JPH07141448A - 精算処理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 精算処理システムに関し、精算事務の合理化
を目的とし、 【構成】 精算書(51)の内容を光学読取り可能なシンボ
ル(52)に変換し、シンボル付き精算書(50)を発行して精
算処理を行う精算処理システムであって、精算書作成装
置(40)と精算処理装置(46)とを有し、精算書作成装置(4
0)は、精算データを入力させる入力部(41)と、該精算デ
ータに基づき精算書データを作成する精算書作成部(42)
と、作成された該精算書データをシンボルデータに変換
するシンボル作成部(43)と、該精算書データと該シンボ
ルデータとをシンボル付き精算書データに編集し、印刷
データに変換するシンボル付き精算書発行処理部(44)
と、シンボル付き精算書(50)を印刷発行するプリンタ(4
5)とを備え、精算処理装置(46)は、シンボル付き精算書
(50)中のシンボルを読み取る光学読取部(48)と、読み取
った精算書データに基づき精算処理を行う精算処理部(4
7)とを備える。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、企業, 団体等におい
て、個人の使用した交通費，交際費等を精算処理する精
算処理システムに関する。

【０００２】近年、会社等において事務処理の合理化が
推進されており、交通費, 交際費等の個人が使用した費
用の精算金額は電算機システムに入力されて自動振込み
されるようになってきた。

【０００３】しかし、従来の精算方法は、申請者が精算
書に精算明細を手書きして所属長の承認を受けた後、精
算担当課でシステムに入力していたため、入力ミスが生
じるとか、精算に期間を要するといった課題があった。

【０００４】このため、簡易に精算処理が行なえる精算
処理システムが求められている。

【０００５】

【従来の技術】図１０は精算書例を表す図である。図１
０は出張命令書を兼用した精算書例を示したもので、複
数回の出張の精算が可能で、且つ精算時の所属長の押印
により、出張許可と精算承認が与えられるように簡略化
が行われたものである。

【０００６】精算を行う場合、申請者はこの精算書用紙
に、図１０に示すように、手書きで精算明細を記入す
る。そして、交通費，日当の各項目の合計を計算して合
計欄，に記入し、交通費，日当の各合計を精算額欄
に記入する。

【０００７】このように、精算書に申請者が記入して所
属長の承認印を受けると、この精算書は精算処理担当課
に廻される。精算処理担当課では、係員が各項目の正当
性をチェックし、正当に記入されていると判断したなら
ば、従業員番号，精算額等を電算機システムに入力す
る。これにより、電算機システムの従業員情報ファイル
が参照され、登録されている金融機関の口座番号が抽出
されて、当該金融機関にその精算金額が振込まれる。

【０００８】

【発明が解決しようとする課題】以上説明したように、
精算書類は所属長印が必要なため、精算書用紙に手書き
によって精算明細が記入されていた。このため、承認後
にこの精算結果を電算機システムに手操作で入力しなけ
ればならず、チェック，入力時間等の精算処理に時間が
かかるとか、入力ミスが発生するといった課題があっ
た。

【０００９】本発明は、上記課題に鑑み、所属長印が押
印された精算書の内容が自動的に入力されて精算処理さ
れる精算処理システムを提供することを目的とする。

【００１０】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決するた
め、本発明の精算処理システムは、図１の本発明の原理
図に示すように、精算書51の内容を光学的に読取り可能
なシンボル（例えば二次元バーコード）52に変換し、こ
のシンボル52を印刷したシンボル付き精算書50を発行し
て精算処理を行う精算処理システムであって、精算書作
成装置40と精算処理装置46とを有し、該精算書作成装置
40は、精算に必要な精算データを入力させる入力部41
と、該精算データに基づき精算書データを作成する精算
書作成部42と、作成された該精算書データをシンボルデ
ータに変換するシンボル作成部43と、該精算書データと
該シンボルデータとをシンボル付き精算書データに編集
し、且つ印刷データに変換するシンボル付き精算書発行
処理部44と、該印刷データに基づきシンボル付き精算書
50を印刷発行するプリンタ45とを備えるものであり、該
精算処理装置46は、挿入された該シンボル付き精算書50
のうちのシンボル52を読み取る光学読取部48と、該シン
ボル52から読み取った精算書データに基づき所定の精算
処理を行う精算処理部47とを備えるものであるように構
成する。

【００１１】

【作用】精算書作成装置40を使用してシンボル付き精算
書50を発行させる。このため、精算に必要な所定の精算
データを、例えば、図１０に示すような精算書を表示し
た入力画面に基づいて入力する。これにより精算書作成
部42は、精算書入力画面に精算データが入力された形式
の精算書データを作成する。なお、この際、合計, 精算
額等は入力させず、精算書作成部42で計算し記入するよ
うにしてもよく、また日当等の諸手当も精算書作成部42
で記入するようにしてもよい。

【００１２】続いて、シンボル作成部43は、精算書デー
タを光学的に読み取り可能なシンボル、例えば二次元バ
ーコードシンボルに変換し、シンボル付き精算書作成部
44は作成された精算書データとシンボルデータとをシン
ボル付き精算書50として編集し、且つ印刷データに変換
してプリンタ45に渡す。

【００１３】これにより、プリンタ45は従来の精算書51
にその精算書51のシンボル52を付した形式のシンボル付
き精算書50を印刷し、発行する。このシンボル付き精算
書50を所属長に提出して承認印を貰い、精算処理担当課
に渡すと、係員はシンボル付き精算書50を精算処理装置
46に挿入する。

【００１４】精算処理装置46の光学読取部48は、挿入さ
れたシンボル付き精算書50のうちのシンボル52を光学的
に読み取り、精算書データに変換する。この精算書デー
タは精算処理装置46に表示されてチェックされる。例え
ば、読取り内容はシンボル付き精算書50のうちの精算書
51と比較されてチェックされ、精算データの記入ミス
は、精算処理装置46で修正されるか、または申請者に差
戻しされる。

【００１５】以上により、本システムを使用することに
より、精算書を作成する際、手書きで記入する必要が
ない。目視判読可能な従来形式の精算書51がシンボル
52とともに印刷出力されるので、所属長はその内容が確
認でき、チェック印が押印できる。従って、精算処理担
当課は、このシンボル付き精算書50を正当な精算書とし
て受領できる。精算書50が光学読取り可能なシンボル
付きで印刷されているので、精算担当課で精算データを
操作入力するする必要がなく、入力時間の短縮, 入力ミ
スの削減が達成される。精算処理は精算書上で行わ
ず、精算処理装置46の表示画面上で行なえるので、訂正
が容易である、等の効果が得られる。

【００１６】

【実施例】図２は高密度バーコード構成例を表す図、図
３は変換テーブル例を表す図、図４は具体的なバーコー
ド例を表す図、図５は一実施例の精算書例を表す図、図
６は一実施例の精算書作成装置構成図、図７は精算書作
成装置における処理フローチャート図、図８は一実施例
の精算処理端末装置構成図、図９は精算処理端末装置に
おける処理フローチャート図である。

【００１７】光学的に読み取り可能なシンボルとして、
本実施例では、漢字，英数字等のデータが大量に記録で
きる二次元バーコードを使用したものを説明する。先
ず、二次元バーコードの１例として、ＪＡＮ等の従来バ
ーコードを積み重ねた形式(Stacked Type ) の１つであ
る Symbol Technologies社のＰＤＦ４１７について、図
２〜図４を用いて説明する。

【００１８】この二次元バーコードは、複数モジュール
〔単位のバー幅（スペース幅）をモジュールと称する、
図２では１７モジュール〕で構成される単位のバーコー
ドパターン（以下、バー幅，スペース幅を図示左側から
順にモジュール数で表したものをコードワードと称す
る）を横方向および縦方向に複数個配列したもので、横
方向の高密度化は、横方向寸法を縮小したバーコードパ
ターンの読み取りを容易とするためにパターン構成に所
定の規約（例えばバーで始まりスペースで終わる, バー
とスペースは４個等）を設けるとともに、複数文字を１
個のコードワード（後述するようにコードワードはコー
ドワード値に変換される）で、また、複数バイナリを複
数のコードワードで表す等の所定のデータ圧縮技術によ
り実現し、縦方向の高密度化（バー長さの短くする）
は、同じコードワード値を段によって異なるコードワー
ドに割り当てる等により、何番目の段数かを識別容易と
して実現したものである。

【００１９】ここで、漢字コードを表すバイナリを例に
上記の事柄を具体的に説明する。バイナリの場合、６バ
イトをそれぞれ２５６を基数として下記(1) 式のように
定義した後、その値を(2) 式のように９００を基数とす
る数に変換し、それぞれの係数をコードワード値とす
る。例えば 01 02 03 04 05 06 h （16進) は １×256⁵＋２×256⁴＋３×256³＋４×256²＋５×256 ＋６・・・(1) と定義する。この値は、 １×900⁴＋620 ×900³＋ 89 ×900²＋74×900 ＋846 ・・・(2) であるから、前記６バイトのデータが５個のコードワー
ド値 (1, 620, 89, 74,846)に変換される。

【００２０】コードワード（Ｘシーケンス）とコードワ
ード値との関係は、図３で示すように変換テーブルで表
され、コードワード値０は「３１１１１１３６」のごと
く、それぞれ対応する１個のコードワードが与えられ
る。これにより、前述の６バイトのデータは、５組のコ
ードワード、つまりそれぞれが図２に示すようなモジュ
ール構成のバーコードシンボルに変換される。

【００２１】なお、Ｘシーケンスとコードワード値との
変換テーブルは３組設けられ、それぞれの変換テーブル
でのＸシーケンスの値の和が一定の値となるように設定
される。例えば、図３に示すテーブルのクラスタ０は上
から１段目，４段目，７段目に適用され、Ｘシーケンス
の和は７としてエラー検出等に使用される。

【００２２】以上は、バーコードパターンへの変換であ
るが、バーコードを読み取ってバイナリに変換する（バ
イナリと判明しているとして）場合は上記の逆変換を行
う。つまり、バーコード読み取りによりＸシーケンスが
得られるから５組のコードワード値が変換テーブルによ
り判明し、前記(2) 式を生成した後、(2) 式から(1)式
に変換することにより、バイナリに変換することができ
る。

【００２３】英数の場合は、Ａ〜Ｚにそれぞれ０〜２５
を割当て、２文字を組み合わせる。そして、 第１数字×３０＋第２数字 をコードワード値とする。従って（ＦＵ）の場合は
（５，２０）であるから、コードワード値は（１７０）
となる。この結果、１段目ならばクラスタ０の変換テー
ブルを参照してコードワードを獲得する。

【００２４】以上の他に数字を詰め込む方法がある。そ
して、以上の３様式のいずれも混合して採用でき、いず
れの様式かは、別に定める識別用バーコードを用意し、
このバーコード以降（読取り時の走査順、横方向から縦
方向に走査する）はそのバーコードで示される様式のバ
ーコードで表すとする。

【００２５】このようにして、ＰＤＦ４１７では、英数
文字のみならば１８５０文字、バイナリのみならば日本
語対応で５５０文字分、数字のみならば２７２５桁を表
すことが可能となっており、これは精算書データを記録
するに十分な情報量である。

【００２６】図４は英字のみをバーコードで表したもの
で、スタートバー／ストップバーが両端に設けられ、ス
タートバー／ストップバーのそれぞれとデータ領域との
間はローインディケータと称して、シンボル構成の定
義，行番，２次元構成等が記録されている。

【００２７】図10に示す精算書の装置内でのデータ形式
は文字コードで表されるので、以上説明した２次元バー
コードに変換することができ、且つその寸法を数センチ
角程度にすることができるので、図５に示すように、従
来の精算書の空白部にその精算書のバーコードを印刷す
ることが可能となる。 （精算書作成装置）図６は精算書作成装置のブロック図
を示したものである。ここで、１はプロセッサユニット
ＣＰＵで、メモリ２を内蔵する。そして、メモリ２に格
納している複数種別の精算書固定データ（項目名，記
入欄等を定義したもので、入力画面となる）より、指定
の精算書データ（ここでは交通費の精算書）を抽出して
表示部６に入力画面として表示し、この入力画面に精算
データを入力させる等各部に指示して精算書作成処理を
遂行する。

【００２８】４はキーボードで、精算データの入力等に
使用する。３はキーボード制御部で、キーボード入力を
メモリ２の所定領域に格納する等の制御を行う。６は表
示部で、精算データの入力画面を表示する。５は表示制
御部で、ＣＰＵ１の指示に従い表示部６の表示制御を行
う。

【００２９】７は精算書作成部で、精算書固定データと
精算書固定データに対応して入力された精算データを編
集して精算書データを作成するとともに、交通費, 日
当などの項目別精算データを合計し、且つ精算額を計算
して、精算書データ中のそれぞれの記入欄（図10の
, , ) に格納する。８はバーコードシンボル生成
部で、精算データ，合計等が記入されて完成された精算
書データ（罫線，文字コード等で構成される）を変換
テーブル９を参照しつつ、前述した方法で二次元バーコ
ード（シンボルデータ）に変換する。

【００３０】10は編集部で、精算書データとシンボル
データとを図５に示すようなシンボル付き精算書（以
下精算書15）として編集し、印刷データに変換する。
なお、精算書データは図示省略した文字パターン発生
メモリを参照してドットに展開し、シンボルデータ
は、例えばプリンタ12の分解能に応じたドット構成（文
字パターンのドット構成と同じ）に展開する。

【００３１】11は印刷制御部で、編集された精算書15の
印刷データをメモリ２より取り出してプリンタ12に印
刷させる。12はプリンタで、例えば図５で示すようなバ
ーコードシンボル付きの精算書15を印刷して出力する。

【００３２】なお、図１のシンボル付き精算書発行処理
部44は、編集部10に対応する。以上構成の精算書作成装
置により、次のような操作および処理により、バーコー
ドシンボル付きの精算書15が作成される。図７参照 (1) 精算申請者は精算書種別を選択し、表示部６に表示
された入力画面の各項目に精算に必要なデータを入力す
る。 (2) 各項目の合計, 精算額が計算され、該当項目に表示
される。 (3) 入力が終了すると、キーボード４中の終了キーを押
下する。 (4) 精算書作成部７は精算書データを生成する。 (5) バーコードシンボル生成部８は、変換テーブル９を
参照しつつ、精算書データを二次元バーコードに変換
する。 (6) 編集部10は、精算書データと生成された二次元バ
ーコードシンボルとをバーコードシンボル付きの精算
書に編集し、印刷データに変換する。 (7) プリンタ12は、印刷データを印刷して精算書15を
発行する。

【００３３】以上により、図５に示すような出張命令書
兼精算書が作成された。ここで、35は二次元バーコード
で、その内容は二次元バーコード35を除く図５に示す出
張命令書兼精算書のすべて記録されている。そして、図
10の従来例では手書きで書き込まれているが、図５では
各項目は印刷出力されている。そして、件数，交通費，
日当，精算額，精算日は精算書作成部７により、記入さ
れる。

【００３４】この精算書15は、所属長により承認印が押
印された後、精算担当部に送付される。 （精算処理装置）図８は精算処理端末装置の一例を示し
たものである。

【００３５】ここで、20はプロセッサユニットで、メモ
リ21を備えて精算処理を遂行させる。22はバーコードリ
ーダで、精算書15の所定箇所に印刷されている二次元バ
ーコードを読み取り、変換テーブル23に基づき、コード
データ（精算書データ）に変換する。

【００３６】25はキーボード、24はキーボード制御部で
ある。27は表示部で、バーコードリーダで読み取られた
精算書15が表示される。26は表示制御部である。28は精
算処理部で、表示された精算書15の訂正が終了し、キー
ボード中の終了キーが押下されたとき、所定の精算処理
を行う。29は精算結果をホストに送信する通信制御部で
ある。

【００３７】以上構成の精算端末装置により、以下に示
す精算処理が行われる。図９参照 (1) 精算書15に印刷された二次元バーコードをバーコー
ドリーダ22で読ませる。 (2) バーコードリーダ22はコードデータに変換した精算
書データをメモリ21に格納する。 (3) ＣＰＵ20は、表示制御部26に指示して精算書データ
の内容、つまり精算書を表示部27に表示させる。 (4) 係員は、この表示内容と精算書15に印刷された各項
目とを比較し、正確に変換されているか否か、また精算
書の内容に誤記があるかないかを検証し、修正の必要が
なければ、メモリ21の精算書データのうちの精算額等の
精算および経理上必要なデータを抽出して通信制御部29
を通じてホストに送信する。 (5) 修正が必要ならば、精算書15の内容を画面上で訂正
する。キーボード25にある実行キーを押下すると、この
訂正データにより、メモリ21の内容の書換えが行われ、
精算額の合計等が訂正される。 (6) 訂正が終了し終了キーを押下すると、精算額等がホ
ストに送信される。

【００３８】以上により、申請者が入力して発行された
バーコードシンボル付きの精算書15を精算処理端末装置
のバーコードリーダ22に読ませることにより、精算書15
の内容が精算処理端末装置内に入力され、表示される。
そして精算処理完了後は自動的に電算機システムに入力
されるので、事務処理の合理化が達成される。

【００３９】なお、自動振込みを行わないシステムの場
合は、精算処理装置にプリンタを設け、このプリンタに
精算金額、氏名等をプリントアウトすることにより、人
手による金銭の受渡し精算が行える。また、実施例で
は、出張時の交通費の精算を例として示したが、タクシ
ー利用の精算, 交際費の精算等にも使用できることは勿
論である。

【００４０】さらに、以上の説明では、承認印のために
精算書を介在させるとしたが、承認印が不要の場合に
は、精算書作成装置と精算処理端末とをオンライン接続
して精算処理することは可能であるが、精算書作成装置
と精算書処理端末とが接続されていない場合に、本発明
を適用すると有効であることは勿論である。

【００４１】

【発明の効果】以上説明したように、本発明は、精算書
の内容を表す光学読み取り可能なシンボル付き精算書を
発行し、この精算書を読み取らせて精算処理を行う精算
処理システムを提供するもので、精算書を作成する
際、手書きで記入する必要がない。精算書51が印刷出
力されるので、所属長はその内容が確認でき、チェック
印が押印できる。従って、精算処理担当課が正当な精算
書として受領できる。精算書が光学読取り可能なシン
ボル付きで印刷されているので、精算担当課で精算デー
タを操作入力するする必要がなく、入力時間の短縮, 入
力ミスの削減が達成される。精算処理は精算書上で行
わず、精算処理装置の表示画面上で行なえるので、訂正
が容易である、等の効果が得られる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明の原理図

【図２】 高密度バーコード構成例を表す図

【図３】 変換テーブル例を表す図

【図４】 具体的なバーコード例を表す図

【図５】 一実施例の精算書例を表す図

【図６】 一実施例の精算書作成装置構成図

【図７】 精算書作成装置における処理フローチャート
図

【図８】 一実施例の精算処理端末装置構成図

【図９】 精算処理端末装置における処理フローチャー
ト図

【図10】 精算書例を表す図

【符号の説明】

１ プロセッサユニットＣＰＵ ２ メモリ ３ キーボード制御部 ４ キーボ
ード ５ 表示制御部 ６ 表示部 ７ 精算書作成部 ８ バーコ
ードシンボル生成部 ９ 変換テーブル 10 印刷デ
ータ編集部 11 印刷制御部 12 プリン
タ 15 精算書 20 プロセ
ッサＣＰＵ 21 メモリ 22 バーコ
ードリーダ 23 変換テーブル 24 キーボ
ード制御部 25 キーボード 26 表示制
御部 27 表示部 28 精算処
理部 29 通信制御部 35 二次元バーコード 40 精算書
作成装置 41 入力部 42 第１の
精算書データ作成部 43 シンボル作成部 44 精算書
発行処理部 45 プリンタ 46 精算処
理装置 47 精算処理部 48 光学読
取部 50 第２の精算書 51 第１の
精算書 52 シンボル

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 精算書(51)の内容を光学的に読取り可
   能なシンボル(52)に変換し、このシンボルを印刷したシ
   ンボル付き精算書(50)を発行して精算処理を行う精算処
   理システムであって、精算書作成装置(40)と精算処理装
   置(46)とを有し、 該精算書作成装置(40)は、精算に必要な精算データを入
   力させる入力部(41)と、該精算データに基づき精算書デ
   ータを作成する精算書作成部(42)と、作成された該精算
   書データをシンボルデータに変換するシンボル作成部(4
   3)と、該精算書データと該シンボルデータとをシンボル
   付き精算書データに編集し、且つ印刷データに変換する
   シンボル付き精算書発行処理部(44)と、該印刷データに
   基づきシンボル付き精算書(50)を印刷発行するプリンタ
   (45)とを備えるものであり、 該精算処理装置(46)は、挿入された該シンボル付き精算
   書(50)のうちのシンボルを読み取る光学読取部(48)と、
   該シンボルから読み取った精算書データに基づき所定の
   精算処理を行う精算処理部(47)とを備えるものであるこ
   とを特徴とする精算処理システム。
2. 【請求項２】 該シンボルは二次元バーコードである
   ことを特徴とする請求項１記載の精算処理システム。
3. 【請求項３】 光学的に読み取り可能なシンボルを印
   刷した精算書を発行する精算書作成装置であって、 精算に必要な精算データを入力させる入力部(41)と、 該精算データに基づき精算書データを作成する精算書作
   成部(42)と、 作成された該精算書データをシンボルデータに変換する
   シンボル作成部(43)と、 該精算書データと該シンボルデータとをシンボル付き精
   算書データに編集し、且つ印刷データに変換するシンボ
   ル付き精算書発行処理部(44)と、 該印刷データに基づきシンボル付き精算書(50)を印刷発
   行するプリンタ(45)とを備えることを特徴とする精算書
   作成装置。
4. 【請求項４】 光学的に読み取り可能なシンボルを印
   刷した精算書を読み取って精算処理を行う精算処理装置
   であって、 挿入された該シンボル付き精算書(50)のうちのシンボル
   を読み取る光学読取部(48)と、 該シンボルから読み取った精算書データに基づき所定の
   精算処理を行う精算処理部(47)とを備えることを特徴と
   する精算処理装置。