JPH1029358A - 画像形成装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 形成される画像形成文書に対してユーザ固有
の文書管理情報を付加することが可能な画像形成装置を
提供する。 【解決手段】 ユーザによる端末装置１２からの画像形
成装置１０へのプリントを希望する資料データの転送入
力時に、情報ファイルのデータが入力されると、該情報
ファイルのデータが、該ユーザによって予め登録された
ヘッダフォーマットに書込まれて特定判別情報が作成さ
れ、この特定判別情報が、ヘッダ情報域に付加された資
料データの画像形成文書が、画像形成装置１０からプリ
ント出力されるので、ユーザ固有の特定判別情報によ
り、作成された画像形成文書を適確に管理し、分類保管
することが可能になる。また、ヘッダフォーマット及び
情報ファイルがファイル情報として処理されるので、汎
用性のある簡単なデータ処理を行なうことが可能にな
り、データ処理回路の構成を簡単にし、装置の製造コス
トを低減することが可能になる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、複数のユーザによ
って共同使用され、資料データに基づいた画像形成を行
う画像形成装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】例えば、複写機能とプリンタ機能を備え
た画像形成装置を、図書館などの共通利用場所に配置
し、複数のユーザがこの画像形成装置を利用可能にし
て、画像形成装置を効率的に使用することが行われてい
る。このような例としては、大学の学部付属の図書館
に、この種の画像形成装置を配置し、この画像形成装置
と該学部の各研究室の端末装置間を構内回線で接続し、
画像形成装置を共同で利用することが行われている。こ
の場合には、ユーザが、研究室の端末装置から、プリン
タ情報を構内回線を介して画像形成装置に転送し、画像
形成装置にプリンタ動作を行わせ、図書館に出向いて画
像形成装置からプリントされた画像形成文書を取出して
利用したり、或いは、ユーザが図書館で必要な文献を画
像形成装置を仕様して複写利用することなどが可能であ
る。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上述のような画像形成
装置の共同利用に際しては、画像形成装置から出力され
る画像形成文書が、ユーザによって取り出されず放置さ
れたままになると、画像形成装置の他のユーザの装置の
利用がスムーズに行われず、装置の円滑運用上で問題が
生じる。また、ユーザが画像形成装置から取り出した画
像形成文書を整理保管する場合には、当該画像形成文書
に日付や整理番号などを、別途付して整理保管する必要
があった。

【０００４】本発明は、前述したような画像形成装置の
共同利用の現状に鑑みてなされたものであり、その目的
は、作成された画像形成文書に対して、ユーザ固有の文
書管理情報を付加することが可能な画像形成装置を提供
することにある。

【０００５】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、請求項１記載の発明は、複数のユーザにより共同使
用され、資料データに基づいた画像形成文書の作成を行
う画像形成装置であり、ユーザが予め入力設定した特定
情報を格納する格納手段と、前記画像形成装置の画像形
成時に、ユーザが入力する書込情報を、前記格納手段か
ら読み出した特定情報に対応させ、前記画像形成装置か
ら出力される画像形成文書のヘッダ情報域に特定判別情
報として付加する情報付加手段都を有することを特徴と
するものである。

【０００６】同様に前記目的を達成するために、請求項
２記載の発明は、請求項１記載の発明において、前記特
定情報が、へッダフォーマットで、前記書込情報が前記
へッダフォーマットの書込情報であることを特徴とする
ものである。

【０００７】同様に前記目的を達成するために、請求項
３記載の発明は、請求項２記載の発明において、前記特
定情報及び前記書込情報がファイル情報として処理され
ることを特徴とするものである。

【０００８】同様に前記目的を達成するために、請求項
４記載の発明は、前記書込情報を記憶する書込情報記憶
手段と、該書込情報記憶手段に記憶されている前記書込
情報を管理し、前記書込情報のファイル一覧の作成と該
ファイル一覧の自動印字出力を行なう書込情報管理手段
とを具備することを特徴とするものである。

【０００９】

【発明の実施の形態】以下に、本発明の実施の形態を、
図１ないし図１２を参照して説明する。図１は本発明の
第１の実施の形態の構成を示すブロック図、図２は本実
施の形態において登録されるヘッダフォーマットの説明
図、図３は本実施の形態において入力される情報ファイ
ルの説明図、図４は本実施の形態の画像形成文書のヘッ
ダ情報域の特定判別情報の説明図、図５は本実施の形態
のヘッダフォーマットの登録動作を示すフローチャー
ト、図６は本実施の形態の画像形成文書の出力動作を示
すフローチャートである。

【００１０】本実施の形態は、大学の学部付属の図書館
に画像形成装置を配置し、この画像形成装置と該学部の
各研究室の端末装置間を構内回線で接続して利用する場
合であり、図１に示すように、複写機能とプリンタ機能
を有する画像形成装置１０が図書館に配置され、この画
像形成装置１０では、全体の動作を制御する主制御部１
にバスＢを介して、プリント動作を行うプリンタ部２、
画像形成動作時に各種のデータが書込まれ、また読み出
される文書データ格納部３、ユーザの登録情報が格納さ
れ、利用ユーザを管理するユーザ管理部４、及びホスト
情報が格納されるホスト情報格納部８が接続されてい
る。

【００１１】同様に、主制御部１にバスＢを介して、画
像形成動作時に、データの変換読取り動作を行うデータ
変換部５、処理データの識別子の管理を行う識別子管理
部６、ユーザが画像形成動作時に各種の操作を行う操作
卓７、及びヘッダ情報の出力管理を行なうヘッダ出力管
理部９が接続されている。そして、主制御部１に、バス
Ｂと構内回線を介して複数の端末装置１２が接続されて
いる。

【００１２】このような構成の本実施の形態のヘッダフ
ォーマットの登録動作を、図２及び図５を参照して説明
する。図５のフローチャートのステップＳ１で、ユーザ
は研究室の端末装置１２を操作することにより、画像形
成装置１０の利用で形成する画像形成文書のヘッダ情報
域に付加する特定判別情報が構成されるヘッダフォーマ
ット１５を作成する。このヘッダフォーマット１５は、
ユーザが作成する画像形成文書の管理上で必要とする情
報が書込まれるもので、画像形成装置１０にサポートさ
れているフォーマットの範囲内でユーザ独自の形式を有
し、図２に示すものでは、項目を、作成日、ファイル
名、作成者、レベル、アクセス権の制御基準などとし、
対応する情報が書込まれる罫線欄１６と、罫線欄１６外
にコメント記入欄１７とが設けられている。この場合、
プリンタ部２で得られるデータ出力日時データの書込場
所の指定データを、ヘッダフォーマット１５のデータに
含ませておく。

【００１３】このように作成されたヘッダフォーマット
１５のデータは、構内回線１１を介して画像形成装置１
０に転送され、バスＢから主制御部１に入力され、主制
御部１の指令で、ユーザ管理部４によって、予め登録さ
れているユーザからのデータであることが確認された後
に、ステップＳ２で、文書データ格納部３にヘッダ情報
ファイルデータとして、ユーザアドレスに対応付けて格
納され、ステップＳ３で、文書データ格納部３での管理
対象として主制御部１に登録される。

【００１４】次に、本実施の形態の画像形成動作を、図
３、図４及び図６を参照して説明する。例えば、ユーザ
が端末装置１２を使用して、資料データを構内回線１１
を介して、画像形成装置１０に転送し、画像形成装置１
０にプリント動作を行なわせる場合には、ユーザは、資
料データの転送と同時に、図６のステップＳ１１で、図
３に示すようなヘッダフォーマット１５への書込情報と
なる情報ファイル１８のデータを、すでに登録されてい
るヘッダフォーマット１５の罫線欄１６及びコメント記
入欄１７に対応付けて作成し、ステップＳ１２で、構内
回線１１を介して画像形成装置１０に転送する。

【００１５】画像形成装置１０の主制御部１では、端末
装置１２よりのデータの受信時に、送信データのヘッド
に情報ファイルを示す特殊コード（ここでは＾を用いて
いる）を検出すると、受信データが情報ファイルである
と判断し、ヘッダ出力管理部９に情報ファイルの受信の
通報し受信データをわたす。さらに、データ変換部５に
指令信号を発して、受信した情報ファイルを解読させ、
解読された情報ファイルのデータを、データ変換部５か
らヘッダ出力管理部９に取込まさせる。

【００１６】ヘッダ出力管理部９では、データ変換部５
から取込んだ情報ファイル１８のデータと、文書データ
格納部３から読み出した対応するユーザのヘッダフォー
マット１５のデータとをリンク合成し、得られたデータ
はプリンタ部２に入力され、プリンタ部２では入力され
たデータに基づいて、ステップＳ１３において、図４に
示すように、ヘッダフォーマット１５に情報ファイル１
８のデータが書込まれた特定判別情報２０を、文書管理
情報としてプリント出力し、この特定判別情報２０に続
いて、ステップＳ１４で、資料情報に基づく画像形成文
書のプリントが行われる。同時に、ヘッダフォーマット
１５のデータ出力日時の書込場所の指定データに基づい
て、画像形成文書の指定位置に、画像形成文書の作成日
時のデータがプリントされる。

【００１７】このように、本発明の第１の実施の形態に
よると、画像形成装置１０へのプリントを希望する資料
データの転送入力時に、ユーザにより、ヘッダフォーマ
ット１５の書込情報である情報ファイル１８のデータが
入力されると、該情報ファイル１８のデータが、予め登
録されたヘッダフォーマット１５に書込まれて特定判別
情報２０が作成され、この特定判別情報２０が、ヘッダ
情報域に付加された資料データの画像形成文書が、画像
形成装置１０からプリント出力されるので、ユーザに固
有の特定判別情報２０により、作成された画像形成文書
を適格に管理し、分類保管することが可能になる。ま
た、ヘッダフォーマット１５及び情報ファイル１８がフ
ァイル情報として処理されるので、複雑なコマンド処理
を行わずに、汎用性のある簡単なデータ処理を実行する
ことが可能になり、でた処理回路の構成を簡単にし、装
置の製造コストを低減することが可能になる。

【００１８】本実施の形態では、ユーザが端末装置から
資料データを転送して、画像形成装置をプリンタとして
使用する場合を説明したが、本発明は該実施の形態に限
定されるものではなく、ユーザが画像形成装置に資料デ
ータとなる原稿文書をセットし、複写操作を行って画像
形成装置を複写機として使用し、コピーされた画像形成
文書を得ることも可能である。

【００１９】次に本発明の第２の実施の形態に付いて説
明する。図７は本発明の第２の実施の形態の構成を示す
ブロック図、図８は本実施の形態のヘッダフォーマット
の登録動作を示すフローチャート、図９は本実施の形態
の画像形成文書の出力動作を示すフローチャート、図１
０は本実施の形態のファイル一覧表の作成処理動作を示
すフローチャート、図１１は本実施の形態において入力
される追加の情報ファイルの説明図、図１２は本実施の
形態において作成されるファイル一覧表の説明図であ
る。

【００２０】図７に示した本発明の第２の実施の形態の
構成は、図１に示した第１の実施の形態の構成に情報管
理部１３が付加されたものである。この情報管理部１３
はパスワードの判定とヘッダ情報を管理し、ファイル一
覧を作成する機能を有する。本実施の形態では、ユーザ
判定にパスワードを用いることによって管理を容易にす
るものである。

【００２１】本実施の形態のヘッダフォーマットの登録
動作を図８を参照にして説明する。ステップＳ２までは
第１の実施の形態の図５のフローチャートのステップＳ
２までと同様の処理でヘッダフォーマット１５のデータ
が文書データ格納部３にヘッダ情報ファイルデータとし
て、ユーザアドレスまたはパスワードに対応付けて格納
される。ただし、ヘッダフォーマット１５の項目として
印字出力される作成日、ファイル名、作成者、レベルな
どのほかに、アクセス権の指定や後述するファイル一覧
表の出力基準などを含めることもできる。さらにステッ
プＳ４でパスワードの指定がなされているかどうかが判
定される。

【００２２】パスワードの指定がなされている場合は、
ステップＳ５で主制御部１は情報管理部１３にパスワー
ドを通知する。情報管理部１３はパスワードに対応付け
て文書データ格納部３に格納されたヘッダ情報ファイル
データをヘッダ情報ファイル名とリンクして記憶する。
ヘッダ情報ファイル名はユーザからの指定があればそれ
を使用し、指定がなければ情報管理部１３が独自にユニ
ークなファイル名を付けることにする。

【００２３】ステップＳ４でパスワードの指定がなされ
ていない場合は、文書データ格納部３での管理対象とし
て主制御部１に登録される。この場合は事後の管理、画
像形成動作は第１の実施の形態と同様になる。

【００２４】次に、本実施の形態の画像形成動作を図９
を参照にして説明する。ステップＳ１２までは第１の実
施の形態の図６のフローチャートのステップＳ１２まで
と同様である。次に主制御部１は受信したデータにパス
ワードの指定があるかどうかをステップＳ１５で判定す
る。パスワードの指定がある場合はステップＳ１６に進
み、主制御部１はユーザからヘッダ情報ファイルの出力
指示を受け取った旨を受け取ったパスワードと共に情報
管理部１３に通知する。ステップＳ１６で情報管理部１
３はパスワードが正しいかどうかを確認しその結果を主
制御部１に送り返し、主制御部１はパスワードの有無
と、パスワードが有った場合は情報管理部１３の判定結
果を受信データと共にヘッダ出力管理部９に送信する。

【００２５】ヘッダ出力管理部９はパスワードが正しか
った場合は、パスワードで指定されたヘッダフォーマッ
ト１５に情報ファイル１８のデータをマッピングしてプ
リンタ部２から出力させた後、ステップＳ１４で資料情
報に基づく画像形成文書の出力をプリンタ部２から行な
わせる。パスワードが正しく、指定されたヘッダフォー
マット１５が出力された場合、情報管理部１３はステッ
プＳ１７で指定ヘッダフォーマットの使用回数をカウン
トアップすると共に、情報ファイル１８の情報項目のデ
ータをパスワードと関連して文書データ格納部３に記憶
させる。

【００２６】パスワードが指定されていなかった場合や
パスワードが正しくなかった場合は、ヘッダ出力管理部
９はパスワードが正しくなかったことを印字した用紙を
プリンタ部２から出力させた後、ステップＳ１４で画像
形成文書の出力をプリンタ部２から行なわせる。

【００２７】次に、本実施の形態のファイル一覧作成処
理の動作を図１０を参照にして説明する。図９でのステ
ップＳ１１からステップＳ１４までの処理にあたる出力
手順がステップＳ２０で終了したものとする。その時、
ステップＳ２１で特定のパスワードで指定されたヘッダ
フォーマット１５の使用回数が予め設定されている判断
基準回数と同じ（乃至それを越えた）回数になった場
合、情報管理部１３はステップＳ２２で、判断基準回数
を越えたヘッダ情報項目の内容を文書データ格納部３に
指示して読み出す。

【００２８】次にステップＳ２３で読み出したヘッダ情
報項目を図１２に示すようなファイル一覧表２１の形に
編集し、この作成した一覧表２１をプリンタ部２から印
字出力させる。プリント出力が終わると、情報管理部１
３はヘッダ情報の使用回数を０にクリアする。この場
合、ステップＳ２１でヘッダフォーマット１５の使用回
数が判断基準回数を下回っている場合はとくに処理は行
なわない。しかし、ヘッダフォーマット１５の使用回数
が判断基準回数を下回っている場合でも操作卓７からの
ユーザの指定によりファイル一覧表２１を出力するよう
にしても良い。

【００２９】このように、本発明の第２の実施の形態に
よると、画像形成装置１０へのプリントを希望する資料
データの転送入力時に、ユーザにより、ヘッダフォーマ
ット１５の書込情報である情報ファイル１８のデータを
パスワードとともに入力されると、該情報ファイル１８
のデータが、予め登録されたヘッダフォーマット１５に
書込まれて特定判別情報２０が作成され、この特定判別
情報２０が、ヘッダ情報域に付加された資料データの画
像形成文書が、画像形成装置１０からプリント出力され
ると共に、情報ファイル１８のデータが記憶され、パス
ワードによって管理され、図３に示した情報ファイルの
データ１８や図１１に示した追加の情報ファイルのデー
タ１９−１〜１９−Ｘが適当な量になったとき、自動的
に図１２に示したファイル一覧表２１の形式で出力して
くれる。したがって、ユーザに固有の特定判別情報２０
により、作成された画像形成文書を適格に管理し、分類
保管することが可能になると共に、打ち出された画像形
成文書のファイリングをこのファイル一覧表２１によっ
て管理することができ、このようなファイル管理表を作
成する時間と手間が省け、ユーザの使い勝手を大幅に改
善することができる。

【００３０】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の請求項１
及び請求項２に記載の発明によると、複数のユーザによ
り使用され、資料データに基づいた画像形成文書を作成
する画像形成装置において、ユーザが予め入力設定した
特定情報が格納手段に格納され、画像形成装置による画
像形成時に、ユーザが入力する書込情報が、情報付加手
段によって、格納手段から読み出された特定情報に対応
付けられ、画像形成装置から出力される画像形成文書の
ヘッダ情報域に特定判別情報として付加されるので、こ
の特定判別情報により、画像形成装置から出力される画
像形成文書が対応するユーザに誤りなく提供され、当該
画像形成文書を利用しやすいように分類保管することが
可能になる。

【００３１】また、本発明の請求項３に記載の発明によ
ると、請求項１または請求項２記載の発明で得られる効
果に加えて、特定情報及び書込情報がファイル情報とし
て処理されるので、汎用性のある簡単なデータ処理を行
なうことができ、データ処理回路の構成を簡単にし、装
置の製造コストを低減することが可能になる。

【００３２】さらに、本発明の請求項４に記載の発明に
よると、請求項１ないし請求項３記載の発明で得られる
効果に加えて、書込情報を記憶、管理し、必要に応じて
書込情報のファイル一覧を出力することができるので、
ファイル管理に要するユーザの手間や時間を大幅に省く
ことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施の形態の構成を示すブロック図
である。

【図２】同実施の形態において登録されるヘッダフォー
マットの説明図である。

【図３】同実施の形態において入力される情報ファイル
の説明図である。

【図４】同実施の形態の画像形成文書のヘッダ情報域の
特定判別情報の説明図である。

【図５】同実施の形態のヘッダフォーマットの登録動作
を示すフローチャートである。

【図６】同実施の形態の画像形成文書の出力動作を示す
フローチャートである。

【図７】本発明の他の実施の形態の構成を示すブロック
図である。

【図８】同実施の形態のヘッダフォーマットの登録動作
を示すフローチャートである。

【図９】同実施の形態の画像形成文書の出力動作を示す
フローチャートである。

【図１０】同実施の形態のファイル一覧作成処理動作を
示すフローチャートである。

【図１１】同実施の形態において入力される追加情報フ
ァイルの説明図である。

【図１２】同実施の形態において出力されるファイル一
覧表の説明図である。

【符号の説明】

１ 主制御部 ２ プリンタ部 ３ 文書データ格納部 ４ ユーザ管理部 ５ データ変換部 ６ 識別子管理部 ７ 操作卓 ８ ホスト情報格納部 ９ ヘッダ出力管理部 １０ 画像形成装置 １１ 構内回線 １２ 端末装置 １３ 情報管理部

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数のユーザにより共同使用され、資料
   データに基づいた画像形成文書の作成を行う画像形成装
   置であり、 ユーザが予め入力設定した特定情報を格納する格納手段
   と、 前記画像形成装置の画像形成時に、ユーザが入力する書
   込情報を、前記格納手段から読み出した特定情報に対応
   させ、前記画像形成装置から出力される画像形成文書の
   ヘッダ情報域に特定判別情報として付加する情報付加手
   段都を有することを特徴とする画像形成装置。
2. 【請求項２】 請求項１記載の画像形成装置において、
   前記特定情報が、へッダフォーマットで、前記書込情報
   が前記へッダフォーマットの書込情報であることを特徴
   とする画像形成装置。
3. 【請求項３】 請求項２記載の画像形成装置において、
   前記特定情報及び前記書込情報がファイル情報として処
   理されることを特徴とする画像形成装置。
4. 【請求項４】 請求項１ないし請求項３記載の画像形成
   装置において、前記書込情報を記憶する書込情報記憶手
   段と、該書込情報記憶手段に記憶されている前記書込情
   報を管理し、前記書込情報のファイル一覧の作成と該フ
   ァイル一覧の自動印字出力を行なう書込情報管理手段と
   を具備することを特徴とする画像形成装置。