JPH1049453A - 電子メール管理方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】ファジー推論による曖昧さが、電子メールの扱
い方を誤る。 【解決手段】メール送受信手段１、メール記録手段２、
メール操作手段３、メール作成手段３１、メール閲覧手
段３２、メール整理手段３３、メール本体記録部４、メ
ール本体４１、メール種類記述部４１１、納期記述部４
１２、優先度記述部４１３、属性記述部４１４、メール
一連番号記述部４１５、リンク情報記述部４１６、記述
部５、記述内容を識別するためのキー文字５１、および
キー文字により定義される文字列５２を備え、電子メー
ルのやり取りを、自動的に関係付けて体系的に管理し、
電子メール閲覧時に前記関係情報を利用者に提供するこ
とで、電子メール利用者のメール整理作業の負担を軽減
する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は電子メール管理方式
に関し、特にコンピュータネットワークシステム上に構
築された電子メールシステムにて、送受信されるメール
の個人における管理・整理を行う電子メール管理方式に
関する。

【０００２】

【従来の技術】従来の技術について説明する。

【０００３】特開平４−３５１１３４号公報の１ページ
２０行から２ページ１４行によれば、従来の電子メール
装置では、発信者やタイトルが書かれたメールのヘッダ
部やメールの内容をあらかじめ設定されたルールに従っ
て解析することによりメールの分類、他人のメールボッ
クスへ転送、秘書に渡す、ファイルする、すぐに読み出
す等の処理を行い、利用者が電子メールを効率よく利用
できるようにしているが、送受信者間で互いに矛盾する
ルールやルールにおける属性の程度を設定・記述するこ
とが難しく、特にルールを変更した場合にはルール全部
の検証が必要となり、したがって、利用者がルールの設
定を変更することは容易ではなく、また、属性の程度を
表す情報を扱うことも難しいという問題があり、この問
題に着目して、電子メールのヘッダや内容を切り出し、
これをファジールールを適用してファジー推論を行い、
電子メールの蓄積、転送および分類などの優先順位を決
定する技術が述べられている。

【０００４】この技術の特徴は、電子メールのヘッダや
内容の記述形式を特に規定することなく、従来通りの比
較的自由な形式でも、ファジー推論により電子メールの
扱いを決定し、電子メールの蓄積、転送及び分類などの
優先順位を決定できるようにすることで、利用者が電子
メールを効率よく利用できるようにするものである。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】上述した技術の問題
は、予めメールヘッダやメール内容を規定せず従来通り
のメールでもファジー推論によりメールの扱いを決定す
るため、ルールに束縛されず形式自由なメールでも電子
メールの扱いを決定できる反面、ファジー推論による曖
昧さが、電子メールの扱い方を誤る可能性があり、電子
メールの重要性が高まる中、電子メールの利用者に対し
てこのエラーが致命的な影響を与える危険性を否めな
い。

【０００６】また、従来の電話や会議、文書によるやり
取りが、電子メールで行われるようになったが、従来の
電子メールシステムでは、発信メールに対する返事は、
返事としか利用者に伝わらず、何度も電子メールでやり
取りを行った場合に、後日そのやり取りを確認する際に
は、１から読み直す必要があった。これは、現状の電子
メールシステムのメールヘッダにあるサブジェクトが受
信メールに対する返事を一律返事として扱っているため
である。

【０００７】例えば、ある要求を行い、それに対して否
定回答し、その否定回答に対して代替策の提案を求める
要求を再度行い、これを肯定した場合、最初のメールを
要求とすれば、以降全てのやり取りは要求に対する応答
として扱われ、要求の応答、要求の応答の応答、要求の
応答の応答の応答、というようなサブジェクトとなり、
メール本文を参照しない限り会話の流れを把握すること
ができない。

【０００８】

【課題を解決するための手段】本発明の電子メール管理
方式は、コンピュータネットワークシステム上に構築さ
れ、電子メールのやりとりを管理する電子メール管理方
式において、依頼とそれに対する肯定回答、否定回答あ
るいは代替案の提示の電子メールのやり取りを、自動的
に関係付けて体系的に管理し、電子メール閲覧時に前記
関係情報を利用者に提供する。

【０００９】メール送受信手段、メール記録手段、メー
ル操作手段、メール作成手段、メール閲覧手段、メール
整理手段、メール記録手段により送受信メールが記録さ
れるメール本体記録部、メール作成手段により作成され
メール記録手段により記録されたメール本体、メール本
体内のメール種類記述部、メール本体内の納期記述部、
メール本体内の優先度記述部、メール本体内の属性記述
部、メール本体内のメール一連番号記述部、メール本体
内のリンク情報記述部、記述部、記述内容を識別するた
めのキー文字、およびキー文字により定義される文字列
を備え、メール送信時、メール作成手段で、メールの種
類、納期、優先度と、要求、拒否、合意、提案、約束、
決定、完了の属性をメール作成者から入手し、キー文字
を付加してメール本体中にメール種類記述部、納期記述
部、優先度記述部、属性記述部を格納し、さらに、自ホ
スト名のネットワーク内で一意となる情報を付したメー
ル一連番号をキー文字を付加してメール一連番号記述部
として格納し、また、応答メールの場合には、被応答メ
ールのメール一連番号をメール本文内でメール一連番号
のキー文字をサーチすることで入手し、本メール一連番
号をリンク情報としてリンク情報記述部にキー文字を付
して格納し、メール本体を生成し、メール記録手段すこ
とにより、メール作成手段から渡されたメール本体をメ
ール本体記録部に記録後、メール本体をメール送受信手
段へ渡すことにより、メール本体をネットワークを介し
て相手に送信し、メール受信時、メール送受信手段はメ
ール本体を受け取り、メール記録手段に渡し、メール記
録手段はメール送受信手段から渡されたメール本体をメ
ール本体記録部に記録し、メール操作手段にメールが到
着したことを通知し、メール閲覧時、メール閲覧手段は
メール本体記録部内のメール本体内でメール作成手段に
て付されたキー文字をサーチしメール種類、納期、優先
度、属性、メール一連番号、リンク情報を抽出してメー
ルヘッダのサブジェクトと共にこれらを利用者に一覧と
して提供し、電子メール整理時、メール本体内のメール
一連番号記述部とリンク情報記述部を基に、関連する不
要メールを一括して削除する。

【００１０】［作用］キー文字により記述されたメール
の種類、納期、優先度を解析しメール一覧として利用者
に提供することで、該メールを正確に扱えるようにし、
属性によりメールの意図を明確にすることで、メールの
やり取りを体系的に関連付けて利用者に提供しメール整
理作業の負担を軽減する。

【００１１】

【発明の実施の形態】次に、本発明の実施の形態につい
て図面を参照して説明する。

【００１２】図１は本発明の電子メール管理方式の一実
施の形態を示す構成図である。

【００１３】図１を参照すると、１はメール送受信手
段、２はメール記録手段、３はメール操作手段、３１は
メール操作手段３内のメール作成手段、３２はメール操
作手段３内のメール閲覧手段、３３はメール操作手段３
内のメール整理手段、４はメール記録手段２により送受
信メールが記録されるメール本体記録部、４１はメール
作成手段３１により作成されメール記録手段２により記
録されたメール本体、４１１はメール本体４１内のメー
ル種類記述部、４１２はメール本体４１内の納期記述
部、４１３はメール本体４１内の優先度記述部、４１４
はメール本体４１内の属性記述部、４１５はメール本体
４１内のメール一連番号記述部、４１６はメール本体４
１内のリンク情報記述部、５は記述部、５１は記述内容
を識別するためのキー文字、５２はキー文字により定義
される文字列をそれぞれ表す。

【００１４】メール送信時、メール操作手段３内のメー
ル作成手段３１では、メールの種類、納期、優先度と、
要求、拒否、合意、提案、約束、決定、完了等の属性を
メール作成者から入手し、キー文字を付加してメール本
体４１中にメール種類記述部４１１、納期記述部４１
２、優先度記述部４１３、属性記述部４１４を格納し、
さらに、自ホスト名などネットワーク内で一意となるよ
うな情報を付したメール一連番号をキー文字を付加して
メール一連番号記述部４１５として格納し、また、応答
メールの場合には、被応答メールのメール一連番号をメ
ール本文内でメール一連番号のキー文字をサーチするこ
とで入手し、このメール一連番号をリンク情報としてリ
ンク情報記述部４１６にキー文字を付して格納し、メー
ル本体４１を生成し、これをメール記録手段２へ渡す。
メール記録手段２では、メール作成手段３１から渡され
たメール本体４１をメール本体記録部４に記録後、メー
ル本体４１をメール送受信手段１へ渡し、メール送受信
手段１ではメール本体４１をネットワークを介して相手
に送信する。

【００１５】メール受信時、メール送受信手段１はメー
ル本体４１を受け取り、メール記録手段２に渡し、メー
ル記録手段２はメール送受信手段１から渡されたメール
本体４１をメール本体記録部４に記録し、メール操作手
段３にメールが到着したことを通知する。

【００１６】メール閲覧時、メール操作手段３内のメー
ル閲覧手段３２はメール本体記録部４内のメール本体４
１内でメール作成手段３１にて付されたキー文字をサー
チしもしあれば、それらに続くメール種類、納期、優先
度、属性、メール一連番号、リンク情報を抽出してメー
ルヘッダのサブジェクト等と共にこれらを利用者に一覧
として提供する。なお一覧表示に当たっては、メール一
連番号とリンク情報を基に、メールの関連づけを行い、
どのメールに対する応答であるかを明示する。キー文字
をサーチして見つからなければ、本発明の実装されてい
ないシステムの利用者からのメールであると判断し利用
者にその旨通知する。さらに、本発明の実装されている
システムの利用者が、本発明の実装されていないシステ
ムの利用者へメールを送信しても、キー文字とそれに続
く文字列がメール本文中に表示されるだけでありメール
本来の機能に支障を与えない。

【００１７】電子メール整理時、特に不要メールの削除
においては、メール本体４１内のメール一連番号記述部
４１５とリンク情報記述部４１６を基に、関連するメー
ルを一括して削除する。

【００１８】図２は本発明の電子メール管理方式の一実
施の形態のメール作成手段のマンマシンインタフェース
を示す図である。そこには、宛先Ａ１、メールサブジェ
クトＡ２、種類Ａ３、属性Ａ４、優先度Ａ５、納期Ａ
６、本文Ａ７を記述するフィールドと、送信ボタンＡ
８、取消ボタンＡ９が用意され、種類、属性、優先度に
ついては、あらかじめ利用者により定義された項目が表
示される。

【００１９】図３は本発明の電子メール管理方式の一実
施の形態のメール作成手段の作り出すメール本体の内容
を示す図であり、メール操作手段３内のメール作成手段
３１が、図２のメール作成ウィンドウ１より入力された
情報を処理することで作り出されるメール本体４１であ
り、メール記録手段２を経由してメール送受信手段１に
渡されるメールイメージである。

【００２０】図４は本発明の電子メール管理方式の一実
施の形態のメール閲覧手段のＧＵＩによるユーザインタ
フェースを示す図である。そこには受信メール一覧Ｂ
１、返信ボタンＢ２，削除ボタンＢ３、メール本文Ｂ４
が表示される。

【００２１】図５は本発明の電子メール管理方式の一実
施の形態のメール閲覧手段のＧＵＩによるユーザインタ
フェースを示す図である。そこには受信メール一覧Ｃ
１、返信ボタンＣ２，削除ボタンＣ３、メール本文Ｃ４
が表示される。

【００２２】メール送信時、送信者がメール作成を指示
すると、メール操作手段３内のメール作成手段３１はメ
ール作成ウィンドウ１を表示し、利用者に、宛先Ａ１、
メールサブジェクトＡ２、種類Ａ３、属性Ａ４、優先度
Ａ５、納期Ａ６、本文Ａ７の入力を促す。宛先Ａ１、種
類Ａ３、属性Ａ４、優先度Ａ５については、あらかじめ
本電子メール管理方式を利用する利用者間で規定された
項目を定義しておくことで、それらの定義された項目か
ら選択可能にしている。

【００２３】本発明の一実施の形態として、会議開催通
知のメールを例にその動作を説明する。図２は、Ａさん
からＢさん、Ｃさんに対して「あいうえおプロジェクト
打ち合わせ」の会議開催通知をメール発信する場合のメ
ール送信画面例である。

【００２４】宛先Ａ１には、メール送付先であるＢさ
ん、Ｃさんをカンマで区切って指定する。メールサブジ
ェクトＡ２には、メールの件名として「あいうえおプロ
ジェクト進捗会議」と記述する。種類Ａ３と属性Ａ４、
優先度Ａ５には、予め利用者間で取り決めたキーとなる
項目を定義しておき、その中から選択指定する。本例の
場合、種類Ａ３には、メールの種類として予め定義され
ている項目の中から「会議開催」を選択し、属性Ａ４に
「通知」を選択し、優先度Ａ５は、高優先度から低優先
度までを１から５までの数値で定義しており、本例の場
合は最優先と定義した「１」を指定する。

【００２５】納期Ａ６には、回答納期である０３／１８
／９６を指定する。本文Ａ７には、本会議開催の議題、
開催場所、時間等の通知文をメール本文として記載す
る。以上の情報の設定を完了し、送信ボタンＡ８を押す
ると、メール作成手段３１によりメール本体の作成が行
われる。

【００２６】メール作成手段３１は、図２の画面で指定
された、各々の文字列を解析し、図３に示した、メール
本体４１を作成する。宛先Ａ１、メールサブジェクトＡ
２はメールヘッダをそのまま使用するが、種類Ａ３、属
性Ａ４、優先度Ａ５、納期Ａ６は、それぞれ、次のよう
な加工を施して、本文Ａ７で記述されたメール本文の前
に挿入し、メール本文として作成する。種類Ａ３、属性
Ａ４、優先度Ａ５、納期Ａ６は、それぞれ、記述部５の
形式に加工される。すなわち、種類Ａ３のキー文字５１
は「種類」、文字列５２は「会議開催」として、記述部
５の形式に成形する。記述部５は具体的には図３で示す
ように「＄」をデリミタとして「＄種類＄会議開催」の
文字列でメール本文に挿入する。

【００２７】同様に属性Ａ４はキー文字５１＝「属
性」、文字列５２＝「通知」であり「＄属性＄通知」と
して、優先度Ａ５は「＄優先度＄１」、納期Ａ６は「＄
納期＄０３１８９６」と変換され挿入される。また、メ
ール一連番号として自ホストの番号である「ＨＯＳＴ
Ａ．０００１」を付加して「＄メール一連番号＄ＨＯＳ
ＴＡ．０００１」を挿入する。この時のリンク情報はリ
ンク先がないのでブランクのままである。

【００２８】こうして図３に示すような形式のメール本
体を作成し、メール記録手段２へ渡し、メール本体記録
部４へメール本体を記録後、メール送受信手段１によ
り、Ｂさん、Ｃさんへのメール送信を行う。

【００２９】メール受信時は、メール送受信手段１がメ
ールを受け取り、メール記録手段２に渡し、メール記録
手段２はメール送受信手段１から渡された図３の形式の
メールをメール本体記録部４に記録し、メール操作手段
３にメールが到着した事を通知する。

【００３０】例えば、ＢさんがＡさんからのメールを受
け取った場合の、動作を説明すると次のようになる。A
メール操作手段３のメール閲覧手段３２により、メール
操作手段３はメール本体記録部４内のメール本体４１内
で図３の形式のメール形式を受け取り、メール本文での
キー文字の有無のチェックを行う。

【００３１】キー文字は先頭が「＄」で始まっているの
で、「＄」の文字を検出したら、その次の文字をキー文
字として認識して、次の「＄」以降の文字列をキーの指
定内容と解釈する。

【００３２】本処理にて、Ａさんの送信した図３の形式
のメールは、「種類＝会議開催」、「属性＝通知」、
「優先度＝１」、「納期＝０３／１８／９６」として認
識される。

【００３３】このようにして認識した、メールは、図４
に示すような、一覧Ｂ１の形で表示される。Ｂさんは、
一覧Ｂ１により本文を読む前に、Ａさんからの優先度１
の会議開催の通知が到着し、返信の納期が０３／１８／
９６であると認識できる。一覧上で本メール（メール一
連番号ＨＯＳＴＡ．０００１）を選択すると、図４のよ
うに本文が表示される。

【００３４】Ｂさんが、本メールに返信を行う場合は、
図４の返信ボタンＢ２を押すことにより、メール作成手
段３１が起動され、図２の送信画面になる。ここでは、
返信であるので、宛先Ａ１には、Ａさんが設定され、先
に説明したメール送信の手続きと同様に、メールサブジ
ェクトＡ２、種類Ａ３、属性Ａ４、優先度Ａ５、納期Ａ
６の指定を会議に出席するので、種類＝会議開催、属性
＝合意、優先度＝１、納期はブランク（不要）と設定し
てから、本文Ａ７を記述し、送信ボタンＡ８を押すこと
により、メール送受信手段１によりメールの返信が行わ
れる。

【００３５】この時の、メール作成手段３１は、Ａさん
からの送信時と同様にメール本文の作成を行うが、メー
ル一連番号はＢさんのホストの番号を使用した「ＨＯＳ
ＴＢ．００１２」という値が設定され、さらに、Ａさん
からのメールへの返信であることから、リンク情報とし
て、Ａさんのメール一連番号「ＨＯＳＴＡ．０００１」
が「＄リンク＄ＨＯＳＴＡ．０００１」として設定され
る。

【００３６】また、Ｃさんも同様にＡさんのメール一連
番号「ＨＯＳＴＡ．０００１」のメールへの返信とし
て、会議不参加を返信する場合、Ｂさんの返信と同様の
手続きの中で、属性Ａ４を「拒否」として設定して送信
する。この時のメール一連番号はＣさんのメール一連番
号である「ＨＯＳＴＣ．００２３」となり、リンク情報
としては「ＨＯＳＴＡ．０００１」が埋め込まれる。

【００３７】Ａさんは、Ｂさんのメール受信時と同様の
手順でメールを受信するが、その時の画面は、図５のよ
うになり、一覧Ｃ１にＢさんと、Ｃさんからのメール一
覧が表示されて、リンク情報を見ると、自身の発信した
メール一連番号ＨＯＳＴＡ．０００１に関連する情報で
ある事が認識できる。

【００３８】次に、会議が終了し、本会議に関するメー
ルの保存が不要となったので、Ａさんが本会議開催に関
するメールの削除を行う場合の操作を説明する。図５の
メール一覧Ｃ１の画面で、「ＨＯＳＴＡ．０００１」の
メールを選択し、削除ボタンＣ３を押すと、メール整理
手段３３が起動され、メール本体記録部４のメール本体
からメール一連番号が「ＨＯＳＴＡ．０００１」と設定
されているメールを探して、メール本体記録部４の中か
ら該当メール本体を削除し、さらにリンク情報として
「ＨＯＳＴＡ．０００１」が設定されている差出人Ｂさ
ん，Ｃさんのメールについても、全て削除を行う。これ
により、ＨＯＳＴＡ．０００１に関する全てのメールの
削除が、一回の操作で実行できる。

【００３９】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の電子メー
ル管理方式は、メール本文にメールの種類、納期、優先
度や、属性として要求、拒否、合意、提案、約束、決
定、完了等、メールの内容を示すいわば会話モデルに基
づいた、メールの意図をキー文字を付して記述し、送信
側、受信側でこれを解析し電子メールのやり取りを体系
的に関連付けて利用者に提供することで、電子メール利
用者のメール整理作業の負担を軽減することができる。

【００４０】また、本発明の電子メール管理方式は、電
子メールの本文中のキー文字により与えられた情報を基
に、実現されるため、本電子メール管理方式を利用して
いない利用者から、または、本電子メール管理方式を利
用していない利用者へ、本電子メールの利用者が電子メ
ールを送受信することが可能である。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の電子メール管理方式の一実施の形態を
示す構成図である。

【図２】本発明の電子メール管理方式の一実施の形態の
メール作成手段のマンマシンインタフェースを示す図で
ある。

【図３】本発明の電子メール管理方式の一実施の形態の
メール作成手段の作り出すメール本体の内容を示す図で
ある。

【図４】本発明の電子メール管理方式の一実施の形態の
メール閲覧手段のＧＵＩによるユーザインタフェースを
示す図である。

【図５】本発明の電子メール管理方式の一実施の形態の
メール閲覧手段のＧＵＩによるユーザインタフェースを
示す図である。

【符号の説明】

１ メール送受信手段 ２ メール記録手段 ３ メール操作手段 ４ メール本体記録部 ５ 記述部 ３１ メール作成手段 ３２ メール閲覧手段 ３３ メール整理手段 ４１ メール本体 ５１ キー文字 ５２ 文字列 ４１１ メール種類記述部 ４１２ 納期記述部 ４１３ 優先度記述部 ４１４ 属性記述部 ４１５ メール一連番号記述部 ４１６ リンク情報記述部

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 コンピュータネットワークシステム上に
   構築され、電子メールのやりとりを管理する電子メール
   管理方式において、依頼とそれに対する肯定回答、否定
   回答あるいは代替案の提示の電子メールのやり取りを、
   自動的に関係付けて体系的に管理し、電子メール閲覧時
   に前記関係情報を利用者に提供することを特徴とする電
   子メール管理方式。
2. 【請求項２】 メール送受信手段、メール記録手段、メ
   ール操作手段、メール作成手段、メール閲覧手段、メー
   ル整理手段、メール記録手段により送受信メールが記録
   されるメール本体記録部、メール作成手段により作成さ
   れメール記録手段により記録されたメール本体、メール
   本体内のメール種類記述部、メール本体内の納期記述
   部、メール本体内の優先度記述部、メール本体内の属性
   記述部、メール本体内のメール一連番号記述部、メール
   本体内のリンク情報記述部、記述部、記述内容を識別す
   るためのキー文字、およびキー文字により定義される文
   字列を備え、 メール送信時、メール作成手段で、メールの種類、納
   期、優先度と、要求、拒否、合意、提案、約束、決定、
   完了の属性をメール作成者から入手し、キー文字を付加
   してメール本体中にメール種類記述部、納期記述部、優
   先度記述部、属性記述部を格納し、さらに、自ホスト名
   のネットワーク内で一意となる情報を付したメール一連
   番号をキー文字を付加してメール一連番号記述部として
   格納し、また、応答メールの場合には、被応答メールの
   メール一連番号をメール本文内でメール一連番号のキー
   文字をサーチすることで入手し、本メール一連番号をリ
   ンク情報としてリンク情報記述部にキー文字を付して格
   納し、メール本体を生成し、メール記録手段すことによ
   り、メール作成手段から渡されたメール本体をメール本
   体記録部に記録後、メール本体をメール送受信手段へ渡
   すことにより、メール本体をネットワークを介して相手
   に送信し、 メール受信時、メール送受信手段はメール本体を受け取
   り、メール記録手段に渡し、メール記録手段はメール送
   受信手段から渡されたメール本体をメール本体記録部に
   記録し、メール操作手段にメールが到着したことを通知
   し、 メール閲覧時、メール閲覧手段はメール本体記録部内の
   メール本体内でメール作成手段にて付されたキー文字を
   サーチしメール種類、納期、優先度、属性、メール一連
   番号、リンク情報を抽出してメールヘッダのサブジェク
   トと共にこれらを利用者に一覧として提供し、 電子メール整理時、メール本体内のメール一連番号記述
   部とリンク情報記述部を基に、関連する不要メールを一
   括して削除することを特徴とする電子メール管理方式。