JP2002222195A - 文書選別装置及び文書選別方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 複数の文書の中から、ユーザが必要な文書を
容易に選別することができる装置等を提供すること。 【解決手段】 選別する文書のフォームを予めスキャナ
で読取ってフォーム情報を作成する。フォーム情報は、
その文書の罫線、テキストといった特徴情報と読取時の
読取条件を含む。文書選別時には、ユーザが指定したフ
ォーム情報の読み取り条件で文書を読取り、特徴情報が
一致するものを選択する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書を電子化する
文書処理技術に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】文書をスキャナで読み取って電子化し、
その電子化データをコンピュータ上で活用するための文
書処理システムが提案されている。従来の文書処理シス
テムでは、複数ページに渡る文書をスキャナで電子化す
るような場合、ユーザが手作業で文書を分類して必要な
文書を選別し、その後スキャナで電子化するか、或い
は、文書を一旦全部をスキャナで読み取った後、その画
像をコンピュータ上で表示させ、ユーザが目視すること
で、必要な文書の選別を行っている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかし、このような手
法では、例えば、大量の文書の中から必要な文書のみを
電子化する場合には、ユーザの負担が大きく、また、時
間もかかるという問題がある。

【０００４】従って、本発明の目的は、複数の文書の中
から、ユーザが必要な文書を容易に選別できる文書選別
技術を提供することにある。

【０００５】

【課題を解決するための手段】本発明によれば、複数の
文書の中から、ユーザが必要な文書を選別してその画像
データを取得する文書選別装置であって、登録用文書を
スキャナで読み取ることにより得た画像データに基づい
て、当該登録用文書の特徴を示す特徴情報を作成する手
段と、前記登録用文書毎に、前記特徴情報と、当該登録
用文書のスキャナによる読み取り時の読取条件と、を関
連付けて保存する手段と、文書の選別時の基準とする前
記登録用文書の指定を受け付ける手段と、指定された前
記登録用文書について、保存された前記読取条件を取得
する手段と、指定された前記登録用文書について、保存
された前記特徴情報を取得する手段と、選別する文書の
読み取りを、取得した前記読取条件でスキャナに指示す
る手段と、スキャナで読み取ることにより得た、前記選
別する文書の画像データに基づいて、当該文書の特徴を
示す特徴情報を作成する手段と、指定された前記登録用
文書の前記特徴情報と、前記選別する文書の前記特徴情
報と、に基づいて、当該文書の選別を行う選別手段と、
を備えたことを特徴とする文書選別装置が提供される。

【０００６】また、本発明によれば、複数の文書の中か
ら、ユーザが必要な文書を選別してその画像データを取
得する文書選別方法であって、登録用文書をスキャナで
読み取ることにより得た画像データに基づいて、当該登
録用文書の特徴を示す特徴情報を作成する工程と、前記
登録用文書毎に、前記特徴情報と、当該登録用文書のス
キャナによる読み取り時の読取条件と、を関連付けて保
存する工程と、文書の選別時の基準とする前記登録用文
書の指定を受け付ける工程と、指定された前記登録用文
書について、保存された前記読取条件を取得する工程
と、指定された前記登録用文書について、保存された前
記特徴情報を取得する工程と、選別する文書の読み取り
を、取得した前記読取条件でスキャナに指示する工程
と、スキャナで読み取ることにより得た、前記選別する
文書の画像データに基づいて、当該文書の特徴を示す特
徴情報を作成する工程と、指定された前記登録用文書の
前記特徴情報と、前記選別する文書の前記特徴情報と、
に基づいて、当該文書の選別を行う選別工程と、を含む
ことを特徴とする文書選別方法が提供される。

【０００７】また、本発明によれば、複数の文書の中か
ら、ユーザが必要な文書を選別してその画像データを取
得するために、コンピュータを、登録用文書をスキャナ
で読み取ることにより得た画像データに基づいて、当該
登録用文書の特徴を示す特徴情報を作成する手段、前記
登録用文書毎に、前記特徴情報と、当該登録用文書のス
キャナによる読み取り時の読取条件と、を関連付けて保
存する手段、文書の選別時の基準とする前記登録用文書
の指定を受け付ける手段、指定された前記登録用文書に
ついて、保存された前記読取条件を取得する手段、指定
された前記登録用文書について、保存された前記特徴情
報を取得する手段、選別する文書の読み取りを、取得し
た前記読取条件でスキャナに指示する手段、スキャナで
読み取ることにより得た、前記選別する文書の画像デー
タに基づいて、当該文書の特徴を示す特徴情報を作成す
る手段、指定された前記登録用文書の前記特徴情報と、
前記選別する文書の前記特徴情報と、に基づいて、当該
文書の選別を行う選別手段、として機能させるプログラ
ムが提供される。

【０００８】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照して本発明の好
適な実施の形態について説明する。

【０００９】図１は、本発明の一実施形態に係る文書選
別装置Ａ、及び、文書選別装置Ａに接続されるスキャナ
装置Ｂ、が有するモジュール群を示したブロック図であ
る。

【００１０】この文書選別装置Ａは、ユーザが予め用意
した複数の文書（以下、本書において登録用文書ともい
う。）をそれぞれスキャナ２により電子化して文書選別
の基準とする情報（以下、本書においてフォーム情報と
もいう。）を作成し、このフォーム情報に基づいて、文
書を選別するものである。

【００１１】文書選別装置Ａは、ユーザインタフェース
部１と、表示部２と、特徴情報作成部３と、フォーム情
報作成部４と、フォーム情報保存部５と、文書選別処理
部６と、画像データ保存部７と、スキャナコマンド制御
部８と、データ送受信部９と、を備え、例えば、パーソ
ナルコンピュータ上で実現可能である。

【００１２】ユーザインタフェース部１は、スキャナ装
置Ｂに対する読取条件の設定や読取開始の指示、或い
は、フォーム情報の作成・登録指示や文書選別処理の指
示、といった、ユーザからの指示の受け付け等を行う。
表示部２は、スキャナ装置Ｂから読取った画像の表示
や、フォーム情報の表示等を行う。

【００１３】特徴情報作成部３は、スキャナ装置Ｂによ
り読込んだ登録用文書又は選別対象である文書の画像デ
ータに基づいて、それらの文書の特徴を抽出して特徴情
報を作成する。

【００１４】特徴情報は、文書の画像データを解析する
ことにより作成される。画像データの解析処理では、例
えば、前処理として、画像データを二値化し、画像デー
タが斜行していれば正立方向に補正し、余白部分の画像
データを除去した画像データを作成する。その後、例え
ば、その画像データに罫線抽出処理を施すことで、文書
中の罫線の座表位置を示すベクタ情報或いはその太さ情
報を取得し、若しくは、文字認識処理を施すことによ
り、文字サイズ、書体、文字コード、文字座表位置情報
を取得し、これらが特徴情報とされる。

【００１５】本実施形態では、このような特徴情報に基
づいて文書を選別するもので、例えば、テキストの文
書、画像の文書、表の文書等の選別をしたり、或いは、
帳票、連絡票、回覧票等の選別といった定型フォームの
文書の選別をしたり、若しくは、文書中に含まれる文字
に基づいて、文書の内容毎に選別することが可能であ
る。どのような情報を特徴情報とするかは、ユーザが設
定するようにすることもできる。

【００１６】フォーム情報作成部４は、特徴情報作成部
３により作成された登録用文書の特徴情報に、ユーザが
指定したファイル名、フォーム名或いは識別用のＩＤ
等、登録用文書を区別するための情報を付してなるフォ
ーム情報を作成する。また、本実施形態では、フォーム
情報には、登録用文書をスキャナ装置Ｂで読取った際の
読取条件も含まれる。そのような読取条件としては、例
えば、画像の解像度や階調情報である。なお、作成され
たフォーム情報の特徴情報をユーザが編集できるように
してもよい。この場合の編集とは、例えば、特徴情報と
して保存されているテキスト等のうち、不要なものを削
除したり、或いは、他の文字列を追加するといったもの
である。これにより、ユーザが好みのフォーム情報をよ
り一層作成することができる。

【００１７】フォーム情報保存部５は、フォーム情報作
成部４で作成されたフォーム情報を、装置Ａの内部又は
外部に設けられたハードディスク等の記憶デバイスに保
存する。

【００１８】文書選別処理部６は、ユーザにより選択さ
れたフォーム情報に含まれる特徴情報と、特徴情報が一
致するか、又は、一致度が予め定めた閾値よりも高い文
書の画像データを選択し、文書の選別を行うものであ
る。画像データ保存部７は、文書選別処理部６によって
選別された文書の画像データを、装置Ａの内部又は外部
に設けられたハードディスク等の記憶デバイスに保存す
る。

【００１９】スキャナコマンド制御部８は、スキャナ装
置Ｂに対して、文書の読取指示や読取られた画像データ
等の転送等の指示を作成する。データ送受信部９は、ス
キャナ装置Ｂとのデータ送受信を行なう。

【００２０】スキャナ装置Ｂは、一般的なスキャナ装置
を採用でき、例えば、文書選別装置ＡとＳＣＳＩ接続さ
れており、文書選別装置Ａからの指示に応じて文書の読
み取り、あるいは、ステータスの応答等を行なう。スキ
ャナ装置Ｂは、文書選別装置Ａとデータ送受信を行なう
ためのデータ送受信部１１と、データ送受信部１１で受
信したデータを解析し、読み取ったデータをコマンド形
式にしてデータ送受信部１１を介して文書選別装置Ａに
送信するためのデータ生成を行なうための制御部１２
と、指定されたモードで画像の読み取りを行なう画像読
取部１２と、読み取った画像データを一時保存するため
の画像格納部１３と、自動原稿フィーダーを構成するフ
ィーダー部１５と、を備える。

【００２１】なお、本実施形態では、文書選別装置Ａと
スキャナＢとを別々に構成したが、これらを一体に構成
するようにしてもよい。

【００２２】図２は、上述した文書選別装置Ａにより実
行される処理を示すフローチャートである。

【００２３】ステップＳ２０１では、文書選別装置Ａ及
びスキャナ装置Ｂの初期化を行う。ステップＳ２０２で
は、ユーザからの入力に従って、文書選別装置Ａで実行
する機能の選択を行う。文書選別装置Ａでは、登録用文
書からフォーム情報を作成する登録処理と、文書の選別
処理と、その他の処理と、に大別され、それぞれステッ
プＳ２０３、ステップＳ２０９、ステップＳ２１６、へ
進む。 ＜登録処理＞ステップＳ２０３では、登録用文書を読み
取るためのスキャナ装置Ｂの読取条件を設定する。読取
条件としては、例えば、画像の解像度や階調等であり、
ユーザは、ユーザインターフェース部１を介してこれら
を文書選別装置Ａに入力することにより、その指定をす
ることができる。なお、ユーザが指定せずに、デフォル
トの読取条件を自動選択するようにしてもよい。

【００２４】ステップＳ２０４では、各登録用文書に付
するフォーム名、ファイル名、もしくは、識別ＩＤとい
った登録用文書を特定するための情報を設定する。フォ
ーム名等は、ユーザが指定することができる。

【００２５】ステップＳ２０５では、スキャナ装置Ｂに
より登録用文書の読取処理を実行する。具体的には、ス
キャナコマンド制御部８が、ステップＳ２０３で設定し
た読取条件で登録用文書を読み取るためのスキャナコマ
ンドを作成し、データ送受信部９を介してスキャナ装置
Ｂにスキャナコマンドを送信する。スキャナ装置Ｂで
は、文書選別装置Ａからのスキャナコマンドの指示に従
い、登録用文書の読み取りを行ない、その画像データを
文書選別装置Ａへ送信する。文書選別装置Ａは、読み取
られた登録用文書の画像データを、スキャナ装置Ｂから
取得する。

【００２６】ステップＳ２０６では、特徴情報作成部３
により、取得した画像データを解析し、読み取った登録
用文書の特徴を示す特徴情報を作成する。

【００２７】ステップＳ２０７では、作成した特徴情報
を、フォーム情報作成部４が、ステップＳ２０３で設定
した読取条件と共に、ステップＳ２０４で設定したファ
イル名等を付してフォーム情報を作成し、ステップＳ２
０８では、フォーム情報保存部５が、これを保存しす
る。図３は、保存されたフォーム情報の一例を示す図で
あり、登録用文書毎に、ユーザが設定したフォーム名
と、特徴情報と、登録用文書の読取時の読取条件と、が
保存されている。これにより、登録用文書毎に、その特
徴情報と読取時の読取条件とが関連付けられて保存され
ることとなる。 ＜選別処理＞ステップＳ２０９では、文書の選別の基準
とする登録用文書のフォーム情報のユーザからの指定を
受け付け、抽出したい文書のフォーム情報の選択を行な
う。ユーザは、フォーム情報保存部５により格納された
複数のフォーム情報の中から選択し、指定することとな
る。この場合、フォーム情報保存部５により格納された
フォーム情報のリストが、表示部２により表示され、ユ
ーザはいずれかのフォーム情報を指定することができ
る。その後、指定されたフォーム情報に含まれる特徴情
報と読取条件とが取得される。

【００２８】ステップＳ２１０では、スキャナ装置Ｂの
フィーダー部１５に、選別する文書があるか否かを判別
し、なければステップＳ２０２に戻り、あればステップ
Ｓ２１１へ進む。本実施形態では、複数枚の文書を一枚
づつ読取って、以下の処理を実行するが、一度に全部読
込んでから以下の処理を各画像データに対して実行して
もよい。

【００２９】ステップＳ２１１では、スキャナ装置Ｂに
よって、選別する文書の読取処理を実行する。具体的に
は、スキャナコマンド制御部８が、ステップＳ２０９で
取得した読取条件で、選別する文書を読み取るためのス
キャナコマンドを作成し、データ送受信部９により、ス
キャナ装置Ｂにスキャナコマンドを送信する。スキャナ
装置Ｂでは、文書選別装置Ａからのスキャナコマンドの
指示に従い、文書の読み取りを行なう。この場合、登録
用文書の読取時と同じ読取条件で読取られるので、精度
の高い選別が可能となる。

【００３０】スキャナ装置１０は、その後、読取った画
像データを文書選別装置Ａへ送信する。文書選別装置Ａ
は、読み取られた登録用文書の画像データを、スキャナ
装置Ｂから取得する。

【００３１】次に、ステップＳ２１２では、特徴情報作
成部３により、取得した画像データを解析し、選別対象
である文書の特徴情報を作成する。ステップＳ２１３で
は、文書選別処理部６により、ステップＳ２０９で取得
した登録用文書の特徴情報と、ステップＳ２１１で読み
取った文書の特徴情報と、を対比し、これらが一致して
いるか否かを判別する。ステップＳ２１３の判断で、Ｙ
ＥＳの場合、ステップＳ２１４で、画像データ保存部７
に読み取った画像データを保存し、次の文書を読み取る
ためにステップＳ２１０に戻る。一方、ステップＳ２１
３の判断で、ＮＯの場合、ステップＳ２１５で、読み取
った画像データを削除し、次の文書を読み取るためにス
テップＳ２１０に戻る。これにより、文書の選別が実現
される。本実施形態では、ユーザが所望のフォーム情報
を選択するだけで、大量の文書の中から必要な文書の画
像データのみを自動的に取得することができる。

【００３２】ステップＳ２０２の判断で、その他の処理
指定であれば、ステップＳ２１６で、それぞれの指定に
応じた処理を行ない、ステップＳ２０２に戻ることとな
る。

【００３３】なお、本実施形態では、一枚の登録用文書
について一つのフォーム情報を作成し、文書の選別も一
枚毎に行う場合を想定して説明したが、同様の手順によ
り、複数枚からなる登録用文書について一つのフォーム
情報を作成し、そのような複数枚からなる文書を選別す
るようにしてもよい。

【００３４】以上、本発明の好適な実施の形態について
説明したが、本発明の目的は、前述した実施形態の機能
を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した
記憶媒体（または記録媒体）を、システムあるいは装置
に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ
（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプロ
グラムコードを読み出し実行することによっても、達成
されることは言うまでもない。この場合、記憶媒体から
読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態
の機能を実現することになり、そのプログラムコード、
又は、これを記憶した記憶媒体は本発明を構成すること
になる。また、コンピュータが読み出したプログラムコ
ードを実行することにより、前述した実施形態の機能が
実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に
基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティン
グシステム（ＯＳ）などが実際の処理の一部または全部
を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実
現される場合も含まれることは言うまでもない。

【００３５】さらに、記憶媒体から読み出されたプログ
ラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カー
ドやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わ
るメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示
に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備
わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、
その処理によって前述した実施形態の機能が実現される
場合も含まれることは言うまでもない。

【００３６】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、複
数の文書の中から、ユーザが必要な文書を容易に選別す
ることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施形態に係る文書選別装置Ａ、及
び、文書選別装置Ａに接続されるスキャナ装置Ｂが有す
るモジュール群を示したブロック図である。

【図２】文書選別装置Ａにより実行される処理を示すフ
ローチャートである。

【図３】フォーム情報の一例を示す図である。

Claims (7)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数の文書の中から、ユーザが必要な文
   書を選別してその画像データを取得する文書選別装置で
   あって、 登録用文書をスキャナで読み取ることにより得た画像デ
   ータに基づいて、当該登録用文書の特徴を示す特徴情報
   を作成する手段と、 前記登録用文書毎に、前記特徴情報と、当該登録用文書
   のスキャナによる読み取り時の読取条件と、を関連付け
   て保存する手段と、 文書の選別時の基準とする前記登録用文書の指定を受け
   付ける手段と、 指定された前記登録用文書について、保存された前記読
   取条件を取得する手段と、 指定された前記登録用文書について、保存された前記特
   徴情報を取得する手段と、 選別する文書の読み取りを、取得した前記読取条件でス
   キャナに指示する手段と、 スキャナで読み取ることにより得た、前記選別する文書
   の画像データに基づいて、当該文書の特徴を示す特徴情
   報を作成する手段と、 指定された前記登録用文書の前記特徴情報と、前記選別
   する文書の前記特徴情報と、に基づいて、当該文書の選
   別を行う選別手段と、を備えたことを特徴とする文書選
   別装置。
2. 【請求項２】 前記選別手段は、前記登録用文書の前記
   特徴情報と、前記特徴情報が一致する文書を選択するこ
   とを特徴とする請求項１に記載の文書選別装置。
3. 【請求項３】 前記選別手段により選択された前記文書
   の画像データを、保存する手段を備えたことを特徴とす
   る請求項１に記載の文書選別装置。
4. 【請求項４】 前記読取条件には、画像の解像度、又
   は、諧調情報が含まれることを特徴とする請求項１に記
   載の文書選別装置。
5. 【請求項５】 前記特徴情報には、前記文書に含まれる
   罫線の情報又はテキストの情報のいずれかが含まれるこ
   とを特徴とする請求項１に記載の文書選別装置。
6. 【請求項６】 複数の文書の中から、ユーザが必要な文
   書を選別してその画像データを取得する文書選別方法で
   あって、 登録用文書をスキャナで読み取ることにより得た画像デ
   ータに基づいて、当該登録用文書の特徴を示す特徴情報
   を作成する工程と、 前記登録用文書毎に、前記特徴情報と、当該登録用文書
   のスキャナによる読み取り時の読取条件と、を関連付け
   て保存する工程と、 文書の選別時の基準とする前記登録用文書の指定を受け
   付ける工程と、 指定された前記登録用文書について、保存された前記読
   取条件を取得する工程と、 指定された前記登録用文書について、保存された前記特
   徴情報を取得する工程と、 選別する文書の読み取りを、取得した前記読取条件でス
   キャナに指示する工程と、 スキャナで読み取ることにより得た、前記選別する文書
   の画像データに基づいて、当該文書の特徴を示す特徴情
   報を作成する工程と、 指定された前記登録用文書の前記特徴情報と、前記選別
   する文書の前記特徴情報と、に基づいて、当該文書の選
   別を行う選別工程と、を含むことを特徴とする文書選別
   方法。
7. 【請求項７】 複数の文書の中から、ユーザが必要な文
   書を選別してその画像データを取得するために、コンピ
   ュータを、 登録用文書をスキャナで読み取ることにより得た画像デ
   ータに基づいて、当該登録用文書の特徴を示す特徴情報
   を作成する手段、 前記登録用文書毎に、前記特徴情報と、当該登録用文書
   のスキャナによる読み取り時の読取条件と、を関連付け
   て保存する手段、 文書の選別時の基準とする前記登録用文書の指定を受け
   付ける手段、 指定された前記登録用文書について、保存された前記読
   取条件を取得する手段、 指定された前記登録用文書について、保存された前記特
   徴情報を取得する手段、 選別する文書の読み取りを、取得した前記読取条件でス
   キャナに指示する手段、 スキャナで読み取ることにより得た、前記選別する文書
   の画像データに基づいて、当該文書の特徴を示す特徴情
   報を作成する手段、 指定された前記登録用文書の前記特徴情報と、前記選別
   する文書の前記特徴情報と、に基づいて、当該文書の選
   別を行う選別手段、として機能させるプログラム。