JPWO2004010309A1 - 連絡システム - Google Patents

Abstract

安価で一斉配信可能な電子メールを利用した上で、確実に連絡事項の到達と出欠の確認などを可能とする。連絡者１１０から被連絡者１２０への連絡を中継するサービスサーバ１３０と、連絡者の端末１１１、１１２および被連絡者の端末１２１、１２２とがコンピュータネットワーク１４０を介して接続されてなり、サービスサーバ１３０が連絡者１１０の連絡事項にリンクするＵＲＬを含む連絡電子メール１３１を被連絡者１２０に送信する。ＵＲＬには前記連絡事項に対応する回答欄を含むＷＷＷ対応の記述言語文書が準備されている。サービスサーバ１３０は被連絡者の端末１２１、１２２から送信された前記回答欄に関するデータ１２３を検出し、検出結果を連絡者の端末１１１、１１２に報告電子メール１３２として送信する。

Description

本発明は、各種人的グループ内における連絡システムに関するものである。

従来、大学の体育会活動やサークルまたはＰＴＡ活動などに代表される様々なグループ内における連絡周知方法として、電話を用いるピラミット型またはループ型連絡網が採用されている。しかし、この電話によるピラミット型またはループ型連絡網においては、中継者による「忘れる」などの何らかの理由による次階層への伝達行為の中断により、その下位層の複数のグループ員への不達現象が、身の回りで日常的に多数起きており、問題化されている。さらに、当該方法は、人間の記憶伝達に依存する為、伝達されるべき内容が順次、変化していく場合もある。
また、近年では、普及の著しい電子メールを用い、一斉同報が可能なメーリングリスト形式による連絡網を利用しているグループもある。このメーリングリスト形式による連絡網では、到達保証の無い電子メールの特性上、「全員到達」に不安が残り、特に、携帯電話によるＥ−メールおいては、送受信上、または表示上、文字数の制約などもあり、確実な連絡網としては極めて不十分である。
日本特開２００１−３４４３７７号公報には、多数の人が集まる会合への出欠状況を通信ネットワークの電子メールを利用して管理するための、ホスト側端末装置とゲスト側端末装置とを具備する出欠管理システムが開示されており、同ホスト側端末装置が、前記会合への出欠を確認するための確認メールを送信する確認メール送信手段、前記会合への出欠の回答が入力された回答メールを受信する回答メール受信手段、前記回答の内容を判定分類し、データとして蓄積する判定分類手段、及び前記判定分類手段により分類された前記回答を基に前記会合への出欠状況を示す出欠表を作成する出欠表作成手段、並びに、前記回答メールの受信の有無を検出する回答メール受信検出手段、前記確認メールの送信後からの経過時間を検出する時間検出手段、及び前記回答メールの受信が所定時間を過ぎても検出されないとき、ゲスト側端末装置に前記確認メールを再送する確認メール再送手段を有すること、前記ゲスト側端末装置が、前記ホスト側端末装置から送信された前記確認メールを受信する確認メール受信手段、及び前記会合への出欠の回答が入力された前記回答メールを送信する回答メール送信手段を有することが記載されている。
当該公報記載の発明では、確認メールに回答メールの様式を示す様式情報が含まれるとされているが、それだけでは回答メールにルールミスの発生が予想され、ホスト側端末装置における回答内容の判定分類は困難である。さらに、未回答者に対して自動的に再度確認電子メールを送るのでは、未回答者の事情を全く考慮しておらず、例えば、未回答者のメール受信が困難な状況にあった場合等、いくら再送信しても無意味な場合があり、出欠の確認を確実にすることはできない。また、そもそも、ホスト側端末装置とゲスト側端末装置間において確認メールと回答メールを送受信するだけでは、前記電子メールの特性である到達保証の無さは解消されておらず、新連絡網の創造が切に望まれる。
さらに、日本特開２００２−９１８７２号公報には、マルチメディア通信を用いて行うイベントの連絡、確認、応答結果集約支援システムに係る発明が開示されているものの、前記した従来発明同様、応答メールの自動検出手段が用いられていることから、適切な方法とは言えない。

本発明は、これらの状況を鑑み、到達保証の無い電子メールの特性および携帯電話によるＥ−メールにおける文字制限などを踏まえつつ、安価で、一斉に多数の受け取り者に配信可能な電子メールを利用した上で、確実に連絡事項の到達及び出欠の確認などを可能とする連絡システムを提供するものである。
本発明に係る連絡システムは、連絡者から被連絡者への連絡を中継するサービスサーバと、該連絡者および該被連絡者の端末とがコンピュータネットワークを介して接続されてなり、前記サービスサーバが該連絡者の連絡事項にリンクするＵＲＬを含む連絡電子メールを該被連絡者に送信することを特徴とするものである。
前記ＵＲＬには、前記連絡事項に対応する回答欄を含むＷＷＷ対応の記述言語文書が準備されてなることが好ましい。該記述言語文書は、前記被連絡者の端末の表示能力に応じた画面分割処理されたものであることが好ましい。
前記サービスサーバが前記被連絡者の端末から送信された前記回答欄に関するデータを検出し、検出結果を前記連絡者の端末に報告電子メールとして送信することが好ましい。前記報告電子メール中には再連絡方法に関する複数の選択肢が準備されてなることが好ましい。
前記報告電子メールが前記検出結果にリンクするＵＲＬを含み、該ＵＲＬに、該検出結果を含むＷＷＷ対応の記述言語文書が準備されてなることが好ましい。該記述言語文書中には再連絡方法に関する複数の選択肢が準備されてなることが好ましい。該記述言語文書は、前記連絡者の端末の表示能力に応じた画面分割処理されたものであることが好ましい。

図１は、本発明の連絡システムの全体概要図である。
図２は、携帯電話における本連絡システムサービスのトップ画面例である。
図３は、サービスサーバ１３０を介した、連絡者１１０による被連絡者１２０宛の一斉メール配信処理を示すフロー図である。
図４は、被連絡者１２０の携帯電話における連絡案内メールの表示画面例である。
図５は、連絡文の閲覧確認手順に関するフロー図である。
図６は、サービスサーバ１３０における連絡文未確認者のチェックフロー図である。
図７は、連絡者１１０の携帯電話における未確認者報告案内メールの表示画面例である。
図８は、連絡案内メールの未確認者に対するフォロー手続に関するフロー図である。

以下、本発明に係る連絡システムの好適な実施形態を説明する。
図１は本連絡システムの全体概要図であり、図１には、連絡事項を発信する側となる連絡者１１０のパソコン１１１または携帯電話１１２と、その連絡事項を受信する側となる被連絡者（群）１２０のパソコン１２１または携帯電話１２２と、本連絡中継サービスを提供し、管理運用するサービスサーバ１３０とが、夫々、インターネット等のコンピュータネットワーク１４０を介して接続されている状態が図示されている。パソコン１１１、１２１及び携帯電話１１２、１２２はこれらに限らず、インターネット等のコンピュータネットワークに接続可能な端末であれば、どのような機器であってもよい。
前記端末機器の所有者は、予め本連絡システムに係るサービスを受けるため、所定の手続きにより会員登録を行い、各会員は、自己の所属するグループのグループ登録を同時に手続きしておくものとする。会員である連絡者１１０は、所属するグループ員に連絡または出欠の確認を行う場合、端末（１１１または１１２）から連絡事項または出欠確認事項を、サービスサーバ１３０を通じて（１１３）、グループ員全員または複数の指定されたグループ員に一斉にメール配信（１３１）する。
当該メールを受け取った会員である被連絡者１２０は、各自の端末（１２１、１２２）を用い、前記連絡事項または出欠確認事項メッセージを閲覧し、サービスサーバ１３０に対し、求められた連絡事項の閲覧確認または出欠確認事項の出欠の意志を入力（１２３）する。
前記入力された連絡事項の閲覧確認または出欠確認事項の出欠の意志に関するデータは、サービスサーバ１３０により定期的な経過時間毎にチェックされ、その際、連絡事項の閲覧確認データが未確認であったり、または、出欠確認事項の出欠意志データの未入力者が探索され、一覧表などの形式を以って、連絡者１１０宛に報告案内メールを自動送信（１３２）するというものである。
さらに、図７及び図８において後述するように、該報告案内メールを受け取った連絡者１１０は、該報告案内メールからリンクした、または、表示された報告一覧画面の示す各種連絡機能により適切と思われる連絡手段を行使し、確実にグループ員全員に報知または意志の確認を取ることができるものである。
続いて、本連絡システムを詳述して行く。図２は、連絡者１１０の携帯電話１１２の表示画面２０であり、連絡システムサービスのトップ画面の一例が表示されている。画面２０には、「連絡システム」及び「出欠システム」の２つのメニューが表示されているが、両システムとも基本となる構成は同一であるため、以下、「連絡システム」について説明する。
図３は、前記「連絡システム」メニューを選択した連絡者１１０が、端末（１１１、１１２）からサービスサーバ１３０を介して、被連絡者１２０に一斉にメール配信するまでの処理を示すフロー図であり、連絡者１１０、サービスサーバ１３０および被連絡者１２０の３つの連結フロー図により構成されている。
先ず、連絡者１１０は、自己の端末（１１１、１１２）から指定ＵＲＬに接続（３１１）する。この際、パスワード入力等の一般的な接続手続を経て、サービスサーバ１３０により個人識別され、属するグループの識別も行なわれる。サービスサーバ１３０は接続（３２１）された連絡者信号の識別に応じ、最初の画面を送信（３２２）し、連絡者１１０の端末に表示（３１２）させる。この画面が図２の画面例である。連絡者１１０がこの画面を確認し、「連絡システム」を選択（３１３）すると、指示を確認（３２３）したサービスサーバ１３０は、該当するグループ内に登録されたグループ員を対象とした送信宛先の指定画面を送信（３２４）する。この際の送信宛先の指定画面では、グループ員の個々の指定、複数指定は勿論のこと、グループ内の特定役職別、小グループ別、という指定が容易に出来ることが望ましい。
該画面を表示、確認（３１４）した連絡者１１０は、前記方法により送信宛先を指定（３１５）して、サービスサーバ１３０へ送信、指示する。この指示を受信したサービスサーバ１３０は、宛先を一時保持（３２５）し、確認用ファイルに宛先別レコードを生成（３２６）し、メッセージ入力画面を連絡者１１０に送信（３２７）する。
連絡者１１０は端末（１１１、１１２）に受信され表示（３１６）された入力画面にメッセージを入力して、サービスサーバ１３０へ送信（３１７）する。このメール配信の指示（３２８）を受けたサービスサーバ１３０は、前記保持（３２５）された宛先ごとに、メッセージ内容から連絡案内メールを生成（３２９）し、一斉に送信（３３０）する。
被連絡者１２０はこの連絡案内メールを受信（３３１）する。図４は、被連絡者１２０の携帯電話１２２の表示画面例４０であり、この連絡案内メール４１は、「下記のタイトル・・・・・」４２、「下記ＵＲＬ・・・・・」４３、等の定型文と、前記連絡者１１０の入力メッセージより、名宛人氏名４４、表題４５、連絡者入力メッセージの入力時間４６、および、名宛人氏名４４に対応したサービスサーバ１３０内に生成された宛先別レコードに対応する画面ＵＲＬ４７などで構成されている。
また、図４に吹き出しとして図示した宛先別レコードに対応する連絡文４８は、前記宛先別レコードに対応する画面ＵＲＬ４７をクリックすることにより、端末画面４０に表示される。連絡文４８はＨＴＭＬ、ＨＤＭＬ、ＭＭＬ、ＳＧＭＬ、ＸＭＬ、その他のＷＷＷ対応記述言語文書により記述されている。また、当該ファイルの容量（文字数）は５ｋバイト程度に制限し、それを超える容量（文字数）の入力メッセージがあった場合、更にサービスサーバ１３０内で画面分割を行いリンク送信する手段を持つようにすることが望ましい。
本実施形態において連絡案内メール４１中にＵＲＬ４７を含ませて、連絡案内メール４１の定型文と、連絡事項である連絡文４８とに分割したのは、携帯電話におけるＥ−メールの文字制限、例えば、全角６４文字等に対する工夫である。この工夫とは異なり、連絡者１１０の入力文の送信時に入力分の文字数を制限する方法も考えられるが、それでは連絡メッセージの伝達に支障を来す場合が出てくる。
連絡文４８中には、被連絡者１２０がこれを閲覧し確認したことを入力するための「確認！」ボタン４９が含まれており、このボタン４９を選択、クリックすることにより、サービスサーバ１３０では、該当者ごとに前記確認用ファイル内の宛先別レコードの確認フィールドに特定の値を入力する。
この閲覧確認手順を、図５に示すサービスサーバ１３０と被連絡者１２０の連結フロー図を参照しながら説明する。
図３に示すフロー図のＡに続いて、被連絡者１２０が連絡案内メールを受信（５２１）し、該メールの表示操作（５２２）を行なうことにより、連絡案内メール４１がその携帯電話１２２の端末画面４０に表示（５２３）される。次いで、被連絡者１２０がその内容を確認後、画面下部の宛先別レコードに対応する画面ＵＲＬ４７をクリック（５２４）すると、サービスサーバ１３０に接続（５１１）され、サービスサーバ１３０はＵＲＬ内に指定されたＨＴＭＬなどの連絡文４８を、接続のあった携帯電話１２２に送信（５１２）する。被連絡者１２０は連絡文４８を受信し表示（５２５）された連絡事項を閲覧し、「確認！」ボタン４９を選択、クリック（５２６）する。
該信号を受信（５１３）したサービスサーバ１３０は、該当者ごとに前記確認用ファイル内の宛先別レコードの確認フィールドに特定値を入力（５１４）する。この特定値を入力された前記確認用ファイルは、次に述べるサービスサーバ１３０内の確認チェック手段によりチェックされ、未確認者リスト作成手段により未確認者のリストが作成されて、連絡者１１０に定時的に報告される。
図６は、図５に示すフロー図のＢに続く、前記未確認者のチェックフロー図である。
サービスサーバ１３０内の確認チェック手段は、前記連絡メッセージの入力後、一定の経過時間または指定時刻毎に（６２１）、確認用ファイル内の全レコードを探索（６２２）し、対象者が居るか否かを判定（６２３）し、居ない場合には、以後の探索を終了（６２４）する。一方、対象者が居る場合には、サービスサーバ１３０内の未確認者リスト作成手段が未確認者リストを生成（６２５）し、該リストの所在を示すＵＲＬを記載した未確認者報告案内メールを連絡者１１０宛に生成（６２６）し、これを送信（６２７）して終了する。
サービスサーバ１３０が上記報告作業を終了するもう１つの手段として、上記未確認者リスト（後述する未確認者報告文７３）の表示画面内に、「報告処理の終了（または停止）」ボタンを設け、連絡者１１０が、そのボタンを選択（クリック）することにより、以後の報告処理が終了するようにすることが好ましい。この態様によれば、後述する未確認者報告文７３において、電話連絡その他、本システム以外の手段で被連絡者１２０の確認を取ったにも拘らず、報告処理が永遠に続くことを回避することができる。
連絡者１１０はこの未確認者報告案内メールを受信（６１１）する。図７は、連絡者１１０の携帯電話１１２の表示画面例７０であり、この未確認者報告案内メール７１の全体が吹き出しとして図示され、案内メール７１中には未確認者報告文７３にリンクするＵＲＬ７２が含まれている。吹き出しとして描かれた未確認者報告文７３はＨＴＭＬ等のＷＷＷ対応記述言語で構成されている。
未確認者の報告案内は、図４で説明した連絡案内と同様、端末機の有する文字制限などを考慮したものである。
次に、図８に示すフロー図より、連絡案内メールの未確認者に対するフォロー手続を説明する。図８は、連絡者１１０、被連絡者１２０、サービスサーバ１３０の連結フローにより構成されている。
図６に示すフロー図のＣに引き続き、未確認者報告案内メールを受信（８１１）し、これを閲覧した連絡者１１０は、図７の報告案内メール７１中のＵＲＬ７２をクリック（８１２）して、サービスサーバ１３０に接続（８３１）する。該信号を受信したサービスサーバ１３０は、予め作成してあるＨＴＭＬなどで構成された未確認者報告文７３を送信（８３２）する。
未確認者報告文７３を受信し、携帯電話１１２に表示（８１３）させた連絡者１１０は、連絡案内メールの未確認者を認知した後、未確認者報告文７３に記載された複数の再連絡方法を適宜選択（８１４）して、連絡を取ることができる。この再連絡方法には、▲１▼第１の電話番号７４に架電、▲２▼第２の電話番号７５に架電、▲３▼メールアドレス７６にＥ−メール送信、▲４▼未確認者にサービスサーバ１３０経由で再度連絡メールを送信７７、▲５▼未確認者にサービスサーバ１３０経由で新メッセージメールを送信７８、の５つの手段がある。
連絡者１１０には、一定の経過時間または指定時刻毎に原則として未確認者が居なくなるまで未確認者報告案内メールが送られてくるが、どのタイミングで前記再連絡処理を行なうかは連絡者１１０の自由である。また、前記▲３▼メールアドレス７６にＥ−メール送信と▲５▼未確認者に新メッセージメールを送信７８との区別は、個別送信か複数者選択送信かにより使い分けるのが望ましい。
前記５つの手段の内、▲１▼第１の電話番号７４と▲２▼第２の電話番号７５は、携帯電話１１２などにおいて電話番号を反転クリックすることにより該当する電話番号に自動的に電話され、記憶やアドレス帳などの余分な手間が無く、便利で、しかも掛け間違いが無い。また、▲３▼メールアドレス７６も、前記同様、反転クリックすることでメーラーが自動起動し、これも前記電話番号同様の効果を享受することができる。
次に、サービスサーバ１３０経由で未確認者に連絡する手順を説明する。
▲４▼サービスサーバ１３０経由で再度連絡メールを送信７７する手順と、▲５▼未確認者に新メッセージメールを送信７８する手順において、図８では、前記した携帯電話における取扱可能な文字数制限に配慮して、画面分割を内包した処理（８１５、８３３、８３４、８１６）を行っている。
他方、図７の未確認者報告文７３として、画面分割を行っていない画面が図示されている。
図７の未確認者報告文７３において、「未確認者に再送」ボタン７７を選択する操作は、図８の「自動操作画面」選択（８１７）に相当する。該選択信号を受けたサービスサーバ１３０は、再送か新規メールの送信か、どちらの選択であるかを判断（８３５）し、再送と判断した場合、当初、連絡メールとして入力されたメッセージを内包させ、宛先となるグループ員の選択画面と共に再送画面を生成（８３７）し、送信する。同様に、「未確認者にメール」ボタン７８が選択された場合には、前記再送画面の「連絡メールとして入力されたメッセージ」部分を入力項目として生成（８３６）し、送信する。
これらの画面は連絡者１１０の端末に表示（８１８、８１９）される。連絡者１１０は、再送の際には宛先を指定（８２１）し、新規メールの送信の際には、宛先とメッセージとを入力（８２０）した後、サービスサーバ１３０へ送信（８２２）する。この信号を受信したサービスサーバ１３０は、宛先毎にメールを生成（８３８）し、名宛人である被連絡者１２０に送信（８３９）する。被連絡者１２０はこのメールを受け取る（８４０）。
なお、上記「宛先を指定（８２１）」と「宛先とメッセージとを入力（８２０）」の入力作業では、通常、未確認者リスト７３において掲載された者を自動的に名宛人としてチェック印（ラジオボタンまたはチェックボックス等）を付けた一覧で表示させ、このリストの中から何らかの事由により対象外とする必要のある被連絡者のみ、チェック印を外すことになる。
上記説明したように、本発明の連絡システムによれば、従来、電話、ファクシミリ、電子メールによって行われている、連絡事項の伝達または各種会合への出欠確認を、パソコン、携帯電話、ＰＤＡ、その他のコンピュータネットワークに接続された端末機により、迅速、確実、簡易、そして安価に行うことができる。

【特許請求の範囲】
【請求項１】
連絡者から被連絡者への連絡を中継するサービスサーバと、該連絡者および該被連絡者の端末とがコンピュータネットワークを介して接続されてなり、前記サービスサーバが該連絡者の連絡事項にリンクするＵＲＬを含む連絡電子メールを該被連絡者に送信する連絡システムにおいて、該ＵＲＬに前記連絡事項に対応する閲覧の認否に関する回答欄を含むＷＷＷ対応の記述言語文書が準備されてなり、前記サービスサーバが前記被連絡者の端末から送信された前記閲覧の認否に関するデータを検出し、検出結果を前記連絡者の端末に報告電子メールとして送信することを特徴とする連絡システム。
【請求項２】
前記ＷＷＷ対応の記述言語文書が、前記被連絡者の端末の表示能力に応じた画面分割処理されたものである請求項１記載の連絡システム。
【請求項３】
前記報告電子メール中に被連絡者への再連絡方法に関する複数の選択肢が準備されてなる請求項１または２記載の連絡システム。
【請求項４】
前記報告電子メールが前記検出結果にリンクするＵＲＬを含み、該ＵＲＬに、該検出結果を含むＷＷＷ対応の記述言語文書が準備されてなる請求項１〜３のいずれか記載の連絡システム。
【請求項５】
前記記述言語文書中に再連絡方法に関する複数の選択肢が準備されてなる請求項４記載の連絡システム。
【請求項６】
前記ＷＷＷ対応の記述言語文書が、前記連絡者の端末の表示能力に応じた画面分割処理されたものである請求項４記載の連絡システム。

Claims (8)

1. 連絡者から被連絡者への連絡を中継するサービスサーバと、該連絡者および該被連絡者の端末とがコンピュータネットワークを介して接続されてなり、前記サービスサーバが該連絡者の連絡事項にリンクするＵＲＬを含む連絡電子メールを該被連絡者に送信することを特徴とする連絡システム。
2. 前記ＵＲＬに、前記連絡事項に対応する回答欄を含むＷＷＷ対応の記述言語文書が準備されてなる請求項１記載の連絡システム。
3. 前記ＷＷＷ対応の記述言語文書が、前記被連絡者の端末の表示能力に応じた画面分割処理されたものである請求項２記載の連絡システム。
4. 前記サービスサーバが前記被連絡者の端末から送信された前記回答欄に関するデータを検出し、検出結果を前記連絡者の端末に報告電子メールとして送信する請求項１記載の連絡システム。
5. 前記報告電子メール中に再連絡方法に関する複数の選択肢が準備されてなる請求項４記載の連絡システム。
6. 前記報告電子メールが前記検出結果にリンクするＵＲＬを含み、該ＵＲＬに、該検出結果を含むＷＷＷ対応の記述言語文書が準備されてなる請求項４記載の連絡システム。
7. 前記記述言語文書中に再連絡方法に関する複数の選択肢が準備されてなる請求項６記載の連絡システム。
8. 前記ＷＷＷ対応の記述言語文書が、前記連絡者の端末の表示能力に応じた画面分割処理されたものである請求項６記載の連絡システム。

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