WO2003088073A2 - Verfahren zum verteilen von massensendungen - Google Patents

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Wolf-Stephan Wilke
Armin Zimmermann
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Classifications

    • BPERFORMING OPERATIONS; TRANSPORTING
    • B07SEPARATING SOLIDS FROM SOLIDS; SORTING
    • B07CPOSTAL SORTING; SORTING INDIVIDUAL ARTICLES, OR BULK MATERIAL FIT TO BE SORTED PIECE-MEAL, e.g. BY PICKING
    • B07C3/00Sorting according to destination
    • B07C3/10Apparatus characterised by the means used for detection ofthe destination
    • GPHYSICS
    • G06COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06QINFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00Administration; Management
    • G06Q10/08Logistics, e.g. warehousing, loading or distribution; Inventory or stock management
    • G06Q10/087Inventory or stock management, e.g. order filling, procurement or balancing against orders

Definitions

  • the invention relates to a method for distributing bulk mail items generated at the sender using mail item processing machines, such as e.g. Sorting machines.
  • the reading rate is always, sometimes considerably, below 100%, i.e. some shipments can only be sorted with a delay or only manually and then distributed.
  • the sender's address databases are often incorrect and are usually not maintained, so that the address information provided is often incorrect.
  • Consignment can only be forwarded physically if the address is incorrect.
  • the invention is therefore based on the object of providing a method for distributing bulk mailings which is less complex than the prior art and in which the necessary manual intervention is reduced.
  • the sender delivers the bulk mailing with unaddressed mailings to the shipping service and transmits the destination address data for the mailings to be delivered to the bulk mailing.
  • the transmitted destination address data is then compared with the entries in a current, central address database. If they do not match, the relevant destination address data transmitted are corrected. Thereafter, the transmitted and possibly corrected destination address data are assigned to the individual mail items of this mass mailing in the mailing processing machine, and the addresses are accordingly applied to the individual mail items in human-readable form. Subsequently, the further processing of the mail items takes place in the mail item processing machine in accordance with the assigned address data.
  • the destination address memory is then from the controller of a mail processing machine for assigning the target addresses to the individual mail items and processing according to the assigned target address data, into which the same ID number, which also identifies the unaddressed bulk mail item, was entered or read.
  • destination addresses are also in coded, machine-readable form, e.g. printed as a bar code, only bar code readers are required for later processing on other mail order processing machines instead of OCR readers.
  • FIG. 1 shows a schematic representation of a distribution system for mass mailings with transmitted
  • unaddressed mail items 2 of a mass mailing are generated and transported by truck 4 to a responsible distribution center 5 of a shipping service.
  • the associated address data 12 from the address database 3 of the sender 1 are electronically transmitted with an ID number to a currently held central address database 13 of the shipping service.
  • the address data of each shipment 2 is compared with the entries in the address database 13 of the shipping service. If the transmitted destination address data do not match the address entries for the respective identified recipient, these destination address data are corrected accordingly.
  • the checked and possibly corrected destination address data are then stored in a destination address memory 15 under the co-transmitting ID number.
  • the mass mailing is loaded into a sorting machine 6 as the first mailing processing machine.
  • the mail items 1 are separated into a material input 7 and fed via a transport path 10 to a sorting area 11, in which they are sorted into sorting compartments by means of switch arrangements.
  • the controller 9 of the sorting machine 6 must be able to access the destination address data of the mass mailing.
  • ID number on the packaging of the mass mailing, which is either entered into the control 9 by the operator, or which is read in by a corresponding reader connected to the control 9.
  • the controller 9 of the sorting machine 6 can call up this destination address data under this ID number from a destination address memory 15 for mass mailings.
  • the corrected destination address data 14 with the associated ID number are transmitted back to the sender 1, where they replace the incorrect entries in the address database 3.
  • the controller 9 of the sorting machine 6 the retrieved destination address data are then assigned to the individual mail items 2 using loaded sorting plans.
  • the printing device 9 is activated and the respective mail item 2 receives the corresponding address imprint including the name.
  • the assignment takes place, for example, in such a way that the consignments 2 are completed in the distribution sequence for each deliverer.
  • the sorting machine only has to sort to the deliverers or only a small part to other distribution centers 16.
  • the process also takes place in the other distribution centers 16, which also receive bulk mailings from a sender 1.

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Abstract

Die Erfindung betrifft ein Verfahren zum Verteilen von Massensendungen unter Verwendung von Sendungsverarbeitungsmaschinen, in denen zu Beginn der Verarbeitung die Sendungen vereinzelt werden, mit den Schritten: Ausliefern der Massensendung, wobei die einzelnen Sendungen (2) unadressiert sind und elektronisches Übermitteln der zugehörigen Zieladressdaten (12) vom Absender (1) an den Versanddienst; Vergleichen der übermittelten Zieladressdaten (12) mit den Einträgen einer aktuell gehaltenen Adressdatenbank (13) des Versanddienstes und bei Nichtübereinstimmung Korrigieren der betreffenden übermittelten Zieladressdaten (12); Zuordnen der übermittelten und ggf. korrigierten Zieladressdaten zu den einzelnen Sendungen (2) dieser Massensendung und dementsprechend Aufbringen der entsprechenden Zieladressen in durch den Menschen lesbarer Form auf die Sendungen (2) und Verarbeiten der Sendungen gemäß der jeder Sendung (2) zugeordneten Zieladressdaten in der Sendungsverarbeitungsmaschine (6).

Description

Beschreibung
Verfahren zum Verteilen von Massensendungen
Die Erfindung betrifft ein Verfahren zum Verteilen von beim Absender erzeugten Massensendungen unter Verwendung von Sen- dungsverarbeitungsmaschinen, wie z.B. Sortiermaschinen.
Bei der maschinellen Verarbeitung von Massensendungen, bei denen jede einzelne Sendung mit der Zieladresse versehen ist, auf Sortiermaschinen nach dem Stand der Technik müssen die Zieladressen auf den Sendungen mit aufwändiger Lesetechnik gelesen werden.
Dabei ist die Leserate immer, z.T. erheblich, unter 100%, d.h. einige Sendungen können nur mit Verzögerung oder nur manuell sortiert und dann verteilt werden.
Die Adressdatenbanken der Absender sind oft fehlerhaft und in der Regel nicht gepflegt, so dass häufig schon die aufgebrachten Adressangaben fehlerhaft sind. Durch die physikalisch feste Zuordnung einer Adresse zu einer
Sendung ist die Nachsendung bei falscher Adresse auch nur physisch möglich.
Auch in diesen Fällen müssen die Sendungen manuell behandelt werden .
Der Erfindung liegt daher die Aufgabe zugrunde, ein Verfahren zum Verteilen von Massensendungen zu schaffen, das gegenüber dem Stand der Technik weniger aufwändig ist und bei dem die notwendigen manuellen Eingriffe reduziert werden.
Erfindungsgemäß wird die Aufgabe durch die Merkmale des Anspruches 1 gelöst .
Der Absender liefert hierbei die Massensendung mit unadres- sierten Sendungen an den Versanddienst aus und übermittelt an ihn die Zieladressdaten für die zuzustellenden Sendungen der Massensendung . Beim Versanddienst werden dann die übermittelten Zieladressdaten mit den Einträgen einer aktuell .gehaltenen, zentralen Adressdatenbank verglichen. Bei Nichtübereinstimmung werden die betreffenden übermittelten Zieladressdaten korrigiert . Danach werden in der Sendungsverarbeitungsmaschine die übermittelten und ggf. korrigierten Zieladressdaten den einzelnen Sendungen dieser Massensendung zugeordnet und dementsprechend die Adressen auf die vereinzelten Sendungen in durch den Menschen lesbarer Form aufgebracht. Anschließend erfolgt in der Sendungsverarbeitungsmaschine die weitere Verarbeitung der Sendungen gemäß der zugeordneten Adressdaten.
Dieses Verfahren bietet dabei durch die Verlagerung bisher im physischen Bereich ablaufender Prozesse in schnelle daten- technische Prozesse folgende Vorteile:
a) Die Adressen müssen nicht mehr gelesen werden. Entsprechende Technik kann für die Verarbeitung von Mas- sensendungen eingespart werden. b) Durch den Abgleich mit der Adressdatenbank sind die
Adressen i.d.R. korrekt. c) Durch den Abgleich mit der Adressdatenbank wird der Anteil der zwischen zwei Verteilzentren tatsächlich noch physisch nachzusendenden Sendungen minimiert (statistischer Ausgleichseffekt) . d) Der Anteil an Sendungen, die trotz ursprünglich falscher Adresse noch pünktlich ihr Ziel erreichen, wird drastisch erhöht.
Vorteilhafte Ausgestaltungen der Erfindung sind in den Unteransprüchen dargelegt .
So ist es vorteilhaft, die mit einer ID-Nummer übermittelten mit Hilfe der Adressdatenbank des Versanddienstes überprüften und ggf. korrigierten Zieladressdaten jeder Massensendung unter dieser ID-Nummer in einem Zieladressspeicher abzuspeichern. Aus diesem Zieladressspeicher werden dann die Zielad- ressen von derjenigen Steuerung einer Sendungsverarbeitungsmaschine für die Zuordnung der Zieladressen zu den einzelnen Sendungen und Verarbeitung gemäß der zugeordneten Zieladress- daten abgerufen, in welche die gleiche, auch die unadressier- te Massensendung kennzeichnende ID-Nummer eingegeben oder eingelesen wurde.
Vorteilhaft ist es auch, wenn zur Sicherung der Aktualität der Adressdatenbank des Versanddienstes die Einträge auf der Basis von Nachsendeinformationen, die von Kundenmitteilungen stammen, geändert werden.
Um den Anteil der vom Absender falsch gelieferten Adressen zu verringern, ist es vorteilhaft, die aufgrund des Abgleichens mit der Adressdatenbank des Versanddienstes korrigierten
Zieladressdaten an den Absender zu übermitteln und damit seine Adressdatenbank zu aktualisieren.
Besonders vorteilhaft ist es, die Zieladressdaten in der Ver- teilreihenfolge der Zusteller zu sortieren und in dieser Reihenfolge die Zieladressen auf die Sendungen aufzubringen. Dadurch kann ein sonst notwendiger Sortierlauf entfallen.
Werden die Zieladressen zusätzlich auch in kodierter, maschi- nenlesbarer Form, z.B. als Barkode, aufgedruckt, so sind für spätere Verarbeitungsprozesse auf weiteren Sendungsverarbei- tungsmaschinen statt OCR-Lesern nur noch Barkodeleser notwendig.
Anschließend wird die Erfindung anhand der Zeichnung in einem
Ausführungsbeispiel näher erläutert .
Dabei zeigt
FIG 1 eine schematische Darstellung eines Verteil - Systems für Massensendungen mit übermittelten
Adressdaten. Beim Absender 1 werden unadressierte Sendungen 2 einer Mas- sensendung erzeugt und zu einem zuständigen VerteilZentrum 5 eines Versanddienstes mittels LKW 4 transportiert. Die zugehörigen Adressdaten 12, aus der Adressdatenbank 3 des Absen- ders 1 werden mit einer ID-Nummer elektronisch zu einer aktuell gehaltenen zentralen Adressdatenbank 13 des Versanddienstes übertragen. Dann erfolgt ein Vergleich der Adressdaten jeder Sendung 2 mit den Einträgen der Adressdatenbank 13 des Versanddienstes. Stimmen die übermittelten Zieladressdaten mit den Adresseinträgen für den jeweiligen identifizierten Empfänger nicht überein, werden diese Zieladressdaten entsprechend korrigiert. Anschließend werden die überprüften und ggf. korrigierten Zieladressdaten unter der mitübertragenden ID-Nummer in einem Zieladressspeicher 15 abgespeichert . In dem VerteilZentrum 5 wird die Massensendung in eine Sortiermaschine 6 als erste Sendungsverarbeitungsmaschine geladen. Dort werden die Sendungen 1 in einer Stoffeingäbe 7 vereinzelt und über einen Transportpfad 10 einem Sortierbereich 11 zugeführt, in dem sie mittels Weichenanordnungen in Sortierfächer sortiert werden.
An dem Transportpfad 10 befindet sich eine Bedruckungsein- richtung 8, mit dem auf jede Sendung 2 die zugeordneten Ziel- adressangaben einschließlich Namen des Empfängers aufgebracht werden. Damit das Ausdrucken und Sortieren erfolgen kann, muss die Steuerung 9 der Sortiermaschine 6 auf die Zieladressdaten der Massensendung zugreifen können. Dazu befindet sich auf der Verpackung der Massensendung eine ID-Nummer, die entweder vom Operateur in die Steuerung 9 eingegeben wird, oder die durch einen entsprechenden an die Steuerung 9 angeschlossenen Leser eingelesen wird.
Da die übermittelten Zieladressdaten für diese Massensendung ebenfalls mit dieser ID-Nummer gekennzeichnet sind, kann die Steuerung 9 der Sortiermaschine 6 diese Zieladressdaten unter dieser ID-Nummer aus einem Zieladressspeicher 15 für Massensendungen abrufen. Darüber hinaus werden die korrigierten Zieladressdaten 14 mit der zugehörigen ID-Nummer zurück an den Absender 1 übertragen, wo sie in dessen Adressdatenbank 3 die falschen Einträge ersetzen. In der Steuerung 9 der Sortiermaschine 6 werden dann die abgerufenen Zieladressdaten unter Verwendung geladener Sortierpläne den vereinzelten Sendungen 2 zugeordnet. Entsprechend der jeweiligen Zuordnung wird die Bedruckungseinrichtung 9 angesteuert und die jeweilige Sendung 2 erhält den entspre- chenden Adressaufdruck einschließlich Namen. Die Zuordnung erfolgt z.B. so, dass für jeden Zusteller die Sendungen 2 in der Verteilreihenfolge komplettiert werden. Dadurch ist in der Sortiermaschine nur noch auf die Zusteller bzw. nur noch ein geringer Teil auf andere Verteilzentren 16 zu sortieren. Entsprechend erfolgt der Ablauf auch in den anderen Verteil- Zentren 16, die auch Massensendungen von einem Absender 1 erhalten.

Claims

Patentansprüche
1. Verfahren zum Verteilen von Massensendungen unter Verwendung von Sendungsverarbeitungsmaschinen, in denen zu Be- ginn der Verarbeitung die Sendungen vereinzelt werden, mit den Schritten:
- Ausliefern der Massensendung, wobei die einzelnen Sendungen (2) unadressiert sind und elektronisches Übermitteln der zugehörigen Zieladressdaten (12) vom Absen- der (1) an den Versanddienst;
- Vergleichen der übermittelten Zieladressdaten (12) mit den Einträgen einer aktuell gehaltenen Adressdatenbank (13) des Versanddienstes und bei Nichtübereinstimmung Korrigieren der betreffenden übermittelten Zielad- ressdaten (12) ;
- Zuordnen der übermittelten und ggf. korrigierten Ziel- adressdaten zu den einzelnen Sendungen (2) dieser Massensendung und dementsprechend Aufbringen der entsprechenden Zieladressen in durch den Menschen lesbarer Form auf die Sendungen (2) und Verarbeiten der Sendungen gemäß der jeder Sendung (2) zugeordneten Zieladressdaten in der Sendungsverarbeitungsmaschine (6) .
2. Verfahren nach Anspruch 1, wobei die mit einer ID-Nummer übermittelten, mit Hilfe der Adressdatenbank (13) des
Versanddienstes überprüften und ggf. korrigierten Zieladressdaten jeder Massensendung unter dieser ID-Nummer in einem Zieladressspeicher (15) abgespeichert werden und aus diesem von derjenigen Steuerung (9) einer Sendungs- Verarbeitungsmaschine (6) für die Zuordnung der Zieladressdaten zu den einzelnen Sendungen (2) und Verarbeitung gemäß der zugeordneten Zieladressdaten abgerufen werden, in welche die gleiche, auch die unadressierte Massensendung kennzeichnende ID-Nummer eingegeben oder eingelese- nen wurde .
3. Verfahren nach Anspruch 1, wobei die Adressdatenbank (13) des Versanddienstes auf der Basis von Nachsendeinformationen ständig aktualisiert wird.
4. Verfahren nach Anspruch 1, wobei die korrigierten Zieladressdaten der Massensendung an den Absender (1) übermittelt werden und er seine Adressdatenbank (3) dementsprechend aktualisiert.
5. Verfahren nach Anspruch 1, wobei die Zieladressdaten in der Verteilreihenfolge der Zusteller sortiert werden und in dieser Reihenfolge die Zieladressen auf die Sendungen (2) aufgebracht werden.
6. Verfahren nach Anspruch 1, wobei die Zieladressen aufgedruckt werden.
7. Verfahren nach Anspruch 1, wobei die Zieladressen zusätzlich in kodierter, maschinenlesbarer Form auf die Sendun- gen (2) aufgedruckt werden.
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