JPH1188413A - 電子メール振分け方式およびそれに用いる記憶媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 配信先の各個人の状況を監視することによっ
て、セクション用メールボックスに送信された電子メー
ルを、処理可能な個人に平均的に送信することができ、
また、個人用メールボックスに配信した電子メールの状
況を取得可能とすること。 【解決手段】 代表（セクション用）メールボックスか
ら配信される担当者（個人）についての状況を監視し、
代表メールボックスから、各担当者の状況に応じて、配
信先の担当者を特定する。また、各担当者が、代表メー
ルボックスから配信された電子メールを処理した結果
を、代表メールボックスに返信するようにさせることに
より、配信した電子メールの状況を監視する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、送信されてきた電
子メールを個人に振分けるための電子メール振分け方式
に関する。

【０００２】

【従来の技術】図９は、従来の電子メール振分け方式の
構成を示すブロック図である。図９において、９１は送
信側から送信されてきた電子メール、９２はメール配信
装置、９３はセクション用メールボックス、ａ１〜ａｎ
は個人用メールボックスである。

【０００３】次に、この従来方式の動作について説明す
る。電子メール９１を発信する側は、宛先（配信先）と
して、セクション又は個人を指定して、メール配信装置
９２に指定先メールボックスへの配信を依頼する。個人
用メールボックスａ１〜ａｎに直接配信された電子メー
ル９１は、各個人が取出すことになる。セクション用メ
ールボックス９３に配信された電子メール９１は、セク
ションの管理者が一旦それを取出し、その内容から判断
した上、メール配信装置９２を使用して、再度各個人に
振分けるか、個人に直接指示して、セクション用メール
ボックス９３から読み出させる方法をとっている。

【０００４】上記した図９の構成においては、セクショ
ンの管理者がセクション用メールボックス９３に配信さ
れた電子メール９１を管理する必要がある。このセクシ
ョンの管理者を不要とする技術が、例えば特開平３−２
３２３４１号公報（名称「電子メール振り分け方式」）
に開示されている。

【０００５】図１０は、上記特開平３−２３２３４１号
公報に記載されている技術による、電子メール振分け方
式の構成を示すブロック図である。図１０において、図
９に示す構成要素に対応するものには同一の符号を付
し、その説明を省略する。

【０００６】図１０において、９４は振分け装置、９５
は振分け先判定テーブルであり、振分け装置９４は、セ
クション用メールボックス９３に電子メール９１が配信
された場合、その電子メール９１の振分け先を振分け先
判定テーブル９５により判定し、その電子メール９１を
個人用メールボックスａ１〜ａｎに振分けるものであ
る。また、振分け先判定テーブル９５は、１レコード分
からそれぞれ構成される振分け先Ａ１，Ａ２，……Ａｎ
を有しており、各振分け先Ａ１，Ａ２，……Ａｎは、キ
ーワード抽出開始位置、キーワード長、キーワード文字
タイプ、キーワード、及び振分け先情報（個人名）に基
づいて決定される。

【０００７】次に、図１０に示した構成による動作につ
いて説明する。送信されてきた電子メール９１は、メー
ル配信装置９２によりセクション用メールボックス９３
又は個人用メールボックスａ１〜ａｎに配信される。振
分け装置９４は、セクション用メールボックス９３の内
容を定期的にサーチし、電子メール９１がセクション用
メールボックス９３に存在した場合、振分け先判定テー
ブル９５を参照して、その電子メール９１の振分け先を
決定し、該当先個人用メールボックスａ１〜ａｎにその
電子メール９１を振分け配信する。

【０００８】この振分け先の決定は、振分け先判定テー
ブル９５に従って行われる。即ち、該当電子メール９１
からは、振分け先判定テーブル９５に登録されたキーワ
ード抽出開始位置及びキーワード長に基づいて、キーワ
ードとなる文字列を切出し、それをキーワード文字列タ
イプに基づき文字列のコード変換を行い、振分け先判定
テーブル９５に予め登録されたキーワードと、そのコー
ド変換された文字列のキーワードとを比較する。両者が
一致した場合は、該当レコードの振分け先Ａ１、又はＡ
２、……又はＡｎに、電子メール９１を配信する。

【０００９】

【発明が解決しようとする課題】ところで、上記した従
来技術においては、各個人の状況が監視されていないた
め、電子メールシステムにログインしていない個人に代
わって別の個人の個人用メールボックスに配信すること
や、未処理の電子メールを抱えている個人に代わって別
の個人の個人用メールボックスに配信することや、各個
人に配信する電子メール件数を平均化して配信すること
や、配信不可状態の個人に代わって別の個人の個人用メ
ールボックスに配信することが困難であった。

【００１０】さらに、セクション用メールボックスから
個人用メールボックスに配信後、その電子メールの状況
を把握することが困難であった。

【００１１】本発明は上記の点に鑑みなされたもので、
その目的とするところは、配信先の各個人の状況を監視
することによって、セクション用メールボックスに送信
された電子メールを、処理可能な個人に平均的に送信す
る電子メール振分け方式を提供することにある。さら
に、本発明の他の目的とするところは、個人用メールボ
ックスに配信した電子メールの状況を取得する方式を提
供することにある。

【００１２】

【課題を解決するための手段】上記した目的を達成する
ため、本発明は、セクション用メール（以後、代表メー
ルと称する）ボックスから配信される個人（以後、担当
者と称する）についての状況を監視し、代表メールボッ
クスから各担当者の状況に応じて、配信先の担当者を特
定するようにしたものである。また、各担当者は代表メ
ールボックスから配信された電子メールを処理した結果
を、代表メールボックスに返信することで、この配信し
た電子メールの状況を監視するようにしたものである。

【００１３】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を、図
面を用いて説明する。図１は、本発明の一実施形態に係
る電子メールシステムの構成を示すブロック図である。

【００１４】図１において、１００は代表メールシステ
ムマシン、１０１は送信側から送信されてきた電子メー
ル、１０２はキーボード、１０３はメールログイン情
報、１０６は担当者表、１０８はログ表、１１１は代表
メールボックスである。また、１２１，１２２，１２３
はそれぞれ担当者１，２，Ｎのメールシステムマシンで
あり、担当者用（個人用）のメールボックスをそれぞれ
有している。また、代表メールシステムマシン１００内
において、１０４はメールログイン監視手段、１０５は
担当者管理部、１０７はログ取得部、１０９はメール受
信手段、１１０はメール蓄積部、１１２はメール分類
部、１１３はメール振分け部、１１４はメール送信手段
である。

【００１５】各担当者が、各担当者のメールシステムマ
シン１２１〜１２３から、電子メールシステムにログイ
ンすると、メールログイン情報１０３が代表メールシス
テムマシン１００に渡り、メールログイン監視手段１０
４を用いて、現在誰が電子メールシステムにログインし
ているかを取得できる。

【００１６】メールログイン監視手段１０４は、新たに
ログイン（ログオン）した担当者を検知すると、担当者
管理部１０５に新たにログインした担当者の担当者名等
を知らせる。同様に、電子メールシステムにログインし
ている担当者が電子メールシステムからログアウト（ロ
グオフ）した場合も、メールログイン情報１０３が代表
メールシステムマシン１００に渡り、メールログイン監
視手段１０４を用いて、ログアウトした担当者の担当者
名等を担当者管理部１０５に知らせる。

【００１７】担当者管理部１０５は、メールログイン監
視部１０４から渡されたログイン又はログアウトした担
当者名を用いて、担当者表１０６を更新する。また、担
当者管理部１０５は、キーボード１０２から得た情報を
元に、直接担当者表１０６を更新することができる。

【００１８】電子メール１０１が代表メールシステムマ
シン１００に送信されると、電子メール１０１はメール
受信手段１０９によって受信され、受信された電子メー
ル１０１は、メール蓄積部１１０を介して代表メールボ
ックス１１１に蓄積される。また、メール蓄積部１１０
は、電子メール１０１の受信をメール分類部１１２に知
らせる。

【００１９】メール分類部１１２は、受信した電子メー
ル１０１を代表メールボックス１１１から取出して、該
電子メール１０１が、担当者からのレスポンスメール
か、担当者へのリクエストメールかを判断する。

【００２０】担当者からのレスポンスメールである場合
には、ログ取得部１０７を用いて、ログ表１０８及び担
当者表１０６を更新する。

【００２１】また、担当者へのリクエストメールである
場合には、メール振分け部１１３に該電子メール１０１
を渡す。メール振分け部１１３は、担当者表１０６を検
索して、電子メール１０１を受け付けることのできる担
当者を捜し出し、メール送信手段１１４を用いて、該当
担当者のメールボックスに電子メール１０１を配信す
る。メールを受け付けることのできる担当者がいない場
合には、電子メール１０１は、再度代表メールボックス
１１１に未処理メールとして蓄積する。そして、担当者
表１０６が変更になった場合及び新たな電子メール１０
１を受信したタイミングで、再度未処理メールを取出し
てきて、メール振分け部１１３及びメール送信手段１１
４を用いて、各担当者のメールボックスに電子メール１
０１を配信する。

【００２２】図８に、本実施形態で扱う電子メールの例
を示す。図８において、８１はメールで、このメール８
１には、宛先、件名等を格納している管理情報８２と、
メール本文８３と、添付ファイル８５と、添付ファイル
８５を特定する添付ファイル名８４とがある。

【００２３】なお、管理情報８２の中に、備考欄８６が
ある場合には、該備考欄８６の内容を、図１のログ表１
０８（ログ表１０８の詳細は図３で示す。）に格納す
る。

【００２４】図２に、図１の担当者表１０６の例を示
す。担当者表１０６には、担当者名２１と、受付可否２
２と、受付件数２３と、業務種別２４と、担当者名２１
欄の担当者のメールアドレスを格納するメールアドレス
２５と、備考２６等の各列がある。

【００２５】受付可否２２が“ＯＫ”となっている担当
者のメールボックスへは、現在、代表メールシステムマ
シン１００から電子メールを送信することができること
を表し、受付可否２２が“ＮＧ”となっている担当者の
メールボックスへは、代表メールシステムマシン１００
から電子メールを送信することができないことを表して
いる。また、受付件数２３には、代表メールシステムマ
シン１００から既に配信された電子メールの件数を格納
する。

【００２６】図３に、図１のログ表１０８の例を示す。
ログ表１０８には、代表メールシステムマシン１００か
ら配信した日時を格納する送信日時３１と、代表メール
ボックス１１１に蓄積してある電子メールを特定する識
別情報を格納するメールＩＤ３２と、代表メールシステ
ムマシン１００から配信した担当者名を格納する担当者
名３３と、担当者がレスポンスを代表メールシステムマ
シン１００に返信した日時情報を格納する処理終了日時
３４と、担当者が代表メールシステムマシン１００に返
信した電子メールの管理情報８２内に備考欄８６（図
８）がある場合、該備考欄８６に格納されている内容を
格納する備考３５等の各列がある。

【００２７】図４は、図１のメール分類部１１２の動作
の流れを示すフロー図である。まず、代表メールボック
ス１１１内に未開封メールが存在するか否かを判断し
（ステップ４１）、未開封メールが存在しない場合に
は、メール分類部１１２は処理を終了する。未開封メー
ルが存在する場合には、該未開封メールを開封し（ステ
ップ４２）、レスポンスメールか否かを判断する（ステ
ップ４３）。レスポンスメールか否かは、例えば、与電
子メールの件名が“ＲＥ：”で開始している場合はレス
ポンスメールと判断し、そうでない場合はリクエストメ
ールと判断する。返信メールの件名の先頭に自動的に
“ＲＥ：”を付加することは、従来の電子メールシステ
ムで行われている。

【００２８】与電子メールがレスポンスメールであった
場合には、ログ取得部１０７に与電子メールの送信者名
及び備考欄８６を与えて、ログ表１０８の更新を行う
（ステップ４６）。ここで、与電子メール内の送信者名
は担当者名と一致する。その後、与電子メール内の送信
者名で担当者表１０６を検索し、該当行の受付可否２２
列に“ＯＫ”を設定し（ステップ４７）、備考２６列に
“ＮＵＬＬ”を格納する（ステップ４８）。そして、担
当者表１０６の更新が完了後、未処理の未開封メールの
有無を判断する（ステップ４９）。未処理の未開封メー
ルが存在しない場合、メール分類部１１２は処理を終了
する。未処理の未開封メールが存在する場合、該未開封
メールの開封処理（ステップ４２）に戻る。

【００２９】一方、与電子メールがレスポンスメールで
ない場合には、該電子メールの件名から業務種別を求め
る（ステップ４４）。よく行われている手法として、例
えば、件名が“発注”で始まる場合、業務種別を“発
注”と判断する方法がある。与電子メールの業務種別が
求まった後、メール振分け部１１３に与電子メールとと
もに業務種別を渡す（ステップ４５）。その後、未処理
の未開封メールの有無を判断する（ステップ４９）。未
処理の未開封メールが存在しない場合、メール分類部１
１２は処理を終了する。未処理の未開封メールが存在す
る場合、該未開封メールの開封処理（ステップ４２）に
戻る。

【００３０】図５は、図１のメール振分け部１１３の動
作の流れを示すフロー図である。メール振分け部１１３
では、まず、担当者表１０６を検索して、業務種別２４
列の値が与業務種別であり、受付可否２２列の値が“Ｏ
Ｋ”である行の中で、受付件数２３列の値が最少である
行を検索する（ステップ５１）。なお、該当行が複数存
在する場合は、最初に見つかった行を目的とする行とす
る。

【００３１】続いて、該当行が存在するか否かを判断す
る（ステップ５２）。該当行が存在しない場合、現在受
付可能な担当者が存在しないので、メール分類部１１２
で開封した与電子メールを再び未開封状態に戻して（ス
テップ５３）、メール振分け部１１３は処理を終了す
る。

【００３２】ステップ５１の結果、該当行が存在した場
合（ステップ５２で有の場合）、その行で特定される担
当者に、与電子メールを振分ける。それには、与電子メ
ールの宛先を、担当者表１０６の該当担当者の行のメー
ルアドレスに置換え（ステップ５４）、メール送信手段
１１４を用いて、振分け先の担当者のメールボックスに
与電子メールを送信する（ステップ５５）。次に、与電
子メールを特定するメールＩＤと、ステップ５１で特定
した担当者表１０６の行の担当者名とを、ログ取得部１
０７に渡し、ログ表に新たに１行追加を行う（ステップ
５６）。そして、担当者表１０６の該当行の受付可否２
２列を“ＮＧ”に設定し（ステップ５７）、備考２６列
を“処理中”に設定して（ステップ５８）、メール振分
け部１１３は処理を終了する。これによって、担当者表
１０６で特定された上記担当者のメールシステムマシン
（メールボックス）には、ステップ５５で送信されてき
たメールの処理が完了するまで、代表メールシステムマ
シン１００からは、メールが配信されないことになる。

【００３３】図６は、図１の担当者管理部１０５の動作
の流れを示すフロー図である。まず、担当者管理部１０
５による処理は、キーボード１０２による指示入力、又
は電子メールシステムに電子メールのユーザがログイン
あるいはログアウトすることによって得られるメールロ
グイン情報１０３をメールログイン監視手段１０４で取
得することによって、実行される。

【００３４】キーボード１０２を用いて担当者表１０６
を更新する場合か否かを判定し（ステップ６１）、キー
ボード１０２を用いて担当者表１０６を更新する場合に
は、キーボード１０２からの入力値に従って、担当者表
１０６の変更を行って（ステップ６６）、担当者管理部
１０５は処理を終了する。

【００３５】電子メールシステムに、電子メールのユー
ザがログインまたはログアウトした場合には、まず、電
子メールのユーザが電子メールシステムにログインした
ケースであるか否かを判断する（ステップ６２）。

【００３６】電子メールのユーザが、電子メールシステ
ムにログインした場合、そのログインしたユーザが、担
当者表１０６に登録されているユーザ（即ち、担当者）
であるか否かを判断し（ステップ６４）、担当者表１０
６に登録されていないユーザであった場合には、担当者
管理部１０５は処理を終了する。また、ログインしたユ
ーザが、担当者表１０６に登録されたユーザ（即ち、担
当者）である場合には、担当者表１０６の該当行の受付
可否２３列を“ＯＫ”に変更して（ステップ６７）、担
当者管理１０５は処理を終了する。

【００３７】電子メールのユーザが、電子メールシステ
ムにログインしたケースでない場合には、電子メールの
ユーザが、電子メールシステムからログアウトしたケー
スであるか否かを判断する（ステップ６３）。ここで、
電子メールのユーザが、電子メールシステムからログア
ウトしたケースでなければ、担当者管理部１０５は処理
を終了する。電子メールのユーザが、電子メールシステ
ムからログアウトした場合には、そのログアウトしたユ
ーザが、担当者表１０６に登録されているユーザ（即
ち、担当者）であるか否かを判断し（ステップ６５）、
担当者表１０６に登録されていないユーザであった場合
には、担当者管理部１０５は処理を終了する。また、ロ
グアウトしたユーザが、担当者表１０６に登録されたユ
ーザ、即ち担当者である場合には、担当者表１０６の該
当行の受付可否２３列を“ＮＧ”に変更して（ステップ
６８）、担当者管理１０５は処理を終了する。

【００３８】これによって、担当者が電子メールシステ
ムにログインしている間だけ、代表メールボックス１１
１から電子メールが配信されることになり、電子メール
システムにログインしていない担当者のメールボックス
に、電子メールが次々と配信され、蓄積されることを防
ぐことができる。

【００３９】図７は、図１のログ取得部１０７の動作の
流れを示すフロー図である。ログ取得部１０７は、ま
ず、現在日時を取得する（ステップ７１）。次に、ログ
対象のメールが、レスポンメールか否かを判断する（ス
テップ７２）。

【００４０】ログ対象のメールがレスポンスメールでな
い場合には、ログ表１０８に、ステップ７１で取得した
現在日時を送信日時３１列の値とし、与メールＩＤをメ
ールＩＤ３２列の値とし、与担当者名を担当者名３３列
の値とし、処理終了日時３４列及び備考３５列の値をＮ
ＵＬＬ値とする行を作成して、ログ表１０８に追加格納
して（ステップ７３）、ログ取得部１０７は処理を終了
する。

【００４１】ログ対象のメールがレスポンスメールの場
合には、与担当者名で未完了のログ表１０８の行を検索
し、その行をＣＲ（カレントレコード）とする（ステッ
プ７４）。続いて、与メールに備考欄８６が存在するか
否かを判断し（ステップ７５）、備考欄８６が存在する
場合には、ＲＣの備考３５列に与メールの備考欄８６に
格納されている値を格納する（ステップ７６）。

【００４２】次に、ＲＣの処理終了日時３４に、ステッ
プ７１で取得した現在日時を格納して（ステップ７
７）、ログ取得部１０７は処理を終了する。

【００４３】以上述べたように本実施形態に依れば、従
来、電子メールシステムにログインしていない担当者の
メールボックスに、配信を行い、電子メールが処理され
ずに滞ってしまうという事態を、回避することができ
る。また、従来は、配信されてきた電子メールを処理し
終わった別の担当者が存在するのに、未処理の配信され
た電子メールを抱えている担当者に配信することが防げ
なかったのが、防げるようになる。さらにまた、従来
は、配信した件数を考慮していなかったため、同一の業
務を行う担当者間で、配信件数を平均化することができ
なかったが、本実施形態に依れば、配信件数を平均化で
きるようになる。さらにまた、従来は、配信したメール
の状態管理が行われていなかったが、本実施形態に依れ
ば、配信したメールの現在の状態を知ることができやす
くなる。

【００４４】

【発明の効果】以上のように本発明に依れば、代表メー
ルボックス（セクション用メールボックス）に登録され
た各担当者個人のメールボックスには、代表メールボッ
クスから配信された電子メールを受付けることが可能で
あるときに、代表メールボックスから配信を行うので、
各担当者が代表メールボックスから配信された電子メー
ルの処理を、滞らせずに効率的に行うことが可能とな
る。また、各担当者が、代表メールボックスから配信さ
れた結果を、メールで代表メールボックスに返すこと
で、代表メールボックスのあるマシンで、配信したメー
ルの状況を把握することが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施形態に係る電子メールシステム
の構成を示す説明図である。

【図２】図１中の担当者表１０６の例を示す説明図であ
る。

【図３】図１中のログ表１０８の例を示す説明図であ
る。

【図４】図１中のメール分類部１１２の処理の流れを示
すフローチャート図である。

【図５】図１中のメール振分け部１１３の動作の流れを
示すフローチャート図である。

【図６】図１中の担当者管理部１０５の動作の流れを示
すフローチャート図である。

【図７】図１中のログ取得部１０７の動作の流れを示す
フローチャート図である。

【図８】本発明で取り扱う電子メールの例を示す説明図
である。

【図９】第１の従来技術の構成例を示す説明図である。

【図１０】第２の従来技術の構成例を示す説明図であ
る。

【符号の説明】

１００ 代表メールシステムマシン １０４ メールログイン監視手段 １０５ 担当者管理部 １０７ ログ取得部 １０９ メール受信手段 １１０ メール蓄積部 １１２ メール分類部 １１３ メール振分け部 １１４ メール送信手段 １０１ 電子メール １０２ キーボード １０３ メールログイン情報 １０６ 担当者表 １０８ ログ表 １１１ 代表メールボックス １２１，１２２，１２３ 担当者のメールシステムマシ
ン

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 セクション用メールボックスと個人用メ
   ールボックスを持ち、セクション用メールボックスに送
   られてきた電子メールを個人用メールボックスに配信す
   る電子メール振分け方式において、 各個人の状況を監視して、セクション用メールボックス
   に届いた電子メールを配信可能である個人の個人用メー
   ルボックスに向けて配信することを特徴とする電子メー
   ル振分け方式。
2. 【請求項２】 請求項１記載において、 前記した各個人の状況として、電子メールシステムにロ
   グインしているか否かを監視して、ログインしている個
   人の中から配信先を選択することを特徴とする電子メー
   ル振分け方式。
3. 【請求項３】 請求項１記載において、 前記した各個人の状況として、未処理の電子メールを抱
   えているか否かを監視して、未処理の電子メールを抱え
   ていない個人の中から配信先を選択することを特徴とす
   る電子メール振分け方式。
4. 【請求項４】 請求項１記載において、 前記した各個人の状況として、セッション用メールボッ
   クスから過去配信した電子メール件数を監視して、セッ
   ション用メールボックスから過去配信した電子メール件
   数の少ない個人を配信先とすることを特徴とする電子メ
   ール振分け方式。
5. 【請求項５】 請求項１記載において、 セクション用メールボックスから個人用メールボックス
   に配信した電子メールに対して、配信された電子メール
   を処理した結果をセッション用メールボックスのあるマ
   シンに送信し、該マシンで各個人および電子メールの状
   況を把握することを特徴とする電子メール振分け方式。
6. 【請求項６】 請求項１ないし５に記載の前記した処理
   を実行するプログラムを少なくとも格納したことを特徴
   とする記憶媒体。