JPH0756826A - 電子会議システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】本発明は、会議ダイジェストを作成して会議内
容の把握を容易化することを主な目的とする。 【構成】複数の会議参加端末１を通信回線２を介して接
続し、会議の進行に伴い前記各会議参加端末１から議題
に対して送られてくるメッセージ５やコメント６を蓄積
手段１１へ蓄積し、前記会議参加端末１からの要求に応
じて前記蓄積手段１１のメッセージまたはコメントを返
信する本電子会議システムである。このシステムは、前
記蓄積手段１１に蓄積されているメッセージを要約する
メッセージ要約手段１２と、前記メッセージ要約手段１
２による要約を時系列に並べて管理する要約管理手段１
３と、前記会議参加端末１からの会議ダイジェスト送信
要求に応じて前記要約管理手段１３が管理する要約を編
集し会議ダイジェストを作成するダイジェスト作成手段
１４とを具備する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、複数の会議参加者が一
カ所に集まらず，又は同一時間帯を共有することなく同
じ会議に出席することを可能にした電子会議システムに
関する。

【０００２】

【従来の技術】かかる電子会議システムの概念図を図６
に示している。この電子会議システムは、複数の会議参
加者の端末１−１〜１−ｎ（以下、単に会議参加者と呼
ぶ）が通信回線２を介してシステム本体３に接続されて
いる。システム本体３では複数の会議Ａ，Ｂが同時並列
に進行されており、各会議Ａに対して会議参加者４Ａが
登録され、会議Ｂに対して会議参加者４Ｂが登録されて
いる。

【０００３】例えば、会議参加者１−１，１−２が会議
Ａにおいて登録を認められた参加者４Ａであるとする。
会議参加者１−１がメッセージ５を発すると、他の会議
参加者１−２がそのメッセージ５に対するコメント６を
発し、システム本体３がメッセージ５およびコメント６
の送受信を管理して会議Ａを進めていく。システム本体
３は、会議参加者１−１，１−２からメッセージ５，コ
メント６を受信すると、会議Ａの時系列的な内容を蓄積
していく。当該会議Ａに登録されている他の会議参加者
４Ａも同様に会議内容を表示要求して、メッセージ５又
はコメント６を送ることができる。

【０００４】従って、各会議参加者１は会議に参加する
場合、システム本体３から会議の内容を読み出して会議
の内容を把握してから、自分のメッセージ，又は所定の
メッセージに対して自分のコメントを発することにな
る。

【０００５】ところで、この電子会議システムは、複数
の会議を管理するため及び新たに会議へ参加する者のた
めに、各会議Ａ，Ｂの議長が会議のタイトル，目的およ
び概要をまとめた会議概要７を作成している。現在進行
中の会議に、後から参加する者は、システム本体３から
読出した会議概要７を参考にしてどの会議に参加するの
か決めるものとなる。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】ところが、上述した電
子会議システムは、後から会議に参加する場合、または
暫く会議から離れていて再び参加するような場合、会議
の内容を把握するためにシステム本体３に蓄積されてい
る時系列的なメッセージおよびコメントを読まなれれば
ならず、会議の内容を把握するのが大変であった。

【０００７】また定期的に会議の内容を適確に記述した
会議概要７を作成しようとすれば、議長に掛る負担が大
きくなるという問題がある。さらに、長期間開催してい
る会議では、メッセージ，コメント等のデータ量が増大
し、システム本体３のファイル領域を圧迫するという問
題がある。

【０００８】本発明は、以上のような実情に鑑みてなさ
れたもので、会議の内容を要約した会議ダイジェストを
作成して会議内容の把握を容易化し会議の利用性を高め
ると共に議長の負担を軽減し、また増大するメッセージ
量を圧縮して管理することのできる電子会議システムを
提供することを目的とする。

【０００９】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本発明の電子会議システムは、複数の会議参加端末
を通信回線を介して接続し、会議の進行に伴い前記各会
議参加端末から議題に対して送られてくるメッセージや
コメントを蓄積手段へ蓄積し、前記会議参加端末からの
要求に応じて前記蓄積手段のメッセージまたはコメント
を返信するものにおいて、前記蓄積手段に蓄積されてい
るメッセージを要約するメッセージ要約手段と、前記メ
ッセージ要約手段による要約を時系列に並べて管理する
要約管理手段と、前記会議参加端末からの会議ダイジェ
スト送信要求に応じて前記要約管理手段が管理する要約
を編集し会議ダイジェストを作成するダイジェスト作成
手段とを具備する構成とした。

【００１０】

【作用】本発明の電子会議システムでは、各会議参加端
末から通信回線を介して送られてきたメッセージ，コメ
ントが蓄積手段に蓄積され、そのメッセージ，コメント
がメッセージ要約手段により要約され、要約管理手段に
より時系列に並べて管理される。そして会議参加端末か
ら会議ダイジェストの要求があると、ダイジェスト作成
手段により会議ダイジェストが作成される。要求元の会
議参加端末の会議参加者は、会議参加端末に送られてく
る会議ダイジェストにより会議内容を容易に把握できる
ものとなる。

【００１１】

【実施例】以下、本発明の実施例について説明する。図
１は、本発明の一実施例に係る電子会議システムの概略
的な構成を示す図である。なお、各会議参加者の会議参
加者端末，通信回線は前述した会議システムと同様であ
るので同一符号を付している。

【００１２】本実施例の電子会議システムは、各会議参
加者１−１〜１−ｎに通信回線２を介して接続されたシ
ステム本体１０に、メッセージ，コメント蓄積部１１
（以下、単に蓄積部と呼ぶ）、要約作成部１２、要約管
理部１３、ダイジェスト作成部１５および通信手段（パ
ーソナルボックスを含む）等を備えている。

【００１３】蓄積部１１は、各会議のメッセージ，コメ
ントが時系列的に蓄積され、かつ所定期間経過したメッ
セージ等がその要約に差替えられて蓄積されている。要
約作成部１２は、蓄積部１１に蓄積されたメッセージ，
コメントの要約を作成する部分である。本実施例では、
各会議参加者１が、メッセージ等を作成する際に、その
文書中に要約範囲であることを示す識別子を挿入するよ
うにしている。要約作成部１２は、メッセージ等の文書
中に挿入された識別子を認識して、要約範囲の文章のみ
を抽出する作業を行う。

【００１４】要約管理部１３は、要約作成部１２からメ
ッセージ等に関する要約を受取り、各会議単位で、図２
（ａ）に示すメッセージに関する要約管理表と、同図
（ｂ）に示すコメントに関する要約管理表を作成する。

【００１５】メッセージに関する要約管理表は、図２
（ａ）に示すように、蓄積部１１がメッセージを蓄積し
た日付である「登録日時」，各会議毎にメッセージを受
付けた順番に付与される「メッセージ番号」、メッセー
ジを発した会議参加者を特定する「登録者名」，および
要約文の内容を表す「要約」からなる。

【００１６】一方、コメントは各メッセージに対して発
せられるので、コメントに関する要約管理表は、図２
（ｂ）に示すように、各メッセージ番号毎に、「登録日
時」，当該メッセージに対してシリーズに付与される
「コメント番号」，「登録者名」，および要約文の内容
を表す「要約」からなる項目が設けられている。

【００１７】なお、図３は、各会議参加者１が作成する
メッセージ５又はコメント６の文書形態を示している。
従来より、メッセージ５又はコメント６は、主題と内容
という形で伝送されていた。本実施例では、内容の部分
を、メッセージ又はコメントの内容を要約したアブスト
ラクトと、従来の内容に対応する詳細とから構成した。
そしてアブストラクトの初めと終りを要約作成部１２に
認識させる識別子を挿入している。

【００１８】ダイジェスト作成部１４は、システム本体
１０がダイジェスト出力要求を会議参加者から受けたと
きに起動されて該当する会議のダイジェスト１５を作成
する部分である。

【００１９】次に、以上のように構成された本実施例の
動作について説明する。現在、システム本体１０で管理
されている進行中の会議に参加を希望する場合は、シス
テム本体１０に対して特定の端末から参加申請を出す。
参加申請が出されると、参加申請者が参加申請のあった
会議の参加権を持っていることを条件に、パーソナルボ
ックスを作成し、その会議に登録する。

【００２０】システム本体１０で管理されている会議に
登録されている会議参加者１は、システム本体１０に対
して会議内容（時系列のメッセージ，コメントからな
る）の表示出力を要求できる。

【００２１】システム本体１０では、会議参加者１から
上記表示出力要求があると、蓄積部１１から該当する会
議内容を読出して会議参加者へ送信する。通信回線２が
接続されている間は、蓄積部１１にメッセージ，コメン
トの書き込みがある度にそのたメッセージ，コメントは
当該会議参加者１のパーソナルボックスに転送される。
そして所定の周期で通信回線２を介して会議参加者１へ
送信される。

【００２２】現在、会議に参加している会議参加者１−
１からシステム本体１０に対してメッセージ５の登録要
求があると、図４に示すフローチャートに従った処理が
実行される。すなわち、会議参加者１−１が登録要求の
出された会議に登録されているか否か判断する。仮に、
まだ登録されていない場合には、登録の適否を判断し、
許可されれば会議参加者１−１のパーソナルボックスを
作成し、そのパーソナルボックスにメッセージ５を格納
する。また既に登録されていれば、既に用意されている
パーソナルボックスにメッセージ５を格納する。この場
合には、既に登録されているので、メッセージ５が直接
パーソナルボックスに書き込まれる。

【００２３】次に、パーソナルボックスからメッセージ
５を取出し、システム本体１０の蓄積部１１に時系列順
に蓄積する。蓄積部１１にメッセージ５が蓄積される
と、要約作成部１２がメッセージ５を蓄積部１１からコ
ピーして取出し、要約を作成する。すなわち、メッセー
ジ５に挿入されている識別子を検出して上記アブストラ
クトの部分を認識して抽出し、そのアブストラクトを要
約としてす要約管理部１３へ送出する。

【００２４】要約管理部１３では、要約作成部１２から
送られてくる要約をメッセージに関する要約管理表へ登
録する。次に、蓄積部１１の容量が基準値以上あるか否
か判断し、基準値を下回っている場合にはダイジェスト
作成部１４に所定時間以上経過しているメッセージおよ
びコメントの会議ダイジェストを作成するように指示す
る。

【００２５】そのような指示を受けたダイジェスト作成
部１４は、図５に示すダイジェスト作成処理を実行す
る。まず、図２（ａ）に示す要約管理表から登録日時の
範囲を指定して該当するメッセージ番号及び対応する要
約を検索する。次に、図２（ａ）に示す要約管理表から
検索メッセージ番号を指定して該当するコメントの要約
を検索する。そして、それら検索したメッセージ及びコ
メントの各々の要約を、蓄積部１１の該当するメッセー
ジ及びコメントと差し替える。これにより、蓄積部１１
に蓄積されている会議内容は、所定の期間のものが、要
約から構成される会議ダイジェストに書き換えられたこ
とになる。

【００２６】また、会議内容を端末上に表示させて会議
に参加している会議参加者１−２からコメント６の送信
があると、図４のメッセージ登録処理と同様のコメント
登録処理が行われ、図２（ｂ）のコメントに関する登録
管理表に登録される。場合によっては、その後に蓄積部
１１のデータがダイジェストに書き換えられる。

【００２７】一方、会議参加者１から、ある会議のダイ
ジェスト出力の要求があると、再び、図５のフローチャ
ートに従ったダイジェスト作成処理が実行される。例え
ば、ダイジェストを作成すべき会議だけが指定されてい
る場合には、該当する会議の要約（メッセージ及びコメ
ントの双方）を要約管理部１３から抽出し、メッセージ
の要約とコメントの要約を時系列に組み立て直してダイ
ジェストを作成する。

【００２８】また、条件が指定されている場合は指定条
件に沿ったダイジェストを作成する。すなわち、メッセ
ージとコメントを対応させて表示すべきことを指定する
キーワードが作成条件として指定されていれば、メッセ
ージ番号に基づいて双方の登録管理表を検索し、各メッ
セージの要約と、そのメッセージに対応したコメントの
要約とを対応させたダイジェスト１５を作成する。

【００２９】その作成したダイジェスト１５を通信回線
２を介して要求元の会議参加者１へ送信する。このよう
に本実施例によれば、蓄積部１１に登録のあるメッセー
ジ及びコメントの要約を自動的に作成して時系列的に管
理し、必要に応じてそのダイジェストを作成するように
したので、途中から会議に参加する者は会議ダイジェス
トにより会議内容の容易に把握することができ、会議の
利用性を高めることもできる。

【００３０】また、会議の内容を自動的に要約できるこ
とから、議長の負担を軽減することができる。さらに、
蓄積部１１の残り容量に応じて、メッセージ等を会議ダ
イジェストに書き換えることができるので、蓄積部１１
のファイル領域を有効に活用することができる。

【００３１】また、メッセージ等の要約を図２に示す登
録管理表にしたがって時系列的に管理するようにしたの
で、作成条件に応じた会議ダイジェストを容易に作成す
ることができる。

【００３２】なお、上記実施例では、要約作成部１２が
文書中の識別子を認識してアブストラクトを抽出するこ
とにより要約を作成しているが、その他の手法により要
約を作成するようにしても良い。本発明は上記実施例に
限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範
囲内で種々変形実施可能である。

【００３３】

【発明の効果】以上詳記したように本発明によれば、会
議の内容を要約した会議ダイジェストを作成して会議内
容の把握を容易化し会議の利用性を高めると共に議長の
負担を軽減し、また増大するメッセージ量を圧縮して管
理することのできる電子会議システムを提供できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例に係る電子会議システムの構
成図である。

【図２】図１に示す電子会議システムに備えた要約管理
部が有する登録管理表の構成図である。

【図３】メッセージ，コメントの文書形態を示す図であ
る。

【図４】図１に示す電子会議システムにおけるメッセー
ジ登録処理を示すフローチャートである。

【図５】図１に示す電子会議システムにおけるダイジェ
スト作成処理を示すフローチャートである。

【図６】従来の電子会議システムの構成図である。

【符号の説明】

１−１〜１−ｎ…会議参加者、２…通信回線、１０…シ
ステム本体、１１…蓄積部、１２…要約作成部、１３…
要約管理部、１４…ダイジェスト作成部、１５…会議ダ
イジェスト。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数の会議参加端末を通信回線を介して
   接続し、会議の進行に伴い前記各会議参加端末から議題
   に対して送られてくるメッセージやコメントを蓄積手段
   へ蓄積し、前記会議参加端末からの要求に応じて前記蓄
   積手段のメッセージまたはコメントを返信する電子会議
   システムにおいて、 前記蓄積手段に蓄積されているメッセージを要約するメ
   ッセージ要約手段と、前記メッセージ要約手段による要
   約を時系列に並べて管理する要約管理手段と、前記会議
   参加端末からの会議ダイジェスト送信要求に応じて前記
   要約管理手段が管理する要約を編集し会議ダイジェスト
   を作成するダイジェスト作成手段とを具備したことを特
   徴とする電子会議システム。