CN101377781A

CN101377781A - 文档处理方法、文档处理装置和文档处理系统

Info

Publication number: CN101377781A
Application number: CNA2008100945119A
Authority: CN
Inventors: 松永英树
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2007-08-27
Filing date: 2008-04-18
Publication date: 2009-03-04
Anticipated expiration: 2028-04-18
Also published as: US20090063567A1; JP2009053942A; CN101377781B; JP5194643B2; US8010583B2

Abstract

本发明公开了一种文档处理方法，包括：基于通过读取将要存储的文档而生成的电子文档的图像信息，将第一存储地址选择为所述电子文档的存储目的地；将第二存储地址选择为所述电子文档的存储目标候补存储目的地；将所述电子文档记录到所述第一存储地址；生成包含与所述电子文档、第一存储地址和第二存储地址有关的信息的结果信息；允许用户指示将所述电子文档的存储目的地从所述第一存储地址变更为所述第二存储地址；以及基于所述指示将所述电子文档记录到所述第二存储地址。

Description

文档处理方法、文档处理装置和文档处理系统

技术领域

本发明涉及本发明涉及文档处理方法、文档处理装置和文档处理系统。

背景技术

已知一种图像读取系统，该系统基于电子文档中的关键字在信息处理装置的适当存储目的地存储电子文档(例如，参见JP-A-2006-285406(本文所使用的术语“JP-A”是指“未经审查的已公开日本专利申请”))。

图像读取系统包括：扫描仪，其将文档读取为扫描文档；以及信息处理装置，其从扫描仪读取的电子文档的图像信息中提取关键字，并对关键字的数量进行计数，根据关键字的计数数量确定电子文档的存储目的地，并且将电子文档存储到所确定的存储目的地。

发明内容

本发明的目的是提供一种文档处理方法、文档处理装置和文档处理系统，其中，当将通过读取文档作为图像信息而生成的电子文档记录到与该文档的形式相应的记录地址时，在将电子文档记录到根据估计的文档形式选择的记录地址之后，能够使用户基于输出的记录结果信息确认电子文档的记录地址，并且能够指示变更记录地址。

为了实现上述目的，本发明的几个方面提供了将在下文中进行描述的文档处理方法、文档处理装置和文档处理系统。

(1)根据本发明的第一方面，提供一种文档处理方法，包括：基于通过读取将要存储的文档而生成的电子文档的图像信息，将第一存储地址选择为所述电子文档的存储目的地；将第二存储地址选择为所述电子文档的候补(候选)存储目的地；将所述电子文档记录到所述第一存储地址；生成包含与所述电子文档、第一存储地址和第二存储地址有关的信息的结果信息；允许用户指示将所述电子文档的存储目的地从所述第一存储地址变更为所述第二存储地址；以及基于所述指示将所述电子文档记录到所述第二存储地址。

(2)如第(1)项所述的文档处理方法，所述方法还包括：允许用户指示将不同于所述第一存储地址和所述第二存储地址的第三存储地址选择为另一候补存储目的地；选择所述第三存储地址；以及生成包含与所述电子文档和第三存储地址有关的信息的结果信息。

(3)根据本发明的第二方面，提供一种文档处理装置，所述装置包括：选择单元，其基于通过读取将要记录的文档而生成的电子文档的图像信息，选择第一存储地址为所述电子文档的存储目的地，并且选择第二存储地址为所述电子文档的候补存储目的地；记录单元，其将所述电子文档记录到所述第一存储地址；以及生成单元，其生成包含与所述电子文档、第一存储地址和第二存储地址有关的信息的结果信息，所述结果信息用于允许用户将所述存储目的地从所述第一存储地址变更为所述第二存储地址，其中，在用户指示变更所述存储目的地的情况下，所述记录单元将所述电子文档记录到所述第二存储地址。

(4)根据本发明的第三方面，提供一种文档处理系统，所述系统包括：读取单元，其读取将要记录的原始文档为图像信息；选择单元，其基于所述图像信息来选择第一存储地址为所述图像信息的存储目的地，并且选择第二存储地址为所述图像信息的候补存储目的地；记录单元，其将所述图像信息记录到所述第一存储地址；生成单元，其生成包含与所述图像信息、第一存储地址和第二存储地址有关的信息的结果信息，所述结果信息用于允许用户将所述存储目的地从所述第一存储地址变更为所述第二存储地址；以及打印单元，其将所述结果信息打印在介质上，其中，在所述读取单元读取所述介质并且在所述介质上指示进行变更的情况下，所述记录单元将所述图像信息记录到所述第二存储地址。

(5)根据本发明的第四方面，提供一种文档处理系统，所述系统包括：读取单元，其读取将要记录的原始文档为图像信息；选择单元，其基于所述图像信息来选择第一存储地址为所述图像信息的存储目的地，并且选择第二存储地址为所述图像信息的候补存储目的地；记录单元，其将所述图像信息记录到所述第一存储地址；生成单元，其生成包含与所述图像信息、第一存储地址和第二存储地址有关的信息的结果信息，所述结果信息用于允许用户将所述存储目的地从所述第一存储地址变更为所述第二存储地址；以及显示单元，其显示由所述生成单元生成的所述结果信息，其中，在所述显示单元上指示进行变更的情况下，所述记录单元将所述图像信息记录到所述第二存储地址。

(6)根据本发明的第五方面，提供一种文档处理系统，所述系统包括：读取单元，其读取将要记录的原始文档为图像信息；选择单元，其基于所述图像信息来选择第一存储地址为所述图像信息的存储目的地，并且选择第二存储地址为所述图像信息的候补存储目的地；记录单元，其将所述图像信息记录到所述第一存储地址；生成单元，其生成包含与所述图像信息、第一存储地址和第二存储地址有关的信息的结果信息，所述结果信息用于允许用户将所述存储目的地从所述第一存储地址变更为所述第二存储地址；发送单元，其发送包含由所述生成单元生成的结果信息的电子邮件；以及接收单元，其接收变更指示信息，其中，所述记录单元将所述图像信息记录到所述第二存储地址。

根据第(1)项中所述的本发明，当将通过读取文档作为图像信息而生成的电子文档记录到与该文档的形式相应的记录地址时，在将电子文档记录到根据估计的文档形式选择的记录地址之后，用户可以基于输出的记录结果信息确认电子文档的记录地址，并且可以发送变更记录地址的指示。

根据第(2)项中所述的本发明，在输出的结果信息中，当在记录地址的候补中不存在合适的记录地址时，可以输出包含附加记录地址作为候补的结果信息。

根据第(3)项中所述的本发明，当将通过读取文档作为图像信息而生成的电子文档记录到与该文档的形式相应的记录地址时，在将电子文档记录到根据估计的文档形式选择的记录地址之后，用户可以基于输出的记录结果信息确认电子文档的记录地址，并且可以发送变更记录地址的指示。

根据第(4)项中所述的本发明，当将通过读取文档作为图像信息而生成的电子文档记录到与该文档的形式相应的记录地址时，在将电子文档记录到根据估计的文档形式选择的记录地址之后，用户可以基于打印的记录结果信息确认电子文档的记录地址，并且可以发送变更记录地址的指示。

根据第(5)项中所述的本发明，当将通过读取文档作为图像信息而生成的电子文档记录到与该文档的形式相应的记录地址时，在将电子文档记录到根据估计的文档形式选择的记录地址之后，用户可以基于显示的记录结果信息确认电子文档的记录地址，并且可以发送变更记录地址的指示。

根据第(6)项中所述的本发明，当将通过读取文档作为图像信息而生成的电子文档记录到与该文档的形式相应的记录地址时，在将电子文档记录到根据估计的文档形式选择的记录地址之后，用户可以基于通过电子邮件发送的记录结果信息确认电子文档的记录地址，并且可以发送变更记录地址的指示。

附图说明

将基于下面的附图详细描述本发明的示例性实施例，其中：

图1为示出根据本发明第一实施例的文档处理系统的示意性构造实例的总体图；

图2为示出根据本发明第一实施例的文档处理服务器的示意性构造实例的框图；

图3A-图3D为示出根据本发明第一实施例的记录结果管理数据库的实例的视图；

图4为示出根据本发明第一实施例的设定信息的实例的视图；

图5为示出根据本发明第一实施例的复合机的示意性构造实例的框图；

图6A-图6D为示出在读取电子文档时的记录结果管理数据库的实例的视图；

图7为示出记录结果表单的实例的视图；

图8为示出做了标记的记录结果表单的实例的视图；

图9A-图9D为示出在读取记录结果时的记录结果管理数据库的实例的视图；

图10为示出重新打印的记录结果表单的视图；

图11为示出根据本发明第一实施例的文档处理系统的操作实例的流程图；

图12为示出根据记录目的地进行分类的记录结果表单的实例的视图；

图13为示出根据本发明第二实施例的文档处理服务器的示意性构造实例的框图；

图14为示出可以执行删除指令的记录结果表单的实例的视图；

图15为示出可以执行移动指令的记录结果表单的实例的视图；

图16为示出根据本发明第三实施例的文档处理系统的示意性构造实例的总体图；

图17为示出根据本发明第三实施例的文档处理服务器的示意性构造实例的框图；

图18为示出记录结果屏幕的实例的视图；

图19为示出根据本发明第三实施例的文档处理系统的操作实例的流程图；

图20为示出提供超链接的记录结果屏幕的实例的视图；

图21为示出根据本发明第四实施例的文档处理系统的示意性构造实例的总体图；

图22为示出根据本发明第四实施例的文档处理服务器的示意性构造实例的框图；

图23A为示出记录结果邮件屏幕的实例的视图；图23B为示出返回邮件屏幕的实例的视图；

图24为示出根据本发明第四实施例的文档处理系统在读取电子文档时的操作实例的流程图；以及

图25为示出根据本发明第四实施例的文档处理系统在收到记录结果邮件时的操作实例的流程图。

具体实施方式

(第一实施例)

图1为示出根据本发明第一实施例的文档处理系统的示意性构造实例的总体图。

文档处理系统1包括扫描仪或复合机3，其中扫描仪以光学方式将要记录的文档读取为电子文档，而复合机具有多种功能，例如具有用于打印电子文档的打印机的功能；文档处理服务器2A，其根据从复合机3发送来的电子文档的图像信息来选择与电子文档的形式相对应的记录目的地及其候补；文档管理服务器4，其对电子文档进行分类并将电子文档存储到电子文档记录目的地；以及网络10，其将复合机3、文档处理服务器2A和文档管理服务器4相互连接。

虽然图1示出了单个复合机3和单个文档管理服务器4，但是可以提供两个或更多个复合机和文档管理服务器。另外，也可以系统地提供诸如扫描仪或打印机等具有单一功能的装置来代替复合机3。

网络10为局域网(LAN)，例如有线LAN或无线LAN。作为选择，网络10可以是连接到Internet的网络。另外，例如也可以使用除了网络以外的通信单元(例如租用线路)来代替网络10。

这里，并不特别限制“文档”的内容，其可以为数字、符号、字符串、照片、插图、图形以及它们的组合。例如，文档包括基于各种形式(诸如合同书、说明书、申请书和报告等)记载的内容。文档可以存储为数字数据，该数字数据称为电子文档。

术语“记录目的地”或“候补”是指在文档管理服务器4的存储单元中设置的记录电子文档的记录地址的位置。在本发明实施例的实例中，使用文件夹作为记录电子文档的记录地址。此外，可以用绝对路径或相对路径表示文件夹的位置。而且，电子文档可以存储在由单个记录目的地表示的单个文件夹中，或者存储在由多个记录目的地表示的多个文件夹中。

(文档处理服务器)

图2为示出文档处理服务器2A的示意性构造实例的框图。文档处理服务器2A包括：运算单元20，其控制文档处理服务器2A的各个单元并由例如CPU实现；存储单元21，其存储文档处理程序210A或各种数据，并由例如ROM、RAM或HDD实现；通信单元22，其与网络10连接以进行数据发送/接收，并由例如网络接口卡实现；输入单元23，其接收数据输入或操作指令，并由例如键盘或鼠标实现；以及显示单元24，其显示运算单元20的处理结果，并由例如LCD(液晶显示器)实现。

文档处理服务器2A可以由例如计算机或工作站(WS)构成。

运算单元20根据储存于存储单元21的文档处理程序210A运行，并且用作选择单元200A、生成单元201A和记录单元202A。

选择单元200A基于通信单元22通过网络10接收到的电子文档的图像信息来估计电子文档的形式，选择与所估计形式相对应的记录地址作为电子文档的记录目的地，并且选择与其它形式相对应的一个或多个记录地址作为电子文档的候补(候补记录目的地)。然后，选择单元200A将所选的记录目的地和候补存入存储单元21作为记录结果信息。

例如，选择单元200A通过图像处理分析字符串(例如文档中描述的文档标题)或者文档中的字符串或图像的版面布局，并且获取电子文档的特征量。接下来，选择单元200A预先准备多个记录地址与分配给记录地址的特征量之间的对应表，并且将从电子文档获取的特征量与对应表中的分配给每个记录地址的特征量进行比较。然后，选择单元200A从特征量差都等于或小于预定阈值的记录地址中选择具有最小特征量差的记录地址作为电子文档的记录目的地，并且选择其他记录地址作为候补。

作为选择记录目的地和候补的替代方法，选择单元200A预先准备多个记录地址与同记录地址关联的关键字之间的对应表，通过字符识别处理分析文档中的字符串，并且对字符串中每个关键字的出现次数进行计数。然后，选择单元200A选择与出现次数最多的关键字相对应的记录地址作为记录目的地，并且选择其他记录地址作为候补。

当从记录单元202A输入指令以在除先前选择的记录目的地和候补以外的记录地址中选择候补时，选择单元200A选择除先前选择的记录目的地和候补以外的记录地址作为新候补。

生成单元201A生成包括与将要记录的电子文档有关的信息和由选择单元200A所选择的记录目的地和候补的识别信息的记录结果信息。然后，生成单元201A发送打印信息，以使复合机3打印所生成的记录结果信息作为记录结果表单(记录结果的打印物)。

与电子文档有关的信息为允许用户指定电子文档的信息，例如包括电子文档的标题、电子文档中预定页的缩略图等。记录目的地和候补的识别信息为允许用户识别被选为记录目的地和候补的记录地址的信息。识别信息例如包括表示记录地址的文件夹名称、文件夹位置等。

另外，当选择单元200A选择新候补时，生成单元201A生成包括电子文档信息和由选择单元200A选择的新候补的识别信息的记录结果信息。这里，记录结果信息可以包括或者可以不包括先前选择的记录目的地的识别信息。

记录单元202A将电子文档记录到选择单元200A选择的记录目的地，并且在进行记录之后，基于指示将选择单元200A选择的候补之一变为记录目的地的结果信息，将电子文档记录到所指示的候补。例如，关于复合机3所打印的记录结果表单，当从复合机3读取的图像信息中获取指示将所选的候补之一变为记录目的地的变更指示信息时，记录单元202A将电子文档记录到变更指示信息所指示的候补。

另外，当在预定时间内没有接收到与记录结果信息有关的指示变更电子文档记录目的地的变更指示信息时，记录单元202A从存储单元21中删除记录结果信息。

除了文档处理程序210A以外，存储单元21还存储记录结果管理数据库211和设定信息212。

图3A-图3D为示出记录结果管理数据库211的实例的视图。记录结果管理数据库211存储由选择单元200A选择的电子文档的记录目的地和候补，并且将记录目的地和候补与图3A-图3D所示的表211a-211d相关联。

图3A所示的记录地址表211a将电子文档的可记录的记录地址存储为属性，同时将用于识别记录地址的记录地址ID作为关键字。

图3B所示的记录结果管理表211b将电子文档标题、表示由选择单元200A选择的记录目的地和候补的记录目的地ID和候补ID、以及表示由选择单元200A过去选择的过去记录目的地和候补的过去记录目的地候补ID存储为属性，同时将用于识别电子文档的文档ID作为关键字。记录地址ID被输入记录目的地ID、候补ID和过去记录目的地候补ID。参考记录地址表211a，指定与记录地址ID相对应的记录地址。

图3C所示的记录结果表单表211c将用于识别由生成单元201A生成的记录结果表单的记录结果表单ID、记录结果表单的页数、以及在记录结果表单的同一页内顺序编号的页内编号存储为属性，同时将文档ID作为关键字。

图3D所示的记录结果表单生成日期/时间表211d将生成单元201A生成发送至复合机3的打印信息时的日期和时间存储为生成日期和时间，同时将记录结果表单ID作为关键字。

图4为示出设定信息212的实例的视图。设定信息212将候补记录目的地数目、阈值变更量以及记录结果表单的有效期限存储为参数，这些参数定义了文档处理程序210A的运行条件。此外，可以为每个用户或工作组存储设定信息212。

记录目的地候补的数目是由选择单元200A所参考的参数。记录目的地候补的数目是在选择单元200A选择记录目的地和候补时被选为记录目的地和候补的记录地址数目。例如，当记录目的地候补的数目为“3”时，选择单元200A选择一个记录目的地和两个候补。

阈值变更量是由选择单元200A所参考的参数。在选择单元200A重复选择记录目的地和候补时使用该阈值变更量。也就是说，在预定阈值变更了阈值变更量的状态下，选择单元200A重复选择记录目的地和候补。

记录结果表单的有效期限是表示记录结果表单中的期限的参数。如果从记录结果表单生成日期/时间表211d中存储的日期和时间起直到经过记录结果表单的有效期限为止，记录单元202A没有收到变更电子文档的记录目的地的变更指示信息，那么从记录结果表单表211c中删除记录结果信息。

(复合机)

图5为示出复合机3的示意性构造实例的框图。复合机3包括CPU 30，其用于控制复合机3的各个单元；存储单元31，其用于存储程序(例如，控制程序310)和数据，并由ROM、RAM或HDD实现；读取单元32，其将要记录的文档或记录结果表单读取为图像信息；电子照相型或喷墨型打印单元33，其基于由文档处理服务器2A生成打印信息输出记录结果表单；通过在显示器表面上堆叠触摸板形成的触摸板显示器或包括硬按键(例如，开始键)的显示操作单元34；网络通信单元35，其与网络10连接并且由网络接口卡实现；以及传真通信单元36，其与电话网络11连接。所有这些单元都通过总线37相互连接。

读取单元32包括：原稿台，原稿一张接一张地放置(即，载置)在该原稿台上；ADF(自动文档输送器)，其自动将一页或多页原稿一张接一张地传送到原稿台上；以及光电转换元件，其以光学的方式从放置在原稿台上的原稿或来自ADF的原稿中读取图像信息。

(文档管理服务器)

文档管理服务器4包括：运算单元，其控制文档管理服务器4的各个单元并由例如CPU实现；通信单元，其与网络10连接并由例如网络接口卡实现；以及存储单元，其将通过通信单元接收到的电子文档存入作为记录地址的文件夹，并由例如ROM、RAM或HDD实现。

(第一实施例的操作)

接下来，将参考图6A-图11描述根据本发明第一实施例的文档处理系统1的操作实例。这里，将参考图11的流程图描述用户通过复合机3顺序地读取三个文档(例如，PC购买请求书、累积休假(saving vacation)申请书和抚养申请书)并且将这些电子文档记录在文档管理服务器4中的情况。此外，也可以将PC购买请求书、累积休假申请书和抚养申请书作为包而一起读取。

(1)选择记录目的地

首先，如果用户把PC购买请求书作为将要扫描的原稿放在复合机3的原稿台或ADF上，那么将在显示操作单元34上显示关于是否执行新建电子文档记录的确认消息(步骤S101)。

接下来，用户响应该确认消息在显示操作单元34上输入执行新建记录的声明(步骤S101中判断结果为：是)，并且发出与扫描过程中的原稿大小和分辨率有关的扫描指令。

接下来，当接收到显示操作单元34输入的扫描指令时，复合机3的CPU 30扫行扫描处理以通过读取单元32的光电转换元件读取放在原稿台上的PC购买请求书。然后，CPU 30通过网络通信单元35将读取的电子文档经由网络10发送到文档处理服务器2A。

接下来，当通过通信单元22接收到从复合机3发送的电子文档时，文档处理服务器2A的运算单元20将接收到的电子文档发送到选择单元200A。

接下来，选择单元200A选择记录目的地和候补，这些记录目的地和候补用于根据从运算单元20接收到的电子文档的图像信息将电子文档记录在文档管理服务器4中(步骤S102)。

具体地说，选择单元200A通过图像处理分析表示PC购买请求书标题的字符串或者PC购买请求书的字符串或图像的版面布局，并且获取电子文档的特征量。接下来，参考在图6A所示的记录地址表211a中的多个记录地址与相应地分配给该记录地址的特征量之间的对应表，选择单元200A将从电子文档获取的特征量与分配给对应表中每个记录地址的特征量进行比较。然后，假设选择单元200A选择“最新PC信息”，该信息为在特征量差都等于或小于预定阈值的记录地址中具有最小特征量差的记录地址，并且选择“预算请求”和“预算表单”作为候补。

接下来，选择单元200A将所选记录目的地通知记录单元202A。然后，接收到该通知的记录单元202A通过通信单元22将电子文档记录到文档管理单元4的与作为记录目的地的“最新PC信息”相对应的存储单元中(步骤S103)。

接下来，选择单元200A将所选记录目的地和候补增加到记录结果管理数据库211(步骤S104)。

也就是说，如图6B的记录结果管理表211b的第一行所示，选择单元200A增加下述记录作为与PC购买请求书相对应的记录：在所述记录中，将“PC购买请求书”输入标题栏，将表示“最新PC信息”的记录地址ID“F1”输入记录目的地ID栏，并且将分别表示“预算请求”和“预算表单”的记录地址ID“F2”和“F3”输入候补ID栏。

另外，选择单元200A重新发布用于识别记录结果表单的记录结果表单ID，并且如图6C的记录结果表单表211c的第一行所示，增加下述记录：在所述记录中，将重新发布的记录结果表单ID“S1”输入记录结果表单ID栏，将“1”输入页数栏并且将“1”输入页内编号栏。

接下来，如果用户以与上述的相同方式发出对累积休假申请书和抚养申请书执行新建记录的扫描指令(步骤S101中判断结果为：是)，那么复合机3的CPU 30对累积休假申请书和抚养申请书进行扫描处理，并且通过网络通信单元35将扫描的电子文档发送到文档处理服务器2A。

接下来，如果文档处理服务器2A的运算单元20通过通信单元22接收到电子文档，那么选择单元200A为该电子文档选择记录目的地和候补(步骤S102)。

这里，假设选择单元200A选择“开发G/申请”作为累积休假申请书的记录目的地，并且选择“人事部/申请”作为候补。另外，假设选择单元200A选择“预算表单”作为抚养申请书的记录目的地，而且不选择其他记录地址作为候补。

接下来，记录单元202A将累积休假申请书和抚养申请书的电子文档记录到由选择单元200A所选择记录目的地(步骤S103)。然后，选择单元200A将电子文档的记录目的地和候补增加到记录结果管理数据库211(步骤S104)。

也就是说，选择单元200A将下述记录增加到图6B的记录结果管理表211b的第二行中作为与累积休假申请书相对应的记录：在所述记录中，将“累积休假申请书”输入标题栏，将“F4”输入记录目的地ID栏，并且将“F5”输入候补ID栏。另外，选择单元200A将下述记录增加到记录结果管理表211b的第三行中作为与抚养申请书相对应的记录：在所述记录中，将“抚养申请书”输入标题栏，将“F6”输入记录目的地ID栏，并且候补ID栏为空白。

此外，选择单元200A将下述记录增加到图6C的记录结果表单表211c的第二行中作为与累积休假申请书相对应的记录：在所述记录中，将记录结果表单ID“S1”输入记录结果表单ID栏，将“1”输入页数栏并且将“2”输入页内编号栏。另外，选择单元200A将下述记录增加到记录结果表单表211c的第三行中作为与抚养申请书相对应的记录：在所述记录中，将记录结果表单ID“S1”输入记录结果表单ID栏，将“1”输入页数栏并且将“3”输入页内编号栏。(2)打印和填写记录结果表单

接下来，如果用户通过复合机3的显示操作单元34指示打印记录结果表单，那么复合机3的CPU 30通过网络通信单元35将打印指令经由网络10发送到文档处理服务器2A。此外，可以通过来自文档处理服务器2A的输入单元23的打印指令打印记录结果表单，或者当文档处理服务器2A检测到经过了预定期限(例如，一天或一周)时打印记录结果表单。然而，这并不是用来限制本发明。

接下来，当通过通信单元22接收到打印指令时，文档处理服务器2A的运算单元20将表示接收到打印指令的打印指令通知发送到生成单元201A。

接下来，当接收到打印指令通知时，生成单元201A从存储于记录结果管理数据库211的记录结果信息中获取与记录结果表单ID“S1”相对应的记录结果信息，但该信息还不能作为记录结果表单打印，然后生成单元基于所获取的记录结果信息来生成作为记录结果表单而打印在纸张上的打印信息。然后，生成单元201A通过通信单元22将生成的打印信息经由网络10发送到复合机3。

此外，生成单元201A将生成记录结果表单ID“S1”打印信息时的日期和时间增加到图6D所示的记录结果表单生成日期/时间表211d的第一行记录中。

接下来，当接收到从生成单元201A通过网络通信单元35发送来的打印信息时，复合机3的CPU 30基于接收到的打印信息通过打印单元33打印记录结果表单(步骤S105)。

图7为示出通过打印单元33打印的记录结果表单的实例的视图。在记录结果表单12A的上部打印有：打印日期和时间120(表示打印记录结果表单12A时的日期和时间)、页数121(表示记录结果表单12A的页数)和下面描述的QR码(注册商标)122A。在记录结果表单12A的中部打印有与三个电子文档(PC购买请求书、累积休假申请书和抚养申请书)有关的并且存储于记录结果管理数据库211的记录结果信息。另外，在记录结果表单12A的下部打印有效期限127(表示用户必须处理记录结果表单12A的期限)。

在打印于上部的QR码122A中，将表示记录结果表单12A的记录结果表单ID、记录结果表单12A的页数和记录结果表单12A的记录结果表单有效期限记录为记录结果表单信息。此外，除了QR码122A以外，也可以使用其它二维码(例如，PDF417、Data Matrix和Maxi Code)、一维码(例如，条形码)或专用码。另外，可以根据用途组合使用各种编码。

在记录结果表单12A的中部，对于每一文档都打印有：存储于记录结果管理表211b的PC购买请求书、累积休假申请书和抚养申请书的标题；记录目的地124A-124C以及候补。另外，还打印有：布置在各个标题左侧的重选复选框123A-123C、布置在各个候补左侧的候补复选框125A-125C以及按照缩小比例显示例如单个文档第一页图像信息的缩略图126A-126C。

接下来，用户浏览打印的记录结果表单12A，并且分别确认电子文档所记录的记录目的地124A-124C。然后，在用户确认记录结果表单12A之后，如果他/她想要将电子文档的记录目的地变更为候补，或者如果他/她因为电子文档的记录目的地和候补中不存在正确记录地址而想要重新选择电子文档的记录目的地，那么他/她可以用笔在记录结果表单12A的预定位置上划上标记。

图8为示出用户做了标记的记录结果表单的实例的视图。如果用户想要将PC购买请求书记录到除被打印为记录目的地的“最新PC信息”和被打印为候补的“预算请求”和“预算表单”以外的记录地址，那么他/她应在重选复选框123A中填写重选指示记号1230，例如“√”。此外，标记不限于此，并且可以为圆形或者被涂黑。

此外，在记录结果表单12A中，作为提供其中填写用户指示的重选复选框的替代，如果标记划在标题或候补的字符串周围，那么也可以认为用户输入了指示。另外，如果在字符串下面加下划线，或者标记划在字符串上方，那么也可以认为用户输入了指示。

如果用户想要将累积休假申请书记录到被打印为候补的“人事部/申请”而不是被打印为记录目的地的“开发G/申请”，那么他/她应将指示把电子文档记录到“人事部/申请”的变更指示记号1250划在候补复选框125C中。

如果用户确定抚养申请书最好记录到打印在记录结果表单12A中的“人事部/抚养”，那么他/她不在重选复选框123C中做标记。

(3)反映记录结果表单的内容

接下来，用户将做了标记的记录结果表单12A放在复合机3的原稿台上，输入不执行新建记录的声明以响应显示在显示操作单元34上的关于是否执行新建记录的确认消息，然后发出记录结果表单12A的扫描指令(步骤S101中判断结果为：否)。

接下来，当接收到显示操作单元34输入的扫描指令时，复合机3的CPU 30通过读取单元32的光电转换元件读取放在原稿台上的记录结果表单12A。然后，复合机3的CPU 30通过网络通信单元35将读取的记录结果表单12A的图像信息经由网络10发送到文档处理服务器2A。

接下来，当通过通信单元22接收到从复合机3发送的图像信息时，文档处理服务器2A的运算单元20对该图像信息进行分析处理(步骤S111)。也就是说，运算单元20从图像信息中提取QR码122A，并获取记录在QR码122A中的记录结果表单信息。另外，运算单元20获取重选指示信息(表示是否存在重选复选框123A-123C的重选指示记号1230)，并且还获取变更指示信息(表示是否存在候补复选框125A-125C的变更指示记号1250)。然后，运算单元20将获取的记录结果表单信息、重选指示信息和变更指示信息发送到记录单元202A。

此外，作为在步骤S101中接收来自用户的关于是否执行新建记录的输入操作的替代，运算单元20从图像信息中提取QR码122A，并且如果获取记录结果表单信息，则确定不执行新建记录。但是，如果没有获取记录结果表单信息，则运算单元20可以确定执行新建记录。

接下来，如果接收到信息，那么记录单元202A将确认接收到的记录结果表单信息中的记录结果表单ID是否存在于记录结果管理数据库211的记录结果表单生成日期/时间表211d中(步骤S112)。另外，记录单元202A从记录结果表单生成日期/时间表211d中获取与记录结果表单ID相对应的生成日期和时间，并将该日期和时间与当前日期和时间进行比较，然后确认该期限是否超过记录结果表单信息中的记录结果表单有效期限。

然后，如果记录单元202A确定记录结果表单ID不存在于记录结果表单生成日期/时间表211d中或者记录结果表单有效期限已经到期(步骤S112中判断结果为：否)，那么将从记录结果管理表211b中删除与该记录结果表单ID相对应的记录，并且发生错误的声明被发送到复合机3。然后，当接收到该声明时，复合机3的CPU 30在显示操作单元34上显示错误消息并完成处理。此外，记录单元202A可以定时确认记录结果管理表211b的每条记录是否超过记录结果表单有效期限，如果记录已经超过了记录结果表单有效期限，则删除该记录。

在步骤S112中，如果记录单元202A确定记录结果表单ID存在于记录结果表单生成日期/时间表211d中并且记录结果表单有效期限没有到期(步骤S112中判断结果为：是)，那么将利用获取的记录结果表单ID作为关键字从记录结果表单表211c中获取文档ID，并且利用获取的文档ID作为关键字从记录结果管理表211b中获取记录目的地和候补(步骤S113)。

接下来，记录单元202A判断是否基于在步骤S111获取的重选指示信息对每个电子文档进行记录目的地重新选择，也就是说，判断是否存在重选指示记号1230(步骤S114)。

在图8所示的记录结果表单12A中，对于作为第一电子文档的PC购买请求书，在重选复选框123A中划上重选指示记号1230。因而，记录单元202A确定执行记录目的地重新选择(步骤S114中判断结果为：是)。然后，记录单元202A从电子文档先前记录的记录目的地“最新PC信息”中获取PC购买请求书的电子文档(步骤S115)，将该电子文档发送到选择单元200A，并且指示重新选择记录目的地和候补。

接下来，当接收到电子文档和重新选择指示时，选择单元200A使选择记录目的地时的阈值变更设定信息212中的阈值变更量(步骤S116)，并且选择记录目的地和候补(步骤S117)。这里，假设选择单元200A选择除“最新PC信息”、“预算请求”和“预算表单”以外的“购买请求”、“修理请求”和“备用品管理”作为新的记录目的地及其候补。

接下来，如果选择单元200A将所选的记录目的地和候补通知运算单元20，那么运算单元20将选择除存储于记录结果管理表211b中的过去记录目的地和候补以外的记录目的地和候补(步骤S118)。也就是说，运算单元20选择“购买请求”作为PC购买请求书的记录目的地，“修理请求”和“备用品管理”作为其候补，而取消作为过去记录目的地和候补的“最新PC信息”、“预算请求”和“预算表单”。

接下来，选择单元200A将所选的记录目的地和候补通知记录单元202A。然后，已经接收到通知的记录单元202A使PC购买请求书的电子文档从PC购买请求书的电子文档所记录的“最新PC信息”移动到文档管理服务器4的与重新选择的“购买请求”相对应的存储单元中，并且记录该电子文档(步骤S119)。

接下来，记录单元202A判断是否完成记录结果表单12A的处理(步骤S122)。然而，在这种情况下，由于仅仅处理了三个文档(PC购买请求书、累积休假申请书和抚养申请书)中的PC购买请求书，所以记录单元202A选择“否”(步骤S122中判断结果为：否)，并且处理返回步骤S114。

接下来，记录单元202A判断是否执行作为第二电子文档的累积休假申请书的重新选择(步骤S114)。然而，在这种情况下，由于没有在图8所示的记录结果表单12A的重选复选框123B中划上重选指示记号1230，所以记录单元202A确定不执行记录目的地重新选择(步骤S114中判断结果为：否)。

接下来，记录单元202A判断是否基于在步骤S111获取的变更指示信息对电子文档的记录目的地进行变更，也就是说，判断是否存在变更指示记号1250(步骤S120)。

在图8所示的记录结果表单12A中，对于累积休假申请书，在“人事部/申请”的候补复选框中125C中划上变更指示记号1250。因而，记录单元202A将电子文档移动到指示为记录目的地的候补“人事部/申请”(步骤S121)。

接下来，记录单元202A判断是否完成记录结果表单12A的处理(步骤S122)。然而，在这种情况下，由于仅仅处理了三个文档中的两个，所以记录单元202A选择“否”(步骤S122中判断结果为：否)，并且处理返回步骤S114。

接下来，记录单元202A判断是否执行作为第三电子文档的抚养申请书的重新选择(步骤S114)。然而，在这种情况下，由于没有在图8所示的记录结果表单12A的重选复选框123C中划上重选指示记号1230，所以记录单元202A确定不执行记录目的地重新选择(步骤S114中判断结果为：否)。

接下来，记录单元202A判断是否将电子文档的记录目的地变更为候补(步骤S120)。然而，在这种情况下，由于没有在图8所示的记录结果表单12A中划上变更指示记号1250，所以记录单元202A确定不将记录目的地变更为候补(步骤S120中判断结果为：否)。

然后，由于处理了记录结果表单12A中的三个电子文档，所以记录单元202A在步骤S122中确定完成了记录结果表单12A的处理(步骤S122中判断结果为：是)。

接下来，记录单元202A将步骤S117和步骤S118中对于PC购买请求书的记录目的地和候补的重新选择结果反映在记录结果管理数据库211的记录结果管理表211b中，重新发布记录结果表单ID“S2”，并且将新记录增加到记录结果表单表211c(步骤S123)。另外，在步骤S121中变更累积休假申请书记录目的地之后，将变更结果反映在记录结果管理表211b中，并且将新记录增加到记录结果表单表211c。

然后，记录单元202A从记录结果表单表211c中删除输入了记录结果表单ID“S1”的记录(步骤S124)。

图9A-图9D为示出在执行步骤S124之后的记录结果管理数据库211的实例的视图。也就是说，在图9B所示的记录结果管理表211b中，表示“购买请求”的记录地址ID“F7”输入PC购买请求书的记录目的地ID栏，表示“修理请求”和“备用品管理”的记录地址ID“F8”和“F9”输入候补ID栏。另外，记录地址ID“F1”、“F2”和“F3”存储于过去记录目的地候补ID栏。此外，在记录结果管理表211b中，表示“人事部/申请”的记录地址ID“F5”存储于累积休假申请书的记录目的地ID栏。

在图9C所示的记录结果表单表211c中，删除具有图6C所示的记录结果表单ID“S1”的记录，并且增加具有记录结果表单ID“S2”的两条记录。

(4)重新打印记录结果表单

接下来，如果用户再次通过复合机3的显示操作单元34指示打印记录结果表单，那么复合机3的CPU 30将打印指令通知发送到文档处理服务器2A。

接下来，当接收到打印指令通知时，文档处理服务器2A的运算单元20将声明接收到打印指令通知的通知发送到生成单元201A。

接下来，当接收到该通知时，生成单元201A利用记录结果表单ID“S2”作为关键字从记录结果管理数据库211中获取记录结果信息，并且基于所获取的记录结果信息生成打印信息。然后，生成单元201A将所生成的打印信息发送到复合机3。

另外，生成单元201A将生成记录结果表单ID“S2”打印信息时的日期和时间增加到图9D所示的记录结果表单生成日期/时间表211d的第二行记录中。

接下来，当接收到从生成单元201A发送的打印信息时，复合机3的CPU 30基于接收到的打印信息通过打印单元33打印记录结果表单(步骤S105)。

图10为示出通过打印单元33打印的记录结果表单的实例的视图。记录结果表单12B具有与图7所示的记录结果表单12A相同的版面布局。在打印于上部的QR码122B中，记录有表示记录结果表单12B的记录结果表单ID“S2”、记录结果表单12B的页数和记录结果表单12B的记录结果表单有效期限。

在记录结果表单12B的中部，打印有：被指示进行重新选择的PC购买请求书的标题、布置在该标题左侧的重选复选框123A、重新选择的记录目的地124A、重新选择的候补记录目的地、布置在各个候补左侧的候补复选框125A和125B以及按照缩小比例显示PC购买请求书的电子文档的缩略图126A。紧接着打印有：侯补被指示作为记录目的地的累积休假申请书的标题、从候补变更为记录目的地的记录目的地124B以及按照缩小比例显示累积休假申请书的电子文档的缩略图126B

接下来，用户浏览打印的记录结果表单12B，并且确认电子文档所记录的记录目的地124A和124B。然后，如果用户想要将电子文档记录目的地变更为候补，或者如果用户想要重新选择电子文档的记录目的地和候补，那么他/她可以用笔在记录结果表单12B的预定位置上划上标记。

接下来，如果用户按照与上文所述相同的方式指示复合机3扫描其中划上标记的记录结果表单12B，则由复合机3的读取单元32读取的记录结果表单12B的图像信息被发送到文档处理服务器2A。

接下来，文档处理服务器2A的运算单元20对接收到的记录结果表单12B的图像信息进行图像分析，并且获取记录结果表单信息、重选指示信息和变更指示信息(步骤111)。

然后，在基于从运算单元20获取的信息确定用户在记录结果表单12B中划上了标记时，文档处理服务器2A将通过选择单元200A重新选择记录目的地和候补(步骤S117)，或者通过记录单元202A移动电子文档(步骤S121)。另外，文档处理服务器2A进行记录结果管理数据库的增加或删除(步骤S123或步骤S124)，然后再次打印记录结果表单(步骤S105)。

但是，在确定用户没有在打印于记录结果表单12B上的任何电子文档中划上标记时(步骤S114中判断结果为：否，步骤S120中判断结果为：否)，文档处理服务器2A确定将每个电子文档都记录到所期望的记录地址，并且进行记录结果管理数据库的删除(步骤S124)。然后，完成处理。

(修改记录结果表单)

接下来，下面将描述修改复合机3打印的记录结果表单。图12为示出对记录结果表单的修改的视图。在图7所示的记录结果表单12A中，对于每一电子文档都打印有标题、记录目的地和候补。但是，在记录结果表单12C中，根据所选的记录目的地对电子文档的标题和候补进行分类并随后进行打印。

也就是说，在记录结果表单12C中，例如，对于无线LAN购买请求书的电子文档，“购买请求”选为记录目的地，而“预算请求”选为候补。另外，对于备用品购买请求书的电子文档，“购买请求”选为记录目的地。当“修理请求”选为候补时，在表示“购买请求”的记录目的地124下方打印有：电子文档的标题、与该标题相对应的重选复选框123A和123B、所选的候补、与该候补相对应的候补复选框125A和125B以及缩略图126A和126B。

此外，在打印记录结果表单时的分类单元可以是但不限于：发出扫描指令的用户或该用户所属的工作组、时间(例如，执行扫描处理时的日期)或者装置(例如，执行扫描处理的复合机3)。

(第二实施例)

与根据本发明第一实施例的文档处理系统1类似，根据本发明第二实施例的文档处理系统包括：复合机3、文档管理服务器4和网络10。另外，根据本发明第二实施例的文档处理系统还包括：文档处理服务器2B，其用于将从复合机3发送来的电子文档记录到文档管理服务器4的多个记录地址。

图13为示出根据本发明第二实施例的文档处理服务器2B的示意性构造实例的框图。根据本发明第一实施例的文档处理服务器2A向复合机3提供记录结果表单的打印信息，其中该打印信息指示一个记录地址作为电子文档的记录地址。相反，文档处理服务器2B向复合机3提供用于打印记录结果表单的打印信息，其中可以选择一个或多个记录地址作为电子文档的记录地址。

文档处理服务器2B包括：运算单元20，用于控制文档处理服务器2B的各个单元并由例如CPU实现；存储单元21，其用于存储文档处理程序210B和设定信息212或各种数据，并由ROM、RAM或HDD实现；通信单元22，其与网络10连接以进行数据发送/接收，并由例如网络接口卡实现；输入单元23，其用于接收输入的数据或操作指令，并由例如键盘或鼠标实现；以及显示单元24，其显示运算单元20的处理结果并由例如LCD(液晶显示器)实现。

运算单元20根据储存于存储单元21的文档处理程序210B运行，并且用作选择单元200A、生成单元201B和记录单元202B。选择单元200A与第一实施例中的选择单元相同，并且将省略对其的描述。

生成单元201B生成用于打印记录结果表单的打印信息，其中可以选择一个或多个记录地址作为电子文档的记录地址。然后，生成单元201B通过通信单元22将生成的打印信息经由网络10发送到复合机3。

图14为示出通过复合机3的打印单元33打印的记录结果表单的实例的视图。记录结果表单12D具有与图7所示的记录结果表单12A相同的版面布局。在记录结果表单12D的上部打印有：打印日期和时间120、页数121和QR码122。在该记录结果表单12D的中部打印有：各个电子文档的标题、记录目的地、候补和缩略图126A-126C。另外，在该记录结果表单12D的下部打印有：有效期限127(表示用户必须处理记录结果表单12D的期限)。

在记录结果表单12D的中部打印有：布置在各个电子文档的标题左侧的重选复选框123A-123C、布置在各个候补左侧的候补复选框125A-125C以及布置在各个记录目的地左侧的删除复选框128A和128B。

关于删除复选框128A和128B，如果用户想要从与删除复选框128A或128B相对应的记录目的地中删除电子文档，那么他/她应在相应的复选框中划上删除指示记号1280。

图15为示出对记录结果表单的修改的视图。记录结果表单12E具有与图14所示的记录结果表单12D相同的版面布局。在记录结果表单12E中，移动复选框129A和129B打印于电子文档候补的下方，而该电子文档候补打印于记录结果表单的中部。

关于移动复选框129A和129B，如果用户想要将电子文档从记录目的地移动到候补，那么他/她应在相应的复选框中划上移动指示记号1290。

记录单元202B从运算单元20接收与是否存在删除指示记号1280和移动指示记号1290有关的信息，其中该信息是通过运算单元20对记录结果表单进行分析处理而获得的。然后，基于该信息，记录单元202B将电子文档记录到作为该电子文档记录地址的一个或多个记录地址。

例如，如图14所示，在从运算单元20接收到与PC购买请求书的记录目的地“最新PC信息”有关的删除指示记号1280和与候补“预算请求”有关的变更指示记号1250的信息时，记录单元202B将PC购买请求书的电子文档从记录目的地“最新PC信息”移动到候补“预算请求”。

另外，在接收到与累积休假申请书的候补“人事部/申请”有关的变更指示记号1250的信息时，记录单元202B将累积休假申请书的电子文档复制到候补“人事部/申请”。也就是说，将累积休假申请书的电子文档记录到记录目的地“开发G/申请”和候补“人事部/申请”这两个记录地址。

参考图15，在接收到与PC购买请求书的候补“预算请求”有关的变更指示记号1250和移动复选框129A中的移动指示记号1290的信息时，记录单元202B将PC购买请求书的电子文档从记录目的地“最新PC信息”移动到候补“预算请求”。

另外，在接收到与累积休假申请书的候补“人事部/申请”有关的变更指示记号1250和移动复选框129B中的移动指示记号1290的信息时，记录单元202B将累积休假申请书的电子文档复制到候补“人事部/申请”。也就是说，将累积休假申请书的电子文档记录到记录目的地“开发G/申请”和候补“人事部/申请”这两个记录地址。

(第三实施例)

图16为示出根据本发明第三实施例的文档处理系统的示意性构造实例的总体图。在根据本发明第一实施例的文档处理系统1中，复合机3基于从文档处理服务器2A发送来的打印信息打印记录结果表单。相反，在根据本发明第三实施例的文档处理系统1中，网络服务器5存储从文档处理服务器2C发送来的网页信息，并且根据终端6A的请求将该网页信息发送到终端6A。然后，在终端6A上显示记录结果屏幕。

与根据本发明第一实施例的文档处理系统1类似，根据本发明第三实施例的文档处理系统包括：复合机3、文档管理服务器4和网络10。另外，根据本发明第三实施例的文档处理系统还包括：文档处理服务器2C，其用于将网页信息发送到网络服务器5，其中该网页信息由记录结果信息生成；网络服务器5，其根据终端6A的请求将该网页信息发送到终端6A；以及终端6A，其基于从网络服务器5发送的网页信息显示记录结果屏幕。

这里，术语“网页信息”是指用诸如HTML(超文本链接标识语言)或XML(可扩展标识语言)等标识语言描述以在网络浏览器上显示网页的信息。

(文档处理服务器)

图17为示出文档处理服务器2C的示意性构造实例的视图。文档处理服务器2C包括：运算单元20，其用于控制文档处理服务器2C的各个单元并由例如CPU实现；存储单元21，其用于存储文档处理程序210C、记录结果管理数据库211和设定信息212或各种数据，并由例如ROM、RAM或HDD实现；通信单元22，其与网络10连接以进行数据发送/接收，并由例如网络接口卡实现；输入单元，其用于接收输入的数据或操作指令，并由键盘或鼠标实现；以及显示单元24，其显示运算单元20的处理结果并由例如LCD(液晶显示器)实现。

运算单元20根据储存于存储单元21的文档处理程序210C运行，并且用作选择单元200A、生成单元201C和记录单元202C。选择单元200A与第一实施例中的选择单元相同，并且将省略对其的描述。

生成单元201C生成记录结果信息，其中该记录结果信息包括与将要记录的电子文档有关的信息和选择单元200A选择的记录目的地和候补的识别信息。然后，生成单元201C将网页信息发送到网络服务器5，以便在网络浏览器上显示生成的记录结果信息。

(网络服务器)

网络服务器5包括：运算单元，其用于控制网络服务器5的各个单元并由例如CPU实现；通信单元，其与网络10连接并由例如网络接口卡实现；以及存储单元，其用于存储程序(例如，网页发送程序)或数据(例如，网页信息)，并由ROM、RAM或HDD实现，其中该程序根据终端6A的请求而发送网页信息。

(终端)

终端6A包括：CPU，其用于控制终端6A的各个单元；存储单元，其用于储存程序(例如，网络浏览器)或数据，并由ROM、RAM或HDD实现；通信单元，其与网络10连接并由例如网络接口卡实现；输入单元，其用于接收输入的数据或操作指令，并由键盘或鼠标实现；以及显示单元，其基于从网络服务器5发送来的网页信息在浏览器上显示记录结果屏幕，并由例如LCD(液晶显示器)实现。终端6A可以是例如个人计算机(PC)或个人数字助理(PDA)。

(第三实施例的操作)

接下来，将参考图18和图19描述本发明第三实施例的文件处理系统1的操作实例。这里，与第一实施例类似，将参考图19的流程图描述用户通过复合机3读取三个文档(PC购买请求书、累积休假申请书和抚养申请书)并且将这些电子文件记录到文档管理服务器4中的情况。

(1)选择记录目的地

首先，如果用户把将要扫描的文档放在复合机3的原稿台上，那么将会在显示操作单元34上显示用户输入用户信息(包括用户名和密码)的认证屏幕(步骤S201)。

接下来，如果用户通过显示操作单元34在认证屏幕上输入用户信息，那么复合机3的CPU 30将基于输入的用户信息来判断是否许可认证。当认证不被许可时，在显示操作单元34上显示认证不被许可的声明，并且处理结束。但是，当认证被许可时，CPU 30将在显示操作单元34上显示关于是否对电子文档进行新建记录的确认消息(步骤S101)。

接下来，用户响应确认消息通过显示操作单元34输入执行新建记录的声明，并且发出扫描指令(步骤S101中判断结果为：是)。

接下来，当接收到扫描指令时，CPU 30通过读取单元32的光电转换元件读取放在原稿台上的文档，然后通过网络通信单元35将读取的电子文档和用户信息经由网络10发送到文档处理服务器2C。

接下来，当通过通信单元22接收到从复合机3发送来的电子文档和用户信息时，文档处理服务器2C的运算单元20将接收到的电子文档发送到选择单元200A。

接下来，选择单元200A基于从运算单元20读取的电子文档的图像信息来选择电子文档在文档管理服务器4中的记录目的地和候补(步骤S102)。

接下来，选择单元200A将所选记录目的地通知记录单元202A。然后，记录单元202A将电子文档记录到文档管理单元4中的与记录目的地相对应的存储单元(步骤S103)。

接下来，选择单元200A将新记录增加到记录结果管理数据库211的记录结果管理表211b，其中该记录将所选记录目的地和候补存储为记录结果信息(步骤S104)。

接下来，生成单元201C基于选择单元200A选择的记录目的地和候补生成网页信息，并且将从复合机3发送来的用户信息与网页信息一起发送到网络服务器5。然后，当接收到网页信息和用户信息时，对于由用户信息表示的每个用户而言，网络服务器5的运算单元都将接收到的网页信息存入网络服务器5的存储单元(步骤S204)。

以此方式，对三个文档(PC购买请求书、累积休假申请书和抚养申请书)选择记录目的地和候补。然后，将这些文档相应地记录到记录目的地，并且更新网络服务器5的网页信息。

(记录结果屏幕的显示和输入)

如果用户操作终端6A以通过输入单元启动网络浏览器并且访问用于显示记录结果信息的URL(统一资源定位器)，那么终端6A的CPU将控制显示单元显示认证屏幕。接下来，如果用户在显示的认证屏幕上输入用户信息并且认证成功(步骤S201)，那么将在显示单元上显示确认消息。然后，用户输入不执行新建记录的声明以响应确认消息(步骤S101中判断结果为：否)。

接下来，如果用户通过输入单元发出记录结果屏幕的显示指令，那么终端6A的CPU将通过网络10把用户信息和显示指令发送到网络服务器5。此外，可以通过复合机3的显示操作单元34发出记录结果屏幕的显示指令。

接下来，当接收到用户信息和显示指令时，网络服务器5的运算单元读取与由用户信息表示的用户相对应的网页信息，并且将读取的网页信息发送到终端6A。

接下来，当终端6A的CPU接收到网页信息时，网络浏览器分析网页信息并在终端6A的显示单元上显示记录结果屏幕。

图18为示出显示在终端6A的显示单元上的记录结果屏幕实例的视图。在记录结果屏幕13A的上部显示有日期和时间130(表示显示记录结果屏幕13A时的日期和时间)。在该记录结果屏幕13A的中部显示有与三个文档(PC购买请求书、累积休假申请书和抚养申请书)有关的记录结果信息。另外，在该记录结果屏幕13A的下部显示有有效期限135(表示用户必须处理记录结果屏幕13A的期限)和OK按钮136(用于在记录结果屏幕13A上完成输入)。

在记录结果屏幕13A的中部，根据文档显示有：PC购买请求书、累积休假申请书和抚养申请书的标题；记录目的地131A-131C以及候补。另外，还显示有：布置在各个标题左侧的重选复选框132A-132C；布置在各个候补左侧的候补复选框133A-133C；以及按照缩小比例显示各个文档的缩略图134A-134C。

接下来，用户浏览所显示的记录结果屏幕13A，并且分别确认电子文档所记录的记录目的地131A-131C。然后，例如，当用户将电子文档记录目的地变更为候补时，他/她应在重选复选框132A-132C的相应一个中划上重选指示记号1320。另外，在用户重新选择电子文档的记录目的地和候补时，他/她应在候补复选框133A-133C的相应一个中划上变更指示记号1330。

然后，如果用户按下位于记录结果屏幕13A下部的OK按钮136，那么终端6A的CPU将发送表示用户输入的重选指示复选框1320和变更指示复选框1330的位置的位置信息。

(3)反映记录结果屏幕的内容

当接收到来自终端6A的位置信息时，网络服务器5的运算单元基于位置信息和网页信息来获取重选指示信息和变更指示信息，该重选指示信息和变更指示信息分别表示是否存在与每个电子文档有关的重选指示记号1320和变更指示记号1330(步骤S202)。

然后，网络服务器5的运算单元将文档ID(表示与指示信息相对应的电子文档)与获取的重选指示信息和变更指示信息一起发送到文档处理服务器2C。

接下来，如果文档处理服务器2C的运算单元20接收到来自网络服务器5的信息并将接收到的信息发送到记录单元202A，那么记录单元202A利用文档ID作为关键字从记录结果管理表211b中获取记录目的地和候补(步骤S113)。

接下来，记录单元202A基于获取的重选指示信息来判断是否对每个电子文档执行记录目的地重选(步骤S114)。在确定执行记录目的地重选时(步骤S114中判断结果为：是)，记录单元202A从电子文档先前被记录的记录目的地中获取该电子文档(步骤S115)。另外，记录单元202A将获取的电子文档发送到选择单元200A，并且指示重新选择记录目的地和候补。

接下来，当接收到电子文档和重选指示时，与第一实施例类似，选择单元200A使选择记录目的地时的阈值变更设定信息212中阈值变更量(步骤S116)，并且再次选择记录目的地和候补(步骤S117)。

接下来，运算单元20从选择单元200A选择的记录目的地和候补中排除存储于记录结果管理表211b的过去记录目的地和候补(步骤S118)。然后，记录单元202A将电子文档从该电子文档所记录的记录目的地移动到选择单元200A重新选择的记录目的地(步骤S119)。

在步骤S114中，当确定不执行记录目的地重新选择时(步骤S114中判断结果为：否)，记录单元202A基于获取的变更指示信息来判断是否将电子文档的记录目的地变更为候补(步骤S120)。

然后，当记录单元202A确定将电子文档的记录目的地变更为候补时(步骤S120中判断结果为：是)，将电子文档移动到被指示为记录目的地的候补(步骤S121)。

在步骤S120中，当确定不将电子文档的记录目的地变更为候补时(步骤S120中判断结果为：否)，记录单元202A判断是否完成对所获取的重选指示信息和变更指示信息的处理(步骤S203)。当没有完成处理时，处理返回步骤S114。但是，当完成处理时，处理转入步骤S123。

接下来，记录单元202A将步骤S117和步骤S118中的记录目的地和候补的重新选择结果反映到记录结果管理数据库211中。另外，将在步骤S121中的记录目的地变更为候补的变更结果增加到记录结果管理数据库211中(步骤S123)。然后，记录单元202A从记录结果管理数据库211中删除多余的记录(步骤S124)。

(4)更新记录结果屏幕

文档处理服务器2C的生成单元201C生成其中反映了重新选择结果和记录目的地到候补的变更结果的网页信息，并且将该网页信息和从终端6A发送来的用户信息发送到网络服务器5。然后，对于由接收到的用户信息表示的每个用户而言，网络服务器5的运算单元都将接收到的网页信息存储到网络服务器5的存储单元中(步骤S204)。随后，网络服务器5将更新的网页信息发送到终端6A。

接下来，如果终端6A的CPU接收到更新的网页信息，那么网络浏览器基于网页信息更新在终端6A的显示单元上显示记录结果屏幕。也就是说，在更新的记录结果屏幕上显示有用户划上重选指示记号1320的电子文档的记录目的地和候补的重新选择结果。另外，对于用户划上变更指示记号1330的电子文档，还显示有电子文档移动到被指示为记录目的地的候补的移动结果。

然后，用户进一步在更新的记录结果屏幕上输入重选指示记号1320和变更指示记号1330，从而将电子文档记录到的所期望的记录地址。

(修改记录结果屏幕)

下面将描述对显示在网络浏览器上的记录结果屏幕的修改。图20为示出对记录结果屏幕的修改的视图。在图18所示的记录结果屏幕13A上，通过在复选框中划上复选标记来执行重选指令和变更指令。但是，在记录结果屏幕13B上，将超链接插入表示标题、记录目的地或候补的字符串中，并且通过选择超链接来执行指令。

在记录结果屏幕13B的上部显示有显示日期和时间130。在该记录结果屏幕13B的中部显示有电子文档的标题。此外，显示有重选指示链接137A-137C(在被选时，每个链接都指示重新选择相应电子文档)、记录目的地、删除指示链接138A-138C(在被选时，每个链接都指示删除相应电子文档)和候补，并且还显示有变更指示链接139A-139C(在被选时，每个链接都指示将相应电子文档的记录目的地变更为候补)。在该记录结果屏幕13B的下部显示有有效期限135。

此外，超链接可以插入缩略图134A-134C，并且当选定每个缩略图时，可以进行重新选择或者可以显示相应的电子文档。另外，可以组合使用记录结果屏幕13A和13B、复选框和超链接。

此外，在记录结果屏幕13B中，可以不提供OK按钮136，并且当选择了插入标题的重选指示链接137A-137C之一时，可以将重选指示信息发送到网络服务器5。另外，当选择了插入候补的变更指示链接139A-139C之一时，可以将变更指示信息发送到网络服务器5。

(第四实施例)

图21为示出根据本发明第四实施例的文档处理系统的示意性构造实例的总体图。在根据本发明第三实施例的文档处理系统1中，网络服务器5基于来自文档处理服务器2C的记录结果信息来生成网页信息，并且终端6A基于该网页信息显示记录结果屏幕。但是，在根据本发明第四实施例的文档处理系统1中，文档处理服务器2D通过电子邮件将记录结果信息发送到终端6B，并且终端6B基于该电子邮件显示记录结果邮件屏幕。

与根据本发明第一实施例的文档处理系统1类似，根据本发明第四实施例的文档处理系统包括复合机3、文档管理服务器4和网络10。另外，根据本发明第四实施例的文档处理系统还包括：文档处理服务器2D，其用于通过电子邮件发送记录结果信息；以及终端6B，其基于从文档处理服务器2D发送来的电子邮件显示记录结果邮件屏幕。

(文档处理服务器)

图22为示出文档处理服务器2D的示意性构造实例的框图。文档处理服务器2D包括：运算单元20，其用于控制文档处理服务器2D的各个单元并由例如CPU实现；存储单元21，其用于存储文档处理程序210D、记录结果管理数据库211和设定信息212或各种数据，并由例如ROM、RAM或HDD实现；通信单元22，其与网络10连接以进行数据发送/接收，并由例如网络接口卡实现；输入单元23，其用于接收输入的数据或操作指令，并由键盘或鼠标实现；以及显示单元24，其显示运算单元20的处理结果并由LCD(液晶显示器)实现。

运算单元20根据储存于存储单元21的文档处理程序210D运行，并且用作选择单元200A、生成单元201D和记录单元202A。选择单元200A和记录单元202A与第一实施例中的这些单元相同，并且将省略对其的描述。

生成单元201D生成记录结果信息，其中该记录结果信息包括与将要记录的电子文档有关的信息和选择单元200A选择的记录目的地和候补的识别信息，并且该生成单元201D通过电子邮件将该记录结果信息发送到终端6B。

(终端)

终端6B包括：CPU，其用于控制终端6B的各个单元；存储单元，其用于储存程序(例如，发送/接收电子邮件的邮件收发器(mailer))或数据，并由ROM、RAM或HDD实现；通信单元，其与网络10连接并由例如网络接口卡实现；输入单元，其用于接收输入的数据或操作指令，并由键盘或鼠标实现；以及显示单元，其基于从文档处理服务器2D发送来的电子邮件来显示记录结果屏幕并由LCD(液晶显示器)实现。

(第四实施例的操作)

接下来，将参考图23A-图25描述根据本发明第四实施例的文件处理系统1的操作实例。这里，与第一实施例类似，将参考图24和图25的流程图描述用户通过复合机3读取三个文档(PC购买请求书、累积休假申请书和抚养申请书)并且将这些电子文件记录到文档管理服务器4中的情况。

(1)选择记录目的地

首先，如果用户把将要扫描的文档放在复合机3的原稿台上，那么将会在显示操作单元34上显示用户输入用户信息的认证屏幕(步骤S201)。

接下来，如果用户通过显示操作单元34在认证屏幕上输入用户信息，那么复合机3的CPU 30将基于输入的用户信息确定是否许可认证。当认证不被许可时，在显示操作单元34上显示认证不被许可的声明，并且处理结束。但是，当认证被许可时，CPU 30在显示操作单元34上显示地址输入屏幕，用户在该地址输入屏幕上输入记录结果信息将被发送到的目的地的邮件地址。

接下来，如果用户在地址输入屏幕上输入邮件地址，那么CPU 30将把该邮件地址存储到存储单元31中(步骤S301)。此外，在地址输入屏幕上，可以自动输入经认证的用户的邮件地址，或者可以输入目的地的先前被记录的邮件地址。

接下来，用户通过显示操作单元34发出扫描指令。然后，当接收到扫描指令时，CPU 30通过读取单元32的光电转换元件读取放在原稿台上的文档，并且将存储于存储单元31中的地址信息与读取的电子文档一起发送到文档处理服务器2D。

接下来，如果文档处理服务器2D的运算单元20接收到从复合机3发送来的电子信息和地址信息，那么选择单元200A基于接收到的电子文档的图像信息来选择将电子文档记录到文档管理服务器4中的记录目的地和侯补(步骤S102)。

接下来，记录单元202A将电子文档记录到文档管理单元4中的与选择单元200A选择的记录目的地相对应的存储单元中(步骤S103)。

然后，生成单元201D通过电子邮件将记录结果邮件(包括记录结果信息)发送到邮件地址，其中该邮件地址是从复合机3作为地址信息接收到的(步骤S302)。

以此方式，对三个文档(PC购买请求书、累积休假申请书和抚养申请书)选择记录目的地和候补，并且通过记录结果邮件发送相应的记录结果信息。

(2)显示记录结果邮件和发送返回邮件

用户操作终端6B以通过输入单元启动邮件收发器，从而显示发送到用户邮件地址的记录结果邮件。接下来，终端6B的CPU接收指令并启动邮件收发器，以在显示单元上显示认证屏幕。

接下来，如果用户在显示的认证屏幕上输入用户信息并且认证成功，那么终端6B的CPU基于发送到用户邮件地址的记录结果邮件来显示记录结果邮件屏幕。

图23A为示出显示在终端6B的显示单元上的记录结果邮件屏幕的视图。在记录结果邮件屏幕14A的上部显示有：记录结果邮件ID 140，其用于识别记录结果邮件并取代记录结果表单ID；以及邮寄日期141，其表示记录结果邮件的邮寄日期。在该记录结果邮件屏幕14A的中部显示有与三个文档(PC购买请求书、累积休假申请书和抚养申请书)有关的记录结果信息。在该记录结果邮件屏幕14A的下部显示有有效期限145，该有效期限145表示用户必须返回记录结果邮件的期限。

在记录结果邮件屏幕14A的中部显示有：PC购买请求书、累积休假申请书和抚养申请书的各个电子文档的标题142A-142C；与这些电子文档相对应的记录目的地143A-143C；以及候补144A-144C。

此外，记录结果邮件中的记录结果信息为记录结果邮件的附加数据。因而，可以添加第一实施例和第二实施例中的记录结果表单12A-12E，并且与第一实施例和第二实施例类似，可以通过复合机3打印记录结果表单12A-12E。另外，可以在记录结果邮件中描述URL以显示第三实施例中的记录结果屏幕13A和13B，使得从URL可以显示记录结果屏幕13A和13B。

如图23A所示，可以将记录结果邮件ID 140写入记录结果邮件(包括标题信息和邮件正文)的邮件正文，并且显示在记录结果邮件屏幕14A上。另外，可以将记录结果邮件ID 140写入记录结果邮件的标题信息，并且显示在记录结果邮件屏幕14A上。

接下来，用户在显示的记录结果邮件屏幕14A上确认记录电子文档的记录目的地143A-143C。然后，当用户想要将电子文档的记录目的地变更为候补，或者当用户想要重新选择电子文档的记录目的地和候补时，他/她创建答复该记录结果邮件的返回邮件。

图23B为示出返回邮件屏幕的实例的视图，其中该返回邮件屏幕显示了用户创建的返回邮件。用户编辑显示在图23A的记录结果邮件屏幕14A上的记录结果邮件，从而创建返回邮件屏幕14B。与记录结果邮件屏幕14A类似，在返回邮件屏幕14B上显示有记录结果邮件ID 140和邮寄日期141。另外，在返回邮件屏幕14B的中部显示有这样的内容，即：被编辑成重新选择每个电子文档的记录目的地或者将记录目的地变更为候补的内容。

例如，在用户重新选择PC购买请求书的记录目的地和候补时，删除显示在记录结果邮件屏幕14A上的与PC购买请求书相对应的记录目的地143A和候补144A和144B，同时保留表示与PC购买请求书相对应的标题142A的行。另外，在用户想要将累积休假申请书的记录目的地变更为候补“人事部/申请”时，删除显示在记录结果邮件屏幕14A上的表示与累积休假申请书相对应的记录目的地143B的行，同时保留表示与累积休假申请书和表示“人事部/申请”的候补144C相对应的标题142B的行。

然后，如果用户通过终端6B的输入单元指示将返回邮件发送到文档处理服务器2D，那么终端6B的CPU将该返回邮件(包括有显示在图23B所示的返回邮件屏幕上的内容)发送到文档处理服务器2D。

(3)反映返回邮件的内容

如果文档处理服务器2D的运算单元20通过通信单元22接收到从终端6B发送来的返回邮件(步骤S310)，那么文档处理服务器2D的运算单元20分析返回邮件的内容，并且从该返回邮件中提取记录结果邮件ID、标题、记录目的地和候补。然后，运算单元20基于提取的标题和是否存在记录目的地和候补来获取每个电子文档的重选指示信息和变更指示信息(步骤S311)。

也就是说，当在返回邮件中仅包括电子文档的标题时，运算单元20确定指示了电子文档的重选，并且获取重选指示信息。另外，当在返回邮件中包括电子文档的标题和候补时，运算单元20确定指示了将电子文档的记录目的地变更为候补，并且获取变更指示信息。

接下来，运算单元20利用运算单元20提取的记录结果邮件ID和标题作为关键字，从记录结果管理表211b中获取记录目的地和候补(步骤S113)。

接下来，记录单元202A基于获取的重选指示信息来判断是否对每个电子文档执行记录目的地重选(步骤S114)。当确定执行记录目的地重选时(步骤S114中判断结果为：是)，记录单元202A从电子文档先前被记录的记录目的地中获取该电子文档(步骤S115)。然后，记录单元202A将该电子文档发送到选择单元200A，并且指示重新选择记录目的地和候补。

然后，在记录单元202A确定将电子文档的记录目的地变更为候补时(步骤S120中判断结果为：是)，将电子文档移动到被指示为记录目的地的候补(步骤S121)。

在步骤S120中，当确定不将电子文档的记录目的地变更为候补时(步骤S120中判断结果为：否)，记录单元202A判断是否完成对获取的重选指示信息和变更指示信息的处理(步骤S203)。当没有完成处理时，处理返回步骤S114。但是，当完成处理时，处理转入步骤S123。

接下来，将步骤S117和步骤S118中的记录目的地和候补的重新选择结果反映到记录结果管理数据库211中，并且将在步骤S121中的记录目的地变更为候补的变更结果增加到记录结果管理数据库211中(步骤S123)。然后，记录单元202A从记录结果管理数据库211中删除多余的记录(步骤S124)。

(4)重新发送记录结果邮件

文档处理服务器2D的生成单元201D将包括记录结果信息的记录结果邮件发送到终端6B，在该记录结果邮件中反映了重选结果和记录目的地变更为候补的变更结果(步骤S312)。

接下来，当接收到记录结果邮件时，终端6B的CPU基于该记录结果邮件显示记录结果邮件屏幕。

然后，当用户确认显示的记录结果邮件屏幕并且认为有必要重新选择记录目的地或者将记录目的地变更为候补时，他/她重新创建并发送返回邮件，以使电子文档记录到所期望的记录地址。

(其他实施例)

本发明不限于上述实施例，而是在不脱离本发明精神的情况下可以进行各种修改。例如，在这些实施例中，虽然文档处理服务器2A-2D中每一个的选择单元、生成单元和记录单元都由运算单元和文档处理程序实现，但是这些单元中的一部分或者全部也可以通过例如ASIC(专用集成电路)等硬件实现。

虽然根据每一个实施例的文档处理系统1都包括多个装置，但是在根据每一个实施例的文档处理系统1包括各个单元作为一个整体的情况下，可以自由地变更文档处理系统1的结构。例如，可以提供具有各个单元的一个装置，或者可以提供具有各个单元的多个装置，而这些装置在各个实施例之间互不相同。

在这些实施例中使用的程序可以从记录介质(例如，CD-ROM)读取到装置的存储单元，或者可以从与网络(例如，Internet)连接的服务器下载到装置的存储单元。

在不脱离本发明精神的情况下，可以组合使用这些实施例的构成部分。

以上提供了对本发明示例性实施例的说明，其目的在于举例和说明。这并不意味上述实施例为穷举的或将本发明局限于所公开的确切形式。显然，很多变型和改变对于本领域的普通技术人员来说是显而易见的。选择和说明上述示例性实施例旨在更好地解释本发明的原理及其实际应用，从而使本领域的其他技术人员能够理解本发明的各种实施例以及适用于预期的特定应用的各种变型。本发明的范围由所附权利要求书及其等同内容限定。

Claims

1.一种文档处理方法，包括：

基于通过读取将要存储的文档而生成的电子文档的图像信息，将第一存储地址选择为所述电子文档的存储目的地；

将第二存储地址选择为所述电子文档的候补存储目的地；

将所述电子文档记录到所述第一存储地址；

生成包含与所述电子文档、第一存储地址和第二存储地址有关的信息的结果信息；

允许用户指示将所述电子文档的存储目的地从所述第一存储地址变更为所述第二存储地址；以及

基于所述指示将所述电子文档记录到所述第二存储地址。

2.如权利要求1所述的文档处理方法，所述方法还包括：

允许用户指示将不同于所述第一存储地址和所述第二存储地址的第三存储地址选择为另一候补存储目的地；

选择所述第三存储地址；以及

生成包含与所述电子文档和第三存储地址有关的信息的结果信息。

3.一种文档处理装置，包括：

选择单元，其基于通过读取将要记录的文档而生成的电子文档的图像信息，选择第一存储地址为所述电子文档的存储目的地，并且选择第二存储地址为所述电子文档的候补存储目的地；

记录单元，其将所述电子文档记录到所述第一存储地址；以及

生成单元，其生成包含与所述电子文档、第一存储地址和第二存储地址有关的信息的结果信息，所述结果信息用于允许用户将所述存储目的地从所述第一存储地址变更为所述第二存储地址，

其中，在用户指示变更所述存储目的地的情况下，所述记录单元将所述电子文档记录到所述第二存储地址。

4.一种文档处理系统，包括：

读取单元，其读取将要记录的原始文档为图像信息；

选择单元，其基于所述图像信息来选择第一存储地址为所述图像信息的存储目的地，并且选择第二存储地址为所述图像信息的候补存储目的地；

记录单元，其将所述图像信息记录到所述第一存储地址；

生成单元，其生成包含与所述图像信息、第一存储地址和第二存储地址有关的信息的结果信息，所述结果信息用于允许用户将所述存储目的地从所述第一存储地址变更为所述第二存储地址；以及

打印单元，其将所述结果信息打印在介质上，

其中，在所述读取单元读取所述介质并且在所述介质上指示进行变更的情况下，所述记录单元将所述图像信息记录到所述第二存储地址。

5.一种文档处理系统，包括：

读取单元，其读取将要记录的原始文档为图像信息；

记录单元，其将所述图像信息记录到所述第一存储地址；

显示单元，其显示由所述生成单元生成的所述结果信息，

其中，在所述显示单元上指示进行变更的情况下，所述记录单元将所述图像信息记录到所述第二存储地址。

6.一种文档处理系统，包括：

读取单元，其读取将要记录的原始文档为图像信息；

记录单元，其将所述图像信息记录到所述第一存储地址；

生成单元，其生成包含与所述图像信息、第一存储地址和第二存储地址有关的信息的结果信息，所述结果信息用于允许用户将所述存储目的地从所述第一存储地址变更为所述第二存储地址；

发送单元，其发送包含由所述生成单元生成的结果信息的电子邮件；以及

接收单元，其接收变更指示信息，

其中，所述记录单元将所述图像信息记录到所述第二存储地址。