CN101650795A - 一种基于内部交易实时确认减少未达账项的方法 - Google Patents
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Abstract
本发明提供一种基于内部交易实时确认减少未达账项的方法，该方法是首先要识别内部交易，在编制凭证时自动形成内部交易记录；在往来单位定义中增加一类内部往来单位；对应集团公司组织结构中的普通公司；往来单位的数据库表LSWLDW中，LSWLDW_NBDW列用‘1’表示内部单位，LSWLDW_NBDWBH对应组织结构中的单位编号；通过以上各个步骤的设置，我们就实现了普通公司通过编制凭证快速形成内部交易记录，能够及时确认内部交易和形成抵消分录的财务数据，省却了每个下属单位采集内部交易数据后对账，发送集团后调账，再进行检查核对，解决了事后对账方式造成的大量未达账项，却找不出原因，无法核对的难题。
Description
技术领域
本发明涉及一种计算机应用技术，具体地说是一种应用于信息系统财务管理领域的集团企业及时确认内部交易、形成当前准确的财务数据快捷有效的一种应用方法，即一种基于内部交易实时确认减少未达账项的方法。
背景技术
目前很多企业集团都要对下级单位归集内部交易，对账，发送对账数据至集团，下级单位调账，检查核对等漫长步骤。参见图1，当前的这种应用模式周期长，环节多，处理准确性差，劳动量大，对账不及时，比较困难快速准确的内部交易确认。
发明内容
本发明的目的是提供一种基于内部交易实时确认减少未达账项的方法。
本发明的目的是按以下方式实现的，为了实现内部交易实时确认，首先要识别内部交易，我们在编制凭证时自动形成内部交易记录；在往来单位定义中增加一类内部往来单位；对应集团公司组织结构中的普通公司；往来单位的数据库表LSWLDW中，LSWLDW_NBDW列用’1’表示内部单位，LSWLDW_NBDWBH对应组织结构中的单位编号。
凭证根据业务类型生成内部交易记录，在业务类型分录数据库表ITYWFL中，ITYWFL_IFJY用’1’表示符合这条分录的凭证分录能够形成内部交易记录，ITYWFL_XMNM标识形成哪种交易类型、哪种交易项目的内部交易记录。定义业务类型分录的记账方向、科目编号、内部往来单位、辅助部门、辅助产品、辅助个人、辅助专项、金额等，完全与凭证辅助原始数据库表ZWFZYS相吻合。对方分录也是如此定义，通过逻辑连接符把最终控制条件存储在业务类型数据库表ITYWLX列ITYWLX_SQL中。通过列ITYWLX_QTJF、ITYWLX_QTDF定义凭证分录是否包含其它借方分录或贷方分录，区分凭证分录与之完全符合还是包含此定义即可形成内部交易记录。除此之外，还要定义对方业务类型ITYWLX_DFYWLX、发生交易单位范围ITYWLX_JYDW、未达账最大天数ITYWLX_WDTS、未达账最大金额ITYWLX_WDJE、超越约束后是否允许编制凭证ITYWLX_KFZD、是否允许审核ITYWLX_KFFH、确认时是否实时形成抵消分录ITYWLX_IFXCDX。
凭证辅助原始如果满足业务类型分录定义，将自动形成内部交易。内部交易记录在数据库表ITNBJY中，有标识发生交易的双方单位、金额、摘要、业务日期、经办人、辅助核算等字段。编制内部交易凭证后即时提示需要确认，可直接进入内部交易确认平台，与对方业务类型、对方单位形成的内部交易确认，并根据业务类型定义的是否实时形成抵消分录确定是否同时生成抵消凭证。同时向对方单位发送内部交易凭证主要信息和及时确认提示。对方单位登陆财务系统接收消息提示，进行内部交易确认；也可以选择对方交易记录，通过定义的凭证模版，简洁快速地形成本单位凭证并与对方内部交易确认，同理，根据控制是否实时形成抵消凭证。
如果仍存在未达账项，一种方式是严格地控制，如果存在未确认交易不允许编制凭证；另一种方式是当未达账天数或未达账金额超出一定限制后，不允许审核。这样最大程度上保证了内部交易及时确认又不失灵活。
本发明的优异效果是：在集团管理领域，集团内部子公司之间发生的内部交易往往拖延周期很长，导致往来账很难核对，最后造成许多呆账、坏账。由于内部交易的不能及时核对，造成内部交易无法抵消，那么合并后的报表数据也不准确。因此寻找一种合适的方法，让内部单位之间的内部交易及时核对，及时抵消是现代财务管理的一个重要任务。目前集团内部交易的核对，都是在月末或者是每期会计报告之前，从财务管理软件中提取内部交易，往来账等数据，形成对账表，然后由信息系统进行核对，核对后再查找原因，进行调整。但整个过程环节多、步骤繁琐、确认涉及不同的会计人员，这种事后的对账方式跨越周期长，未达账项出现较大金额和过多天数后，会使月末对账更复杂、准确度降低、集团控制随之失效、内部交易失去意义。本发明在财务管理的信息领域，采用了一种创新的方式，即内部交易实时确认，通过编制凭证自动生成内部交易记录，简化确认步骤，通过多种约束方式控制未达账项，保证内部交易确认及时准确地进行，实现起来更加快速有效。
附图说明
图1：传统方式的内部交易对账的处理流程图；
图2：本发明内部交易确认的处理流程图；
图3：采用的数据结构。
具体实施方式
参照说明书附图对本发明的方法作以下详细地说明。
本发明的一种基于内部交易实时确认减少未达账项的方法，在信息系统中，如何实施以内部交易实时确认的方式减少整个集团的未达账项数据；按一下步骤内容操作：
1、将内部往来单位保存在表LSWLDW中，数据结构见图3，调用相应的组件在普通公司创建内部往来单位；
2、业务类型定义及业务凭证分录定义，调用业务类型组件写入数据库表ITYWLX、ITYWFL中；
3、在普通公司编制内部往来凭证，调用内部交易组件、根据业务类型及业务分录定义确定是否形成内部交易记录，并发送消息至对方单位，数据结构见图3，同时提示进行确认；
4、选择本单位内部交易记录和对方单位交易记录调用内部交易确认组件程序进行确认，根据设置确定是否实时形成抵消凭证；
5、对方单位登陆财务系统，消息平台提示存在对方交易记录，需及时确认，可编制内部交易凭证与之确认，也可以选择对方记录调用生成本方凭证功能组件自动生成本方凭证，实时生成抵消否同上所述；
6、如果设置了存在未确认交易不允许编制凭证，编制凭证程序通过检查交易记录数据表是否存在本单位未确认记录而限制能否编制凭证；
7、审核凭证时调用审核组件检查本单位未确认交易凭证的最大天数和未确认金额合计，如果超出了未达账天数或未达账金额控制，不允许审核。
8、编制凭证时，将符合内部交易的凭证自动生成内部交易记录。
9、发生内部交易后，向对方单位发送消息。对方单位会计人员在使用财务系统时，通过消息平台及时得知哪些单位与本单位发生了内部往来及凭证的主要信息。
10、本单位编制内部交易凭证后，即时提示需要确认，可直接进入内部交易确认平台，简化确认步骤。并提供根据对方交易记录生成本方交易凭证的功能，一键完成根据对方凭证编制相关的凭证并完成确认，为减少未达账项提供保障。
11、可定义当有未确认的交易凭证，本单位是否允许再编制凭证约束，严格控制内部交易确认优先原则。
12通过对未达账项金额、未达账项允许天数的双重控制，使内部交易的发生单位及时确认内部交易，否则系统将控制其不允许审核、制单。
通过以上各个步骤的设置，我们就实现了普通公司通过编制凭证快速形成内部交易记录，能够及时确认内部交易和形成抵消分录的财务数据，省却了每个下属单位采集内部交易数据后对账，发送集团后调账，再进行检查核对，解决了事后对账方式造成的大量未达账项，却找不出原因，无法核对的难题。
Claims (1)
1.一种基于内部交易实时确认减少未达账项的方法，其特征在于，具体步骤如下：首先要识别内部交易，在编制凭证时自动形成内部交易记录；在往来单位定义中增加一类内部往来单位；对应集团公司组织结构中的普通公司；往来单位的数据库表LSWLDW中，LSWLDW_NBDW列用’1’表示内部单位，LSWLDW_NBDWBH对应组织结构中的单位编号；
凭证根据业务类型生成内部交易记录，在业务类型分录数据库表ITYWFL中，ITYWFL_IFJY用’1’表示符合这条分录的凭证分录能够形成内部交易记录，ITYWFL_XMNM标识形成交易类型、交易项目的内部交易记录，定义业务类型分录的记账方向、科目编号、内部往来单位、辅助部门、辅助产品、辅助个人、辅助专项、金额完全与凭证辅助原始数据库表ZWFZYS相吻合；对方分录按相同方式定义，通过逻辑连接符把最终控制条件存储在业务类型数据库表ITYWLX列ITYWLX_SQL中；通过列ITYWLX_QTJF、ITYWLX_QTDF定义凭证分录是否包含其它借方分录或贷方分录，区分凭证分录与之完全符合还是包含此定义即可形成内部交易记录；除此之外，还要定义对方业务类型ITYWLX_DFYWLX、发生交易单位范围ITYWLX_JYDW、未达账最大天数ITYWLX_WDTS、未达账最大金额ITYWLX_WDJE、超越约束后是否允许编制凭证ITYWLX_KFZD、是否允许审核ITYWLX_KFFH、确认时是否实时形成抵消分录ITYWLX_IFXCDX；
凭证辅助原始满足业务类型分录定义，将自动形成内部交易，内部交易记录在数据库表ITNBJY中，有标识发生交易的双方单位、金额、摘要、业务日期、经办人、辅助核算字段，编制内部交易凭证后即时提示需要确认，直接进入内部交易确认平台，与对方业务类型、对方单位形成的内部交易确认，并根据业务类型定义的是否实时形成抵消分录确定是否同时生成抵消凭证，同时向对方单位发送内部交易凭证主要信息和及时确认提示，对方单位登陆财务系统接收消息提示，进行内部交易确认或选择对方交易记录，通过定义的凭证模版，简洁快速地形成本单位凭证并与对方内部交易确认，同理，根据控制是否实时形成抵消凭证；
存在未达账项时或存在未确认交易时不允许编制凭证；当未达账天数或未达账金额超出一定限制后，不允许审核；这样最大程度上保证了内部交易及时确认又不失灵活。
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