JPH10171785A - 文書作成装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 文書中の表のデータについて自動的に計算を
行わせることが可能な文書作成装置を提供する。 【解決手段】 入力した文書１０の中に表があるか否か
が検査され（ステップＳ２−３）、ある場合には入力文
書１０の中の計算タグ＜ＣＡＬＣ．．．＞の検索が行わ
れる。このタグに基づき計算式を取り出し、この計算式
に基づきステップＳ２−８において小計、合計などが計
算される。計算結果はデータファイルに格納される。ス
テップＳ２−１１において出力文書の表のセルを解釈す
る場合に各セル毎にデータファイルの内容が書き込まれ
る（ステップＳ２−１３）。これによって、表の中の数
値データの自動計算が実現される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書の作成装置、
特に文書中の表のデータを自動的に計算することができ
る文書作成装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】商品情報や製品情報などに基づき文書の
作成を行う場合、その商品情報として他の文章の記述を
利用する場合が多い。また、この商品情報としては、紙
の文書の文章だけでなく、データベース内の文章を利用
する場合も近年多くなってきている。これは、近年、デ
ータベースが広く普及し、文書作成の現場においてもデ
ータベースを利用して商品情報などを得る場合が多いか
らである。また、見積書やカタログなどを作成する場合
においても、所定の商品の単価などを調べる際にデータ
ベースを用いて商品の単価などを取得することが多い。

【０００３】データベースに格納されている情報が更新
される場合には、利用者は文書や表に利用したデータ
を、新たに更新されたデータに変更（転記）する必要が
ある。また、データベースとは別に、文書のデータを更
新する場合には、この文書のデータの更新をデータベー
スに反映する必要が生じる場合も多い。データベースへ
の反映（データの更新）は、一般には新たなデータが入
力された文書や表を用いて、データベースにデータの更
新を指示することにより行われている。また、このよう
にして更新された新たなデータを他の利用者が文書の作
成に利用する場合には、他の利用者がデータベースをア
クセスし、新たなデータを自分の文書や表に転記する必
要があった。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】このように、データベ
ースを利用して商品情報や製品情報を管理することは広
く行われているが、これに伴い、データをデータベース
から文書に転記する機会が多くなってきている。その場
合に、商品単価などが変更された場合には文書の他の部
分、例えば見積書における合計などを新たに計算し直す
必要が生じている。この再計算は、データが更新される
度に行わなければならず計算間違いなどを引き起こす一
因となっていた。

【０００５】このような課題に鑑み、例えば、特開平６
−３０９３１３号公報には、文書中の表のデータをプロ
グラムに計算させる技術について開示がなされている。
同号公報に記載されている発明によれば、希望する位置
に計算結果を出力することができるとされている。

【０００６】しかしながら、同号公報に記載されている
発明には、例えば次のような問題点があった。まず、文
書情報に管理情報を埋め込むための手間が必要となって
しまう。次に、この計算処理のための特別な装置を必要
としてしまうという問題がある。

【０００７】本発明は、かかる課題に鑑みなされたもの
であり、その目的は文書の中の表に示されている数字に
対する計算式を指定することを可能とし、この計算式に
よる計算結果をその表に挿入し得る文書作成装置を提供
することである。特に、文書としては、ＨＴＭＬ（ハイ
パーテキストマークアップランゲージ）で表記が制御さ
れている文書に関する。

【０００８】

【課題を解決するための手段】本発明は、文書中の表の
中のデータに対し計算式を指定することができ、文書を
表示する際にその計算式で表の行や列を計算することを
可能とするものである。そして、この計算結果をその文
書に挿入することにより、文書とデータを同時に管理す
ることを可能とするものである。このような結果、文書
を中心としてデータの転記やデータの加工を行うことを
可能とする。特に、文書としてはＨＴＭＬで提示された
文章を取り扱うことができる。

【０００９】具体的には、本発明は以下のような手段を
備えている。

【００１０】まず、上記課題を解決するために、第１の
本発明は、文書の表示を制御する文書表示言語で記述さ
れた入力文書を解釈し、前記文書表示言語に従って表示
を行う文書データ取得手段と、前記入力文書中のテーブ
ル表示の中に記述されている数値に基づき、所定の計算
をするデータ処理手段と、前記データ処理手段が計算し
た計算結果を出力文書中のテーブル表示の中に埋め込む
文書合成手段と、を含むことを特徴とするものである。

【００１１】これらのデータ取得手段や、データ処理手
段や、文書合成手段は、例えばプログラムで構成するこ
とが好適である。特に、本発明においてはテーブル表記
を用いて計算すべきデータを明示したため、容易にデー
タ処理の対象となるデータを識別可能である。

【００１２】上記課題を解決するために、第２の本発明
は、第１の本発明の文書作成装置において、さらに、前
記文書中の所定のボタンが押下された場合に前記データ
処理手段を起動するデータ処理手段起動手段、を含むこ
とを特徴とするものである。

【００１３】所定のボタンが押下された場合にのみデー
タ処理が行われるため、必要がある場合にのみデータ処
理を行わせることが可能である。

【００１４】上記課題を解決するために、第３の本発明
は、第１の本発明の文書作成装置において、前記文書デ
ータ取得手段は、前記入力文書を解釈する際に、前記入
力文書中に計算命令がある場合には、前記計算命令が指
示する計算式を前記データ処理手段に計算させる計算制
御手段、を含むことを特徴とするものである。

【００１５】計算式が計算命令によって各文書毎に、明
示的に指定することが可能である。

【００１６】上記課題を解決するために、第４の本発明
は、第１の本発明の文書作成装置において、さらに、前
記データ処理手段は、前記入力文書の文書名と、前記文
書名に対応する計算式と、を予め格納した計算式テーブ
ル中から、前記入力文書の文書名を検索し、見つけられ
た文書名に対応して格納されている前記計算式を取り出
す計算式取り出し手段と、前記計算式取り出し手段によ
って取り出された計算式に基づいた計算を行う計算手段
と、を含むことを特徴とするものである。

【００１７】文書名からその文書名に対応して計算式を
指定できるため、各文書毎に計算式をいちいち指定する
必要がなく、簡易に計算式を指定可能である。

【００１８】上記課題を解決するために、第５の本発明
は、第１、２、３、又は４の本発明の文書作成装置にお
いて、前記データ処理手段は、前記テーブル表記中に計
算の基礎となる数値が記述されている場合にのみ前記所
定の計算を行うことを特徴とするものである。

【００１９】従って、数値がある場合にのみ計算を実行
することが可能である。

【００２０】

【発明の実施の形態】以下、本発明の好適な実施の形態
を図面に基づいて説明する。

【００２１】図１には、本発明の好適な実施の形態に係
る文書作成装置の構成を表す構成ブロック図が示されて
いる。入力文書１０の中には表形式のデータ形式によっ
てデータが設定されており、この表の各列には各項目
（商品名、商品単価など）のデータが入力されている。
また、この入力文書１０はＨＴＭＬで記述された文書で
ある。

【００２２】本実施の形態においては、このように、入
力文書１０の中からデータを取り出しやすいように表形
式を用いてデータの認識が行われている。

【００２３】本実施の形態にかかる文書作成装置におい
ては、入力文書１０からデータを取り出す文書データ取
得部１２と、データを処理するデータ処理部１４、ＨＴ
ＭＬ文書とデータを合成する文書合成部１６と、から構
成されている。

【００２４】文書データ取得部１２は、ＨＴＭＬ文書で
ある入力文書１０からデータを取り出す機能を有する。
データ処理部１４は、この取り出されたデータを利用者
の入力等に基づいて加工を行う機能を有する。また、文
書合成部１６は、加工されたデータを出力文書（入力文
書と同様にＨＴＭＬ文書である）の中の指定された位置
に挿入する機能を有している。

【００２５】本実施の形態において特徴的なこれらの機
能は、いずれも外部プログラムとして文書作成装置に備
えられている機能である。また、本実施の形態に係る文
書作成装置は図１に示されているように、上記特徴的な
各機能の他に、入力文書１０の内容を表示する文書表示
装置２０を有している。

【００２６】以下、フローチャートに基づき本実施の形
態の動作の流れについて説明する。

【００２７】以下に説明する動作の例は、商品の見積書
が作成される場合の例である。具体的には、商品名や商
品単価などが入力され、この商品名や商品単価などから
小計及び合計を計算する場合の動作について説明する。
最終的な見積書の表示例が後述する図５に示されてい
る。また、この見積書を表すＨＴＭＬ文書の表の各列に
は、項目として商品名、商品単価が予めそれぞれ入力さ
れていることを前提とする。これらの項目の入力は、利
用者が手で入力した場合でも良いし、また、データベー
スからコピーされたものであっても良い。本実施の形態
に係る文書作成装置は、どのような方法によるかを問わ
ずに予め入力されたデータ、に基づく計算機能を提供す
ることを目的とするものである。

【００２８】図２に示されているフローチャートに基づ
き動作を説明する。まず、見積書の元になる入力文書１
０であるＨＴＭＬ文書の取り出しが行われる。この取り
出した文書は図１における文書表示装置２０において表
示される。一方、文書データ取得部１２は表示した文書
の表のセルを解析する。解析した結果セルデータの各列
に格納されているデータを、それぞれ商品名、商品単価
であると解釈して、データファイルを作成する。

【００２９】データファイルの具体的な内容の例につい
て図６に示されている。図６には入力文書１０であるＨ
ＴＭＬ文書についても示されている。図６の「入力文書
形式」に示されているように、表はタグ＜ｔａｂｌｅ＞
によって示されている。また各セルの内容はタグ＜ｔｄ
＞とタグ＜／ｔｄ＞で囲まれた部分によって示されてい
る。すなわち、図６の「入力文書形式」においてはある
セルには「Ａ−Ｃｏｌｏｒ ＣＭＩＣＳ」という文字列
が示されており、その隣のセルには「８６００００」と
いう数値データが入力されている。また、次の行のセル
には［ＡＢＬＥ−５２５５Ｍ」という文字列、及び「５
４００００」という数値データがそれぞれ入力されてい
ることが図６の「入力文書形式」から理解されよう。

【００３０】また、図６の「入力文書形式」には、タグ
＜ｔａｂｌｅ＞の次にタグ＜ＣＡＬＣ“＠２＊＠３＝＠
４”＞が記載されている。本実施の形態において特徴的
なことは、このタグ＜ＣＡＬＣ“＠２＊＠３＝＠４”＞
によって、文書作成装置に計算式を認識させることがで
きることである。このように、本実施の形態において
は、ＨＴＭＬにおける新たなタグの拡張を行い、この新
たなタグによって計算式の指定を可能としたのである。
後述するようにこの拡張された新たなタグによって、デ
ータ処理部１４におけるデータ処理の内容が指定される
のである。

【００３１】さて、このような「入力文書形式」に基づ
いて、文書データ取得部１２は、データファイルを作成
する。図６に示されているようにこのデータファイルは
表のセルの内容を例えば「，」などで区切ったデータフ
ァイルである。そのため、図６に示されているよう
に、’Ａ−Ｃｏｌｏｒ ＣＭＩＣＳ’，８６０００
０．．．’ＡＢＬＥ−５２５５Ｍ’，５４０００
０．．．などのようにデータがセル毎に区切って記述さ
れる。そして、データ処理部１４はこのようなデータフ
ァイルを文書データ取得部１２から受け取るのである。
尚、データ処理部１４にデータファイルを渡すタイミン
グは、利用者が指定するのが好適である。計算等のデー
タの処理が必要ない文書も多いからである。利用者がタ
イミングを指定する手段としては文書作成装置自体に、
利用者がデータ処理の開始を指定できるような命令を備
えさせることも可能である。例えば、エディタのコマン
ドの１つとして再計算コマンドを設け、利用者がこの再
計算コマンドを発行すると、データ処理部１４が起動さ
れるように構成するのが好適である。

【００３２】また、データ処理部１４の起動には、文書
中のボタンを使用するのも好適である。これはデータ処
理部１４を起動する必要のある文書は決まっているた
め、そのような文書中にいわゆる文書ボタンを設けるの
である。そして、利用者が個の文書ボタンをクリック等
した場合に、データ処理部１４が起動されるのである。
このように、クリック等された場合に外部のプログラム
を起動するボタンは従来からよく利用されており、例え
ばＨＴＭＬ等で容易に実現することが可能である。

【００３３】次に、データ処理部１４は各商品の個数を
利用者に入力させる。すなわち、商品名と商品単価のみ
が表示された見積書を画面に表示し、利用者にその個数
を各商品毎に入力させるのである（ステップＳ２−
１）。

【００３４】尚、本実施の形態においては、データ処理
部１４において利用者に個数の入力を行わせたが、個数
の入力は、上記データ取得部１２で行うことも好適であ
る。この場合には、データ取得部１２において個数が入
力されたデータファイルを作成し、このデータファイル
をデータ処理部１４に送付することになる。

【００３５】さて、次に、データ処理部１４は処理を示
す計算式を入力文書形式から取り出す。この計算式は上
述したように入力文書形式の中でタグ形式で埋め込まれ
ている。具体的にはタグ＜ＣＡＬＣ“＠２＊＠３＝＠
４”＞により２列目と３列目の数値を掛け算し、その結
果を４列目に記述するという計算式が、図６のタグによ
り示されている。

【００３６】この計算をするために、まずデータ処理部
１４は、入力文書１０を解釈する。（ステップＳ２−
２）。具体的には、この動作は入力文書１０のＨＴＭＬ
を解釈することにより行われる。次に、この入力文書１
０の中に表があるか否かが検査される（ステップＳ２−
３）。この検査の結果、もし表がない場合にはデータ処
理部１４における動作は一切行われず処理が完了する。

【００３７】一方、ステップＳ２−３における検査の結
果、表が存在する場合にはステップＳ２−４において計
算式の取り出しが行われる。この計算式の取り出しには
二つの手法が考えられる。その一つは入力文書１０の中
に計算式を埋め込んだ場合であり、上述したようにタグ
命令を用いて計算式を入力文書１０の中で明示的に示す
場合である。このように入力文書１０の中で明示的に計
算式を示す場合のステップＳ２−４の動作の流れが図３
のフローチャートに示されている。図３に示されている
ように、データ処理部１４はまず入力文書１０を解釈
し、タグ＜ＣＡＬＣ．．．＞があるか否かを探すのであ
る（ステップＳ３−１）。

【００３８】次にステップＳ３−２においてこのタグが
見つけられたか否かが検査される。タグが見つけられな
かった場合には処理が終了し計算処理は行われない。計
算式が見つけられた場合、すなわちタグが見つけられた
場合には、係る計算式による計算を行うべく図２におけ
るステップＳ２−５に処理が移行する。

【００３９】入力文書１０の中に計算式そのものを埋め
込む方法について図３において説明したが、一方、文書
の名前に基づいて、予め定められている計算式を取り出
すことも好ましい。このような手法によれば文書の内容
そのものには計算式自体は示されていないことになる。
また文書の名称（タイトル）から計算式を求める本手法
の動作の説明図が図７に示されている。図７に示されて
いるように、文書の名前から予め定められている計算式
を求める場合には、文書の名前とそれに対応する計算式
が格納されている計算式テーブルを別途保管しておく必
要がある。そして、データ処理部１４は入力文書１０の
中のタイトル（具体的にはタグ＜ｔｉｔｌｅ＞で示され
る）を計算式テーブル３０から検索する。そして、この
計算式テーブル３０中に該当するタイトルが見い出され
た場合には、そのタイトルに対応する計算式が取り出さ
れるのである。例えば、図７に示されているように入力
文書１０のタイトルが「Ａ社様見積書」である場合には
図７の計算式テーブル３０に示されているように、２列
目と３列目とを乗算し、この乗算結果を４列目に格納す
るという計算式が得られる。

【００４０】このように計算式テーブル３０を利用する
場合の計算式を求める場合の動作の処理の流れが図４に
示されている。具体的には、図４には、図２のステップ
Ｓ２−４の動作の流れを表すフローチャートが示されて
いる。この図４のフローチャートに示されているよう
に、まずステップＳ４−１において文書の名前から計算
式テーブル３０のサーチが行われる。すると、ステップ
Ｓ４−２において計算式の存在が検査され、計算式がな
い場合、すなわち文書の名前が計算式テーブル３０の中
に存在しなかった場合には計算処理はすべて終了し何ら
処理は行われない。計算式テーブル３０の中に文書の名
前を見い出すことができ、計算式が得られた場合には図
２におけるステップＳ２−５に処理が移行する。

【００４１】以上述べた２個の手法の何れかによって、
計算式が得られると、次に、ステップＳ２−５において
入力文書１０の中の表のセルの解釈が行われる。

【００４２】そして、ステップＳ２−６においてそのセ
ルの内容として数値があるか否かが検査される。この検
査の結果、セルの内容（数値データ）がある場合には、
ステップＳ２−７に処理が移行し上記求められた計算式
に基づき計算が行われる。そして、この計算結果がデー
タファイルに書き込まれる。データファイルは、図６に
おいて説明したように、入力文書１０の形式から表の内
容として取り出されたものであり、かつ利用者の入力に
より新たなデータも付加されているものである。例え
ば、各商品の個数などが上記ステップＳ２−１において
入力されている。ステップＳ２−７における計算におい
ては商品単価と商品個数から小計が計算され、この小計
もデータファイルに書き込まれるのである。具体的に小
計まで計算された場合のデータファイルの様子が図６の
「入力結果」に示されている。この「入力結果」には、
商品の個数として例えば「１」が入力され、小計として
例えば「８６００００」や「５４００００」が新たに数
値データとして書き込まれていることが理解されよう。
このような計算処理及び計算結果のデータファイルへの
書込みは表の各行毎に行われ、行毎に再び上記ステップ
Ｓ２−５に処理が移行し、表のセルの解釈が続けられ
る。

【００４３】ステップＳ２−６において計算対象となる
セルがなくなった場合にはステップＳ２−８に処理が移
行する。このステップＳ２−８においては個数と商品単
価から小計、及び合計の計算が行われる。そして、これ
らの計算結果がデータファイルに入力されるのである。
次に、ステップＳ２−９において出力文書の解釈が行わ
れる。この出力文書は、入力文書と同様にＨＴＭＬによ
って記述されている文書である。

【００４４】ステップＳ２−１０においてはこの解釈に
おいて出力文書中に表があるか否かが検査される。表が
ない場合にはデータ処理部１４における処理は終了し、
何ら計算は行われない。一方、ステップＳ２−１０にお
ける検査の結果、表が出力文書中にある場合にはステッ
プＳ２−１１に処理が移行する。

【００４５】そして、ステップＳ２−１１においては出
力文書の中の表の各セルの内容を解釈する。

【００４６】ステップＳ２−１２において解釈すべきセ
ルがある場合にはステップＳ２−１３に処理が移行す
る。一方、ステップＳ２−１２において解釈すべきセル
がなくなった場合にはデータファイルの内容がすべて出
力文書に書き込まれたことを意味するためデータ処理部
１４における処理は終了する。ステップＳ２−１２にお
いてセルがある場合には、ステップＳ２−１３において
セルの内容にデータファイルの内容が書き込まれる。具
体的には、セルの内容としては商品名や商品単価、個
数、及び小計、さらには合計等が挙げられる。このう
ち、小計や合計は上記ステップＳ２−８において計算さ
れたものである。このデータファイルの出力文書への書
き込みが１行終了すると、再びステップＳ２−１１に処
理が移行し次の行のセルの解釈を行うことになる。

【００４７】以上のステップＳ２−９からステップＳ２
−１３までの処理は文書合成部１６において行われる。
すなわち、データ処理部１４と文書合成部１６との間の
データの受け渡しはデータファイルを介して内部的に行
われているのである。なお、このデータファイル自体は
内部処理用のファイルであり、利用者からは直接見るこ
とはできない。

【００４８】文書合成部１６によってステップＳ２−９
からステップＳ２−１３までの処理において合成された
文書の形式が図６に示されている。図６の「出力文書形
式」に示されているように、表中の所定箇所のセルに個
数と小計が挿入されている点において、「出力文書形
式」は「入力文書形式」と異なっていることが図６から
理解されよう。このような図６の「出力文書形式」を文
書表示装置２０において表示した場合の例が上で説明し
た図５に示されている。

【００４９】以上説明したように、本実施の形態によれ
ば文書の中の表の数値データを自動的に計算する機能を
有する文書作成装置が提供されるため、データの更新が
頻繁に行われるような文書であっても容易に新たな文書
を作成することが可能となる。

【００５０】また、データベースなどにおけるデータの
更新を迅速に文書に反映させることができるため、文書
とデータを分割して管理する必要がなくなる。また、文
書と文書の間でデータを転記するなどの必要がないた
め、データ入力の際の入力ミスを減少させることが可能
である。

【００５１】更に、文書の中の表のデータをそのまま用
いるため、文書の中に計算対象である旨の特別の指示を
入れる必要がなくなる。

【００５２】

【発明の効果】以上述べたように、第１の本発明によれ
ば、文書の中のテーブル表示中に記述されている数値を
計算する手段を設けたため、このテーブル表示の中の数
値を変更するだけで容易に文書の作成をすることが可能
となる。

【００５３】第２の本発明によれば、文書中の所定ボタ
ンが押下された場合に計算を行わせることができるた
め、再計算を容易に実施することが可能となる。

【００５４】第３の本発明によれば、入力文書中に計算
式を指示する計算命令が読み込まれているため、文書毎
に計算式を別個に設定することが可能である。

【００５５】第４の本発明によれば、入力文書の名称に
よって、自動的に計算式を指示することができるため、
文書中に計算命令を組み込む必要がなく、簡易に計算式
を指定可能である。

【００５６】第５の本発明によれば、テーブルの表記の
中に数値が存在する場合にのみ計算処理が行われるた
め、動作の制御が容易となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明の好適な実施の形態に係る文書作成装
置の構成を表す構成ブロック図である。

【図２】 本実施の形態に係る文書作成装置の動作の流
れを表すフローチャートである。

【図３】 図２におけるステップＳ２−４の計算式の取
り出し手法の一例を示すフローチャートである。

【図４】 図２におけるステップＳ２−４の計算式の取
り出し手法の一例を示すフローチャートである。

【図５】 本実施の形態に係る文書作成装置で作成され
る見積書の例を表す説明図である。

【図６】 本実施の形態に係る文書作成装置で用いられ
る入力文書の形式及びデータファイルとその計算結果
と、出力文書の形式を表す説明図である。

【図７】 図４で示されているように、文書のタイトル
から計算式を求める場合の動作原理を表す説明図であ
る。

【符号の説明】

１０ 入力文書、１２ 文書データ取得部、１４ デー
タ処理部、１６ 文書合成部、２０ 文書表示装置、３
０ 計算式テーブル。

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書の表示を制御する文書表示言語で記
   述された入力文書を解釈し、前記文書表示言語に従って
   表示を行う文書データ取得手段と、 前記入力文書中のテーブル表示の中に記述されている数
   値に基づき、所定の計算をするデータ処理手段と、 前記データ処理手段が計算した計算結果を出力文書中の
   テーブル表示の中に埋め込む文書合成手段と、 を含むことを特徴とする文書作成装置。
2. 【請求項２】 請求項１記載の文書作成装置において、
   さらに、 前記文書中の所定のボタンが押下された場合に前記デー
   タ処理手段を起動するデータ処理手段起動手段、 を含むことを特徴とする文書作成装置。
3. 【請求項３】 請求項１記載の文書作成装置において、
   さらに、 前記文書データ取得手段は、 前記入力文書を解釈する際に、前記入力文書中に計算命
   令がある場合には、前記計算命令が指示する計算式を前
   記データ処理手段に計算させる計算制御手段、 を含むことを特徴とする文書作成装置。
4. 【請求項４】 請求項１記載の文書作成装置において、
   さらに、 前記データ処理手段は、 前記入力文書の文書名と、前記文書名に対応する計算式
   と、を予め格納した計算式テーブル中から、前記入力文
   書の文書名を検索し、見つけられた文書名に対応して格
   納されている前記計算式を取り出す計算式取り出し手段
   と、 前記計算式取り出し手段によって取り出された計算式に
   基づいた計算を行う計算手段と、 を含むことを特徴とする文書作成装置。
5. 【請求項５】 請求項１、２、３又は４記載の文書作成
   装置において、 前記データ処理手段は、前記テーブル表記中に計算の基
   礎となる数値が記述されている場合にのみ前記所定の計
   算を行うことを特徴とする文書作成装置。