JPH09319809A - 資材調達管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 納期情報の登録処理工数及び納品処理工数を
削減できる資材調達管理システムを得ることを目的とす
るものである。 【構成】 本発明の資材調達管理システムは、注文とし
ては複数の注文として扱いたいが、同時に納品などのハ
ンドリングが行われることが期待される複数の注文に対
し、個々の注文には個々の「注文番号」を、更にそれら
全ての注文を一括りにまとめる「注文グループ番号」を
付与することで、個々の注文としても取り扱うことがで
き、そして一式の注文としても取り扱うことができる資
材調達管理システムである。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、資材を調達する場
合の納期の確認、見積書のやり取り、発注した資材が納
品された場合の納品処理など管理業務を行うための資材
調達管理システムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来、資材を発注するに当たっては、全
ての資材調達業務処理を個々の注文に付与されている注
文番号の単位で行われており、この注文番号を基に納期
の確認、見積書のやり取り、納品処理など管理業務が処
理されていた。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】そのため、同一の発注
先に対して同一の希望納期で発注した注文であっても、
納期の確認、見積書のやり取り、納品処理など管理業務
を個々の注文ごとに行わなければならなかった。

【０００４】本発明は、このような問題を解決しようと
するもので、注文としては複数の注文として扱いたい
が、同時に納品などのハンドリングが行われることが期
待される複数の注文に対し、個々の注文には個々の「注
文番号」を、更にそれら全ての注文を一括りに纏める
「注文グループ番号」を付与することで、個々の注文と
しても取り扱うことができ、そして一式の注文としても
取り扱うことができる資材調達管理システムを得ること
を目的とするものである。

【０００５】

【課題を解決するための手段】それ故、本発明の資材調
達管理システムでは、資材の注文及び納品管理を行うた
めの資材調達管理システムであり、表示装置と入力装置
とメモリ装置と出力装置と処理装置とから構成されてい
る。前記表示装置は、資材の希望納期などの各種発注依
頼情報が登録されている発注依頼ファイルの内容と資材
の発注先などの各種注文情報が登録されている注文書フ
ァイルの内容を表示するものである。前記メモリ装置
は、資材取引先マスタファイルと、発注担当マスタファ
イルと、注文番号ファイルと、注文グループ番号ファイ
ルとを含む。前記処理装置は、前記発注依頼情報を前記
表示装置に表示させ、表示された項目にしたがって前記
入力装置で入力された発注先などの発注指示データをス
トアし、その発注指示データに基づいて注文情報が書き
込まれ、同一の希望納期を持つ注文情報を発注先を単位
として、一つづりの注文書にまとめ、これら個々の注文
毎に注文番号を付与し、そして前記一つづりの注文書に
対して他のまとまりの注文書とは重複しない注文グルー
プ番号を付与する処理を行い、注文書ファイルとして前
記メモリ装置にファイルする。前記出力装置は前記入力
装置から入力された出力指令に応答して、前記注文書フ
ァイルから前記注文グループ番号毎に、その注文グルー
プ番号に属する前記個別注文番号が付与された注文を順
次配列された状態で印刷し、出力する。

【０００６】従って、本発明の資材調達管理システムに
よれば、多数の注文を、「注文グループ番号」によっ
て、同一希望納期で、かつ同一発注先の注文を一つの番
号でまとめて表現できるようになった。

【０００７】

【発明の実施の形態】先ず、図１乃至図１１を参照しな
がら、本発明の資材調達管理システムを説明する。図１
は本発明の資材調達管理システムの構成図であり、図２
は製造部門で作成された「発注依頼ファイル」の一部で
ある表示であり、同時に資材部門で「発注担当決定ファ
イル」の表示画面であり、図３は「発注内容登録ファイ
ル（１）」の一部の表示画面であり、図４は「発注内容
登録ファイル（２）」の一部の表示画面であり、図５は
「発注指示」に使用する表示画面であり、図６は一部の
「注文書」を示しており、図７は一部の「納品書」を示
しており、図８は納品受入処理に使用される表示画面で
あり、図９は図２に示した「発注依頼ファイル」を作成
する場合のフローチャートであり、図１０は本発明の資
材調達管理システムにおける「発注処理」を行う場合の
フローチャートであり、そして図１１は「納品処理」を
行う場合のフローチャートである。

【０００８】図１は本発明の資材調達管理システムを指
す。この資材調達管理システムは、中央処理装置（ＣＰ
Ｕ）１を、その中心的な装置として備えている。ＣＰＵ
１としては、管理規模、情報処理量に応じて、ホストコ
ンピュータ、パーソナルコンピュータなど、最適のもの
が選択される。このＣＰＵ１の入、出力端子には、管理
のための基礎データを入力したり、所望の帳票（例え
ば、注文伝票、納品伝票）などの出力指令を入力したり
するためのキーボード３、入力データ、出力データなど
を表示するためのＣＲＴ、ＬＣＤなどの表示装置である
ディスプレイ４、及び所望の帳票を出力するための出力
装置であるプリンタ５とが入、出力機器として接続され
ている。

【０００９】また、ＣＰＵ１には、また、汎用管理用の
プログラムがストアされているとともに、本資材調達管
理に必要なデータをストアするためのハードディスク２
が接続されている。ハードディスク２にストアされるデ
ータベースにはマスタファイルとデータファイルとがあ
る。マスタファイルには、資材取引先マスタ、部門マス
タ、発注担当マスタなどが含まれる。データファイルに
は、注文番号、注文グループ番号、製品、機種、ユニッ
ト、部品番号などが含まれている。

【００１０】本実施例においては、調達しようとする資
材を、例えば、電子機器を構成する各種の部品であると
する。その全部品には設計者が所定の手続きに基づいて
付与した部品番号が付されており、それらの部品は、電
子機器である、例えば、ＴＶ、ＶＴＲ、ビデオ、ＣＤプ
レーヤなどの製品毎に付与されている製品番号別の、そ
して各製品毎にラインナップされている機種毎に付与さ
れている機種番号別に、そして更に各機種を構成するユ
ニット毎に付与されているユニット番号別に区分されて
いる。

【００１１】全部品は、図９のフローチャートに示した
ように、設計部門において、その製品機種毎に原部品表
としてマイクロＣＡＤＡＭ内にファイルされており、流
込指示作業を行って（ステップＳＴ１）、この原部品表
からデータファイルの部品表を作成し、前記ハードディ
スク２内に登録されている。

【００１２】製造部門においては、発注依頼指示を行う
（ステップＳＴ２）。即ち、前記原部品表を基に、機種
毎のユニット番号毎に未発注の部品の発注依頼ファイル
を作成する。図２には「発注依頼ファイル」の一部とし
て示されているが、これは資材部門においては後記する
発注担当決定ファイルなどのフォーマットの一部とし
て、発注処理に供されるフォーマットでもあって、製造
部門においてはこの発注依頼ファイルを用いて依頼情報
を入力する。

【００１３】この発注依頼ファイル（発注担当決定ファ
イル）にはユニット番号、部品点数、加工品担当、購入
品担当、工番の欄が設けられている。製造部門では、こ
の発注依頼の作成に当たっては、これらの欄の内、ユニ
ット番号、部品点数の欄を埋め、これらの希望納期を入
力する。これらの処理を行うことにより同一の希望納期
を持つ複数の「依頼情報」ができる。これらの依頼情報
はデータファイルにストアされる。これらの入力処理
は、後日、資材部門の発注担当者がそれらの部品の調達
を正確に、迅速に行うことができるようにしておくため
のものである。

【００１４】また、データファイルには、この発注担当
決定ファイル（発注依頼ファイル）の他、図３に示した
ような発注内容登録ファイル（１）、図４に示したよう
な発注内容登録ファイル（２）、図５に示したような発
注指示ファイル、図６に示したような注文書ファイル及
び図７に示したような納品書ファイルなどが登録されて
いる。

【００１５】前記発注内容登録ファイル（１）には、発
注担当欄の他に、選択、工番、ユニット番号、部品点
数、仕掛数の順に欄が設けられていて、各発注担当毎に
仕掛かり中の依頼を確認する場合に供される。前記発注
内容登録ファイル（２）には、ユニット番号、工番、部
品点数、仕掛数、部品番号、品名、型式、依頼数、希望
納期、メーカーの書誌的事項欄の他に、発注内容として
の、内作か外作かの区別を指示する調達手段、発注先、
仮単価、発注数などの指示欄が設けられている。この
他、過去に、同一部品番号での注文実績があった場合
に、参考情報として発注先、決定単価などを表示する過
去参考情報欄が設けられている。この発注内容登録ファ
イル（２）は部品番号単位に内作（または社内庫出）／
外作の区別を登録し、外作の場合は発注内容を登録する
ために供される。前記発注指示ファイルには、発注担当
欄の他に、選択、ユニット番号、部品点数、注文内容整
備済数の欄が設けられていて、注文内容が整備された注
文を対象に、発注先単位に複数注文をグルーピングしつ
つ、注文書を発行するために供される。

【００１６】前記注文書ファイルには、図６に示したよ
うに、発注先、発注日、発注担当、注文グループ番号、
受入部門（発注部門）、納入場所、納期、注文番号、部
品番号／品名、注文数、仮単価／注文単価、金額などの
欄が設けられた注文書がファイルされており、必要な欄
が満たされた状態でプリンタ５で出力される。この注文
書は後記する複数の注文が記載できるフォーマットで作
成されている。

【００１７】前記納品書ファイルには、図７に示したよ
うに、注文書と同様に発注先、発注日、発注担当、注文
グループ番号、受入部門、納入場所、納期、注文番号、
部品番号／品名、注文数、の他、仮単価／注文単価に代
わって単価、未納数、（納入）数量などの欄が設けられ
ているが、数量、単価の欄だけ空欄である他は注文書の
各欄に記入されたデータと同一のデータが満たされた状
態で、注文書に続いてプリンタ５から出力される。ま
た、この納品書は複数の注文が記載できるフォーマット
で作成されている。

【００１８】前記マスタファイルの資材取引先マスタフ
ァイルは、多数の資材取引先について、各資材取引先コ
ードに対応してその資材取引先名を表示及び印字するた
めのキャラクターコードを予めストアしておくためのも
のである。同様に、部門マスタファイルには、担当部門
の部門コードが予めストアされており、そして発注担当
マスタファイルにも、各発注担当者のコード毎にその発
注担当者名データが予めストアされている。なお、部門
マスタファイルは発注担当マスタファイルに合体させた
状態でストアしておいてもよい。即ち、各発注担当者の
コード毎にその発注担当者名データ及びその発注担当者
の属する部門コードをリンクした状態でストアしておけ
ば、注文書及び納品書の作成時に部門コードを入力しな
くでも、発注担当者コードが入力されると、その発注担
当者名に加えて部門コード及び部門名が自動的に注文書
及び納品書に印字される。

【００１９】次に、本発明の資材調達管理システムを用
いて、資材としての部品を調達するための注文書及び納
品書の作成処理を図１０のフローチャートを参照しなが
ら説明する。このフローチャートでは、より分かり易く
するために、ＣＰＵ１による処理と発注担当者による操
作とが混在している。そして同図Ａにはそれら処理及び
操作を、同図Ｂにはそれらの記憶情報及びプリンタ５に
より出力される帳票を示した。

【００２０】先ず、資材調達管理装置の電源を投入する
と、ディスプレイ４上にメニューが表示される。このデ
ィスプレイ４上に表示されたメニューにしたがって、
「発注処理」が発注担当者によって選択されると、本発
明の部品を調達するための注文書及び納品書の作成処理
に移る。ディスプレイ４の画面上には、依頼元の製造部
門で既に購入したい部品のユニット番号及びこれらの部
品点数が入力されている図２に示した前記「発注担当決
定」などの依頼情報が表示され、このフォーマットで未
発注の依頼が一覧表示され、そしてカーソルが加工品担
当の位置に現れる（ステップＳＴ１）。

【００２１】そこで発注担当者はこの表示の下に各ユニ
ットに加工品、購入品別の発注担当をキーボード３で入
力する（ステップＳＴ２）。この入力操作を行うに当た
っては、発注担当者のコードを入力する。この時、前記
マスタファイルの発注担当マスタファイルと照合し、前
記コードを持つ発注担当者の存在の有無を確認し、存在
した場合のみ入力が受け入れられる。これにより次画面
へ展開する。

【００２２】次に、図３に示した「発注内容登録
（１）」をディスプレイ４に表示し、発注担当者別に仕
掛かり中の依頼を一覧表示させ、注文内容を登録する対
象のユニットに「Ｓ」マークを付して選択し、各発注担
当者ごとに仕掛かり中の依頼を確認する（ステップＳＴ
３）。そして続いて次画面の図４に示した「発注内容登
録（２）」へ展開する。

【００２３】ディスプレイ４上に「発注内容登録
（２）」が表示されると、その「調達手段」欄に部品番
号単位に内作（または社内庫出）／外作の区分を登録
し、外作の場合は発注内容を登録する。また、「発注
先」の欄に取引先コードを入力し、この操作によりマス
タファイルの資材取引先マスタファイルから発注先会社
名が登録される（ステップＳＴ４）。この処理の時、前
記のように、過去に同一部品番号での注文実績があった
場合、参考情報として発注先、決定単価などを表示す
る。次に、キーボード３の「ＮＥＸＴ」表示キーで当該
ユニット内の次部品を表示し、順次、同様の入力処理を
行う。

【００２４】そうすると、ディスプレイ４上には図５に
示した「発注指示」が表示される。この「発注指示」で
は仕掛かり中の依頼が一覧表示されるので、注文内容が
整備された発注指示対象のユニットに「Ｓ」マークを付
して選択し、同一の希望納期を持つ複数の注文情報を、
発注先（取引先コード）をキーとしてソーティングす
る。ソーティングされた注文情報を発注先を単位として
まとめ、図６に示した一綴りの注文書として作成される
（ステップＳＴ５）。

【００２５】この一まとまりの注文書に対して、他の一
まとまりとは重複しない一つの番号を付与する（ステッ
プＳＴ６）。この番号を「注文グループ番号」と呼ぶ。
この「注文グループ番号」は、あくまでも、それらの注
文のまとまりに対して付与された番号であり、この番号
自体は注文そのものを指し示すものではない。個々の部
品の注文には個別に一般的な「注文番号」を付与する。
従って、個々の部品の注文は「注文グループ番号」にか
かわらず、一般の注文と同様に個別の注文として扱うこ
とができる。なお、「注文番号」も「注文グループ番
号」もデータファイルにストアされている注文番号ファ
イル及び注文グループ番号ファイルから自動的に付与さ
れる。「注文番号」及び「注文グループ番号」の付与作
業が終了すると、この最終注文情報をメモリーにファイ
ルする。

【００２６】次に、自動的に印刷を開始する（ステップ
ＳＴ７）。そうすると、プリンタ５から図６に示したフ
ォーマットの、同一希望納期、同一発注先でまとまった
注文書が印刷されて出てき、これに続いて図７に示した
フォーマットの納品書が印刷されて出てくる。これらの
注文書及び納品書を一緒に注文先に発送することで、発
注処理が完了する。

【００２７】本発明の資材調達管理システムには、この
発注処理作業の他、納期管理が組み込まれている。正式
発注前に発注しようとする注文に関する確定納期の回答
を依頼する依頼状である「納期回答依頼書」（初回
分）、回答のない注文を対象とし、再度、確定納期の回
答を依頼する依頼状である「納期回答依頼書」（未回答
分）が用意されており、前記最終注文情報を基に印刷さ
れる。発注時点で既に納期が決定している場合は、依頼
対象外とする。

【００２８】発注先から納期（確定納期）の回答があれ
ば、これを前記資材調達管理装置で登録する。この登録
に当たっては、前記「注文グループ番号」を利用して、
「注文グループ番号」指定し、配下の注文番号を一覧表
示させる方法と注文番号を個別に指定する方法とが採
れ、いずれかの方法を採って登録する。

【００２９】更にまた、前記確定納期が過ぎても完納さ
れていない注文に対して「確定納期遅延督促状」が用意
されており、この「確定納期遅延督促状」を納入状況の
データを基に作成、印刷して督促できるステップもあ
る。

【００３０】更にまた、本発明の資材調達管理システム
には、納品受入管理が組み込まれている。図７の「納品
書」を以て、発注先から部品が納品されると、図９に示
したフローチャートにしたがって、発注担当者または他
のオペレータが表示装置６のメニューの「納品受入」を
選択し（スタート）、納品受入処理を行う（ステップＳ
Ｔ１）。表示装置６の画面には図８に示した表が表示さ
れる。この表で表示される内容は発注済情報である。こ
の納品受入処理を行うに当たっても、前記「注文グルー
プ番号」を利用して、キーボード３により「注文グルー
プ番号」指定し、配下の注文番号を一覧表示させる方法
と注文番号を個別に指定する方法とが採れ、いずれかの
方法を採って入力する。そして終了させると発注済情報
は納品済情報としてデータファイルに登録される。

【００３１】次に、再度メニューを出し、「納品受入」
の「印刷」を選択し、印刷処理を行うと、前記納品済情
報を基に「物品受領書」と未納分の部品のリストが印字
された「納品書」が印刷されて出力されてくる。発注部
品が完納された場合には、この「納品書」は印刷されな
い。以下、全ての発注先から全ての発注部品が完納され
るまで、前記納期と納品数の管理が繰り返し行われ、製
造部門における電子機器の製造を支援を行う。

【００３２】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の資材調達
管理システムによれば、「注文グループ番号」によっ
て、同一希望納期で、かつ同一発注先への注文を一つの
番号で纏めて表現することができる。発注先から「注文
グループ番号」で纏めて納期の回答を貰うことで、回答
された納期（同一の納期が期待される）を納期情報とし
て登録する工数を削減することができ、また、納品の際
に、「注文グループ番号」で纏めて納品処理を行うこと
で、納品処理の工数を削減することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明の資材調達管理システムの構成図であ
る。

【図２】 製造部門で作成された「発注依頼ファイル」
の一部である表示であり、同時に資材部門で発注処理に
用いる「発注担当決定ファイル」の表示画面である。

【図３】 発注処理に用いる「発注内容登録ファイル
（１）」の一部の表示画面である。

【図４】 発注処理に用いる「発注内容登録ファイル
（２）」の一部の表示画面である。

【図５】 「発注指示」に使用する表示画面である。

【図６】 発注に用いる一部の「注文書」である。

【図７】 発注に用いる一部の「納品書」である。

【図８】 納品受入処理に使用される表示画面である。

【図９】 図２に示した「発注依頼ファイル」を作成す
る場合のフローチャートであって、同図Ａはその処理の
流れを、同図Ｂは記憶データの流れを示している。

【図１０】 本発明の資材調達管理システムにおける
「発注処理」を行う場合のフローチャートであって、同
図Ａはその処理の流れを、同図Ｂは記憶データ及び印刷
出力の流れを示している。

【図１１】 「納品処理」を行う場合のフローチャート
であって、同図Ａはその処理の流れを、同図Ｂは記憶デ
ータ及び印刷出力の流れを示している。

【符号の説明】

１…ＣＰＵ、２…ハードディスク、３…キーボード、４
…ディスプレイ、５…プリンタ

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 資材の注文及び納品管理を行うための資
   材調達管理システムであって、 表示装置と入力装置とメモリ装置と出力装置と処理装置
   とから構成され、 前記表示装置は、 資材の希望納期などの各種発注依頼情報が登録されてい
   る発注依頼ファイルの内容と資材の発注先などの各種注
   文情報が登録されている注文書ファイルの内容を表示す
   るものであり、 前記メモリ装置は、 資材取引先マスタファイルと、発注担当マスタファイル
   と、注文番号ファイルと、注文グループ番号ファイルと
   を含み、 前記処理装置は、 前記発注依頼情報を前記表示装置に表示させ、表示され
   た項目にしたがって前記入力装置で入力された発注先な
   どの発注指示データをストアし、該発注指示データに基
   づいて注文情報が書き込まれ、同一の希望納期を持つ注
   文情報を発注先を単位として、一つづりの注文書にまと
   め、これら個々の注文毎に注文番号を付与し、そして前
   記一つづりの注文書に対して他のまとまりの注文書とは
   重複しない注文グループ番号を付与する処理を行い、注
   文書ファイルとして前記メモリ装置にファイルされ、 前記出力装置は前記入力装置から入力された出力指令に
   応答して、前記注文書ファイルから前記注文グループ番
   号毎に、その注文グループ番号に属する前記個別注文番
   号が付与された注文を順次配列された状態で印刷し、出
   力することを特徴とする資材調達管理システム。
2. 【請求項２】 前記発注依頼ファイルは発注依頼側で調
   達を希望する原資材リストを基に、希望納期などの発注
   依頼情報を入力して前記メモリ装置にストアされている
   ことを特徴とする請求項１に記載の資材調達管理システ
   ム。
3. 【請求項３】 前記出力装置は前記注文書に引き続いて
   注文グループ番号及び注文番号が付された納品書を印刷
   し、出力することを特徴とする請求項１に記載の資材調
   達管理システム。
4. 【請求項４】 発注資材が請求項３に記載の納品書と共
   に納品された時に、その納品書に付された注文グループ
   番号または注文番号を基に前記メモリ装置にストアされ
   ている注文書ファイルに納品情報を入力して納品処理を
   行うことを特徴とする資材調達管理システム。