JPH07121512A - 文書作成装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 文書作成者のデータ入力の負担を従来に比し
てより一層、軽減する文書作成装置を提供することを目
的とする。 【構成】 複数種類の入力手段の中から、文書を構成す
る各項目に対応して予め定められている入力手段情報を
格納するためのレイアウト情報データベース１１と、文
書の作成に必要な項目用のデータを予め格納するための
項目別データベース１３と、表示されている文書の項目
に対して入力したい旨を指示するために、その項目を指
定する編集部１６と、その編集部１６により指定された
項目に対応した入力手段情報およびその入力手段情報に
対応した項目データを求め、その結果を利用して指定さ
れた項目にふさわしい入力手段および候補としての項目
データを編集部１６に提示するための項目別データ入力
部１４とを備える。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、日本語ワープロ等の文
書を扱う情報処理装置において文書を作成する文書作成
装置に係わり、特に文書のレイアウト情報等を利用して
作成済みの文書や項目別に保持された入力用データ等の
再利用を可能にする文書作成装置に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】近年、日本語ワープロやパソコンの低価
格化によりオフィスや家庭で情報処理装置を利用して文
書作成を行う機会が急速に増えている。ワープロやパソ
コンの中には、年賀状や帳票等特定の文書作成を支援す
る機能を持ったものもある。しかし、初心者には、この
ような情報機器を利用した文書作成は、「キーボードか
らのデータ入力に不慣れである」とか、「機能が複雑す
ぎて理解できない」等の理由のため、まだまだ困難な作
業である。特に見積書等を含む帳票や報告書等特定の形
式（以下、文書の形式をフォームと呼ぶ。）を持った文
書作成は、「フォームを作成するのが大変である」とい
う問題点があった。こうした問題点に関しては、フォー
ムを情報機器内で用意したり、文書レイアウト情報を再
利用する方法（ 特開昭６３−２９８４７２号公報 に記
載）等が提案されている。これらの方法では、利用者が
自分でフォームを作成する必要がなくなる。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このよ
うな構成では、「フォーム内の各項目にキーボード等か
らデータを入力するのが面倒である」という課題を解決
できるものではなかった。 本発明は、従来の文書作成
装置のこのような課題を考慮し、文書作成者のデータ入
力の負担を従来に比してより一層、軽減する文書作成装
置を提供することを目的とする。

【０００４】

【課題を解決するための手段】請求項１の本発明は、複
数種類の入力手段の中から、文書を構成する各項目に対
応して予め定められている入力手段情報を格納するため
の入力手段情報格納手段と、文書の作成に必要な項目デ
ータを予め格納するための項目データ格納手段と、表示
されている文書の内の全部または一部の項目を指定する
ための入力指定手段と、その入力指定手段により指定さ
れた項目に対応した入力手段情報および／またはその入
力手段情報に対応した項目データを求め、その結果を利
用して指定された項目にふさわしい入力手段および／ま
たは候補としての項目データを提示するための入力手段
提示手段とを備えた文書作成装置である。

【０００５】請求項２の本発明は、上記入力手段情報に
対応した項目データを求めとは、指定された項目にも対
応した項目データを求めることである文書作成装置であ
る。

【０００６】請求項３の本発明は、上記文書の内の全部
または一部の項目は、入力手段情報の全部または一部を
利用して、その項目に対応する入力手段の種類が利用者
に識別できるように表示されている文書作成装置であ
る。

【０００７】請求項４の本発明は、上記入力手段提示手
段は、複数種類の入力手段の一つとして、数値演算用の
データ入力部を提示する文書作成装置である。

【０００８】請求項５の本発明は、さらに文書の論理構
造情報を格納する論理構造情報格納手段と、文書の項目
に関する位置情報を格納する位置情報格納手段をも備
え、上記表示されている文書が、利用者により指定され
た、所望の文書の種類に対応する論理構造情報、および
利用者により指定された、所望の文書の作成に利用すべ
き文書に対応する論理構造情報が、論理構造情報格納手
段から各々求められ、その求められた各々の論理構造情
報に基づいて、項目が互いに同一であると判断された場
合、利用すべき文書の同一であると判断された項目のデ
ータおよび、その項目に関する位置情報を利用して作成
された文書である、文書作成装置である。

【０００９】

【作用】本発明では、入力手段情報格納手段は、複数種
類の入力手段の中から、文書を構成する各項目に対応し
て予め定められている入力手段情報を格納しており、項
目データ格納手段は、文書の作成に必要な項目データを
予め格納しており、入力指定手段により、表示されてい
る文書の内の全部または一部の項目を指定すると、その
指定された項目に対応した入力手段情報および／または
その入力手段情報に対応した項目データが求められ、そ
の結果を利用して入力手段提示手段は、指定された項目
にふさわしい入力手段および／または候補としての項目
データを提示する。

【００１０】

【実施例】以下、本発明の実施例について、図面を参照
しながら説明する。

【００１１】（実施例１）本発明にかかる第１の実施例
の文書作成装置について、図１〜図５を参照しながら説
明する。

【００１２】図１は、本実施例の文書作成装置の構成を
示すブロック図であり、同図を用いて、その構成につい
て説明する。

【００１３】すなわち、同図において、１１は、文書を
構成する各項目に関する論理構造情報、文書のレイアウ
トに関する位置情報および、論理構造情報の一部である
各項目毎に（但し、全ての項目に対して存在するとは限
らない）最も適した入力手段等を定めた入力属性に関す
る情報等を保持している、本発明の入力手段情報格納手
段としてのレイアウト情報デ−タベ−スである。１２は
複数種類の文書を格納している文書内容デ−タベ−スで
ある。１３は、文書作成の際に利用できるように予め用
意されているデータがあれば、それらを文書を構成する
各項目に対応して格納している、本発明の項目データ格
納手段としての項目別デ−タベ−スである。１４は、レ
イアウト情報データベース１１に格納されている入力属
性情報等の内容に基づき項目別に最適な入力手段を利用
者に提供する項目別デ−タ入力部である。１５は、レイ
アウト情報データベース１１に格納されている論理構造
情報等を基に項目別に予め用意されているデ−タがあれ
ば（すなわち、全ての項目に対して存在するとは限らな
い）、それを項目別デ−タベ−ス１３から、あるいは必
要な文書データを文書内容デ−タベ−ス１２から抽出す
る関連デ−タ抽出部である。１６は、文書を表示し、レ
イアウト情報デ−タベ−ス１１のレイアウト情報や入力
されたデ−タを表示／編集する、本発明の入力指定手段
としての編集部である。なお、本発明における入力手段
提示手段は、項目別デ−タ入力部１４等を含む。

【００１４】図２は、本実施例の文書作成装置の動作手
順を示すフローチャートで、図３は、レイアウト情報デ
−タベ−ス１１のデ−タ例を示す説明図で、図４は、項
目別デ−タベース１３のデ−タ例を示す説明図である。
ここで、上記論理構造情報および、文書のレイアウトに
関する位置情報とは、図３に示すように例えば論理構造
情報とは、「Ｄｕｃｕｍｅｎｔｔｙｐｅ」、「Ｔｉｔｌ
ｅ」、「相手先」等に表されている例えば項目等を識別
するための情報のことであり、位置情報とは、「￥ｘｘ
５０￥ｙｙ２０」等に表されている例えば各項目に入る
データの文書上の位置等を表すための情報のことであ
る。

【００１５】以下、主に図２を参照し、文書作成の動作
について説明する。

【００１６】まず初めに、利用者の所望する文書のフォ
ームが選ばれた後、利用者はその文書の空欄の項目に対
して、入力しようとする項目を決めて、その項目を編集
部１６のカーソルキーやマウス等を利用して指定する。
入力すべき項目が指定されると、編集部１６は、指定さ
れた項目についてその旨を項目別デ−タ入力部１４に知
らせる。項目別デ−タ入力部１４は、第３図で示される
レイアウト情報デ−タベ−ス１１から、その項目の入力
属性情報（ここで、入力属性情報とは、例えば図３に示
すように［ＩｎｐｕｔＭｅｎｕ］や［ＩｎｐｕｔＣａｌ
ｃｕ］等として示されている部分であって、各々メニュ
ー画面の表示や電卓画面の表示等が特定の入力手段とし
て用意されていること等を示す情報のことであり、ま
た、［Ｉｎｐｕｔ］として示されている部分は、特定の
入力手段としては特に用意されていないことを示す情報
のことでもある。なお、この場合、従来通り例えばキー
ボード（図示省略）から必要なデータを入力する。）を
得て、その項目にふさわしい特定の入力手段が用意され
ているかどうかを調べる。特定の入力手段が用意されて
いる場合、更にその入力手段を用いる場合の入力用のデ
−タが予め格納されているかかどうかを調べる。入力用
のデ−タが予め用意されている場合、項目別デ−タ入力
部１４は、関連デ−タ抽出部１５にそのデ−タを要求す
る。関連デ−タ抽出部１５は、文書内容デ−タベ−ス１
２あるいは項目別デ−タベ−ス１３（図４参照）から必
要なデ−タを抽出する。

【００１７】次に、項目別デ−タ入力部１４は、編集部
１６に対して、項目にふさわしい特定の入力手段を利用
者に提示する旨を通知し、編集部１６のディスプレー画
面に表示されている文書の中にウインドが開かれて新た
な入力手段が表示される（図５参照）。この新たな入力
手段を用いて利用者はデ−タを入力する。以上同様に、
上記処理を繰り返して、文書作成を行う。

【００１８】ここで、図５は、編集部１６のディスプレ
ー画面に表示されている作成中の文書の、「取引場所」
の項目を利用者が指定したことにより、画面中にウイン
ドが開かれてその項目に最もふさわしい入力手段と予め
用意されているその項目に対応した複数のデータが新た
に表示され、利用者がその複数のデータの中から「従来
通り」を選択した様子を示す説明図である。なお、図３
の示す内容は、図５に示されている画面表示の文書の内
容に対応している。

【００１９】このようにして、各項目に最もふさわしい
入力手段と予め用意されているその項目に対応した複数
のデータ等を利用することにより、利用者は従来に比べ
てより簡単に文書作成が行える。

【００２０】（実施例２）本発明にかかる第２の実施例
の文書作成装置について、図６、図７を参照しながら説
明する。

【００２１】図６は、本実施例の文書作成装置の構成を
示すブロック図であり、同図を用いて、その構成につい
て説明する。

【００２２】すなわち、同図において、６４は項目別デ
−タ入力部であり、実施例１とは異なり、編集部１６の
レイアウト画面に入力手段別の表示属性を表示する旨の
指示等を出すための入力手段表示部６４１を含む。な
お、レイアウト情報デ−タベ−ス１１と、文書内容デ−
タベ−ス１２と、項目別デ−タベ−ス１３と、関連デ−
タ抽出部１５と、編集部１６は、実施例１の構成要素と
同じ構成をなすものであるため、同じ符号を付し、その
説明を省略する。

【００２３】次に、実施例２と実施例１との主な相違点
を中心にしてその動作を説明する。

【００２４】すなわち、図７は、見積書を作成する場合
の編集部１６の画面例であり、利用者が所望する文書の
フォームを選んだ後、各々の空白状態の項目について予
め特定の入力手段が用意されているのかどうか、更に用
意されている場合は、どの様な種類の特定の入力手段が
用意されているのかという情報が、全ての項目に関して
表示されている状態を示している（実施例１では、利用
者が指定した項目毎にその項目にふさわしい入力手段を
その都度、画面に表示する）。

【００２５】入力手段表示部６４１は、同図に示すよう
に、画面上でメニューによる入力が可能（利用者が項目
を指定すると、実施例１で説明したように、画面上にウ
インドが開いて特定の入力手段が表示されて、入力でき
る）な項目であるとか、電卓機能表示による入力が可能
（利用者が項目を指定すると、画面上にウインドが開い
て特定の入力手段の一つである電卓機能を有する入力キ
ーの表示がされて、その表示された入力キーからデータ
を入力できる）な項目等について、入力手段毎にその表
示上の属性（ここで、表示上の属性とは、図７に示すよ
うに項目の欄に表示した網かけの例以外にも、色や簡単
な絵等を使うことによって、表示に関する識別手段のこ
とである。なお、項目に対して空白欄に何も表示してい
ないところは、特定の入力手段が用意されていないこと
を示している）を変えて編集部１６の画面上に表示し、
利用者が各項目についてどのような入力手段が用意され
ているのか、あるいは用意されていないのかを文書作成
にあたり、最初に文書の全体に対して識別できるように
する。

【００２６】このようにして、各項目に最もふさわしい
入力手段と予め用意されているその項目に対応した複数
のデータ等を利用することに加え、文書作成にあたり、
文書の全体に対してどの項目に対してどのような種類の
入力手段が用意されているか等を事前に識別できるよう
にすることで、利用者に対して安心感を与え従来に比べ
てより簡単に文書作成が行える。

【００２７】（実施例３）本発明にかかる第３の実施例
の文書作成装置について、図５および、図８〜図１１を
参照しながら説明する。

【００２８】図８は、本実施例の文書作成装置の構成を
示すブロック図であり、同図を用いて、その構成につい
て説明する。

【００２９】すなわち、同図において、８４は項目別デ
−タ入力部であり、実施例１とは異なり、編集部１６の
画面上に電卓機能等を表示する旨の指示等を出し、演算
を行うための演算部８４１と、計算結果を、所定の項目
に入力する旨の通知を受け、格納するための入力指示部
８４２と、利用者による計算が終了した旨の通知を受
け、装置に知らせるための終了指示部８４３とを含む。
８６は編集部であり、演算部８４１で演算した結果を所
定の項目以外に入力したい場合に、その項目を利用者が
装置に指示するための項目指示部８６１を含む。なお、
レイアウト情報デ−タベ−ス１１と、文書内容デ−タベ
−ス１２と、項目別デ−タベ−ス１３と、関連デ−タ抽
出部１５は、実施例１の構成要素と同じ構成をなすもの
であるため、同じ符号を付し、その説明を省略する。

【００３０】次に、実施例３と実施例１との主な相違点
を中心にしてその動作を説明する。

【００３１】すなわち、図９は、文書作成の手順を示す
フローチャートであり、図１０、図１１は画面例を示す
説明図ある。

【００３２】以下、主に図９を参照し、動作について説
明する。 まず初めに、実施例１と同様に、利用者の所
望する文書のフォームが選ばれた後、利用者はその文書
の空欄の項目に対して、入力しようとする項目を決め
て、その項目を編集部１６のカーソルキーやマウス等を
利用して指定する（図５参照）。そこで、例えば、「合
計金額」の項目が指定されると、編集部８６の画面上に
電卓機能を有する入力キーが表示される（図１０参
照）。利用者はこの特定の入力手段を用いて、所望の計
算を行う。

【００３３】計算終了後、所定の項目に入力したい場合
には、「入力」キー（図１０に示す「入力」）を押すこ
とにより、編集部８６から入力指示部８４２にその旨が
伝えられ計算結果のデータの入力が実行される。計算し
ただけで入力しない場合や、所定の項目以外にも入力し
たい項目がある場合には、「終了」キー（図１０に示す
「終了」）を押すことにより、編集部８６から終了指示
部８４３にその旨が伝えられ計算の終了命令が実行され
る。「終了」キーを実行した場合には、図１１に示すよ
うな会話型のボックスが編集部８６の画面上に表示さ
れ、そのまま終了するか、あるいは他の項目へ入力する
かを利用者に尋ねる。他の項目へ入力する場合は、「他
へ入力」を実行し、更に編集部８６の項目指示部８６１
である例えばマウス等を用いて、入力しようとする項目
を指定する。このようにして、その項目にデータが入力
されて操作は終了する。なお、利用者が特定の入力手段
として電卓が用意されていない項目に対して、上記と同
様に電卓の入力手段を利用したい場合は、特定のキー
（例えば、第１０図の画面表示の下方に表示されてい
る”Ｆ４キー” ）を押し、文書作成装置に電卓等の演
算型入力手段を表示させることもできる。

【００３４】（実施例４）本発明にかかる第４の実施例
の文書作成装置について、図１２〜図１８を参照しなが
ら説明する。

【００３５】図１２は、本実施例の文書作成装置の構成
を示すブロック図であり、同図を用いて、その構成につ
いて説明する。

【００３６】すなわち、同図において、１２１はレイア
ウト情報デ−タベ−スであり、本発明の位置情報格納手
段としての位置情報データベース１２１１と、本発明の
論理構造情報格納手段としての論理構造データベース１
２１２とを含む。１２６は編集部であり、フォーム選択
部１２６１を含む。なお、実施例１の構成要素と同じ構
成をなすものについては、同じ符号（１２〜１５）を付
し、その説明を省略する。

【００３７】図１３は、本実施例の文書作成装置の動作
手順を示すフローチャートであり、主に同図を用い、実
施例４と実施例１との主な相違点を中心にしてその動作
を説明する。

【００３８】まず初めに、利用者はフォーム選択部１２
６１より、作成したい文書のフォームを選ぶ。関連デ−
タ抽出部１５は選択されたフォームの論理構造を論理構
造データベース１２１２から得る。ここで、図１７に、
利用者により選択されて、論理構造データベース１２１
２から得られた、フォームの論理構造情報を示す。図１
７に示すように、データとして「相手先」等の項目と、
［ＩｎｐｕｔＭｅｎｕ］等の入力属性情報等が格納され
ており各項目を埋める具体的なデータはまだ入力されて
いないことがわかる。なお図１８は、フォーム選択を行
う際の、用紙を選択している場面を示す画面例である。

【００３９】次に、利用者は文書作成の基データとなる
べき、既に作成済みの文書の中から、最も適した文書を
選択するための指示をする。最適な既成文書が選択され
ると（図１４に選択された最適な既成文書を示す）、関
連デ−タ抽出部１５は、その既成文書の論理構造情報
（図１５は、図１４に示した既成文書に関するレイアウ
ト情報データベースの内容を示す）をも論理構造データ
ベース１２１２から得て、この２種類の論理構造情報の
対応関係を調べる。この結果、同一の項目であると判断
された項目について、関連デ−タ抽出部１５はこれから
作成しようとする文書のその同一と判断された項目に対
して、選択された最適な既成文書の同じ項目に格納され
ているデータを文書内容データベース１２から得て、作
成しようとする文書の項目に格納する。上記同様の処理
を繰り返しても最終的に既成文書のデータでは埋まらな
い項目（図１６は、「担当者」の項目が埋まらない状態
であることを示している）は、実施例１で説明した図２
で示すのと同じ作業で文書を作成し、完成させる。

【００４０】このようにして、作成済みの文書や項目別
に保持された入力用データの再利用と、レイアウト情報
に基づく項目の性質に応じて、最もふさわしい入力手段
を提供することにより、利用者は最少のキー入力で文書
作成が可能となる。

【００４１】なお、本発明の項目データ格納手段は、上
記実施例では項目別データベース１３において項目別に
格納されている場合について説明したが、これに限ら
ず、必ずしも項目別に分類された状態で格納されていな
くてもよい。

【００４２】また、請求項３の本発明における、入力手
段の種類が利用者に識別できるように表示されているこ
ととして、上記実施例では、項目欄に網をかけたり、色
を変えたり、簡単な絵を用いたりする場合について説明
したが、これに限らず要するに入力手段の種類が利用者
に識別できる方法でありさえすればどのような方法でも
よい。

【００４３】また、上記実施例では、図１６に示したよ
うに「担当者」の項目にのみ網がかかっていて、その項
目がデータの埋まらない状態であることを示している
が、これに限らず、既成文書のデータを利用して項目と
してデータが入っているところに対しても、利用者が、
再変更をする際の便宜のために、入力手段が予め用意さ
れていることが識別できるように（例えば図７に示すよ
うに）、しておいてももちろんよい。

【００４４】また、本発明は、ハードウェア的に各構成
手段を用いて実現してもよいし、これに限らず、ソフト
ウェア的に実現するようにしてもよい。

【００４５】

【発明の効果】以上述べたところから明らかなように、
本発明は、文書作成者のデータ入力の負担を従来に比し
てより一層、軽減することができるという長所を有す
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明にかかるは、実施例１の文書作成装置の
構成を示すブロック図である。

【図２】同実施例の文書作成装置の動作手順を示すフロ
ーチャートである。

【図３】同実施例の文書作成装置のレイアウト情報デ−
タベ−ス１１のデ−タ例を示す説明図である。

【図４】同実施例の文書作成装置の項目別デ−タベース
１３のデ−タ例を示す説明図である。

【図５】同実施例の文書作成装置の入力手段を含む編集
部の画面例である。

【図６】本発明にかかる実施例２の文書作成装置の構成
を示すブロック図である。

【図７】同実施例の文書作成装置の編集画面の一例であ
る。

【図８】本発明にかかる実施例３の文書作成装置の構成
を示すブロック図である。

【図９】同実施例の文書作成装置の動作手順を示すフロ
ーチャートである。

【図１０】同実施例の文書作成装置の編集画面の一例で
ある。

【図１１】同実施例の文書作成装置の編集画面の一例で
ある。

【図１２】本発明にかかる実施例４の文書作成装置の構
成を示すブロック図である。

【図１３】同実施例の文書作成装置の動作手順を示すフ
ローチャートである。

【図１４】同実施例の文書作成装置の編集画面の一例で
ある。

【図１５】同実施例の文書作成装置の文書内容データベ
ースの既成文書に関するレイアウト情報データベースの
内容を示す説明図である。

【図１６】同実施例の文書作成装置の編集画面の一例で
ある。

【図１７】同実施例の文書作成装置において、利用者の
選択により、論理構造データベース１２１２から得られ
た、フォームの論理構造情報を示す説明図である。

【図１８】同実施例の文書作成装置において、フォーム
選択を行う際の、用紙を選択している場面を示す画面例
である。

【符号の説明】

１１ レイアウト情報データベース １２ 文書内容データベース １３ 項目別データベース １４ 項目別データ入力部 １５ 関連データ抽出部 １６ 編集部

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数種類の入力手段の中から、文書を構
   成する各項目に対応して予め定められている入力手段情
   報を格納するための入力手段情報格納手段と、前記文書
   の作成に必要な項目データを予め格納するための項目デ
   ータ格納手段と、表示されている文書の内の全部または
   一部の項目を指定するための入力指定手段と、その入力
   指定手段により指定された項目に対応した前記入力手段
   情報および／またはその入力手段情報に対応した項目デ
   ータを求め、その結果を利用して前記指定された項目に
   ふさわしい入力手段および／または候補としての項目デ
   ータを提示するための入力手段提示手段とを備えたこと
   を特徴とする文書作成装置。
2. 【請求項２】 入力手段情報に対応した項目データを求
   めとは、前記入力手段情報と同時に前記指定された項目
   にも対応した項目データを求めることであることを特徴
   とする請求項１記載の文書作成装置。
3. 【請求項３】 文書の内の全部または一部の項目は、前
   記入力手段情報の全部または一部を利用して、その項目
   に対応する前記入力手段の種類が利用者に識別できるよ
   うに表示されていることを特徴とする請求項１または請
   求項２記載の文書作成装置。
4. 【請求項４】 入力手段提示手段は、前記複数種類の入
   力手段の一つとして、数値演算用のデータ入力部を提示
   することを特徴とする請求項１〜３の何れかの請求項記
   載の文書作成装置。
5. 【請求項５】 文書の論理構造情報を格納する論理構造
   情報格納手段と、前記文書の項目に関する位置情報を格
   納する位置情報格納手段をも備え、 前記表示されている文書は、利用者により指定された、
   所望の文書の種類に対応する論理構造情報、および利用
   者により指定された、前記所望の文書の作成に利用すべ
   き文書に対応する論理構造情報が、前記論理構造情報格
   納手段から各々求められ、その求められた各々の論理構
   造情報に基づいて、前記項目が互いに同一であると判断
   された場合、前記利用すべき文書の前記同一であると判
   断された項目のデータおよび、その項目に関する前記位
   置情報を利用して作成された文書である、ことを特徴と
   する請求項１〜４の何れか記載の文書作成装置。