JPH096768A - 文書管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】作成若しくは更新する文書項目の入力データの
正誤確認、又は同一項目についての文書検索を容易に行
うことのできる文書管理装置を提供する。 【構成】複数の項目よりなる文書を作成又は更新する文
書作成手段（２，４，７）と、作成又は更新された文書
を構成する前記各項目のデータを、文書毎に関連付けて
記憶する文書データ記憶手段（４，８）と、文書データ
記憶手段（４，８）に記憶した項目データを各項目別に
検索する検索手段（５）と、作成又は更新された文書を
画面に表示する表示手段（３，１０）とから構成する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明はコンピュータを用いて文
書を作成し、作成した文書を管理する文書管理装置に関
する。

【０００２】

【従来の技術】近年、「見積書」，「契約書」等多くの
文書は、その様式が定型化してきており、かかる定型化
した文書は定まった項目を適所に配した構造となってい
る。このような定型文書を作成するにつき従来は、ワー
ドプロセッサー等の文書作成装置を用い、当該文書作成
装置中にその様式を記憶させておき、当該様式に従って
文字，数字，記号等を並べて文書を作成するといった方
法が一般に広く実施されている。

【０００３】ところで、ワードプロセッサー等の文書の
作成装置においては、作成する文書を構成する日付や宛
名等の各項目の内容に区別がなく、文書を管理する単位
は、文書を構成する各項目を区別なくまとめた「一つの
文書」といった括りであった。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】ところが、従来のよう
に「一つの文書」単位に文書を管理すると、例えば順序
性のある文書を作成する場合において、作成日付につい
ての順序の整合性を確認するには、文書を作成する時点
或いは作成後に、関連する文書を参照しながら行う必要
があり、そのため登録時や印刷後に関連する文書を準備
し、確認するという煩わしい作業が必要であった。

【０００５】また、関連する同一項目の内容について検
索を行う場合においても、必要とする項目を検索するた
めに関連する全文書の全内容を検索しなければならず、
検索時間が長く、非効率的であり、問題であった。

【０００６】本発明は以上の実情に鑑みなされたもので
あって、作成若しくは更新する文書項目の入力データの
正誤確認、又は同一項目についての文書検索を容易に行
うことのできる文書管理装置の提供を目的とする。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
の本発明の請求項１に係る発明は、複数の項目よりなる
文書を作成又は更新する文書作成手段と、作成又は更新
された文書を構成する前記各項目のデータを文書毎に関
連付けて記憶する文書データ記憶手段と、前記文書デー
タ記憶手段に記憶した項目データを各項目別に検索する
検索手段と、作成又は更新された文書を画面に表示する
表示手段とから構成したものである。

【０００８】また、請求項２に係る発明は、請求項１に
係る発明の構成に、前記文書作成手段により新たに作成
又は更新される文書の各項目について、既に作成又は更
新した文書の各項目と比較し、その正誤をチェックする
確認手段を設けたものである。

【０００９】

【作用】本発明の請求項１の発明によれば、文書を構成
する各項目のデータを文書毎に関連付けて文書データ記
憶手段に格納し、検索手段により各項目別に項目データ
を検索するので、所望の項目について検索を行う際に、
一つの文書について全てのデータを検索する必要がな
く、その項目について検索すれば足り、効率的な検索を
行うことができる。

【００１０】また、確認手段により、新たに作成又は更
新される文書の各項目について、既に作成又は更新した
文書の各項目と比較し、その正誤をチェックするので、
従来に比べて正確な文書作成作業を行うことができると
ともに、従来要していた確認作業を廃止することができ
作業の合理化を図ることができる。

【００１１】

【実施例】以下、本発明の実施例を添付図面に基づいて
詳述する。図１は本発明の一実施例に係る装置の概略構
成を示すブロック図である。同図に示すように、実施例
装置はＣＰＵ（１）と、記憶装置（６）と、入力装置
（９）と、表示装置（１０）とを備えてなるものであ
り、前記ＣＰＵ（１）は文書様式登録部（２），文書内
容編集表示部（３），文書内容編集処理／登録部（４）
及び文書内容検索／チェック部（５）を備え、前記記憶
装置（６）は文書様式記憶部（７）及び文書データ記憶
部（８）を備えている。以下、各部の詳細について説明
する。尚、前記入力装置（９）はキーボード，マウス等
よりなり、前記表示装置（１０）はディスプレイ等より
なるもので、いずれも公知の要素であるのでここではそ
の詳しい説明を省略する。

【００１２】まず、本文書管理装置において管理する文
書の形態の一例について説明する。図２は一般的な契約
書の例を示しているが、同図に示すように、この契約書
は文書日付欄（１１），宛名欄（１２），差出人欄（１
３），タイトル欄（１４），本文１欄（１５），本文２
欄（１６）及び契約期間欄（１７）の各項目から構成さ
れている。この文書は、これらの項目の組み合わせによ
って成り立った１つの文書であることを示している。

【００１３】前記文書様式登録部（２）は入力装置
（９）からの入力を受けて図２に示すような文書様式を
作成し、これを前記文書様式記憶部（７）に記憶するも
のである。

【００１４】また、前記文書内容編集表示部（３）は入
力装置（９）からの入力を受けて前記文書様式記憶部
（７）から必要な文書様式のデータを読み出してこれを
表示装置（１０）に表示する、又は文書様式の表示とと
もに文書データ記憶部（８）から前記項目のデータを読
み出しこれを表示装置（１０）の所定位置に表示するも
のである。

【００１５】前記文書内容編集処理／登録部（４）は入
力装置（９）からの入力を受けて表示装置（１０）に表
示された文書様式の空欄にデータを挿入し、当該文書を
完成するとともに、作成された文書の各項目についての
データ（以下、「項目データ」という）を文書データ記
憶部（８）に格納するものである。図３は文書データ記
憶部（８）に記憶する項目データのデータ構造を示す説
明図である。同図に示すように、文書データ記憶部
（８）には文書毎に文書日付欄（１１，２１，３１），
宛名欄（１２，２２，３２），差出人欄（１３，２３，
３３），タイトル欄（１４，２４，３４），本文１欄
（１５，２５，３５），本文２欄（１６，２６，３６）
及び契約期間欄（１７，２７，３７）の各項目データが
相互に関連付けられて記憶されている。

【００１６】尚、図３に示した例は文書Ａ，文書Ｂ，文
書Ｃが同一の文書様式の場合であり、例えばその文書様
式が「見積書」であった場合、文書Ａの文書日付欄（１
１）と文書Ｂの文書日付欄（２１）と文書Ｃの文書日付
欄（３１）は全て「見積書」の見積日付を表すことにな
る。しかし、文書Ａ，文書Ｂ，文書Ｃは必ずしも同一の
文書様式である必要はなく、例えば文書Ａが「見積書」
で、文書Ｂが「契約書」であってもよい。この場合は、
文書Ａの文書日付欄（１１）は「見積書」に記載される
見積日付を、文書Ｂの文書日付欄（２１）は「契約書」
に記載される契約日付を意味することになる。この場合
の文書様式の区別は、タイトル欄（１４，２４）のデー
タにより識別している。

【００１７】図４は文書データ記憶部（８）に前記各項
目データを格納する手順を示す説明図である。同図に示
すように、表示装置（１０）に表示している文書様式中
の各項目は予め文書データ記憶部（８）内の各項目と対
応させており、入力装置（９）から入力された各項目に
ついての値は、その対応ルールに従って文書データ記憶
部（８）内の各項目に格納される仕組みである。その場
合、文書データ記憶部（８）内の各項目データに対し、
１つの文書の構成項目を互いに関連付け、文書間のデー
タに区別を設ける必要がある。図の例は、入力装置
（９）から入力された、文書日付欄（１１）から契約期
間欄（１７）までの各項目データを文書Ａのものとして
文書データ記憶部（８）に格納している。この例では格
納する項目データが文書Ａの内容であることの区別とし
て、文書データ記憶部（８）内の「文書」項目に文書Ａ
であることの識別データをセットし、書類Ｂの内容と区
別している。

【００１８】図５は文書データ記憶部（８）内に格納さ
れた項目データを読み込み、文書様式に編集して表示装
置（１０）に表示させる手順を示した説明図である。文
書データ記憶部（８）に格納している文書日付欄（１
１）から契約期間欄（１７）までの各項目を、予め、表
示装置（１０）に表示したの文書様式の表示項目と対応
させており、前記文書内容編集表示部（３）は前記文書
データ記憶部（８）から読み出した各項目データの値
を、その対応ルールに従って、表示装置（１０）上に表
示した文書様式の各表示項目にセットし表示する。図５
の例は文書Ａの文書日付欄（１１）から契約期間欄（１
７）までの各項目データを前記文書データ記憶部（８）
から読み出し、上述した前記文書データ記憶部（８）へ
のデータセット時と同じ項目間対応ルールに従って、表
示装置（１０）に表示させている例である。この場合に
おいても文書Ａの内容と文書Ｂの内容の区別は、文書デ
ータ記憶部（８）内の「文書」項目で識別しており、文
書Ａの内容のみを文書データ記憶部（８）から読み込
み、表示装置（１０）上に表示した文書様式の各表示項
目にセットし表示している。尚、文書データ記憶部
（８）内に格納した項目データを文書様式に編集して印
刷装置で印刷する場合も同様の手順を採る。

【００１９】前記文書内容検索／チェック部（５）は作
成された文書データの検索又は誤りをチェックするもの
である。

【００２０】図６は文書作成時における各項目データの
チェックについて説明するための説明図であり、図７は
当該チェックの処理手順を示したフローチャートであ
る。図６及び７に示した例では、作成文書の文書日付を
関連する他の文書のそれと比較しチェックする処理を表
している。図６に示すように、文書データ記憶部（８）
にはこれまでに作成した株式会社Ａ宛ての「伺い書」，
「依頼書」，「契約書」についての項目データが記憶さ
れており、これから「覚書」の文書を作成するものとす
る。

【００２１】まず、「宛名」，「作成文書名」，「文書
日付」が順次入力される（ステップＳ１，Ｓ２，Ｓ
３）。「文書日付」が入力されると、現在作成中の文書
が何であるかが判断され（ステップＳ４）、その文書に
応じた処理ステップに進む（ステップＳ５，Ｓ９，Ｓ１
０）。この例では「覚書」についてのものであるのでス
テップＳ５に進む。ステップＳ５では、「宛名」及び
「作成文書名」から比較対象の文書を判断する。つい
で、当該比較対象の項目データを文書データ記憶部
（８）から読み出し（ステップＳ６）、この項目データ
と現在作成中の項目データとを比較する（ステップＳ
７）。「覚書」が「契約書」よりも早く作成されること
がないものとすれば、「覚書」の「文書日付」は「契約
書」の「文書日付」よりも遅くなる。そこで「覚書」の
「文書日付」のデータと「契約書」の「文書日付」のデ
ータとを比較して「覚書」の「文書日付」のデータが
「契約書」の「文書日付」のデータより大きい場合には
正常であると判断して次ステップ（ステップＳ８）に進
み、小さい場合には「文書日付」の再入力を促す（ステ
ップＳ７）。図６に示すようにこの例では「覚書」の
「文書日付」のデータが「０７０４２０」であり、「契
約書」の「文書日付」のデータが「０７０４１５」であ
り、「覚書」の「文書日付」のデータが「契約書」の
「文書日付」のデータより大きいので正常である。

【００２２】従来、これらのチェックは、「覚書」作成
時に「契約書」の文書を準備しておき、その内容と比較
することにより行っていた。本例によれば、これらのチ
ェックを、記憶装置中のデータ内容と項目固有のチェッ
クルールとを基に行うことが可能であり、チェックのた
めの文書・情報の準備が不要となる。

【００２３】図８は新たな文書を作成する際に、これと
関連ある文書の内容を前記文書データ記憶部（８）中か
ら検索し、それを参照しながら新たな文書を作成すると
いう例を示した説明図であり、図９は当該処理の手順を
示したフローチャートである。図８には、「契約書」を
作成中に、契約締結済みの会社名を参照している場面で
ある。契約文書作成中に契約締結済み会社の参照機能を
呼び出し（ステップＳ２１）、ついで文書データ記憶部
（８）に格納したデータを読み出し（ステップＳ２
２）、読み出したデータ中から「契約書」に関するデー
タを抽出し（ステップＳ２３）、「文書日付」がセット
されているかどうかを確認した後（ステップＳ２４）、
「文書日付」がセットされている「宛名」のみを表示装
置（１０）に表示する（ステップＳ２５，Ｓ２６）。

【００２４】以上のように本例では過去に作成した文書
を参照することができるので、当該文書を誤りなく作成
することができるとともに、無用な思考を排除すること
ができ、短時間に当該文書を作成することができる。

【００２５】

【発明の効果】以上のように本発明によれば、各項目別
に項目データを検索することができるので、効率的な検
索を行うことができる。また、文書作成中に文書の各項
目について、その正誤をチェックするので、従来に比べ
て正確な文書作成作業を行うことができるとともに、従
来要していた確認作業を廃止することができ作業の合理
化を図ることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例に係る装置の概略構成を示す
ブロック図である。

【図２】文書形態の一例を示す説明図である。

【図３】文書データ記憶部に記憶する項目データのデー
タ構造を示す説明図である。

【図４】文書データ記憶部に項目データを格納する手順
を示す説明図である。

【図５】文書データ記憶部内に格納された項目データを
読み込み、文書様式に編集して表示装置に表示させる手
順を示す説明図である。

【図６】文書作成時における各項目データのチェックに
ついて説明するための説明図である。

【図７】文書作成時における各項目データのチェック処
理の手順を示すフローチャートである。

【図８】検索処理の一例を説明するための説明図であ
る。

【図９】検索処理の手順を示すフローチャートである。

【符号の説明】

１ ＣＰＵ ２ 様式登録部 ３ 文書内容編集表示部 ４ 文書内容編集処理登録部 ５ 文書内容検索／チェック部 ６ 記憶装置 ７ 文書様式記憶部 ８ 文書データ記憶部 ９ 入力装置 １０ 表示装置

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数の項目よりなる文書を作成又は更新
   する文書作成手段と、 作成又は更新された文書を構成する前記各項目のデータ
   を、文書毎に関連付けて記憶する文書データ記憶手段
   と、 前記文書データ記憶手段に記憶した項目データを各項目
   別に検索する検索手段と、 作成又は更新された文書を画面に表示する表示手段とか
   ら構成した文書管理装置。
2. 【請求項２】 前記文書作成手段により新たに作成又は
   更新される文書の各項目について、既に作成又は更新し
   た文書の各項目データと比較し、その正誤をチェックす
   る確認手段を備えた請求項１記載の文書管理装置。