息，打印费用变更单等，财务扫描费用表更条码，核对单据信息与系统信息是否一致，确认后进行变更收费/退费，打印变更收费/退费票据。

学籍管理模块400是在学生收费后，对学生进行分班操作，分班后的学生还可以进行跳级\降级\调班\休学\挂读等操作，学生转学则需要学部、招办、财务、校长审核，审核通过，招办录入退费信息，财务退费，转学结束。

现分别就报名管理模块100，第一收费管理模块200，第二收费管理模块300，学籍管理模块400详细的运作流程说明如下：

(一)报名管理模块100：

如图3所示，首先根据就读报名单(和网上报名信息一致)，录入报名信息，网上报名不需要填写(步骤101)，根据录入的各种报名信息，系统自动生成报名汇总表(步骤102)，接着进行报名录取工作，直接从报名汇总表勾选录取的学生(步骤103)，根据勾选的录取学生，系统生成录取汇总表(步骤104)，接着通过系统打印学生录取通知单，发给录取学生(步骤105)。

(二)第一收费管理模块200：

如图4所示，首先招办根据收费标准录入收费或退费实际数据(步骤201)，系统根据录入的数据，打印就读协议、奖学金单、退学单等单据，各单据都有统一规范编码要求的条形码(步骤202)，家长拿着单据到财务缴费，财务扫描就读协议、奖学金单、转学单等单据的条码，调取费用信息(步骤203)，财务核对单据信息是否与系统中的信息一致(步骤204)，一致则收费或退费，不一致则退回招办(步骤205)，收费后系统打印收费/退费票据，自动生成各种收费统计报表(步骤206)。

(三)第二收费管理模块300：

如图5所示，首先招办录入费用变更信息(步骤301)，系统根据录入的数据，打印费用变更单等(步骤302)，家长拿着变更单据到财务缴费，财务扫描变更单据的条码，调取变更费用信息(步骤303)，财务核对单据信息是否与系统中的信息一致(步骤304)，一致则收费或退费，不一致则退回招办(步骤305)，收费后系统打印收费/退费票据(步骤306)。

(四)学籍管理模块400：

如图6所示，首先根据缴费信息形成可分班数据(步骤401)，建立班级列表，勾选学生分到各个班级(步骤402)，已分班学生按照需要进行跳级、降级、调班、休学、挂读操作(步骤403)，学部、招办、财务、校长完成转学审核(步骤404)，转学审核通过，招办录入转学退费信息，未通过则转学操作结束(步骤405)，财务根据招办录入的费用信息进行转学退费，具体操作同收费管理模块200(步骤406)。

以上所述仅为本发明的较佳实施例，并不用于限制本发明，凡在本发明的精神和原则之内所作定的任何修改、等同替换和改进等，都应包含在本发明保护范围之内。

Claims

1.一种学校收费管理计算机自动化管理系统，包括报名管理模块、第一收费管理模块、第二收费管理模块以及学籍管理模块，其特征在于，所述的报名管理模块将各种报名方式的数据录入到报名系统模块，进行录取操作，产生录取数据，打印录入通知单，所述的第一收费管理模块根据招办录入的费用信息，打印学籍信息，财务扫描各种单据条码，核对单据信息与系统信息是否一致，确认后进行收费/退费，打印收费/退费票据，产生各种费用信息统计表；所述的第二收费管理模块根据招办录入的费用变更信息，打印费用变更单，财务扫描费用表更条码，核对单据信息与系统信息是否一致，确认后进行变更收费/退费，打印变更收费/退费票据；所述的学籍管理模块通过报名子模块产生的数据，产生进入学籍系统的学生，进行各种学籍操作。

2.如权利要求1所述的学校收费管理计算机自动化管理系统，其特征在于，所述的报名管理模块针对以下几种报名情况进行报名操作：一是家长网上报名，二是家长现场报名，三是家长电话报名，其中家长现场报名和电话报名信息需要手动录入报名系统中。

3.如权利要求1所述的学校收费管理计算机自动化管理系统，其特征在于，所述的学籍管理模块用于对学生进行分班操作，分班后的学生还可以进行跳级\降级\调班\休学\挂读操作。

4.一种学校收费管理计算机自动化管理方法，包含下列步骤：

(1)选择报名管理模块中的报名学生，进行录取操作，产生录取数据，打印录取通知单；

(2)录入费用信息，在第一收费管理模块和第二收费管理模块中打印各种带条码收费单据，财务扫描条码，调取收费信息与收费单据信息比对，一致则收费或退费，打印收费、退费票据，生成各种统计报表；

(3)根据缴费信息，产生进入学籍系统的学生，在学籍管理模块中进行各种学籍操作。

5.如权利要求4所述的学校收费管理计算机自动化管理方法，其特征在于，所述的步骤(1)包括根据就读报名单，录入报名信息，系统自动生成报名汇总表，并根据报名汇总表上勾选的录取学生，系统生成录取汇总表，并打印学生录取通知单，发给录取学生。

6.如权利要求4所述的学校收费管理计算机自动化管理方法，其特征在于，所述的步骤(3)包括进行分班操作，分班后仍可继续进行跳级、降级、调班、休学操作，转学操作需经审核，审核通过招办录入费用信息，财务退费。