KR101805133B1

KR101805133B1 - 기업체 업무용승용차의 비용관리방법

Info

Publication number: KR101805133B1
Application number: KR1020160094015A
Authority: KR
Inventors: 박대희; 홍은표
Original assignee: 아도로포카(주)
Priority date: 2016-07-25
Filing date: 2016-07-25
Publication date: 2017-12-06

Abstract

본 발명은 법인이나 개인사업자의 업무용승용차의 운행과정에서 발생하는 비용을 업무용과 비업무용으로 명확하게 구분하고 관리함으로써 업무용승용차의 효율적 이용을 촉진하고, 관련 세무처리를 원활하게 하기 위한 업무용승용차의 비용관리방법에 관한 것으로서, 보다 상세하게는 네트워크 통신하는 사용자단말, 관리자단말 및 운영서버를 포함하며, 소정의 방식에 의해 사용자단말을 가진 사용자가 업무용승용차를 배정받아 운행에 제공되는 업무용승용차의 비용관리방법으로서, (A) 차량정보와, 고정비정보와, 변동성고정비정보 및 배당정보를 상기 운영서버에 통지하는 고유정보입력단계: (B) 사용자확인소단계; 사용정보입력소단계; 증빙소단계;를 포함하는 사용정보입력단계: (C) 개별차량에 대하여 당해 사용에 의한 이용정보와, 현 회계연도 기초에서 소정 시점까지의 누적정보를 제공하는 자료제공단계: 를 포함하는 것을 특징으로 하는 기업체 업무용승용차의 비용관리방법에 관한 것이다.

Description

기업체 업무용승용차의 비용관리방법{Cost Management Method for Business Car}

본 발명은 ICT(정보통신기술)에 기반한 업무용승용차의 비용관리방법에 관한 것으로서, 보다 상세하게는 법인이나 개인사업자의 업무용승용차의 운행과정에서 발생하는 비용을 업무용과 비업무용으로 명확하게 구분하고 관리함으로써 업무용승용차의 효율적 이용을 촉진하고, 관련 세무처리를 원활하게 하기 위한 업무용승용차의 비용관리방법에 관한 것이다.

법인이나 개인사업자는 영업이나 통근, 물류, A/S 등을 위해 하나 또는 복수의 업무용 차량을 두고 이를 특정한 임직원에게 고정적으로 이용하도록 하거나, 복수의 임직원이 이용하도록 하는 것이 일반적이다. 이때 통근, 물류나 A/S 등을 위한 트럭이나 승합차, 특수차량 등은 그 용도가 명확하기 때문에 그 운행이 모두 업무용인 것으로 보는 것이 합리적이다. 그러나 임직원의 영업활동을 위해 예를 들면 간부가 고정적으로 이용하거나, 영업사원이 비고정적(매칭되지 않게)으로 이용하는 승용차(업무용승용차)의 이용 시에는, 업무용과 비업무용으로 구분할 것을 예정하고 있지만 이를 위한 명확한 기준이 없고 또한 이를 명확하게 구분하여 기록하는 것도 어려운 것이 현실이다. 예를 들면, 업무용승용차일 경우에는 해당 차량의 운전자가 차량운행일지를 작성하고 이를 관리부서에 제출하여 통제받도록 하는 것이 이상적인 차량관리 시스템이다. 기업체는 정확한 회계관리를 위하여 차량의 업무적 용도의 운행과 비업무적 용도의 운행을 구분하고 그에 대한 비용부담을 합리적으로 배분해야 할 필요가 있기 때문이다. 하지만, 실제 이를 명확하게 구분하여 관리하는 것은 시간과 비용이 소요되는 일이며, 이를 세밀하게 구분하는 것이 업무용승용차 사용자와 이의 관리자 사이에 갈등을 초래하는 요인이 되기도 한다.

한편, 사업자가 고가의 승용차를 구매한 후 이를 간부에게 배당하여 사적용도(주말여행, 가족운행 등)로 사용하도록 하고 관련비용은 회사경비로 처리함으로써 실질적으로 탈세 수단으로 악용하는 사례가 많이 있다. 이렇게 탈세 수단이 되는 고가의 '무늬만 회사차' 관행을 막고 공정과세를 시현하기 위하여 "업무용승용차 과세 합리화 정책"이 2016년 4월부터 시행되고 있다. 종래 업무용승용차 관련비용이 전액 비용으로 인정되었으나 본 정책 시행 이후에는 대통령령이 정하는 업무사용금액 한도에서만 손비를 인정(법인세법 27조의2②, 소득세법 33조의2①)하게 된다. 구체적으로는 다소 복잡한 케이스로 구분되지만 핵심은, 업무용승용차의 업무용 운행기록으로 증명하면 1천만원 초과하는 업무용 운행비용에 대해서도 비용을 인정하고, 운행기록을 작성하지 않으면 1천만원까지만 비용으로 인정하겠다는 것이다.

이에 따라 기업체에게는 차량운행자 추가업무 증가, 관리직원 증원, 1천만원 초과에 따른 세금부담 증가, 초과금액 경비처리 불가 등의 새로운 애로점이 발생하게 되었고, 상황에 따라서는 기존의 업무용승용차를 상기 규정이 적용되지 않는 경차나 승합차로 교체하는 비용을 부담하게 될 수 있다. 또한 세무대리인에게는 수익개선에 큰 도움이 되지 않으면서 새로운 업무가 발생하며, 고객에게 새로운 자료(업무용 운행기록 및 관련 증빙자료 등)를 요청해야 하는 부담이 있게 된다. 나아가 종래 당연히 비용으로 처리되던 부분(1천만원 초과 금액)에 대한 세무처리에 대해 고객을 설득시켜야 하는 어려움이 발생한다.

따라서 업무량 증가 없이, 변화된 세제에 부응하여 업무용승용차를 실시간 관제하여 효율적으로 회사 차량을 관리함으로써 기업 회계관리의 정확성을 기함과 동시에 세금절감 및 비용감소 효과를 얻을 수 있는, 사용자 편의성이 보장되는 업무용승용차 운행관리방법이 요구되고 있다.

공개특허 10-2001-0100722는 사람에 의한 데이터의 입력을 최소화하여 차계부 및 차량운행일지의 작성을 용이하게 하고, 그 정보를 인터넷상의 데이터베이스서버에 보관하는 차량관리시스템 및 이를 이용한 차량관리방법에 관한 것이지만, 이동전화와 인터넷, 서버 등 이외에 소정의 기능을 가지는 차량운행기록장치를 필요로 하기 때문에 활용상의 한계가 있다(도 1a 참조).

공개특허 10-2002-0053439에는 차량운행 및 주유관리 정보를 이용한 네트워크 기반의 차량관리 시스템이 개시되어 있다. 그러나 선행기술문헌에 의하면, 차량에 소정의 센서장치가 장착되어야 하며, 관리자는 업무용 차량의 주유 또는 정비 등에 대해서만 제한적으로 감시 및 관리할 수 있을 뿐이고, 업무용 차량의 운행 전반에 걸쳐 관리 감독을 수행할 수 없다는 문제점이 있다(도 1b 참조).

공개특허 10-2013-0139443은 배차신청과 배차, 운행기록저장, 운행정보 생성 및 제공을 위한 업무용 차량관리방법에 관한 것이다. 그러나 이 역시 각 차량마다 별도의 차량상태를 진단하여 실시간으로 송신하는 진단장치가 필요할 뿐 아니라, 주행정보가 실시간으로 관리자에게 전달되므로 과도하게 종업원을 감시하는 분위기를 연출하는 단점이 있다(도 1c 참조).

또한 종래기술은, 회사 업무용승용차의 업무적 이용과 비업무적 이용에 대해 명확하고 편리하게 관리할 수 있는 방안을 암시하거나 제시하지 못하고 있다.

공개특허 10-2001-0100722 공개특허 10-2002-0053439 공개특허 10-2013-0139443

본 발명은 업무용승용차의 운행에 소요되는 각종 비용을 개별적으로 동시에 누적적으로 관리함으로써 기업 회계관리의 정확성을 기함과 동시에 세금절감 및 비용감소 효과를 얻을 수 있는, 적용이 용이한 업무용승용차의 비용관리방법을 제공하고자 한다.

전술한 목적을 달성하기 위한 본 발명은 네트워크 통신하는 사용자단말, 관리자단말 및 운영서버를 포함하며, 소정의 방식에 의해 사용자단말을 가진 사용자가 업무용승용차를 배정받아 운행에 제공되는 업무용승용차의 비용관리방법으로서, (A) 기업체의 관리자가 관리자단말을 통해, 업무용승용차 각각의 차량식별번호를 포함하는 차량정보와, 개별차량의 현 회계연도의 감가상각비 관련 정보, 현 회계연도의 보험료, 제세금을 포함하는 고정비정보와, 현 회계연도에 개별차량별로 소요된 정비비, 수리비를 포함하는 변동성고정비정보 및 특정 업무용승용차가 특정 사용자의 이용을 위해 배당되었음에 관한 배당정보를 상기 운영서버에 통지하는 고유정보입력단계: (B) 사용자가 사용자단말을 통해 상기 운영서버에, 업무용승용차에 배정된 사용자임을 확인하는 사용자확인소단계; 사용거리 관련 정보를 포함하는 사용정보를 입력하는 사용정보입력소단계; 사용과정에서 발생한 주유비, 통행료를 포함하는 변동비에 대한 증빙을 하는 증빙소단계;를 포함하는 사용정보입력단계: (C) 운영서버가 상기 관리자단말 및 사용자단말로부터 전송된 정보로부터 개별차량에 대하여 당해 사용에 의한 사용거리와 변동비 및 차량식별번호를 포함하는 이용정보와, 현 회계연도 기초에서 소정 시점까지의 총사용거리, 누적 고정비, 누적 변동성고정비, 누적 변동비 등 누적정보를 제공하는 자료제공단계:를 포함하는 기업체 업무용승용차의 비용관리방법인 것을 특징으로 한다.

이상과 같이 본 발명에 의하면 관리자가 복수의 업무용승용차의 차량정보와 사용자정보, 사용내역과 비용, 누적 사용내역과 비용을 효율적으로 관리할 수 있으며, 세무적 처리에도 편리하게 된다.

또한 본 발명에 의하면, 기업체 입장에서 업무용승용차의 관리에 필수적인 인력 및 비용을 절감할 수 있으며, 1천만원 초과하는 비용에 대해서도 용이하게 세무적인 대처를 할 수 있게 되어 법인세 및 소득세 절세효과를 얻을 수 있다.

또한 본 발명에 의하면, 기업체의 업무용승용차의 차량별 사용량과 운행기록 및 관련 소요비용을 정확하게 거의 실시간으로 파악할 수 있으므로 효율적인 의사결정이 가능해진다. 또한 부수적으로 업무용승용차 사용자의 상시적 업무를 용이하게 파악할 수 있게 된다.

나아가 본 발명에 의하면, 업무용승용차의 사용자와 사용목적, 사용정도, 지출비용 등을 명확하게 파악하게 됨으로써 업무용승용차의 사용절차 및 비용 지출의 정산절차가 투명하게 이루어지게 된다.

도 1a~1c는 종래기술에 의한 기업체 업무용차량 관리방법을 설명하는 도면.
도 2a, 2b는 각각 본 발명에 의한 비용관리방법에 관여하는 구성요소들의 개념적 관계도 및 서비스 시스템 구성도의 예.
도 3은 본 발명에 의한 비용관리방법에 관여하는 구성요소들 사이의 정보전달 또는 정보처리 관계에 대한 예시적 흐름도.
도 4a는 본 발명에 의한 비용관리방법에서 구체적으로 적용할 수 있는 사용자단말의 인터페이스 예 및 그 사용예.
도 4b는 본 발명의 증빙소단계에서 증빙하는 구체적인 절차의 예 및 증빙 결과의 활용예에 대한 정보의 흐름 예시도.
도 5a~5d는 각각 본 발명의 자료제공단계에서 제공될 수 있는 출력예.

이하 첨부된 도면을 참조하여 본 발명을 보다 상세히 설명한다. 그러나 첨부된 도면은 본 발명의 기술적 사상의 내용과 범위를 쉽게 설명하기 위한 예시일 뿐, 이에 의해 본 발명의 기술적 범위가 한정되거나 변경되는 것은 아니다. 이러한 예시에 기초하여 본 발명의 기술적 사상의 범위 안에서 다양한 변형과 변경이 가능함은 당업자에게는 당연할 것이다.

본 발명에서 'A 관련 정보'란 A 또는 이에 대등한 정보이거나, 단독으로 또는 다른 정보를 참조하여 A 또는 이에 대등한 정보를 계산해 낼 수 있는 정보를 의미한다. 예를 들면 '감가상각비 관련 정보'란 감가상각비 자체 또는 임차료나 리스료, 감가상각비를 계산할 수 있는 취득일시와 취득가액 등의 정보이다. '사용거리 관련 정보'란 사용자 등에 의해 계산된 사용거리 또는, 도착시 누적거리와 출발시 누적거리 정보 세트일 수 있다.

본 발명에서 '고정비'란 감가상각비, 임차료나 리스료, 보험료, 제세금 등 업무용승용차의 이용과 무관하게 차량 소유만으로 발생하는 비용을 의미한다. '변동성고정비'란 정비비, 수리비 등 차량 이용에 따라 누적적이지만 잠재적으로 발생하는 비용으로서 차량 사용거리에 비례해서 시현되지 않는 비용을 의미한다. '변동비'란 주유비, 통행료 등 차량 사용과정에서 바로 발생하는 비용을 의미한다.

본 발명에서 사용자가 업무용승용차를 배정받는 방식은 본 발명의 핵심적 사항이 아니며, 별도의 전산화된 시스템이나 기업체 고유의 업무방식에 의해 이루어질 수 있을 것이다.

본 발명에서 설명의 편의상 '업무용승용차'라 표현하였지만, 당연히 승용차가 아닌 '업무용차량'도 본 발명에 의한 관리방법에 의해 관리될 수 있음은 명백하다.

전술하였듯이 본 발명은, 네트워크 통신하는 사용자단말, 관리자단말 및 운영서버를 포함하며, 소정의 방식에 의해 사용자단말을 가진 사용자가 업무용승용차를 배정받아 운행에 제공되는 업무용승용차의 비용관리방법으로서, 고유정보입력단계, 사용정보입력단계 및 자료제공단계로 이루어지는 업무용승용차의 비용관리방법에 관한 것이다. 본 발명에 의한 비용관리방법에 관여하는 구성요소들의 개념적 관계도 및 서비스 시스템 구성도의 예를 각각 도 2a, 2b에, 이들 사이의 정보전달 또는 정보처리 관계에 대한 흐름도를 도 3에 각각 도시하였다. 아래 표 1에 본 발명에 의한 비용관리방법의 각 단계에서 수행되는 내역을 간단하게 정리하였다.

본 발명에서 상기 고유정보입력단계는, 기업체의 관리자에 의해 관리자단말을 통해 수행되는 것으로서, 차량정보와, 고정비정보와, 변동성고정비정보 및 배당정보를 상기 운영서버에 통지하는 단계이다.

차량정보는 업무용승용차 각각의 차량식별번호(예컨대 차량번호)와 차종, 차량색, 차량크기와 같은 차량사양, 취득일시 등의 정보를 포함할 수 있다. 고정비정보는 개별차량의 현 회계연도의 감가상각비 관련 정보와, 현 회계연도의 해당 차량에 소요된 보험료, 제세금을 포함한다. 고정비정보는 발생할 때마다 실시간 또는 소정 기간 내에 통지한다. 변동성고정비정보는 현 회계연도에 개별차량에 소요된 정비비, 수리비를 포함하는 정보로서 역시 발생할 때마다 실시간 또는 소정 기간 내에 통지한다. 배당정보는 특정 업무용승용차가 특정 사용자의 이용을 위해 배당되었음에 관한 정보이다. 배당정보는 운영서버에게 통지되는 동시에 사용자단말에도 통지되도록 하는 것이 바람직하다.

본 발명에 의한 비용관리방법을 보다 효율적으로 이용하기 위하여, 기업체는 상기 고유정보입력단계에서 기업체별 업무용승용차 뿐 아니라 업무용승용차를 사용하거나 사용하게 될 임직원을 사용자로 등록해 둘 수도 있을 것이다.

본 발명에서 상기 사용정보입력단계는 사용자에 의해 사용자단말을 통하여 이루어지는 것으로서, 사용자확인소단계, 사용정보입력소단계 및 증빙소단계를 포함한다.

상기 사용자확인소단계는, 업무용승용차의 운전 전에 사용자가 특정 업무용승용차를 사용하도록 배정된 정당한 권한이 있음을 확인하는 소단계이다. 이를 위해 종래 알려진 또는 장래 개발될 소정의 인증방법이 적용될 수 있을 것이다.

사용정보입력소단계는, 사용자가 업무용승용차의 당해 사용거리 관련 정보를 입력하는 소단계인데, 이는 사용자에 의해 수동으로 입력될 수도 있고, 뒤에서 상세하게 설명하듯이 IoT가 적용된 차량이라면 자동으로 입력될 수도 있을 것이다. 사용거리는 [도착시 누적거리-출발시 누적거리] 방식으로 또는 차량의 GPS와 연동하여 자동으로 계산될 수 있다. 사정에 따라서는 사용목적, 사용일시에 대한 정보도 추가될 수 있을 것인데, '사용목적' 추가에 관해서는 뒤에서 다시 설명한다. 사용정보 입력시점은 다양하게 정할 수 있을 것인데, 예를 들면 사용이 종료된 후에 일회 입력할 수도 있고, 장기사용의 경우에는 소정의 간격으로 입력할 수도 있을 것이다.

상기 사용자확인소단계 및 사용정보입력소단계는, 업무용승용차가 IoT가 적용된 스마트차량이라면 본 발명에 의한 비용관리방법 운영을 위한 소정의 앱이 장착된 스마트폰과 같은 사용자단말과 함께 자동으로 수행될 수도 있다. 예를 들면 차량에 NFC, 블루투스 또는 RFID 소자가 장착되어 있고 이들을 인식하는 기능이 탑재된 사용자단말을 이용하여 근거리 무선통신으로 사용자가 배당된 자동차에 접근하거나 승차하면 자동으로 또는 사용자의 앱 작동에 의해 배당된 사용자인지를 확인할 수 있을 것이다. 이때 사용자의 부서, 직책, 성명 등 사용자정보도 자동 또는 수동으로 입력되도록 하는 것도 좋다. 나아가 차량에 장착된 위치관련 정보통신장치(GPS, GIS 등)와 연동하여 차량운행에 관련된 시간정보, 위치정보(운행 출발지, 경유지와 도착지), 사용거리정보 등이 자동으로 기록될 수 있을 것이다.

상기 사용자확인소단계 및 사용정보입력소단계에 구체적으로 적용할 수 있는 사용자단말의 인터페이스 예 및 그 사용예를 도 4a에 예시하였다. 예를 들면, 사용자가 배당된 업무용승용차에서 본 발명에 대한 앱(이하 단순히 '앱'이라 함)을 열고 운행시작버튼을 터치하면 자동으로 운행시작시간, 출발지, 사용자정보 등이 결정되고, 운행중에도 자동으로 운행정보가 결정되며, 운행종료버튼을 터치하면 도착지 정보 등이 결정된다. 운행전 또는 후에 운행목적도 입력할 수 있게 되는데, 이러한 정보는 실시간으로 또는 소정의 시점에, 위치정보제공장치 및 인공위성을 통해 운영서버로 전송된다. 도 4a의 예에서는 이와 연동하여 앱에서 출장보고서를 작성하는 예도 도시하였다.

상기 증빙소단계는, 당해 사용과정에서 발생한 주유비, 통행료를 포함하는 변동비에 대해 입력하고 그 증명(영수증)을 제시하는 소단계이다. 이때 사용자는 영수증 사진을 제시하고, 운영서버에서 제시된 영수증 사진을 문자인식하는 방식으로 자동화할 수 있다. 한편, 사용자가 특정 업무용승용차를 운행하는 과정에서 부득이하게 정비를 하거나 수리를 하는 경우도 있으므로 이렇게 발생되는 변동성고정비도 함께 증빙한다. 상기 고유정보입력단계에서 관리자가 입력하는 변동성고정비는 기업체에서 정기적으로 또는 사용에 제공되지 않은 상태에서 소요된 것이고, 증빙소단계에서의 변동성고정비는 사용에 제공된 상태 즉, 사용 중에 부득이하게 발생한 고장 등에 소요된 것이다.

상기 증빙소단계에서 증빙하는 구체적인 절차의 예 및 증빙 결과의 활용예에 대한 정보의 흐름을 도 4b에 도시하였다. 영수증 사진으로부터 문자인식이 불완전한 경우에는 타이피스트가 정확한 정보를 입력하도록 할 수 있다. 입력된 각종 정보는 기업체가 필요로 하는 적절한 형식으로 출력될 수 있다.

본 발명에서 상기 자료제공단계는, 운영서버가 상기 관리자단말 및 사용자단말로부터 전송된 정보로부터 각각의 개별차량에 대한 이용정보와 누적정보를 계산하여 제공하는 단계로서, 당해 사용이 종료된 이후마다, 또는 관리자단말측의 요청이 있는 때에, 또는 소정의 주기로 수행될 수 있다.

상기 이용정보는, 당해 사용에 의해 발생하여 계산된 사용거리와 변동비 차량식별번호를 포함한다. 이용정보는 업무용승용차의 사용완료시마다 또는 장기사용의 경우 소정의 간격으로 정리되는 정보로서, 그 때마다 또는 관리자단말의 요청에 따라 관리자단말에 제공된다. 경우에 따라서는 당해 사용자에게도 제공될 수 있을 것이다. 필요한 경우 당해 사용자정보, 사용목적, 사용일자, 출발지-경유지-도착지 정보 등도 이용정보에 포함시킬 수 있다.

누적정보는, 개별 업무용승용차의 현 회계연도 기초에서 소정 시점까지의 총사용거리, 누적 고정비, 누적 변동성고정비, 누적 변동비 등에 대한 정보이다. 누적정보는 회계연도 기초부터 업무용승용차의 이용에 따라 누적되는 정보로서 운영서버가 계산하며, 소정의 간격으로 또는 관리자단말의 요청에 따라 관리자단말에 제공된다. 이때 제공되는 누적정보는 차량식별번호, 차종, 보험가입여부 정보 등을 포함할 수 있으며, 제공되는 형식은 다양할 수 있는데 세무신고용 형식으로도 제공되는 것이 바람직하다.

상기 자료제공단계에서, 구체적으로 제공될 수 있는 출력예를 도 5a~5d에 도시하였다. 도시된 바와 같이 본 발명에 의한 업무용승용차의 비용관리방법에 의하면, 기업체에서 운영 중인 차종 및 사용자별로 업무용승용차의 운행일지, 세무 소명자료 대비용 업무용승용차 운행기록부, 국세청 제출용 업무용승용차 관련비용 명세서 등을 간편하게 제공할 수 있게 된다.

이상과 같이 고유정보입력단계, 사용정보입력단계 및 자료제공단계로 이루어지는 본 발명에 의한 업무용승용차의 비용관리방법에 의하여 기업체는 자신이 소유하거나 임차, 리스한 각각의 업무용승용차에 대한 사용거리와 각종 비용을 정확하게 파악하고 관리할 수 있게 된다.

전술하였듯이 개정된 세제에 의하면 운행기록을 작성하지 않거나 업무용/비업무용을 구분하지 않으면 1천만원까지만 비용으로 인정받는다. 따라서 이에 해당하는 경우 회계연도의 비용이 1천만원을 초과하지 않도록 하는 것이 좋다. 이를 위해 상기 자료제공단계에서 운영서버는, 차량별로 누적 고정비, 누적 변동성고정비 및 누적 변동비의 합이 소정금액(예를 들면, 800만원, 900만원)을 초과하면 그 사실을 상기 관리자단말에 통지하여 차량의 사용을 더욱 통제할 기회를 가지도록 하는 것이 바람직하다.

이상에서는 업무용승용차의 운행비용이 연 1천만원을 초과하지 않아 업무용과 비업무용을 구분하지 않는 경우를 대상으로 한 것을 설명하였다. 그러나 실제 대부분의 기업체에서는 업무용승용차의 운행비용이 연 1천만원을 초과하는 것이 일반적이다. 따라서 절세와 비업무용 사용을 제한하거나 비업무용 사용시 비용정산을 위하여 업무용승용차의 업무용 사용과 비업무용 사용을 정확하게 구별할 필요가 있다.

업무용승용차의 업무용 사용과 비업무용 사용을 구별하는 방식 을 위한 본 발명은, ① 상기 사용정보입력소단계에서, 사용정보는 업무용 사용거리 관련 정보 또는 비업무용 사용거리를 추가로 포함하며, ② 상기 증빙소단계에서, 업무용으로 발생한 변동비 및 변동성고정비에 대해 증빙하며, ③ 상기 자료정보단계에서, 이용정보는 업무용 사용거리 정보를 포함하며, 누적정보는 현 회계연도 기초에서 소정 시점까지의 업무용 총사용거리를 포함하도록 한다. 이러한 상황을 도 3에 괄호로 표현하였다.

이는 업무용승용차의 1회 사용 단위 전체를 비업무용으로 사용하거나, 업무용으로 사용하다가 일시 사적(비업무용)으로 사용하는 경우 이를 명확히 하기 위한 것이다. 즉, 사용자는 자신이 업무용승용차를 사용하는 과정에서 업무용에 해당하는 경우에만 그 총사용거리와 업무용 사용거리를 보고하고 업무용으로 발생한 비용만 증빙하며, 운영서버는 개별 업무용승용차에 대하여 누적 총사용거리와 함께 업무용 사용거리 정보, 누적 비용 및 누적 업무용 비용 정보를 계산하고 제공하는 것이다.

이러한 방식에서 사용목적을 단순히 업무용-비업무용으로 이분화할 수도 있지만, 기업체의 내적 필요에 의해 업무용을 다양하게 구분할 수도 있을 것이다. 예를 들면, 업무용-출퇴근용-비업무용으로 구분하거나, 이중 업무용을 더욱 세분화하여 제조판매시설방문, 거래처대리점방문, 회의 및 업무협의, 판촉활동, 교육훈련 등으로 구분할 수도 있을 것이다.

한편, 이때 발생하는 비업무용 변동성고정비 및 고정비는 기업체 고유 업무와 무관하게 발생한 것이므로 정산이 필요할 수도 있다. 비업무용 변동비는 증빙하지 않으므로 고려에서 제외하며, 비업무용 사용과정에서 발생한 변동성고정비는 모두 비업무용에 의한 것이라 할 수 없고, 고정비의 일부도 당해 비업무용에 의한 것이므로 정산에 포함시킨다.

1회 운행단위가 종료된 후에의 비업무용 비용을 정확하게 계산하는 것은 용이하지 않기 때문에 직전 회계연도의 정보를 활용하여 잠정적으로 결정하는 것이 합리적이다. 따라서 당해 비업무용 운행시 발생하는 [고정비+변동성고정비]는, 직전 회계연도의 총주행거리와 [누적 고정비+누적 변동성고정비]로부터 산정된 단위거리당 [고정비+변동성고정비]를 기준으로 계산하는 것이 좋다. 이를 정리하면 다음과 같다.

당해 비업무용 [고정비+변동성고정비]는, 해당 차량의 회계연도 중 총 비용이 1천만원을 초과하는 범위에서 세제혜택을 받을 수 없는 금액이다. 따라서 기업체에서는 이 금액을 당해 비업무용으로 사용한 사용자에게 반환받거나, 다른 비용으로 처리해야 할 것이다.

한편, 회기 말에 세무처리 등을 위해 개별 업무용승용차에 대해 업무용 비용 또는 비업무용 비용을 정산할 필요가 있다. 예컨대 계산시점이 기말인 경우, 누적 고정비, 누적 변동성고정비 계산시에 당해 회계연도의 [(업무용 총주행거리)/(총주행거리)] 값을 곱하여 업무용 [누적 고정비+누적 변동성고정비]를 보정하여 최종 비용을 확정하는 것이다. 나머지는 비업무용에 의해 발생한 것이다. 이를 정리하면 다음과 같다.

마찬가지로, 비업무용에 의해 발생한 당해 회계연도의 비업무용 [누적 고정비+누적 변동성고정비]를 어떻게 처리할 지는 기업체의 정책에 달려있을 것이다.

본 발명에 의한 업무용승용차의 비용관리방법은 단일 기업체에서 운영서버를 두고 하나 또는 복수의 업무용승용차를 관리할 수도 있지만, 비용관리방법을 서비스하는 별도의 외부업체에서 회원으로 가입한 복수의 기업체를 대상으로 각각 하나 또는 복수의 업무용승용차를 대상으로 관리서비스를 수행할 수도 있다. 이 경우에 모든 정보의 발생 및 전달은 기업체별, 업무용승용차별, 사용자별로 구분하여 이루어지게 된다.

한편, 이상과 같은 본 발명에 의한 업무용승용차의 비용관리방법을 수행할 때 상기 사용자단말은 업무용승용차에 내장 또는 외장된 내비게이션일 수도 있다.

또한 본 발명에 의한 업무용승용차의 비용관리방법에 이용되는 상기 사용자단말의 인터페이스(GUI)는 앱 형태로, 관리자단말의 인터페이스는 앱 또는 웹 s/w 형태로 제공될 수 있을 것이다. 구체적인 사용자 인터페이스는 해당 기술분야 당업자가 상황에 맞추어 적절하게 결정할 수 있을 것이므로 이에 대한 상세한 설명을 생략한다.

본 발명에서 상기 운영서버는 기능적 개념으로서 상황에 따라서는 물리적으로 서비스서버, DB서버, SMS서버, 웹서버 등 복수개의 서버로 이루어질 수 있을 것이며, 클라우드 서비스 방식의 서버일 수도 있을 것이다.

Claims

네트워크 통신하는 사용자단말, 관리자단말 및 운영서버를 포함하며, 소정의 방식에 의해 사용자단말을 가진 사용자가 업무용승용차를 배정받아 운행에 제공되는 업무용승용차의 비용관리방법으로서,
(A) 기업체의 관리자가 관리자단말을 통해
업무용승용차 각각의 차량식별번호를 포함하는 차량정보와,
개별차량의 현 회계연도의 감가상각비 관련 정보, 현 회계연도의 보험료, 제세금을 포함하는 고정비정보와,
현 회계연도에 개별차량별로 소요된 정비비, 수리비를 포함하는 변동성고정비정보 및
특정 업무용승용차가 특정 사용자의 이용을 위해 배당되었음에 관한 배당정보를 상기 운영서버에 통지하는 고유정보입력단계:
(B) 사용자가 사용자단말을 통해 상기 운영서버에
업무용승용차에 배정된 사용자임을 확인하는 사용자확인소단계;
업무용 사용거리 관련 정보를 포함하는 사용정보를 입력하는 사용정보입력소단계;
사용과정에서 발생한 변동성고정비 및 업무용으로 사용하는 과정에서 발생한 주유비를 포함하는 변동비에 대한 증빙을 하는 증빙소단계;를 포함하는 사용정보입력단계:
(C) 운영서버가 상기 관리자단말 및 사용자단말로부터 전송된 정보로부터 개별차량에 대하여
당해 사용에 의한 사용거리, 업무용 사용거리, 업무용으로 사용하는 과정에서 발생한 변동비, 사용과정에서 발생한 변동성고정비 및 차량식별번호를 포함하는 이용정보와,
현 회계연도 기초에서 소정 시점까지의 총사용거리, 업무용 총사용거리, 누적 고정비, 누적 변동성고정비 및 누적 변동비를 포함하는 누적정보와,
사용자가 소정차량을 비업무용으로 운행한 경우, 당해 비업무용 운행으로 발생하는 [고정비+변동성고정비]에 대한 정산정보를 제공하는 자료제공단계:
를 포함하는 것을 특징으로 하는 기업체 업무용승용차의 비용관리방법.
제 1 항에 있어서,
상기 운영서버는,
상기 차량별로 누적 고정비, 누적 변동성고정비 및 누적 변동비의 합이 소정금액을 초과하면 그 사실을 상기 관리자단말에 통지하는 것을 특징으로 하는 기업체 업무용승용차의 비용관리방법.
삭제
제1항에 있어서,
당해 비업무용 운행시 발생하는 [고정비+변동성고정비]는,
직전 회계연도의 총주행거리와 [누적 고정비+누적 변동성고정비]로부터 산정된 단위거리당 [고정비+변동성고정비]를 기준으로 계산되는 것을 특징으로 하는 기업체 업무용승용차의 비용관리방법.
제1항에 있어서,
계산시점이 기말인 경우,
누적 고정비, 누적 변동성고정비 계산시에 당해 회계연도의 [(업무용 총주행거리)/(총주행거리)] 값을 곱하여 업무용 [누적 고정비+누적 변동성고정비]를 보정하는 것을 특징으로 하는 기업체 업무용승용차의 비용관리방법.
제1항, 제2항, 제4항 및 제5항 중 어느 한 항에 있어서,
상기 비용관리방법은 복수 기업체의 업무용승용차를 대상으로 하는 것을 특징으로 하는 기업체 업무용승용차의 비용관리방법.
제1항, 제2항, 제4항 및 제5항 중 어느 한 항에 있어서,
상기 업무용승용차에는 NFC, 블루투스 또는 RFID 소자가 장착되어 있고, 상기 사용자단말은 상기 소자와 근거리통신할 수 있어
배정된 차량의 확인, 사용자정보의 전송, 차량 운행시간, 거리의 계산이 자동으로 이루어지는 것을 특징으로 하는 기업체 업무용승용차의 비용관리방법.
제1항, 제2항, 제4항 및 제5항 중 어느 한 항에 있어서,
상기 사용거리는 소정의 위치관련 정보통신장치에 의해 자동으로 결정되는 것을 특징으로 하는 기업체 업무용승용차의 비용관리방법.
제1항, 제2항, 제4항 및 제5항 중 어느 한 항에 있어서,
상기 사용자단말은 내비게이션인 것을 특징으로 하는 기업체 업무용승용차의 비용관리방법.
제1항, 제2항, 제4항 및 제5항 중 어느 한 항에 있어서,
상기 사용자단말 또는 관리자단말의 사용자인터페이스는 앱 형태로 제공되는 것을 특징으로 하는 기업체 업무용승용차의 비용관리방법.