JPH0776956B2 - 文書作成支援装置 - Google Patents

文書作成支援装置

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JPH0776956B2
JPH0776956B2 JP61127356A JP12735686A JPH0776956B2 JP H0776956 B2 JPH0776956 B2 JP H0776956B2 JP 61127356 A JP61127356 A JP 61127356A JP 12735686 A JP12735686 A JP 12735686A JP H0776956 B2 JPH0776956 B2 JP H0776956B2
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紀芳 菊地
裕美 斎藤
晋 吉村
謙二 鈴木
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Description

【発明の詳細な説明】 〔発明の目的〕 (産業上の利用分野) 本発明は、作成する文書の目的を入力することにより、
文書に盛込むべき項目を提示する文書作成支援装置に関
する。
(従来の技術) 紙の上で文書を作成する場合、幾つかの方法が考えられ
る。例えば出張報告書を作成する場合を考える。全くの
白紙の上で作成するとなると、相当労力がいる。先ず報
告書に盛込むでき内容を何にしたら良いか、形式はどう
か、配布先はどうしたら良いか等、全て作成者が考えな
ければならない。これでは効率が悪い。そこで書式の決
まった出張報告用紙を用いる。これには、報告書に盛込
むべき項目がすでにプレプリントされており、作成者
は、各項目の内容を考え、作成すれば良い。この為、白
紙から作成するのに比べ、効率が良い。このように通
常、オフィスでは、文書作成を容易にするめに、あらか
じめプレプリントされた種々の用紙が用いられている。
一方、日本語ワードプロセッサの普及により、ワープロ
で文書が作成されるようになったが、ワープロでは前述
の白紙の状態から作り出す形態であり、文書作成効率は
悪い。これを改善する物として、ワープロ内に多くの文
例基を用意し、作成時に、該当する例文を表示し、その
例文の一部に文字を挿入したり、又一部を変更したりし
て作成する方法がとられている。しかし、例文の検索が
難しい上に、目的とする例文がない場合は、結局、白紙
の状態から作成することになる。現在では文書作成を支
援する十分な機能が無いため、作成者は、文書に盛込む
べき項目や内容を全て考えることになり、作成に、多く
の労力、時間を費されており、問題点が多い。
(発明が解決しようとする問題点) このように従来の装置においては、文書作成を行う際に
白紙の状態から作成していたため、ユーザにとっては負
担が大きかった。従って本発明の目的は、日本語ワープ
ロで文書を作成する時、作成する文書の目的を入力する
ことにより、その目的に合った文書を作成する必要な項
目を提示する文書作成支援装置を提供することにある。
〔発明の構成〕
(問題点を解決するための手段) 文字情報を入力する入力手段と、文書作成の目的に関す
る情報を定義する要求項目情報とこの要求項目情報に対
応し文書を構成する上で必要な文書項目情報とを格納し
た記憶手段と、前記入力手段により入力された入力文字
情報を解析し要求項目情報を抽出する要求解析手段と、
この要求解析手段より抽出された要求項目情報に対応す
る文書項目情報を前記記憶手段より検索し、文書作成に
必要な文書項目情報を抽出し出力する文書項目作成手段
とを具備することを特徴とするものである。
(作用) 本発明は、文書を作成する場合、先ず作成する文書を目
的、例えば、部長に出張を報告する、のように入力す
る。この入力された文を解析き、誰に=部長、何を=出
張、どうする=報告を抽出し、このキー項目に対応して
文書に盛込むべき項目を、作成し提示する。この例で
は、報告先、報告日、報告者、件名、要旨、出張期間、
出張先、出張目的、出張内容、……等が提示される。こ
のように作成する文書の目的を入力することにより、そ
の目的に合った文書を作成するに必要な、項目を提示す
るものである。
(実施例) 本発明の一実施例を以下、図面を参照しながら具体的に
説明する。第1図は、本発明の構成ブロック図である。
入力装置11は、文書作成に必要な文字、位置、コマンド
等を入力する装置である。表示装置12は、文字や図形等
を表示する装置である。外部記憶装置13は、入力された
目的より、項目を生成するに必要な、データや規則が格
納されている記憶装置である。制御装置14は、これらの
各装置を制御している。外部記憶装置13には、第2図の
ように、目的のキーに対し、その目的の文書を作成する
に必要な、文書項目が格納されている。例えば、“会
議”のキーに対して、会議名、日時、場所、議題、持参
資料、出席者等の文書項目が格納されている。目的の入
力は、原則として「誰に」、「何を」、「どうする」の
形態で入力する。この時、「どうする」がキー・データ
1(第2図15)になり「何を」をキー・データ2(第2
図16)、「誰に」がキー・データ3(第2図17)になっ
ている。データの優先順位は、データ1〜データ3であ
る。つまり、先ずキー・データ1を用い文書項目が生成
される。次にキー・データ1で作成された文書項目の一
部をキー・データ2の文書項目で変更し、補足する。更
にキー・データ3で、それまでに作られた文書項目を、
変更、補足する。このようにして、目的に適した文書項
目を生成する。この文書項目の変更、補足を行なうため
に第3図のような規則を用いる。この例では、会議に付
与されている規則であり、キー・データ1が通知の場合
は、通知の中に使用されている、件名を会議名に、通知
内容を日時、場所、議題、……に置換えることを意味し
ている。外部記憶装置13には、このような、規則も格納
されている。制御装置14は、第4図のように、初期化部
21、入力部22、表示部23、入力ガイド表示部24、要求解
析部25、項目作成部26、項目表示部27、文書データ作成
部28、文書データ表示部29の処理部20と、ガイド文デー
タ31、要求項目格納部32、作成項目格納部33、一時バッ
ファ34のバッファ部30から構成されている。初期化部21
は、バッファ部30を初期化する。入力部22は、入力装置
11より、入力された文字コードや位置データ、コマンド
等を一時バッファ34に読込む。表示部23は、入力ガイド
表示部24、項目表示部27、文書データ表示部29より渡さ
れる文字コード、図形コード、表示位置を用い、表示装
置12上に文字や図形を表示する。入力ガイド表示部24
は、作成しようとすると文書の目的を入力するようにガ
イドする文を、ガイド文データ31より抽出し、編集し、
表示部23に渡し、表示させるものである。表示装置12に
は具体的に、第5図のようなガイド文が表示される。こ
れは自然文で入力する場合、と項目だけを入力する場合
とで異なる。要求解析部25は、入力された目的(要求項
目)を一時バッファ34より読出し、解析し、後の項目作
成部26で使用するための、目的キーを抽出する。具体的
には、“社内の人に出張を報告する”の時は、キー・デ
ータ1は報告、キー・データ2は出張、キー・データ3
は社内の人を抽出する。この抽出結果を作成項目格納部
33に格納する。項目作成部26は、要求解析部25で得られ
たキー・データを用い、作成する文書に盛込むべき項目
を、生成する。生成の方法は、先ずキー・データ1を用
い、外部記憶装置13より、該当する文書項目を検索し、
一時バッファ34に格納する。例えば報告の場合、第2図
のキー・データ1の報告、に対応する文書項目として報
告先、報告日、報告者、件名、要旨、報告内容、……が
検索される。次に、キー・データ2を用い、外部記憶装
置13より該当する文書項目及び規則を検索する。例えば
出張の場合、件名、出張期間、出張先、出張目的、……
等が検索される。又規則として、報告内容=出張期間、
出張先、出張目的、……で置換する規則が提示される。
この時、項目作成部26は、キー・データ1で検索された
文書項目を、キー・データ2で検束した文書項目と規則
を用いて、変更、補足する。この例では、キー・データ
1で検索された文書項目のうち、報告内容が、出張期
間、出張先、出張目的、で置換される。更にキー・デー
タ3を用いて、同様のことが行なわれ、文書項目が作成
される。このようにして作成された文書項目は、作成項
目格納部33に格納される。ここで作成される文書項目
は、キー・データ1が基本形となり、キー・データ2、
キー・データ3でより詳細な文書項目が生成される。従
って、作成者が、“どうする”だけを指示しても、それ
なりの文書項目が得られる。項目表示部27は、作成項目
格納部33に格納された項目を、表示部23に渡し、表示装
置22上に表示する。文書データ作成部28は、この表示さ
れた項目に対して作成者により入力された内容データ
を、入力部22より受取り、一時バッファ34に格納する。
文書データ表示部29は、一時バッファ34に格納された、
文書データを、編集し、表示部23を介して表示装置12上
に表示する。
以上の各構成要素を用い、以下では具体的な処理につい
て第6図、第7図を用いて説明する。
先ず、初期化部21が起動され、表示装置12の表示画面及
び、バッファ部30の格納部32,33、一時バッファ34が初
期化される(ステップ61)。次に入力ガイド表示部24が
起動され、ガイド文データ31を読出し、表示部23を介し
て表示装置12上にガイド文を表示する(ステップ62)。
ここでガイド文に対する、入力データを受付けるため、
入力部22が起動され、入力部22は、入力装置11より入力
される文書作成の目的データを読込み、一時バッファ34
に格納する(ステップ63)。データ入力が終了すると、
次に要求、解析部25に制御が移り、要求解析部25は、一
時バッファ34の入力された目的データを解析し、キー・
データを抽出する(ステップ64)。この抽出したキー・
データを、要求項目格納部32に格納する。次に項目作成
部に制御が移り、要求項目格納部32に格納されている、
キー・データを、順次抽出し、このキー・データを用い
外部記憶装置13より、このキー・データに対応する文書
行目を検索し、一時バッファ34に格納する。この時キー
・データは順位1から始め、順位1が基本形となる。後
順位のキー・データでは、文書項目と、規則が検索さ
れ、これを用いて、基本形の文書項目を、変更、補足す
る。この様子を具体的に「誰に」、「何を」、「どうす
る」の形式で入力された目的データに対して、適用した
処理を第7図(ステップ71〜76)に示す。このようにし
て作成された文書項目は、作成項目格納部33に格納する
(ステップ65)。次に項目表示部2に制御が移り、作成
項目格納部33に格納された項目を表示部23、を介して表
示装置12に表示する(ステップ66)。ここで文書データ
作成部22に制御が移り、入力部22を介して、項目に対す
る、内容データの入力を受付け、これを、一時バッファ
34に格納する(ステップ67)。このようにして全項目の
データが入力されると、文書データ表示部29では、一時
バッファ34の入力されたデータを編集し、表示部23を介
して表示装置12上に表示する。(ステップ68,69) 〔発明の効果〕 本発明によれば、ある目的の文書を作成する場合、作成
する文書の目的を入力することにより、文書に盛込むべ
き項目を提示する。この為、作成者は、その項目に記載
すべき内容だけを考えれば良く、文書作成が用意にな
る。又、従来の文例集では適当な例文がないと、使用で
きなかったが、ここでは入力された目的を解析し、項目
を生成しているため、どのような目的に対しても、柔軟
に対応し、項目の提示をすることができる。更に、目的
に記載される内容が詳しい程、提示される項目も詳しく
なるため、作成者の意図を反映した文書作成支援が可能
になる。
【図面の簡単な説明】
第1図は本発明装置の構成を示すブロック図、第2図は
文書に盛込むべき項目を提示するための文書項目データ
の構成を示す図、第3図は文書項目データを用い項目生
成を行なう場合に用いられる規則の一例を示す図、第4
図は、制御装置内の構成を示す図、第5図は入力ガイド
表示の一例を示す図、第6図、第7図は本発明の処理の
流れ図である。 11……入力装置、13……外部記憶装置 12……表示装置、14……制御装置
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 吉村 晋 神奈川県川崎市幸区小向東芝町1 株式会 社東芝総合研究所内 (72)発明者 鈴木 謙二 神奈川県川崎市幸区小向東芝町1 株式会 社東芝総合研究所内

Claims (3)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項1】文字情報を入力する入力手段と、 文書作成の目的に関する情報を定義する要求項目情報と
    この要求項目情報に対応し文書を構成する上で必要な文
    書項目情報とを格納した記憶手段と、 前記入力手段により入力された入力文字情報を解析し要
    求項目情報を抽出する要求解析手段と、 この要求解析手段より抽出された要求項目情報に対応す
    る文書項目情報を前記記憶手段より検索し、文書作成に
    必要な文書項目情報を抽出し出力する文書項目作成手段
    と を具備することを特徴とする文書作成支援装置。
  2. 【請求項2】所定の要求項目情報に結び付けられた第2
    の要求項目情報に対応付けて、前記所定の要求項目情報
    の文書項目情報に代えて置換すべき第2の要求項目情報
    の文書項目情報を示した文書項目置換規則を格納した文
    書項目置換規則記憶手段を更に具備し、 要求解析手段は、入力手段により入力された入力文字情
    報を解析し要求項目情報及び第2の要求項目情報を抽出
    し、 文書項目作成手段は、前記要求解析手段より抽出された
    要求項目情報及び第2の要求項目情報に対応する文書項
    目情報を前記記憶手段よりそれぞれ抽出し、前記第2の
    要求項目情報に基づいて文書項目置換規則記憶手段から
    対応する文書項目置換規則を抽出し、この抽出した文書
    項目置換規則に基づいて、前記要求項目情報に対応する
    文書項目情報を前記第2の要求項目情報に対応する文書
    項目情報に置換し文書作成に必要な文書項目情報を作成
    し出力する ことを特徴とする特許請求の範囲第1項記載の文書作成
    支援装置。
  3. 【請求項3】作成者に要求項目情報の入力を促すための
    ガイド文を表示するガイド文表示手段を更に具備し、 要求解析手段は、前記ガイド文表示手段により表示され
    るガイド文に応じて入力手段から入力される入力文字情
    報を要求項目情報として抽出する ことを特徴とする特許請求の範囲第1項または第2項記
    載の文書作成支援装置。
JP61127356A 1986-06-03 1986-06-03 文書作成支援装置 Expired - Lifetime JPH0776956B2 (ja)

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* Cited by examiner, † Cited by third party
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JP3039652B2 (ja) * 1988-10-24 2000-05-08 キヤノン株式会社 文章処理装置及びその方法
JPH06259420A (ja) * 1993-03-10 1994-09-16 Fuji Xerox Co Ltd 文章編集支援装置

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JPS62284459A (ja) 1987-12-10

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