PT107301A - Sistema e método de desmaterialização de documentos. - Google Patents

Abstract

O PRESENTE PEDIDO DIVULGA UM SISTEMA E RESPETIVO MÉTODO DE DESMATERIALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS, O QUAL SE APLICADO À ATIVIDADE CONTABILÍSTICA PERMITE MELHORAR O DESEMPENHO NESSA ÁREA. A METODOLOGIA COMPREENDE A DIGITALIZAÇÃO E ARQUIVO CENTRAL DE DOCUMENTOS (101) DE PAPEL (1), O RECONHECIMENTO ÓTICO DE CARACTERES CENTRAL DE DADOS DOS DOCUMENTOS E RECOLHA DE CAMPOS (102) DE IMAGENS POR TRATAR (2), O ARQUIVO (103) LOCAL, O ARQUIVO DE DOCUMENTOS ELETRÓNICOS E DIGITAIS (104) COMO IMAGENS TRATADAS (3) E DADOS (4), E A INTEGRAÇÃO NO ERP DE DECLARAÇÕES FISCAIS E TRIBUTÁRIAS (105) COMO DOCUMENTOS VALIDADOS (5). SÃO INÚMERAS AS VANTAGENS DESTA NOVA METODOLOGIA. DESDE LOGO, DEIXA DE HAVER A NECESSIDADE DE SUPORTES FÍSICOS SOCORRENDONOS APENAS DE SUPORTES ELETRÓNICOS, DE ELEVADA QUALIDADE POR VIA DOS MELHORAMENTOS DE IMAGEM CONSEGUIDOS, A QUE SE ASSOCIAM NATURALMENTE ENORMES VANTAGENS AO NÍVEL DA SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO E DOS RESPETIVOS ARQUIVOS.

Description

DESCRIÇÃO "SISTEMA E MÉTODO DE DESMATERIALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS" Domínio técnico 0 presente pedido descreve um sistema e método de desmaterialização de documentos que compreende a digitalização, reconhecimento e integração de documentos fisicos num Sistema Integrado de Gestão Empresarial (Enterprise Resource Planning - ERP).

Sumário 0 presente pedido descreve um sistema de desmaterialização de documentos compreendido por: pelo menos um computador configurado para comunicar com uma plataforma central remota de receção e arquivo eletrónico dos documentos; a extração automática e validação de um conjunto de dados dos documentos reconhecidos opticamente.

Numa forma de realização, o sistema de desmaterialização de documentos compreende adicionalmente pelo menos um dispositivo de digitalização. 0 presente pedido descreve ainda um método de desmaterialização de documentos utilizando o sistema anteriormente descrito, o qual compreende as seguintes etapas: receção dos documentos; reconhecimento ótico dos documentos; apresentação dos documentos; apresentação dos dados reconhecidos opticamente; validação da documentação; verificação e arquivamento digital dos documentos e dos dados reconhecidos opticamente.

Numa forma de realização, a receção dos documentos no método de desmaterialização de documentos compreende os seguintes passos:

Preenchimento do Protocolo de Entrada de Documentos e colocação da documentação na Bolsa Interna de Circulação;

Abertura das Bolsas Internas de Circulação dos Clientes e retirar os documentos;

Preparação dos documentos;

Criação de lotes de documentos.

Numa outra forma de realização, a criação de lotes do método de desmaterialização de documentos é efetuada seguindo uma estrutura base que compreende informação sobre o tipo de documento, data, hora, informação do utilizador e Nome do Cliente.

Ainda numa outra forma de realização, o nome do cliente que utiliza o método de desmaterialização de documentos é incluida sob a forma de Código de Barras, Código de Resposta Rápida (Quick Reponse Code - QR Code) ou Etiqueta de Identificação por Radiofrequência (Radio-Frequency

Identification - RFID).

Numa forma de realização, o método de desmaterialização de documentos compreende adicionalmente uma etapa de digitalização de documentos antes do reconhecimento ótico dos referidos documentos, o qual por sua vez compreende os seguintes passos:

Criação de lotes, preferencialmente entre 10 a 20 documentos;

Capear os lotes com folha colorida identificando o tipo de documento a digitalizar;

Separação de cada documento com uma folha separadora colorida;

Digitalização dos lotes;

Realização de tarefas de verificação de qualidade, incluindo verificação contra originais;

Resolução, se existirem, de problemas relacionados com baixa qualidade da imagem.

Numa outra forma de realização, a etapa de reconhecimento ótico dos documentos digitalizados no método de desmaterialização de documentos é efetuada através de OCR, ICR, OMR, Braille, Códigos de Barras e/ou etiquetas RFID.

Ainda numa outra forma de realização, a etapa de verificação e arquivamento digital dos documentos e dos dados reconhecidos opticamente no método de desmaterialização de documentos compreende as seguintes etapas:

Verificação da documentação;

Verificar que a informação é enviada para a plataforma central e para o ERP;

Assegurar as parametrizações necessárias do ERP;

Arquivar a documentação tratada.

Numa forma de realização, a etapa de verificação e arquivamento digital dos documentos do método de desmaterialização de documentos compreende adicionalmente uma etapa de leitura, análise e conversão dos dados reconhecidos opticamente de acordo com a moeda predefinida pelo utilizador após a verificação da documentação.

Numa outra forma de realização, o método de desmaterialização de documentos compreende adicionalmente um passo de leitura, análise e cálculo de dados implícitos a partir dos dados reconhecidos opticamente após a verificação da documentação.

Ainda numa outra forma de realização, os dados resultantes do método de desmaterialização de documentos são integrados num Sistema Integrado de Gestão Empresarial. 0 presente pedido descreve ainda a utilização do método de desmaterialização de documentos nas áreas da contabilidade, fiscalidade, consultoria, recursos humanos, tesouraria e apoio geral à gestão.

Breve descrição dos desenhos A figura 1 ilustra a arquitetura geral de um sistema de desmaterialização de documentos, em que os números de referência representam: 101 - digitalização e arquivo central de documentos; 102 - OCR central de dados dos documentos e recolha de campos; 103 - arquivo; 104 - arquivo de documentos eletrónicos e digitais; 105 - integração no ERP/declarações fiscais e tributárias; 1 - papel; 2 - imagem por tratar; 3 - imagem tratada; 4 - dados; e 5 - documento validado. A figura 2 ilustra uma forma de realização do método realizado na sala de digitalização, em que os números de referência representam: 201 - receção e registo de documentação; 202 - preparação de documentação; 203 - digitalização; 204 - reconhecimento; 205 - validação; 206 - verificação; 207 - disponibilização no portal SaphetyDoc; 208 - integração no ERP; 209 - devolução de documentos; e 210 - tratamento da documentação e arquivo.

Descrição geral O presente pedido divulga um sistema e método de desmaterialização de documentos, o qual se aplicado à atividade contabilística melhora o desempenho nessa área. A metodologia consiste em receber, em ambiente restrito, sujeita a padrões de elevada confidencialidade e inconfundibilidade, toda a documentação, procedendo-se então à sua digitalização. À atividade precedente estão associados mecanismos de inteligência artificial, inteligibilidade essa que permite reconhecer as imagens e conteúdos dos documentos, transformando-os em dados e procedendo-se, ato contínuo, à sua integração automática no ERP em utilização.

As equipas que procedem a esta operação encontram-se num ambiente semi-isolado, com acesso reservado e condicionado, e são as responsáveis pela gestão desta operação. As equipas e atividades estão inconfundivelmente segregadas.

Seguidamente, os conteúdos documentais são disponibilizados, via ERP, sendo estes ratificados pelos técnicos assegurando a conformidade final das operações para efeitos de relato de gestão, obrigações fiscais de pagamento e declarativas e cumprimento de todos os normativos técnicos exigíveis. A captação de imagens documentais é realizada remotamente, isto é casos em que os documentos são enviados para uma localização central, procedendo-se à sua integração, via web, numa plataforma central para finalização por equipas na localização central. São inúmeras as vantagens esperadas com esta nova metodologia. Desde logo deixa de haver a necessidade de suportes físicos socorrendo-nos apenas de suportes eletrónicos, de elevada qualidade por via dos melhoramentos de imagem conseguidos, a que se associam naturalmente enormes vantagens ao nível da segurança da informação e dos respetivos arquivos. Passaremos a deter arquivos físicos e arquivos eletrónicos.

Por outro lado, as imagens dos documentos ficam associadas aos registos contabilísticos, com todas as vantagens daí decorrentes: rapidez de acesso, consulta a qualquer momento em qualquer ponto, disponibilidade imediata para efeitos fiscais, legais, auditorias e atividades equivalentes. 0 presente pedido visa a descrever um Sistema de Digitalização, considerando as Etapas Principais da Figura 1.

Etapa 1 - Receção, Registo e Preparação da documentação A etapa 1 consiste nos seguintes passos:

Receber a documentação;

Registar na folha de protocolo de entrada de documentos; Manter no armário/estante a aguardar tratamento;

Separar por tipo de documentos, descartando os documentos duplicados e documentos enquadrados na tipologia de não digitalizáveis;

Retirar qualquer tipo agregador de folhas (agrafos, clips...) ;

Verificar, para documentos com mais de uma folha, que a sequência está correta;

Colar, com fita-cola - minimo de 2 cm de margem -documentos avulso no verso dos documentos, ou colocação noutras folhas;

Colar, com fita-cola - minimo de 2 cm de margem - os anexos de folhas de caixa e os anexos de despesas de pessoal e preencher a folha de rosto.

Para o processo de digitalização, a receção da documentação tem os seguintes pontos de entrada:

Correio;

Apartado;

Fax;

Estafeta nacional e internacional; Técnico (originais ou cópia/email);

Entrega presencial do Cliente;

Entrega remota do Cliente;

Outro. 0 processo de digitalização divide os tipos de documentos na classificação apresentada na tabela I, considerando preferencialmente documentos originais.

Tabela I - Classificação de tipos de documentos

É necessário considerar as seguintes atividades:

Receção: A. Recebe a documentação; B. Preenche o Protocolo de Entrada de Documentos e coloca a documentação na Bolsa Interna de Circulação (BIC); C. Os documentos são entregues na área de Digitalização durante o periodo da manhã até às 14h30 do próprio dia.

Equipa de Digitalização: A. Recebe documentação dos Clientes e assina o Protocolo de Entrada de Documentos. Coloca a BIC na estante/armário respetivo.

Na fase de preparação, a equipa de Digitalização trata a documentação por Cliente isoladamente e por tipo de documento, para depois proceder à digitalização. Esta fase engloba as seguintes atividades:

Abrir as BIC's dos Clientes e retirar os documentos;

Preparar os documentos para digitalização: A. Separar documentos por tipo de documento; B. Remover os agrafos e clips, alisar as folhas, colar (com fita cola - mínimo de 2 cm de margem) documentos avulso no verso dos documentos (ou noutras folhas), os anexos de folhas de caixa e os anexos de despesas de pessoal; C. Verificar, para documentos com mais de uma folha, que a sequência está correta; D. Verificar a existência de documentos duplicados e/ou cópias e separar dos originais;

Criar lotes de documento de pequena dimensão, compreendida entre 10 a 20 folhas, para que seja mais célere o processo de validação e verificação;

Os documentos de cada lote serão constituídos por documentos do mesmo tipo;

Cada lote será capeado por folha separadora que identifica o tipo de documento a digitalizar. Os documentos individuais de cada lote serão separados por folhas separadoras coloridas, colocadas entre cada documento. Estas folhas impressas podem ser reutilizadas indefinidamente enquanto se encontrarem em boas condições, devendo ser removidas dos lotes de documentos após a sua digitalização.

Nos lotes de documentos para digitalização: 1. Será criado, no mínimo 1 lote de documentos por dia, por cliente considerando os documentos existentes. Não há limite de lotes a criar por cliente; 2. Os lotes são criados seguindo a seguinte estrutura base "Tipo de Documento + Data e Hora + Utilizador" à qual deve ser acrescentado "Nome do Cliente" (Leitura Código de Barras); 3. Cada lote apresenta os seguintes campos de indexação: 3.1. Nome do cliente; 3.2. NIF do cliente; 3.3. Caixa de arquivo.

Estes campos são preenchidos no momento de criação do lote e poderão ser preenchidos com a ajuda da pistola de leitura de códigos de barras, como acelerador da introdução dos dados e garantia de qualidade dos mesmos.

Em relação aos documentos de "documentos de caixa e despesas de pessoal", a Equipa de Digitalização terá as seguintes tarefas:

Receber a documentação;

Identificar quais os documentos relativos às despesas de pessoal e de caixa;

Preencher a folha de rosto com o resumo;

Colar as despesas, com fita-cola, em folhas brancas e anexa à folha de rosto;

Digitalizar, validar e verificar as folhas de despesas e de caixa.

Etapa 2 - Digitalização da documentação A etapa compreende as seguintes tarefas:

Criar lotes, de pequena dimensão, compreendida entre 10 a 20 documentos, para digitalização;

Capear os lotes com folha colorida identificando o tipo de documento a digitalizar;

Separar cada documento com uma folha separadora colorida;

Digitalizar os Lotes;

Realizar tarefas de Verificação de qualidade, incluindo verificação contra originais;

Resolver, se existirem, problemas relacionados com baixa qualidade da imagem, dentro dos limites da tecnologia e processos definidos.

Os documentos serão digitalizados em conjunto de lotes, utilizando os standards de parametrização do scanner.

No processo de digitalização o operador tem de assegurar a boa qualidade da imagem do documento. Caso a digitalização do documento não cumpra os critérios de legibilidade, o Operador deverá recorrer a soluções alternativas para procurar melhorar a imagem do mesmo, como por exemplo perfis de digitalização, a alteração da parametrização do scanner, fotocópia, etc. É de extrema importância ter sempre presente que, depois de digitalizado e arquivado, o documento só será visualizado de forma digital, pelo que a clareza da informação é crucial.

Se ainda assim não conseguir obter uma imagem de qualidade aceitável do documento o operador deve seguir o processo referido no capítulo de Devolução de Documentos.

Atividades a realizar pela Equipa da Digitalização:

Alimentar os equipamentos com os originais dos documentos. Serão aceites todos os tamanhos de documentos tecnicamente possíveis de digitalizar;

Realizar tarefas de verificação de qualidade, incluindo verificação contra originais:

Durante a digitalização dos documentos deve ser efetuada uma inspeção visual rigorosa pelo Operador; • Resolver, se existirem, problemas relacionados com baixa qualidade da imagem, dentro dos limites da tecnologia e processos definidos.

Reconhecimento automático da informação com recursos a motores de Reconhecimento Ótico de Caracteres (Optical Character Recognition - OCR), Reconhecimento Inteligente de Caracteres (Intelligent Character Recognition - ICR), Reconhecimento Ótico de Marcações (Optical Mark Recognition - OMR), Braille, Etiquetas RFID, e/ou Códigos de Barras.

Serão utilizadas diferentes técnicas de reconhecimento de caracteres nos documentos. 0 processo de reconhecimento terá inicio após o tipo de documento ter sido identificado. Os campos de preenchimento obrigatório estão listados no capitulo da Validação, sendo que a sua pesquisa é efetuada mediante as regras definidas, considerando as necessidades da atividade da Conceito e que irão possibilitar a identificação dos dados a extrair de forma mais automatizada.

Sempre que o resultado do reconhecimento automático não seja possivel, por insuficiência na qualidade do original ou por limitações da tecnologia ou por serem documentos emitidos manualmente, o valor a reconhecer será inserido manualmente pelo operador.

Etapa 3 - Validação da documentação

Foram previamente definidas, através do software aplicável, um conjunto de regras obrigatórias que permitem confirmar determinados requisitos associados à fase de validação dos documentos.

Para cada "Documento Contabilistico" o sistema irá extrair dados relativos ao seu cabeçalho, aos valores totais e irá assinalar um conjunto de valores com base no conteúdo dos documentos.

Todos os campos de cabeçalho na Tabela II são de preenchimento obrigatório.

Tabela II - Campos de cabeçalho

NOTAS:

Relativamente às taxas de IVA, o sistema reconhecerá até 4 tipos de taxas diferentes;

Apesar da diversidade de formas de apresentação das taxas de IVA e respetivos valores de incidência a taxa de sucesso na extração destes campos é tendencialmente elevada.

Para os campos de leitura adicional, foram identificadas as ações a considerar por parte do Sistema e/ou operador.

Colocação de Notas:

No processo de validação sempre que o operador tenha dúvidas na classificação de um campo, deverá sinalizá-lo, utilizando para tal a funcionalidade "Colocação de Notas".

Esta informação será registada apenas para que, aquando da Verificação se possam identificar de imediato questões que careçam de resolução e que possam permitir reforçar a formação dos elementos da Equipa de Validação. Estas "Notas" desaparecem do documento, após a etapa de Verificação.

Etapa 4 - Verificação e Arquivo da documentação A etapa compreende as seguintes tarefas:

Verificar a documentação digitalizada;

Garantir que a informação é enviada para a plataforma central e para o ERP;

Assegurar as parametrizações necessárias do ERP; Arquivar a documentação tratada: o Arquivo corrente - arquivo cuja caixa ainda se encontra por completar; o Arquivo para o Cliente - arquivo pronto para seguir para as instalações do cliente

Preencher a folha de protocolo de saida de documentos; o Arquivo para Operador de custódia documental Preencher a folha de protocolo de saida de documentos. 0 objetivo da etapa de Verificação é rever a qualidade da validação efetuada, através da aplicação de um conjunto de regras automáticas, e confirmar se os dados recolhidos estão coerentes. De notar que, quem efetua a Verificação, será um operador diferente de quem digitaliza e valida.

Atividades a realizar pela Equipa de Verificação:

Após a Validação, todos os documentos ficam disponíveis para Verificação;

Será realizado um conjunto de testes visuais de controlo e será efetuada uma confirmação final aos documentos que apresentem uma ou mais incoerências;

Os dados serão corrigidos por quem efetua a Verificação ou, se necessário, serão reenviados novamente para a Validação.

Depois de verificados, os documentos seguirão para a plataforma central para posterior acesso por parte do Técnico e do Cliente.

Após a digitalização, validação e verificação dos vários tipos de documentos, os dados (XML) e o PDF ficam disponíveis na plataforma central para que possa ser visualizada pelos Técnicos e Operador. Os "Outros Documentos" ficam disponíveis em formato PDF no Portal da plataforma central. A plataforma central está acessível através de acesso Web aos utilizadores definidos (internos e/ou externos) atendendo a medidas de segurança e chaves de acesso, para que estes possam consultar os PDF.

Assim que os documentos são verificados, ficam disponíveis nos seguintes formatos:

Documentos Contabilisticos, Documentos Bancários e Apresentação de Despesas - formato XML, para integração em ERP, e PDF, para consulta na plataforma central;

Outros Documentos - formato PDF para consulta na plataforma central;

Documentos Confidenciais - formato PDF para consulta na plataforma central, atendendo à confidencialidade.

Após terminar a Verificação dos documentos contabilisticos de determinado cliente e de estes estarem disponíveis na plataforma central e no ERP, será enviado uma mensagem pelo sistema para o respetivo Técnico responsável pelo cliente a comunicar que o processo de digitalização foi concluído e que poderá visualizar no ERP a listagem de documentação a integrar.

No processo de integração da informação no ERP, o Técnico, responsável pelo cliente, será também responsável pela integração no sistema dos documentos contabilisticos. 0 Técnico terá a responsabilidade de validar a informação importada, revendo a classificação e/ou efetuando as alterações que considere necessárias. De notar que as contabilizações predefinidas são de carácter genérico, pelo que necessitam de reclassificação nas contas SNC corretas. Relativamente a Clientes que tenham contabilidade analítica, também é efetuada a importação para um centro de custo genérico, carecendo da respetiva reclassificação posterior.

Após a Validação dos dados por parte dos Técnicos, os dados ficarão validados no ERP. NOTAS IMPORTANTES:

Operações Diversas - o Técnico preenche a "Folha de OD' s - Operações Diversas" em Excel, gera ficheiro com formato PDF e anexa ao lançamento no ERP. Se tiver documentos anexos, sejam em formato de pdf, excel, word ou outros, deverão ser anexados ao mesmo lançamento, tantos quantos sejam necessários para a melhor justificação do lançamento. 0 lançamento será efetuado no Diário OD em substituição do antigo Diário 90.

Contabilização - o mês de processamento dos documentos digitalizados em OCR será o correspondente ao mês da data da fatura, se o período estiver em aberto no ERP. Em consequência, sempre que existe um documento datado de um mês encerrado, este será contabilizado no ERP no mês imediatamente a seguir aberto.

Encerramento do mês - terá por base o apuramento periódico do IVA, pelo que é obrigatório que o mês seja encerrado aquando do seu apuramento, através da ferramenta "Fechar o período após apuramento": 0 Técnico é responsável pelo encerramento dos períodos no ERP, pelo que se for necessário reabrir um período, deverá articular com a equipa de digitalização para que não sejam integrados em ERP documentos em períodos indevidos.

Serão considerados como documentos para devolução qualquer documento não legível ou qualquer documento contabilístico que não cumpra os requisitos obrigatórios a verificar nas faturas. 0 Operador deverá assegurar a boa qualidade da imagem do documento, tal como descrito na etapa de Digitalização da Documentação. Quando esta situação não é de todo aplicável, o Operador deverá:

Apagar o registo do lote de documentos digitalizados;

Digitalizar o documento na impressora e gravar o PDF na pasta eletrónica de Devoluções a Cliente, registando no Protocolo de Saída de Documentos o motivo de devolução;

Devolver o documento original e o Protocolo ao Técnico responsável pelo Cliente.

Pretende-se que estes tipos de situações sejam de exceção, uma vez que se espera que os documentos originais sejam de qualidade.

Nos casos em que os documentos não cumprem os "Requisitos obrigatórios a verificar nas faturas" o Operador deverá:

Apagar o registo do lote de documentos digitalizados;

Digitalizar o documento na impressora e gravar o PDF na pasta eletrónica de Devoluções a Cliente, registar no Protocolo de Saída de Documentos o motivo de devolução. Devolver o documento original e o Protocolo ao Técnico responsável pelo Cliente. A documentação poderá ser enviada para arquivo num operador responsável pela custódia documental ou então diretamente para as instalações do cliente.

No primeiro caso, os documentos depois de processados serão arquivados em caixas específicas para arquivo, separadas por cada Cliente. Serão posteriormente enviados em contentores para as instalações do Operador responsável pela custódia documental, se o Cliente assim pretender. Neste caso, deverá ser preparada uma adenda ao contrato para que seja incluída esta opção de arquivo.

Atividades : 1. Os documentos são recebidos na área de pós-digitalização; 2. Serão registados os códigos de barras/QR Code de inicio de processo; 3. Os documentos serão arquivados em caixas, preferencialmente separados entre documentos digitalizáveis e não digitalizáveis; 4. As caixas serão etiquetadas com a informação de processo, como por exemplo Nome e NIF do Cliente e data de processamento da informação; 5. Os documentos serão arquivados em Contentores, por exemplo com pelo menos uma pasta por contentor, a fornecer pelo Operador responsável pela custódia documental; 6. Os contentores serão etiquetados com a informação de processo, como por exemplo Nome e NIF do Cliente e data de processamento da informação; 7. Será preenchido um protocolo de saida de documentos, com o registo de todas as caixas que seguirão para arquivo.

No caso em que o envio de Documentos para Arquivo é feito para as Instalações do Cliente, as atividades a realizar são: 1. Os documentos são recebidos na área de pós-digitalização; 2. Serão registados os códigos de barras/QR Code de inicio de processo; 3. Os documentos serão arquivados em caixas, preferencialmente separados entre documentos digitalizáveis e não digitalizáveis; 4. As caixas serão etiquetadas com a informação de processo, como por exemplo Nome e NIF do Cliente e data de processamento da informação; 5. As caixas serão colocadas em Sacos, preferencialmente cerca de 4 caixas por saco; 6. Será preenchido um protocolo de sarda de documentos, com o registo de todas as pastas que seguirão para arquivo nas instalações do Cliente. A entrada dos atuais clientes no processo de Digitalização implica uma coordenação das equipas operacionais e da Equipa de Digitalização, pelo que a cada novo cliente é necessário o preenchimento da Checklist de entrada de clientes em produtivo, de modo a que sejam preparados os requisitos logísticos. A presente realização não é, naturalmente, de modo algum restrita às realizações descritas neste documento e uma pessoa com conhecimentos médios da área poderá prever muitas possibilidades de modificação da mesma sem se afastar da ideia geral, tal como definido nas reivindicações.

As realizações preferenciais acima descritas são obviamente combináveis entre si. As seguintes reivindicações definem adicionalmente realizações preferenciais.

Lisboa, 28 de outubro de 2014

Claims (15)

1. REIVINDICAÇÕES 1. Um método de operação de um sistema de desmaterialização de documentos caracterizado por compreender as seguintes etapas: - receção dos documentos físicos; - um motor de reconhecimento automático da informação realiza o reconhecimento ótico dos documentos; - apresentação dos dados reconhecidos opticamente e validação da informação reconhecida automaticamente; - verificação e arquivamento digital dos documentos e dos dados reconhecidos opticamente para uma plataforma central.
2. 2. Método de acordo com a reivindicação anterior, caracterizado por a receção dos documentos compreender os seguintes passos: - preenchimento do protocolo de entrada de documentos e colocação da documentação numa Bolsa Interna de Circulação; - abertura das Bolsas Internas de Circulação dos Clientes e retirar os documentos; - preparação dos documentos; - criação de lotes de documentos.
3. 3. Método de acordo com a reivindicação anterior, caracterizado por a criação de lotes ser efetuada seguindo uma estrutura base que compreende informação sobre o tipo de documento, data, hora, informação do utilizador e nome do cliente.
4. 4. Método de acordo com a reivindicação anterior, caracterizado por o nome do cliente ser incluído sob a forma de Código de Barras, Código de Resposta Rápida ou Etiqueta RFID.
5. 5. Método de acordo com a reivindicação 3, caracterizado por compreender adicionalmente uma etapa de digitalização de documentos com equipamento de digitalização, a qual por sua vez compreende os seguintes passos: - criação de lotes, preferencialmente entre 10 a 20 documentos; - capear os lotes com folha colorida identificando o tipo de documento a digitalizar; - separação de cada documento com uma folha separadora colorida; - digitalização dos lotes; - realização de tarefas de verificação de qualidade, incluindo verificação contra originais; - resolução, se existirem, de problemas relacionados com baixa qualidade da imagem.
6. 6. Método de acordo com a reivindicação 3, caracterizado por a etapa de reconhecimento ótico dos documentos digitalizados ser efetuada através de um motor de reconhecimento automático da informação Reconhecimento Ótico de Caracteres, Reconhecimento Inteligente de Caracteres, Reconhecimento Ótico de Marcações, Braille e/ou Etiquetas RFID.
7. 7. Método de acordo com a reivindicação 3, caracterizado por a etapa de verificação e arquivamento digital dos documentos e dos dados reconhecidos opticamente compreender as seguintes etapas: - verificação da documentação; - verificar que a informação é enviada para a plataforma central e para o ERP; - assegurar as parametrizações necessárias do ERP; - arquivar a documentação tratada.
8. 8. Método de acordo com a reivindicação anterior, caracterizado por a etapa de verificação e arquivamento digital dos documentos compreender adicionalmente uma etapa de leitura, análise e conversão dos dados reconhecidos opticamente de acordo com a moeda predefinida pelo utilizador após a verificação da documentação.
9. 9. Método de acordo com qualquer uma das reivindicações 9 e 10, caracterizado por compreender adicionalmente um passo de leitura, análise e cálculo de dados implícitos a partir dos dados reconhecidos opticamente após a verificação da documentação.
10. 10. Método de acordo com qualquer uma das reivindicações 3 a 11, caracterizado por os dados resultantes serem integrados num Sistema Integrado de Gestão Empresarial.
11. 11. Um sistema de desmaterialização de documentos caracterizado por compreender: - pelo menos um computador configurado para comunicar com uma plataforma central; - um motor de reconhecimento automático da informação; - pelo menos um equipamento de digitalização configurado para identificar os tipos de documento de um lote recorrendo a folhas coloridas, para implementar o método descrito em qualquer uma das reivindicações de 1 a 10.
12. 12. Sistema de acordo com a reivindicação anterior, caracterizado por compreender adicionalmente pelo menos um dispositivo de digitalização.
13. 13. Um programa de computador caracterizado por conter instruções de código executável adaptado para desempenhar o método descrito em qualquer uma das reivindicações de 1 a 10.
14. 14. Um meio de armazenamento legivel por computador caracterizado por conter o programa da reivindicação 13.
15. 15. Utilização de um sistema de acordo com qualquer uma das reivindicações de 11 a 12, caracterizado por ser utilizado nas áreas da contabilidade, fiscalidade, consultoria, recursos humanos, tesouraria e apoio geral à gestão. Lisboa, 28 de outubro de 2014