CN100542201C - 文档管理系统、文档管理方法和存储文档管理程序的记录介质 - Google Patents

Abstract

提供一种扫描文档管理系统，包括：第一用户标识信息读取单元，获取操作文档读取单元的用户的标识信息；属性信息产生单元，获取由所述第一用户标识信息读取单元所获取的该用户标识信息所标识的用户的信息，并根据所获取的用户信息产生属性信息；文档登记单元，在所述文档管理单元中登记所述文档数据与所述属性数据；第二用户标识信息读取单元，获取操作文档显示单元的用户的标识信息；请求信息产生单元，获取由所述第二用户标识信息读取单元所获取的用户标识信息所标识的用户的信息，并且产生文档获取请求信息；相应文档选择单元，根据属性信息和文档获取请求信息选择与用户有关的文档数据；以及显示控制单元，显示所选择的文档数据。

Description

文档管理系统、文档管理方法和存储文档管理程序的记录介质

优先权信息

本申请要求20005年4月28日提交的、日本专利申请No.2005-130993以及2006年1月17日提交的日本专利申请2006-008524的优先权，其整个内容结合在此做为参考。

技术领域

本发明涉及一种文档扫描管理系统，以及更具体地，涉及借助于例如扫描仪的文档扫描单元获取文档数据。

背景技术

近年来，通过增加例如扫描仪功能、保密功能、网络功能等功能，已经提高了这些多功能装置的方便性和安全性。因为所述增加的功能性增加了这些设备的应用和实用性，因此将这些多功能装置安装在办公室环境以外的地点已经变得很平常。例如，会议室中设置的多功能装置可以用来扫描用于分发给会议参与者的纸件文档，或者将打印的数据转换成电子数据进行编辑。因此，可以提高开会效率。在将例如文档所有人的用户信息的属性信息添加到由扫描仪等已经读取的扫描文档中并且转换成电子数据的情况中，所述属性信息都是从与扫描仪相结合设置的终端输入的，与文档扫描一起读取其中设置了属性信息的属性页，并且将扫描的文档与所述属性信息相关联。

某个用户可能希望借助于安装在会议室内的多功能装置将会议数据的扫描文档(纸件)上传到他或她的个人计算机(PC)中，以准备在该用户所在公司的另一个设施里的会议。在这种情况下，该用户首先借助于多功能装置的扫描仪功能获取纸件的数字数据。然后，该用户核实所述多功能装置的型号和网络地址，在她或他的PC上安装可用于这个型号多功能装置的驱动程序，并设置合适的网络地址。此外，出于安全考虑，该用户在多功能装置内准备一个保密箱，或者获取使用现有保密箱所要求的信息(用户ID、口令等等)。

但是获取多功能装置的相应信息，设置用户PC等等工作是经常是不切实际的繁琐的任务。此外，还有可能用户无法正确地设置她或他的PC，因为她或他无法获取所有要求的信息。例如，在上述会议中，可以想象：会议参与者可能希望从多个参与者那里获取数据，而不仅仅是从上述单个用户那里获取。

在传统的系统中，不利地是，用户不得不根据需要为多个源反复输入和设置属性信息。利用多功能装置的扫描仪功能等等读取文档以及利用简单的操作获取扫描文档数据，而不考虑执行所述读取和获取的地点，将会极大地增强用户的便利性。

发明内容

为了实现上述目标，根据本发明的一个方面，提供一种文档扫描管理系统，包括：信息管理单元，用于存储和管理有关用户的信息；文档管理单元，用于存储和管理电子文档；文档读取单元；第一用户标识信息读取单元，用于获取操作该文档读取单元的用户的标识信息；属性信息产生单元，用于从信息管理单元获取由所述第一用户标识信息读取单元所获取的该用户标识信息所标识的用户的信息，并根据所获取的用户信息产生属性信息；文档登记单元，用于在所述文档管理单元中登记所述文档数据与所述属性数据；文档显示单元；第二用户标识信息读取单元，用于获取操作该文档显示单元的用户的标识信息；请求信息产生单元，用于从所述信息管理单元中获取由所述第二用户标识信息读取单元所获取的用户标识信息所标识的用户信息，并且根据所获取的用户信息产生用于标识要从所述文档管理单元获取的文档数据的文档获取请求信息；相应文档选择单元，用于根据登记在所述文档管理单元中的属性信息和文档获取请求信息从所述文档管理单元中选择与用户有关的文档数据；以及显示控制单元，用于在文档显示单元上显示所选择的文档数据。

根据本发明的另一个方面，提供一种可由计算机读取的存储介质，该存储介质存储有可由计算机执行以实现读文档管理系统的功能的读文档管理程序，其中该读文档管理系统包括：信息管理单元，用于存储和管理有关用户的信息；文档管理单元，用于存储和管理电子文档；文档读取单元，以及第一用户标识信息读取单元，用于获取操作该文档读取单元的用户的标识信息；以及一个文档显示部分，具有文档显示单元，和第二用户标识信息读取单元，用于获取操作该文档显示单元的用户的标识信息；所述功能包括：获取操作该文档读取单元的用户的标识信息；根据所述信息管理单元获取所述用户的信息；根据所获取的用户信息及用户标识信息产生属性信息；以及在文档管理单元中登记所述文档数据。

根据本发明的又一个方面，提供一种可由计算机读取的存储介质，该存储介质存储有可由计算机执行以实现读文档管理系统的功能的读文档管理程序，其中该读文档管理系统包括：信息管理单元，用于存储和管理有关用户的信息；文档管理单元，用于存储和管理电子文档；文档读取单元；第一用户标识信息读取单元，用于获取操作该文档读取单元的用户的标识信息；文档显示单元；以及第二用户标识信息读取单元，用于获取操作该文档显示单元的用户的标识信息；所述功能包括：指示所述第二用户标识信息读取单元以获取操作该文档显示单元的用户的标识信息；从所述信息管理单元获取所述用户的信息；根据所获取的用户信息，产生用于标识要从所述文档管理单元获取的文档数据的文档获取请求信息；根据登记在所述文档管理单元中的属性信息和文档获取请求信息从登记在所述文档管理单元的文档数据中选择与用户有关的文档数据；以及在文档显示单元上显示所选择的文档数据。

按照本发明的另一个方面，提供一种管理扫描文档的方法，包括：存储有关用户的信息；获取指示扫描文档的第一用户的标识信息；从所存储的有关用户的信息中获取有关该第一用户的信息；根据所获取的标识信息与有关该第一用户的信息产生属性信息；登记所扫描的文档与属性信息；获取请求显示登记文档的第二用户的标识信息；从所存储的有关用户的信息中指定有关第二用户的信息；根据有关该第二用户的指定信息和属性信息，从所述登记文档中标识要显示的文档；以及显示所标识的文档。

附图说明

参照以下附图，将详细说明本发明的一个优选实施例，其中：

图1是显示应用根据本发明第一个实施例的文档扫描管理系统的电子会议系统的整体结构的示意图；

图2是根据本发明的该第一实施例的电子会议系统的方框图；

图3是显示由根据该第一实施例的信息管理服务器的数据库保存的信息的一个实例的示意图；

图4是显示根据该第一实施例的与扫描文档相关的处理的流程图；

图5是显示根据该第一实施例的登记在扫描文档信息存储单元中的扫描文档信息的数据结构的示意图；

图6是显示当获取扫描文档时该第一实施例的示例性处理的流程图；和

图7是显示根据该第一实施例的由信息终端装置获取的属性信息的实例构成的示意图；

图8是表示按照本发明第二实施例的信息管理服务器的数据库所拥有的信息示例的方框图；

图9是表示在第二实施例的文档扫描处理过程中在多功能装置上显示的屏幕转换的方框图；

图10是表示在第二实施例的扫描文档获取过程中在信息终端装置上显示的屏幕转换的方框图。

具体实施方式

下面参考附图说明本发明的多个实施例。

第一实施例

图1是显示根据本发明的第一实施例的示例性文档扫描管理系统的整体结构的示意图。在本实施例中，将说明一个实例，其中将文档扫描管理系统应用于电子会议系统，比如一般称为电话会议系统的电子会议系统。本发明中提到的电子会议系统可以是利用例如多功能装置或者PC的信息装置处理电子数据的任何系统。由于应用的是这一术语最广泛的含义，所以不应该假定会议是通过电话线路或者网络在两个相隔很远的区域之间进行的。本实施例中的电子会议系统具有这样一个结构，即其中多功能装置10、信息终端装置20、信息管理服务器30和扫描文档管理服务器40通过局域网(LAN)2互相连接。请注意，在图1中，“虚线”箭头显示请求的路径，“实线”箭头显示信息流的路径。多功能装置10是具有内置计算机的一个信息装置，除了复印功能以外，它也具有扫描仪功能、网络通信功能等等，并且与读卡器3连接。在本实施例中，假设这个系统安装在会议室里，或者在该会议室的附近。信息终端装置20是用户带来的或者是安装在会议室里的一台PC，并且与读卡器4连接。信息管理服务器30存储和管理各条信息，比如用户信息、多功能装置10安装地点的信息、会议室信息和会议信息。多功能装置10根据从信息管理服务器30等获取的信息准备属性信息，并且将属性信息添加到多功能装置10读取的文档数据(扫描文档)中，以便由此准备文档登记信息。同时，扫描文档管理服务器40将从多功能装置10发送的文档登记信息积累在一个内部文档信息数据库中，从而存储这些信息。不需要对信息管理服务器30和扫描文档管理服务器40的位置加以特别限定，只要可以通过网络从会议室访问这些服务器就行。相应的读卡器3和4分别读取记录在IC卡5和6中的用户识别信息(以后叫做“用户ID”)。

虽然图1只示出了单个多功能装置10，但是这里假设有多个机器与LAN2连接，机器的数量取决于会议室的数量。相应的多功能装置10具有基本相似的构成。除了下面将详细说明的用户信息以外，信息管理服务器30还保存各种信息。类似地，虽然图1只示出了一个信息管理服务器，但是这个服务器可以利用多个服务器构成。虽然信息管理服务器30和扫描文档管理服务器40都因为它们保存不同类型的信息而被表示为单独的服务器，但是这两个服务器没有必要是单独的装置。

此外，连接相应计算机的网络用LAN2表示，但是多功能装置10和信息终端装置20可以安装在相距很远的位置，因而可以使用例如因特网的公共网。可以将多个LAN或者LAN与公共网的组合相结合来构成这一网络。

图2是本实施例中电子会议系统的一个方框图。该多功能装置10具有用户ID获取处理单元11、属性信息产生处理单元12、以及登记信息处理单元13。请注意：多功能装置10显然具有用于执行起初由多功能装置处理的功能处理的单元，比如复印功能、扫描仪功能和网络通信功能。图中没有示出或者描述这一点，仅仅是因为它不是本发明的特征元素。类似地，其它信息装置20、30和40也没有描述。

用户ID获取处理单元11获取由读卡器3读取的用户ID。属性信息产生处理单元12从信息管理服务器30获取信息，比如由获取的用户ID指定的用户信息，并且产生属性信息，所述属性信息包括获取的信息和用户ID。登记信息处理单元13将产生的属性信息添加到扫描文档中，并且发送所述信息给扫描文档管理服务器40，从而登记这些信息。各单元11～13的处理功能由多功能装置10的计算机与该计算机的CPU协作来实现。

信息终端装置20具有用户ID获取处理单元21、请求信息产生处理单元22、文档选择处理单元23和扫描文档获取处理单元24。用户ID获取处理单元21获取由读卡器4读取的用户ID。请求信息产生处理单元22产生文档获取请求信息，用以获取唯一地指定从扫描文档管理服务器40提取的扫描文档所需要的信息。文档选择处理单元23将信息终端装置20收集的文档获取请求信息(属性信息)与登记在扫描文档管理服务器40中的扫描文档的每条属性信息进行比较，从而选择与文档获取者相关的扫描文档，也就是说，被当作文档获取者的获取目标的扫描文档。扫描文档获取处理单元24从扫描文档管理服务器40提取所选择的扫描文档。

信息管理服务器30是一台服务器计算机，它存储和管理操作电子会议系统所需要的信息，比如后面将说明的用户信息和扫描仪信息。如同后面将描述的一样，当丢失各种信息时，必须重构丢失的这些信息，而且可以假设它们是普通电子会议系统里已有的信息。这样有效地利用已有信息被看作本实施例的一个特征。在图2中，信息被集中并显示为数据库31。信息管理单元32响应于多功能装置10和信息终端装置20的请求从数据库31提取需要的信息并发送这些信息。信息管理单元32按照这种方式管理数据库31中保存的信息。信息管理单元32的处理功能由服务器计算机与这台服务器计算机上安装的CPU内执行的程序结合起来实现。

扫描文档管理服务器40是一个服务器计算机，它存储和管理多功能装置10准备的文档登记信息。扫描文档管理服务器40包括一个扫描文档信息存储单元41和一个扫描文档信息管理单元42，其中扫描文档信息存储单元41根据从多功能装置10发送的文档登记信息存储扫描文档和属性信息；扫描文档信息管理单元42对由扫描文档信息存储单元41保存的信息进行管理，比如将信息登记到扫描文档信息存储单元41中，以及响应于信息终端装置20的请求，从扫描文档信息存储单元41提取和发送需要的信息。扫描文档信息管理单元42的处理功能由服务器计算机与服务器计算机的CPU中执行的程序结合起来实现。

图3是显示信息管理服务器30的数据库31保存的信息的一个实例的示意图。图3显示了会议信息、用户信息和扫描仪信息(会议室信息)。在这里，“会议”指的是识别用户作为成员参加的会议的信息。在图3中，为每个会议登记了会议的识别信息(以后叫做“会议ID”)、会议名称、参会者列表、地点、开始时间和结束时间，其中，在会议名称下，设置用于识别会议的文本信息，它清楚地说明会议的目的、日程等等，比如“商品开发”和“设计评论”。对于成员，设置参加会议的用户的用户ID。对于地点，设置正在其中开会或者要在其中开会的会议室。在开始日期下，设置会议开始日期和时间或者会议要开始的日期或时间。空白区间表示合适的信息还未确定。在结束时间下，设置会议的结束日期和时间。如果设置了开始日期和时间，结束日期和时间还没有设置，会议就是正在开。当开始日期和时间和结束日期与时间都没有设置时，这个会议就是还没有召开。显然，可以用标志信息来说明会议是正在开、计划要开还是已经开完。在本实施例中，为了方便，会议信息和会议状态信息被结合在一起并且在一个表中进行管理，但是也可以将它们分别放在不同的表格中进行管理。已经结束的会议的状态信息都放在历史记录数据库中(图中没有示出)累积。

关于用户信息，将用户ID、该用户参加的会议的会议ID以及用户的当前位置信息相关联并且设置。如图3所示，单个用户可以参加多个会议。事先设置读卡器3和4的安装地点，以便在IC卡5的读卡操作期间，当从任意一个对应的装置10、20发送他或她的用户ID时，就可以获取每个用户的当前位置。每个用户参加的会议的信息都可以当作个人信息进行处理，例如他们的名字和部门(图中没有示出)。但是，在本实施例中，为了说明起来方便，用户信息的组成如图3所示。

在扫描仪信息中，设置可以指定扫描仪的扫描仪识别信息(以后叫做“扫描仪ID”)，以及安装扫描仪的地点信息。

会议室信息包括能够指定会议室的一组识别信息(以后叫做“会议室ID”)、会议室的地点信息、以及所安装的扫描仪的ID。请注意：当每个多功能装置10都安装在相应会议室时，扫描仪信息和会议室信息就可以形成在单个表格内。请注意：通过例如“赤坂10F”的字符来显示位置信息，但是它们也可以是经度和纬度信息，以简化计算机执行的距离计算。

在本实施例中，特征之一是扫描文档由扫描文档管理服务器40保存和管理，从而可以很方便地在另一个会议室中使用扫描文档信息。但是，在采用本实施例的实际电子会议系统中，存在这种情况，即其中单个用户扫描多种类型的文档(会议数据)，或者一个用户登记的扫描文档要与同一个会议的另一个成员共享。因此，除了单个用户在单个地点扫描文档和提取文档这样的应用之外，本发明的本实施例还可以应用于文档的扫描和提取是在不同地点或者由不同用户进行的这种情况。下面将参照这样的实例说明本实施例的操作，其中文档的扫描和提取是在不同位置由不同用户进行的。请注意，本实施例可以粗略地分类为当多功能装置10扫描文档时进行的文档扫描处理，和当提取扫描文档供使用时进行的扫描文档获取处理。首先，将参考图4中的流程图说明文档扫描处理。

在步骤110中，为了扫描文档，用户允许读卡器3读用户的IC卡5，其中读卡器3连接到用户当前所在会议室内安装的多功能装置10。当读卡器3读取IC卡5中记录的用户ID时，读卡器将用户ID发送给多功能装置10。多功能装置10的用户ID获取处理单元11按照这种方式获取从读卡器3发送的用户ID。

下一步，在步骤120中，用户允许多功能装置10利用扫描仪功能扫描文档。

在步骤130中，属性信息产生处理单元12向信息管理服务器30发送一个信息获取请求，该信息获取请求包括多功能装置10中保存的扫描仪ID和用户ID。

当发送信息获取请求时，信息管理服务器30中的信息管理单元32通过将用户ID用作关键字搜索数据库31中登记的用户信息，以查找用户所参加的会议的ID。信息管理单元获取会议ID指定的会议名称。这个单元还通过将扫描仪ID用作关键字搜索扫描仪信息，以找到多功能装置10的安装地点信息。信息管理单元32将通过这种方式获取的信息返回给多功能装置10。因为多功能装置10的安装位置由信息管理服务器30管理，因此用户的当前位置可以由从多功能装置10发送的用户ID来更新。

当响应于该请求从信息管理服务器30发送信息时，多功能装置10中的属性信息产生处理单元12产生关于用户的信息，例如用户ID和会议；和文档扫描信息，例如扫描仪ID、安装位置信息、以及扫描执行日期信息。在这个实例中，因为获取了信息管理服务器30保存的已有信息，因此用户不需要进行输入操作来设置属性信息。不用说，可以允许用户输入，以及任意属性信息可以以可选的方式包括在自动收集的属性信息中。请注意，当在每个多功能装置10中设置多功能装置10的信息(比如与文档读取有关的扫描仪安装位置信息)时，可以使用内部信息。因此，不必从信息管理服务器30获取这些信息。

另外，由于在本实施例中扫描的纸件文档包括用于会议的数据等等，因此指定哪个会议要使用该扫描文档是很方便的。作为指定会议的一个实例方法，属性信息产生处理单元12可以在多功能装置10的液晶显示板上列出和显示从信息管理服务器30发送的用户参加的一个或者多个会议的名称，从而使用户能够从显示的列表上选择会议名称。可替换地，在信息管理单元32中，由会议信息中登记的会议状态和用户ID指定的用户当前位置，指定用户正在参加或者刚刚参加的会议，并且只有指定的会议被发送给多功能装置10。按这种方式，可以将扫描文档与多功能装置10中的会议相关联。这样，可以唯一地指定扫描文档和使用这些文档的会议。包括在属性信息产生处理单元12的属性信息内的“会议”只是按照这种方式指定的会议的一个实例。

在步骤140中，登记信息处理单元13将属性信息产生处理单元12在步骤130中产生的属性信息添加到步骤120中读取的扫描文档，以由此产生登记信息。这些信息被发送给扫描文档管理服务器40。请注意，步骤120和130的执行顺序不限于上面所说明的顺序。可以在执行步骤140之前按照相反的顺序，或者同时，或者并行执行它们。

扫描文档管理服务器40中的扫描文档信息管理单元42将从多功能装置10发送来的文档登记信息登记到扫描文档信息存储单元41中。图5显示了扫描文档信息存储单元41中登记的扫描文档信息的数据的一个实例构成。在图5中，“文档ID”是指定扫描文档的文档识别信息。在本实施例中，设置扫描文档的存储位置，并且登记为文档ID。“扫描位置”、“扫描日期”、“会议”和“所有人”都与这个文档ID相关联，并且为每一条登记信息登记它们。“扫描”位置指定文档是在哪里扫描的，以及设置多功能装置10的安装位置信息。对于“所有人”，设置用户ID。

如上所述，在本实施例中的文档扫描处理中，可以响应于读卡器3的读取操作和文档，将属性信息自动地添加到扫描文档中。接下来，将参考图6所示的流程图，说明本实施例中的扫描文档获取处理。当除了文档所有人之外的用户(文档读取者)从读取文档的位置以外的地点获取扫描文档时进行该处理。

在步骤210中，除了文档所有人之外的用户意识到多功能装置10里的文档读取操作已经完成，并且允许读卡器4读取这个用户的IC卡6，以便获取该文档。该读卡器与安装在用户当前所在会议室内的信息终端装置20连接。在读取记录在IC卡6中的用户ID之后，读卡器4将用户的ID发送给信息终端装置20。信息终端装置20的用户ID获取处理单元21按照这种方式获取从读卡器4发送的用户ID。

在步骤220中，请求信息产生处理单元22将包括获取的用户ID的信息获取请求发送给信息管理服务器30。

当发送信息获取请求时，信息管理服务器30中的信息管理单元32搜索登记在数据库31中的用户信息，其中将用户ID用作关键字，以查找用户参加的会议的ID。获取会议ID指定的会议的名称，并且将获取的信息返回给信息终端装置20。请注意：因为安装信息终端装置20的位置可以存储在信息管理服务器30中，所以用户的当前位置可以利用从信息终端装置20发送的用户ID来更新。

当响应于该请求从信息管理服务器30发送信息时，信息终端装置20中的请求信息产生处理单元22参考该信息中包括的会议只指定一个会议。这样做是为了指定用户当前所在的会议室要召开什么样的会议，换句话说，指定用户应该参加的会议。此外，当指定会议时，可以指定要从信息管理服务器30获取的扫描文档。在这里，当用户只参加一个会议时，就能够唯一地指定该会议。相反，当该用户要参加多个会议时，请求信息产生处理单元22在信息终端装置20的显示器上列出并显示多个会议名称，以便该用户能够从这个列表中选择一个名称。显示会议名称的用户接口可以用现有技术构成。即使用户不选择信息，该会议信息也允许标识在哪个会议室正在召开什么会议。但是，有可能用户要参加的多个会议正在同时并行召开，并且用户参加这些会议中的一个会议。因此，在本实施例中，允许用户选择会议，以考虑所有形势。请注意，在文档所有人在扫描文档管理服务器40只登记了一个扫描文档的情况下，可以仅仅通过用户ID就能指定扫描文档，并且文档所有人提取扫描文档。

随后，请求信息产生处理单元22将包括指定会议的信息获取请求发送给信息管理服务器30。

当发送信息获取请求时，信息管理服务器30中的信息管理单元32将会议名称作为关键词，搜索数据库31中登记的会议信息，并且提取参加该会议的用户的ID和位置，将该信息发送给信息终端装置20。

信息终端装置20中的请求信息产生处理单元22参照信息管理服务器30响应于该请求发送的信息，获取属性信息，用于从扫描文档管理服务器40中登记的扫描文档里寻找对应的扫描文档。图7显示了由信息终端装置20获取的信息的一个实例构成。通过上述处理，获取了用户要参加的会议的召开位置信息、能够从信息终端装置20获取的用来设置当前时间的文档获取请求日期、会议名称、以及参加这一会议的用户。请求信息产生处理单元22从输入的用户ID产生包括图7所示属性信息的文档获取请求信息。

在步骤230中，文档选择处理单元23按照如下方式指定要从扫描文档管理服务器40中存储的扫描文档里获取的扫描文档。下面将说明指定文档时要考虑的属性。

首先，在这个实例中，文档所有人以外的用户能够获取文档。因此，例如，存在这种需要，那就是不仅仅文档所有人“u1”，而且文档所有人u1所参加的会议团体“m1”和“m2”的其它成员被允许获取文档所有人“u1”的扫描文档。以相同方式，会议的“会议地点”(扫描文档的获取位置)不必与文档读取位置相匹配。同时，因为会议是针对该扫描文档的用户的一个主题，所以包括在“u1”的用户信息里的“会议”与获取这该文档的用户的相应信息必须相符。至于日期，当“扫描日期”接近使用日期时，该文档更有可能将被使用。因此，“位置”、“会议名称”、“成员”和请求信息日期的组合可以确定所选择的文档。因此，在本实施例中，可以按照以下方式来指定要获取的扫描文档。

假设在扫描文档的属性中，“位置”的集合是P，“日期”的集合是T，“会议”的集合是M，参加这一会议的“用户”的集合是U；p∈P，t∈T，m∈M，并且u∈U。对于单个扫描文档，提取一个四项的集合(quadruplet)<p，t，m，u>的属性。类似地，假设用户子集的集合是S，并且s∈S，信息终端装置20提取四项的集合<p，t，m，s>的属性。在这里，假设扫描文档的属性是<p1，t1，m1，u1>，信息终端装置20的属性是<p2，t2，m2，s2>。此外，按照如下方式定义两个函数δ和in：

δ(x，y)＝0或者1，其中如果x＝y，该函数就等于0，否则等于1；

in(u，s)＝0或者1，其中如果u∈s，该函数就等于0，否则等于1。

此外，按照如下方式定义扫描文档的距离f：

f(<p1，t1，m1，u1>，<p2，t2，m2，s2>)

＝a*δ(p1，p2)+b*|t1-t2|+c*δ(m1，m2)

+d*in(u1，s2)

其中a、b、c和d是用户可以任意设置的加权系数。在本实施例中，对于距离函数f，分别计算信息终端装置20保存的属性值<p2，t2，m2，s2>与存储在扫描文档管理服务器40中对应的扫描文档的属性值<p1，t1，m1，u1>之间的距离。假设计算结果产生较小值的扫描文档是这次将要获取的扫描文档。也就是说，计算的距离f是表示由信息终端装置20保存的属性信息与扫描文档管理服务器40中存储的每个扫描文档的属性信息之间关系的一个函数值。较小的值表示更高的相关度(关系更密)。也就是说，该文档对应于这次需要的扫描文档的可能性更高。

在这里将说明每一项。首先，在扫描文档的距离函数f中，当文档获取位置与文档扫描位置相同时，关于“位置”的第一项a*δ(p1，p2)等于0。当位置不同时，第一项等于1。该地点是利用地理位置信息计算出来的，比如经度、纬度和高度信息，或者是唯一地用于某个地点(比如特定的会议室，或者是某个建筑物的楼层)的名称(字符串)。在这种情况下，文档的扫描地点不必与提取地点相同，并且不需要过重地加权这个地点对属性的依赖性。也就是说，将系数a设置成一个小值。在本实施例中，采用了函数δ，但是也可以采用其它函数，比如产生正比于位置之间距离的一个数字值的函数。

关于“日期”的第二项b*|t1-t2|是依赖于从扫描文档文之后所经历时间的一项。例如，如果u1扫描会议m的数据，在会议刚刚结束以后的14:00扫描完，则扫描文档被立即使用，这一项就等于一个小值。当该信息的实时特性被看得比较重要时，就可以给系数b设置一个较大的数值。

当文档所有人所参加的会议与获取文档的用户所参加的会议相同时，关于“会议”的第三项c*δ(m1，m2)等于0。当他们参加的会议不同时，第三项等于1。在这种情况下，由于已经预先假设扫描文档是特定会议的会议数据，因此“会议”必须相同。于是，将系数c设置成一个明显较大的数值。

关于“用户”的第四项d*in(u1，s2)是取决于会议成员的一项。对于信息终端装置20保存的“用户”的属性值s2，设置了一个或者多个会议成员。在这种情况下，因为预先假定了扫描文档是特定会议的会议数据，因此只允许这一会议的成员访问这些数据。于是，给系数d设置一个非常大的数值。

文档选择处理单元23通过将信息终端装置20所具有的属性<p2，t2，m2，s2>与上述扫描文档管理服务器40中存储的扫描文档属性<p1，t1，m1，u1>进行比较，计算每个扫描文档的距离f。此外，按照距离增大的顺序在信息终端装置20上列出和显示扫描文档。具体地说，在计算距离f期间，在显示屏上显示出从扫描文档管理服务器40中提取出来的每个扫描文档的属性信息。因为文档是按照上面所描述的距离f增大的顺序显示的，用户将要获取的扫描文档通常必定接近该列表的顶部，以便用户能够很容易地找到将要获取的扫描文档。因为文档选择处理单元23允许用户按照这种方式来选择扫描文档，所以能够指定用户所获取的扫描文档。

在步骤240中，扫描文档获取处理单元24从扫描文档管理服务器40获取对应于扫描文档的指定属性信息的扫描文档。在这种方式下，用户就能够将目标扫描文档下载到信息终端装置20中。

在以上说明中，扫描文档被给出优先次序、列出并显示出来，从而使用户能够选择目标文档。但是，考虑到安全因素，可能会有这种情况，即最好不显示所有扫描文档作为选择候选。因此，例如，可以给距离f设置一个阈值，并且不能从这个列表内选择或者在列表上不显示距离超出这个阈值的扫描文档。例如，当在距离函数f中，对于用户“u”，超出该阈值的值被预先设置为系数d时，即便扫描文档存在，用户“u”也不能得到。按照这种方式，仅仅通过改变距离函数f中的加权系数就能够很容易地调整安全程度。虽然前面在距离函数f的说明中已经说明用户能够任意设置加权系数a～d，但是可以考虑安全性来限定加权系数的可设置范围。

而且，虽然在本实施例中在文档获取请求信息中包括用户信息、地点信息等等四项属性信息，但是没有必要总是将这四项属性信息组合在一起，而是只要合适就可以结合使用这些信息。例如，如上所述，当同一个用户在一个地点使用文档时，可以只使用用户ID。

还有，如上所述，根据本实施例，响应于用户的读卡器4读取IC卡6的操作，当获取文档时，扫描文档管理系统执行该处理。

根据本发明的实施例，可以将文档数据下载到PC 20而不需要多功能装置10的类型信息和地址信息，不需要驱动软件，也不需要使用任何保密箱。特别是，在本实施例中，虽然文档所有人仍然能够将文档载入读取文档地点处的信息终端装置20，但是如同上面实例中描述的那样，所有人以外的其它用户也能够从一个不同的地点提取目标扫描文档，同样与上面的实例中描述的一样。当信息管理服务器30有效地使用保存的已有信息时，可以将属性信息添加到扫描文档中去，而不需要用户进行操作，比如人工输入操作。

请注意，虽然在本实施例的实例中，信息终端装置20配备了文档选择处理单元23来指定信息终端装置20中的扫描文档，但是也可以采用这样的结构，即其中将信息终端装置20的属性信息<p2，t2，m2，s2>发送给扫描文档管理服务器40，并且由扫描文档管理服务器40来指定该扫描文档。采用这种结构，可以减少将要在信息终端装置20和扫描文档管理服务器40之间传送的属性信息的量。还有，不需要在每个信息终端装置20处都安装文档选择处理单元23。

第二实施例

本发明的第二实施例主要给出了在第一实施例描述的文档扫描过程与扫描文档获取过程中用户接口的一个特定结构。

第二实施例的结构与图1、2所描述的第一实施例的结构基本上相同，在此不再描述。第二实施例中的扫描文档管理服务器40构造成为每个会议归类与该会议有关的电子文档，并且在扫描文档信息存储单元41中存储所归类的电子文档。

图8是举例性解释存储在本实施例的信息管理服务器的数据库中的信息。该结构基本上与第一实施例的相同，例外是将附加信息增加到该会议信息与用户信息。由于扫描文档管理服务器40被配置成存储与管理电子文档，同时如上所述的按会议进行归类。用于标识为每个会议设置的储存库的储存库信息对应于每个会议ID地被设置在会议信息内，以便允许标识电子文档的存储目的地。而且对于每个用户而言，用户信息是与卡ID(是用户所拥有的IC卡的标识信息)相对应地设置。

下面，描述第二实施例中文档扫描过程。由于该过程的基本流程与第一实施例的相同，该过程将参照图4的流程图进行描述，且不描述重复的过程。

在步骤110中，在读取文档之前，用户允许读卡器3读用户的IC卡5，其中读卡器3连接到用户当前所在会议室内安装的多功能装置10。在本实施例中，由于卡ID是记录在IC卡5内，用户ID获取处理单元11将卡ID发送给信息管理服务器30以获取用户的ID。当信息管理服务器30的信息管理单元32接收到该卡ID时，信息管理单元32从所述用户信息中获取对应于该卡ID的用户ID，并将用户ID返回给多功能装置10。在本实施例中用户ID获取处理单元11按照这种方式获取用户ID。

在上面描述的第一实施例中，用户ID是直接记录在IC卡5上。相反，在第二实施例中，卡ID是记录在IC卡上并搜索用户信息，同时将所读取的卡ID用作关键词以获取用户ID。尽管本实施例在要求的对信息管理服务器30的查询处理方面会增加负荷，但是本发明却具有下列优点。具体地说，例如当用户丢失IC卡时，可通过从用户信息中删除用户丢失的IC卡的卡ID而立即禁止使用所丢失的IC卡。此外，通过重发IC卡与利用IC卡的卡ID更新用户信息，用户可以毫无问题地使用电子会议系统。

在第一实施例中，步骤120与130描述为可反转的。即步骤120与130可以按照任意顺序执行，甚至是同时执行。在第二实施例中，如下面将要描述的，在用户选择了多功能装置10的扫描功能后，从所述信息管理服务器30获取属性信息，然后执行文档扫描过程。因而，步骤120是在步骤130之前执行的，或者更准确地说，步骤120与130是以组合方式执行的。

图9是表示示例性屏幕显示到装备在多功能装置10内的操作面板(控制台)的转换的示意图，下面参照图9来描述步骤120与130的处理。

为了借助于多功能装置10的扫描仪功能来读取要在会议中使用的纸件文档以形成电子文档，用户选择显示在多功能装置10的操作面板上的扫描按钮。在图9中，在操作面板上显示并被选择的例如按钮、切换键等的GUI部件中，由实线环绕的GUI部件指示该GUI部件已经被用户选择，因此如上所述图9(a)表示用户已经选择了扫描按钮。

当用户选择了扫描按钮时，多功能装置10显示该扫描文档的存储目的地的指定屏。在本实施例中，作为存储目的地，可以选择“保密箱”、“会议”以及用于选择其它存储目的地的“其它”。当用户选择了“会议”时，属性信息产生处理单元12将用户ID发送给信息管理服务器30以查询该用户参加的有关会议。

当信息管理服务器30的信息管理单元32从多功能装置10接收到查询时，信息管理单元32从该用户信息中获取对应于包含在该查询中的用户ID的一个或多个会议ID，然后从会议信息中获取由所获取的一个或多个会议ID所标识的会议的名称，该信息管理单元32将如此获得的信息返回给多功能装置10。例如，采用图8所示的例子，当用户ID是“u1”时，信息管理单元32返回指定用户ID“u1”的用户参加的会议的“商品开发”与“专利研讨”。

属性信息产生处理单元12在图9(b)所示的操作面板的预定区域内以列表形成显示以这种方式获得的会议的名称。

然后，当用户选择在该列表中显示的会议之一时，如图9(b)所示的“商品开发”，属性信息产生处理单元12显示存储目的地的文件名称和该会议的储存库，要读取的文件要存储到该其中，如图9(c)所示。由于不必要展示由URL等代表的实际的储存库给该用户，在图9(b)中，采用这样一种配置，其中会议的名称作为储存库的虚拟名称显示。这里，要附着到扫描文档上的文件名称是由属性信息产生处理单元12自动地产生的。该文件名的产生过程后面将予以描述。

当用户确认了有关显示在屏幕上的扫描文档的登记的信息之后(会议储存库与文件名称)选择了扫描开始按钮时，多功能装置10指示扫描仪机构运行以执行纸件文档的读取过程，并且同时指示属性信息产生处理单元12将信息获取请求(包括存储在多功能装置10内部的扫描仪ID与用户ID)发送给信息管理服务器30。如上面参照第一实施例所描述的，包含与用户有关的信息如用户ID、会议以及与文档读取有关的信息如扫描仪ID、安装位置信息以及有关扫描日期与时间的信息的属性信息是根据从信息管理服务器30传送的信息自动地产生的。如参照图9(b)所描述的，属性信息可以标识用户参加的会议，因此与所标识的会议有关的信息将包含在所述属性信息中。

在步骤140，登记信息处理单元13将属性信息产生处理单元12产生的属性信息添加到扫描文档，并产生文档登记信息。从图9(c)所示的屏幕指定的文件名被附着到对应于该文件登记信息的文件上。该文件被发送给扫描文档管理服务器40，并存储在对应会议的储存库下。

在第一实施例中，作为标识该扫描电子文档所属的会议的方法，在所描述的方法中，具有IC卡用户参加的会议的列表显示在多功能装置10的液晶板上并且用户选择一项会议。在第二实施例中，描述了该方法的一个特定示例。

在第二实施例中，由上面描述可以清楚地看到，包括用户ID、用户在会议的某一阶段参加的会议的名称以及在属性信息产生阶段的属性信息在步骤110和130从信息管理服务器30获取。这是因为不清楚在用户允许读取IC卡后，用户是否会选择图9(b)中的“会议”，并且因此系统配置成在选择了扫描功能后在一必要的定时获取必要的信息。如果希望减少对信息管理服务器30的访问次数，还可以采用这样的配置：其中根据该卡ID，当获取用户ID时，有关对应于该卡ID的用户的所有信息均从信息管理服务器30获取。

下面描述被附着到扫描文档的文件名称。如图9(c)所示，要读取的文档所要存储的会议储存库以及文件名称显示在该屏幕上，因为用户在图9(a)中已经选择了文档扫描，就可以标识出要存储的该电子文档是一个扫描文档，并且因此在第二实施例中的属性信息产生处理单元12自动地通过组合明显地指示所扫描文件的类型的“扫描文档”与读取该扫描文档时的时间信息而产生一个文件名称。事实上，更严格地说，由于文档还没有被扫描，时间信息是指示当前时间的信息。该时间信息包括在文件名称内以便将该扫描文档与其它扫描文档区分开来，因而在图9(c)中，仅年、月、日附着到文档类型上如“Y1M1D1”。还可以进一步增加时间数据如小时、分钟、秒以便更可靠地避免产生文件名称重叠。此外，因为仅要求将唯一的文件名称附着到扫描文档上，该文件名称可以按照预定的命名规则如序列数产生方式来自动地产生文件名称。

在本实施例中，对应于文档读取计算机的多功能装置10一般地不适于文件名称的输入操作，这是因为多功能装置10不一定具有字母键盘。因此在本实施例中，为使用户方便，属性信息产生处理单元12按照如上所述的预定的命名规则来自动地产生唯一的文件名称。可选地，也可以采用由用户确定并分配文件名称的配置。在图9(c)中文件名称由矩形环绕，该矩形指示了该文件名称的输入与显示区，该用户可以通过预定的输入操作设置与改变该文件名称为一个期望的文件名称，只要该文件名称在该文件在扫描文档管理服务器40中所存储的会议储存库内保持唯一性即可。

下面，描述第二实施例中的扫描文档获取过程。该过程的基本流程与第一实施例中的流程相同，因此第二实施例将按照图6的流程图进行描述，并且相应地省略了重复过程的描述。

在步骤210中，用户允许读卡器4读取用户所拥有的IC卡以获取文档，其中读卡器4连接到用户当前所在会议室内设置的信息终端装置20。在本实施例中，由于卡ID是记录在IC卡6内，信息终端装置20的用户ID获取处理单元21将卡ID发送给信息管理服务器30以获取用户的ID，这一点与文档扫描过程中的用户ID获取处理单元11类似。然后，用户按照在信息终端装置20的显示屏上的显示内容采用一个选择操作来获取期望的电子文档。

图10是表示在信息终端装置20的屏幕上的示例性屏幕显示转换的方框图。在读取了IC卡6之后，如图10(a)所示的屏幕显示在该显示器上，用户利用显示的屏幕指定用户期望获取的电子文档的存储目的地。在本实施例中，作为存储目的地，考虑了“保密箱”、“会议”以及用于指定其它指定目的地的“其它”。当用户选择了“会议”时，请求信息产生处理单元22将包含用户ID的信息获取请求发送给信息管理服务器30。

当信息管理服务器30中的信息管理单元32接收到信息获取请求时，信息管理单元32将用户ID用作关键字搜索数据库31中登记的用户信息，检索用户所参加的会议的会议ID，并且获取由会议ID所标识的会议的名称。然后，信息管理单元32将获取的信息返回给信息终端装置20。

当响应于该请求，信息终端装置20的请求信息产生处理单元22从信息管理服务器30接收信息时，请求信息产生处理单元22在显示器的预定显示区域显示包含在所接收的信息中的会议列表。图10(a)是拥有IC卡6的用户参加会议“商品开发”、“环境改善”以及“技术讨论”情况的示例性显示。图10(a)示出了其中选择了“商品开发”会议的示例性显示。当用户从在该列表中显示的多个会议中选择一个会议时，请求信息产生处理单元22将选择的会议名称发送给信息管理服务器30。该信息管理服务器30的信息管理单元32搜索会议信息，同时使用由该信息管理单元32接收的会议名称作为关键词，从而获得该会议的储存库信息，并且返回该储存库信息。然后，请求信息产生处理单元22将所获取的储存库信息发送给扫描文档管理服务器40，以便获取存储在该储存库中的电子文档的类型。按这种方式，存储在所选择的“商品开发”会议的储存库中的电子文档的类型以列表显示在该屏幕上预定区域上。图10(b)示出了其中显示“扫描文档”与“编辑文档”的示例性显示。

当用户此时选择了文档类型时，请求信息产生处理单元22产生文档获取请求信息，该获取请求信息包括对应于所选择的会议的储存库信息名称与文档类型。图10(b)示出的是其中选择了“扫描文档”的情形。

在步骤230，文档选择处理单元23以下列方式标识要从存储在扫描文档管理服务器40中的多个扫描文档中获取的扫描文档。在第一实施例中，扫描文档是通过利用作为参数加到扫描文档的属性信息的加权计算而标识的。在第二实施例中，该过程是按下列方式执行。

具体地说，第二实施例中的文档选择处理单元23向信息管理服务器30发送由所述请求信息产生处理单元22产生的文档获取请求信息。信息管理服务器30的信息管理单元32搜索存储在会议储存库中的属于该文档类型的文件，同时使用包含在所发送的文档获取请求信息中的储存库信息作为关键词，以由此获取并返回对应文件的名称。

文档选择处理单元23在屏幕的预定区域上以列表显示所获取的文件名称。在图10(c)中示出了该显示屏的一个示例。在第二实施例中，目标扫描文档可以通过允许用户从以列表形成在屏幕上示出的多个文件名称中选择该目标文件来进行标识。

在步骤240，扫描文档获取处理单元24从扫描文档管理服务器40检索所标识的扫描文档。按这种方式，用户可以检索目标扫描文档给信息终端装置20。

按这种方式，第二实施例的读文档管理系统响应用户的操作在文档获取过程中执行该过程以允许读卡器4读取IC卡6。

在上面描述的实施例中，多功能装置10中的计算机用作文档扫描计算机。用于扫描文档的装置包括安装在多功能装置10上的扫描仪、连接到多功能装置10的读卡器4，但是一个通用PC机可连接到该扫描仪与读卡器3以构造该装置。类似地，尽管在上述示例中，用户标识信息读取单元是由从用户IC卡5、6读取用户ID的读卡器3构造的，也可使用多功能装置10的扫描功能。用户标识信息读取单元的构造也可以考虑用户ID的存储介质而进行适当的改变，这不仅适用于文档扫描装置，还适用于文档读取装置如信息终端装置20等。

尽管已经参照示例描述了上述实施例，在该示例中读文档管理系统应用于电子会议系统，本发明也不限于与电子会议一起使用，实际上可适用于其中要处理扫描与数据化文档的任何系统中。

本发明有利地提供一种文档扫描管理系统，该系统通过使用文档扫描单元如扫描仪而便于读取文档，并且也可获取或处理一个经过扫描的文档。

根据本发明的另一方面，提供一种文档扫描管理系统，包括：信息管理单元，用于存储和管理有关用户的信息；文档管理单元，用于存储和管理电子文档；文档读取单元；第一用户标识信息读取单元，用于获取操作该文档读取单元的用户的标识信息；属性信息产生单元，用于从信息管理单元获取由所述第一用户标识信息读取单元所获取的该用户标识信息所标识的用户的信息，并根据所获取的用户信息产生属性信息；文档登记单元，用于在所述文档管理单元中登记所述文档数据与所述属性数据；文档显示单元；第二用户标识信息读取单元，用于获取操作该文档显示单元的用户的标识信息；请求信息产生单元，用于从所述信息管理单元中获取由所述第二用户标识信息读取单元所获取的用户标识信息所标识的用户信息，并且根据所获取的用户信息，产生用于标识要从所述文档管理单元获取的文档数据的文档获取请求信息；相应文档选择单元，用于根据登记在所述文档管理单元中的属性信息和文档获取请求信息从所述文档管理单元中选择与用户有关的文档数据；以及显示控制单元，用于在文档显示单元上显示所选择的文档数据。

根据本发明的再一个方面，提供一种可由计算机读取的存储介质，该存储介质存储有可由计算机执行以实现读文档管理系统的功能的读文档管理程序，其中该读文档管理系统包括：信息管理单元，用于存储和管理有关用户的信息；文档管理单元，用于存储和管理电子文档；文档读取单元；第一用户标识信息读取单元，用于获取操作该文档读取单元的用户的标识信息；文档显示部分，具有文档显示单元，和第二用户标识信息读取单元，用于获取操作该文档显示单元的用户的标识信息；所述功能包括：获取操作该文档读取单元的用户的标识信息；根据信息管理单元获取所述用户的信息；根据所获取的用户信息和用户标识信息产生属性信息；在所述文档管理单元中登记所述文档数据。

根据本发明又一个方面，提供一种可由计算机读取的存储介质，该存储介质存储有可由计算机执行以实现读文档管理系统的功能的读文档管理程序，其中该读文档管理系统包括：信息管理单元，用于存储和管理有关用户的信息；文档管理单元，用于存储和管理电子文档；文档读取单元；第一用户标识信息读取单元，用于获取操作该文档读取单元的用户的标识信息；文档显示单元；以及第二用户标识信息读取单元，用于获取操作该文档显示单元的用户的标识信息；所述功能包括：指示所述第二用户标识信息读取单元以获取操作该文档显示单元的用户的标识信息；从所述信息管理单元获取所述用户的信息；根据所获取的用户信息，产生用于标识要从所述文档管理单元获取的文档数据的文档获取请求信息；根据登记在所述文档管理单元中的属性信息和文档获取请求信息从登记在所述文档管理单元的文档数据中选择与用户有关的文档数据；以及在文档显示单元上显示所选择的文档数据。

根据本发明的另一个方面，期望的是在存储介质中，所产生的属性信息进一步包括与用户所属的组有关的信息，其中该用户是在从信息管理单元获取的用户信息中指示的。

根据本发明的另一个方面，期望的是在存储介质中，所产生的文档获取请求信息进一步包括与用户所属的组有关的信息，并且与用户有关的文档数据是通过从登记在文档管理单元中的文档数据中选择的，并且这种选择是通过将包含在文档获取请求信息中的有关该组的信息与包含在文档管理单元所登记的属性信息中的有关该组的信息进行对比而进行的。

根据本发明的另一个方面，期望的是在存储介质中，设置多个文档读取单元与多个文档显示单元。

根据本发明的另一个方面，期望的是在存储介质中，当用户属于多个组时，组信息以列表形式显示在文档显示单元上并且获取有关由用户选择的组的信息。

根据本发明的另一个方面，期望的是在存储介质中，在选择文档期间，确定包含在文档获取请求信息内的信息与每条属性信息之间的差异；通过对差异加权并相加，按文档获取请求信息与每条属性信息之间的每种关系分配优先级；属性信息显示在显示单元上以示出所分配的优先级并允许用户选择所显示的属性信息之一；以及从文档管理单元中获取对应于用户选择的属性信息的文档数据。

根据本发明的另一方面，期望的是在文档扫描管理系统中，文档显示单元是会议支持系统的显示单元，并且第二用户标识信息读取单元借助于显示单元获取会议发言者的标识信息。

根据本发明的另一方面，提供一种管理扫描文档的方法，包括：存储有关用户的信息；获取指示扫描文档的第一用户的标识信息；从所存储的有关用户的信息中获取有关该第一用户的信息；根据所获取的标识信息与有关该第一用户的信息产生属性信息；登记扫描文档与属性信息；获取请求显示登记文档的第二用户的标识信息；从所存储的有关用户的信息中指定有关第二用户的信息；根据有关该第二用户的指定信息和属性信息，从登记的文档中标识要显示的文档；以及显示所标识的文档。

根据本发明的另一方面，期望的是在存储介质中，所述功能进一步包括：在文档读取部分的显示屏上以列表形式显示由所述标识用户信息所标识的用户所属的多个组，并且允许用户从这些组中选择一个组；以及与用户选择的组相对应地登记所述文档数据。

根据本发明的另一方面，期望的是在存储介质中，所述功能进一步包括：向用户展示用户所属的多个组，并且允许用户选择这些组之一；向用户展示登记在数据存储单元中且对应于用户所选择的组的多个文档；允许用户选择这些文档之一；以及在文档显示单元上显示所选择的文档。

根据本发明，即便在计算机中没有进行环境设定以搜集有关文档读取单元的信息或获取文档，从文档读取单元读取的文档数据也可以用简单的操作而获得。

而且，即使当关于用户的信息没有设置或输入，该信息也可以方便地自动获取并加到文档数据。

而且，即使是由另一个用户如属于同一组的同一会议的成员准备的文档数据也可以与由该用户准备文档数据相类似的方式而获得。同时，由于可获得的文档数据受限于用户标识信息，可以防止一个未授权方获取或使用文档数据。

即便当存在多组文档扫描数据时，假定为获取目标的该扫描文档可以优先地列出并显示，因此可以轻松地选择文档数据。

Claims (9)

1、一种扫描文档管理系统，包括：

信息管理单元，用于存储和管理关于用户的信息；

文档管理单元，用于存储和管理电子文档；

文档读取单元；

第一用户标识信息读取单元，用于获取操作该文档读取单元的第一用户的标识信息；

属性信息产生单元，用于从所述信息管理单元获取由所述第一用户标识信息读取单元所获取的该第一用户标识信息所标识的用户信息，并根据所获取的该用户信息产生属性信息；

文档登记单元，用于在所述文档管理单元中登记所读取的文档数据与所述属性信息；

文档显示单元；

第二用户标识信息读取单元，用于获取操作该文档显示单元的第二用户的标识信息；

请求信息产生单元，用于从所述信息管理单元中获取由所述第二用户标识信息读取单元所获取的第二用户标识信息所标识的用户信息，并且根据所获取的该用户信息，产生用于标识要从所述文档管理单元获取的文档数据的文档获取请求信息，所产生的文档获取请求信息进一步包括与所述第二用户所属的组有关的信息；

相应文档选择单元，用于根据登记在所述文档管理单元中的所述属性信息和所述文档获取请求信息从所述文档管理单元中选择与所述第二用户有关的文档数据，其中通过将包含在所述文档获取请求信息中的有关该第二用户所属的组的信息与包含在所述文档管理单元内所登记的属性信息中的有关该第一用户所属的组的信息进行对比，从登记在所述文档管理单元中的所述文档数据中选择与所述第二用户有关的文档数据；以及

显示控制单元，用于在所述文档显示单元上显示所选择的文档数据。

2、如权利要求1的扫描文档管理系统，其中

所述文档显示单元是会议支持系统的显示单元，并且

所述第二用户标识信息读取单元借助于该显示单元获取会议发言者的标识信息。

3、一种实现读文档管理系统的功能的读文档管理方法，其中该读文档管理系统包括：

信息管理单元，用于存储和管理有关用户的信息；

文档管理单元，用于存储和管理电子文档；

文档读取单元；

第一用户标识信息读取单元，用于获取操作该文档读取单元的第一用户的标识信息；

文档显示单元；以及

第二用户标识信息读取单元，用于获取操作该文档显示单元的第二用户的标识信息；

所述方法包括：

指示所述第二用户标识信息读取单元以获取操作该文档显示单元的第二用户的标识信息；

从所述信息管理单元获取所述第二用户的信息；

根据所获取的第二用户的信息，产生用于标识要从所述文档管理单元获取的文档数据的文档获取请求信息，所产生的文档获取请求信息进一步包括与所述第二用户所属的组有关的信息；

根据登记在所述文档管理单元中的第一用户的属性信息和所述文档获取请求信息从登记在所述文档管理单元中的文档数据中选择与第二用户有关的文档数据，其中通过将包含在所述文档获取请求信息中的有关该第二用户所属的组的信息与包含在所述文档管理单元所登记的属性信息中的有关该第一用户所属的组的信息进行对比，从登记在所述文档管理单元中的文档数据中选择与所述第二用户有关的文档数据；以及

在文档显示单元上显示所选择的文档数据。

4、如权利要求3的方法，其中

设置多个文档读取单元与多个文档显示单元。

5、如权利要求3的方法，其中

当第二用户属于多个组时，所述组信息以列表形式显示在所述文档显示单元上并且获取有关由所述第二用户选择的组的信息。

6、如权利要求3的方法，其中在选择所述文档期间，

确定包含在所述文档获取请求信息内的信息与每条属性信息之间的差异；

通过对所述差异加权并相加，按所述文档获取请求信息与每条属性信息之间的每种关系分配优先级；

所述属性信息显示在所述文档显示单元上以示出所分配的优先级并允许第二用户选择所显示的属性信息之一；以及

从所述文档管理单元获取对应于所述第二用户选择的属性信息的文档数据。

7、如权利要求3的方法，进一步包括：

在所述文档读取单元的显示屏上以列表形式显示由所述第一用户标识信息所标识的第一用户所属的多个组，并且允许所述第一用户从这些组中选择一个组；以及

与所述第一用户选择的组相对应地登记所读取的文档数据。

8、如权利要求7的方法，进一步包括：

向第二用户展示该第二用户所属的多个组，并且允许该第二用户选择这些组之一；

向第二用户展示登记在文档管理单元中且对应于该第二用户所选择的组的多个文档；

允许第二用户选择该多个文档之一；以及

在该文档显示单元上显示所选择的文档。

9、一种管理扫描文档的方法，包括：

存储有关用户的信息；

获取指示扫描文档的第一用户的标识信息；

从所存储的有关用户的信息中获取有关该第一用户的信息；

根据所获取的第一用户标识信息与有关该第一用户的信息产生属性信息；

登记所扫描的文档与所述属性信息；

获取请求显示登记文档的第二用户的标识信息；

从所存储的有关用户的信息中指定有关所述第二用户的信息，所指定的信息包括与所述第二用户所属的组有关的信息；

根据有关该第二用户的指定信息和所述属性信息，从所述登记的文档中标识要显示的文档，其中通过将包含在所述指定的信息中的有关该第二用户所属的组的信息与包含在所登记的属性信息中的有关该第一用户所属的组的信息进行对比，从所述登记的文档中标识要显示的文档；以及

显示所标识的文档。

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