JPH08329145A - スケジュール管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】他の利用者から予約されたスケジュールを管理
する装置において、回答要求、出席要求等のフォロー日
時を設定し、電話等による人手を介するフォローアップ
作業を削減する。 【構成】スケジュール管理表１は他の利用者から受けた
予約スケジュールとこれに付属するフォローアップリス
トとを格納する。スケジュール管理部３は他の利用者か
ら受けた予約スケジュールとフォローアップリストとを
スケジュール管理表１に登録する。フォローアップ監視
部４はフォローアップリストに設定されたフォローアッ
プ日時に設定されたフォローアップ内容を実行する。そ
の結果、回答要求や出席要求のメッセージが表示装置５
に表示される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、スケジュール管理を行
う装置に係わり、特に他の利用者から予約されたスケジ
ュールを管理する装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来のスケジュール管理装置において
は、例えば特開平５−１８９４４２号公報に記載されて
いるように、会議を開催する場合等に会議出席者のスケ
ジュール空き状況を確認し、スケジュール予約を行うこ
とが可能である。しかしスケジュールの予約はしたもの
の、出欠の返事をしない人があり、また会議が近日中に
行われない場合忘れられることもあり、結局電話等で出
欠の確認をしたり、会議開催の前日に参加を促す為のフ
ォローをすることになり、期待通りの行動が行われない
ことが多かった。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上記従来技術によれ
ば、予約されたスケジュールに対してフォローアップを
する手段が無いため、結局電話等により人手をかけてフ
ォローを行っている。

【０００４】本発明の目的は、この課題を解決し、無駄
な作業を削減することによる効率化を図ることにある。

【０００５】

【課題を解決するための手段】本発明は、予約スケジュ
ールに付属してフォローアップリストを設け、このフォ
ローアップリストにはフォローアップする日時とフォロ
ーアップ内容とを設定し、このフォローアップ日時を監
視してこの日時に到達したときフォローアップ内容を実
行するフォローアップ手段を設けたスケジュール管理装
置を特徴とする。

【０００６】例えばフォローアップ内容として、予約ス
ケジュールによって設定される会議に出席するか否かの
回答を要求することやこの会議に出席を要求することが
挙げられる。

【０００７】

【作用】フォローアップ手段は、フォローアップ日時に
到達したときフォローアップリストに設定されたアクシ
ョン、例えば回答要求や出席要求を行うので、人手を介
してフォローアップする作業を削減できる。

【０００８】

【実施例】以下、本発明の一実施例について図面を用い
て詳細に説明する。

【０００９】図１は、本実施例のスケジュール管理装置
の構成を示すブロック図である。１は当スケジュール管
理装置が設定したスケジュール及び他のスケジュール管
理装置が予約したスケジュールを格納するスケジュール
管理表である。２は他のスケジュール管理装置の利用者
に対してスケジュールの予約をするとき、スケジュール
予約した利用者の一覧表を格納する予約利用者表であ
る。３はスケジュール管理表１にスケジュールを登録
し、予約利用者表２を参照して他の利用者へ予約スケジ
ュールを送信し、他の利用者から回答が届いたときその
回答を予約利用者表２に登録するスケジュール管理部で
ある。４はスケジュール管理表１に登録された予約スケ
ジュールに付属するフォローアップリストに従って設定
された日時にフォローアップを行うフォローアップ監視
部である。５はスケジュール管理部３を介してスケジュ
ール管理表１及び予約利用者表２の内容を表示したり、
フォローアップ監視部４が出力するフォローアップ・メ
ッセージを表示する表示装置である。６はスケジュール
管理部３を介してスケジュール管理表１にスケジュール
を設定したり、予約スケジュールを送信するよう指示し
たり、回答を入力するキーボード等の入力装置である。
７は表示装置５及び入力装置６とスケジュール管理部３
及びフォローアップ監視部４との間に介在し、入力装置
６から入力された指令を解釈してこれらの処理部に指示
したり、これらの処理部から受けたデータを編集して表
示装置５に表示する入出力部である。８は通信路を介し
て他のスケジュール管理装置と接続され、スケジュール
管理部３からの予約スケジュールを送信したり、フォロ
ーアップ監視部４からの回答を送信したり、他のスケジ
ュール管理装置から受信した予約スケジュールをスケジ
ュール管理部３に渡し、受信した回答をスケジュール管
理部３に渡す送受信部である。９はスケジュールを予約
するに当り、他の利用者の権限を設定するセキュリティ
テーブルである。

【００１０】スケジュール管理装置は、パソコン、ワー
クステーション、コンピュータ等の情報処理装置によっ
て実現され得る。スケジュール管理表１、予約利用者表
２及びセキュリティテーブル９はこの情報処理装置の記
憶装置に格納されるファイル及びテーブルである。スケ
ジュール管理部３及びフォローアップ監視部４はこの情
報処理装置に格納されるプログラムを実行することによ
つて実現される。入出力部７及び送受信部８はこの情報
処理装置のハードウェア及びソフトウェアによって実現
される。表示装置５及び入力装置６はこの情報処理装置
に接続される周辺装置又は端末装置である。なお図１に
示すスケジュール管理装置は利用者ごとに設けられるこ
とを想定しているが、１台のスケジユール管理装置が複
数の利用者を集中的に管理してもよい。このとき表示装
置５及び入力装置６はこのスケジユール管理装置に接続
される端末装置であり、上記説明の他のスケジュール管
理装置とあるを他の端末装置と読み替えればよい。また
当スケジュール管理装置が設定したスケジュールとある
を入力装置６からの利用者が設定したスケジュールと読
み替えればよい。このとき通信路を介して送受信部８に
接続されるのは他の表示装置５及び入力装置６である。

【００１１】入力装置６から入出力部７を介してスケジ
ュール管理表１の参照要求があったとき、スケジュール
管理部３は入出力部７を介してスケジュール管理表１の
内容を表示装置５に表示する。入力装置６からスケジユ
ールの設定要求があったとき、スケジュール管理部３は
このスケジュールをスケジュール管理表１に登録する。
また入力装置６から予約スケジュールの送信要求があっ
たとき、スケジュール管理部３は予約スケジュールとフ
ォローアップリストとから構成されるメッセージを組み
立て、予約利用者表２に登録された各利用者に宛てて送
受信部８を介して送信する。また送受信部８を介して他
のスケジュール管理装置から予約スケジュールを受信し
たとき、スケジュール管理部３はセキュリティテーブル
９を参照して相手利用者をチェックした後、この予約ス
ケジュールをスケジュール管理表１に登録する。フォロ
ーアップ監視部４は、スケジュール管理表１の予約スケ
ジュールに付属するフォローアップリストのタイミング
を監視し、その日時が来たとき入出力部７を介して表示
装置５に要求メッセージを表示する。また入力装置６か
ら回答が入力されたとき、フォローアップ監視部４はこ
の回答をスケジュール管理表１に登録するとともに送受
信部８を介して他のスケジュール管理装置へ送信する。
すでにスケジュール管理表１に登録した回答を変更する
ときも同様である。送受信部８を介して他のスケジュー
ル管理装置から回答を受信したとき、スケジュール管理
部３は予約利用者表２上の相手利用者についてその回答
を格納または更新する。入力装置６から入出力部７を介
して予約利用者表２の参照要求が入力されたとき、スケ
ジュール管理部３は予約利用者表２の内容を入出力部７
を介して表示装置５に表示する。

【００１２】図２は、スケジュール管理表１のデータ形
式を事例によって示す図である。スケジュール２１は入
力装置６から設定したスケジュール及び他のスケジュー
ル管理装置又は端末装置から予約されたスケジュールで
あり、図示するように日時、場所及び内容を含んでい
る。予約フラグ２２は当該スケジュールが予約スケジュ
ールか否かを示すフラグであり、”１”の場合他の利用
者から予約されたスケジュールを示し、”０”の場合当
スケジユール管理装置又は端末装置の利用者が設定した
スケジュールであることを示す。相手利用者２３は予約
スケジュールの場合に予約した相手利用者の名称、識別
コード、スケジュール管理装置又は端末装置の識別コー
ド等である。フォローアップリスト２４は予約スケジュ
ールに付属するフォローアップのためのメッセージであ
り、フォローアップの日時とフォローアップ内容とから
構成される。図２では会議への出欠回答を要求する日時
と出席要求する日時とを設定している。なおフォローア
ップリスト２４の有無によって予約スケジュールか否か
判別できるときには、予約フラグはなくともよい。回答
結果２５はフォローアップリストで回答要求が設定され
ているとき、それに対して行った回答の内容を格納す
る。回答結果２５の初期値はスペースである。なおスケ
ジユール管理装置が複数の利用者を管理する場合には、
スケジュール管理表１は各利用者ごとに設けられる。

【００１３】予約利用者表２は他の利用者に送信する予
約スケジユールに対応して設けられる相手利用者の一覧
表であり、相手利用者対応に回答結果を格納する。なお
スケジュール管理装置が複数の利用者を管理する場合に
は、予約利用者表２は各利用者ごとに設けられる。

【００１４】セキュリティテーブル９は各利用者対応に
他利用者から受信した予約スケジュールを受け入れるか
否かの権限を設定するテーブルであり、受け入れる他利
用者の利用者名、識別コード、スケジュール管理装置又
は端末装置の識別コード又は受け入れないこれらの名称
又は識別コードを設定するものである。

【００１５】入力装置６からスケジュールの設定要求が
あったとき、スケジュール管理部３はこのスケジュール
をスケジュール２１としてスケジュール管理表１に登録
し、予約フラグ２２を０に設定する。また入力装置６か
ら予約スケジュールの送信要求があったとき、スケジュ
ール管理部３は入力された相手利用者の名称や識別コー
ドを予約スケジュールに対応して設けられる予約利用者
表２に登録し、入力された予約スケジュールとフォロー
アップリストとを登録された各利用者宛に送受信部８を
介して送信する。

【００１６】図３は、他利用者から予約スケジュールを
受信したときのスケジュール管理部３の処理の流れを示
すフローチャートである。スケジュール管理部３は、送
受信部８を介して他の利用者から予約スケジュールとフ
ォローアップリストとを受信する（ステップ３１）と、
当利用者と他利用者の識別コードを認識した後、セキュ
リティテーブル９を参照し（ステップ３２）、相手利用
者がスケジュール予約をする権限があるかどうか判定す
る（ステップ３３）。なおここでさらに当利用者のスケ
ジュール管理表１を参照して予約スケジュールで指定さ
れた日時にすでに他のスケジュールが入っていないかチ
ェックしてもよい。他のスケジュールと同じ日時に予約
スケジュールの設定を許さないのであれば、ここで予約
不可能となる。予約可能であれば（ステップ３３ＹＥ
Ｓ）、予約フラグがあればこれを１に設定し（ステップ
３４）、スケジュール２１、予約フラグ２２、相手利用
者２３及びフォローアップリスト２４をスケジュール管
理表１に登録する（ステップ３５）。最後に予約スケジ
ュールを送信した利用者に対し、予約が正常に終了した
旨のメッセージを送信する（ステップ３６）。予約不可
能であれば（ステップ３３ＮＯ）、予約スケジュールを
送信した利用者に対し、予約ができない旨のメッセージ
を送信する（ステップ３７）。これらのメッセージを受
信した予約メッセージ送信側のスケジュール管理部３
は、入出力部７を介して表示装置５上に各相手利用者対
応に予約の可否を表示する。

【００１７】図４は、フォローアップリスト２４を実行
するフォローアップ監視部４の処理の流れを示すフロー
チャートである。フォローアップ監視部４は一定時間間
隔でタイマによる監視を行い（ステップ４１）、タイム
アウトしたときスケジュール管理表１のフォローアップ
リスト２４を参照し、フォローアップの日時に達してい
る項目があるかどうか判定する（ステップ４２）。予約
フラグ２２があれば、予約フラグ２２が１のスケジュー
ルのみをチェックすればよい。フォローアップの対象が
あれば（ステップ４２ＹＥＳ）、フォローアップ対象が
回答要求かどうか判定する（ステップ４３）。回答要求
であれば（ステップ４３ＹＥＳ）、回答結果２５を参照
して回答がされているか否かを判定する（ステップ４
４）。回答結果２５がスペースであれば（ステップ４４
ＮＯ）、入出力部７を介して表示装置５に回答要求する
メッセージを表示するよう入出力部７を起動し（ステッ
プ４５）、ステップ４２に戻る。すでに回答結果２５が
格納されていれば（ステップ４４ＹＥＳ）、ステップ４
２に戻る。フォローアップ対象が出席要求であれば（ス
テップ４３ＮＯ）、スケジュール２１に設定された会議
について出席要求のメッセージを表示装置５に表示する
よう入出力部７を起動し（ステップ４６）、ステップ４
２に戻る。出席要求メッセージの内容は回答結果２５の
内容によって変えるとよい。例えば回答結果２５が「出
席」の場合には「出席予定の回答をいただいております
ので出席をお願いします。」、「欠席」の場合には「代
理出席をお願いします。」又は出席要求メッセージを表
示しない等、回答結果２５がない場合には「まだ回答を
いただいておりませんが出席をお願いします。」等であ
る。特に出席要求メッセージの場合にはメッセージを表
示するとともにブザー等の警告音を発すると効果的であ
る。なお図４のステップ４１〜４４をフォローアップ監
視手段が行い、ステップ４５及び４６をフォローアップ
実行手段が行うというように、監視手段と実行手段とを
分けてもよい。またフォローアップの済んだフォローア
ップ内容にフラグを立てて区別したり、電源断等の理由
により表示装置５にメッセージを表示できない場合に再
試行することについては、よく知られた技術を適用でき
るので詳述しない。

【００１８】本実施例によれば、予約メッセージを受け
た利用者はすぐ回答する必要はなく、適当なタイミング
でフォローされる回答要求があったとき回答すればよい
ので、予約は早く回答はできるだけ遅くでき、予約する
利用者にも予約を受ける利用者にも都合がよい。また一
度回答した回答結果２５を後から変更でき、回答結果２
５を変更すればすぐに予約した利用者の予約利用者表２
に反映される。また回答要求に続いて会議の当日等に出
席要求のフォローができるので、電話やファックスで出
席要求する手間が不要である。さらに出席要求をすると
き最新の回答結果２５に応じてメッセージの内容を変え
るので、融通性のあるフォローができる。

【００１９】

【発明の効果】本発明によれば、フォローアップ日時に
到達したとき自動的にフォローアップが行われるため、
電話等による人手を介するフォローアップ作業を削減で
きる。

【図面の簡単な説明】

【図１】実施例のスケジュール管理装置の構成を示すブ
ロック図である。

【図２】実施例のスケジュール管理表１のデータ形式を
示す図である。

【図３】他利用者から予約スケジュールを受信したとき
の実施例のスケジュール管理部３の処理の流れを示すフ
ローチャートである。

【図４】フォローアップリスト２４を実行する実施例の
フォローアップ監視部４の処理の流れを示すフローチャ
ートである。

【符号の説明】

１：スケジュール管理表、３：スケジュール管理部、
４：フォローアップ監視部、２４：フォローアップリス
ト

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】利用者によつて設定したスケジュールと他
   の利用者によって予約されたスケジュールとを有し、予
   約されたスケジュールはフォローアップする日時とフォ
   ローアップ内容とを含むフォローアップリストを付帯す
   るスケジュール管理表と、 他の利用者から受けたスケジュールに応答して該スケジ
   ュール管理表に予約スケジュールと付属するフォローア
   ップリストとを登録するスケジュール管理手段と、 該フォローアップリストに設定されたフォローアップ日
   時を監視し、該日時に到達したとき該フォローアップ内
   容を実行するよう起動するフォローアップ監視手段とを
   有することを特徴とするスケジュール管理装置。
2. 【請求項２】該フォローアップ内容は該予約されたスケ
   ジュールによって設定される会議に出席するか否かの回
   答を要求することと、該会議に出席を要求することとを
   含むことを特徴とする請求項１記載のスケジュール管理
   装置。
3. 【請求項３】該スケジュール管理表は回答要求する該フ
   ォローアップ内容に対応して回答結果を格納する領域を
   設け、該フォローアップ監視手段は該回答結果に応じた
   出席要求をするよう起動することを特徴とする請求項２
   記載のスケジュール管理装置。