NL9401237A - Afdrukinrichting. - Google Patents

Description

Afdrukinrichting

De uitvinding betreft een afdrukinrichting volgens de aanhef van conclusie 1. Een dergelijke afdrukinrichting omvat een afdrukeenheid (10) (zie Fig. 1), en een bewerkingsinrichting (11) die is verbonden met een weergave-eenheid (12), een input-eenheid (13) en een geheugen (14). In het geheugen (14) kan data van een aantal documenten worden opgeslagen. Een document kan bestaan uit één enkele pagina of ook uit een aantal pagina’s. Met behulp van een programma dat in de bewerkingsinrichting (11) is opgeslagen kan een bedienaar een document uit het geheugen (14) selecteren, via een menu dat op de weergave-eenheid (12) wordt weergegeven, en de afdrukeenheid (10) opdracht geven dit document af te drukken op een aantal ontvangstvellen. Vervolgens kan de bedienaar een ander document selecteren en af laten drukken.

Bij een bedrijf met een centrale repro-afdeling is het gebruikelijk dat een opdrachtgever afdrukken van aan aantal documenten bestelt. De bedienaar selecteert op bovengeschetste manier uit het geheugen telkens een document en laat dit document door de afdrukeenheid (10) afdrukken. Nadat alle documenten geselecteerd en afgedrukt zijn worden deze door de bedienaar verzameld. Hij vult vervolgens een formulier in met de gegevens van de opdrachtgever, de titels of documentnummers van de afgedrukte documenten, het aantal vervaardigde afdrukken, speciale afdrukken, enz. Dit formulier wordt aan de boekhoudafdeling, ter verrekening aan de opdrachtgever, toegezonden en een kopie hiervan wordt aan de verzamelde documenten toegevoegd. De verzamelde documenten en de kopie van het formulier worden aan de opdrachtgever toegezonden. In sommige gevallen, zoals bijvoorbeeld bij bibliotheken, maakt de boekhoudafdeling eerst nog een rekening op en een bij de opdracht behorende brief en verzendt deze separaat of in dezelfde envelop met de afgedrukte documenten naar de opdrachtgever.

Deze manier van werken is vaak erg omslachtig. Ze vertraagt de afhandeling van een opdracht en de kans op fouten gemaakt door de bedienaar is groot.

Het doel van de uitvinding is deze en andere nadelen te vermijden.

Dit doel wordt volgens de uitvinding in een afdrukinrichting volgens de aanhef bereikt, doordat de bewerkingsinrichting is voorzien van een bundelprogramma voor het samenstellen van een bundel, waarbij de bundel data van een aantal documenten omvat en waarbij de afdrukeenheid op een via de input-eenheid ingegeven signaal de data van de bundel afdrukt.

Hiermee wordt bereikt dat de afdrukinrichting de opdrachten bundelsgewijs afwerkt zodat fouten door de bedienaar tot een minimum worden beperkt en een uiterst efficiënte afhandeling van een opdracht wordt verkregen.

Deze an andere voordelen zullen duidelijk worden gemaakt aan de hand van de hierna volgende beschrijving aan de hand van een aantal figuren, waarin:

Fig. 1 een schematische weergave van een bekende afdrukinrichting is,

Fig. 2 een schematische weergave van een afdrukinrichting volgens de uitvinding is, Fig. 3 een eerste weergave op de weergave-eenheid van een afdrukinrichting volgens de uitvinding is,

Fig. 4 een tweede weergave op de weergave-eenheid van een afdrukinrichting volgens de uitvinding is, en

Fig. 5 een onderweergave van de weergave volgens Fig. 4 is.

In Fig. 2 is een afdrukinrichting volgens de uitvinding schematisch weergegeven.

Een bewerkingsinrichting (11) is voorzien van een weergave-eenheid (12) en verbonden met een input-eenheid (13). De bewerkingsinrichting met de aangesloten eenheden kan worden gevormd door een Personal Computer of elke andere inrichting waarmee bewegingsprogramma's kunnen worden uitgevoerd. De input-eenheid (13) is een toetsenbord en een muis waarmee een cursor over een beeldscherm kan worden bewogen en waarmee bepaalde gebieden op dit beeldscherm kunnen worden geselecteerd.

De bewerkingsinrichting (11) omvat een bundelprogramma (15) waarvan de werking hierna nader zal worden verklaard. De bewerkingsinrichting (11) is tevens verbonden met een massageheugen (14) in de vorm van een schijfgeheugen waarin data van vele documenten in al of niet gecomprimeerde vorm is opgeslagen. Het geheugen kan ook een extern geheugen zijn dat bijvoorbeeld met behulp van een netwerk met de bewerkingsinrichting is verbonden. De data kan afkomstig zijn van een digitaal archief, of ook van documenten die met behulp van een scanner (17), die is verbonden met de bewerkingsinrichting (11), worden afgetast. Ook kan data van externe data-bases (16) via een niet weergegeven modem en via de bewerkingsinrichting aan het geheugen (14) worden toegevoerd en opgeslagen. Het bundelprogramma (15) dat op de bewerkingsinrichting (11) is geïnstalleerd is een menu-gestuurd programma, waardoor de gebruiker via beelden op de weergave-eenheid 12 dit programma uit kan voeren.

Een eerste beeld dat op de weergave-eenheid 12 na opstart van het bundelprogramma (15) wordt vertoond is weergegeven in Fig. 3, het zogenaamde bundelsamenstellingsscherm (20). Met behulp van de muis kan de cursor steeds naar een van de genummerde velden worden gebracht en het bijbehorende gebied worden geselecteerd, waarna eventueel met behulp van het numerieke toetsenbord numerieke tekens in die gebieden kunnen worden ingevuld. Het is ook mogelijk dat met een geëigend programma de gebieden sequentieel worden doorlopen waarbij de bedienaar steeds de achtereenvolgende gebieden invult. In de hierna volgende beschrijving is de volgorde waarin de verschillende gebieden worden ingevuld willekeurig.

In gebied (21) wordt door de bedienaar een naam van de op te maken bundel ingevuld en in gebied (22) de eventuele eigenaar. Door met de cursor gebied (24) te selecteren wordt in gebied (23) een aanduiding vertoond die het mogelijk maakt de prioriteit van het afdrukken van de onderhavige bundel in relatie met andere bundels aan te geven. Met de selectie van gebied (26) worden in gebied (25) namen van afdrukinrichtingen vertoond, waarmee de bundel kan worden afgedrukt.

Veld (27) dient voor het samenstellen van een bundel. Via gebied (28) wordt een submenu opgeroepen waarin de verschillende namen van documenten met hun bijbehorende gegevens omtrent directories worden vertoond. De bedienaar kan hieruit steeds een document selecteren (met de muis) en de naam van dit document wordt opgenomen in gebied (17). Na selectie van een aantal documenten ontstaat in gebied (17) een lijst van documenten die gezamenlijk een bundel vormen. Met ’Delete’, gebied (29), wordt een eerder gekozen document gewist.

De documenten kunnen ook met behulp van selectie via de muis in gebied (17) in een andere gewenste volgorde worden geplaatst zodat de documenten een logische plaats in de bundel innemen. Met Up (30) en Down (31) kan de volgorde van een ’document list’ worden veranderd.

In veld 33 kunnen de gegevens van de cliënt/opdrachtgever worden vermeld zoals hun naam, gebied (34); adres, gebied (35); zip-code, gebied (36); stad, gebied (37) en het faxnummer, gebied (38).

In veld (39) kan worden ingegeven of aan de bundel nog extra informatie moet worden toegevoegd.

Met selectie van gebied (40) genereert de bewerkingsinrichting een faxvoorblad dat aan de bundel wordt toegevoegd. Dit faxvoorblad is ook in het geheugen opgeslagen en heeft een standaard lay-out. Het programma genereert nu ondersteuningsdata in de vorm van die gegevens die specifiek betrekking hebben op de onderhavige bundel en gegevens zoals in veld 33 zijn opgeslagen. Het zo gevormde fax-ondersteuningsdocument wordt in de document list (30) toegevoegd en krijgt positie in de bundel zodanig dat na het maken van afdrukken van de bundel het fax-ondersteuningsdocument bovenop de bundel terecht komt.

Evenzo kan via gebied (41) een brief worden geselecteerd uit een aantal in het geheugen opgeslagen standaardbrieven en automatisch van de gegevens van de ontvanger/cliënt worden voorzien. Opk kan in deze brief een weergave worden gegeven van de documenten die de bundel vormen. De hiervoor benodigde ondersteuningsdata kan worden afgeleid uit de document list (17).

Tenslotte kan door selectie van gebied (42) data worden gegenereerd die betrekking heeft op de te verrekenen kosten voor de cliënt, bijvoorbeeld in relatie met aantallen kopieën, de afkomst van de documenten met de hierop rustende te verrekende auteursrechten, eindafwerking bundel, verzendkosten, etc. De berekende waarden worden op een standaardformulier automatisch ingevuld en de data wordt aan de bundel toegevoegd. De cliënt krijgt zo zonder tussenkomst van de boekhoudafdeling de rekening met de bundel toegestuurd.

Een commando in gebied (44) doet de samenstelling van de bundel teniet zodat opnieuw een bundel ingegeven kan worden.

Met ’submit’ in veld (43) wordt aangegeven dat de vorming van de bundel is afgesloten zodat deze kan worden afgedrukt. Na een commando in 'submit* (43) verschijnt op de weergave-eenheid (12) een menuscherm zoals weergegeven in Fig. 4.

Het veld (51) omvat commando’s die gelden voor de bundel als geheel. Zo verschijnt in gebied (52) de naam van de bundel zoals eerder ingegeven in gebied (21) (Fig. 3). Commando’s in gebied (54) veranderen het aantal gewenste kopieën van de bundel en het totaal gewenste aantal wordt weergegeven in gebied (53). Evenzo kan de gewenste printer worden ingesteld via gebied (56) (weergegeven in gebied (55) en de prioriteit van de afdruk van de bundel kan via gebied (58) worden bepaald. Tevens kan een voorblad (59) en een achterblad (60) voor de bundel worden geselecteerd. In veld (61) kan eventueel commentaar worden ingegeven.

Op gebied (98) kan worden geselecteerd in welke output-bin de bundel moet worden afgelegd en gebied (97) vertoont de geselecteerde bin.

Indien gebied (62) wordt geselecteerd ’uitgesteld afdrukken’ dan wordt in gebied (64) aangegeven hoeveel tijd moet worden gewacht tot dat de gekozen bundel kan worden afgedrukt.

Selectie van gebied (63) doet op het scherm de vraag verschijnen een ’password’ in te toetsen. Na toetsing van dit password kan het afdrukken worden gestart.

Selectie van gebied (65) laat op het scherm een overzicht zien van alle bundels die bijvoorbeeld op een dag zijn verwerkt of al reeds zijn voorgeprogrammeerd maar nog niet afgedrukt.

Via selectie van gebied (66) krijgt de gebruiker een terugkoppeling van de afdrukinrichting, bijvoorbeeld de signalering wanneer een bundel afgewerkt is. Met ’cancel’ (68) kan de hele instelling worcjen gewiest en opnieuw worden gestart.

Een commando in gebied (67) start daadwerkelijk het afdrukken van een bundel of start de tijd zoals aangegeven in veld (64) waarna na het tijdsverloop het afdrukken daadwerkelijk plaatsvindt. Als de afdrukinrichting bezig is een bundel af te drukken kan een nieuwe bundel worden samengesteld.

De commando’s in veld 70 geven de gebruiker de mogelijkheid individuele documenten in de bundel op afwijkende wijze af te drukken. In veld (71) wordt de selectie uitgevoerd en gebied (72) vertoont de naam van het document dat is geselecteerd uit de documentlijst (73).

De individuele pagina’s in het geselecteerde document kunnen elk worden voorzien van een opdruk die via veld (89) kan worden geselecteerd. Het geven van een commando in veld (91) vertoont een nieuw scherm zoals weergegeven in Fig. 5. In veld (103) (Fig. 5) worden de file-namen vertoond die in een bepaalde directory voorkomen en die elk een specifiek overlay kunnen genereren.

In gebied (74) wordt aangegeven hoeveel kopieën van een specifiek document in de bundel moet worden afgedrukt en via gebied (75) is dit aantal te veranderen. Ook kan met een commando in gebied (76) een speciale frontpagina voor een document worden geselecteerd en in gebied (77) een achterpagina.

In veld (78) kunnen selecties worden gemaakt die een specifiek document in de bundel omvatten. In gebied (83) en bijbehorend bedieningsveld (88) kan een speciale frontpagina voor een document worden gekozen, bijvoorbeeld een voorbedrukt vel, of een vel dat is voorbedrukt met een logo. Deze verschillende vellen zijn uit afzonderlijke vellenbakken, die in de afdrukeenheid (10) aanwezig zijn, automatisch voor een afdruk beschikbaar.

In gebied (84) en bijbehorend bedieningsgebied (189) kan worden aangegeven of een eerste pagina van een document op een speciaal ontvangstblad moet worden afgedrukt. Dit is gewoonlijk het geval bij de afdruk van brieven, waarbij de eerste pagina vaak voorzien s van allerlei gegevens of een logo, en de vervolgbladen gewoonlijk niet voorbedrukt zijn.

Op bedieningsgebied (190) en aanduidingsgebied (85) kunnen de overige ontvangstbladen worden gespecificeerd en op gebieden (191 en 86) kan het achterblad worden ingesteld.

Tenslotte is op bedieningsgebied (192) het formaat van de ontvangstbladen te specificeren en het gekozen formaat wordt in gebied (87) aangegeven.

In het veld (110) kan worden aangegeven op welke wijze het specifieke document moet worden afgedrukt. De gebieden (93, 95, 99 en 101) geven steeds de gekozen instelling weer die op de bijbehorende gebieden (94, 96, 100 en 102) kunnen worden geselecteerd.

Gebied (94) maakt een keuze mogelijk uit simplex of duplex afdrukken, gebied (96) ’collating or non collating mode', gebied (100) geeft een keuze tussen ’two up-mode’(dit is twee pagina’s afdrukken op één ontvangstvel) en ’book-mode’, waarmee automatisch boekjes kunnen worden afgedrukt.

Gebied (102) maakt een keuze mogelijk tussen wei of niet nieten met één of twee nietjes per document.

Met de afdrukinrichting volgens de uitvinding wordt de documentenstroom in hoge mate geoptimaliseerd. In een bundel voor een specifieke opdrachtgever wordt de factuur en/of een inleidende brief automatisch meegeprint. In feite zijn de factuur en de brief standaardteksten waarin alleen nog klant en adres ingevuld en het factuurbedrag berekent moet worden. De standaardteksten zijn in het geheugen (14) aanwezig. Een gedigitaliseerde opdrachtbon (jobticket-info) kan worden gebruikt om de variabele tekst in de documenten te zetten. Op deze wijze wordt het typen van brieven overbodig en kan de boekhouding uit de directe lijn van de documentenstroom worden gehaald.

Het bundelprogramma (15) kan naast de genoemde begeleidende brief ook een inhoudsopgave een antwoordkaart of een bestelformulier genereren.

De verschillende eenheden die bij de afdrukinrichting volgens de uitvinding worden toegepast kunnen met elkaar via een netwerk zijn verbonden zodat ze fysiek gezien geen eenheid vormen maar wel functioneel.

De uitvinding is niet beperkt tot de beschreven uitvoeringsvorm maar kan door een vakman naar wens worden gemodificeerd, waarbij deze modificaties echter zullen vallen onder de hierna volgende conclusies.

Claims (2)

1. Afdrukinrichting omvattende een afdrukeenheid voor het maken van afdrukken van data en een bewerkingsinrichting, waarbij de bewerkingsinrichting is verbonden met een weergave-eenheid, een input-eenheid en een geheugen, ingericht voor de opslag van data van een aantal documenten waarbij elk document een of meer pagina’s bevat, met het kenmerk, dat de bewerkingsinrichting is voorzien van een bundelprogramma voor het samenstellen van een bundel, waarbij de bundel data van een aantal documenten omvat en waarbij de afdrukeenheid op een via de input-eenheid ingegeven signaal de data van de bundel afdrukt.

2. Afdrukinrichting volgens conclusie 1, met het kenmerk, dat de bewerkingsinrichting ondersteuningsdata genereert die bij een specifieke bundel behoort en waarbij deze data aan de data van de bundel wordt toegevoegd en op een ondersteuningsdocument door de afdrukeenheid wordt afgedrukt.