JPH1153380A

JPH1153380A - 文書管理装置および方法ならびに記録媒体

Info

Publication number: JPH1153380A
Application number: JP9207960A
Authority: JP
Inventors: Satoru Yashiro; 哲八代
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 1997-08-01
Filing date: 1997-08-01
Publication date: 1999-02-26

Abstract

(57)【要約】【課題】文書作成者以外の者がキーワードを決定でき
るようにする。【解決手段】文書の単語の出現頻度と出現の先頭位置
および最後尾位置をＣＰＵ１の表示制御で２次元的に表
示し、この表示画面中でキーワードを選択する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】文書をその文書を特徴づける
キーワードを文書の付属情報として付加し、文書ととも
に記憶し管理する文書管理装置および方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】ワードプロセッサやパーソナルコンピュ
ータ等、文書を取り扱う従来の文書管理装置において、
大量の文書から所望の文書を検索するために、文書名に
よる検索や、特定の単語を文書中に含む文書の検索が行
われている。文書名だけによる検索方法はヒット率が悪
く、文書の前文を対象に検索を実行する検索方法は検索
に時間がかかりすぎていた。そこで、文書を特徴づける
キーワードを文書の付属情報として付加し、この付加情
報であるキーワードのみを検索の対象にすることで検索
効率を向上させていた。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上記従来の文書管理装
置で、オペレーターが文書を登録する際、文書の付属情
報であるキーワードを入力する作業は、文書全体を把握
し、適切なキーワードを入力することが必要であった。
しかし、経験的にこの文書を特徴づけるキーワードは、
文書の先頭部分と末尾部分に多く存在し、また、文書中
に出現する回数が多い物と少ない物に多く含まれる。し
かしながら、文書を作成した者以外は文書中に出現する
回数が多い単語を目視で確認することは容易ではない。

【０００４】そこで本発明は、上記問題に鑑みてなされ
たもので、文書を解析し、キーワードとなりうる単語候
補を自動検出し、キーワードの入力を効率的に行うこと
で、文書登録の効率を向上させた文書管理装置および方
法ならびに記録媒体を提供することを目的とする。

【０００５】

【課題を解決するための手段】このような目的を達成す
るために、請求項１の発明は、管理対象の文書に、その
文書に関連するキーワードを予め与えておき、検索用の
キーワードを入力し、該検索用のキーワードに合致する
キーワードを有する文書を検索する文書管理装置におい
て、前記管理対象の文書の中に記載されている単語の出
現頻度を検出する出現頻度検出手段と、当該検出された
単語を出現頻度順に表示する表示手段と、該表示手段に
表示された単語の中の前記文書に関連するキーワードと
して使用する単語を選択する選択手段とを具えたことを
特徴とする。

【０００６】請求項２の発明は、請求項１に記載の文書
管理装置において、同一の単語について、最初に前記文
書中で出現した位置および最後に出現した位置の少なく
ともいずれか一方の位置を検出する単語位置検出手段
と、当該検出された位置を前記出現頻度順に関連付けて
前記表示手段により表示することを特徴とする。

【０００７】請求項３の発明は、請求項２に記載の文書
管理装置において、文書中の位置と、頻度順を座標軸と
する２次元空間上で前記表示手段は、単語の出現頻度と
位置を表示することを特徴とする。

【０００８】請求項４の発明は、請求項３に記載の文書
管理装置において、前記２次元空間は複数の領域に分割
され、当該分割された複数の領域毎に単語をスクロール
表示可能であることを特徴とする文書管理装置。

【０００９】請求項５の発明は、管理対象の文書に、そ
の文書に関連するキーワードを予め与えておき、検索用
のキーワードを入力し、該検索用のキーワードに合致す
るキーワードを有する文書を検索する文書管理装置にお
いて、前記管理対象の文書の中に記載されている単語の
出現頻度を検出する出現頻度検出手段と、当該検出され
た単語を出現頻度順に表示する表示手段と、該前記出現
頻度検出手段により検出された出現頻度順に前記文書に
関連するキーワードとして使用する単語を所定数個分自
動選択する選択手段とを具えたことを特徴とする。

【００１０】請求項６の発明は、管理対象の文書に、そ
の文書に関連するキーワードを予め与えておき、検索用
のキーワードを情報処理装置に対して入力し、該検索用
のキーワードに合致するキーワードを有する文書を前記
情報処理装置において検索する文書管理方法において、
前記情報処理装置は、前記管理対象の文書の中に記載さ
れている単語の出現頻度を検出し、当該検出された単語
を出現頻度順に表示し、当該表示された単語の中の前記
文書に関連するキーワードとして使用する単語を選択す
ることを特徴とする。

【００１１】請求項７の発明は、請求項６に記載の文書
管理方法において、前記情報処理装置は同一の単語につ
いて、最初に前記文書中で出現した位置および最後に出
現した位置の少なくともいずれか一方の位置を検出し、
当該検出された位置を前記出現頻度順に関連付けて表示
することを特徴とする。

【００１２】請求項８の発明は、請求項７に記載の文書
管理方法において、文書中の位置と、頻度順を座標軸と
する２次元空間上で単語の出現頻度と位置を表示するこ
とを特徴とする。

【００１３】請求項９の発明は、請求項８に記載の文書
管理方法において、前記２次元空間は複数の領域に分割
され、当該分割された複数の領域毎に単語をスクロール
表示可能であることを特徴とする。

【００１４】請求項１０の発明は、管理対象の文書に、
その文書に関連するキーワードを予め与えておき、検索
用のキーワードを情報処理装置に入力し、該検索用のキ
ーワードに合致するキーワードを有する文書を前記情報
処理装置において検索する文書管理方法において、前記
情報処理装置は、前記管理対象の文書の中に記載されて
いる単語の出現頻度を検出し、当該検出された単語を出
現頻度順に表示し、当該検出された出現頻度順に前記文
書に関連するキーワードとして使用する単語を所定数個
分自動選択することを特徴とする。

【００１５】請求項１１の発明は、管理対象の文書に、
その文書に関連するキーワードを予め与えておき、検索
用のキーワードをコンピュータに対して入力し、該検索
用のキーワードに合致するキーワードを有する文書を前
記コンピュータにおいて検索するためのプログラムを記
録した記録媒体において、前記プログラムは、前記管理
対象の文書の中に記載されている単語の出現頻度を検出
する処理手順と、当該検出された単語を出現頻度順に表
示する処理手順と、当該表示された単語の中の前記文書
に関連するキーワードとして使用する単語を選択する処
理手順とを具えたことを特徴とする。

【００１６】請求項１２の発明は、請求項１１に記載の
記録媒体において、同一の単語について、最初に前記文
書中で出現した位置および最後に出現した位置の少なく
ともいずれか一方の位置を検出する処理手順と、当該検
出された位置を前記出現頻度順に関連付けて表示する処
理手順を具えたことを特徴とする。

【００１７】請求項１３の発明は、請求項１２に記載の
記録媒体において、文書中の位置と、頻度順を座標軸と
する２次元空間上で単語の出現頻度と位置を表示する処
理手順を具えたことを特徴とする。

【００１８】請求項１４の発明は、請求項１３に記載の
記録媒体において、前記２次元空間は複数の領域に分割
され、当該分割された複数の領域毎に単語をスクロール
表示する処理手順を有することを特徴とする。

【００１９】請求項１５の発明は、管理対象の文書に、
その文書に関連するキーワードを予め与えておき、検索
用のキーワードをコンピュータに入力し、該検索用のキ
ーワードに合致するキーワードを有する文書を前記コン
ピュータにおいて検索するためのプログラムを記録した
記録媒体において、前記プログラムは、前記管理対象の
文書の中に記載されている単語の出現頻度を検出する処
理手順と、当該検出された単語を出現頻度順に表示する
処理手順と、当該検出された出現頻度順に前記文書に関
連するキーワードとして使用する単語を所定数個分自動
選択する処理手順とを具えたことを特徴とする。

【００２０】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施形態を図面に
基づいて詳細に説明する。

【００２１】図１は、本発明に係る文書管理装置の概略
構成を示す。図１において、１は、本実施例の装置全体
の制御を司るＣＰＵであり、ＣＰＵ１は、バス８を介し
て、ディスプレイ２、コマンド入力装置３、ＲＯＭ４、
ＲＡＭ５、２次記憶装置６、文書入力装置７と相互に接
続され、相互にデータの送受が可能となっている。

【００２２】ディスプレイ２は、ＣＲＴまたは液晶表示
器が使用され、文書情報や選択肢などを表示する。コマ
ンド入力装置３は、キーボードやマウスなどにより構成
され、各種処理の指令、注目点の移動や、選択操作、文
字、記号の入力などを行うために使用される。

【００２３】ＲＯＭ４は、ＣＰＵ１が実行する各種の処
理プログラムなどを記憶する読み出し専用メモリであ
り、その一部の領域である文書登録プログラム部４ａに
は、文書を登録したり、単語抽出をしたり、ディスプレ
イ２に表示出力するシステムプログラムやデータが記憶
されている。

【００２４】ＲＡＭ５は、各種演算結果や入力された情
報を一時的に格納したりする読み出し書き込み可能メモ
リであり、その一部の領域である後述のキーワードリス
ト５ａではＣＰＵ１により出力されたキーワードリスト
を一時的に格納する領域として使用される。

【００２５】２次記憶装置６は、ハードディスクやＭＯ
（光磁気ディスク）等により構成され、１次情報である
文書情報６ａや２次情報であるインデックス６ｂなどが
記憶される。２次記憶装置６には上記システムプログラ
ムの一部が記憶される。

【００２６】文書入力装置７は、ＯＣＲ文書読み取り装
置や、通信機器などを使用することができ、２次記憶装
置６に格納する文書を入力するために使用される。図２
に文書入力装置から入力され、文書情報６ａに格納され
る文書の一例を示す。

【００２７】図３は、本発明に関わるキーワードリスト
５ａに記憶される単語のごく一部を示す。図３におい
て、キーワードリストには、キーワードの綴りととも
に、その単語が文書の中で最初に出現した位置と、最後
に出現した位置と、文書中に出現した回数（頻度）と共
に記載される。

【００２８】以上のように構成された文書管理装置のＣ
ＰＵ１が実行する制御処理を、図４のフローチャートに
基づいて説明する。図４のフローチャートはＣＰＵ１の
実行可能なプログラム言語で記載され、ＲＯＭ４に記憶
される。

【００２９】システムの電源を投入するとＣＰＵ１の実
行手順はステップＳ１に進み、必要な初期化処理を行
う。ステップＳ２にてコマンド入力装置３のキーボード
からのコマンドを待つ。何らかのコマンドが入力された
ら、ステップＳ３に進む。

【００３０】ステップＳ３では、現在の動作モードを評
価し文書属性設定モードであればステップＳ５に進み、
そうでなければステップＳ４に進む。なお、文書属性設
定モードは、文書管理装置に登録する文書について、作
成者や作成した日付など、文書の属性を設定するモード
である。このモード時にディスプレイ２の表示状態の一
例を図５に示す。

【００３１】ステップＳ４では、他のモードでの機能実
行や、モードの変更などの処理が実行されステップＳ２
のコマンド待ち状態に進む。ステップＳ５では、コマン
ドがキーワード一覧コマンド（後述）であるかどうか評
価し、キーワード一覧コマンドであればステップＳ７に
進み、そうでなければステップＳ６に進む。ステップＳ
６では、文書属性設定モードでその他のコマンドの処理
が実行され、ステップＳ２のコマンド待ち状態に進む。

【００３２】ステップＳ５でキーワード一覧コマンドが
入力された場合、ステップＳ７では、ＣＰＵ１に登録す
る文書をＲＡＭ５上に一時記憶し、この文書について、
本文中に現れる単語を抽出し、その出現位置と出現回数
を記録し、図３に示すようなキーワードリストを生成す
る。

【００３３】より具体的には、図３のキーワードリスト
５ａを白紙状態に初期設定し、単語位置を示すポインタ
を文書の先頭位置を示す“１”に初期設定する。この
後、ＣＰＵ１はポインタの示す単語を読み取る。ＣＰＵ
１はキーワードリスト５ａを参照し、読み取った単語と
同じ単語がキーワードリスト５ａに記憶されているかを
判別する。

【００３４】この時点でキーワードリスト５ａには何も
記憶されていないので、ＣＰＵ１は文書から読み取った
第１番目の位置の単語をキーワードリスト５ａの抽出単
語欄に記載する。

【００３５】また、先頭出現位置および末尾出現位置と
して上記ポインタの示す数値を記憶する。出現頻度記載
欄には初期値“１”を記憶する。

【００３６】キーワードリスト５ａに対する記憶が終了
すると、ＣＰＵ１はポインタを次の値“２”にインクリ
メントし、ポインタの示す位置の単語を文書から抽出す
る。この単語に対して上述の処理を施す。新規に出現し
た単語は上述と同様にしてキーワードリスト５ａに登録
される。このようにして、ＣＰＵ１はポインタをインク
リメントして文書の先頭から新規に出現する単語をキー
ワードリスト５ａに登録して行く。

【００３７】文書中で同一単語について２番目に出現す
る単語が抽出されると、キーワードリスト５ａの参照処
理で同一の単語がキーワードリスト５ａに記載されてい
るとの判別結果が得られる。そこで、ＣＰＵ１はキーワ
ードリスト５ａ中の同一の単語の末尾出現位置を、現
在、ポインタの示す値（２番目の単語の位置）に更新す
る。また出現頻度を“１”だけインクリメントする。こ
れにより出現頻度は“１”から“２”に更新される。

【００３８】このような処理を行うことによって繰り返
し出現する単語を検出する毎に末尾出現位置および出現
頻度を更新する。

【００３９】ステップＳ８では、ステップＳ７で得られ
たキーワードリストから、ディスプレイ２に表示するた
めのデータを生成し表示する。

【００４０】このときのディスプレイ２に表示される内
容の一例を図６に示す。図６の内容については後述す
る。

【００４１】ステップＳ９では、図６に表示される内容
に関するユーザの操作を受け付け、実際に登録するキー
ワードを選択する。

【００４２】ステップＳ１０では、ステップＳ９で選択
されたキーワードを文書属性として設定する。このとき
にディスプレイ２の表示状態の一例を図７に示す。ステ
ップＳ１０の処理を終了するとステップＳ２のコマンド
待ち状態に進む。

【００４３】図５は図４のフローチャートのステップＳ
５におけるディスプレイ２に表示される内容の一例を示
した図である。この図は文書属性設定モードで、文書管
理装置に登録する文書について、文書属性を設定する画
面である。図中Ｒ５１は、文書名を入力する領域であ
る。Ｒ５２は、文書の作成日付を入力する領域である。
Ｒ５３は版数を入力する領域である。Ｒ５４はコメント
を入力する領域である。Ｒ５５はキーワードを入力する
領域である。Ｒ５７はキーワード一覧ボタンで、図４の
ステップＳ２において、ユーザがマウスカーソルをこの
領域にあわせ、クリックすることで、キーワード一覧コ
マンドが発生し、ステップＳ３、ステップＳ５を経てス
テップＳ７に処理が進む。Ｒ５８はキャンセルボタン
で、ユーザがここをマウスクリックすると、文書属性設
定モードで設定された内容をキャンセルし終了させるコ
マンドを発生する。Ｒ５９は、登録ボタンで、ここをユ
ーザがマウスクリックすると、この文書属性の設定内容
を確定し、文書属性設定モードを終了させるコマンドを
発生する。

【００４４】図６は図４のフローチャートのステップＳ
９におけるディスプレイ２に表示される内容の一例を示
した図である。抽出されたキーワードは、出現位置と、
頻度情報によって定まる位置にＣＰＵ１の表示制御によ
って表示される。また、選択状態にあるキーワードは、
網掛けによって示される。

【００４５】図中Ｒ６０１は出現頻度が高く、文書先頭
に出現するキーワードが表示される領域である。Ｒ６０
２は、出現頻度が低く、文書先頭に出現するキーワード
が表示される領域である。Ｒ６０３は出現頻度が高く、
文書末尾に出現するキーワードが表示される領域であ
る。Ｒ６０４は、出現頻度が低く、文書末尾に出現する
キーワードが表示される領域である。

【００４６】Ｒ６０５は上画面ボタンで、ここをユーザ
がマウスクリックすることにより、Ｒ６０１，Ｒ６０２
の表示領域のさらに上（文書先頭の方）一画面分を表示
する。Ｒ６０６は上スクロールボタンで、ここをユーザ
がマウスクリックすることにより、Ｒ６０１，Ｒ６０２
の表示領域のさらに上１単語分を表示する。Ｒ６０７は
エレベーターで中のボタンをドラッグすることにより表
示する文書先頭出現位置を変更することができる。Ｒ６
０８は下スクロールボタンで、ここをユーザがマウスク
リックすることにより、Ｒ６０１，Ｒ６０２の表示領域
のさらに下１単位分を表示する。

【００４７】Ｒ６０９は下画面ボタンで、ここをユーザ
がマウスクリックすることにより、Ｒ６０１，Ｒ６０２
の表示領域のさらに下位置画面分を表示する。Ｒ６１０
はズームインボタンでＲ６０１，Ｒ６０２の表示領域の
縦方向の解像度を上げる。キーワードの表示される密度
が濃くて重なっている場合に解像度を上げることで解消
することができる。Ｒ６１１はズームアウトボタンでＲ
６０１，Ｒ６０２の表示領域の縦方向の解像度を下げる
ものである。Ｒ６１２〜Ｒ６１８はＲ６０５〜Ｒ６１１
と同様の機能であるが、その対象が異なり、Ｒ６０１，
Ｒ６０２でなくＲ６０３，Ｒ６０４である。Ｒ６１９〜
Ｒ６２５はＲ６０５〜Ｒ６１１と同様の機能であるが、
その対象と方向が異なり、Ｒ６０１，Ｒ６０２でなくＲ
６０１，Ｒ６０３であり、横方向（頻度の高低）であ
る。

【００４８】Ｒ６２６〜Ｒ６３２はＲ６１９〜Ｒ６２５
と同様の機能であるが、その対象が異なり、Ｒ６０１，
Ｒ６０３でなくＲ６０２，Ｒ６０４である。

【００４９】Ｒ６３３は縦方向の領域分割割合を変更す
る境界で、この線を上下にドラッグすることで、領域分
割割合を変更できる。Ｒ６３３は横方向の領域分割割合
を変更する境界で、この線を左右にドラッグすること
で、領域分割割合を変更できる。Ｒ６３５はキャンセル
ボタンで、ここをユーザがマウスクリックすると、選択
状態を無効とし、元の画面へ戻るコマンドを発生する。

【００５０】Ｒ６３５はＯＫボタンで、ここをマウスク
リックすると、選択された状態を有効とし、元の画面へ
戻るコマンドを発生する。

【００５１】Ｒ６３７はキーワード候補の１つで、選択
されていない状態である。このキーワードが表示された
領域をユーザがクリックすると選択された状態にするこ
とができる。

【００５２】Ｒ６３８はキーワード候補の１つで、選択
された状態である。このキーワードが表示された領域を
ユーザがクリックすると選択されていない状態にするこ
とができる。

【００５３】また、Ｒ６０１〜Ｒ６０４の領域内をドラ
ッグすることで、マウスボタンを押した位置と、マウス
ボタンを話した位置を結ぶ線分を対角線とする長方形領
域に含まれるキーワードの選択状態を一括して指定する
ことができる。長方形を指定した状態でＲ６３７〜Ｒ６
３９をユーザがクリックすることで、それぞれ、選択し
た状態、選択されていない状態、選択されていた単語は
選択されていない状態へ、選択されていなかった単語は
選択された状態へ反転することができる。その他の領域
をクリックすると、その長方形を指定した状態は解除さ
れる。

【００５４】図６のような表示を行うための処理の一例
を簡単に説明しておく。ＲＡＭ５ａには図３に示すキー
ワードリストが作成されているものとする。ＲＡＭ５内
の指定領域に図６の表示位置と対応させた４つの単語記
憶領域をＣＰＵ１により設定し、各領域毎に出現頻度順
と位置の順に従ってキーワードリストに記憶された単語
を表示またはプロットして行く。

【００５５】たとえば、図６の左上の領域に対応する記
憶領域には出現頻度が高く、先頭出現位置および／また
は末尾出現位置の値の順に記憶しておく。図６の例では
表示領域は４分割されており、その初期境界位置は単純
計算により求まる。文書位置の軸の境界の値は文書の総
単語数を２で除した値となる。

【００５６】出現頻度の軸の境界の値は出現頻度の最大
値と最小値の平均の値となる。この値は上述したよう
に、領域分割割合の変更操作に対応して変更される。Ｃ
ＰＵ１はこのようにＲＡＭ５ａの分割領域に格納された
単語をイメージに変換して図６のように表示する。スク
ロール表示自体の処理は周知であるので詳細な説明を要
しないであろう。

【００５７】図７は図４のフローチャートのステップＳ
１０におけるディスプレイ２に表示される内容の一例を
示した図である。Ｒ７１は図６においてＲ６３６ボタン
をクリックしたときに選択状態にあったキーワードが設
定されている様子を示すものである。

【００５８】なお、本発明は、複数の機器から構成され
るシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適
用してもよい。また、本発明は、システムまたは、装置
にプログラムを供給することによって達成される場合に
も適用できることは言うまでもない。

【００５９】上述の実施形態の他に次の形態を実施でき
る。

【００６０】１）上述の実施形態では、管理しておく文
書に付加するキーワードはユーザが表示画面上で選択す
るようにしているが、所定個数のキーワードをＣＰＵ１
により自動決定することもできる。この場合には、上述
の実施形態のように検出したキーワードを図６の表示画
面に表示した後、頻度の高い順に所定数個単語をＣＰＵ
１により選択する。選択されたキーワードについては上
述の図６の画面において強調表示する。ユーザはこの表
示見て、必要があれば、選択されたキーワードの中の修
正すべきキーワードをマウス等ににより指定して選択単
語をＣＰＵ１により修正することになる。

【００６１】２）上述の実施形態では。文書中で使用さ
れた単語の出現頻度および位置を検出して表示するため
のプログラムは、ＲＯＭ４に記憶させているが、パーソ
ナルコンピュータやワークステーションを使用する場合
には、図４の処理手順をハードディスク記録装置に記録
し、必要時にこの処理手順を実行するとよい。また、こ
の処理手順（プログラム）をフロッピーディスク、ＣＤ
ＲＯＭ等各種の記録媒体に記録して、パーソナルコンピ
ュータにインストールしてもよいこと勿論である。

【００６２】上述の実施形態では、単語の最初および最
後尾の出現位置の２つの位置を検出しているので図６の
表示画面においても同一の単語が最初の出現位置と最後
尾の出現位置に対応させて２回表示される。これにより
２つの同一の単語に挟まれる範囲に出現頻度だけの単語
が存在することが分かるという効果が得られる。単一の
単語のみを表示させたい場合には最初に出現する単語位
置または最後尾の単語位置を使用するとよい。

【００６３】

【発明の効果】以上、説明したように、請求項１、６、
１１の発明によれば、文書中で多数使用されている単語
を検出することによりキーワード候補を選択するので、
文書を作成したものでなくても、文書登録を行うことが
できる。

【００６４】請求項２、７、１２の発明によれば、さら
に、単語が文書中で初めて現れる位置や最後に現れる位
置をユーザが知ることができるので、ユーザは、単語の
出現頻度だけでなく、位置によっても単語の重要度を判
断することができる。

【００６５】請求項３、８、１３の発明では、単語の出
現頻度と単語の位置を２次元的に表示するので、ユーザ
は出現頻度と位置の相対関係を感覚的に把握することが
できる。

【００６６】請求項４、９、１４の発明では、２次元空
間を複数の領域に分割してスクロール表示することによ
り表示スペースの限られた表示画面上で多数のキーワー
ド候補をユーザが見ることができる。

【００６７】請求項５、１０、１５の発明では、頻度順
を基準にしてキーワードを自動決定できるので、ユーザ
は、キーワードの決定のための操作から開放される。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施形態の文書管理装置の概略構成
を表すブロック図である。

【図２】図１の文書管理装置で管理する文書の一例を示
した図である。

【図３】図１の文書管理装置で管理する文書の一例から
単語を抽出した結果の内容を示したリストの説明図であ
る。

【図４】図１のＲＯＭ４に記憶された制御装置の手順を
示すフローチャートである。

【図５】図４のフローチャートのステップＳ５における
ディスプレイ２に表示される内容の一例を示した図であ
る。

【図６】図４のフローチャートのステップＳ９における
ディスプレイ２に表示される内容の一例を示した図であ
る。

【図７】図４のフローチャートのステップＳ１０におけ
るディスプレイ２に表示される内容の一例を示した図で
ある。

【符号の説明】

１ＣＰＵ２ディスプレイ３コマンド入力装置４ＲＯＭ５ＲＡＭ６２次記憶装置

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】管理対象の文書に、その文書に関連する
キーワードを予め与えておき、検索用のキーワードを入
力し、該検索用のキーワードに合致するキーワードを有
する文書を検索する文書管理装置において、前記管理対象の文書の中に記載されている単語の出現頻
度を検出する出現頻度検出手段と、当該検出された単語を出現頻度順に表示する表示手段
と、該表示手段に表示された単語の中の前記文書に関連する
キーワードとして使用する単語を選択する選択手段とを
具えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】請求項１に記載の文書管理装置におい
て、同一の単語について、最初に前記文書中で出現した
位置および最後に出現した位置の少なくともいずれか一
方の位置を検出する単語位置検出手段と、当該検出され
た位置を前記出現頻度順に関連付けて前記表示手段によ
り表示することを特徴とする文書管理装置。
【請求項３】請求項２に記載の文書管理装置におい
て、文書中の位置と、頻度順を座標軸とする２次元空間
上で前記表示手段は、単語の出現頻度と位置を表示する
ことを特徴とする文書管理装置。
【請求項４】請求項３に記載の文書管理装置におい
て、前記２次元空間は複数の領域に分割され、当該分割
された複数の領域毎に単語をスクロール表示可能である
ことを特徴とする文書管理装置。
【請求項５】管理対象の文書に、その文書に関連する
キーワードを予め与えておき、検索用のキーワードを入
力し、該検索用のキーワードに合致するキーワードを有
する文書を検索する文書管理装置において、前記管理対象の文書の中に記載されている単語の出現頻
度を検出する出現頻度検出手段と、当該検出された単語を出現頻度順に表示する表示手段
と、該前記出現頻度検出手段により検出された出現頻度順に
前記文書に関連するキーワードとして使用する単語を所
定数個分自動選択する選択手段とを具えたことを特徴と
する文書管理装置。
【請求項６】管理対象の文書に、その文書に関連する
キーワードを予め与えておき、検索用のキーワードを情
報処理装置に対して入力し、該検索用のキーワードに合
致するキーワードを有する文書を前記情報処理装置にお
いて検索する文書管理方法において、前記情報処理装置
は、前記管理対象の文書の中に記載されている単語の出現頻
度を検出し、当該検出された単語を出現頻度順に表示し、当該表示された単語の中の前記文書に関連するキーワー
ドとして使用する単語を選択することを特徴とする文書
管理方法。
【請求項７】請求項６に記載の文書管理方法におい
て、前記情報処理装置は同一の単語について、最初に前
記文書中で出現した位置および最後に出現した位置の少
なくともいずれか一方の位置を検出し、当該検出された
位置を前記出現頻度順に関連付けて表示することを特徴
とする文書管理方法。
【請求項８】請求項７に記載の文書管理方法におい
て、文書中の位置と、頻度順を座標軸とする２次元空間
上で単語の出現頻度と位置を表示することを特徴とする
文書管理方法。
【請求項９】請求項８に記載の文書管理方法におい
て、前記２次元空間は複数の領域に分割され、当該分割
された複数の領域毎に単語をスクロール表示可能である
ことを特徴とする文書管理方法。
【請求項１０】管理対象の文書に、その文書に関連す
るキーワードを予め与えておき、検索用のキーワードを
情報処理装置に入力し、該検索用のキーワードに合致す
るキーワードを有する文書を前記情報処理装置において
検索する文書管理方法において、前記情報処理装置は、前記管理対象の文書の中に記載されている単語の出現頻
度を検出し、当該検出された単語を出現頻度順に表示し、当該検出された出現頻度順に前記文書に関連するキーワ
ードとして使用する単語を所定数個分自動選択すること
を特徴とする文書管理方法。
【請求項１１】管理対象の文書に、その文書に関連す
るキーワードを予め与えておき、検索用のキーワードを
コンピュータに対して入力し、該検索用のキーワードに
合致するキーワードを有する文書を前記コンピュータに
おいて検索するためのプログラムを記録した記録媒体に
おいて、前記プログラムは、前記管理対象の文書の中に記載されている単語の出現頻
度を検出する処理手順と、当該検出された単語を出現頻度順に表示する処理手順
と、当該表示された単語の中の前記文書に関連するキーワー
ドとして使用する単語を選択する処理手順とを具えたこ
とを特徴とする記録媒体。
【請求項１２】請求項１１に記載の記録媒体におい
て、同一の単語について、最初に前記文書中で出現した
位置および最後に出現した位置の少なくともいずれか一
方の位置を検出する処理手順と、当該検出された位置を
前記出現頻度順に関連付けて表示する処理手順を具えた
ことを特徴とする記録媒体。
【請求項１３】請求項１２に記載の記録媒体におい
て、文書中の位置と、頻度順を座標軸とする２次元空間
上で単語の出現頻度と位置を表示する処理手順を具えた
ことを特徴とする記録媒体。
【請求項１４】請求項１３に記載の記録媒体におい
て、前記２次元空間は複数の領域に分割され、当該分割
された複数の領域毎に単語をスクロール表示する処理手
順を有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項１５】管理対象の文書に、その文書に関連す
るキーワードを予め与えておき、検索用のキーワードを
コンピュータに入力し、該検索用のキーワードに合致す
るキーワードを有する文書を前記コンピュータにおいて
検索するためのプログラムを記録した記録媒体におい
て、前記プログラムは、前記管理対象の文書の中に記載されている単語の出現頻
度を検出する処理手順と、当該検出された単語を出現頻度順に表示する処理手順
と、当該検出された出現頻度順に前記文書に関連するキーワ
ードとして使用する単語を所定数個分自動選択する処理
手順とを具えたことを特徴とする記録媒体。